Man02167

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání

02167 * Modifikace účetní likvidace

Funkce umožňuje provést účetní likvidaci prvotního dokladu ve stavu Uzavřen nebo Kontován a Nepřenesen. Po spuštění funkce z detailu prvotního dokladu jsou jednotlivé řádky účetní likvidace předvyplněny dle nastavení deníků předkontací jednotlivých úloh s možností jejich následných úprav.


Obr. 02167/1 Modifikace účetní likvidace


Postup účetní likvidace (kontace)

Uživatel iFIS vyplní jednotlivé řádky účetní likvidace dle účetních postupů v souladu s nastavením parametrů účtového rozvrhu.


Ve výjimečných případech může metodik povolit účtování i na saldokontní účty. Umožní to nastavení parametru UCSALUC na hodnotu A. Pokud je parametr nastaven na hodnotu A, zobrazí se ve formuláři pro účetní likvidaci navíc zaškrtávátko "povolit saldoúčty".


Pokud se chce uživatel ke kontaci kdykoli vrátit a dodatečně ji opravit či doplnit, změny uloží klávesou pro Uložení změn nebo tlačítkem Uložit změny. Kontace tak zůstane ve stavu Chybový či Doplněn podle toho, v jakém stavu ji uživatel opustí. Tímto způsobem lze z kontačního okna odejít a uložit dosud provedené změny, aniž by byla kontace převedena do stavu Uzavřen. Tím je možné rozpracovanou kontaci průběžně ukládat, opustit ji i v neúplném stavu, znovu se k ní vrátit a uzavřením ji dokončit/potvrdit/předat k odeslání do účetnictví.


V účetní likvidaci prvotních dokladů je umožněno převést záporné částky na opačnou stranu účtu, například MD 500 přesunout na DAL -500. Ve formuláři se pro tyto účely používá tlačítko MD<->DAL, které provede požadovanou operaci na aktuálním řádku. Strany však nelze měnit u saldokontních účtů.


V případě platné a vyrovnané kontace je možné kontaci uzavřít zeleným tlačítkem Uzavřít kontaci nebo přes klávesu Konec a výběrem možnosti Uzavřít kontaci. Tím se změní stav kontace na Uzavřen / Nepřevedeno. Teprve po zaúčtování účetního dokladu se stav kontace změní na Uzavřen / Zaúčtovaný, přibydě informativní položka Zaúčtoval/a a objeví se tlačítko Úč. doklad pro přesun do formuláře 02115 - Účetní doklad.

Pozor Pozor
Kontaci je nutné uzavřít, aby prvotní doklad, odkud je kontace volána, přešel do stavu Kontován a mohl být odeslán do iFIS/Účetnictví.


Po uzavření kontace tlačítkem Uzavřít kontaci je stav kontace převeden na Uzavřen / Nepřevedeno a stav prvotního dokladu změněn na Kontován. Zároveň je do kontace doplněna informace o osobě, která kontaci uzavřela. Kontaci v uzavřeném stavu lze znovu otevřít tlačítkem Otevřít kontaci. Stav kontace se tím převede zpět do stavu Doplněn.


Po zaúčtování se objeví informace, kdo doklad zaúčtoval v iFIS/Účetnictví a stav zaúčtování, kontace změní stav na Uzavřen / Zaúčtovaný, a objeví se tlačítko Účetní doklad, které umožní prohlížení / zaúčtování / odúčtování / storno externího účetního dokladu přímo z kontačního okna, čímž je usnadněna změna či oprava kontace. Pokud existuje více účetních dokladů, zobrazí se nejdříve seznam těchto účetních dokladů.


Tisk kontace je možný až po uložení kontace, a to z hlaviček prvotních dokladů nebo z prohlížecího formuláře 02168 - Prohlížení účetní likvidace.


Kontrolní infookno

V kontaci se zobrazuje kontrolní infookno, které upozorňuje na nesrovnalosti v účetních větách. Objevuje-li se zde blokující červená hláška, kontaci nelze uzavřít. Oranžové potvrzující hlášce je nutné věnovat pozornost a označit ji jako přečtenou zaškrtnutím, čímž změní barvu na zelenou. Kontaci pak nic dalšího nebrání a lze ji uzavřít. Bližší informace ke kontrolnímu infooknu naleznete zde.


Při ukládání kontace je prováděna také kontrola správnosti a úplnosti vyplnění jednotlivých řádků a vyrovnanosti stran Má dáti a Dal. Pokud se jedná o nevyrovnanou kontaci, je na tuto skutečnost uživatel upozorněn v kontrolním infookně červenou hláškou, která znemožňuje uzavření kontace.


V kontrolním infookně může být například hláška "Na řádku č .... lze využít rozdělovník", která se objeví v případě, kdy existuje k TA/A rozdělovník. Po jeho použití v účetní větě informace v kontrolním infookně zmizí.


V kontrolním infookně účetní likvidace se mohou objevit například tyto hlášky:

  • "Zdroj financování k zakázce je zneplatněn"
  • "Zdroj financování k zakázce ještě není platný"
  • "Zdroj financování k zakázce již není platný"


Způsob doplňování řádků kontace

Přepisovat čísla řádků v účetních dokladech a kontacích prvotních dokladů nelze. Pokud ovšem za libovolný řádek (uložený či neuložený) je vložen řádek nový, je tomuto řádku přiděleno číslo o jedno vyšší než řádek předchozí a následující řádky jsou automaticky přečíslovány. Nově pořízený řádek tedy zůstane na pozici, kterou mu určí uživatel. Vyhledávat v režimu dotazu lze pomocí kláves F7 a F8. Při pokusu o uzavření kontace se načtou všechny záznamy. Nelze odstranit první řádek, je-li to jediný řádek zobrazený ve formuláři. Tlačítko Rozdělovníky je nepřístupné v případě, že byl proveden omezený dotaz. V kontrolním infookně se zobrazují hlášky za všechny záznamy, tedy i za ty, které nejsou momentálně vidět. Vytváření nových řádků funguje takto:

  • při stisku klávesy pro Nový záznam se vytvoří nový řádek vždy za řádek, na kterém je umístěn kurzor
  • při kliknutí do prázdného řádku se vytvoří nový řádek jako poslední, tzn. i za všechny řádky, které nejsou ve formuláři vidět
  • při stisku klávesy pro Nový záznam, umístění kurzoru na řádku č. 1 a vybrání záznamu v následujícím dotazu, se vytvoří nový řádek jako poslední


Použití klávesy Konec

Použitím klávesy Konec se objeví volby:

  • Zápis + konec - umožní uživateli uložit změny a odejít z formuláře, aniž by byla kontace uzavřena, ke kontaci se tak lze kdykoli znovu vrátit, opravit ji či doplnit
  • Uzavřít kontaci - umožní stejnou funkci jako zelené tlačítko Uzavřít kontaci v kontačním okně a kontaci uzavře, tím se změní stav kontace na Uzavřen a u prvotního dokladu, odkud byla kontace volána, změní stav na Kontován


Po opuštění účetní likvidace je kurzor vrácen do detailu prvotního dokladu.


Dodatečná kontace

Tlačítko Dodatečná kontace otevře účetní doklad s předvyplněnými údaji prvotního dokladu. Po ukončení zadávání se uživatel navrátí do formuláře pro prohlížení účetní likvidace, kde se po této akci objeví nová záložka Dodatečná kontace. Je-li zapotřebí tuto dodatečnou účetní likvidaci opravit, opětovně uživatel stiskne toto tlačítko. Doklad se vytvoří do prvního otevřeného účetního období.

Poznámka Poznámka
V případě existence dodatkové kontace prvotního dokladu vytvořené běžným účetním dokladem ve funkci 02115 - Účetní doklady, případně účetní likvidace univerzálního daňového dokladu k prvotnímu dokladu, jsou zobrazeny další záložky, kde je možno tyto doklady prohlédnout.


Po stisku tlačítka Dodatečná kontace se uživateli zobrazí okno s dotazem. Na výběr má z těchto možností:


Na řádku v záložce Dodatečná kontace lze klávesou Detail/Volání číselníku zobrazit detail účetního dokladu, jehož je řádek součástí. Použitím klávesy se zobrazí formulář 02116 - Prohlížení účetního dokladu.


Účetní věty s přeúčtováním kurzových rozdílů se ve formulářích 02167 - Modifikace účetní likvidace a 02168 - Prohlížení účetní likvidace zobrazují pouze v záložce Dodatečná kontace.


Volitelné položky

Volitelné položky v účetní větě jsou využívány pro sběr dat, které se pak využívají obvykle při různých vnitropodnikových analýzách, při sestavování výkazů apod.

Ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty se pro jednotlivé volitelné položky nastavují vždy s vazbou na jednotlivé analytické účty nebo skupiny analytických účtů povinnosti jejich vyplňování, definují se výchozí hodnoty, seznamy možných hodnot atd. Podrobnější informace jsou k dispozici v dokumentaci k formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty.

Zobrazení volitelných položek ve formuláři lze potlačit buď uživatelskou úpravou formuláře přes "Hasák" a nebo vhodným nastavením globálního parametru UCVPOL.

Poznámka Poznámka
Více informací k nastavení parametru UCVPOL pro zobrazení volitelných položek naleznete zde.


Podpora výkaznictví projektu - kontrola účtování ne/uznatelných nákladů a její vliv na zbarvení řádků kontace

Všechny kontační formuláře iFIS nyní dokážou upozorňovat na to, že na zakázce (projektu, grantu) je právě účtováno na analytickém účtu, který není zahrnut do rozpočtu zakázky. Cílem je např. to, aby účetní měli v průběhu celého roku kontrolu nad účtovanými uznatelnými a neuznatelnými náklady. Vše se nastaví jednoduše tak, že se u zakázky doplní tzv. referenční rozpočet. Má-li zakázka určený referenční rozpočet, pak je ve všech kontačních formulářích iFIS kontrolováno, zda zadávaný analytický účet je nebo není zapojený do některého z typů účtů v řádcích referenčního rozpočtu. Pokud není, pak je tato skutečnost signalizována na kontačním řádku oranžovým podbarvením položky Číslo řádku. Kontrola se provádí na všech kontačních řádcích s nesaldokontními analytickými účty. Rozpočty související se zakázkou lze prohlížet na záložce Rozpočty ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty. To samé umožňují i formuláře 01222 - Zakázky - projekty - dle NS, 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby a 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení.


Nabídka seznamu hodnot pro položku Referenční rozpočet je závislá na:


V seznamu se nabízejí i rozpočty s podřízeným NS, a dále rozpočty, které mají v názvu typu akce nebo akce uvedeno procento (%).
Záložka Rozpočty zobrazuje veškeré rozpočty, které může akce ovlivnit. To znamená, že všechny rozpočty související se zakázkou se zobrazují v této záložce. Záložka navíc obsahuje zatrhávátko s označením "R" pouze označuje referenční rozpočet a nelze jej měnit. Změna referenčního rozpočtu je možná pouze v hlavičce zakázky na položce Referenční rozpočet.

Pozor Pozor
Červeně se podbarví číslo řádky, pokud analytický účet patří do řádku referenčního rozpočtu s blokovaným účtováním.


Příznak neuznatelné položky v řádcích rozpočtu

Na řádku rozpočtu ve formuláři 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu se nachází příznak NP = Neuznatelná položka rozpočtu. Pakliže je v rozpočtu tímto příznakem označen např. řádek Neuznatelné náklady projektu a současně je tento rozpočet nastavený jako referenční rozpočet zakázky - projektu, na pozadí jednotlivých účtovaných položek se začne automaticky objevovat výrazná barevná signalizace, která má za úkol upozornit, že právě účtovaný náklad je ne/uznatelným nákladem zakázky - projektu. Správné nastavení referenčních rozpočtů u jednotlivých zakázek - projektů napomáhá udržet účtování uznatelných a neuznatelných nákladů projektu pod kontrolou.


Barevná signalizace uznatelných a neuznatelných položek

Významy barevné signalizace na pozadí účtovaných položek v kontačních oknech iFIS:

  • červeným podbarvením - v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do neuznatelných položek rozpočtu
  • zeleným podbarvením - v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do uznatelných položek rozpočtu
  • oranžovým podbarvením - v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který není zapojen do struktury typů účtů v referenčním rozpočtu zakázky-projektu


Kontace závazků k zaměstnancům převzatých z VERSO/Cestovní příkazy

Existuje-li závazek k zaměstnanci zaslaný z aplikace VERSO/Cestovní příkazy, je do kontace tohoto dokladu automaticky také převzat analytický účet a zdroj financování (NS/TA/A/KP) potřebný ke správnému zaúčtování závazku k zaměstnanci. Hodnoty analytického účtu a zdrojů financování jsou tak do kontace v případě závazků k zaměstnancům přebírány z podkladů zasílaných z aplikace VERSO/Cestovní příkazy, a to přímo do jednotlivých řádků kontace. To umožňuje nejen rychlejší postup při zaúčtování závazku k zaměstnanci, ale především mnohým uživatelům výrazně usnadní práci při zaúčtování konečného vyúčtování služební cesty.


Položky formuláře

Podrobný popis položek naleznete zde.


Tlačítka ve formuláři

Ve formuláři se nacházejí tato tlačítka:

  • Rozdělovníky - umožní provést rozúčtování řádku účetní likvidace dle vybraného pravidla pro rozúčtování kontačního řádku, předem nastaveného ve formuláři 01130 - Nabídka pro výběr pravidla rozdělovníku, následně dojde k přečíslování řádků
  • Kumulace - umožní kumulaci stejných řádků, použitím tlačítka jsou sečteny řádky se shodnými údaji a před uložením jsou kumulované řádky znovu přečíslovány - Pozor!: Jedná se o nevratnou operaci!
  • Kontroly - tlačítko aktualizuje zprávy a upozornění v kontrolním infookně
  • Dodatečná kontace - tlačítko umožní provést dodatečnou kontaci
  • Vol. položky - tlačítko doplní předem nastavené volitelné položky z číselníku
  • Pár. symbol - tlačítko doplní předem nastavený párovací symbol
  • Rozpočty - tlačítko pro čerpání rozpočtu, zobrazí vzorový referenční rozpočet, pokud žádný neexistuje, je uživatel o jeho neexistenci informován
  • MD<->DAL - tlačítko změní strany a znaménka účtované částky
  • Další... - po stisku tlačítka se nabízí možnosti:
    • Zpět
    • MD<->DAL (+) - změní strany účtované částky bez změny znaménka
  • Uložit změny - uloží dosud provedené změny, umožní z kontace odejít bez uzavření, kdykoli se k ní znovu vrátit a dodatečně ji opravit či doplnit před jejím úplným uzavřením
  • Konec - ukončí práci s formulářem a umožní odejít z formuláře bez uložení změn
  • Uzavřít/Otevřít kontaci - uzavře/otevře kontaci, proměnlivé zelené tlačítko umožní kontaci uzavřít a převést prvotní doklad do stavu Kontován, poté tlačítko změní název na Otevřít kontaci a opačně


Notifikace k závazkům s majetkem k evidenci v modulu iFIS/Majetek

Umožněno nastavit e-mailové notifikace upozorňující na schválené a nakontované závazky s majetkem určeným pro zaevidování do iFIS/Majetek:

  • lze zapnout pomocí nového lokálního parametru MJTU_ZAV (= AU zařazené v uvedeném TU zobrazí v kontrolním okně účetní likvidace závazku upozornění na nutnost vytvoření podkladů k zařazení majetku) pro typ účtu
  • po jeho zapnutí se zobrazí v kontrolním infookně ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace pro úlohu 032 - Závazky oranžové upozornění: "Vytvořte podklady k zařazení majetku"
  • zobrazí se v případě, že závazek ještě není spárován v evidenci nebo protokolu majetku a v kontaci se vyskytuje účet typu MJTU_ZAV
  • má za úkol upozornit uživatele na nutnost vytvoření podkladů k zařazení majetku
  • iFIS/Plánovač vygeneruje e-mailové upozornění ze vstupních dat v zásobníku



Navazující funkce:

  • 02168 - Prohlížení účetní likvidace
  • 05230 - Účetní doklad o zařazení



Volané sestavy:

  • 10234 - Podklady pro přeúčtování
Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Man02167&oldid=111647“