Man11002
11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu
V systému iFIS lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.).
Obr. 11002/1 Přílohy a dodatkové informace k dokladu
Popis formuláře
Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu), případně s dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona pro Přílohy umístěná v horní liště. Její možné barevné varianty a funkcionalita je popsána zde.
|
Poznámka |
| Podrobnější informace k formuláři, přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde. |
Obr. 11002/2 Přílohy a dodatkové informace k dokladu - záložka "Dodatky"
Význam barev ikon pro vyvolání formuláře s přílohami
Ikona pro Přílohy (
) vyvolá přílohy a dodatky k záznamu:
| Ikona | Význam |
|---|---|
|
Neexistují žádné přílohy - vyvolá přílohy a dodatky k záznamu |
|
Existují jen přílohy s připojenými soubory - u daného záznamu je vložena příloha či dodatek s připojeným souborem, lze ji zobrazit |
|
Existují pouze přílohy bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha bez připojeného souboru, kterou nelze zobrazit |
|
Existují přílohy s připojenými soubory i bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha s připojenými soubory i bez připojených souborů, přílohu bez připojeného souboru nelze zobrazit |
Pokud jsou ve Spisové službě u dokumentu (PIDu) připojeny přílohy, zaktivní se v závazku, případně i v jiném dokladu, vedle pole s číslem dokumentu (PIDu) také tlačítko 
a zvýrazní se zeleně nebo jinou barvou v závislosti na stavu připojeného souboru. Po jeho použití lze tak přílohy rovnou zobrazit i ze závazku. Vyvolá se formulář s přílohami.
Tlačítko může mít různé zbarvení:
- všechny přílohy mají připojený soubor
- existují přílohy s připojeným souborem i přílohy bez připojeného souboru
- ani jedna příloha nemá připojen soubor
- neexistují přílohy
Obr. 11002/3 Příklady vyvolání formuláře s přílohami
Význam tlačítek
Význam jednotlivých tlačítek je následující:
- Vlož - tlačítkem lze vložit přílohu
- Ukaž - umožní prohlíže již uložený dokument
- Kopíruj - umožní uložit jen jeden jediný dokument
- Zruš - tlačítko odstraní dokument z příloh, vymazat záznam o příloze lze i v případě, že není soubor v CUL přístupný, tzn. v případě, kdy dokument nelze z nějakého důvodu otevřít
- Uložit soubory - tlačítkem se lze přesunout do formuláře 11001 - Hromadné ukládání příloh, kde lze hromadně uložit více dokumentů najednou
- Pečeť / Podpis - slouží pro opatření dokumentu elektronickým podpisem či pečetí, více informací naleznete zde
|
|
Poznámka |
| V iFIS lze i hromadně stahovat dokumenty z CUL. K tomu je určeno tlačítko Uložit soubory. Tato funkcionalita umožní hromadně uložit soubory příloh. Pro uložení jednoho jediného souboru je určeno tlačítko Kopíruj umístěné u jednotlivých záznamů příloh ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu. Více informací k možnosti hromadného stahování dokumentů z CUL naleznete zde. |
Zatržítko Zobrazit související přílohy
V seznamu se souvisejí přílohy objeví až po zaškrtnutí zatržítka Zobrazit související přílohy.
Při vyhledávání / zobrazování / stahování / připojování souvisejících příloh u e-schvalovaných závazkových dokladů se za související přílohu považuje také dokument připojený k přijatému zálohovému listu, který je vyúčtovaný v řádcích závazku. Ze všech formulářů pro dodavatelské faktury, závazky k zaměstnanci a monitorovací zprávu jsou v souvisejících přílohách zobrazeny i přílohy k přijatým zálohovým listům, které jsou vyúčtované v řádcích závazku.
Uložení tiskové sestavy do přílohy
Uložit do přílohy lze také tiskovou sestavu přes formulář 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy.
|
|
Poznámka |
| Přílohy lze také opatřit elektronickým podpisem či pečetí. Více informací naleznete zde. |
Položky ve formuláři
Formulář obsahuje tyto položky:
- i - uživatelské upozornění k dokumentu
- Z - způsob založení přílohy
- R - ručně
- I - importem
- C - vyskytuje se v případech, kdy jsou zakládány záznamy do iFIS/Spisová služba z jednotlivých agend iFIS (závazky, objednávky, pohledávky, smlouvy, ...) přes ikonu SPS v levém toolbaru včetně přílohy již vložené u záznamu agendy, ze které je voláno
- Úlo. - úloha iFIS, ve které došlo ke vložení přílohy/dokumentu
- Typ dok. - o jaký typ dokumentu se jedná (definováno pro každou agendu iFIS zvlášť)
- Popis - vlastní popis vkládaného dokumentu
- Práv. váha - právní váha dokumentu
- Kopie
- Originál
- Ověřená kopie
- Kód:
- externí ID přílohy jednoznačně identifikující přílohu (např. čárový kód nalepený na dokumentu)
- pomocí globálního parametru PRILHLAS lze nastavit, zda se má zobrazit hlášení o neexistující příloze při vyhledávání pomocí čárového kódu, parametr může obsahovat hodnoty A/N (A = zobrazí upozornění, N = upozornění se nezobrazí)
- připojení dokumentu pomocí čárového kódu je blíže popsáno zde
- Soubor - název souboru včetně přípony
- Poznámka - poznámka k příloze/dokumentu
- Vytvořeno - datum vytvoření a uložení záznamu o příloze
- Změněno - datum poslední změny přílohy
- Velikost - velikost souboru
- N. popis - popis přílohy pro agendu dokladu iFIS
- Nový kód - externí id přílohy jednoznačně identifikující přílohu (například čárový kód nalepený na faktuře)
Součtová položka Celková velikost příloh
Ve formuláři s přílohami a dodatkovými informacemi k dokladu a ve formulářích obsahujících záložku Přílohy či Dokumenty:
- se pod sloupcem Velikost souboru nachází součtová položka Celková velikost příloh zobrazující celkovou velikost vlastních příloh, která se nachází i u jiných formulářů obsahujících záložku Dokumenty nebo Přílohy
- nezahrnuje související přílohy
- položku lze zobrazit po posunutí dolní lišty vpravo
Obr. 11002/4 Součtová položka "Celková velikost příloh"
Zobrazuje se vždy součet velikostí všech příloh, nikoliv pouze načtených a zobrazených ve formulářovém bloku.
|
Pozor |
| V součtové položce Celková velikost příloh nejsou zahrnuty související přílohy. |
Navazující funkce:
