Ovládání formulářů iFIS

Ovládání formulářů iFIS - plný text

Celý systém iFIS včetně vlastní editace položek a záznamů vyvinula firma BBM Písek s.r.o v souladu s mezinárodní normou SAA firmy IBM. Tato norma byla v minulosti základem standardu systému iFIS pro vytváření uživatelského rozhraní aplikace.

V současnosti je možné ovládat formuláře systému několika způsoby:

• Funkčními klíči (klávesovými zkratkami)
• Panely nástrojů
• Navigačním panelem
• Formulářovým menu
• Myší

Vlastní formuláře lze spouštět pouze z hlavního menu systému, nebo prostřednictvím přímé navigace. Jiné způsoby spouštění formulářů nejsou dovoleny.

Vzhled hlavní WWW strany pro START aplikací iFIS

Hlavní WWW strana s sebou přináší i nový způsob tzv. tvrdého ukončování aplikace iFIS. Okno běžící aplikace se po startu iFIS již vůbec neobjeví jako samostatné okno prohlížeče na ploše uživatelova monitoru. Toto okno je integrováno do hlavní WWW strany. Jakýkoliv způsob ukončení hlavní WWW strany vede k ukončení běžící aplikace iFIS. Uživatel je na toto tvrdé ukončení předem upozorněn varovným hlášením, až do potvrzení tohoto hlášení může uživatel pokračovat ve své běžné práci v iFIS.

Hlavní menu

Hlavní menu představuje základní ovládací prvek celého systému. Pomocí hlavního menu jsou spouštěny jednotlivé formuláře (funkce) systému. Zároveň diferencuje přístup jednotlivých uživatelů dle správcem stanovených rolí. Menu je hierarchické a lze postupně rozevírat jednotlivé úrovně až ke koncové volbě, která spustí příslušný formulář. Obrazovka je rozdělena na dvě části - levá část MENU, pravá část jednotlivé subsystémy iFIS - po přihlášení v pravé části obrazovky zobrazena struktura adresáře Oblíbené a v levé části zobrazeno základní členění systému a nové ikony pro ovládání iFIS. Hlavní menu je jediným místem, kde si může uživatel změnit své přístupové heslo do systému iFIS nebo změnit své aktuální přihlášení do systému.

Obr. Části hlavního menu

Menu lze ovládat pomocí kláves, kde význam pro následující klíče je:

• Potvrzení – rozevření, uzavření podstromu nebo spuštění funkce v závislosti na kontextu položky
• Konec – uzavření podstromu a přechod na nadřízenou úroveň
• Nahoru – přesun kurzoru na předchozí zobrazenou položku
• Dolů – přesun kurzoru na následující zobrazenou položku

Panel nástrojů

Ikony (funkční klíče) na nástrojovém panelu po přihlášení do iFIS

Obr. Ikony po přihlášení do iFIS

Nová ikona	Význam
	Ukončení celé aplikace
	Domů
/	Oblíbené položky
	Přímá navigace
	Změna hesla
	Změnit přihlášení
	Přihlásit jako
	Nápověda
	Interní znalostní databáze

	Poznámka
	Zobrazení ikony Interní znalostní databáze () řídí globální parametry IWIKIURL a IWIKIIND. Pokud jsou prázdné, ikona se nezobrazí.

Význam dalších tlačítek

- Rozevření podřízené úrovně menu

- Uzavření všech podřízených úrovní menu

- Spuštění příslušného formuláře

Změna hesla

Pomocí ikony Změna hesla se objeví okno, ve kterém si uživatel může změnit heslo k přihlášení do systému. Uživatel je vyzván k zadání starého hesla, nového hesla a k potvrzení nového hesla. U zadaného hesla se nerozlišují velká a malá písmena a nedoporučuje se používat znaky s diakritikou. Maximální délka hesla je 30 znaků.

Obr. Okno pro změnu hesla

Formulář

Formulář je každá obrazovka, která se objeví po volbě koncové položky v menu iFIS.

Podle účelu použití se rozeznávají tři typy formulářů:

• prohlížecí - slouží pouze k prohlížení údajů, nelze do něj proto vkládat nové údaje nebo údaje opravovat, popř. je mazat
• pořizovací - umožňuje vkládání nových údajů, jejich opravu, případně jejich fyzické zrušení
• opravovací - opravovací formuláře mají obvykle stejnou funkcionalitu, pouze neumožňují vkládání nových údajů.

V následujících kapitolách jsou popsány základní prvky formuláře systému iFIS, se kterými se může uživatel setkat.

Nástrojový panel

Nástrojový panel formuláře umožňuje rychlé a pohodlné volání nejpoužívanějších funkcí formuláře. Jednotlivé ikony (funkční klíče) jsou přístupné v závislosti na kontextu formuláře. Ikony lze rozdělit do několika skupin. Pro všechny ikony (funkční klíče) je v tomto manuálu uveden název funkce a jejich význam. Konkrétní kombinace kláves nejsou uvedeny, neboť se mohou lišit v závislosti na konkrétních požadavcích organizace. Jsou zvláštní přílohou uživatelské dokumentace a lze je též získat v aplikaci stiskem klávesy pro Funkční klíče (obvykle kombinace kláves CTRL + K). Přehled funkčních klíčů (ikon) naleznete zde.

Obr. Skupiny ikon (funkčních klíčů) na nástrojovém panelu

Význam ikon

  Ukončí práci s formulářem a případně nabídne navazující činnost

  Vytvoří nový záznam

  Zapíše změny do databáze

  Zruší záznam v databázi nebo jej označí za neplatný

  Přepne blok do režimu dotazu, kdy je možné zadat vstupní podmínku

  Vybere data z databáze na základě podmínky uvedené v dotazu

  Z datumové položky z přehledových formulářů v režimu dotazu umožní sestavit a použít podmínku uživatelského dotazu pro výběr záznamů za určité období od/do

  Vyvolá blok s možností výběru filtru

		Výběr záznamu je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem), ale žádná z případně předdefinovaných uživatelských podmínek (filtrů) není aktivní
		Výběr záznamů je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem)

  Vyvolá blok s možností zadání složeného třídění:

		Výběr záznamu je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění), ale žádné není aktivní
		Výběr záznamů je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění)

  Setřídí data dané položky vzestupně

  Setřídí data dané položky sestupně

  Umožní hromadné označení/odznačení záznamů:

• umožňuje v některých formulářích iFIS stejnou funkci jako použití kláves CTRL + N
• ikonu lze použít například ve formulářích:
  • 02430 - Rozpočty a plány - pro snadnější výběr rozpočtů určených k hromadné změně
  • 08202 - Registr smluv - pro snadnější výběr smluv určených k hromadné změně
  • 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu - pro hromadné přiřazení kontextových přístupů
• ikonu je zapotřebí používat obezřetně, zvláště ve formuláři 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu
• ve formuláři pro výběr záloh k závazku se po stisku ikony mohou označit pouze první vybrané záznamy, a to až do celkové výše původního závazku, ke kterému se zálohy vybírají

  Ikona tzv. hasáku vyvolá formulář pro práci se sloupci a umožní tak provést uživatelské nastavení vzhledu formulářů:

	Bez uživatelského nastavení
	S uživatelským nastavením

  Vytiskne defaultně nastavenou tiskovou sestavu (doklad)

  Vyvolá seznam všech tiskových sestav k danému formuláři

  Vyvolá formulář pro elektronickou poštu

  Vyvolá samostatné (zvětšené) okno pro úpravu (editaci) pole

  Vyvolá seznam hodnot (List)

  Vyvolá seznam hodnot pro vícenásobný výběr (Multilist)

  Vyvolá formulář číselníku týkající se daného pole z možností přímého vložení nové hodnoty do číselníku

  Vyvolá přílohy a dodatky k záznamu:

Ikona	Význam
	Neexistují žádné přílohy - vyvolá přílohy a dodatky k záznamu
	Existují jen přílohy s připojenými soubory - u daného záznamu je vložena příloha či dodatek s připojeným souborem, lze ji zobrazit
	Existují pouze přílohy bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha bez připojeného souboru, kterou nelze zobrazit
	Existují přílohy s připojenými soubory i bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha s připojenými soubory i bez připojených souborů, přílohu bez připojeného souboru nelze zobrazit

  Překlad položky - ikona je šedá nepřístupná, pokud pro danou položkou není povolen překlad:

	Ikona je černá  Pro danou položku je povolen překlad, ale není nadefinován
	Ikona je modrá  Pro danou položku je povolen překlad a již je nadefinován

  Vyvolá blok pro přímou navigaci (volání) jiného formuláře

  Zobrazí informace o manipulaci se záznamem

  Ověření plátce - výběr rejstříku

  Do datumového pole, resp. pole s časem vloží hodnotu systémového data, resp. času

  Provede součet u vybraných záznamů pro systémem definovaná pole

  Provede export načtených dat do aplikace Microsoft Excel

  Provede export načtených dat do HTML

  Zobrazí blok se seznamem funkčních kláves

  Zobrazí nápovědu k danému formuláři

  Interní znalostní databáze - umožní vyvolat předem nadefinovaný URL odkaz:

• pro možnost volání výchozího prohlížeče s dynamicky generovaným URL odkazem
• generovaná v závislosti na otevřeném formuláři
• umístěna mezi ostatní ikony na panelu nástrojů
• lze využít například pro navázání odkazů do vlastní interní dokumentace
• zobrazení ikony řídí dva parametry:
  • IWIKIURL - maska URL interní znalostní databáze
  • IWIKIIND - URL výchozí stránky interní znalostní databáze
• pokud jsou parametry prázdné, ikona se nezobrazí

Navigační panel

Úkolem navigačního panelu je umožnit z aktuálního formuláře jednoduché volání (spuštění) navazujících formulářů, reportů a funkcí. Jednotlivé navazující formuláře jsou na panelu zobrazeny jako tlačítka s navigačním kódem nebo charakteristickým obrázkem.

Obr. Navigační panel

Množina formulářů na navigačním panelu je buď dána instalací systému, nebo si jí může uživatel rozšířit pomocí funkce Přímá navigace, kterou spustí klíčem Přímá navigace.

Obr. Použití přímé navigace

Stavová lišta

Informace o stavu bloku formuláře jsou zobrazeny ve stavové liště. Zároveň aplikace na stavové liště zobrazuje různá hlášení včetně chybových. Dokud není načten poslední záznam, ukazatel celkového počtu záznamů zobrazuje znak "?".

Obr. Stavová lišta

Formulářové menu

Formulářové menu je z hlediska ovládání aplikace alternativou k ovládání pomocí funkčních kláves. Menu je rozděleno do submenu dle logicky souvisejících činností, viz. následující obrázek. Menu lze ovládat případně pomocí kláves, kdy stiskem kombinace Alt + <podtržené písmeno> se rozevře určité submenu.

Obr. Formulářové menu

Ostatní prvky

• Záznam – množina polí tvořící logický celek
• Nadřízený blok – blok, v jehož závislosti se mění data podřízeného bloku; bloky jsou základními prvky formuláře a jsou tvořeny jednotlivými záznamy
• Podřízený blok – výběr dat v podřízeném bloku je závislý na obsahu nadřízeného bloku
• Bublinová nápověda – přesunem ukazatele myši nad pole záznamu nebo tlačítko některého z panelů se objeví tzv. bublinová nápověda, přibližující význam daného prvku

Typy formulářů

Jednoduchý formulář - číselník

Nejjednodušším typem je formulář, který se skládá pouze z jednoho bloku. Formulář, ve kterém lze pořizovat a rušit prvotní údaje a na který neexistují další logické vazby se nazývá číselník.

Obr. Jednoduchý číselník

Formulář s více bloky

Na rozdíl od jednoduchých číselníků jsou některé členitější formuláře pro větší přehlednost na obrazovce rozděleny do více integrovaných logických celků, tzv. bloků. Pokud je na obrazovce více než jeden blok, je od druhého navzájem opticky oddělen. Systém bloků spočívá v tom, že v prvním bloku jsou základní údaje, např. syntetický účet a jeho název zatímco v bloku druhém jsou zobrazeny analytické účty se svými atributy vztahující se k syntetickému účtu v bloku prvním.

Obr. Typ formuláře s dvěma bloky

Formulář s přehledovým blokem (bold)

Jiným typem formuláře s více bloky je takový, kdy se na obrazovce po spuštění objeví formulář s jedním přehledovým blokem, jenž slouží k výběru záznamu, o kterém lze získat detailní informace. V přehledovém bloku pomocí dotazu a klíče Nahoru a Dolů se vybere požadovaný záznam.

Obr. Přehledový blok formuláře

Stiskem klíče Potvrzení na vybraném záznamu se objeví okno nového bloku s údaji týkajícími se vybraného záznamu. Pokud je nové okno víceblokové, může být použit klíč pro pohyb mezi bloky stejně jako u předchozího typu formuláře ( Následující blok, Předchozí blok ).

Obr. Druhé okno formuláře s více bloky

Blok a pohyb mezi bloky

Po spuštění formuláře s více bloky se obvykle kurzor nastaví na první položku prvního bloku. Je-li potřeba opravovat nebo vkládat záznamy v druhém bloku, lze se do něj přemístit stisknutím klíče Následující blok . Zpět do prvního bloku se lze vrátit stisknutím klíče Předchozí blok.

Obr. Formulář s dvěma bloky

Oblíbené položky

Pro snazší přístup k formulářům lze použít funkci Oblíbené. Formuláře se do této funkce přiřazujjí na nástrojové liště volbou Nástroje → Oblíbené → Přidat k oblíbeným. Je-li zapotřebí formulář z oblíbených položek odstranit postupuje se obdobných způsobem s tím rozdílem, že kurzor je na formuláři ve funkci Oblíbené a dále je vybíráno Odstranit z oblíbených.

Cesta formulářů

Přes nabídku Nástroje → Cesta formulářů ve formulářovém menu lze zobrazit cestu k právě spuštěnému formuláři.

Obr. Zobrazení cesty ke spuštěnému formuláři

Uživatelské nastavení vzhledu formulářů

Tlačítko, které otvírá formulář pro práci se sloupci. Umožňuje změny vzhledu, přesuny sloupců, ale pouze ve formulářích, které mají pevné položky. Tyto změny jsou možné pouze u sloupců, pod kterými je posuvník. Možnost zadávat změny formuláře je až po načtení záznamů. Pokud je formulář v režimu dotazu, není možné měnit vzhled aktuálního formuláře. Vypnutí/zapnutí nadefinovaného uživatelského nastavení je umožněno také přes nabídku Nastavení ve formulářovém menu. Vybrané uživatelské nastavení vzhledu se zobrazuje v záhlaví formuláře za uvedením časového údaje stejně jako je tomu v případě nastaveného uživatelského filtru.

Ikona	Význam
	Bez nastavení
	Uživatelské nastavení
	Načtení prvotního nastavení
	Uložení aktuálního nastavení
	Smazání aktuálního nastavení
	Přesunutí sloupce doleva
	Přesunutí sloupce doprava
	Zvětšení šířky sloupce o jeden znak
	Zmenšení šířky sloupce o jeden znak
	Skrytí sloupce
	Zobrazení skrytého sloupce a umístění před aktuální sloupec
	Změna názvu sloupce

Kromě ikonek zobrazených v tabulce lze použít myš:

• myší klepnout na sloupec, držet a přesunout vpřed nebo vzad
• myší klepnout na sloupec, stisknout klávesu SHIFT a rozšiřovat nebo zužovat sloupec

Po volbě tlačítek lze provádět některé operace se sloupci

• posouvat
• měnit
• skrývat sloupce
• měnit název sloupců

Pro zvolení názvu svého nastavení je zapotřebí stisknou ikonu pro zápis pojmenování nového nastavení. Pro nastavení nového názvu sloupce (záhlaví) je třeba stisknout ikonu a kurzor se přesune do pole Záhlaví. Jako poslední je volba Uložit, která uloží vybrané nastavení. Je-li některé nastavení již nepotřebné dá se použít volba Zrušit.

Tyto uživatelské změny (nové nastavení) je možné uložit. Uložení může být :

• Výchozí nastavení - je viditelné pouze vlastníkem
• Veřejné nastavení - je výchozím pouze pro svého vlastníka, ostatní uživatelé toto nastavení mohou používat
• Projektové nastavení (výchozí pro všechny uživatele):
  • mohou vytvářet pouze administrátoři
  • administrátoři mohou prohlížet a upravovat nastavení jednotlivých uživatelů

Podle výběru uživatele lze načíst uživatelské nastavení. V seznamu dostupných nastavení lze zobrazit i načtení prvotního nastavení formuláře.

Pokud je tlačítko aktivní, změní barvu na červenou () a použité nastavení položek je zobrazeno v názvu vedle tlačítka.

Po takovéto uživatelské definici musí mít správce možnost některá nastavení mazat či jim přiřadit jiné hodnoty a k tomu slouží formulář 11004 - Administrace uživatelských nastavení vzhledu formulářů.

Projektové nastavení vzhledu se nachází v těchto formulářích:

Formulář	Význam	Formulář	Význam
03319	Opravy odběratelských faktur	03320	Přehled odběratelských faktur
03342	Opravy pohledávek za zaměstnanci	03343	Prohlížení pohledávek za zaměstnanci
03326	Opravy některých údajů uzavřených pohledávek	03337	Přehled pohledávek
03338	Výběr pohledávky	03359	Prohlížení penalizačních faktur
03369	Prohlížení generovaných pohledávek	03373	Prohlížení vystav. zálohových listů
03383	Prohlížení přijatých dobropisů	03391	Přehled pohledávek
03433	Neuhrazené pohledávky	03442	Pohledávky po datu splatnosti
03443	Pohledávky s nedodrženou splatností	15152	Převzetí pohledávek

Obr. Projektové uživatelské nastavení vzhledu formuláře 03391 – Přehled pohledávek

Ikona pro uživatelské nastavení vzhledu formuláře (hasák) je nepřístupná ve formulářích, ve kterých není umožněna změna vzhledu, například formulář 02116 - Prohlížení účetního dokladu. Také nastavení z menu je u těchto formulářů nepřístupné.

Seznam formulářů s uživatelským nastavením vzhledu

Finance		Majetek
Formulář	Význam	Formulář	Význam
03122	Prohlížení řádků bankovních výpisů	05x01 x = 0, 3, 4, 5, 6, 9, 8	Pořízení dokladů, tisk
03201	Kopie závazků	05x02 x = 3, 4, 5, 6, 7, 9 05212	Opravy dokladů
03207	Převzetí externích závazků	05x03 x = 0, 3, 4, 5, 9, 8 05213	Účetní likvidace dokladů, inventární karta
03213	Opravy některých údajů uzavřených závazků	05x04 x = 0, 3, 4, 5, 6, 9	Prohlížení dokladů
03214	Účetní likvidace závazků	05x05 x = 3, 4, 5, 6, 9 05215	Storno dokladů
03220	Přehled dodavatelských faktur	05x06 x = 3, 4, 5, 6, 8, 9	Změny dokladů
03237	Přehled závazků	05x10 x = 8 05214	Prohlížení dokladů
03243	Prohlížení závazků k zaměstnancům	05x30 x = 2, 3, 4, 5, 9	Změny dokladů
03255	Prohlížení řádků platebních příkazů	05011	Storno vyřazení drobného majetku
03269	Prohlížení generovaných závazků	05012	Storno zařazení drobného majetku
03273	Prohlížení přijatých záloh. listů	05013	Dávkové přemístění drobného majetku
03283	Prohlížení vystavených dobropisů	05019	Dávkové vyřazení drobného majetku
03304	Převzetí pohledávek z Registru smluv	05023	Tisk drobného majetku dle výběru
03315	Převzetí pohledávek z externího systému	05216	Kopie dokladů o zařazení
03402	Obchodní partner	05223	Uzavření dokladů o zařazení
03412	Ruční likvidace výpisů - debety
03422	Ruční likvidace výpisů - kredity
03432	Neuhrazené pohledávky
03438	Závazky bez příkazu, neuhrazené
03509	Pokladní doklad
03520	Pokladní doklad
03530	Prohlížení pokladních dokladů
03571	Přehled dokladů
03608	Řádky univerzálních daňových dokladů
03713	Ruční párování jiných pohledávek
Číselníky		Účetnictví
Formulář	Význam	Formulář	Význam
01289	Seznam osob s osobním číslem	02122	Pohyby na účtech
01291	Listval firem	02212	Vnitropodnikové pohyby
08102	Číselník organizací	02218	Prohlížení kontací prvotních dokladů
08105	Prohlížení číselníku organizací	02224	Účetní pohyby - podpora monitorovacích zpráv
08110	Číselník organizací – správce	02229	Vnitropodnikové pohyby - úprava volitelných položek
09101	Jmenný seznam osob
Objednávky vystavené		Objednávky vystavené
Formulář	Význam	Formulář	Význam
30316	Schválení objednávky	30333	Objednávky - vstup
30326	Hromadné vyřazení ze salda	30338	Objednávky - výběr
30330	Opravy uzavřené objednávky
Smlouvy		Objednávky přijaté
Formulář	Význam	Formulář	Význam
0820x x = 1, 2, 7	Registr smluv	30733	Přijaté objednávky - vstup
Zakázky - projekty		Rozpočty
Formulář	Význam	Formulář	Význam
0122x x = 0, 2, 3, 4	Zakázky - projekty	02430	Rozpočty a plány
		02432	Čerpání rozpočtu
Zásoby		Zásoby
Formulář	Význam	Formulář	Význam
10556	Přehled pohybů	10510	Skladová karta - prodejní ceník

	Příklad
	Písmeno x v čísle formuláře nahraďte vyjmenovanými číslicemi 05x01 x = 3, 4, 5, 6, 9, 8 (05301, 05401, 05501, 05601, 05901, 05801)

Uživatelské nastavení vzhledu se nachází pouze u některých přehledových formulářů. Aby ikonka "hasáku" pro nastavení uživatelského vzhledu formuláře nezabírala příliš místa pro zobrazení položek, byla u některých vybraných a upravených formulářů přesunuta ze záhlaví k ostatním ikonám v horní nástrojové liště. Změny se týkají těchto formulářů:

Formulář	Význam
01110	Organizace
02116	Prohlížení účetního dokladu
02167	Modifikace účetní likvidace
02168	Prohlížení účetní likvidace
02218	Prohlížení kontací prvotních dokladů
03122	Prohlížení řádků bankovních výpisů
03214	Účetní likvidace závazků
03237	Přehled závazků
03412	Ruční likvidace výpisů - debety
03422	Ruční likvidace výpisů - kredity
03713	Ruční párování jiných pohledávek
04507	Ruční párování výplat
05307	Přemísťovací protokol dlouhodobého majetku
05702	Tisk majetku dle výběru
08102	Číselník organizací

Záznam

Záznam je skupina polí, které se vztahují k jedinému objektu. Jeden záznam bývá zpravidla na jednom řádku. Má-li záznam položek tolik, že se nevejdou vedle sebe na jeden řádek, je záznam umístěn v samostatném celku, tzv. bloku. Záznam se však může skládat i pouze z jediné položky. Z jednoho záznamu na druhý se lze přemístit klíči Nahoru a Dolů. Jestliže takto uživatel prohlíží záznamy v prvním bloku, budou se mu ve druhém bloku zobrazovat podřízené záznamy. Dostane-li se klíčem Nahoru na první záznam, objeví se mu dole v listě upozornění.

Obr. Dosažení prvního záznamu

Naopak dosáhne-li uživatel při prohlížení záznamů na konec dat, objeví se v dolní listě jiné upozornění.

Obr. Dosažení posledního záznamu

Vložení nového záznamu

Pro vkládání nového záznamu se používá klíč Vlož záznam .Po stisknutí tohoto klíče se objeví prázdný záznam s kurzorem na první položce. Do položek se vloží nový záznam. Nový záznam se uloží do formuláře klíčem Zápis změn. Nepoužijeme-li před odchodem z formuláře klíč Zápis změn, ale rovnou klíč Konec, před uzavřením formuláře se objeví okno s těmito volbami :

Obr. Okno po stisknutí klíče "Konec"

Volba Zpět navrátí uživatele zpět do formuláře. Po výběru možnosti Zápis + konec dojde k uložení nového záznamu do databáze, k uzavření formuláře a návratu do menu. Volbou Konec se lze vrátit také zpět do hlavního menu, ale nový záznam, který byl pořízen, se do databáze neuloží.

	Pozor
	Některé údaje jsou kontrolovány proti duplicitě. Jestliže se v takovém případě uživatel pokouší uložit záznam, který se již v databázi nachází, zapracuje kontrola a na stavovém řádku se objeví chybová zpráva.

Obr. Chybová zpráva při duplicitním zadání položky

Vkládání záznamů do formulářů s více bloky

Do formulářů, které mají více než jeden blok se nové záznamy ukládají pouze v podřízeném bloku. Postup vkládání nového záznamu je stejný jako u formulářů s jedním blokem.

Uzavření a opuštění formuláře s více bloky

Opustit blok až po uložení nového záznamu ( klíčem Zápis změn ) je umožněno dvěma způsoby :

• a) klíčem Konec - v tomto případě dojde k uzavření celého formuláře a následuje návrat do hlavního menu.
  
• b) klíčem Předchozí blok - pokud je nový záznam již uložen, klíčem Předchozí blok se lze přesunout do předcházejícího bloku.

Po opuštění bloku s nově pořízeným, ale ještě neuloženým záznamem bude následovat :

• a) klíčem Konec :

• b) klíčem Předchozí blok :

Rušení záznamů

Ke zrušení záznamů lze použít klíč Zruš záznam. Zrušit lze jen takový záznam, na který neexistují logické vazby z jiných formulářů. V opačném případě kontrola nedovolí záznam vymazat. Rušení záznamu musí být potvrzeno klíčem Zápis změn. Teprve poté je záznam skutečně z formuláře odstraněn. Pokud se opouští formulář klíčem Konec, aniž by bylo před tím vymazání potvrzeno klíčem Zápis změn, objeví se opět okno "Zpět, Zápis + konec, Konec". V této chvíli je ještě možné vymazaný záznam vrátit zpět do formuláře tím, že v okně bude vybrána možnost "Konec". V tomto případě dojde k opuštění formuláře do hlavního menu bez potvrzení předešlých změn. Po opětovném spuštění formuláře se uživatel může přesvědčit, že původně smazaný záznam ve formuláři zůstal. Jestliže však v okně vybral volbu "Zápis + konec", záznam bude nenávratně ztracen. Některé záznamy nelze zrušit vůbec, ale pouze označit ke zrušení. Toto označení lze provést opět klíčem Zruš záznam. Jestliže je kurzor umístěn na takovém záznamu a je použit klíč Zruš záznam, na první pozici první položky záznamu se objeví znak "*" (hvězdička) sloužící k označení záznamu určeného ke zrušení :

Na stavové řádce se objeví zpráva "Záznam byl označen k vymazání" nebo "Záznam a jemu podřízené byly označeny k vymazání" v případě hierarchických číselníků :

Obr. Označení záznamu klíčem "Zruš" záznam

V tomto případě funguje klíč Zruš záznam jako přepínač. Stiskneme-li na stejném záznamu klíč ještě jednou, označení záznamu "*" zmizí a stavová řádka upozorní zprávou "Záznam byl opět uvolněn“ :

Obr. Uvolnění záznamu klíčem "Zruš" záznam

Při odchodu z formuláře po takové změně je uživatel samozřejmě vyzván k potvrzení předešlé změny, ať již klíčem Zápis změn, nebo v okně volbou "Zápis + konec".

Rychlé prohlížení záznamů

V případě, že formulář obsahuje více položek, než je možné najednou zobrazit na jedné obrazovce, lze k rychlému prohlížení formuláře použít klíčů Roluj dolů a Roluj nahoru . Stiskem těchto klíčů se lze pohybovat směrem nahoru nebo dolů o celou jednu stránku. V případě, že tímto způsobem je dosažena poslední stránka formuláře a dále je postupováno šipkou dolů, na posledním záznam se objeví zpráva: "Poslední záznam".

Položka

Pro položku je též používáno označení pole.

Položka a její editace

Položka je zobrazena v okénku, do kterého se lze přemístit kurzorem. Vlevo před okénkem, popř. nad okénkem položky je obvykle její název. V okénku lze přemisťovat kurzor šipkou Vlevo i Vpravo. Opravu znaků v položce lze provést nejprve výmazem pomocí klíče Smaž znak nebo Smaž znak před a poté napsáním požadovaného text.

Použití klíče editace pole

Jelikož jsou některé položky příliš dlouhé a nelze je celé zobrazit na obrazovce, může se zobrazovat jen úvodní část textu. Celý obsah položky si lze prohlédnout pomocí klíče Editace pole. Pokud chce uživatel v tomto okně provádět opravy, musí k potvrzení změn použít klíč Zápis změn. Klíčem Konec okno uzavře.

Obr. Zobrazení celého obsahu položky po stisknutí klíče "Editace pole"

Rušení obsahu jedné položky

Pokud chce uživatel zrušit obsah jedné položky, může k tomuto účelu použít klíč Výmaz pole : nastaví se kurzorem na položku, kterou chce vymazat a stiskne klíč Výmaz pole.

Pohyb kurzoru mezi položkami

Při otevření formuláře se kurzor nastaví na první položku prvního záznamu. Má-li záznam více položek, pohyb kurzoru po jednotlivých položkách lze provádět stisknutím klíče Následující pole nebo Potvrzení. Objeví-li se kurzor na poslední položce, po stisknutí klíče Následující pole se vrátí na první položku. Návrat o položku zpět lze uskutečnit stisknutím klíče Předchozí pole. V případě, že se po spuštění formuláře kurzor nastaví na jinou položku než první, znamená to obvykle, že položky od kurzoru vlevo jsou pouze prohlížecí a nelze je opravovat.

Přípustné hodnoty položky

Při vkládání nového záznamu nebo opravě údajů lze použít na některých položkách seznam přípustných hodnot stiskem klíče Seznam hodnot. Je-li možné použít na určité položce klíč Seznam hodnot se pozná tak, že se na stavové liště formuláře objeví heslo Seznam hodnot.

Obr. Je možné použít klíč "Seznam hodnot"

Po stisknutí klíče Seznam hodnot se objeví okno s nabídkou hodnot, které je povoleno použít. V současné době existují tři varianty oken s nabídkou hodnot a každá má své specifické ovládání. Ve všech variantách ale platí, že po záznamech v okně se lze pohybovat klíči Nahoru a Dolů. Výběr položky se provádí stisknutím klíče Potvrzení na položce, která je vysvícena.

Standardní nabídka hodnot

V tomto typu nabídky hodnot lze vyhledávat potřebné údaje takovým způsobem, že do pole Najít se zadá vyhledávací podmínka jako v případě režimu Dotaz, viz níže, a stiskem klíče Potvrzení nebo tlačítka Najít. Nabídka hodnot je realizovaná standardními prostředky vývojových nástrojů aplikace, ale má své omezení z hlediska rychlosti výběru dat z databáze a množství doprovodných údajů, které lze zobrazit. Proto jsou umožněny další dvě varianty nabídky hodnot.

Obr. Standardní nabídka hodnot

Formulářová nabídka hodnot

Formulářová nabídka hodnot je realizována formulářem, který je určen pouze pro výběr hodnot, nikoliv k jejich zakládání. V tomto typu nabídky hodnot je opět možné vyhledávat potřebné údaje, ale používá se výběru pomocí dotazu jako ve standardních formulářích.

Obr. Formulářová nabídka hodnot

Formulářová nabídka hodnot (LOVAL01)

Tento typ nabídky hodnot je rozšířenou a unifikovanou variantou předchozího typu. Jako v předešlých dvou případech, je i zde možné zadávat vstupní podmínku pro užší výběr hodnot. Používá se například v předformuláři tiskových sestav. Vstupní podmínka pro výběr dat se zadává do dotazovacího řádku a formální zápis podmínky je stejný jako u výběru pomocí dotazu ve standardních formulářích.

Obr. Formulářová nabídka hodnot (LOVAL01)

Vícenásobný výběr (MULTILIST)

Tento formulář je možné vyvolat jen u vybraných formulářů iFIS, a to pouze v režimu dotazu. Tento výběr umožní uživateli vybrat několik hodnot datového pole do jednoho dotazu (např. několik středisek nebo pokladen dohromady).

Obr. Vícenásobný výběr (MULTILIST)

V levé části listu se zobrazí seznam hodnot daného pole. Pomocí tlačítek je možné vybrat požadované záznamy pro výběr. Vložením hodnoty do položky Filtr je možné výběr zúžit. Následně je potřeba tento výběr potvrdit klíčem Potvrzení. Jsou-li do pravé části listu přesunuty položky výběru, je možné tento výběr potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit výběr. V případě zaškrtnutí políčka Bez vybraných budou do výběru zařazeny všechny ostatní položky kromě uvedených v tomto výběru. Do pole odkud byl list zavolán se zobrazí značka $SEZN$. Při přepsání této značky bude výběr ignorován. Načtení dat se provede stiskem klíče Proveď dotaz.

Obr. Potvrzení vícenásobného výběru (MULTILISTU)

Funkce „Restrict“ a seznam hodnot

Ve všech třech typech nabídky hodnot lze použít klíč Seznam hodnot i jiným rychlejším způsobem. Hledá-li uživatel číslo začínající číslicí 1, zadá tuto hodnotu do položky a stiskne klíč Seznam hodnot. Objeví se okno s výpisem všech přípustných hodnot začínajících číslicí 1.

Obr. Použití klíče "List"

Přímé doplnění do seznamu přípustných hodnot

Pokud je spuštěný formulář, ve kterém se zobrazují v položce hodnoty, které se doplňují v jiném formuláři, např. v číselníku, a je potřeba doplnit neexistující hodnotu do číselníku, může si uživatel formulář pro doplnění hodnoty vyvolat, aniž by opouštěl právě otevřenou obrazovku. K tomu použije klíč Volání číselníku v okamžiku, kdy stojí kurzorem na příslušné položce. S takto otevřeným formulářem může běžně pracovat, tzn. opravovat, rušit nebo vkládat záznamy, pokud k tomuto má odpovídající oprávnění. Jestliže po zápisu změn uživatel tento formulář zavře klíčem Konec a vrátí se na předcházející obrazovku, může nové či doplněné údaje použít.

Řádka hlášení

Předposlední řádka stavové lišty formuláře je tzv. řádka hlášení. Přechází-li se mezi položkami, na řádce hlášení se objevuje komentář k položce, na které se právě nachází kurzor. Je-li vložen do položky duplicitní nebo jinak nepřípustný výraz, na řádce hlášení se objeví chybová zpráva. Na řádce hlášení se může objevit i informace, která napoví, jaký krok je nutné učinit ( např. "Použijte klávesu LIST" ) :

Obr. Upozornění "Použijte klávesu LIST"

Objeví-li se na řádce hlášení po spuštění určité funkce zpráva "Pracuji ...", vyčkejte až iFIS operaci dokončí. Nespouštějte žádné další funkce.

Vyhledání záznamů

Režim dotazu

Je-li ve formuláři tolik záznamů, že se vejdou všechny na obrazovku, nejsou s vyhledávání určitého záznamu žádné potíže. Horší je situace, kdy formulář obsahuje takové množství záznamů, které nelze zobrazit na jedné obrazovce najednou. Prohlížet si záznamy klíči Nahoru a Dolů a hledat jediný záznam v bloku, který má stovky záznamů by bylo velmi zdlouhavé. V takovém případě se použije tzv. funkce Dotaz ( Vyhledávání dotazu podle vzoru ). Pokud je cílem najít např. v číselníku organizací všechny organizace začínající písmenem "B", je nutné postupovat následujícím způsobem.

Zadání dotazu

Přepnout formulář do režimu dotazu lze klávesou pro Zadání dotazu (F7). Všechny dosud viditelné záznamy zmizí a objeví se prázdný žlutě podsvícený záznam, kam lze zadat libovolnou podmínku pro vyhledání odpovídajících záznamů.

Obr. Stav záznamu po stisknutí klávesy pro "Zadání dotazu"

Do položky Krátký název se napíše například : Klad%

Obr. Stav záznamu po zadání dotazu

Provedení dotazu

Do formuláře v režimu dotazu se žlutě podsvíceným záznamem lze zadat libovolnou podmínku. Pro vyhledání odpovídajících záznamů se stiskne klávesa pro Provedení dotazu (F8). Na obrazovce se objeví všechny záznamy organizací začínajících písmeny "Klad".

Obr. Výsledek dotazu

Další způsoby vyhledávání pomocí režimu Dotaz

Vše spočívá v použití dvou možných zástupných znaků, které ve vyhledávané položce představují :

„%“ (procento) - libovolný řetězec znaků

„_“ (podtržítko) - libovolný jeden znak

Oba zástupné znaky se mohou vyskytovat ve vzoru vícekrát a na libovolných místech vzoru, tzn. i na začátku.

Dalším příkladem je vyhledání organizace, jejíž název začíná písmenem "i", pak následuje libovolný znak a písmeno "t", a dále se pokračuje libovolným řetězcem :

- po stisku klávesy „Zadej dotaz“ se zadá do vybrané položky  : K_cí%

Obr. Stav záznamu po zadání dotazu
- stisk klíče Proveď dotaz  :

Obr. Výsledek dotazu

Další příkladem může být použití těchto symbolů:

• ">"
• "<"

	Příklad
	Vyhledávání pomocí tohoto symbolu se vyplatí například ve formulářích, kde je umístěna položka Počet příloh, díky níž lze jednoduchým způsobem vyhledat jen ty záznamy, ke kterým je připojen alespoň jeden soubor. To je umožněno například v těchto formulářích: 03237 – Přehled závazků 03337 – Přehled pohledávek 03614 – Prohlížení daňových dokladů 30333 – Objednávky

Vyhledávání pomocí operátorů < nebo > je podporováno pouze u položek typu číslo.

Obr. Vyhledávání podle počtu příloh

Obr. Vyhledávání podle počtu příloh

Dotaz bez rozlišení diakritiky lze spustit pomocí nabídky v nástrojové liště Dotaz → Provést bez diakritiky nebo klávesovou zkratkou ALT + F8.

Obr. Provedení dotazu pomocí nabídky "Dotaz → Provést bez diakritiky"

Automatické doplňování podmínky na období pomocí "Query by Example":

Pro omezení načítaných dat a tím snížení zatížení systému je do systému zabudována nová funkce. Tato funkce omezuje čtení historických dat (záznamy z předchozích let). Je toho dosaženo pomocí tzv. vnuceného omezení na položce „Rok“, kdy položka „Rok“ je předvyplněna podle stavu každé úlohy, nebo podle systémového data. Funkci je možné aktivovat pro každý formulář, který obsahuje položku „Rok“ (pouze správce systému iFIS).

Obr. Vnucené omezení na položce rok

Složené dotazy

iFIS dokáže provádět i tzv. složené dotazy, ve kterých lze použít operátory typu < > •= OR AND  :

Význam logických operátorů AND a OR :

AND - a zároveň platí (musí být splněny obě podmínky)

OR - nebo platí (musí být splněna jedna nebo druhá podmínka)

Po stisku klíče Zadej dotaz se může zadat jako podmínka výběru :

> 'CAU' AND < 'CCT'

nebo

> 'int. název 10001' AND < 'int. název 10011'

Takový příkaz vyhledá všechny záznamy, které mají název organizace v abecedním uspořádání mezi písmeny 'CAU' a 'CCT'. V případě vyhledávání těchto hodnot není nutné dávat písmena do apostrofů. Hledaný řetězec musí být ovšem jednoslovný - mezera mezi dvěma slovy je zde brána jako předzvěst logické podmínky. Pokud je hledaný řetězec zadán do dotazu správně, je pak vyhledán i bez pomoci apostrofů.

Obr. Zadání složeného dotazu při vyhledávání všech firem nacházejících se v abecedním rozmezí

nebo :

Po stisku klíče Zadej dotaz se zadá do položky Má Dáti složená podmínka

>=780 AND <=1000

Pro lepší přehlednost otevřít klíčem Editace pole celé okno této položky. Tento příkaz vyhledá všechny dodavatelské faktury, jejichž částka je větší nebo rovna 780,-Kč a menší nebo rovna 1.000.-Kč.

Obr. Výsledek vyhledání faktur v rozmezí 780 - 1000 Kč

nebo :

Po stisku klíče Zadej dotaz se zadá do položky Došlo dne podmínka

> 6.1.13 OR < 19.2.13

Systém iFIS vyhledá faktury týkající se tohoto časového rozmezí.

Obr. Zadání dotazu

Výsledek: Naleznou se všechny záznamy dodavatelských faktur z období po 6.1.2013 a do 19.2.2013.

Zrušení dotazu

Každý dotaz vytvořený pomocí funkce Zadej dotaz lze zrušit klíčem Konec. Po stisku klíče Konec se objeví obrazovka, která nabízí možnost opustit formulář nebo provést plný dotaz (načtení všech záznamů). Na stavové řádce v dolní části formuláře iFIS se objeví zpráva Dotaz je zrušen.

Obr. Zrušení dotazu

Přerušení dotazu

V iFIS je zavedena možnost regulérně přerušit dlouhotrvající proces dotažení dat při nevhodně zvolené podmínce dotazu. Některé důležité a často používané formuláře jsou upraveny tak, aby bylo možné přerušit dotaz po zadání kritérií a spuštění vyhledávání, a to v případě, pokud by načtení dat trvalo déle. V některých formulářích iFIS se tak po spuštění dotazu klávesou pro Provedení dotazu (F8) může zobrazit okno s možností přerušit vyhledávání pomocí tlačítka Zrušit. Změny se týkají pouze některých vybraných formulářů iFIS. Upozornění je systémové a není možné upravit vzhled okna, text upozornění, ani dobu, po kterou se zobrazí. To znamená, že se okno s nabídkou pro zrušení dotazu může objevit hned po stisku klávesy pro Provedení dotazu nebo až po určité odezvě systému. Okno zmizí po skončení dotazu nebo po jeho přerušení tlačítkem Zrušit. Během trvání vyhledávání se může objevit problikávající kurzor myši. Trvá-li načítání záznamů krátkou dobu, okno s nabídkou pro zrušení dotazu může jen probliknout a záznamy se načtou klasickým způsobem. Upozornění má za úkol umožnit uživatelům přerušení příliš časově náročného dotazu, kdy načítání záznamů by trvalo déle vzhledem k velkému počtu zobrazovaných dat. Systémovým parametrem FRM_ZRUSIT_DOTAZ lze zakázat přerušení vyhledávání ve formulářích. Je-li nastaven na hodnotu N, neumožní přerušení dotazu ve formulářích. Jeho default hodnota je A, tedy dotaz zrušit lze. Pro změnu v nastavení systémového parametru FRM_ZRUSIT_DOTAZ na hodnotu N je nutné kontaktovat pracovníky Helpdesku.

Obr. Okno s upozorněním a možností zrušit dotaz po jeho spuštění ve formuláři 02218 - Prohlížení kontací prvotních dokladů

Informace o prvotních dokladech

V agendě finančních vztahů lze získat informace o prvotních dokladech. Lze zjistit informace například o:

• účetním dokladu
  • číslo dokladu
  • stav dokladu
• vystaveném příkazu
  • číslo dokladu
  • stav dokladu
• přiznáni DPH
  • číslo dokladu
  • jaké - Řádné, Opravné
  • stav dokladu

Obr. Informace o prvotních dokladech

Formulář	Význam	Formulář	Význam
03219	Schvalování dodavatelské faktury	03279	Schvalování přijatých záloh. listů
03231	Dodavatelské faktury - prohlížení	03274	Prohlížení přijatého zálohov. listu
03289	Schvalování vystavených dobropisů	03278	Oprava závazku z přijaté zálohy
03284	Prohlížení vystaveného dobropisu	03277	Prohlížení záv. vzniklého ze zálohy
03249	Schvalování závazků k zaměstnancům	03384	Prohlížení vystaveného dobropisu
03244	Prohlížení závazku k zaměstnanci

Zobrazení informací o zápisu

Při stisknutí klíče Autor/Statistika záznamu se otevře okno, ve kterém se nachází údaje o zápisu jednotlivých záznamů do formuláře. V položce „Uživatel" následuje informace o uživatelích, kteří se podíleli na manipulaci se záznamem, v položce „Posl. aktualizace" je zobrazen datum a čas poslední změny záznamu a v položce „ID záznamu” je zobrazeno číslo prvotního dokladu a v případě přeneseného dokladu do účetnictví i číslo účetního dokladu. „Zdroj“ obsahuje jméno zdroje aktuálního bloku, „Typ“ zobrazuje typ zdroje aktuálního bloku. V položce „Posl. dotaz“ je zobrazen poslední dotaz nad aktuálním blokem. Okno obsahuje i informaci o autorovi záznamu ve tvaru "Jméno Příjmení/Jméno Příjmení/Jméno Příjmení". Okno je možno uzavřít klíčem Konec.

Obr. Okno s údaji o zápisu, které se objeví po stisknutí klíče Statistika u prvotních dokladů

Sčítání hodnot numerických položek

U vybraných formulářů, které zobrazují položky s částkou (Kč), je poslední řádka v pravé dolní části formuláře vyhrazena pro celkový součet této položky. Funkce Součet provádí celkový součet položek s částkou u vybraných záznamů. Po spuštění této funkce se provede celkový součet v numerické položce a výsledek se zobrazí na předem připravené řádce. Funkce může být použita i v kombinaci s funkcí Zadej dotaz tak jak je to i v našem příkladu: Po otevření formuláře byly uživatelem vybrány pomocí funkcí Zadej dotaz a Proveď dotaz pouze doklady pořízené do deníku začínajícím 3% v období 02/22. Teprve potom využil uživatel funkci sčítání hodnot. Tato funkce pak provedla součet hodnot v položce Celkem u všech vybraných dokladů.

Obr. Funkce součtu položek s částkou

Třídění a uživatelské filtry

Jedná se o velmi důležité funkce pro zkušenější uživatele. Tyto služby se používají téměř ve všech formulářích, převážně prohlížecích a zabezpečují setřídění položek podle jednoho (Třídění vzestupně/sestupně) nebo více než jednoho kritéria (Složené třídění). Kromě toho lze použít i tzv. uživatelské filtry, pomocí nichž lze jednoduše omezit zobrazovaná data.

Třídění vzestupně/sestupně

Tímto způsobem je možno třídit téměř ve všech formulářích. Tato služba umožňuje setřídit data kterékoliv položky, na které je umístěn kurzor. To vše je možné jak při načtených datech, tak i v režimu dotazu po stisku klávesy pro Zadání dotazu. K třídění lze využít ikony pro Třídění vzestupně a Třídění sestupně.

Složené třídění

Toto třídění umožňuje uživateli setřídit data daného formuláře podle libovolné položky a v rámci té podle jiné libovolné položky a v rámci té... Lze zadat až pět třídících položek. U tohoto typu třídění lze také zadat, jestli se mají položky třídit vzestupně a nebo sestupně. Třídící kritéria se zapisují do databáze, proto je možné, kdykoliv si je opět vyvolat, změnit, opravit, vymazat, či přidat nové.

	Příklad
	Příklad nastavení složeného třídění.

Vzhled ikony složeného třídění

  Vyvolá blok s možností zadání složeného třídění:

		Výběr záznamu je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění), ale žádné není aktivní
		Výběr záznamů je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění)

Ikona pro Složené třídění vyvolá formulář 00608 - Výběr třídících požadavků

Obr. Složené třídění

Funkce ve volaném formuláři 00608 - Výběr třídících požadavků jsou rozděleny do záložek:

• Složené třídění – umožňuje nastavit třídění dat, funkčnost odpovídá předchozím verzím
• Filtry – umožňuje vytvoření uživatelského omezení výběru dat
• Administrace filtrů – záložka je zobrazena uživateli s příslušnými oprávněním pro tvorbu administrátorských filtrů (Tab.3), umožňuje přidělit vytvořený filtr dalším uživatelům/roli
• Hromadný filtr - umožní vytvořit hromadný filtr

Popis záložky Složené třídění

Na záložce Složené třídění lze přidávat, opravovat, odebírat neplatné třídící požadavky/kritéria. Změny se ukládají klávesou pro Uložení změn. Pro ukončení práce ve formuláři a odchod do prvotního (volaného) formuláře je nutné stisknout klávesu Konec. Záložka se skládá ze dvou bloků. Horní blok obsahuje název třídícího kritéria. Před ním je umístěno zatržítko (check box) s označením Aktiv. pro označení/odznačení vybraného třídícího kritéria. Dolní blok zahrnuje třídící požadavky a skládá se z položek:

• Nejprve/potom - vyjadřuje způsob třídění ve formuláři (Vzestupně/Sestupně)
• podle - seznam položek daného formuláře, dle kterých lze data setřídit

Výběr kritéria třídění

Na záložce Složené třídění si může uživatel předem nadefinovat kritéria, podle kterého bude formulář setříděn. Pro vytvoření nového třídícího kritéria je nutné zadat nejprve jeho název do položky Třídící kritérium a poté vybrat v dolním bloku formuláře požadavky na setřídění. Pro výběr vytvořeného kritéria je nutné zaškrtnout příznak (check box) s označením Aktiv. umístěným před položkou třídícího kritéria. Pro uložení je nutné vždy stisknout klávesu pro Uložení změn. Pokud je vybráno třídící kritérium a označeno jako aktivní, bude aplikováno hned po návratu z formuláře 00608 - Výběr třídících požadavků klávesou Konec zpět do prvotního (volaného) formuláře, případně po občerstvení dat klávesami pro Zadání dotazu (F7) a Provedení dotazu (F8) ve volaném formuláři. O jeho zapnutí je uživatel informován na nástrojové liště změnou barvy ikony pro Složené třídění na červenou barvu. Třídící požadavky/kritéria lze měnit nebo rušit. Zrušení výběru se provádí opět vyvoláním formuláře 00608 - Výběr třídících požadavků ikonou pro Složené třídění a odškrtnutím check boxu (příznaku) s označením Aktiv.

Uživatelské filtry

U některých formulářů lze nastavit tzv. uživatelské filtry, a to pokud nastavení je smysluplné. Jejich funkčnost je spojena s formulářem a uživatelem, který jej vytvořil nebo kterému byl přidělen. Využití uživatelských omezujících podmínek (filtrů) by mělo pokrýt velkou většinu požadavků týkajících se zobrazení pouze určité množiny zobrazovaných záznamů, např. jen některé deníky, jen některé sestavy, případně omezení na prohlížení jen některých účtů apod.

	Příklad
	Příklad nastavení uživatelských filtrů.

Vzhled ikony uživatelských filtrů

Možno použít ikonu pro Uživatelské filtry, jejíž vzhled se mění v závislosti na využití funkčnosti uživatelských filtrů:

  Vyvolá blok s možností výběru filtru

		Výběr záznamu je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem), ale žádná z případně předdefinovaných uživatelských podmínek (filtrů) není aktivní
		Výběr záznamů je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem)

Ikona pro Uživatelské filtry vyvolá formulář 00608 - Výběr třídících požadavků. Formulář se zobrazí rovnou na záložce Filtry.

Obr. Uživatelské filtry

Obr. Jiný typ uživatelského filtru

Funkčnost uživatelských filtrů

Funkčnost uživatelských filtrů je přístupná na základě nastavení globálních parametrů.

Položka	Obsah (vzor)	Význam parametru
UF_POVOL	SAU	Aplikovat uživatelské filtry typu: S – systémové A – administrátorské U - uživatelské
UF_TYPY	[ADM=*][UZI=*]	Povolené typy tvorby uživatelských filtrů: - všechny W – volnou podmínkou C – podmínkou P – přednastavením položek

Tab 2. Globální parametry

Význam hodnot nastavení

Typy uživatelských filtrů – rozlišení dle možností přidělení oprávnění přístupu k přednastaveným UF

S	Systémové	Vytváří dodavatel SW na základě dohody se zákazníkem Jsou platné pro všechny uživatele bez ohledu na jeho oprávnění Lze jej na základě požadavku odběratele vypnout
A	Administrátorské	Vytváří správce systému zákazníka s oprávněním definovaným v RRP – administrace uživatele – nastavení parametru PRIV_ADMIN Parametrizace použití filtrů: Povinný Volitelný Možnost nastavit sdílení filtru a následně hromadně přidělit koncovému uživateli nebo roli. Způsob přidělení filtru je rozlišen v seznamu kódem: R – přiřazen přes roli P – přiřazen administrátorem
U	Uživatelské	Vytváří koncový uživatel sám z hlediska svých potřeb

Tab 3. Typy uživatelských filtrů

Typy omezení uživatelských filtrů – možnosti, jak lze vytvořit omezující podmínku

W	Volnou podmínkou	Jen pro kvalifikované uživatele, jedná se o zápis dotazu dle syntaxe jazyka SQL. Pro filtr definovaný volnou podmínkou je při ukládání změn ověřována syntaktická správnost dotazu.
C	Podmínka dotazu	Uživatelská omezující podmínka (filtr) se vytváří interaktivním přístupem dle předdefinovaných postupů ve formuláři, výběrem položky z nabídky, výběrem operátoru z nabídky a zápisem hodnot pro výběr. Je-li aktivní, uplatňuje se vždy při provedení dotazu, tj. dochází k zobrazení dat dle omezujících podmínek.
P	Přednastavením položek	Vytvořené omezení nezobrazuje data, podmínka pro výběr dat je do formuláře v režimu <ENTER QUERY> tj. zadání dotazu přenesena do položky uvedené v aktivním uživatelském filtru. Toto nastavení lze přepsat.

Tab 4. Typ omezení

Význam použití operátoru v typech omezení „Podmínkou dotazu“ a „Přednastavením položek“
=	V položce hodnota se očekává zadání jedné hodnoty, např. číslo deníku pro zobrazení číslo sestavy
>
>=
<
<=
!= (nerovná se)
JE V MNOŽINĚ	V položce hodnota se očekává zadání jedné hodnoty, nebo seznamu hodnot oddělených čárkami, např. číslo deníku pro zobrazení číslo sestavy dle významu se zobrazí zadané hodnoty, nebo všechny hodnoty kromě hodnot uvedených v omezující podmínce
NENÍ V MNOŽINĚ
ODPOVÍDÁ MASCE	V položce hodnota se omezující podmínka zadává pomocí substitučních znaků % dle významu se zobrazí zadané hodnoty, nebo všechny hodnoty kromě hodnot uvedených v omezující podmínce
NEODPOVÍDÁ MASCE
ODPOVÍDÁ MNOŽINĚ MASEK	V položce hodnota se omezující podmínka zadává pomocí substitučních znaků % nebo seznam podmínek oddělených čárkami dle významu se zobrazí zadané hodnoty, nebo všechny hodnoty kromě hodnot uvedených v omezující podmínce
NEODPOVÍDÁ MNOŽINĚ MASEK
ODPOVÍDÁ REGULÁR. VÝRAZU
NEODPOVÍDÁ REGULÁR. VÝRAZU
JE VYPLNĚNO	Hodnota položky není prázdná

Tab. 5 Operátory

Jaké filtry má uživatel k dispozici a nebo které si může sám nastavit se řídí globálními parametry UF_POVOL a UF_TYPY:

UF_POVOL [SAU] určuje, jaké aplikovat uživatelské filtry:

• S = systémové
• A = administrátorské
• U = uživatelské

UF_TYPY [ADM=*][UZI=CP] definuje povolení k vytváření uživatelských filtrů dle typu filtru a typu uživatele:

 * = všechny

• W = volnou podmínkou
• C = podmínkou
• P = přednastavení položek)

Vytvoření uživatelského filtru

Význam jednotlivých polí

Hlavička
Pole	Význam
Aktiv	Je-li zaškrtnuto, je omezující podmínka aktivní, položka je viditelná v případě, že uživatel má příslušný přístup pro správce, umožňuje v záložce „Administrace filtrů“ přidělit vytvořený filtr uživateli nebo roli – viz. Obr.č. 2
Sdílet	Položka je zobrazena uživateli s příslušným oprávněním pro tvorbu administrátorských filtrů (Tab 3), je-li zaškrtnuta, je možno přiřadit vytvořený filtr uživateli, roli. Sdílení filtru lze zrušit v případě, že filtr není použit jiným uživatelem.
Název uživatelského filtru	Volitelný text
Typ omezení	Dle tabulky Tab.4
Jen zde	Zaškrtnutí znamená, že se uživatelský filtr uplatní pouze v tomto místě aplikace, při volání z jiného místa se omezení jím definované neuplatní
Zámek	Informace o tom, zda je/není znemožněna aktualizace filtru správcem
Vypnuto	Informace o tom, zda je/není filtr dočasně vypnut správcem

Řádky
Pole	Význam
Položka	Výběr z nabídky hodnot vztahujících se k formuláři, ze kterého byl uživatelský filtr vyvolán
Operátor	Výběr z hodnot nastavených dodavatelem s významem dle Tab. 5. Hodnota – uživatelská podmínka pro výběr dat vytvořená s vazbou na zvolenou hodnotu
Hodnota	Uživatelská podmínka pro výběr dat vytvořená s vazbou na zvolenou hodnotu

Tlačítko Test odezvy slouží pro ověření správnosti vytvořených podmínek pro zobrazení dat, je platné pouze pro aktivní filtry. Počet aktivních uživatelských filtrů není omezen, je-li počet větší než jedna, platí všechny aktivní uživatelské filtry současně. Je tedy nezbytně nutné věnovat pozornost při sestavení, aby se jednotlivé podmínky vzájemně nevylučovaly a tím by mohla nastat situace, kdy nebudou zobrazena žádná data. Vytvoření uživatelských filtru je uživatelské nastavení, které není snadno přístupné ani privilegovaným uživatelům. V případě problému se zobrazením dat je zapotřebí zaslat kopii obrazovky, ze které se lépe posoudí, zda jsou uživatelské filtry využívány.

Uživatelské filtry s podmíněným dotazem

V uživatelských filtrech lze použít také různé proměnné plněné buď uživatelem, a to v okamžiku spuštění dotazu, nebo hodnotami přímo z formuláře.

Obr. Uživatelské filtry

Obr. Uživatelské filtry

Vypnout/zapnout uživatelský filtr je umožněno přes nabídku Filtry ve formulářovém menu.

Obr. Možnost vypnutí/zapnutí uživatelského filtru přes nabídku "Filtry" ve formulářovém menu

Vybraný filtr se zobrazuje v záhlaví formuláře za uvedením časového údaje stejně jako je tomu v případě nastavení uživatelského vzhledu formuláře.

Obr. Zobrazení použitého filtru v záhlaví formuláře 01220 – Zakázky – projekty

Pokud uživatelský filtr obsahuje proměnné, pak se objeví obrazovka pro jejich vyplnění.

Obr. Zadávací obrazovka hodnot proměnných

	Tip
	Uživatelské tipy pro nastavení některých filtrů naleznete zde.

Administrace filtrů

Záložka slouží pro přiřazení uživatelského filtru uživateli/roli. Tlačítka pro přesun uživatele/role bez filtru uvedeného v záhlaví jsou aktivní v případě, že vybraný filtr je označen v záložce Filtry jako Sdílet. Pro znemožnění aktualizace filtru slouží položka Zámek. Přidělovat lze pouze své vlastní filtry, nikoliv ty, které má uživatel dostupné přiřazením od administrátora nebo přes roli.

Obr. Přiřazení uživatelského filtru uživateli/roli

Hromadný filtr

Funkcionalita hromadného filtru pro převedení kopírovaného výčtu hodnot na formát in ():

• pro zadání výběrové podmínky z "externího" zdroje
• umožňuje vyhledat a zobrazit seznam požadovaných záznamů dle podkladů z jiných zdrojů (např. seznam hodnot v excelové tabulce či v textovém souboru)
• je určena pro výběr dat, u nichž nelze uskutečnit vyhledání pomocí výběrové podmínky přímo ve formuláři v režimu dotazu

Funkci lze spustit přes ikonu Složené třídění / Uživatelské filtry, otevřením záložky Hromadný filtr, seznam hodnot je vložen kopií dat z jiných souborů (např. z MS Excel). Tlačítkem Konvertovat do formuláře se provede výběr dat do položky, na které byl umístěn kurzor při volání funkce hromadného filtru. Hromadný filtr lze spustit pouze z formuláře, který je v režimu dotazu, přitom pro výběr dat je rozhodující, na které položce formuláře je umístěn kurzor. Podmínka pro hromadný výběr dat se přebírá právě pro tuto položku. Pokud formulář není v režimu dotazu, tlačítko Konvertovat do formuláře nebude aktivní, tudíž nebude moci být proveden hromadný výběr. Není-li kurzor myši umístěn při volání funkce hromadného filtru na správné položce, není výběr dat proveden.

Obr. Použití hromadného filtru ve formuláři 05702 – Tisk majetku dle výběru

Hromadný filtr obsahuje kromě tlačítka Konvertovat do formuláře také možnost nastavit použitý oddělovač, kterým lze definovat znak oddělení jednotlivých vložených hodnot:

• Mezera
• Řádek
• Jiný – například čárka, středník, atd.

	Příklad
	Příklad využití: Lze využít např. pro dohledání inventárních čísel majetku, k nimž je potřeba vytisknout znovu inventární štítky z důvodu jejich poškození či nečitelnosti u nichž je třeba provést hromadné přemístění či vyřazení

	Tip
	Funkcionalitu hromadného filtru lze využít v různých agendách a příslušných funkcích iFIS. Dalším příkladem může být v iFIS/Spisová služba vyhledání seznamu dokumentů (např. podle položky PID či Č.j. naše) v Podacím deníku pro provedení hromadných operací.

Přes tlačítko Konvertovat do nového filtru lze vytvořit předdefinovaný záznam v [[Obecné funkce IFIS#OF_UzivatelskeFiltry|uživatelských filtrech] na záložce Filtry s přednastaveným názvem "Nový filtr z výběru" a předvyplněným obsahem. Filtr lze uložit a při dalším spuštění formuláře znovu použít. Není-li dosud ve formuláři pro nastavení uživatelských filtrů definován žádný filtr, může se objevit hláška, která upozorní, že záznam je nutno vyplnit nebo vymazat.

Obr. Použití tlačítka "Konvertovat do nového filtru" při kopii dat z Poznámkového bloku s jiným oddělovačem (čárkou)

Obr. Předdefinovaný záznam v uživatelských filtrech po použití tlačítka "Konvertovat do nového filtru"

Záznam v uživatelském filtru se předdefinuje vždy pro první položku formuláře, ze kterého je vytvářen. Pokud uživatel požaduje provést vyhledání pro jinou položku, je nutné ji změnit výběrem ze seznamu hodnot do pole "Položka" v detailu uživatelského filtru.

Obr. Použití tlačítka "Konvertovat do nového filtru" pro položku "Středisko"

	Příklad
	Příklad využití: Přes uložený filtr lze znovu rychleji dohledat potřebné záznamy převzaté z externích zdrojů a následně provést jejich výběr a požadovanou operaci s vybranými záznamy (např. opětovný hromadný tisk inventárních čísel).

Tisky

Funkce umožňuje uživateli vytisknout veškeré prvotní doklady pořízené do systému a také velké množství tiskových sestav. Po stisku klávesy pro Tiskové sestavy se objeví formulář pro výběr tiskových sestav 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy. Systém umožňuje uživateli několik možností formátu tiskových výstupů (.txt, .html, .doc, .pdf, atd.). Toho lze dosáhnout stiskem příslušné ikony s formátem u sestavy. Ikony slouží také pro přímý výstup na tiskárnu nebo náhled v režimu klient-server (nutnost administrace tiskáren na úrovni RRP). V levé části obrazovky se nachází číslo a název sestavy. Pokud je výčet sestav navázaných na formulář příliš dlouhý a přesahuje úroveň obrazovky, zobrazí se uživateli navíc posuvná lišta, pomocí které lze seznam sestav procházet. Z dlouhého seznamu lze požadovanou sestavu rychle zobrazit pomocí přepnutí do režimu dotazu klávesou pro Zadání dotazu, zadáním čísla, či názvu sestavy a stiskem klávesy pro Provedení dotazu. Někdy postačí jen umístit kurzor na číslo či název sestavy, stisknout klávesu pro Zadání dotazu, uvést část čísla či název hledané sestavy a symbol procenta a použít klávesu pro Provedení dotazu. Sestava se vyhledá pouze, je-li k danému formuláři navázána. Přehled formulářů, z kterých lze danou sestavu vyvolat, lze získat z formuláře 00314 - Správa reportů po zadání požadované sestavy a přemístěním do záložky Volán z.

Obr. Vyhledání sestavy ve VTS pomocí režimu dotazu

Obr. Výběr tiskových sestav

V pravé horní části formuláře 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy pro výběr tiskové sestavy (VTS) se nachází blok Podrobnosti k vybrané sestavě s detailním popisem tiskové sestavy, na které je právě umístěn kurzor myši v levé části obrazovky. Tlačítko Omezení počtu záznamů je aktivní jen u některých sestav. Tlačítko umožní zejména u univerzálních sestav a sestav hromadného tisku spuštěných z přehledových formulářů omezit maximální počet tisknutelných záznamů tak, aby nedocházelo k přetěžování serverů v důsledku tisku velkého množství dat. Podrobnější informace uvedeny zde.

V bloku Nastavení k vybrané sestavě se nachází tlačítko Hlavička pro změnu hlavičky sestavy a dvě zatržítka Hlavní sestava a Oblíbená sestava. Zaškrtnutím zatržítka Hlavní sestava se sestava, na které je v daném okamžiku umístěn kurzor myši, nastaví jako hlavní (výchozí) sestava, kterou lze později tisknout z volajícího formuláře pomocí klávesy pro Přímý tisk. Po zatržení zatržítka Oblíbená sestava se daná sestava zobrazí v seznamu sestav na prvním místě. V rozevíracích nabídkách vybírá uživatel ze seznamu požadované parametry tisku, a to formát sestavy, orientaci sestavy na výšku či šířku, výstupní formát. Navíc zde může ze seznamu vybrat, zda požaduje připojit k sestavě elektronický podpis či pečeť. Změny v Nastavení k vybrané sestavě se uloží tlačítkem Uložit nastavení nebo klávesou pro Uložení změn. Tisknout či zobrazit tiskovou sestavu lze v bloku Spustit sestavu výběrem požadované ikonky s formátem sestavy, případně výstupním formátem. Velkou ikonou s tiskárnou a otazníkem lze vyvolat dokumentaci k vybrané tiskové sestavě, na které je aktuálně umístěn kurzor myši.

Obr. Ikona s tiskárnou a otazníkem pro vyvolání dokumentace k vybrané tiskové sestavě

Nastavení výchozí (hlavní) tiskové sestavy

Zatržítko Hlavní sestava je určeno pro nastavení výchozí (hlavní) tiskové sestavy, kterou lze později tisknout z volaného formuláře rovnou použitím ikony pro Přímý tisk, aniž by byl spuštěn formulář 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy pro výběr tiskové sestavy (VTS). Nastavit výchozí (hlavní) tiskovou sestavu v požadovaném formátu lze ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) označením zatržítka Hlavní sestava, výběrem tiskového formátu a možnosti tisku, případně změnou jiných parametrů sestavy. Pro nastavení výchozí tiskové sestavy je rozhodující, jaká volba tisku (např. Do prohlížeče, Mailem, Do souboru, atd.) je v danou chvíli označena. Nastavení výchozí (hlavní) tiskové sestavy je implementováno právě s ohledem na vybranou možnost tisku. Po nastavení jsou ve formuláři VTS vedle čísla a názvu vybrané tiskové sestavy změněny ikonky dle vybraných parametrů a označena jako hlavní tmavou hvězdičkou. Posléze se nově nastavená výchozí tisková sestava objeví po najetí kurzoru myši na ikonu pro Přímý tisk ve volajícím formuláři. Pokud byla nastavena výchozí tisková sestava ve formátu PDF a označena volba Do prohlížeče, stiskem ikony pro Přímý tisk je sestava ve formátu PDF zobrazena v prohlížeči. Nastavit si lze také oblíbenou sestavu. Podrobnější informace k nastavení oblíbené sestavy naleznete zde.

Obr. Výběr tiskových sestav

Podpora pro rychlý tisk sestav

Všechny hlavní a oblíbené sestavy, které si uživatel nastavil ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS), lze zobrazit a rychle vytisknout z panelu nástrojů přes nabídku Sestavy. Uživatel díky této funkcionalitě snadno a rychle na první pohled pozná, které sestavy vztahující se ke konkrétnímu formuláři jsou jeho hlavní a oblíbené a může je tak i okamžitě tisknout. Zobrazí se vždy sestavy nastavené ke konkrétnímu formuláři. Nabídka "Sestavy" není dostupná ve formuláři v režimu dotazu. Ve výčtu sestav se na prvním místě vždy vyobrazí hlavní sestava, která může být jen jedna, následují oblíbené sestavy, kterých může být nastaveno libovolné množství. Volbou Další… se vyvolá formulář pro výběr tiskových sestav (VTS), kde se hlavní a oblíbené sestavy nastavují. Uživatel tak má k dispozici nástroj pro přehled i rychlý tisk jeho hlavních a oblíbených sestav, které si dopředu ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) nastaví.

Obr. Příklad zobrazení všech preferovaných sestav uživatele přes nabídku "Sestavy" z přehledového formuláře 05803 - Inventární karta dlouhodobého majetku

Možnosti tisku

Systém umožňuje uživateli i několik alternativ pro další zpracování sestavy. Lze se rozhodnout pro jednu z těchto možností:

• Do prohlížeče:
  • zaškrtnutí políčka umožňuje tiskovou sestavu před tiskem zobrazit v nastaveném prohlížeči
  • po zaškrtnutí se otevře jako dokument v příslušném prohlížeči na koncovém PC

• Přímým tiskem:
  • vytiskne přímo na systémové předdefinované tiskárně
  • pokud je políčko zaškrtnuto, je uživateli nabídnuta možnost Vybrat tiskárnu
  • lze nastavit výchozí sestavu pro přímý tisk
  • provede tisk bez předchozího prohlížení
  • slouží k urychlení tisku

• Mailem:
  • pokud je políčko zaškrtnuto, je uživateli nabídnuta možnost odeslat sestavu jako přílohu e-mailu jiné osobě
  • po zadání e-mailové adresy lze odeslat sestavu jiné osobě e-mailem

• Do souboru:
  • zaškrtnutím políčka je možné sestavu uložit na lokální disk
  • přitom lze sestavu elektronicky podepsat zaškrtnutím políčka s checkboxem El. podpis pro elektronický podpis
  • musí být platný certifikát určený pro elektronický podpis

• Do archivu:
  • pokud je zaškrtnuto políčko, je uživateli nabídnuta možnost sestavu uložit do archivu sestav
  • způsob uložení a následná práce s uloženou sestavou jsou popsány ve formuláři 09301 - Archiv sestav
  • i zde je možnost sestavu elektronicky podepsat zaškrtnutím políčka s checkboxem El. podpis pro elektronický podpis
  • pokud je platný certifikát určený pro elektronický podpis, je tato příloha elektronicky podepsána
  • ukládá se do adresářů modulu iFIS/Archiv v databázi

• Do přílohy:
  • po zaškrtnutí políčka je sestava připojena jako příloha k danému dokladu
  • poté je zvýrazněna ikona Přílohy a dodatky k záznamu zelenou barvou
  • před vložením této sestavy do přílohy dokladu lze také zatrhnout políčko s checkboxem El. podpis pro elektronický podpis
  • pokud i zde je platný certifikát určený pro **musí být platný certifikát určený pro elektronický podpis, je tato příloha elektronicky podepsána

Volby tisku (např. možnosti Do prohlížeče / Mailem / Do souboru, ...) a formát (např. PDF / WORD / TXT, ...) výstupu použitý při posledním spuštění sestavy se ukládá do uživatelských preferencí a nastavuje se automaticky při dalším spuštění sestavy.

Tiskové sestavy s parametrickým formulářem

Systém umožňuje uživateli u některých sestav zadat parametry (kritéria) pro danou tiskovou sestavu. K tomu slouží parametrický formulář, který se spouští po výběru tiskové sestavy. Položky tohoto formuláře se mohou lišit v závislosti na dané sestavě. Položky lze vyplňovat výběrem ze seznamu přípustných hodnot. Při každém potvrzení parametrického formuláře se hodnoty parametru uloží ve vazbě uživatel-sestava a při znovuvyvolání tiskové sestavy s parametrickým formulářem se předvyplní. Smazat předvyplněné parametry lze stiskem tlačítka smazat.

Obr. Parametrický formulář před tiskovou sestavou

Univerzální tiskové sestavy

Univerzální tiskové sestavy jsou zpravidla tištěny z přehledových formulářů iFIS. Podrobnější informace k univerzálním tiskovým sestavám naleznete zde.

Obr. První spuštění formuláře pro nastavení univerzálních sestav

Tiskové formáty

ISDOC

ISDOC (Information System Document) je formát elektronické fakturace v ČR, který umožňuje bezpapírovou výměnu faktur a dalších dokladů, jejich rychlé zpracování a přenositelnost mezi podniky, veřejnou správou i soukromými osobami. Tento formát definovala "Pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení ICT Unie (dříve SPIS). Dne 16. října 2008 byla podepsána "Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR". Tato deklarace vyjadřuje závazek jednotlivých výrobců ekonomických a ERP systémů vybudovat společný formát elektronické fakturace a do jednoho roku od jeho vyhlášení jej implementovat do svých komerčních řešení. Výrobci ekonomických a podnikových systémů tedy budou používat standardizovanou formu exportů a přijímání elektronických fakturačních zpráv, což umožní podnikům a institucím - uživatelům různých SW - mezi sebou vzájemně komunikovat. Formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný. Díky tomu můžete posílat elektronické faktury napříč ekonomickými systémy, včetně systémů používaných státními institucemi. Elektronickou fakturu snadno odešlete e-mailem nebo prostřednictvím datových schránek. Snížíte své náklady na tisk, expedici a archivaci.

Obr. Tiskové formáty ISDOC

Formát ISDOC ve verzi 6.0.1. a jeho zpracování v iFIS

V souvislosti s tím, že standard formátu elektronické fakturace ISDOC se vyskytuje ve více verzích, byly v systému iFIS provedeny úpravy podporující jeho zpracování včetně poslední verze ISDOC 6.0.1.

Změny byly realizovány:

1. v reportech iFIS – pohledávková / odběratelská faktura:
   • Tisková sestava 10060/03328 - Faktura je nově generována ve formátu ISDOC a ve formátu PDF obsahujícím ISDOC ve verzi 6.0.1.
   
   Obr. Tisková sestava 10060/03328 - Faktura nově ve formátu ISDOC a PDF obsahujícím ISDOC ve verzi 6.0.1.

   
   

2. ve zpracování dokumentů / faktur doručených prostřednictvím iFIS/e-Podatelna:
• rozšířena automatická funkce (agent) o možnost zpracování souborů ve formátu ISDOC (včetně poslední verze 6.0.1.) tak, aby bylo možné přes iFIS/e-Podatelna vytvořit záznamy v iFIS/Spisová služba, uložit soubory do příloh, vytěžit data a zaevidovat záznam do zásobníku závazků
• přizpůsobena funkcionalita zásobníku závazků ve formuláři 03207 - Převzetí externích závazků) pro možnost zajištění importu faktur doručených a zpracovávaných také ve verzi ISDOC 6.0.1

Obr. Formulář 03207 - Převzetí externích závazků

Úprava Jasper sestav ve formátu Word

Upraven tisk Jasper sestav do Wordu a potlačen tisk prázdné stránky ve vygenerovaném DOCX u tiskových sestav:

• 10140/03228 - Likvidační list grafický
• 10721/03228 - Likvidační list grafický s kontacemi
• objednávek (13020/30335 - Objednávka, atd.)
• pohledávkové faktury (10060/03328 - Faktura)

Související úpravy související s odstraněním orámování. Dále se ponovu tiskne patička vždy za posledním řádkem sestavy, nikoli až na spodním okraji stránky.

Volitelné tisky na výšku / šířku

U všech volitelných tiskových sestav lze využít možnosti volby tisku a upravit si tak šířku či výšku své sestavy libovolně podle svých potřeb. Nabízí se tisk:

• na výšku 88 nebo 132
• na šířku 140 nebo 211

Podle volby se vybere odpovídající šablona a zavolá se volitelný tiskový předformulář.

Obr. Volitelné tisky na výšku / šířku

Elektronický podpis, elektronická pečeť a časové razítko

Jednotlivé dokumenty, přílohy či sestavy lze v iFIS

• elektronicky podepsat
• opatřit elektronickou pečetí či časovým razítkem

Dokument, přílohu či sestavu ve formátu PDF lze opatřit elektronickým podpisem či elektronickou pečetí lze:

• a) v tiskových sestavách - ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS), kde:
  • lze pro opatření tiskové sestavy elektronickým podpisem či pečetí využít políčko s roletkou a vybrat možnost E-podepsat či E-pečetit, případně kombinaci s elektronickým podpisem E-podepsat a e-pečetit
  • tato možnost je přístupná pouze:
    • u jednotlivých reportů, u nichž je v administraci sestav ve formuláři 00314 - Správa reportů zaškrtnuty volby Elektronický podpis?/Elektronická pečeť?
    • jen při výběru možností tisku Do souboru, Do archivu nebo Do přílohy

Příklad

Ve formuláři pro výběr tiskových sestav 00121 - Výběr tiskových sestav lze pomocí roletky vybrat možnost E-podepsat, E-pečetit, případně kombinaci E-podepsat a e-pečetit. Volba je aktivní pouze, pokud jsou vybrány možnosti tisku Do souboru, Do archívu nebo Do přílohy. Pokud je vybrána možnost elektronického podepsání, pak k tiskovému výstupu odesílanému e-mailem, ukládanému na lokální disk nebo do archivu sestav lze připojit elektronický podpis. Dokument je tak elektronicky podepsán. Na neplatný certifikát je uživatel upozorněn.

• b) v přílohách - tlačítky Podpis či Pečeť:
  • ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu, který lze vyvolat ikonou pro Přílohy z různých formulářů iFIS
  • na záložkách Přílohy/Dokumenty pro prohlížení/editaci příloh či dokumentů u formulářů spuštěných z různých agend iFIS (například Registr smluv, Objednávky, Majetek, Spisová služba, Zakázky-Projekty, atd.), kde je také možnost evidovat přílohy

	Pozor
	V přílohách jsou tlačítka Podpis a Pečeť samostatně administrovatelné přes akce BUT_PRIUKAZ_PODPIS / BUT_PRIUKAZ_PECET, které lze nastavit v administraci ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.

	Pozor
	U existujících příloh lze podepisovat a pečetit pouze PDF soubory pomocí osobního certifikátu. Časové razítko je při pečetění přidáno automaticky. Při tisku sestavy do souboru lze podepisovat navíc i platební příkazy ve formátu XML. Elektronické podpisy jsou přidávány jako samostatné soubory s příponou .ep1 ( v případě dvou podpisů má druhý podpis příponu .ep2).

	Pozor
	Elektronicky podepisovat a pečetit lze pouze za těchto podmínek: uživatel musí mít platný osobní certifikát, který je nutní k elektronickému podepisování a pečetění uživatel musí mít nainstalované služby/moduly pro e-podepisování a pečetění a musí je mít k dispozici

Dokument s připojeným elektronickým podpisem či elektronickou pečetí lze zobrazit pomocí tlačítka Ukaž.

Obr. Výběr možnosti "E-podepsat" ve formuláři pro výběr tiskových sestav

Výběr adresáře pro uložení, případně přejmenování předdefinovaného názvu souboru.

Obr. Výběr adresáře pro uložení

Definování podmínek pro elektronický podpis:

• Volba certifikátu pro podpis (pokud jich má uživatel více).
• Volba ne//viditelnosti podpisu na dokumentu
• Nastavení parametrů podpisu

Umístění podpisu na dokumentu (lze definovat označením přímo v náhledu dokumentu), jeho vzhled a velikost.

Záznam procedury podepisování a jeho výsledek.

Příklad viditelného elektronického podpisu na dokumentu.

K digitálním dokumentům vkládaným jako přílohy k záznamům v iFIS lze před uložením do úložiště připojit také elektronický podpis.

Při výběru souboru z adresáře lokálního disku je možné využít volbu Podepsat.

Proces připojení elektronického podpisu a výsledek podepisování je obdobný jako v předchozím bodě, kde je tato funkcionalita popsána.

Obr. Volba "Elektronická pečeť?" ve formuláři 00314 - Správa reportů

Obr. Políčko "El. pečeť" ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) volaného z formuláře 09122 - Podací deník

Obr. Formulář 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu s tlačítkem "Pečeť"

Obr. Záložka "Přílohy" ve formuláři 09122 - Podací deník s tlačítkem "Pečeť"

Obr. Záložka "Dokumenty" s tlačítkem "Pečeť" a hláškou po opatření přílohy pečetí ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty

Obr. Sledování průběhu úspěšného zpracování pečeti

	Pozor
	U zákazníků bude zatím volba El. pečeť u reportů i tlačítko Pečeť u příloh nepřístupné z důvodu nedostupnosti příslušné služby pro pečetění!!!

Možnosti mailování z iFIS

Pro obecné mailování z iFIS přes ikonu Elektronická pošta v horní liště nebo přes volbu Mail z VTS lze pro jednotlivé úlohy/agendy v iFIS nadefinovat samostatné e-mailové šablony (ve funkci 11006 - Definice vazeb šablon pro e-mail).

Obr. Příklad definovaných šablon

Obecný e-mail z iFIS

Prostřednictvím ikony v horní liště je umožněno poslat ze záznamu v iFIS obecnou e-mailovou zprávu. Hlavičku i text e-mailu je nutné vyplnit ručně. Obdobně jako u e-mailu z VTS lze k e-mailové zprávě připojit odkazy na existující a z nich vybrané přílohy k záznamu. Na formuláři (ze strany e-mailu) lze poznat, zda jsou vložené přílohy. Seznam příloh k záznamu je na samostatné záložce, jejich výběr je umožněn pomocí zatržítek. Odesílatel je vyplněn automaticky dle přihlášeného uživatele. V hlavičce je nutné doplnit ručně adresáty. Text e-mailu je předvyplněn dle nastavené šablony. Je možno ho doplnit ručně. Zatržítkem Kopie odesílateli lze nastavit zaslání kopie e-mailu také osobě, která ho odesílá.

Obr. Formulář obecného e-mailu

K e-mailové zprávě lze připojit odkazy na existující a z nich vybrané přílohy k záznamu. Seznam příloh k záznamu je na samostatné záložce Přílohy, jejich výběr je umožněn pomocí zatržítek.

Obr. Vložení příloh k e-mailu

Na záložce E-mail (v pravé dolní části) je následně viditelný příznak vložené přílohy.

Obr. Formulář obecného e-mailu po vložení příloh

Odkazy na přílohy mají nastaveny platnosti pro přístup k uvedeným dokumentům v úložišti. Možnost práce s přílohami je tak časově omezena. Informace o platnosti jsou součástí e-mailové zprávy.

	Varování
	Možnost odesílání e-mailových zpráv z iFIS je určena pouze pro příležitostné odeslání informací a je pouze drobným pomocníkem uživatelů iFIS. V žádném případě nenahrazuje klasické nástroje pro elektronickou poštu !!!

Mailování z VTS (s přílohou)

Prostřednictvím zvolené tiskové sestavy generované přes volbu Mailem ve VTS lze do e-mailové zprávy přidat kromě vygenerovaného tiskového výstupu také odkazy na přílohy evidované u příslušného záznamu. Předpokladem pro tuto možnost je, aby k formuláři v iFIS byla k záznamu navázána vhodná tisková sestava.

Seznam příloh k záznamu je na samostatné záložce, jejich výběr je umožněn pomocí zatržítek.

Odkazy na přílohy mají nastaveny platnosti pro přístup k uvedeným dokumentům v úložišti. Možnost práce s přílohami je tak časově omezena. Informace o platnosti jsou součástí e-mailové zprávy.

Export dat do MS Excel a HTML

Pokud je to umožněno, data je možné exportovat do MS Excel pomocí ikony pro Přenos dat do Microsoft Excel (). Při velkém počtu exportovaných záznamů ze systému iFIS do MS Excel je možné data načítat přímo z DB Oracle na základě podmínky posledního provedeného dotazu. Jaký typ exportu systém použije (formulář/databáze), určuje globální parametr EXPMAXRW a počet exportovaných záznamů. Pokud je nastaven globální parametr EXPMAXRW na hodnotu 0, je export vždy prováděn přímo z databáze. Export dat lze provést také do HTML, a to pomocí ikony pro Export do HTML (). Zakázat export dat z konkrétního formuláře lze provést ve funkci 00312 - Správa formulářů na záložce Vlastnosti.

Evidence dokumentu do iFIS/Spisová služba z dalších agend/úloh iFIS

Do levého toolbaru lze u některých formulářů iFIS naimplementovat ikonu SPS pro evidenci dokumentu do modulu iFIS/Spisová služba.

Obr. Schéma zaevidování dokumentu do iFIS/Spisová služba

Obr. Ikona SPS ve formuláři 03328 – Odběratelská faktura

Po stisku této ikony se otevírá formulář 09142 – Evidence nového dokumentu do spisové služby, ve kterém mohou být při správném nastavení předdefinované některé údaje pro zaevidování nového dokumentu z předávajícího formuláře a dle přihlášeného uživatele.

Zpravidla jsou předvyplněny následující položky:

• Předmět – předdefinovaný text (dle předávací agendy iFIS) a číslo dokladu z předávacího formuláře
• Odesílatel - přihlášená osoba na pracovišti SPS nebo Dodavatel z dokladu (dle směru dokumentu)
• Adresát - přihlášená osoba na pracovišti SPS nebo Odběratel z dokladu (dle směru dokumentu)
• Typ dokumentu - dle předávající agendy iFIS

Obr. Předvyplnění položek ve formuláři formulář 09142 – Evidence nového dokumentu do spisové služby

Na základě uvedeného Typu dokumentu mohou být předvyplněny další položky pro evidenci dokumentu dle nadefinování v aplikaci iFIS/Spisová služba (např. Vyřídit do, Způsob vyřízení, Spisový znak, Skartační znak, Skartační lhůta). Předpokladem pro možnost zaevidování dokumentu do modulu iFIS/Spisová služba přes ikonu SPS je, aby přihlášený uživatel byl registrován jako správce alespoň jednoho spisového uzlu. Pokud je uživatel správcem více spisových uzlů, je primárně potřeba vybrat pracoviště spisové služby, na kterém bude dokument zaevidován.

Obr. Výběr spisového uzlu

Po zapsání údajů do evidence a uložení je vygenerován tzv. PID identifikující dokument v modulu iFIS/Spisová služba. Ve formuláři 09122 - Podací deník lze následně s tímto dokumentem dále pracovat.

Obr. Vygenerované PID

Hodnota vygenerovaného PID je automaticky vložena do formuláře, ze kterého byl dokument v modulu iFIS/Spisová služba zakládán. Tím se záznamy příslušných agend vzájemně propojí.

Obr. Vygenerované PID ve formuláři 03328 – Odběratelská faktura

Přes položku PID a klávesu pro Detail/Volání číselníku lze nahlédnout na provázaný záznam v modulu iFIS/Spisová služba.

Obr. Provázaný záznam ve formuláři 09122 – Podací deník

Stejně tak lze ze záznamu v modulu iFIS/Spisová služba zobrazit záznam provázaného dokladu, a to ve formuláři 09122 – Podací deník na záložce Doklady tlačítkem Zobraz doklad.

Obr. Záznam ve formuláři 09122 – Podací deník – záložka "Doklady"

Obr. Zobrazení dokladu přes volbu "Zobraz doklad"

Seznam formulářů, kde se ikona SPS nachází:

Formulář	Význam	Formulář	Význam
03212	Opravy dodavatelských faktur	03219	Schvalování dodavatelské faktury
03220	Kopie přijatého zálohového listu	03228	Závazek
03231	Dodavatelské faktury – prohlížení	03242	Opravy závazků k zaměstnancům
03244	Prohlížení závazku k zaměstnanci	03249	Schvalování závazků k zaměstnancům
03271	Zapsání zálohového listu	03272	Opravy přijatých zálohových listů
03274	Prohlížení přijatého zálohov. listu	03279	Schvalování přijatých záloh. listů
03281	Vystavení dobropisu odběrateli	03282	Opravy vystavených dobropisů
03284	Prohlížení vystaveného dobropisu	03289	Schvalování vystavených dobropisů
03313	Kopie pohledávky	03319	Opravy odběratelských faktur
03320	Přehled odběratelských faktur	03325	Prohlížení odběratelské faktury
03327	Kopie zálohového listu	03328	Odběratelská faktura
03342	Opravy pohledávek za zaměstnanci	03343	Prohlížení pohledávek za zaměstnanci
03371	Vystavení zálohového listu	03372	Opravy vystavených zálohových listů
03373	Prohlížení vystav. zálohových listů	03381	Zápis přijatých dobropisů
03382	Opravy přijatých dobropisů	03384	Prohlížení přijatého dobropisu
03612	Univerzální daňový doklad	03901	Sestavení upomínky
03902	Přehled upomínek	08201	Registr smluv - správce
08202	Registr smluv	30335	Objednávky - detail

Identifikace pracovní stanice uživatele

Pro jednoznačnou identifikaci okna autora blokace (uživatele v případě, kdy by došlo k zablokování systému) a k potřebě tohoto uživatele odhlásit, bylo doplněno uživatelské SID DB připojení označené textem SID a číslem do záhlaví:

• každého formulářového okna iFIS
• také do správcovských formulářů, kde lze SID uživatele dohledat:
  • 00401 - Aktuální stav systému
  • 00402 – Historie stavu systému

Obr. Identifikace uživatele pomocí SID

Možnost zástupného přihlášení administrátora za jiného uživatele

V iFIS je zavedena možnost tzv. zástupného přihlášení administrátora za jiného uživatele. Více informací naleznete zde.

E-mailová upozornění na důležité změny

Lze nastavit e-mailová upozornění například na:

• důležité změny v číselnících a dokladech
• změnu v číselníku účtů při změně čísla účtu
• změnu bankovního spojení nebo částky Uzavřeného nebo Kontovaného závazku při změně:
  • částky
  • ID účtu
  • specifického symbolu
• změnu bankovního spojení nebo částky Uzavřeného platebního příkazu při změně:
  • částky
  • ID účtu
  • specifického symbolu
  • čísla účtu
  • kódu banky u účtu
• změnu příjemce nebo částky Uzavřeného šeku při změně:
  • částky
  • specifického symbolu
  • příjemce (bez vazby na číselník)
  • příjemce (číselník firem)

Zvýšení bezpečnosti a přechod na DB profily

V administraci dle platné legislativy provedeny následující změny, které vedou k vyšší bezpečnosti při práci uživatelů:

• opětovné ověření identity:
  • upraveno chybové hlášení o ukončení spojení s DB
  • ukončení práce v systému po určité době nečinnosti - při překročení určené doby nečinnosti je uživatel upozorněn na ukončené připojení a vyzván znovu k přihlášení do systému pomocí uživatelského jména a hesla
• ověřování identity účtů administrátorů - minimální délka hesla je 15 znaků
• znemožněno více změn hesla jednoho uživatele během stanoveného období, které musí být nejméně 24 hodin - vytvořen nový systémový parametr KB_PSW_FIX_DAYS pro určení doby nepovolené změny hesla (počet dní od poslední změny hesla, po které nesmí být heslo znovu změněno")
• přechod na DB profily:
  • pro jejich administraci (vytváření a úpravu) je určen formulář Správa runtime repository → Menu administrace → Menu administrace uživatelské → PROF - Správa profilů
  • pro úpravy zadávání DB profilů a aktualizace uživatele lze použít také formulář PROF - Správa profilů nebo formulář 00210 - Správa uživatelů a přístupů
  • pro nastavení DB, aby hlídala omezení zadaná v DB profilech je nutné nastavit DB parametr RESOURCE_LIMIT na hodnotu TRUE (provádí administrátor DB)
  • změny přiřazení DB profilů uživatelům a správcům jsou auditovány v tabulce TKBAUDIT
• vytvoření DB profilů pro skupiny uživatelů:
  • KB_SPRAVCE - profil za administrátora za celek (správce celého iFIS)
  • KB_SPRAVCE EKJ - profil lokálního administrátora (správce ekonomické jednotky)
  • KB_UZIVATEL

Obr. DB profily ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů

• kontrola složitosti hesla:
  • vytvořena funkce SYS.f_kb_verify_psw pro kontrolu složitosti při tvorbě hesla
  • tato funkce je použita ve všech třech vytvořených DB profilech
  • pro administrátory lze vytvořit další funkci s přísnější kontrolou
• přihlášení a odhlášení uživatelů a administrátorů je auditováno v tabulce TKBAUDIT - zápisy se provádějí při přihlášení uživatele do DB, tedy i jakýmkoliv nástrojem, např. SQL*Plus
• zrušení lokálních parametrů, jejichž použití s přechodem na DB profily již postrádá smysl:

Parametr	Význam
PSWDDGTS	Minimální počet číslic v uživatelském heslu
PSWDEXPT	Délka platnosti uživatelského hesla ve dnech
PSWDLNGT	Minimální počet znaků uživatelského hesla

Obr. Přechod na DB profily

V historii se evidují také změny:

• uživatelských rolí
• nastavení plánovače úloh a souvisejících objektů
• parametrů systému

Urychlení aplikace iFIS

Byly urychleny některé důležité a často používané:

• formuláře iFIS
• kontroly a validace
• F3 seznamy například nad položkami zdroje financování (NS/TA/A/KP)

Urychleny byly také dotazy při vyhledávání podle položek:

• zdroje financování - při zadání části zdroje financování v režimu dotazu se automaticky pro zadané části zdroje financování (NS/TA/A/KP) vyhledají ID daných částí a výsledný dotaz se provádí podle těchto ID (používají se selektivnější indexy)
• Organizace, Nákladové středisko, Umístění nebo Analytický účet, kdy v režimu dotazu se systém ponovu snaží dohledat příslušná ID a podle nich provést dotaz (opět jsou používány selektivnější indexy)

Jedná se například o tyto formuláře:

Formulář	Význam	Položky
02212	Vnitropodnikové pohyby	AÚ, NS/TA/A/KP
02229	Vnitropodnikové pohyby - úprava volitelných položek	AÚ, NS/TA/A/KP
02218	Prohlížení kontací prvotních dokladů	AÚ, NS/TA/A/KP
02224	Účetní pohyby - podpora monitorovacích zpráv	AÚ, NS/TA/A/KP
02430	Rozpočty a plány	NS/TA/A/KP
03237	Přehled závazků	Firma, NS/TA/A/KP
03241	Pořízení závazku k zaměstnanci	Firma, NS/TA/A/KP
03230	Přehled dodavatelských faktur	Firma, NS/TA/A/KP
03320	Přehled odběratelských faktur	Firma, NS/TA/A/KP
03337	Přehled pohledávek	Firma, NS/TA/A/KP
05803	Inventární karta dlouhodobého majetku	Středisko, Umístění, Účtovací středisko/TA/A/KP
30333	Objednávky - vstup	Partner, NS/TA/A/KP

Byly urychleny některé další a často používané formuláře iFIS, například:

• 03237 - Přehled závazků při F7, F8 dotazu nad položkou Osoba
• 01291 - Listval firem:
  • při F3 seznamu firem
  • při F7,F8 dotazu nad položkou Interní název
• v modulu iFIS/Rozpočty - urychleny formuláře pro vyhledávání a zobrazování detailů položkového čerpání rozpočtu, zejména dotazy na detaily rozpočtu ze smluv a objednávek, změny se týkají těchto formulářů:
  • 02414 - Čerpání rozpočtu úplné
  • 02415 - Nevyčerpané části smluv
  • 02419 - Nevyúčtované části objednávek
  • 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu
  • 02432 - Čerpání rozpočtu

Kromě urychlení formulářů byly urychleny také některé tiskové sestavy vytvořené v technologii Jasper. Na urychlování dalších Jasper sestav se neustále pracuje.

Migrace databáze na UTF-8 a aplikačního serveru na Oracle Forms verze 12c

Provedena migrace:

• databáze na UTF-8
• aplikačního serveru na Oracle Forms verze 12c

Podrobnější informace zde.