Man30335

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání

30335 * Objednávky - detail

Formulář je určen k založení požadavku na objednávku, k jeho kontrole na volné finanční prostředky v rozpočtu, k uzavření, otevření, schválení, potvrzení, zrušení či tisku konečné objednávky, dále k odesílání objednávky ke zveřejnění do iFIS/Registr smluv, a v neposlední řadě lze formulář použít také k navýšení ceny vyúčtované nebo částečně vyúčtované objednávky.


Obr. 30335/1 Detail objednávky


Detail objednávky lze vyvolat:

  • z přehledového formuláře 30333 - Objednávky - vstup
    • klávesou Výběr (Enter)
    • klávesou pro Nový záznam
    • tlačítkem Vystavení nové objednávky
    • tlačítkem Kopie
  • z různých formulářů iFIS
Poznámka Poznámka
Při vyvolání z formuláře 01223 - Zakázky - projekty dle osoby tlačítkem Vystavení nové objednávky se sledují přístupy řešitele do iFIS přes jeho zakázky - projekty, zároveň může být omezen přístup i na některá tlačítka.


Vystavení nové objednávky

Pro vystavení nové objednávky a jejím primární uložení je potřeba mít vyplněné všechny povinné položky. Řada položek je již na počátku předvyplněna hodnotami převzatými z příslušného deníku objednávky a nastavením v systému dle určených pravidel a parametrů. Další položky jsou vyplňovány uživateli ručně. Povinnost vyplnění některých položek je dána právě nastavením v příslušném deníku objednávky, případně nadefinovanými parametry. Položky, které musí být povinně vyplněné, jsou ve formuláři označené červeným podbarvením. K doplnění některých položek lze využít klávesu pro Seznam hodnot.


Do detailu vystavené objednávky se po zadání čísla smlouvy do položky Saldo smlouvy automaticky předvyplní některé údaje z příslušné smlouvy, a to například do položek:

  • Zdroje financování (NS, TA, A, KP)
  • VZ číslo
  • Komu


Zároveň se po zapsání či vybrání čísla smlouvy a uložení tlačítko Saldo smlouvy zaktivní.


Výše uvedené údaje se předvyplní jen v případě, že dosud nebyly zadány. Zdroj financování (NS, TA, A, KP) se doplňuje jako celek, tedy pokud není v objednávce kompletně vyplněn a ve smlouvě kompletně vyplněn je, do objednávky se předvyplní automaticky. V kontrolním infoookně objednávky je uživatel upozorněn na případný nesoulad údajů vystavené objednávky se smlouvou.


Zdroj objednávky je možné pořídit dvěma způsoby:

  • postupným doplnění nejprve NS, TA, Akce a pak KP
Poznámka Poznámka
Každá následující nabídka je omezena podle předchozích již vybraných hodnot.



Popis formuláře

Proces objednávání je tvořen následujícími úkony:

  1. vystavení nové objednávky (provádí navrhovatel objednávky)
  2. uzavření objednávky (navrhovatel objednávky tím předává požadavek ke schválení)
  3. schválení nebo neschválení objednávky (podle interních zvyklostí provádí správce rozpočtu, příkazce rozpočtu nebo jiná odpovědná osoba)
  4. potvrzení objednávky (podle interních zvyklostí provádí správce rozpočtu, příkazce rozpočtu, nákupčí nebo jiná odpovědná osoba)
  5. saldo (spárování objednávky se závazkem - došlou fakturou, paragonem, stvrzenkou, atd.)


Jednotlivé části formuláře s detailem objednávky

Formulář detailu objednávky je rozdělen do několika samostatných bloků:


Interní údaje
  • Deník - určuje typ, případně dokladovou řadu objednávky; položky, které jsou předvyplněny v deníku, jsou přebírány do nové objednávky automaticky systémem
  • TÚ Položka rozpočtu nebo AÚ Položka rozpočtu - položka rozpočtu (typ účtu):
    • určuje položkové zatížení rozpočtu (např. uvedený TÚ nebo AÚ určuje, zda má být zatížena investiční nebo neinvestiční část rozpočtu), seznam hodnot pro tuto položku může být omezen tzv. referenčním rozpočtem uvedeným v deníku objednávky
    • F3 seznam s nabídkou AÚ Položka rozpočtu je omezen tak, aby se koncovému uživateli ve výchozím stavu nabízely pouze analytické účty, které jsou zapojené na uznatelné položky rozpočtu dotčeného zdroje financování → v kontrolním infookně objednávky se proto může objevit hláška: "Zvolená AU-položka není součástí rozpočtu ZF"
    • volání nabídky pro výběr analytických účtů v detailu objednávky tak bylo upraveno
    • stejně tak byla upravena i nabídka analytických účtů v detailu smlouvy na záložce Rozpočet ve formuláři 08202 - Registr smluv
  • NS, TA, A, KP - zdroj financování (Středisko / Typ akce / Akce / Komplexní položka):
    • pro možnost evidence vícezdrojového financování je k dispozici tlačítko pro rozpis jednotlivých zdrojů financování
    • uvedený zdroj určuje finanční rozpočet, který bude zatížen objednávkou
    • nabídka akcí je omezena pouze na ty, které mají zatrženou položku OZ ve funkci 01220 - Zakázky - projekty)
  • Poznámka - interní textové poznámky, pokyny k objednávce
  • Saldo - účetní stav objednávky, stav spárovanosti objednávky se závazkem (fakturou, paragonem), může nabývat následujících hodnot:
    • Nevyúčtováno - s objednávkou není spárován žádný závazek
    • Částečně vyúčtováno - s objednávkou je spárován alespoň jeden závazek, spárovaná částka objednávky je však menší než celková částka objednávky
    • Vyúčtovano - objednávka je celá pokryta závazky, celá částka objednávky je spárována se závazkem
    • Rozepsáno - objednávka je souhrnná (vícezdrojová), k objednávce existuje rozpis dílčích zdrojů financování
  • Zbývá - částka objednávky, která ještě nebyla vyúčtována, kontrola na doručené doklady/závazky (položka může nabývat i záporných hodnot)
  • Stav - stav objednávky, který může nabývat hodnot:
    • Požadavek - návrh objednávky, umožňuje změny všech položek, záznam již blokuje rozpočet dle nastaveného zdroje a položky rozpočtu
    • Uzavřená - návrh objednávky, uzavřením jsou již některá pole blokovaná proti změnám
    • Schválená - konečná objednávka
    • Neschválená
    • Potvrzená - interní stav konečné objednávky (po schválení/akceptování dodavatele), z hlediska blokace se chová stejně jako Schválená objednávka
    • Zrušená - zrušený záznam, neblokuje rozpočet
  • Stav tisku - stav tisku může být:
    • Exportováno – X
    • Nevytištěno – N
    • Tisk před uzavřením – P
    • Vytištěno – T
  • VZ číslo/typ - číslo a typ veřejné zakázky:
    • VZ – veřejné zakázky
    • VZM – zakázky malého rozsahu
  • Číslo - číslo/identifikátor objednávky, je přidělováno podle nastavené číselné řady při prvním uložení hlavičky objednávky do databáze (tato položka je zahrnuta do tisku)
  • Souhrnná obj. - číslo souhrnné objednávky:
    • objevuje se jen u dílčích objednávek
    • detail souhrnné objednávky lze vyvolat klávesou Detail/Volání číselníku
    • detail souhrnné objednávky se zobrazí jen uživateli, který má na ni nastavený kontextový přístup
    • u objednávek, které nejsou dílčí (jsou souhrnné) se tato položka nezobrazuje
  • PID - identifikátor PID dokumentu v modulu iFIS/Spisová služba provázaného s objednávkou (tato položka je zahrnuta do tisku)
  • COD - číslo objednávky dodavatele (číslo, pod kterým objednávku eviduje dodavatel ve svém systému)


Externí tiskové údaje
  • tlačítko Saldo smlouvy:
    • obsahuje číslo existující smlouvy v iFIS/Registr smluv navázané na objednávku
    • po vložení čísla smlouvy se tlačítko aktivuje
    • tlačítkem Saldo smlouvy lze vyvolat formulář 08220 - Saldo registru smluv
    • správným propojením objednávky se smlouvou je zajištěno, že finanční rozpočet je nadále blokován pouze objednávkou
    • z objednávky lze přes klávesou pro Detail/Volání číselníku zobrazit navázanou smlouvu
    • pokud má uživatel právo na přístup a editaci smlouvy, může rovnou doplňovat a upravovat údaje o smlouvě
  • Datum dodání - předpokládané datum dodání zboží, rozhodující pro určení rozpočtu, který bude zatížen objednávkou (např. uvedené datum dodání určuje, zda má být zatížen lednový nebo únorový finanční rozpočet, rozpočet prvního nebo druhého kvartálu roku atd.)
Pozor Pozor
Při změně data dodání na objednávce z roku na jiný rok je nutné pustit aktualizaci čerpání rozpočtu.


  • Platnost - datum konce platnosti objednávky:
    • datum je rozhodující pro možné hromadné vyřazení ze salda
    • klávesou pro Seznam hodnot je možné do položky Platnost vybírat z nabídky omezené pouze na data ukončení platnosti existujících objednávek, které dosud nebyly zrušeny
  • Doprava - předpokládaný způsob dopravy, lze vybrat z číselníku přípustných hodnot
  • Místo dodání - předpokládané místo dodání
  • Podmínky - předpokládané podmínky dodání, výběrem z číselníku přípustných hodnot
  • Úhrada - předpokládaný typ platby
  • Bankovní účet - číslo bankovního účtu, ze kterého bude plnění objednávky hrazeno
  • Platba - předpokládaný termín úhrady
  • Konečný příjemce:
    • Vyřizuje - jméno a příjmení osoby, která objednávku vyřizuje (kontaktní osoby, může být odlišná od osoby navrhovatele objednávky)
    • kontaktní spojení je předvyplňováno z číselníku osob/záložka spojení
    • Kde - předvyplňováno hlavní pracovní adresou osoby
  • Komu - partner může být uváděn následujícími způsoby:
    • Firma - uživatel vybírá partnera z číselníku firem (včetně dalších údajů IČO, DIČ, Adresa)
    • Osoba - uživatel vybírá partnera z číselníku osob
    • Externí - uživatel ručně zapisuje partnera a jeho adresu volným textem
  • Zpráva - pokyny pro partnera:
    • předvyplněné hodnoty lze ručně pozměnit či doplnit
    • text zprávy lze předdefinovat v tabulce R_SQL pod názvem ZS_TEXT, nastavení však vyžaduje hlubší znalosti (sestavení dotazu), a tak nastavení obsahu tabulky R_SQL je řešeno výhradně pracovníky BBM
  • Měna - položku lze změnit pouze za podmínek:
    • formulář není v prohlížecím režimu
    • objednávka je ve stavu Požadavek nebo Neschválená
    • musí se jednat o objednávku jednozdrojovou
    • účetní stav objednávky musí být Nevyúčtovano


Náhradní plnění

V detailu objednávky lze vyplnit položku NP (Náhradní plnění), která určuje, zda je partner uvedený na objednávce zahrnut do režimu náhradního plnění. Pokud ano, je možné do položky NP uvést hodnotu A. V detailu objednávky je mimojiné také nastavena kontrola proti číselníku organizací, která kontroluje, zda zadaný partner je či není v režimu náhradního plnění. V číselníku organizací ve formuláři 01110 - Organizace je k označení partera v režimu náhradního plnění určena zvláštní položka Náhradní plnění umístěná na záložce Informace v ekonomických informacích dostupných po stisku tlačítka Ekonomické informace. Příznak náhradního plnění se eviduje také u závazků.

Poznámka Poznámka
Podrobnější informace k režimu náhradního plnění naleznete zde.


Řádky

Jednotlivé položky v řádcích jsou:

  • Typ řádku pro tisk
  • Ř – pořadové číslo řádku
  • Text – lze zadat libovolný text nebo lze položku vyplnit pomocí klávesy pro Seznam hodnot → jaký formulář se v tomto případě zobrazí po stisku klávesy pro Seznam hodnot z položky Text je dáno nastavením v deníku objednávek ve formuláři 30217 - Deníky objednávek u položky Vazba na skladovou evidenci:
    • je-li položka Vazba na skladovou evidenci v detailu deníku ve formuláři 30217 - Deníky objednávek nastavena na hodnotu Ano, po stisku klávesy pro Seznam hodnot z položky Text na řádku objednávky v jejím detailu se zobrazí na výběr záznamy z formuláře 10635 - Položky deníku
    • je-li položka Vazba na skladovou evidenci v detailu deníku ve formuláři 30217 - Deníky objednávek nastavena na hodnotu Ne či je nevyplněna, po stisku klávesy pro Seznam hodnot z položky Text na řádku objednávky v jejím detailu se zobrazí na výběr texty předem zaevidované ve formuláři 10610 - Texty objednávek s "Typem textu" Text na řádku objednávky
    • tzn. pokud v deníku není položka Vazba na skladovou evidenci vyplněna, chová se stejně jako při jejím nastavení na hodnotu Ne
    • pokud je ve formuláři 10610 - Texty objednávek u záznamu s "Typem textu" Text na řádku objednávky navíc uvedené středisko, zobrazí se tento text jen u objednávky s tímto střediskem, musí však mít položku Vazba na skladovou evidenci v deníku nevyplněnou nebo vyplněnou hodnotou Ne, tzn. neplatí pro objednávky, které mají ve formuláři 30217 - Deníky objednávek u položky Vazba na skladovou evidenci nastavenou hodnotu Ano (u těchto objednávek se vždy z položky Text zobrazuje formulář 10635 - Položky deníku)
  • Počet:
    • množství měrných jednotek
    • položka se nemusí vyplňovat
    • v řádcích objednávky je zavedena kontrola na kladné číslo v položce Počet
  • MJ – měrná jednotka (hodnoty z definovaného číselníku)
  • Cena/MJ – cena za uvedenou měrnou jednotku
  • Cena celkem – celková cena za položku v řádce v příslušné měně
  • Klasifikace:
    • v položce Klasifikace může uživatel upřesnit vazbu položky objednávky na číselník klasifikací (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky)
    • povinnost vyplnění těchto polí je dána nastavením v příslušném deníku


Další položky v bloku:

  • Cena – celková cena za objednávku v příslušné měně (součet cen v jednotlivých řádcích)
  • Cena pro tisk:
    • celková cena k tisku
    • obsahuje celkový součet všech cen tzv. tisknutelných řádků
  • Datum - datum vystavení objednávky:
    • je automaticky předvyplňován aktuálním datem
    • lze jej však ručně změnit na jiné datum
  • Vystavil - osoba, která objednávku do systému pořizuje:
    • v položce Vystavil je předvyplněno jméno a příjmení přihlášeného uživatele, který objednávku zapisuje do evidence
    • následují kontaktní údaje na tuto osobu, které je možné ručně upravit
    • tyto kontaktní údaje jsou automaticky předvyplňovány pouze v případě, že uživatel má zatrženou/aktivní volbu Aktualizovat kontaktní údaje při každé změně osoby v položce Vystavil (zatržení je řízeno uživatelskými preferencemi)
  • Kontaktní údaje – kontakty na vystavovatele z číselníku osob


Jednotlivé položky řádku jsou nepovinné a záleží jen na uživateli, zda a které položky doplní.

Každý další řádek může uživatel vytvořit klávesou pro Nový záznam nebo kliknutím do prázdných řádků.

Ceny v řádcích jsou orientační, měly by se však v rámci možností co nejvíce přibližovat skutečné ceně.

Pozor Pozor
Některé položky se na řádcích mohou objevit navíc (např. nad řádky objednávky se jedná o položky Koeficient a Sazba, v řádcích objednávky jsou to pak položky Sazba, Cena s / bez DPH, Blokace, DPH, Poměr), a to po zapnutí funkcionality evidence objednávek s využitím DPH sazeb a koeficientu DPH. Více informací uvedeno zde. Zapnutím funkcionality se zobrazí navíc také tlačítko Detail. Podrobnější informace k funkcionalitě a jejímu využití v objednávkách naleznete zde.


Položka Typ řádku pro tisk

Pomocí položky Typ řádku pro tisk lze určit, který řádek bude součástí tisku objednávky (v položce Typ u daného řádku je uvedena hodnota N, která znamená, že řádek se v tisku vůbec nezobrazí) či řádek se bude tisknout s cenou uvedenou na řádku (v položce Typ u daného řádku je uvedena hodnota AA) nebo se bude tisknout, ale bez uvedené ceny (položka Typ bude obsahovat hodnotu AN). Pokud není hodnota položky Typ vůbec vyplněna, tiskne se řádek s předpokládanou cenou nebo bez ceny, a to v závislosti na nastavení lokálního parametru T_OBJPRC. Údaj se týká vždy konkrétního jednoho řádku. Dodavatel tak může pomocí správného nastavení typu řádku dostat k dispozici z reportu objednávky například jen vybrané položky včetně jejich ceny. Některé položky v řádcích mohou být určeny pouze pro vystavovatele objednávky (např. pro účely zahrnutí do rozpočtu).

Typ řádku Význam
AA řádek se tiskne včetně uvedené předpokládané ceny na řádku
AN řádek se tiskne bez uvedené předpokládané ceny na řádku
N řádek se na objednávce vůbec nevytiskne
Nevyplněno řádek se tiskne s předpokládanou cenou nebo bez ceny, a to v závislosti na nastavení lokálního parametru T_OBJPRC (platí pouze v případě, kdy je u řádku objednávky položka Typ nevyplněna)


Součtové položky

Pod řádky jsou zobrazeny součtové položky:

  • Cena bez DPH / Cena vč. DPH:
    • proměnlivá položka - zda bude uvedena cena bez DPH nebo včetně DPH je ovlivněno tím, co je zadáno do položky Cena (výběr z hodnot bez DPH či vč. DPH)
    • celková cena bez DPH / celková cena včetně DPH
    • je součtem jednotlivých částek z řádků objednávky
    • hodnotu lze měnit úpravou částek v řádcích objednávky
  • Blokace - částka blokace finančního rozpočtu
  • Cena pro tisk - cena celkem k tisku


Dokumenty

Elektronické dokumenty v libovolném formátu (XLS, DOC, PDF, JPG atd.) je možné evidovat k objednávce na záložce Dokumenty. Vzhled záložky Dokumenty je podobný formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu a jeho funkcionalita funguje na obdobném principu. Takovým dokumentem k připojení do objednávky můžou být například doručené nabídky, kalkulační listy k objednávce, podklady pro sestavení konečné objednávky, atd. Nový dokument je možné k objednávce připojit stisknutím klávesy Nový záznam, vyplněním povinné položky Popis (případně dalších nepovinných položek pro upřesnění evidence) a následným stiskem tlačítka Vlož. Přes zobrazený dialog uživatel vyhledá dokument v příslušném adresáři, označí ho kurzorem a potvrdí jeho vložení volbou Importuj. Dokumenty ve formě souboru zde vložené jsou dostupné k nahlédnutí (pomocí tlačítka Ukaž), případně k vytisknutí či uložení na lokální disk (tlačítko Kopíruj).


Obr. 30335/2 Objednávky - detail - záložka "Dokumenty"


K objednávce lze připojit více dokumentů. Pro každý dokument přiložený k objednávce slouží nový řádek v záložce Dokumenty. Počet řádků (a tedy i přiložených dokumentů) není omezen. Podrobnější informace k přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde.


Dokumenty lze také opatřit elektronickým podpisem či pečetí. Více informací naleznete zde.


Související přílohy u objednávky zobrazují i dokumenty připojené k navazujícímu PID ve Spisové službě.


Kontroly

Uživatel je v tzv. kontrolním infookně v detailu vystavené objednávky v průběhu jejího zaevidování upozorňován hlášeními. Další podrobnější informace ke kontrolnímu infooknu jsou uvedeny v kapitole Kontrolní infookno ve formuláři závazků. Kontrolní infookno se nachází například také v detailech závazků, pohledávek, přijatých objednávek, eSchvalování či v detailu zakázek. Pro administraci upozorňujících hlášení v kontrolních infooknech je určen formulář 00350 - Administrace kontrolních hlášení. Předpokládá se postupné doplnění dalších kontrol a s nimi souvisejících upozornění dle aktuálních potřeb a požadavků uživatelů.


Jednotlivá upozornění v kontrolním infookně lze aktualizovat přes tlačítko Kontroly.


V detailu vystavené objednávky se může při stisku tlačítka Uzavření objevit vyskakující okno s hláškou: "Doklad nelze uzavřít. Potvrďte hlášky v kontrolním okně." v případě, kdy v kontrolním infookně existuje oranžová hláška k potvrzení.


Dokud nebudou všechny oranžové hlášky v kontrolním infookně objednávky označeny jako přečtené zatržením zatržítka a nezmění se na zelené, nebude možné objednávku uzavřít. Také červené hlášky blokují uzavření objednávky. Více informací ke kontrolnímu infooknu a zbarvení jednotlivých hlášek naleznete zde.


Dle stavu objednávky se mohou uživatelům průběžně zobrazovat například tato upozornění:

  • "Nejsou doplněny povinné údaje" – zobrazí se v případě, že nejsou vyplněné všechny povinné položky formuláře, v závorce za hláškou jsou vyjmenované povinné položky, které nejsou vyplněné
  • "Doplňte data pro zveřejnění" - pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano, jsou povinnými také všechny přístupné položky uvedené v bloku Data pro RS, všechny červeně označené položky je nutné vyplnit
  • "Vyberte firmu z číselníku organizací" - zobrazí se, pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano a blok Partnera (položky Komu) není typu Firma
  • "Doplňte přílohu ke zveřejnění" - zobrazí se, pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano a příloha označená typem dokumentu Veřejná příloha dosud není vložena
  • "Překročen fin. limit pro zveřejnění":
    • kontrola finančního limitu pro zveřejnění vystavené objednávky
    • upozornění se v kontrolním infookně vystavené objednávky objeví, když se finanční limit nastavený v příslušném deníku vystavených objednávek (ve formuláři 30217 - Deníky objednávek pod položkou Limit zveřejnění) rovná nebo je překročen a v poli Zveřejnit v ISRS není hodnota Ano (předpokladem je také, že měna objednávky se shoduje s měnou nastavenou v deníku)
    • porovnává se celková cena s DPH
    • kromě kontroly na finanční limit v deníku (hláška "Překročen fin. limit pro zveřejnění") lze nastavit ve formuláři 00350 - Administrace kontrolních hlášení pro úlohu 303 - Vystavené objednávky pomocí R_SQL parametru další kontrolu, která se objeví, pokud celková cena vystavené objednávky přesahuje částku stanovenou v R_SQL parametru
  • "Neshoda s údaji na smlouvě" - v případě, že zdroj financování (NS/TA/A/KP) objednávky a připojené smlouvy se liší
  • "Smlouva není zveřejněna v ISRS" - v případě, kdy smlouva navázaná k objednávce je určena ke zveřejnění
  • "Objednávka není zveřejněna v ISRS" - tato hláška se objevuje u všech stavů kromě Zveřejněno a Zveřejněno protistranou
  • "Platnost záznamu o firmě neodpovídá datu vystavení objednávky"
  • "Platnost záznamu o firmě neodpovídá datu dodání objednávky"
  • nespolehlivosti plátce – červené upozornění brání uzavření objednávky s partnery, kteří jsou nespolehliví
  • "Smlouva není zveřejněna v ISRS" - u objednávky, která již byla přenesena do Registru smluv, tzn. bylo jí přiděleno číslo v Registru smluv vygenerováním pomocí tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS, se kontroluje, zda smlouva již byla v ISRS zveřejněna
  • "Objednávka není zveřejněna v ISRS" - hláška se objevuje u všech stavů kromě Zveřejněno a Zveřejněno protistranou
  • "Platnost akce neodpovídá datu dodání" - kontrola na neplatnou akci uvedenou v objednávce ve zdrojích financování, pokud neodpovídá datu dodání objednávky - zobrazuje se červené upozornění v případě, kdy je připojena akce, jejíž časová platnost neodpovídá datu uvedenému v položce Datum dodání v objednávce, červená varovná hláška zabraňuje uzavření objednávky, dokud nebude uvedena platná akce
  • "Typ partnera neodpovídá ZSFIROS (parametr)" - zobrazí se, pokud typ partnera neodpovídá hodnotám uvedeným v parametru ZSFIROS (= Nastavení povolených typů partnera ve vystavených objednávkách):
    • F = Firma
    • O = Osoba
    • N = Externí
  • kontrola při vystavení objednávky na středisko bez nastaveného oprávnění:
    • pokud je vystavena objednávka na jiné nákladové středisko, kde není nastavené oprávnění, objeví se v kontrolním infookně blokující červené upozrnění, které kontroluje platný kontextový přístup na nákladové středisko zadané v hlavičce vystavené objednávky
    • kontrola má za úkol zamezit uložení objednávky s nákladovým střediskem, na které přihlášený uživatel nemá v danou chvíli kontextový přístup
    • pokud nastane situace, kdy se uživateli podaří vložit "cizí" nákladové středisko nebo "cizí" zakázku, na které jinak nemá přístup, je mu díky této kontrole zabráněno objednávku uložit a uzavřít
    • objednávku v takovém případě nelze ani vytisknout
    • po vložení nákladového střediska, na které uživatel nemá přístup, a následném uložení, se nejdříve zobrazí hláška ve vyskakujícím okně, posléze se po jejím potvrzení objeví upozornění v kontrolním infookně vystavené objednávky
  • "Dílčí objednávka č. xxx je již zveřejněna nebo byla odeslána ke zveřejnění" - upozorňuje na dílčí objednávku, která byla již zveřejněna
  • "Organizace není platná k datu ..." - kontrola platnosti firmy v objednávkách:
    • pokud je v objednávkách uváděn Partner (položka Komu) typu Firma, kontroluje se platnost subjektu z číselníku organizací na uvedené Datum dodání objednávky
    • upozornění v kontrolním infookně se objeví v případě, kdy je k Datu dodání objednávky firma neplatná
    • podobně jako v závazcích, pohledávkách a univerzálních daňových dokladech se objeví upozornění na neplatnou organizaci v kontrolním infookně objednávky po stisku tlačítka Kontroly
    • při změně data dodání na objednávce z roku na jiný rok je nutné spustit aktualizaci čerpání rozpočtu
  • kontroly na smlouvu připojenou k objednávce:
    • "Nesoulad s údaji smlouvy (VZ)" - objeví se v případě nesouladu čísla veřejné zakázky uvedeného v připojené smlouvě
    • "Nesoulad s údaji smlouvy (ZF)" - objeví se v případě nesouladu zdroje financování (NS/TA/A/KP) uvedeného v připojené smlouvě
    • "Nesoulad s údaji smlouvy (partner)" - objeví se v případě nesouladu dodavatele (partnera) uvedeného v připojené smlouvě
  • "Nesoulad ceny s rozpisem dílčích zdrojů" - kontrola souladu cen v dílčích objednávkách a v souhrnné objednávce


Pokud je smlouva navázaná k objednávce, nejde zrušit.


Také v kontrolním infookně závazků a pohledávek s vazbou na objednávku se mohou objevit upozornění na stav jejího zveřejnění:

  • "Neurčeno zveřejnění obj. č. xxx v ISRS" – objeví se v případě, kdy je do závazku/pohledávky dotažena objednávka, u níž není určeno, zda má být zveřejněna v ISRS či nikoli
  • "Objednávka není zveřejněna v ISRS" – objeví se v případě, kdy objednávka dotažená do závazku/pohledávky má být zveřejněna, ale není


Další kontroly v objednávkách:

  • "Dodavatel NEUVEDENO zde není povolen" - kontrola na firmu uvedenou v parametru NEUFIRM
  • kontrola objednávky proti finančnímu rozpočtu:
    • zapsaný požadavek na objednávku obvykle blokuje finanční prostředky ve finančním rozpočtu (je dáno nastavením deníku objednávky)
    • kontrola objednávky proti finančnímu rozpočtu je prováděna v závislosti na nastavení deníku objednávky (viz správcovské možnosti nastavení deníku objednávky), a to při uložení objednávky
    • pokud je rozpočtová kontrola aktivována, je současně s každým uložením změn prováděna kontrola celkové částky objednávky oproti volným finančním prostředkům ve finančním rozpočtu
    • uživateli je posléze zobrazeno hlášení o stavu a zůstatku finančního rozpočtu
    • v případě přečerpání rozpočtu je uživatel informován tak, že se částka "přečerpání" zobrazí červenou barvou
    • pokud je v deníku objednávky nastavena tzv. upozorňovací rozpočtová kontrola, pak je uživatel informován o stavu a zůstatku finančního rozpočtu
    • bez ohledu na kladný či záporný výsledek rozpočtové kontroly však může uživatel objednávku vystavit a vytisknout
    • v době probíhajících uzávěrek bývá v deníku nastavena tzv. přísná rozpočtová kontrola objednávek
    • tento režim kontroly včas odhaluje hrozbu přečerpání finančního rozpočtu
    • není tedy možné vystavit žádnou objednávku, která by mohla způsobit přečerpání rozpočtu
    • navrhovatel objednávky je v tomto případě vyzván, aby se neprodleně obrátil na svého rozpočtového referenta
    • ten provede revizi aktuálního stavu rozpočtu a rozhodne, zda provede rozpočtové přesuny tak, aby tím umožnil objednávku realizovat
    • tímto je dosaženo celkové rozpočtové vyrovnanosti, všechny záporné rozpočtové zůstatky jsou řešeny předem


Obr. 30335/3 Objednávky - kontrola rozpočtu při uložení


  • kontrola platnosti objednávky:
    • v iFIS je zavedena možnost tzv. měkké kontroly při změně stavu objednávky (uzavření, schválení, potvrzení) na základě vyplnění vnitřního parametru ZS_UPOZ v tabulce R_SQL
    • pokud dotaz vrátí hodnotu stupně povinnosti = 1, jedná se o případ měkké kontroly, kdy uživatel na základě zobrazeného dotazu rozhodne o provedení akce
    • text dotazu je generován stejně jako stupeň povinnosti, tentokrát do proměnné
    • v okně s upozorněním se uživatel může rozhodnout, zda se má dokončit nebo odvolat uzavření objednávky
    • pro nastavení kontroly je nutné kontaktovat pracovníky BBM
  • kontrola vyplnění položek:
    • při vystavení objednávky a následné změně jejího stavu v důsledku uzavření, schvalování a potvrzování lze kontrolovat vyplnění položek objednávek nastavením parametrů v tabulce R_SQL
    • nastavením kontroly může být uživatel upozorněn na povinnost vyplnění některých položek (např. VZ číslo/typ, Smlouva, CPV, apod.)
    • text upozornění i podmínku kontroly lze libovolně měnit a přizpůsobit potřebám uživatele
    • pro nastavení podmínek volitelné kontroly v tabulce R_SQL je nutné kontaktovat pracovníky BBM
Příklad Příklad
V tabulce R_SQL je možné nastavit například kontrolu na povinné vyplnění položky VZ číslo/typ u objednávek s celkovou částkou nad 40.000,-- Kč. Dokud nebude položka VZ číslo/typ vyplněna, nebude možné objednávku uzavřít ani schválit. Tímto způsobem lze kontrolovat i vyplnění jiných položek objednávek.


Data pro RS
  • Zveřejnit v ISRS - indikace, zda má být objednávka uveřejněna v ISRS s možnostmi Ano/Ne/Určit - při vystavení objednávky nebo při kopii objednávky musí být položka Zveřejnit v ISRS povinně uživatelem vyplněna; u všech dílčích objednávek je při jejich vzniku nastavena hodnota položky Zveřejnit v ISRS na hodnotu zveřejnit = Ne, tuto hodnotu nelze přes formulář s detailem objednávky změnit; pokud položka Zveřejnit v ISRS v deníku objednávek ve formuláři 30217 - Deníky objednávek:
    • je vyplněna, doplní se automaticky do nově vytvořené objednávky (klávesou pro Nový záznam nebo kopií) dle deníku
    • není vyplněna, musí ji uživatel povinně v nově vytvořené objednávce doplnit
  • NS - středisko odpovídající za zveřejňovanou objednávku/smlouvu, výchozí nastavení položky se přebírá z položky NS ze zdroje financování
  • Osoba - osoba odpovídající za zveřejňovanou objednávku/smlouvu, výchozí nastavení položky se přebírá z položky Konečný příjemce / Vyřizuje
  • Datum potvrzení - datum vystavení/potvrzení objednávky dodavatelem, výchozí nastavení položky se přebírá z položky Datum
  • Předmět - textová položka pro výstižný popis předmětu objednávky, nepředvyplňuje se
  • Cena - nepovinná položka, přebírá se z položky Cena pro tisk (včetně informace o DPH a měně)


Položka Zveřejnit v ISRS je přístupná pro nově zakládanou objednávku, ať již běžným způsobem nebo kopií. U již založených objednávek se tato položka zpřístupňuje ikonou Klíč spolu s blokem Data pro RS. Položku lze upravovat, pokud ještě nebyla vygenerována smlouva ke zveřejnění objednávky nebo stav této vygenerované smlouvy je Zrušeno zveřejnění.


Položky v bloku lze předvyplnit prostřednictvím tlačítka Data pro RS.


Položky, které jsou plněny až po použití tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS:

  • Číslo smlouvy – číslo vygenerované smlouvy ke zveřejnění
  • Stav zveř. – stav zveřejnění smlouvy/objednávky (přebíráno z příslušné smlouvy)


U objednávek určených ke zveřejnění v ISRS, ke kterým byla vygenerována smlouva zasláním dat do Registru smluv tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS, může položka Stav zveřejnění obsahovat hodnotu Zveřejněno protistranou, a to vždy dle stavu zveřejnění příslušné smlouvy.


Tlačítka a ikony v detailu objednávky a jejich význam

Jednotlivé úkony jsou prováděny prostřednictvím tzv. funkčních tlačítek. Uživateli jsou přístupná pouze ta funkční tlačítka, která lze v daný okamžik použít (viz aktuální stav objednávky) a zároveň pouze ta tlačítka, na která má uživatel přiděleno oprávnění. Uživatelská oprávnění k jednotlivým úkonům nastavuje a udržuje správce aplikace.


Tlačítko Uzavření

Tato volba slouží pro uzavření požadavku na objednávku. Po stisku tlačítka Uzavření se stav Požadavek (případně stav Neschválená) mění na stav Uzavřená. Uživatel tímto úkonem předává požadavek na objednávku ke schválení. Tisk objednávky je stále v režimu návrhu objednávky. V uzavřených nevyúčtovaných objednávkách lze změnit cizí měnu pomocí tlačítka Opr. uzav. pro opravy uzavřené objednávky s automatickým přepočtem částek na řádcích objednávky.


Tlačítko Schválení

Volba je určena pro schválení objednávky. Schvalující osobou bývá podle interních zvyklostí správce nebo příkazce rozpočtu, případně jiná oprávněná osoba. Po stisku tlačítka Schválení se stav objednávky mění na Schválená. Tisk objednávky již není v režimu návrhu objednávky.


Tlačítko Neschválení

Tlačítko Neschválení slouží pro zamítnutí objednávky a po jeho použití se objeví okno pro udání důvodu neschválené objednávky. Stav objednávky se v tomto případě mění na Neschválená. Důvod neschválení se po zápisu schvalující osoby zapíše automaticky do položky Poznámka. Neschválenou objednávku může navrhovatel objednávky běžným způsobem dodatečně upravit tak, aby mohla být následně schválena.


Obr. 30335/4 Neschválení objednávky - okno pro uvedení důvodu neschválení

Pozor Pozor
Neschválená objednávka blokuje finanční prostředky ve finančním rozpočtu.


Pokud neschválená objednávka nebude nakonec realizována, je potřeba ji obratem převést do stavu Zrušená.


Tlačítko Potvrzení

Volba slouží pro zaevidování potvrzení objednávky (po schválení/akceptaci dodavatele). Po stisku tlačítka Potvrzení se stav objednávky mění ze stavu Schválená na stav Potvrzená. Podle interních organizačních pravidel jsou objednávky potvrzovány správcem rozpočtu, příkazcem rozpočtu, nákupčím nebo jinou odpovědnou osobou.


Tlačítko Otevření

Tato volba umožňuje odpovědnému uživateli převést nevyúčtovanou uzavřenou, schválenou nebo potvrzenou objednávku zpět do stavu Požadavek. Toho docílíme stiskem tlačítka Otevření. Na objednávce ve stavu Požadavek lze provést libovolné změny a následně objednávku standardním způsobem převést zpět do stavu Uzavřen.


Tlačítko Navýšení

Tato volba umožňuje navýšit cenu vyúčtované nebo částečně vyúčtované objednávky. Po stisku tlačítka Navýšení může uživatel do objednávky přidat nový řádek, čímž dojde ke zvýšení celkové částky objednávky. Původní řádky však opravovat nelze. Blokace prostředků finančního rozpočtu se zvýší o navýšenou částku objednávky. Navýšení bývá prováděno především u trvalých objednávek, které obvykle nejsou tisknuty a odesílány dodavateli. Trvalé a postupně navyšované objednávky jsou v evidenci objednávek vedeny především z důvodu správného a postupného zatěžování finančního rozpočtu. Může se jednat například o předplatné tiskovin, průběžné pravidelné zásobování, atd.


Tlačítko Zrušení

Tlačítko Zrušení umožňuje zrušit objednávku. Zrušit lze pouze nevyúčtovanou objednávku (objednávka nespárovaná s žádným závazkem - fakturou, paragonem). Nelze zrušit ani objednávku, která je svázána se smlouvou. Po zrušení se stav objednávky změní na Zrušená. Objednávka tímto přestává blokovat prostředky ve finančním rozpočtu. Pomocí tlačítka Zrušení lze zrušit souhrnnou objednávku, čímž dojde k uvolnění čerpání rozpočtů i u jejích dílčích zdrojů, avšak pouze jsou-li ve stavu Nevyúčtováno. Souhrnná objednávka ani její dílčí zdroje neblokují rozpočty.


Tlačítko Saldo

Funkce umožňuje spárovat objednávku se závazkem. Závazkem se rozumí například dodavatelská faktura, závazek k zaměstnanci, paragon, pokladní stvrzenka, zálohový list, atd. Správné propojení objednávky se závazkem je nezbytné pro vyřazení objednávky z blokace finančního rozpočtu a související správnou interpretaci zůstatku finančního rozpočtu.


Tlačítko Saldo umožňuje odpovědné osobě provést pro uzavřené, schválené nebo potvrzené objednávky přímý vstup do funkce 30327 - Saldo objednávky pro vyúčtování a spárování objednávky se závazkem. V případě, kdy je objednávka spárována se závazkem, tlačítko Saldo se zobrazuje podsvícené zelenou barvou.


Tlačítko Saldo je aktivní (není zašedivělé) pouze při splnění podmínek:

  • uživateli musí být ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů přidělena akce ZSVYOBS pro aktivaci tlačítka pro vyúčtování objednávky
  • vystavená objednávka:
    • nesmí být souhrnná, tzn. v přehledovém formuláři 30333 - Objednávky - vstup musí být ve sloupci označeném písmenem S uvedena hodnota N
    • musí být ve stavu Uzavřená, Potvrzená nebo Schválená
  • formulář s detailem vystavené objednávky musí být navíc v editačním režimu
Poznámka Poznámka
Tlačítko Saldo zůstane nepřístupné uživateli, který nemá žádnou roli s přístupem na akci ZSVYDVYR nebo ZSVYOBS.


Zpřístupněno je tlačítko Saldo také v detailu objednávky volaném z formuláře 30329 - Saldo objednávek k faktuře.


Volba Vyřadit ze salda změní saldokontní stav objednávky na Vyúčtováno bez ohledu na to, zda k objednávce jsou nebo nejsou připárovány závazky. Objednávka tím automaticky přestává blokovat finanční rozpočet. Obvykle je tento postup používán například pro vyúčtování objednávky, která nebyla dodavatelem realizována a nebyl k ní tudíž doručen žádný doklad - závazek.


Volba Zařadit do salda změní saldokontní stav objednávky na:

  • Nevyúčtováno - k objednávce dosud není připárován žádný závazek, objednávka opět blokuje svou celkovou částkou finanční rozpočet
  • Částečně vyúčtováno - s objednávkou je spárován alespoň jeden závazek, závazky však nepokrývají celkovou částku objednávky, objednávka svou nevyúčtovanou částkou opět blokuje finanční rozpočet


Připojit lze také zálohové listy. Vazba mezi přijatým závazkovým zálohovým listem a objednávkami se automaticky ukládá do salda objednávky.


Postup párování je uveden v dokumentaci k formuláři 30327 - Saldo objednávky.


Jsou umožněny i blokace rozpočtu ze smlouvy přes analytický účet. Více informací uvedeno zde.


Tlačítko Rozpočty

Tlačítkem Rozpočty je vyvolána funkce 02430 - Rozpočty a plány umožňující další práci s rozpočty. Tlačítkem Rozpočty, umístěným v dolní části formuláře s detailem objednávky, jsou zobrazeny konkrétní rozpočty ke zdroji financování, který je zobrazen v hlavičce objednávky. Jsou zobrazeny pouze rozpočty, ke kterým má uživatel přístup přes kontext "NS pro rozpočty". Tlačítko je aktivní pouze v případě, kdy je zdroj financování kompletní. Nemá nic společného s tím, zda je rozpočet k objednávce nalezen či nikoli. Uživatel může pomocí tohoto tlačítka založit nový rozpočet, pokud má k tomu oprávnění. Při existenci objednávky bez TÚ/AÚ položky rozpočtu se po stisku tlačítka Rozpočty v detailu objednávky objeví upozornění, že nelze zobrazit související rozpočty. Pokud se k objednávce nenalezne žádný rozpočet, nepokračuje se na formulář rozpočtů, ale je vydáno informační hlášení.


Tlačítko Přepočet

Tlačítko Přepočet je určeno pro přepočet domácí měny v řádcích objednávky dle kurzu uvedeného v hlavičce. Je zobrazeno pouze v případě, že objednávka není v domácí měně. Pokud se mění měna z CZK na cizí, přenese se částka z CZK do cizí měny a CZK měna se přepočte. Pokud se mění měna z cizí na CZK, přenese se částka z cizí měny do CZK.


Tlačítko Detail

Tlačítko je zobrazeno pouze při zapnuté funkcionalitě evidence objednávek s / bez DPH s využití DPH sazeb a koeficientu DPH. Zapíná se výběrem honoty Ano do položky Využití DPH sazeb ve formuláři 30217 - Deníky objednávek, a to pro jednotlivý deník zvlášť. Platí pouze pro nově vystavené objednávky.

Poznámka Poznámka
Více k funkcionalitě a jejímu využití se dočtete zde.


Tlačítko Detail zobrazí detail ceny objednávky s těmito položkami:

  • Celkem bez DPH
  • Celkem plné DPH
  • DPH krácené poměrem
  • Odpočet koef. DPH
  • DPH do nákladů
  • Celkem náklad
  • Celkem tisk


Tlačítko Historie

Tlačítko Historie slouží pro chronologické zobrazení změn na objednávce a nabízí blokové menu, kde se uživatel může rozhodnout, zda bude vyvolána historie změn pouze k samotné objednávce nebo historie ke zveřejnění objednávky. V historii ke zveřejnění objednávky lze zobrazit změny týkající se položek zveřejnění. Samotný proces zveřejnění přes vygenerovanou smlouvu lze sledovat v příslušné smlouvě včetně historie.


Obr. 30335/5 Tlačítko "Historie" a jeho použití


V historii změn objednávky je automaticky zaznamenáván autor a čas provedených úkonů s objednávkou:

  • Uzavření
  • Schválení
  • Neschválení
  • Potvrzení
  • Navýšení
  • Otevření
  • Zrušení
  • Oprava uzavřené objednávky


Také založení, zrušení či změna dílčích objednávek se zapisuje do historie objednávky. Do historie objednávky se také ukládají evidenční změny například v položkách:

  • Dodavatel
  • Částka
  • Zdroj financování
  • Položka rozpočtu
  • Zveřejnit
  • Datum dodání, atd.


Tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS

Tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS se z vytvořené objednávky vygeneruje samostatná smlouva ke zveřejnění. Její číslo je zapsáno v položce Číslo smlouvy.

Pozor Pozor
Více informací ke zveřejnění objednávek naleznete zde, případně i v kapitole Zveřejňování objednávek.


Poznámka Poznámka
Editace a zveřejnění v Registru smluv přesunem do detailu smlouvy pomocí klávesy CTRL + A z položky Smlouva v detailu objednávky je umožněno jen uživatelům s odpovídajícími přístupy (kontexty + editace + práva na tlačítka, atd.).


Tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS je samostatně administrovatelné pro přístup uživatelů. Tlačítko lze nadefinovat pouze roli ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.

Tlačítko Akce
Odeslat ke zveřejnění do RS BUT_OBJ_ZVER
Pozor Pozor
Zajištěna je ještě další kontrola pro zpřístupnění tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS, a to na základě stavu vystavené objednávky. Nastavuje se parametrem ZVERSTAV = nastavení minimálního stavu objednávky vystavené pro umožnění odeslání ke zveřejnění do RS. Hodnoty:
  • U – uzavřená
  • S – schválená
  • P – potvrzená



Generovat zveřejňovací doložku smlouvy lze již při samotném odeslání objednávky ke zveřejnění do iFIS/Registr smluv tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS. Součástí je přenesení případné ceny s DPH z objednávky do záložky Zveřejňovací doložka umístěné v detailu smlouvy ve formuláři 08202 - Registr smluv. V iFIS je zamezeno změně zveřejňovací doložky u vystavené objednávky v případě, že již byla odeslána ke zveřejnění nebo byla zveřejněna. V souvislosti s tím bylo upraveno i datové rozhraní iFIS/Objednávky.


Při zápisu zveřejňovací ISRS doložky přes datové rozhraní iFIS/Objednávky se automaticky generuje také záznam v iFIS/Registr smluv. Funkce Pa082_Zverdol.Zver_Data je tím rozšířena o parametr GEN_ISRS_, který určuje, zda se má při vytváření či aktualizaci zveřejňovací doložky pro objednávky rovnou vygenerovat záznam do iFIS/Registru smluv včetně zveřejňovací doložky.


Ikona s klíčem pro odemknutí bloku zveřejnění

Ikonou s klíčem lze odemknout / zamknout blok zveřejnění Data pro RS pro možnost editace dat po vygenerování smlouvy. Editovatelné položky = NS, Osoba, Cena, Datum potvrzení, Předmět. Ikona s klíčem k odemknutí tohoto bloku je administrovatelná přes akci BUT_OBJ_ZAMEK_ZVER. Pro možnost odemknutí (ikona s klíčem bude aktivní) je navíc nutné, aby vystavená objednávka:

  • měla položku Zveřejnit v ISRS nastavenou na hodnotu Ano
  • nebyla uzamčena jiným uživatelem
  • nebyla otevřena jen pro prohlížení


Pokud je objednávka pořízena přenosem z externího systému (červené upozornění dole pod tlačítky), lze blok zveřejnění odemknout a editovat, přestože u samotné objednávky tato možnost není.

Poznámka Poznámka
Pokud je již vygenerováno číslo smlouvy, blok Data pro RS nelze měnit a tudíž ani odemknout. Ikona s klíčem bude tedy u takové objednávky nepřístupná.


Zveřejňování objednávek

Pozor Pozor
Objednávky se zveřejňují prostřednictvím iFIS/Registr smluv, iFIS/Spisová služba a datových schránek (pokud je implementováno), jak je podrobně popsáno v samostatném dokumentu Zveřejňování objednávek.


Možnost evidence objednávek s / bez DPH s využitím DPH sazeb a koeficientu DPH

Pozor Pozor
V iFIS je zavedena důležitá funkcionalita, která umožní automaticky dopočítávat jednotlivé ceny na objednávce bez jakýchkoli dalších ručních zásahů. Uživatelům tak odpadá nutnost dopočítávat ceny ručně, výrazně usnadňuje práci s vystavením objednávky a eliminuje rizika chybných cen, ke kterým by mohlo dojít při ručním dopočítávání, zvláště při využití koeficientu DPH. Nastavuje se v denících objednávek ve formuláři 30217 - Deníky objednávek, a to pro každý deník zvlášť, kde budete chtít funkcionalitu pro automatický dopočet cen na objednávce využít.


Tip Tip
Funkcionalita se zapne vyplněním položky "Využití DPH sazeb" hodnotou "Ano", a to v detailu konkrétního deníku ve formuláři 30217 - Deníky objednávek.

Pokud nebudete chtít funkcionalitu používat, jednoduše ji u jednotlivého deníku vypnete výběrem možnosti Ne do položky Využití DPH sazeb


Pozor Pozor
Po instalaci k zákazníkům bude tato funkcionalita defaultně vypnuta, a to u všech deníků objednávek, tzn. u každého deníku objednávky bude položka Využití DPH sazeb defaultně nastavena na hodnotu Ne, tzn. zákazníci ji nemusí využívat. Ale proč ne, když zpříjemňuje a zjednodušuje práci a eliminuje rizika chybných ručních dopočtů cen, neboť částky DPH se zahrnutím koeficientu DPH vypočítává automaticky.


Poznámka Poznámka
Více informací si můžete přečíst zde.


K čemu Vám tato funkcionalita pomůže:

  • funkcionalita Vám po jejím zapnutí pomůže automaticky dopočítat ceny na objednávce bez jakýchkoli dalších ručních zásahů
  • to umožní lépe využívat koeficient DPH s následným dopočtem cen na objednávce
  • uživatelé nebudou muset někde mimo iFIS ručně vypočítávat některé ceny včetně částky DPH po krácení s využitím koeficientu DPH (zálohového, poměrového)
  • eliminuje tak rizika chybných dopočtů cen na objednávce, ke kterým dochází při ručním výpočtu
  • současně umožní lépe sledovat celkové zatížení rozpočtu → určuje, jakou částkou bude objednávkou zatížen finanční rozpočet
  • pomůže se zorientovat v přehledu jednotlivých částek objednávky vyvoláním detailu prostřednictvím tlačítka Detail, zobrazeného pod řádky objednávek, odkud lze zjistit podrobnější rozpis jednotlivých částek (cen objednávky)
  • pracovníkům vystavujícím objednávky tak celkově usnadní práci a značně zkrátí dobu strávenou při vystavování objednávek při používání koeficientu DPH (zálohového, poměrového)
  • ...
Pozor Pozor
Funkcionalita se zapíná výběrem honoty Ano do položky Využití DPH sazeb v detailu formuláře 30217 - Deníky objednávek, a to pro každý deník zvlášť.



Nad řádky objednávky se při zapnuté funkcionalitě Využití DPH sazeb navíc zobrazí dvě položky:

  • Koeficient:
    • roční zálohový koeficient pro krácení DPH a korekci blokované částky rozpočtu
    • dotažen z číselníku zálohových koeficientů pro daný rok (aktualizuje se při ročním vypořádání)
    • položku lze editovat
  • Sazba:
    • maximální platná sazba z číselníku sazeb daně z přidané hodnoty v měně objednávky
    • slouží jako výchozí hodnota sazby DPH pro zadávání nových řádků objednávky
    • položku lze editovat


Při zapnuté funkcionalitě Využití DPH sazeb se na řádcích navíc objeví další položky:

  • přepínač Cena, kde má uživatel na výběr vybrat, zda ceny v řádcích budou uváděny v cenách včetně DPH nebo bez DPH, po stisku klávesy pro Seznam hodnot z této položky má uživatel na výběr z těchto možností:
    • bez DPH - cena bez DPH
    • vč. DPH - cena včetně DPH
  • tlačítko Detail - zobrazí detail ceny objednávky s těmito položkami:
    • Celkem bez DPH
    • Celkem plné DPH
    • DPH krácené poměrem
    • Odpočet koef. DPH
    • DPH do nákladů
    • Celkem náklad
    • Celkem tisk


Dílčí a souhrnné nákupní objednávky

Vícezdrojové objednávky hrazené z více finančních zdrojů (dílčí x souhrnné objednávky)

Interní požadavky na objednávky jsou obvykle nákupčím slučovány do tzv. souhrnných objednávek (vícezdrojových). Tyto objednávky jsou pak zpravidla hrazeny současně z několika finančních zdrojů. Rozepsat objednávku na více finančních zdrojů je možné provést po stisknutí tlačítka NS/TA/A/KP z detailu objednávky, a to ve formuláři 30337 - Rozpis zdrojů financování, kde je také uvedena podrobnější dokumentace. Dodavateli se vždy odesílá pouze jeden doklad, a to vytištěná souhrnná (vícezdrojová) objednávka, na které je uveden hlavní zdroj financování. Souhrnná objednávka neblokuje finanční rozpočet, rozpočet blokují pouze dílčí zdroje a částky objednávky. Pokud se uživatel pokusí rozepsat zdroj financování u vystavené jednozdrojové objednávky s účetním stavem jiným než Nevyúčtováno, po stisku tlačítka NS/TA/A/KP je vydáno varovné hlášení: "K vyúčtované objednávce nelze udělat rozpis zdrojů financování" a akci je nutné odvolat. Formulář 30337 - Rozpis zdrojů financování se tak vůbec nezobrazí.


Obr. 30335/6 Použití tlačítka "NS/TA/A/KP" na vyúčtované objednávce


Při změně dílčích objednávek, kdy celková suma nesouhlasí se sumou v souhrnné objednávce, se zobrazí hlášení upozorňující na tento stav.


Automatické rozpady rozpisů zdrojů financování podle nadefinovaných procentických rozdělovníků je umožněno ve formuláři 30337 - Rozpis zdrojů financování pomocí tlačítka Rozdělovníky:

  • vyvolá formulář 01130 - Nabídka pro výběr pravidla rozdělovníku
  • podle vybraného rozdělovníku dojde k přepočtení částek a rozdělení objednávky na dílčí


Slučování vybraných schválených dílčích objednávek do souhrnné nákupní objednávky

V objednávkovém deníku, který je v číselníku 30217 - Deníky objednávek označen příznakem Souhrnné nákupy, je možné vystavovat tzv. souhrnné nákupní objednávky. Do těchto souhrnných nákupních objednávek je možné připojovat jiné schválené dílčí objednávky.


Obr. 30335/7 Souhrnné nákupní objednávky - schéma

Pro připojení dílčí objednávky do nově pořizované souhrnné nákupní objednávky slouží tlačítko Připojení objednávky. Tlačítko vyvolá formulář pro výběr dílčích objednávek 30338 - Objednávky - výběr. Výběrem dílčí objednávky dojde k nakopírování řádků dílčí objednávky do souhrnné nákupní objednávky (1:1). Zde lze řádky libovolně editovat nebo je smazat, lze i ručně doplňovat nové řádky bez vazby na dílčí objednávky. Jedna dílčí objednávka může být obsažena v několika různých nákupních objednávkách, jedna řádka dílčí objednávky může být pouze v jedné nákupní objednávce. Do souhrnné nákupní objednávky lze připojovat i vícezdrojové interní objednávky.

Příklad Příklad
Tři různá pracoviště vystaví interní objednávku na stejné nebo podobné zboží/služby, centrální nákupčí tuto skutečnost zachytí, dílčí objednávky spojí do jedné společné souhrnné nákupní objednávky a tu odešle dodavateli. Cílem centrálního nákupu bývá především dosažení množstevní slevy a nebo úspory za dopravné.


Formulář 30339 - Rozpis nákupní objednávky, poskytuje zaměstnanci centrálního nákupu přehled o připojených dílčích objednávkách. Formulář lze vyvolat tlačítkem Č. dílčí obj. ze záložky Řádky z formuláře 30335 - Objednávky - detail. Tlačítkem Detail obj. lze zobrazit detail dílčí objednávky.

V řádcích vytištěných souhrnných i dílčích objednávek je vždy uvedeno referenční číslo na související objednávky. V hlavičce dílčí objednávky může být na vyžádání u správce iFIS tisknutý výrazný text např.: "Interní dílčí objednávka - řádky objednávky X,Y jsou součástí jiné souhrnné dodavatelské objednávky".

V souhrnných nákupních objednávkách nelze uvádět položku rozpočtu ani číslo smlouvy. Tyto objednávky na rozdíl od dílčích objednávek nevstupují do čerpání rozpočtu ani do přehledů plnění rámcových smluv.

Dodavatel na konečném daňovém dokladu - faktuře obvykle uvádí jen číslo dodavatelské souhrnné objednávky. Na základě toho finanční účtárna v iFIS spáruje zaevidovaný závazek (fakturu) se souhrnnou objednávkou. Odpovědní zaměstnanci centrálního nákupu na základě tohoto spárování dostávají e-mailová upozornění, ve kterých je uvedena rekapitulace všech dílčích objednávek připojených do vyúčtované souhrnné nákupní objednávky. V návaznosti na to je potřeba všechny dílčí objednávky vyřadit ze salda nevyřízených objednávek (odblokování rozpočtu) a informovat koncové objednavatele o dokončeném centrálním nákupu.


Obr. 30335/8 Tlačítko "Připojení objednávky" v řádcích objednávky


Řádky dílčí objednávky zahrnuté do nákupní objednávky jsou zvýrazněny červenou barvou.


Obr. 30335/9 Zobrazení detailu dílčí objednávky tlačítkem "Detail obj."



Obr. 30335/10 Červené zvýraznění řádku dílčí objednávky


Odeslání objednávky e-mailem

Každou objednávku je možné odeslat schvalovateli a nebo přímo dodavateli e-mailem, a to prostřednictvím e-mailových šablon viz kapitola Obecný e-mail z iFIS. Odeslání objednávky může uživatel provést stisknutím klávesy pro Tiskové sestavy a volbou e-mail. K objednávce lze také připojit elektronický podpis. Tento elektronický podpis lze připojit pouze v případě zaškrtnutí volby Do souboru, Do archivu a Do přílohy, a dále zaškrtnutím pole s check boxem pro Elektronický podpis. V případě volby Do přílohy se objednávka připojí do přílohy odesílaného e-mailu. Nastavení výchozích e-mailových adres, výchozího předmětu, těla i zápatí e-mailu zajišťuje správce iFIS prostřednictvím tzv. e-mailových šablon. Volbou Odeslat E-mail provede uživatel odeslání objednávky na vybranou adresu.


Tisky objednávky

Stiskem klávesy pro Přímý tisk nebo pro Tiskové sestavy lze objednávku vytisknout. Záleží na stavu objednávky. Pokud právě tištěná objednávka nebyla schválena, pak bude výsledkem tisku tzv. Interní návrh neschválené objednávky. Pokud je tištěna schválená nebo potvrzená objednávka, pak je tiskovým výstupem konečná objednávka pro dodavatele. Tisk cen na objednávce může uživatel ovlivnit stavem řádku objednávky. Pokud by po tisku mělo dojít ke změně stavu tisku objednávky, je před jejím tiskem uživatel upozorněn na:

  • uzamčení objednávky jiným uživatelem
  • skutečnost, že nebude možné stav tisku objednávky změnit


Přeje-li si uživatel i přesto tisk provést, pokračuje standardním způsobem. V opačném případě je akce tisku zrušena.


Do generátoru f_Objednavka standardizovány dotazy do R_SQL (argumenty u sestav NAZEV_OBRAZKU, DOTAZ_KOD, DOTAZ_PODPIS, DOTAZ_SDOLOZKA, DOTAZ_INTERNI_UDAJ, DOTAZ_VZOR, DOTAZ_QR). Nastavení pomocí formuláře 00314 - Správa reportů. Za účelem zobrazení těchto součástí upraveny sestavy objednávek.


Podpora pro tisk podpisových PH-značek, čárových / QR kódů na objednávce

V iFIS/Objednávky je zavedena podpora pro tisk podpisových PH-značek, vizualizace e-pečetě, loga, čárových nebo QR kódu s možným umístěním na okrajích sestav:

Poznámka Poznámka
Podobná úprava byla již dříve implementována na tiskové sestavě 10140/03228 - Likvidační list grafický a další úpravou také na sestavách faktur.


Příklad Příklad
Například na okraj tiskové sestavy 13020/30335 - Objednávka lze do záhlaví, zápatí, na levý či pravý okraj umístit čárové / QR kódy, a to po vzoru struktury 10140/03228 - Likvidační list grafický.


Pozor Pozor
Přesné umístění kódů lze nastavit ve formuláři 00314 - Správa reportů správným nadefinováním R_SQL parametru DOTAZ_SCTECKA. Pro správné nastavení kontaktujte zaměstnance BBM přes aplikaci Helpdesk.


Poznámka Poznámka
Více informací k PH-značkám a k nastavení R_SQL parametru DOTAZ_SCTECKA naleznete zde.


Tisková sestava Výpis dat pro zveřejnění v ISRS

Z detailu objednávky lze také tisknout tiskovou sestavu 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS. Data do reportu jsou přebírána především z položek bloku Data pro RS, jejich hodnoty tedy musí být vyplněny. Obsah a strukturu dat lze případně částečně upravit prostřednictvím R_SQL parametru 10135_OBJ_ISRS dle požadavků zákazníka (zakázková služba).

Tip Tip
Vložení souboru reportu z VTS do přílohy objednávky – přes volbu do přílohy ve VTS. Po vložení do přílohy se Typ dokumentu = Veřejné vloží automaticky.


Tiskovou sestavu 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS lze:

  • vložit do přílohy objednávky
  • s typem dokumentu = Veřejné


Na záložce Dokumenty v detailu objednávky se tisková sestava 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS zobrazí automaticky s typem dokumentu Veřejné pouze v případě, kdy je ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) vyvolaném klávesou pro Tiskové sestavy vybrána možnost tisku Do přílohy. Příloha s typem dokumentu Veřejné se poté objeví také ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu zobrazeném ikonou pro Přílohy a dodatky k záznamu.

Tip Tip
Jak uložit tiskovou sestavu do přílohy objednávky naleznete zde.


Doložka na tiskových sestavách objednávek

Na tiskových sestavách objednávek lze tisknout také tzv. doložku, která může obsahovat například smluvní ujednání o zveřejnění v ISRS:

  • pokud je nadefinována, zobrazuje se pod tiskovým polem Vystavil/Razítko + Podpis
  • ovlivněna může být libovolnými podmínkami JEN KDYŽ a JEN V PŘÍPADÉ
  • může být pro každý typ objednávky jiná


Text doložky se generuje dynamicky pomocí příkazu v R_SQL parametru následovně:

Tisková sestava R_SQL parametr
13010/30333 - Objednávka (hromadný tisk) 13020_OBJ_DOLOZKA
13016/30335 - Objednávka (Německy) 13016_OBJ_DOLOZKA
13020/30335 - Objednávka 13020_OBJ_DOLOZKA
13021/30335 - Objednávka (Anglicky) 13021_OBJ_DOLOZKA


Výchozí nastavení R_SQL parametru si je nutné vyžádat přes aplikaci Helpdesk a pracovníky BBM.

Poznámka Poznámka
Pomocí R_SQL parametrů 13020_OBJ_PODPIS / 13021_OBJ_PODPIS / 13016_OBJ_PODPIS lze nadefinovat podpisové pole pro sestavy objednávek.


Předpokládaná cena za dílčí zdroj financování v sestavách objednávek

Z detailu dílčí objednávky kromě celkové částky tiskne Předpokládaná cena za dílčí zdroj financování. Interní údaje zdroje financování obsahují také číslo a název analytického účtu. Týká se těchto tiskových sestav:

Tisková sestava Význam
13020 / 30335 Objednávka
13016 / 30335 Objednávka (Německy)
13021 / 30335 Objednávka (Anglicky)


Změny v tiskových sestavách objednávek související se zavedením funkcionality Objednávky s / bez DPH

Provedeny změny v tiskových sestavách objednávek související se zavedením funkcionality Objednávky s / bez DPH:

  • sestavy objednávek přizpůsobeny pro tisk s/bez DPH včetně zadané sazby daně
  • do řádků objednávky přidán element "cena_dph"
  • upraveny byly tyto tiskové sestavy objednávek:


Možnost předvyplnění textu u vybraných objednávek navázaných na smlouvu

U vybraných objednávek navázaných na konkrétní smlouvu lze nyní nastavit předvyplnění libovolného textu do pole Zpráva:

  • Nastavení je řízeno pomocí R_SQL parametru
  • Ve formuláři 08202 - Registr smluv lze na libovolné smlouvě na záložce Ostatní nadefinovat v položce Tisková doložka text, který se posléze automaticky předvyplní do hlavičky každé nově vystavované objednávky, a to do formuláře 30335 - Objednávky - detail do položky Zpráva pro dodavatele
  • Upravena práce s R_SQL parametrem ZS_TEXT. Přidány proměnné:
    • DEOBIDNO - Deník objednávky
    • SMLID - Číslo smlouvy
    • NSIDNO - ID nákladového střediska
    • AKCE - ID akce
    • KOMIDNO - ID komplexní položky
  • Upraven F3 LOV nad položkou Zpráva
  • Do listu hodnot přidána také hodnota z R_SQL parametru


Podpora pro schvalování prvotních dokladů iFIS přes obecné schvalovací aplikace OOD / EPK / OBELISK

Zavedena nová podpora pro schvalování objednávek, přijatých zálohových listů, dobropisů, závazků k zaměstnanci, platebních příkazů, pohledávkových faktur, skladových rezervačních objednávek přes schvalovací systémy typu OOD / EPK / OBELISK.


Datová rozhraní iFIS/Objednávky

Podrobné informace k datovým rozhraním iFIS naleznete zde, případně na této stránce v dokumentaci.


Administrace, parametry a nastavení vystavených objednávek

Parametry pro zveřejňování vystavených objednávek

Pro zveřejňování objednávek jsou určeny dva aplikační parametry pro úlohu 303 - Objednávky:

  • ZVER_OBJ - text předřazovaný v položce Naše číslo ve smlouvě vzniklé pro zveřejnění objednávky
  • ZV_RSTYP - ID předmětného typu smlouvy generované z objednávky pro účely zveřejnění v ISRS
Pozor Pozor
Parametry nejsou automaticky založeny, mohou být v případě potřeby zaevidovány ručně správcem iFIS.


Pozor Pozor
Pokud není parametr ZVER_OBJ vůbec zaevidován, pak je defaultně generován prefix OBV_   jako text předřazený v položce Naše číslo v generované smlouvě vzniklé pro zveřejnění objednávky!


Pokud je při zveřejňování objednávek v parametru ZV_RSTYP zadáno neexistující nebo neplatné id předmětného typu smlouvy, pro generovanou smlouvu ke zveřejnění je použit platný předmětný typ s nejnižším id.


Parametr RSGISRS určuje hodnotu parametru PA082_ZVERDOL.ZVER_DATA(GEN_ISRS_) v případě, že je NULL:

  • může obsahovat tyto hodnoty:
    • R = generovat smlouvu včetně zveřejňovací doložky
    • N = negenerovat smlouvu
  • pro ne/generování smlouvy z objednávky (přenosy z externích informačních systémů)
  • určuje defaultní hodnotu elementu GEN_ISRS, pokud z externí aplikace přes rozhraní bude hodnota NULL


V případě, že externí aplikace pošle přes rozhraní požadavek s elementem GEN_ISRS=NULL, je hodnota doplněna z parametru RSGISRS. V elementu GEN_ISRS externí aplikace určuje, zda se ne/má automaticky z objednávky vygenerovat smlouva ke zveřejnění (při splnění dalších podmínek).


Parametr ZSFIROS pro možnost řízení povolených typů partnera u vystavených objednávek

Podobně jako je tomu ve smlouvách je také ve vystavených objednávkách zavedena možnost řízení povolených typů partnera objednávky. Za tímto účelem je pro úlohu 303 - Vystavené objednávky zaveden parametr ZSFIROS, pomocí kterého lze nastavit povolené typy partnera ve vystavených objednávkách. Parametr může obsahovat hodnoty F - Firma, O - Osoba nebo N - Bez vazby (Externí) a jejich libovolné kombinace. Pokud parametr ZSFIROS není vůbec založen nebo je prázdný, jsou povoleny všechny typy partnera. Jinak jsou povoleny pouze typy partnera vyjmenované v tomto parametru. Pokud jsou v obsahu uvedeny nesmyslné hodnoty, tzn. ani jedna není rovna hodnotě F, O nebo N, pak je ve formuláři vydáno chybové hlášení a ve vystavených objednávkách nelze zakládat nové objednávky ani měnit u stávajících objednávek typ partnera.

Příklad Příklad
Pokud je nastaven parametr ZSFIROS například na hodnotu FN, lze při vystavení nové objednávky vybírat partnera pouze z firem při označení zatržítka Firma nebo označením zatržítka Externí (Bez vazby) ručně zadat partnera a jeho adresu volným textem. Zatržítka Firma a Externí (Bez vazby) jsou aktivní, jelikož jsou uvedené v parametru ZSFIROS. Zatržítko Osoba zůstává neaktivní.



Obr. 30335/11 Aktivní zatržítka "Firma" a "Externí" (Bez vazby) při nastaveném parametru ZSFIROS na hodnotu FN


Pozor Pozor
Importy do iFIS/Objednávky z externích aplikací (např. Verso/Žádanky) jsou zatím realizovány bez kontroly na nastavení parametru ZSFIROS (je případně nutno řešit parametricky také na straně externí aplikace) a je umožněno záznam založit s libovolným Typem Partnera!

Stejně tak není nijak omezeno generování smluv v iFIS/Registr smluv realizovaných exportem z objednávky - není kontrolováno nastavení parametrů ZSFIROS a RSFIROS a nikterak reagovány na případné konflikty. Smlouvy jsou i v tomto případě zakládány s typem smluvní strany uvedeným u objednávky!



Administrovatelná tlačítka pro Vystavené objednávky

Objednávky
Tlačítko Význam
BUT_OBJ_ZVER Tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS v detailu formuláře 30335 - Objednávky - detail, samostatně administrovatelné tlačítko, které lze nadefinovat pouze roli
BUT_OBJ_ZAMEK_ZVER Ikona s klíčem () pro odemknutí již vyplněného a uzamčeného bloku zveřejnění v detailu vystavených objednávek ve formuláři 30335 - Objednávky - detail
Poznámka Poznámka
Pro Přijaté objednávky existuje akce BUT_POBJ_ZAMEK_ZVER.




Navazující funkce:

  • 01103 - Číselník středisek
  • 01202 - Komplexní položky
  • 01203 - Typy akcí
  • 01220 - Zakázky - projekty
  • 01241 - List Oboru klasifikace
  • 01435 - Číselník klasifikací (SKP, CPV, OKEČ, …)
  • 09170 - Externí Spisová služba
  • 10610 - Texty objednávek
  • 30217 - Deníky objednávek
  • 30326 - Hromadné vyřazení ze salda
  • 30327 - Saldo objednávky
  • 30330 - Opravy uzavřené objednávky
  • 30333 - Objednávky - vstup
  • 30336 - Objednávky na mých zakázkách - projektech
  • 30337 - Rozpis zdrojů financování



Volané sestavy:

  • 10133 - Likvidační list univerzální
  • 10135 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS
  • 13001 - Osvědčení o osvobození od DPH nebo spotřební daně
  • 13016 - Objednávka (Německy)
  • 13020 - Objednávka
  • 13021 - Objednávka (Anglicky)
  • 13023 - Interní opis objednávky
  • 13030 - Poptávka
  • 23020 - Skupina dokladů (Objednávka a Prohlášení o osvobození od DPH)



Odkazy:

Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Man30335&oldid=110626“