Kategorie:Archiv dokumentů

Subsystém Archiv dokumentů

Popis subsystému

Modul je určen pro archivaci libovolných elektronických dokumentů v různých formátech (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k jejich archivaci, stejně tak i k archivaci tiskových sestav iFIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace iFIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze iFIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace iFIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě iFIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování iFIS.

Subsystém je určen pro hromadné stahování vybraných dokumentů z iFIS/Nadstavby / Dokumenty iFIS / iFIS/Archiv dokumentů do adresáře na lokální disk.

Přístupová práva uživatelů

Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace.

Uložení dokumentu do archivu

Ukládání dokumentů do archivu se provádí ve formuláři 09301 - Archiv dokumentů pomocí tlačítka Uložit soubory. Uložit lze pouze předem vybrané a označené dokumenty. Ty lze vybrat pomocí zatržítek umístěných před každým záznamem. Tlačítko Uložit soubory vyvolá founkci 11001 - Hromadné ukládání příloh, který se podobá funkcionalitě pro ukládání dokumentů přes formulář 02224 - Účetní pohyby - podpora monitorovací zpráv, kde je také popsána další podrobnější dokumentace. Ve formuláři 11001 - Hromadné ukládání příloh lze před uložením souborů spustit kontrolu na duplicitní názvy, což znemožní uložit jeden a ten samý soubor dvakrát. Upravit lze i názvy jednotlivých souborů, a to i hromadným způsobem. Vždy musí však být předem označeny dokumenty, kterých se má změna týkat.

Ovládání formuláře 09301 - Archiv dokumentů přitom vychází ze standardního ovládání systému iFIS. Podrobnější popis funkcionality pro hromadné stahování vybraných dokumentů do archivu dokumentů je uveden přímo u formulářů 09301 - Archiv dokumentů a 11001 - Hromadné ukládání příloh.

Uložení tiskové sestavy do archivu

Formulář 09301 - Archiv dokumentů je určen také pro ukládání sestav do archivu, což splňuje jeho původní funkcionalitu. Ukládání sestav do archivu probíhá přes VTS (formulář 00121 - VTS - Výběr tiskových sestav). Uložit lze vybranou tiskovou sestavu v různém formátu. Způsob uložení tiskové sestavy do archivu je znázorněno na následujícím příkladu:

Příklad

Příklad uložení sestavy objednávky do archivu: Tiskovou sestavu objednávky, ale i jinou sestavu z výčtu zobrazených sestav z formuláře 30335 - Objednávky - detail, lze uložit do archivu dokumentů tímto způsobem: ve formuláři 30335 - Objednávky - detail použít klávesu pro Tiskové sestavy ve vyvolaném formuláři VTS: vybrat požadovanou tiskovou sestavu, která má být uložena do archivu zaškrtnout volbu Do archivu stiskem příslušné ikony u tiskové sestavy vybrat její formát, ve kterém má být jako příloha uložena poté v bloku Nastavení k vybrané sestavě zcela vpravo vybrat pomocí roletky pro výběr výstupního zařízení možnost Do archivu toto vybrané nastavení uložit tlačítkem Uložit nastavení umístěném ve formuláři VTS v témže bloku Nastavení k vybrané sestavě tím se ve formuláři VTS změní ikonka tiskového výstupu umístěná vedle názvu sestavy na ikonku s archivem (Do archivu), po jejímž stisku se zobrazí formulář 09301 - Archiv dokumentů (lze též zobrazit stiskem tlačítka Start) další uložení již provádí ve formuláři 09301 - Archiv dokumentů, v němž: je uživatel vyzván k výběru složky pro umístění sestavy může zde ještě pozměnit název, pod kterým bude sestava do archivu uložena vlevo vybere složku, do které má být sestava uložena stiskem tlačítka Ulož je sestava objednávky uložena na předem vybrané místo

Tisková sestava je tím uložena do archivu dokumentů, a to ve formátu, který byl předem vybrán ve formuláři VTS.

Uloženou tiskovou sestavu do archivu si lze kdykoli najít přes menu iFIS/Nadstavby → Dokumenty iFIS → formulář 09301 - Archiv dokumentů po vybrání složky, do které byla sestava uložena.

	Pozor
	Možnost výběru výstupního zařízení Do archivu nabízí ve formuláři VTS pouze roletka pro výběr výstupního zařízení v bloku Nastavení k vybrané sestavě. Uživatel po výběru této možnosti z nabídky musí nejprve tlačítkem Uložit nastavení vše uložit. Poté se u vybrané sestavy aktivuje tlačítko s odpadkovým košem, kterým lze teprve sestavu uložit do archivu.

Seznam formulářů

Globální a lokální parametry

Při ukládání sestav do archivu se automaticky vyplňuje číslo úlohy. Povinné ruční vyplnění střediska je řízeno globálním parametrem ARCHSTR (= povinně uvádět středisko v Archivu dokumentů) s možnými hodnotami A/N.