Obecné funkce IFIS

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání

Přihlášení do informačního systému iFIS*

K přímému spouštění aplikace iFIS* slouží klient iFIS* 2018, který má oproti starší verzi klienta iFIS* 2017 zcela nové a vylepšené vlastnosti:

  • jednotná autentizace přesunuta na server - uživatel je ověřen na úrovni serveru, nikoliv klienta, důvodem je vyšší bezpečnost
  • klient iFIS* 2018 není vázaný na verzi iFIS*
  • změna login okna, jednotný login
  • barevné označení typů iFIS oken - barevná signalizace na úrovni okna iFIS*, která umožňuje odlišit jednotlivá okna a ikony iFIS* pro produkční (reálné), archivní, testovací a předprodukční testovací/vývojové prostředí
  • zvýraznění nově příchozích RSS zpráv

Implementace provozu aplikací pod klient iFIS* 2018 byla úspěšně dokončena na všech instalacích. Všichni uživatelé nyní používají jednotný systém přístupu k aplikacím ze svého PC bez použití WEB browseru.

Pozor Pozor
Podrobnou dokumentaci k nové verzi klienta iFIS 2018 naleznete zde.



Obr. klient iFIS* 2018



Obr. Ukázka barevného odlišení oken iFIS* dle typu instalace/provozní databáze


Ovládání iFIS*

V současnosti je možné ovládat formuláře systému iFIS* několika způsoby:

  • Funkčními klíči (klávesovými zkratkami)
  • Panely nástrojů
  • Navigačním panelem
  • Formulářovým menu
  • Myší

Vlastní formuláře lze spouštět pouze z hlavního menu systému, nebo prostřednictvím přímé navigace. Jiné způsoby spouštění formulářů nejsou dovoleny.


Vzhled hlavní WWW strany pro START aplikací iFIS*


Hlavní WWW strana sebou přináší i nový způsob tzv. tvrdého ukončování aplikace iFIS*. Okno běžící aplikace se po startu iFIS* již vůbec neobjeví jako samostatné okno prohlížeče na ploše uživatelova monitoru. Toto okno je integrováno do hlavní WWW strany. Jakýkoliv způsob ukončení hlavní WWW strany vede k ukončení běžící aplikace iFIS*. Uživatel je na toto tvrdé ukončení předem upozorněn varovným hlášením, až do potvrzení tohoto hlášení může uživatel pokračovat ve své běžné práci v iFIS*.


Hlavní menu

Hlavní menu představuje základní ovládací prvek celého systému. Pomocí hlavního menu jsou spouštěny jednotlivé formuláře (funkce) systému. Menu zároveň diferencuje přístup jednotlivých uživatelů dle správcem stanovených rolí. Menu je hierarchické a lze postupně rozevírat jednotlivé úrovně až ke koncové volbě, která spustí příslušný formulář. Hlavní menu je jediným místem, kde si může uživatel změnit své přístupové heslo do systému iFIS* nebo změnit své aktuální přihlášení do systému.


Obr. Části hlavního menu


Menu lze ovládat pomocí kláves, kde význam je následující:

  • Potvrzení – rozevření, uzavření podstromu nebo spuštění funkce v závislosti na kontextu položky
  • Konec – uzavření podstromu a přechod na nadřízenou úroveň
  • Nahoru – přesun kurzoru na předchozí zobrazenou položku
  • Dolů – přesun kurzoru na následující zobrazenou položku


Panel nástrojů

Ikony na nástrojovém panelu po přihlášení do iFIS*


Obr. Ikony po přihlášení do iFIS*


Nová ikona Nahrazuje Význam
Ukončení celé aplikace
Domů
/ Oblíbené položky
Přímá navigace
Změna hesla
Změnit přihlášení
Nápověda
Interní znalostní databáze


Poznámka Poznámka
Zobrazení ikony Interní znalostní databáze () řídí dva parametry IWIKIURL a IWIKIIND. Pokud jsou prázdné, ikona se nezobrazí.


Význam dalších tlačítek

Rozevření podřízené úrovně menu

Uzavření všech podřízených úrovní menu

Spuštění příslušného formuláře


Změna hesla

Pomocí tlačítka Změna hesla se objeví okno pro změnu hesla. Uživatel je vyzván k zadání starého hesla, nového hesla a k potvrzení nového hesla. U zadaného hesla se nerozlišují velká a malá písmena a nedoporučujeme používat znaky s diakritikou. Maximální délka hesla je 30 znaků.


Obr. Okno pro změnu hesla


Formulář

Formulář je každá obrazovka, která se objeví po volbě koncové položky v menu iFIS*.

Podle účelu použití se rozeznávají tři typy formulářů:

  • prohlížecí - slouží pouze k prohlížení údajů, nelze do něj proto vkládat nové údaje nebo údaje opravovat, popř. je mazat
  • pořizovací - umožňuje vkládání nových údajů, jejich opravu, případně jejich fyzické zrušení
  • opravovací - opravovací formuláře mají obvykle stejnou funkcionalitu, pouze neumožňují vkládání nových údajů.

V následujících kapitolách jsou popsány základní prvky formuláře systému iFIS*, se kterými se může uživatel setkat.


Nástrojový panel

Nástrojový panel formuláře umožňuje rychlé a pohodlné volání nejpoužívanějších funkcí formuláře. Jednotlivá tlačítka jsou přístupná v závislosti na kontextu formuláře. Tlačítka lze rozdělit do několika skupin.


Obr. Skupiny tlačítek na nástrojovém panelu


Význam jednotlivých ikon

  Ukončí práci s formulářem a případně nabídne navazující činnost


  Vytvoří nový záznam

  Zapíše změny do databáze

  Zruší záznam v databázi nebo jej označí za neplatný


  Přepne blok do režimu dotazu, kdy je možné zadat vstupní podmínku

  Vybere data z databáze na základě podmínky uvedené v dotazu

  Vyvolá blok s možností výběru filtru

   Výběr záznamu je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem), ale žádná z případně předdefinovaných uživatelských podmínek (filtrů) není aktivní
   Výběr záznamů je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem)


  Vyvolá blok s možností zadání složeného třídění:

   Výběr záznamu je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění), ale žádné není aktivní
   Výběr záznamů je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění)

  Setřídí data dané položky vzestupně

  Setřídí data dané položky sestupně

  Umožní hromadné označení/odznačení záznamů:

  • umožňuje v některých formulářích iFIS* stejnou funkci jako použití kláves CTRL + N
  • ikonu lze použít například ve formulářích:
    • 02430 - Rozpočty a plány - pro snadnější výběr rozpočtů určených k hromadné změně
    • 08202 - Registr smluv - pro snadnější výběr smluv určených k hromadné změně
    • 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu - pro hromadné přiřazení kontextových přístupů
  • ikonu je zapotřebí používat obezřetně, zvláště ve formuláři 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu
  • ve formuláři pro výběr záloh k závazku se po stisku ikony mohou označit pouze první vybrané záznamy, a to až do celkové výše původního závazku, ke kterému se zálohy vybírají

  Ikona tzv. hasáku vyvolá formulář pro práci se sloupci a umožní tak provést uživatelské nastavení vzhledu formulářů:

   Bez uživatelského nastavení
   S uživatelským nastavením


  Vytiskne defaultně nastavenou tiskovou sestavu (doklad)

  Vyvolá seznam všech tiskových sestav k danému formuláři

  Vyvolá formulář pro elektronickou poštu


  Vyvolá samostatné (zvětšené) okno pro úpravu (editaci) pole

  Vyvolá seznam hodnot (List)

  Vyvolá seznam hodnot pro vícenásobný výběr (Multilist)


  Vyvolá formulář číselníku týkající se daného pole z možností přímého vložení nové hodnoty do číselníku

  Vyvolá přílohy a dodatky k záznamu:

   U daného záznamu není vložena žádná příloha či dodatek
   U daného záznamu je vložena příloha či dodatek


  Překlad položky - ikona je šedá nepřístupná, pokud pro danou položkou není povolen překlad:

   Ikona je černá
 Pro danou položku je povolen překlad, ale není nadefinován
   Ikona je modrá
 Pro danou položku je povolen překlad a již je nadefinován

  Vyvolá blok pro přímou navigaci (volání) jiného formuláře

  Zobrazí informace o manipulaci se záznamem


  Ověření plátce - výběr rejstříku

  Do datumového pole, resp. pole s časem vloží hodnotu systémového data, resp. času

  Provede součet u vybraných záznamů pro systémem definovaná pole

  Provede export načtených dat do aplikace Microsoft Excel

  Provede export načtených dat do HTML

  Zobrazí blok se seznamem funkčních kláves

  Zobrazí nápovědu k danému formuláři

  Interní znalostní databáze - umožní vyvolat předem nadefinovaný URL odkaz:

  • pro možnost volání výchozího prohlížeče s dynamicky generovaným URL odkazem
  • generovaná v závislosti na otevřeném formuláři
  • umístěna mezi ostatní ikony na panelu nástrojů
  • lze využít například pro navázání odkazů do vlastní interní dokumentace
  • zobrazení ikony řídí dva parametry:
    • IWIKIURL - maska URL interní znalostní databáze
    • IWIKIIND - URL výchozí stránky interní znalostní databáze
  • pokud jsou parametry prázdné, ikona se nezobrazí


Konkrétní kombinace kláves nejsou uvedeny, neboť se mohou lišit v závislosti na konkrétních požadavcích organizace. Jsou zvláštní přílohou uživatelské dokumentace (Funkční klíče) a lze je též získat v aplikaci stiskem klíče Ukaž klávesy (obvykle Ctrl + K).


Navigační panel

Úkolem navigačního panelu je umožnit z aktuálního formuláře jednoduché volání (spuštění) navazujících formulářů, reportů a funkcí. Jednotlivé navazující formuláře jsou na panelu zobrazeny jako tlačítka s navigačním kódem nebo charakteristickým obrázkem.


Obr. Navigační panel


Množina formulářů na navigačním panelu je buď dána instalací systému, nebo si jí může uživatel rozšířit pomocí funkce Přímá navigace, kterou spustí tlačítkem Přímá navigace.


Obr. Použití přímé navigace


Stavová lišta

Informace o stavu bloku formuláře jsou zobrazeny ve stavové liště. Zároveň aplikace na stavové liště zobrazuje různá hlášení včetně chybových.


Obr. Stavová lišta

Dokud není načten poslední záznam, ukazatel celkového počtu záznamů zobrazuje znak "?".


Formulářové menu

Formulářové menu je z hlediska ovládání aplikace alternativou k ovládání pomocí funkčních kláves. Menu je rozděleno do submenu dle logicky souvisejících činností, viz. následující obrázek. Menu lze ovládat případně pomocí kláves, kdy stiskem kombinace Alt + <podtržené písmeno> se rozevře určité submenu.


Obr. Formulářové menu


Ostatní prvky

  • Záznam – množina polí tvořící logický celek
  • Nadřízený blok – blok, v jehož závislosti se mění data podřízeného bloku; bloky jsou základními prvky formuláře a jsou tvořeny jednotlivými záznamy
  • Podřízený blok – výběr dat v podřízeném bloku je závislý na obsahu nadřízeného bloku
  • Bublinová nápověda – přesunem ukazatele myši nad pole záznamu nebo tlačítko některého z panelů se objeví tzv. bublinová nápověda, přibližující význam daného prvku


Typy formulářů

Jednoduchý formulář - číselník

Nejjednodušším typem je formulář, který se skládá pouze z jednoho bloku. Formulář, ve kterém lze pořizovat a rušit prvotní údaje a na který neexistují další logické vazby se nazývá číselník.


Obr. Jednoduchý číselník


Formulář s více bloky

Na rozdíl od jednoduchých číselníků jsou některé členitější formuláře pro větší přehlednost na obrazovce rozděleny do více integrovaných logických celků, tzv. bloků. Pokud je na obrazovce více než jeden blok, je od druhého navzájem opticky oddělen. Systém bloků spočívá v tom, že v prvním bloku jsou základní údaje, např. syntetický účet a jeho název zatímco v bloku druhém jsou zobrazeny analytické účty se svými atributy vztahující se k syntetickému účtu v bloku prvním.


Obr. Typ formuláře s dvěma bloky


Formulář s přehledovým blokem (bold)

Jiným typem formuláře s více bloky je takový, kdy se na obrazovce po spuštění objeví formulář s jedním přehledovým blokem, jenž slouží k výběru záznamu, o kterém lze získat detailní informace. V přehledovém bloku pomocí dotazu a klávesami Nahoru a Dolů se vybere požadovaný záznam.


Obr. Přehledový blok formuláře


Stiskem klávesy Výběr na vybraném záznamu se objeví okno nového bloku s údaji týkajícími se vybraného záznamu. Pokud je nové okno víceblokové, může být použita klávesa pro pohyb mezi bloky stejně jako u předchozího typu formuláře ( Následující blok, Předchozí blok ).


Obr. Druhé okno formuláře s více bloky


Oblíbené položky

Pro snazší přístup k formulářům lze použít funkci Oblíbené . Formuláře se do této funkce dostávají na nástrojové liště otevřít Nástroje, dále Oblíbené a při přidávání nového formuláře se objeví pouze nabídka Přidat k oblíbeným. Je-li zapotřebí formulář z oblíbených položek odstranit postupuje se obdobných způsobem s tím rozdílem, že kurzor je na formuláři ve funkci Oblíbené a dále je vybíráno Odstranit z oblíbených.


Cesta formulářů

Přes nabídku Nástroje → Cesta formulářů ve formulářovém menu lze zobrazit cestu k právě spuštěnému formuláři.


Obr. Zobrazení cesty ke spuštěnému formuláři


Položka

Položka a její editace

Položka je zobrazena v okénku, do kterého se lze přemístit kurzorem. Vlevo před okénkem, popř. nad okénkem položky je obvykle její název. V okénku lze přemisťovat kurzor šipkou Vlevo i Vpravo. Opravu znaků v položce lze provést nejprve výmazem pomocí klíče Smaž znak nebo Smaž znak před a poté napsáním požadovaného text.


Použití klíče editace pole

Jelikož jsou některé položky příliš dlouhé a nelze je celé zobrazit na obrazovce, může se zobrazovat jen úvodní část textu. Celý obsah položky si lze prohlédnout pomocí klíče Editace pole. Pokud chce uživatel v tomto okně provádět opravy, musí k potvrzení změn použít klávesu pro Uložení změn. Klávesou Konec okno uzavře.


Obr. Zobrazení celého obsahu položky po stisknutí klíče "Editace pole"


Rušení obsahu jedné položky

Pokud chce uživatel zrušit obsah jedné položky, může k tomuto účelu použít klíč Výmaz pole : nastaví se kurzorem na položku, kterou chce vymazat a stiskne klíč Výmaz pole.


Pohyb kurzoru mezi položkami

Při otevření formuláře se kurzor nastaví na první položku prvního záznamu. Má-li záznam více položek, pohyb kurzoru po jednotlivých položkách lze provádět stisknutím klávesy Následující pole nebo Výběr. Objeví-li se kurzor na poslední položce, po stisknutí klávesy pro Následující pole se vrátí na první položku. Návrat o položku zpět lze uskutečnit stisknutím klávesy pro Předchozí pole. V případě, že se po spuštění formuláře kurzor nastaví na jinou položku než první, znamená to obvykle, že položky od kurzoru vlevo jsou pouze prohlížecí a nelze je opravovat.


Přípustné hodnoty položky

Při vkládání nového záznamu nebo opravě údajů lze použít na některých položkách seznam přípustných hodnot stiskem klávesy pro Seznam hodnot. Je-li možné použít na určité položce klávesu pro Seznam hodnot se pozná tak, že se na stavové liště formuláře objeví heslo Seznam hodnot.


Obr. Je možné použít klávesu pro "Seznam hodnot"


Po stisknutí klávesy pro Seznam hodnot' se objeví okno s nabídkou hodnot, které je povoleno použít. V současné době existují tři varianty oken s nabídkou hodnot a každá má své specifické ovládání. Ve všech variantách ale platí, že po záznamech v okně se lze pohybovat klávesou Nahoru a Dolů. Výběr položky se provádí stisknutím klávesy Výběr na položce, která je vysvícena.


Standardní nabídka hodnot

V tomto typu nabídky hodnot lze vyhledávat potřebné údaje takovým způsobem, že do pole Najít se zadá vyhledávací podmínka jako v případě režimu Dotaz, viz. níže, a stiskem klávesy pro Výběr nebo tlačítka Najít. Nabídka hodnot je realizovaná standardními prostředky vývojových nástrojů aplikace, ale má své omezení z hlediska rychlosti výběru dat z databáze a množství doprovodných údajů, které lze zobrazit. Proto jsou umožněny další dvě varianty nabídky hodnot.


Obr. Standardní nabídka hodnot


Formulářová nabídka hodnot

Formulářová nabídka hodnot je realizována formulářem, který je určen pouze pro výběr hodnot, nikoliv k jejich zakládání. V tomto typu nabídky hodnot je opět možné vyhledávat potřebné údaje, ale používá se výběru pomocí dotazu jako ve standardních formulářích.


Obr. Formulářová nabídka hodnot


Formulářová nabídka hodnot (LOVAL01)

Tento typ nabídky hodnot je rozšířenou a unifikovanou variantou předchozího typu. Jako v předešlých dvou případech, je i zde možné zadávat vstupní podmínku pro užší výběr hodnot. Používá se například v předformuláři tiskových sestav. Vstupní podmínka pro výběr dat se zadává do dotazovacího řádku a formální zápis podmínky je stejný jako u výběru pomocí dotazu ve standardních formulářích.


Obr. Formulářová nabídka hodnot (LOVAL01)


Vícenásobný výběr (MULTILIST)

Tento formulář je možné vyvolat jen u vybraných formulářů iFIS*, a to pouze v režimu dotazu. Tento výběr umožní uživateli vybrat několik hodnot datového pole do jednoho dotazu (např. několik středisek nebo pokladen dohromady).


Obr. Vícenásobný výběr (MULTILIST)


V levé části listu se zobrazí seznam hodnot daného pole. Pomocí tlačítek je možné vybrat požadované záznamy pro výběr. Vložením hodnoty do položky Filtr je možné výběr zúžit. Následně je potřeba tento výběr potvrdit klávesou Výběr. Jsou-li do pravé části listu přesunuty položky výběru, je možné tento výběr potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit výběr. V případě zaškrtnutí políčka Bez vybraných budou do výběru zařazeny všechny ostatní položky kromě uvedených v tomto výběru. Do pole odkud byl list zavolán se zobrazí značka $SEZN$. Při přepsání této značky bude výběr ignorován. Načtení dat se provede stiskem klávesy pro Provedení dotazu.


Obr. Potvrzení vícenásobného výběru (MULTILISTU)


Vyhledání záznamů

Režim dotazu

Použití funkce dotazu

Je-li ve formuláři tolik záznamů, že se vejdou všechny na obrazovku, nejsou s vyhledávání určitého záznamu žádné potíže. Horší je situace, kdy formulář obsahuje takové množství záznamů, které nelze zobrazit na jedné obrazovce najednou. Prohlížet si záznamy klávesami Nahoru a Dolů a hledat jediný záznam v bloku, který má stovky záznamů by bylo velmi zdlouhavé. V takovém případě se použije tzv. funkce Dotaz ( Vyhledávání dotazu podle vzoru ). Pokud je cílem najít např. v číselníku organizací všechny organizace začínající písmenem "B", je nutné postupovat následujícím způsobem.


Zadání dotazu

Přepnout formulář do režimu dotazu lze klávesou pro Zadání dotazu (F7). Všechny dosud viditelné záznamy zmizí a objeví se prázdný žlutě podsvícený záznam, kam lze zadat libovolnou podmínku pro vyhledání odpovídajících záznamů.


Obr. Stav záznamu po stisknutí klávesy pro "Zadání dotazu"


Do položky Krátký název se napíše například : Klad%


Obr. Stav záznamu po zadání dotazu


Provedení dotazu

Do formuláře v režimu dotazu se žlutě podsvíceným záznamem lze zadat libovolnou podmínku. Pro vyhledání odpovídajících záznamů se stiskne klávesa pro Provedení dotazu (F8). Na obrazovce se objeví všechny záznamy organizací začínající písmeny "Klad".


Obr. Výsledek dotazu


Další způsoby vyhledávání pomocí režimu Dotaz

Vše spočívá v použití dvou možných zástupných znaků, které ve vyhledávané položce představují :

„%“ (procento) - libovolný řetězec znaků

„_“ (podtržítko) - libovolný jeden znak

Oba zástupné znaky se mohou vyskytovat ve vzoru vícekrát a na libovolných místech vzoru, tzn. i na začátku.

Dalším příkladem je vyhledání organizace, jejíž název začíná písmenem "i", pak následuje libovolný znak a písmeno "t", a dále se pokračuje libovolným řetězcem :

- po stisku klávesy pro Zadání dotazu se zadá do vybrané položky například : K_cí%


Obr. Stav záznamu po zadání dotazu


Po stisku klávesy pro Provedení dotazu:


Obr. Výsledek dotazu


Další příkladem může být použití těchto symbolů:

  • ">"
  • "<"
Příklad Příklad
Vyhledávání pomocí tohoto symbolu se vyplatí například ve formulářích, kde je umístěna položka Počet příloh, díky níž lze jednoduchým způsobem vyhledat jen ty záznamy, ke kterým je připojen alespoň jeden soubor. To je umožněno například v těchto formulářích:
  • 03237 – Přehled závazků
  • 03337 – Přehled pohledávek
  • 03614 – Prohlížení daňových dokladů
  • 30333 – Objednávky


Vyhledávání pomocí operátorů < nebo > je podporováno pouze u položek typu číslo.


Obr. Vyhledávání podle počtu příloh



Obr. Vyhledávání podle počtu příloh


Možnost regulérně přerušit dlouhotrvající proces dotažení dat (při nevhodně zvolené podmínce dotazu)

Některé důležité a často používané formuláře jsou upraveny tak, aby bylo možné přerušit dotaz po zadání kritérií a spuštění vyhledávání, a to v případě, pokud by načtení dat trvalo déle. V některých formulářích iFIS* se tak po spuštění dotazu klávesou pro Provedení dotazu (F8) může zobrazit okno s možností přerušit vyhledávání pomocí tlačítka Zrušit. Změny se týkají pouze některých vybraných formulářů iFIS*. Upozornění je systémové a není možné upravit vzhled okna, text upozornění, ani dobu, po kterou se zobrazí. To znamená, že se okno s nabídkou pro zrušení dotazu může objevit hned po stisku klávesy pro Provedení dotazu nebo až po určité odezvě systému. Okno zmizí po skončení dotazu nebo po jeho přerušení tlačítkem Zrušit. Během trvání vyhledávání se může objevit problikávající kurzor myši. Trvá-li načítání záznamů krátkou dobu, okno s nabídkou pro zrušení dotazu může jen probliknout a záznamy se načtou klasickým způsobem. Upozornění má za úkol umožnit uživatelům přerušení příliš časově náročného dotazu, kdy načítání záznamů by trvalo déle vzhledem k velkému počtu zobrazovaných dat. Systémovým parametrem FRM_ZRUSIT_DOTAZ lze zakázat přerušení vyhledávání ve formulářích. Je-li nastaven na hodnotu N, neumožní přerušení dotazu ve formulářích. Jeho default hodnota je A, tedy dotaz zrušit lze. Pro změnu v nastavení systémového parametru FRM_ZRUSIT_DOTAZ na hodnotu N je nutné kontaktovat pracovníky Helpdesku.


Obr. Okno s upozorněním a možností zrušit dotaz po jeho spuštění ve formuláři 02218 - Prohlížení kontací prvotních dokladů


Informace o prvotních dokladech

V agendě finančních vztahů byly rozšířené informace o prvotních dokladech. Lze zjistit informace o:

  • účetním dokladu
    • číslo dokladu
    • stav dokladu
  • vystaveném příkazu
    • číslo dokladu
    • stav dokladu
  • přiznáni DPH
    • číslo dokladu
    • jaké - Řádné, Opravné
    • stav dokladu


Informace lze spustit klávesou Konec a použitím tlačítka Informace.


Obr. Informace o prvotních dokladech


Formulář Význam Formulář Význam
03219 Schvalování dodavatelské faktury 03279 Schvalování přijatých záloh. listů
03231 Dodavatelské faktury - prohlížení 03274 Prohlížení přijatého zálohov. listu
03289 Schvalování vystavených dobropisů 03278 Oprava závazku z přijaté zálohy
03284 Prohlížení vystaveného dobropisu 03277 Prohlížení záv. vzniklého ze zálohy
03249 Schvalování závazků k zaměstnancům 03384 Prohlížení vystaveného dobropisu
03244 Prohlížení závazku k zaměstnanci    


Uživatelské nastavení parametrů formuláře

Podle potřeb uživatele je možné změnit nastavení parametrů formuláře přes nabídku Nástroje → Preference formuláře z formulářové menu.

Uživatel má na výběr z těchto možností:

  • Načíst data po spuštění (EXESTART) - formulář po otevření provede dotaz / zůstane v režimu zadání dotazu
  • Načíst data po návratu (EXEBLD) - provést dotaz po návratu z volaného formuláře
  • Vyplnit Rok v dotazu (DEFQRY) - vyplnit položku Rok při zadávání dotazu
  • Výchozí nastavení - vymazat uživatelské preference pro formulář


Obr. Nabídka z formulářového menu s nastavením parametrů formuláře 02430 – Rozpočty a plány


Uživatelské nastavení vzhledu formulářů

Uživatelské nastavení vzhledu formulářů umožňuje změny vzhledu, přesuny sloupců, ale pouze ve formulářích, které mají pevné položky. Tyto změny jsou možné pouze u sloupců, pod kterými je posuvník.
Stiskem ikony "hasáku" pro Uživatelské nastavení vzhledu se otvírá formulář pro práci se sloupci. Ikona se nachází v horní nástrojové liště. Ikona hasáku není aktivní ve všech formulářích iFIS*, ale pouze u některých vybraných a upravených formulářů. Možnost zadávat změny formuláře je až po načtení záznamů. Pokud je formulář v režimu dotazu, není možné měnit vzhled aktuálního formuláře. Po úpravách formuláře funguje export dat tak, jak je upravený. Vypnutí/zapnutí nadefinovaného uživatelského nastavení je umožněno také přes nabídku Nastavení ve formulářovém menu. Vybrané uživatelské nastavení vzhledu se zobrazuje v záhlaví formuláře za uvedením časového údaje stejně jako je tomu v případě nastaveného uživatelského filtru.

Ikona Význam
Bez nastavení
Uživatelské nastavení
    Načtení prvotního nastavení
    Uložení aktuálního nastavení
    Smazání aktuálního nastavení
    Přesunutí sloupce doleva
    Přesunutí sloupce doprava
    Zvětšení šířky sloupce o jeden znak
    Zmenšení šířky sloupce o jeden znak
    Skrytí sloupce
    Zobrazení skrytého sloupce a umístění před aktuální sloupec
    Změna názvu sloupce


Kromě ikonek zobrazených v tabulce lze použít myš:

  • myší klepnout na sloupec, držet a přesunout vpřed nebo vzad
  • myší klepnout na sloupec, stisknout klávesu SHIFT a rozšiřovat nebo zužovat sloupec


Po volbě tlačítek lze provádět některé operace se sloupci

  • posouvat
  • měnit
  • skrývat sloupce
  • měnit název sloupců


Pro zvolení názvu svého nastavení je zapotřebí stisknou ikonu pro zápis pojmenování nového nastavení. Pro nastavení nového názvu sloupce (záhlaví) je třeba stisknout ikonu a kurzor se přesune do pole Záhlaví. Jako poslední je volba Uložit, která uloží navolené nastavení. Je-li některé nastavení již nepotřebné dá se použít volba Zrušit


Tyto uživatelské změny (nové nastavení) je možné uložit. Uložení může být :

  • Výchozí nastavení - je viditelné pouze vlastníkem
  • Veřejné nastavení - je výchozím pouze pro svého vlastníka, ostatní uživatelé toto nastavení mohou používat
  • Projektové nastavení (výchozí pro všechny uživatele):
    • mohou vytvářet pouze administrátoři
    • administrátoři mohou prohlížet a upravovat nastavení jednotlivých uživatelů


Podle výběru uživatele lze načíst uživatelské nastavení. V seznamu dostupných nastavení lze zobrazit i načtení prvotního nastavení formuláře.


Pokud je tlačítko aktivní, změní barvu na červenou () a použité nastavení položek je zobrazeno v názvu vedle tlačítka.


Po takovéto uživatelské definici musí mít správce možnost některá nastavení mazat či jim přiřadit jiné hodnoty a k tomu slouží formulář 11004 - Administrace uživatelských nastavení vzhledu formulářů.


Projektové uživatelské nastavení vzhledu přidáno do těchto formulářů:

Formulář Význam Formulář Význam
03319 Opravy odběratelských faktur 03320 Přehled odběratelských faktur
03342 Opravy pohledávek za zaměstnanci 03343 Prohlížení pohledávek za zaměstnanci
03326 Opravy některých údajů uzavřených pohledávek 03337 Přehled pohledávek
03338 Výběr pohledávky 03359 Prohlížení penalizačních faktur
03369 Prohlížení generovaných pohledávek 03373 Prohlížení vystav. zálohových listů
03383 Prohlížení přijatých dobropisů 03391 Přehled pohledávek
03433 Neuhrazené pohledávky 03442 Pohledávky po datu splatnosti
03443 Pohledávky s nedodrženou splatností 15152 Převzetí pohledávek


Obr. Projektové uživatelské nastavení vzhledu formuláře 03391 – Přehled pohledávek


Ikona pro uživatelské nastavení vzhledu formuláře (hasák) je nepřístupná ve formulářích, ve kterých není umožněna změna vzhledu, například formulář 02116 - Prohlížení účetního dokladu. Také nastavení z menu je u těchto formulářů nepřístupné.


Seznam formulářů s uživatelským nastavením vzhledu

Finance Majetek
Formulář Význam Formulář Význam
03122 Prohlížení řádků bankovních výpisů 05x01
x = 0, 3, 4, 5, 6, 9, 8 		Pořízení dokladů, tisk
03201 Kopie závazků 05x02
x = 3, 4, 5, 6, 7, 9
05212 		Opravy dokladů
03207 Převzetí externích závazků 05x03
x = 0, 3, 4, 5, 9, 8
05213 		Účetní likvidace dokladů, inventární karta
03213 Opravy některých údajů uzavřených závazků 05x04
x = 0, 3, 4, 5, 6, 9 		Prohlížení dokladů
03214 Účetní likvidace závazků 05x05
x = 3, 4, 5, 6, 9
05215 		Storno dokladů
03220 Přehled dodavatelských faktur 05x06
x = 3, 4, 5, 6, 8, 9 		Změny dokladů
03237 Přehled závazků 05x10
x = 8
05214 		Prohlížení dokladů
03243 Prohlížení závazků k zaměstnancům 05x30
x = 2, 3, 4, 5, 9 		Změny dokladů
03255 Prohlížení řádků platebních příkazů 05011 Storno vyřazení drobného majetku
03269 Prohlížení generovaných závazků 05012 Storno zařazení drobného majetku
03273 Prohlížení přijatých záloh. listů 05013 Dávkové přemístění drobného majetku
03283 Prohlížení vystavených dobropisů 05019 Dávkové vyřazení drobného majetku
03304 Převzetí pohledávek z Registru smluv 05023 Tisk drobného majetku dle výběru
03315 Převzetí pohledávek z externího systému 05216 Kopie dokladů o zařazení
03402 Obchodní partner 05223 Uzavření dokladů o zařazení
03412 Ruční likvidace výpisů - debety

03422 Ruční likvidace výpisů - kredity

03432 Neuhrazené pohledávky

03438 Závazky bez příkazu, neuhrazené

03530 Prohlížení pokladních dokladů

03571 Přehled dokladů

03608 Řádky univerzálních daňových dokladů

03713 Ruční párování jiných pohledávek

Číselníky Účetnictví
Formulář Význam Formulář Význam
01289 Seznam osob s osobním číslem 02122 Pohyby na účtech
01291 Listval firem 02212 Vnitropodnikové pohyby
08102 Číselník organizací 02218 Prohlížení kontací prvotních dokladů
08105 Prohlížení číselníku organizací 02224 Podpora monitorovací zprávy
08110 Číselník organizací – správce 02229 Vnitropodnikové pohyby - úprava volitelných položek
09101 Jmenný seznam osob

Objednávky vystavené Objednávky vystavené
Formulář Význam Formulář Význam
30316 Schválení objednávky 30333 Objednávky - vstup
30326 Hromadné vyřazení ze salda 30338 Objednávky - výběr
30330 Opravy uzavřené objednávky

Smlouvy Objednávky přijaté
Formulář Význam Formulář Význam
0820x
x = 1, 2, 7 		Registr smluv 30733 Přijaté objednávky - vstup
Zakázky - projekty Rozpočty
Formulář Význam Formulář Význam
0122x
x = 0, 2, 3, 4 		Zakázky - projekty 02430 Rozpočty a plány


02432 Čerpání rozpočtu
Zásoby Zásoby
Formulář Význam Formulář Význam
10556 Přehled pohybů 10510 Skladová karta - prodejní ceník
Příklad Příklad
Písmeno x v čísle formuláře nahraďte vyjmenovanými číslicemi

05x01
x = 3, 4, 5, 6, 9, 8
(05301, 05401, 05501, 05601, 05901, 05801)


Uživatelské nastavení vzhledu se nachází pouze u některých přehledových formulářů. Aby ikonka "hasáku" pro nastavení uživatelského vzhledu formuláře nezabírala příliš místa pro zobrazení položek, byla u některých vybraných a upravených formulářů přesunuta ze záhlaví k ostatním ikonám v horní nástrojové liště.


Změny se týkají těchto formulářů:

Formulář Význam
01110 Organizace
02116 Prohlížení účetního dokladu
02167 Modifikace účetní likvidace
02168 Prohlížení účetní likvidace
02218 Prohlížení kontací prvotních dokladů
03122 Prohlížení řádků bankovních výpisů
03214 Účetní likvidace závazků
03237 Přehled závazků
03412 Ruční likvidace výpisů - debety
03422 Ruční likvidace výpisů - kredity
03713 Ruční párování jiných pohledávek
04507 Ruční párování výplat
05307 Přemísťovací protokol dlouhodobého majetku
05702 Tisk majetku dle výběru
08102 Číselník organizací


Třídění a uživatelské filtry

Jedná se o velmi důležitou funkci pro zkušenější uživatele. Tato služba se používá téměř ve všech formulářích, převážně prohlížecích a zabezpečuje setřídění položek podle jednoho (Třídění vzestupně/sestupně) nebo více než jednoho kritéria (Složené třídění).


Třídění vzestupně/sestupně

Tímto způsobem je možno třídit téměř ve všech formulářích. Tato služba umožňuje setřídit data kterékoliv položky, na které je umístěn kurzor. To vše je možné jak při načtených datech, tak i v režimu dotazu po stisku klávesy pro Zadání dotazu.


Složené třídění

Toto třídění umožňuje uživateli setřídit data daného formuláře podle libovolné položky a v rámci té podle jiné libovolné položky a v rámci té... Lze zadat až pět třídících položek. U tohoto typu třídění lze také zadat, jestli se mají položky třídit vzestupně a nebo sestupně. Třídící kritéria se zapisují do databáze, proto je možné, kdykoliv si je opět vyvolat, změnit, opravit, vymazat, či přidat nové.


Obr. Složené třídění


Výběr kritéria třídění

V tomto formuláři si může uživatel vybrat podle jakého kritéria, které si předem vytvořil, bude formulář setříděn. Volba se provádí klávesou Výběr nebo zaškrtnutím příznaku (check boxu) před třídícím kritériem. Uložení změny se provede klávesou pro Uložení změn. Pokud je nějaké třídící kritérium vybráno, bude aplikováno v případě stisknutí klávesy pro Provedení dotazu v prvotním formuláři. Zároveň je uživatel informován o zapnutí třídícího kritéria barevně označenou ikonou pro Složené třídění. Zrušení výběru se provádí klávesou Výběr na položce, která je označena jako vybraná, tzn. je před ní zaškrtnutý příznak (check box). Třídění se uvádí v činnost klávesou pro Provedení dotazu v prvotním formuláři nebo, pokud je nějaké vybráno, hned při spuštění formuláře. Třídící požadavky/kritéria lze měnit nebo rušit.


Blok třídících požadavků

V tomto bloku je možno přidávat, opravovat, odebírat neplatné třídící požadavky/kritéria. Třídící požadavek se skládá z položek :

- Setřídit - vyjadřuje způsob třídění ve formuláři (Vzestupně/Sestupně)

- Položka - seznam položek daného formuláře, dle kterých je možno data setřídit :

Změny se ukládají klávesou pro Uložení změn a ukončení klávesou Konec.


Uživatelské filtry


Obr. Uživatelské filtry


Vzhled ikony

Možno použít dvě různé ikony, jejichž vzhled se mění v závislosti na využití funkčnosti uživatelských filtrů nebo složeného třídění:

  Vyvolá blok s možností výběru filtru

   Výběr záznamu je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem), ale žádná z případně předdefinovaných uživatelských podmínek (filtrů) není aktivní
   Výběr záznamů je ovlivňován uživatelskou podmínkou (filtrem)


  Vyvolá blok s možností zadání složeného třídění:

   Výběr záznamu je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění), ale žádné není aktivní
   Výběr záznamů je ovlivňován uživatelským setříděním (složené třídění)


Využití uživatelských omezujících podmínek (filtrů) by mělo pokrýt velkou většinu požadavků týkajících se zobrazení pouze určité množiny zobrazovaných záznamů, např. jen některé deníky, jen některé sestavy, případně omezení na prohlížení jen některých účtů apod.


Funkčnost uživatelských filtrů

Je přístupná na základě nastavení globálních parametrů.

Položka Obsah (vzor) Význam parametru
UF_POVOL SAU Aplikovat uživatelské filtry typu:

S – systémové

A – administrátorské

U - uživatelské

UF_TYPY [ADM=*][UZI=*] Povolené typy tvorby uživatelských filtrů:

 * - všechny

W – volnou podmínkou

C – podmínkou

P – přednastavením položek

Tab 2. Globální parametry


Význam hodnot nastavení

Typy uživatelských filtrů – rozlišení dle možností přidělení oprávnění přístupu k přednastaveným UF
S Systémové
  • Vytváří dodavatel SW na základě dohody se zákazníkem
  • Jsou platné pro všechny uživatele bez ohledu na jeho oprávnění
  • Lze jej na základě požadavku odběratele vypnout
A Administrátorské
  • Vytváří správce systému zákazníka s oprávněním definovaným v RRP –administrace uživatele –
  • Parametrizace použití filtrů:
    • Povinný
    • Volitelný
  • Možnost nastavit sdílení filtru a následně hromadně přidělit koncovému uživateli nebo roli.
      Způsob přidělení filtru je rozlišen v seznamu kódem:
    • R – přiřazen přes roli
    • P – přiřazen administrátorem
U Uživatelské
  • Vytváří koncový uživatel sám z hlediska svých potřeb

Tab 3. Typy uživatelských filtrů


Typy omezení uživatelských filtrů – možnosti, jak lze vytvořit omezující podmínku
W Volnou podmínkou Jen pro kvalifikované uživatele, jedná se o zápis dotazu dle syntaxe jazyka SQL. Pro filtr definovaný volnou podmínkou je při ukládání změn ověřována syntaktická správnost dotazu.
C Podmínka dotazu Uživatelská omezující podmínka (filtr) se vytváří interaktivním přístupem dle předdefinovaných postupů ve formuláři, výběrem položky z nabídky, výběrem operátoru z nabídky a zápisem hodnot pro výběr.

Je-li aktivní,uplatňuje se vždy při provedení dotazu, tj. dochází k zobrazení dat dle omezujících podmínek.

P Přednastavením položek Vytvořené omezení nezobrazuje data, podmínka pro výběr dat je do formuláře v režimu <ENTER QUERY> tj. zadání dotazu přenesena do položky uvedené v aktivním uživatelském filtru. Toto nastavení lze přepsat.

Tab 4. Typ omezení


Význam použití operátoru v typech omezení „Podmínkou dotazu“ a „Přednastavením položek“
=
V položce hodnota se čekává zadání jedné hodnoty, např.
  • číslo deníku pro zobrazení
  • číslo sestavy
>
>=
<
<=
 != (nerovná se)
JE V MNOŽINĚ V položce hodnota se čekává zadání jedné hodnoty, nebo seznamu hodnot oddělených čárkami,např.
  • číslo deníku pro zobrazení
  • číslo sestavy

dle významu se zobrazí zadané hodnoty, nebo všechny hodnoty kromě hodnot uvedených v omezující podmínce

NENÍ V MNOŽINĚ
ODPOVÍDÁ MASCE V položce hodnota se omezující podmínka zadává pomocí substitučních znaků %

dle významu se zobrazí zadané hodnoty, nebo všechny hodnoty kromě hodnot uvedených v omezující podmínce

NEODPOVÍDÁ MASCE
ODPOVÍDÁ MNOŽINĚ MASEK V položce hodnota se omezující podmínka zadává pomocí substitučních znaků % nebo seznam podmínek oddělených čárkami

dle významu se zobrazí zadané hodnoty, nebo všechny hodnoty kromě hodnot uvedených v omezující podmínce

NEODPOVÍDÁ MNOŽINĚ MASEK
ODPOVÍDÁ REGULÁR. VÝRAZU
NEODPOVÍDÁ REGULÁR. VÝRAZU
JE VYPLNĚNO  Hodnota položky není prázdná

Tab. 5 Operátory


Vytvoření uživatelského filtru

Funkce ve volaném formuláři jsou rozděleny do záložek:

  • Složené třídění – umožňuje nastavit třídění dat, funkčnost odpovídá předchozím verzím
  • Filtry – umožňuje vytvoření uživatelského omezení výběru dat
  • Administrace filtrů – záložka je zobrazena uživateli s příslušnými oprávněním pro tvorbu administrátorských filtrů (Tab.3), umožňuje přidělit vytvořený filtr dalším uživatelům/roli
  • Hromadný filtr - umožní vytvořit hromadný filtr


Obr. Složené třídění



Obr. Filtry


Význam jednotlivých polí

 Hlavička
 Pole  Význam
Aktiv Je-li zaškrtnuto, je omezující podmínka, aktivní položka je viditelná v případě, že uživatel má příslušný přístup pro správce, umožňuje v záložce „Administrace filtrů“ přidělit vytvořený filtr uživateli nebo roli – viz. Obr.č. 2
Sdílet Položka je zobrazena uživateli s příslušným oprávněním pro tvorbu administrátorských filtrů (Tab 3), je-li zaškrtnuta, je možno přiřadit vytvořený filtr uživateli, roli. Sdílení filtru lze zrušit v případě, že filtr není použit jiným uživatelem.
Název uživatelského filtru Volitelný text
Typ omezení Dle tabulky Tab.4
Jen zde Zaškrtnutí znamená, že se uživatelský filtr uplatní pouze v tomto místě aplikace, při volání z jiného místa se omezení jím definované neuplatní
Zámek Informace o tom, zda je/není znemožněna aktualizace filtru správcem
Vypnuto Informace o tom, zda je/není filtr dočasně vypnut správcem


Řádky
 Pole  Význam
Položka Výběr z nabídky hodnot vztažených k formuláři, ze kterého byl uživatelský filtr vyvolán
Operátor Výběr z hodnot nastavených dodavatelem s významem dle Tab. 5. Hodnota – uživatelská podmínka pro výběr dat vytvořená s vazbou na zvolenou hodnotu
Test odezvy Slouží pro ověření správnosti vytvořených podmínek pro zobrazení dat, je platné pouze pro aktivní filtry


Počet aktivních uživatelských filtrů není omezen , je-li počet větší než jedna, platí všechny aktivní uživatelské filtry současně. Je tedy nezbytně nutné věnovat pozornost při sestavení, aby se jednotlivé podmínky vzájemně nevylučovaly a tím by mohlo dojít k tomu, že nebudou zobrazovat žádná data. Vytvoření uživatelských filtru je uživatelské nastavení, které není snadno přístupné ani privilegovaným uživatelům. V případě problému se zobrazením dat, je třeba zaslat kopii obrazovky, ze které je možno zjistit, zda jsou uživatelské filtry využívány.


Přiřazení uživatelského filtru uživateli/roli


Tlačítka pro přesun uživatele/role bez filtru uvedeného v záhlaví jsou aktivní v případě, že vybraný filtr je označen v záložce Filtry jako „Sdílet“.

Pro znemožnění aktualizace filtru slouží položka Zámek.


Uživatelské filtry s podmíněným dotazem

V uživatelských filtrech lze použít také různé proměnné plněné buď uživatelem, a to v okamžiku spuštění dotazu, nebo hodnotami přímo z formuláře.


Obr. Uživatelské filtry



Obr. Uživatelské filtry


Vypnout/zapnout uživatelský filtr je umožněno přes nabídku Filtry ve formulářovém menu.


Obr. Možnost vypnutí/zapnutí uživatelského filtru přes nabídku "Filtry" ve formulářovém menu


Vybraný filtr se zobrazuje v záhlaví formuláře za uvedením časového údaje stejně jako je tomu v případě nastavení uživatelského vzhledu formuláře.


Obr. Zobrazení použitého filtru v záhlaví formuláře 01220 – Zakázky – projekty


Pokud uživatelský filtr obsahuje proměnné, pak se objeví obrazovka pro jejich vyplnění.


Obr. Zadávací obrazovka hodnot proměnných


Funkce hromadného filtru pro zadání výběrové podmínky z "externího" zdroje 

Vytvořena nová funkcionalita hromadného filtru pro převedení kopírovaného výčtu hodnot na formát in ():

  • umožňující vyhledat a zobrazit seznam požadovaných záznamů dle podkladů z jiných zdrojů (např. seznam hodnot v excelové tabulce či v textovém souboru)
  • určena pro výběr dat, u nichž nelze uskutečnit vyhledání pomocí výběrové podmínky přímo ve formuláři v režimu dotazu

Funkci lze spustit přes ikonu Složené třídění/Uživatelské filtry, otevřením záložky Hromadný filtr, seznam hodnot je vložen kopií dat z jiných souborů (např. z MS Excel). Tlačítkem Konvertovat do formuláře se provede výběr dat do položky, na které byl umístěn kurzor při volání funkce hromadného filtru. Hromadný filtr lze spustit pouze z formuláře, který je v režimu dotazu, přitom pro výběr dat je rozhodující, na které položce formuláře je umístěn kurzor. Podmínka pro hromadný výběr dat se přebírá právě pro tuto položku. Pokud formulář není v režimu dotazu, tlačítko Konvertovat do formuláře nebude aktivní, tudíž nebude moci být proveden hromadný výběr. Není-li kurzor myši umístěn při volání funkce hromadného filtru na správné položce, není výběr dat proveden.


Obr. Použití hromadného filtru ve formuláři 05702 – Tisk majetku dle výběru


Hromadný filtr obsahuje kromě tlačítka Konvertovat do formuláře také:

  • možnost nastavit použitý oddělovač, kterým lze definovat znak oddělení jednotlivých vložených hodnot:
    • Mezera
    • Řádek
    • Jiný – například čárka, středník, atd.
Příklad Příklad
Příklad využití:

Lze využít např. pro dohledání inventárních čísel majetku,

  • k nimž je potřeba vytisknout znovu inventární štítky z důvodu jejich poškození či nečitelnosti
  • u nichž je třeba provést hromadné přemístění či vyřazení


Tip Tip
Funkcionalitu hromadného filtru lze využít v různých agendách a příslušných funkcích iFIS*. Dalším příkladem může být v iFIS*Spisová služba vyhledání seznamu dokumentů (např. podle položky PID či Č.j. naše) v Podacím deníku pro provedení hromadných operací.


Přes tlačítko Konvertovat do nového filtru lze vytvořit předdefinovaný záznam v uživatelských filtrech na záložce Filtry s přednastaveným názvem "Nový filtr z výběru" a předvyplněným obsahem. Filtr lze uložit a při dalším spuštění formuláře znovu použít.

Může se objevit hláška, která upozorní, že změny je nutné uložit.


Obr. Použití tlačítka "Konvertovat do nového filtru" při kopii dat z Poznámkového bloku s jiným oddělovačem (čárkou)



Obr. Předdefinovaný záznam v uživatelských filtrech po použití tlačítka "Konvertovat do nového filtru"


Záznam v uživatelském filtru se předdefinuje vždy pro první položku formuláře, ze kterého je vytvářen. Pokud uživatel požaduje provést vyhledání pro jinou položku, je nutné ji změnit výběrem ze seznamu hodnot do pole "Položka" v detailu uživatelského filtru.


Obr. Použití tlačítka "Konvertovat do nového filtru" pro položku "Středisko"

Příklad Příklad
Příklad využití:

Přes uložený filtr lze znovu rychleji dohledat potřebné záznamy převzaté z externích zdrojů a následně provést jejich výběr a požadovanou operaci s vybranými záznamy (např. opětovný hromadný tisk inventárních čísel).


Přílohy v iFIS* a centrální dokumentové úložiště (CUL)

V iFIS* je umožněno téměř ve všech agendách evidovat záznamy o přílohách. K pořizovaným a evidovaným záznamům v iFIS* lze přikládat a připojovat elektronické přílohy ve formě souborů/digitálních dokumentů.

Vlastní přílohy/soubory jsou ukládány dle technických možností a v závislosti na implementaci systému:

  • do databáze nebo
  • do centrálního dokumentového úložiště


Výjimky příloh ukládaných vždy do databáze

Do interního dokumentového úložiště (DB Oracle), tj. do databáze se vždy ukládají některé vybrané typy příloh, ať již z důvodu bezpečnosti (např. citlivé osobní údaje) a nebo z jiných specifických důvodů.

Jedná se především o různé obrázky, které jsou ukládány pro:

  • účely identifikace a ověření totožnosti osoby - v Ověřovací doložce v číselníku osob - naskenované podpisové vzory, doklady ověřující totožnost osoby (zaměstnanecké či jiné průkazy, karty,...) nebo fotografie zaměstnanců
  • možnost identifikace konkrétních inventárních předmětů majetku či skladových položek - obrázky na majetkových a skladových kartách


Obr. "Ověřovací doložky"



Obr. Inventární karta drobného majetku s identifikujícím obrázkem


Funkce centrálního dokumentového úložiště (CUL)

iFIS využívá pro uložení digitálních dokumentů/souborů příloh centrální dokumentové úložiště Alfresco.

Funkce CUL:

  • uložení vlastních digitálních dokumentů
  • kontroly vkládaných souborů především
    • škodlivé viry
    • elektronický podpis
    • časové razítko
  • uložení popisných údajů (metadat) příloh
  • konverze do archivních formátů
  • ...

Některé funkce jsou ve vztahu k iFIS* popsány v dalších kapitolách.

Případné podrobnější informace formou dokumentace k CUL Alfresco lze vyžádat u dodavatele, tj. u společnosti DERS.


Formulář pro přílohy

V systému iFIS* lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy v řadě agend/modulů a k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.). Pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu) a případně dodatky (textové údaje) slouží formulář 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu. Pro otevření formuláře je určena ikona pro Přílohy umístěná v horní liště.

Ikonka () v horní nástrojové liště upozorňuje na možnost přístupu k přílohám. Barvy ikony se mění v závislosti na přístupech a obsahu:

  • šedá - není možné přistupovat k přílohám, ikona je nepřístupná
  • bílá - u záznamu není žádná příloha připojena
  • zelená - u záznamu je připojena nějaká příloha


Pomocí ikony se otevírá univerzální prohlížecí / editovací formulář. Možnost provádět úpravy přílohy, vkládání nebo mazání je určena ve formuláři 11003 - Definice vazeb k příloh k dokladu. Obecně platí, že u prohlížecích formulářů nelze provádět změny příloh. Ve vkládacích / editovacích formulářích je možné upravovat také přílohy.

Formulář 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu je rozdělen na dvě záložky, přičemž záložka Dodatky je přístupná pouze ve funkcích, kde lze dodatky využít. Formulář obsahuje údaje využívané u příloh.


Obr. Zelená ikona pro přílohy a vyvolání formuláře 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu


Velikost přílohy

U vložených příloh je viditelný údaj o velikosti souboru připojeného dokumentu. Tento údaj se zobrazí po vložení přílohy k záznamu.


Obr. Přílohy a dodatkové informace k dokladu - údaj o velikosti přílohy


Obrázek zobrazuje nově přiložený soubor jako přílohu k faktuře. Jelikož dříve vložené přílohy údajem o velikosti souboru nedisponovaly, tento údaj se u nich nezobrazuje. Z toho vyplývá, že údaj o velikosti přiloženého souboru se zobrazí pouze u nově vložených příloh.


Sjednocení obsahu a funkčnosti příloh

Ve formulářích iFIS*, kde je možné přímo vkládat přílohy, je dostupná záložka Dokumenty pro možnost realizovat práci s přílohami (např. formulář 30335 - Objednávky - detail). Obsah záložek a jejich funkcionalita je přizpůsobena formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu. Vzhled záložek je obdobný a je v mezích možností sjednocen. V záložkách však nelze realizovat připojení dokumentů s externím identifikátorem.


Obr. Příklad zobrazení příloh ve formuláři 30335 - Objednávky - detail


Chování iFIS při využití dokumentového úložiště

Při přechodu ukládání dokumentů z databáze do dokumentového úložiště (CUL = centrální úložiště) a při realizovaných změnách či aktualizacích v rámci úložiště se uživatelům zobrazuje následující informativní hláška "Nahrávám moduly výchozího úložiště dokumentů.".


Obr.


V případě následující hlášky je potřeba zatrhnout zaškrtávátko u "Always trust content from this publisher." a pokračovat prostřednictvím tlačítka "Yes"


Obr.

Pokud se objeví následující hlášení, pak je dokumentové úložiště z nějakého důvodu danému uživateli nepřístupné a není mu umožněna práce s přílohami. Je potřeba informovat správce CUL pro zjištění příčiny a zajištění nápravy.


Obr.


Práce s přílohami (při využití dokumentového úložiště)

S přílohami je umožněno pracovat prostřednictvím tlačítek:

  • Vlož - vkládání a změny příloh k záznamu
  • Ukaž - zobrazení připojené přílohy
  • Kopíruj - uložení přílohy do vybraného adresáře (pod shodným názvem jako vložený soubor)
  • Zruš - zrušení záznamu o příloze (soubor zůstává v úložišti)

Tlačítka jsou samostatně administrovatelná, na základě čehož mohou mít uživatelé nastaveny různé přístupy pro práci s přílohami v iFIS*.


Vkládání příloh


Obr. Vložení přilohy přes tlačítko "Vlož"


Pro vložení přílohy musí být vyplněny povinné položky, případně lze doplnit i údaje v nepovinných polích. Část informací lze v případě využití předdefinovat do ukládaných metadat. Vkládaná příloha je vybírána z příslušného adresáře. Při vkládání je možno k dokumentu připojit elektronický podpis. Při vlastním ukládání dokumentu jsou na úrovni úložiště realizovány zapnuté kontroly na zjištění virů a vyhodnocení ověřovacích doložek (elektronické podpisy a časová razítka).


Obr. Nahrání přílohy ze souboru


Pokud je položka Soubor vyplněna, pak záznam o příloze obsahuje odkaz na příslušný dokument v úložišti.


Obr. Vložená příloha


Náhrada příloh

Prostřednictvím tlačítka Vlož lze provést také změnu přílohy a nahradit tak původní soubor odkazem na jinou přílohu v úložišti. Uživateli se nejprve po stisku tlačítka Vlož zobrazí upozornění.


Obr. Náhrada přílohy tlačítkem "Vlož"


Zobrazení příloh

Zobrazení přílohy je umožněno přes tlačítko Ukaž. Přílohu je možné Otevřít nebo Uložit na lokální disk.

Poznámka Poznámka
Další informace jsou platné pouze při využití CUL!


Před otevřením přílohy jsou podány informace o výsledku provedených kontrol na úrovni úložiště (rozsah kontrol je v závislosti na nastavení v úložišti).


Obr.


Je možno si prohlédnout detailní popisné údaje a vložené informace k dokumentu tlačítkem Detail. V případě, že uložený dokument obsahuje vir, je nepřístupné tlačítko Pokračovat, čímž je aplikací blokován přístup k dokumentu, který obsahuje škodlivý software.


Kopírování příloh

Tlačítko Kopíruj slouží k uložení přílohy do vybraného adresáře. Je vybrán adresář, do kterého je soubor uložen. Název souboru je předdefinován shodně jako byl vložen.

Poznámka Poznámka
Další informace jsou platné pouze při využití CUL!


Obdobně jako u zobrazení přílohy jsou před uložením přílohy zobrazeny informace o výsledku provedených kontrol na úrovni úložiště (rozsah kontrol je v závislosti na nastavení v úložišti). Lze si prohlédnout detailní popisné údaje a vložené informace k dokumentu tlačítkem Detail. V případě, že uložený dokument obsahuje vir, je i zde nepřístupné tlačítko Pokračovat, čímž je aplikací blokován přístup k dokumentu, který obsahuje škodlivý software.


Rušení příloh

Tlačítko Zruš je určeno k odstranění vazby na soubor v úložišti u příslušného záznamu přílohy.


Obr. Zrušení přílohy tlačítkem "Zruš"


Uživatel, je dotázán, zda si opravdu přeje vymazat dokument z úložiště.


Obr. Upozornění uživatele


Po potvrzení volby Ano dochází ke smazání příslušného záznamu o příloze v iFIS*, ale v případě napojení na CUL zůstává soubor na úrovni CUL nesmazán


Obr. Smazání dokumentu


Další možnosti vkládání příloh

Připojení dokumentu pomocí čárového kódu

Dále je možno vkládat přílohy s obecným externím identifikátorem (např. dokumenty skenované, jejichž listinný originál je opatřen etiketou s čárovým kódem). Hodnotu čárového kódu lze vložit ručním zadáním do pole Nový kód v dolní části formuláře nebo nasnímat prostřednictvím čtečky (snímače) čárového kódu.


Obr. Pole "Nový kód" s čárovým kódem


Tato volba je přístupná na základě uživatelských přístupů (přístup k modulu PRIVLOZ). V tomto případě je přístupné pole Nový kód a kurzor na něm stojí hned po otevření formuláře. Záznam se vytvoří přes sousedící administrovatelné tlačítko (ikonu) "Připojit nový kód". Tím dojde k předvyplnění položky Kód.


Pokud je v datovém úložišti/databázi připraven sken dokumentu pojmenovaný dle identifikátoru uvedeném čárovým kódem, je soubor automaticky připojen jako příloha k danému dokladu. Pokud není nalezen žádný takový soubor, je založena pouze hlavička přílohy se zadaným Kódem. Pokud dokument bude následně naskenován a pojmenován dle identifikátoru, dojde k připojení příslušného skenu dokumentu k danému záznamu v iFIS*. Předpokladem pro tuto funkcionalitu je instalace a zprovoznění speciální automatické funkce pro párování skenů se záznamy v iFIS* a odpovídající nastavení skenovacího SW.


Obr. Automatické vyplnění položky "Kód"


Pomocí globálního parametru PRILHLAS lze nastavit, zda se má zobrazit hlášení o neexistující příloze při vyhledávání pomocí čárového kódu. Parametr PRILHLAS může obsahovat hodnoty A/N (A = zobrazí upozornění, N = upozornění se nezobrazí).


Přílohy mohou být vkládány k záznamům v iFIS také v rámci integračních vazeb na jiné IS (např. STAG, ISDS,...). V těchto případech jsou přílohy vkládány prostřednictvím definované automatické funkce při založení záznamu do iFIS.


Obr. Přílohy vkládané prostřednictvím automatické funkce


Popisné údaje (metadata) pro úložiště dokumentů

Při vkládání souborů do příloh jsou dokumenty ukládány do předem definovaného centrálního dokumentového úložiště (CUL). Zároveň je možné připojit ke vkládanému dokumentu další popisné údaje (metadata), které jsou společně uloženy do úložiště. Metadata je umožněno vložit prostřednictvím formuláře 00311 - Metadata pro centrální úložiště, kde je také uvedena podrobnější dokumentace. Tato funkce se otevírá na základě zatrhávátka u pole Popis po stisku tlačítka Vlož.


Obr. Metadata pro centrální dokumentové úložiště (CUL)



Obr. Vyplnění popisných údajů (metadat)


Ověření digitálního dokumentu na vstupu do dokumentového úložiště

Na úrovni centrálního úložiště dokumentů (CUL) je umožněno provádět kontroly vkládaných digitálních dokumentů/souborů. Jedná se o prověření, které nelze provést uživatelem jednoduše bez technických a technologických pomůcek, a jsou proto zajištěny na pozadí systémem. Kontroly jsou realizovány již na vstupu při uložení dokumentu/souboru do CUL:

  • Elektronický podpis – ověření přítomnosti elektronického podpisu a jeho platnosti (validity)
  • Časové razítko – ověření přítomnosti časového razítka a jeho platnosti (validity)
  • Přítomnost virů – provedení antivirové kontroly, zjištění škodlivých kódů
  • Archivace/Skartace - kontrola, zda byl dokument již archivován / skartován

Výsledky kontrol a další požadované údaje jsou zaznamenány a ukládány jako metadata v CUL v definovaném rozsahu. Jen některé vybrané údaje jsou následně uživatelsky zobrazitelné při zobrazení/otvírání (tlačítko Ukaž) nebo ukládání/kopírování (tlačítko Kopíruj) souboru. Další podrobné údaje (např. o certifikátech, jejich platnostech a poskytovatelích, apod.) zůstávají pro uživatele nedostupné, ale v případě potřeby je lze v evidenci systémově dohledat.


Výsledky ověření digitálního dokumentu zobrazitelné v iFIS*

Vybrané základní údaje zjištěné kontrolami na úrovni CUL jsou následně uživatelsky zobrazitelné při zobrazení/otvírání (tlačítko Ukaž) nebo ukládání/kopírování (tlačítko Kopíruj) souboru, a to v informačním okně s názvem Vlastnosti digitálního dokumentu v CUL.

  • Elektronický podpis – výsledek ověření podpisu
  • Časové razítko – výsledek ověření řasového razítka
  • Přítomnost virů – výsledek ověření antivirovým SW
  • Archivace/Skartace - výsledek ověření, zda nebyl dokument již archivován či skartován


Okno obsahuje také možnost volby, zda Zobrazit/Exportovat originální dokument (tj. v podobě a formátu, ve kterém byl do CUL vložen) a nebo dokument v Archivním formátu, do kterého byl konvertován na úrovni CUL (tj. ve formátu PDF/A)

  • Zobrazit/Exportovat
    • Originální dokument - původní formát
    • PDF archivní - archivní formát (POZOR - konverze je provedena jen u vybraných původních formátů, kde toto lze realizovat, dle toho je/není volba aktivní)


Zjištěné informace jsou v okně Vlastnosti digitálního dokumentu v CUL k dispozici formou významové ikony se stručným popisem.


Varianty hodnot významu ikonek pro "Elektronický podpis"/"Časové razítko"/"Přítomnost virů" jsou uvedeny v tabulce:

Ikona Význam

Elektronický podpis Časové razítko Přítomnost virů Archivace/Skartace
RTENOTITLE Validní Validní Viry nezjištěny Archivován
RTENOTITLE Nekontrolován Nekontrolováno Nekontrolována Není informace
RTENOTITLE Není obsažen Není obsaženo Není informace Není informace
RTENOTITLE Neplatný Neplatné Nalezen vir Byl skartován


Tlačítkem Detail umístěným v okně Vlastnosti digitálního dokumentu v CUL může uživatel získat podrobnější informace o dokumentu včetně bližších informací k provedeným kontrolám na úrovni CUL, a to v okně Detailní informace o digitálním dokumentu v CUL.


Obr. Vyvolání detailních informací o digitálním dokumentu v CUL


Příklady vlastností dokumentů s detailní informací v CUL

Příklad Příklad
Příklad 1

K dokumentu není připojen elektronický podpis, protože k souboru daného formátu elektronický podpis nelze vložit.




Obr. Informační okno "Vlastnosti digitálního dokumentu v CUL" – elektronický podpis není obsažen



Obr. Detail


Příklad Příklad
Příklad 2

K souboru daného formátu lze vložit elektronický podpis (např. formát *.PDF), ale k dokumentu elektronický podpis připojen není, tedy ho nelze zkontrolovat - viz podrobnosti přes Detail.




Obr. Informační okno "Vlastnosti digitálního dokumentu v CUL" – elektronický podpis nekontrolován



Obr. Detail


Příklad Příklad
Příklad 3

Dokument obsahuje elektronický podpis. Po provedené kontrole a ověření bylo však zjištěno, že je neplatný.




Obr. Připojený elektronický podpis je neplatný



Obr. Detail


Příklad Příklad
Příklad 4

Dokument obsahuje elektronický podpis, je ověřena jeho platnost a zjištěna validita. Dokument obsahuje časové razítko, je ověřena jeho platnost a zjištěna validita. Dokument neobsahuje škodlivý kód, prošel úspěšně antivirovou kontrolou. Viz příklady hodnot přes Detail.



Obr. Informační okno "Vlastnosti digitálního dokumentu v CUL" – dokument je z hlediska kontrol v pořádku



Obr. Detail


Příklad Příklad
Příklad 5

Dokument neprošel antivirovou kontrolou a byly nalezeny viry.



Obr. Zjištěna přítomnost virů



Obr. Detail


Příklad Příklad
Příklad 6

Dokument obsahuje v CUL také konvertovanou verzi dokumentu v archivním formátu.



Obr. Zjištěna přítomnost virů - archivní formát



Obr. Detail


Všechny výsledky kontrol jsou pouze informativního charakteru. Je na uživateli a jeho rozhodnutí, jak bude s dokumenty, které "neprošly kontrolou" (nejsou validní), nakládat. A zda a jak je bude dále zpracovávat. V případě, že uložený dokument obsahuje vir, je nepřístupné tlačítko Pokračovat, čímž je aplikací blokován přístup k dokumentu/souboru, který obsahuje škodlivý software.


Přehled metadat evidovaných v CUL

Tabulka obsahuje popisné údaje (metadata), které jsou/mohou být k digitálním dokumentům uloženy v CUL:

Atribut CUL Popis Příklad hodnoty
cul:AntivirLog.kdy Datum a čas provedení kontroly na obsah škodlivého kódu (virů). 2017-10-11T15:26:33.000+0200
cul:AntivirLog.validni Stav kontroly na obsah škodlivého kódu. NEKONTROLOVANO
cul:AntivirLog.vysledek Slovní popis výsledku kontroly na obsah škodlivého kódu, např. typ viru. PASSED
cul:DigitalniDokument.digitalniDokumentTyp Typ digitálního dokumentu, volně definovaná doména. SCAN
cul:docCheckSumType Typ otisku digitálního dokumentu pro potřeby NDA. SHA-512
cul:docCheckSumDocHash Hodnota otisku digitálního dokumentu pro potřeby NDA. b93ea0bc152948e58992fa5a752d171b56574b63b93ea0bc152948e58992fa5a752d171b56574b63
cul:docCheckSumDocHashDate Datum a čas vytvoření otisku digitálního dokumentu pro potřeby NDA. 2017-10-11T15:26:33.000+0200
cul:PKILog.Podpis.certifikat Certifikát(y) digitálních podpisů připojených k digitálnímu dokumentu. []
cul:PKILog.Podpis.overeniKdy Datum a čas ověření pravosti a platnosti připojených digitálních podpisů. 2017-10-11T15:24:33.000+0200
cul:PKILog.Podpis.overeniVysledek Pole s texty vyjadřujícími detailní slovní popis výsledku kontroly připojených digitálních podpisů. []
cul:PKILog.Podpis.podepsal Distinguished Names z certifikátů připojených digitálních podpisů. []
cul:PKILog.Podpis.validni Stav kontroly připojených digitálních podpisů. NEKONTROLOVANO
cul:PKILog.Razitko.certifikat Certifikát TSA, která vystavila časové razítko.
cul:PKILog.Razitko.certifikatHistory Historie certifikátů TSA, které vystavily časová razítka. []
cul:PKILog.Razitko.digest Hodnota otisku digitálního dokumentu použitého pro časové razítko. b93ea0bc152948e58992fa5a752d171b56574b63
cul:PKILog.Razitko.kdy Datum a čas vytvoření časového razítka. 2017-10-11T15:24:33.000+0200
cul:PKILog.Razitko.obsah Časové razítko ve formátu "ASN.1 DER-encoded Time-Stamp Response message".
cul:PKILog.Razitko.obsahHistory Historie časových razítek vydaných k digitálnímu dokumentu ve formátu "ASN.1 DER-encoded Time-Stamp Response message". []
cul:PKILog.Razitko.overeniKdy Datum a čas ověření pravosti a platnosti časového razítka. 2017-10-11T15:24:33.000+0200
cul:PKILog.Razitko.overeniVysledek Slovní popis výsledku kontroly časového razítka. Časové razítko je ověřeno, dokument nebyl modifikován
cul:PKILog.Razitko.serioveCislo Sériové číslo časového razítka. 910248
cul:PKILog.Razitko.validni Stav kontroly časového razítka. VALIDNI
cul:PKILog.Razitko.vystavil Distinguished Name z certifikátu vystavitele časového razítka. O=CESNET,CN=CESNET TSA 1
dcm:Identifikator.carovyKod Identifikace dokumentu - čárový kód (případně 2D kód). 123456
dcm:Identifikator.cisloJednaci Identifikace dokumentu - číslo jednací. BBM/001
dcm:Identifikator.PID Identifikace dokumentu - ID písemnosti ze spisové služby. PID_8888888
dcm:Identifikator.primarniSystem Identifikace informačního systému, který dokument vložil do CUL. IFIS
dcm:imported.creator Autor dokumentu, tzn. ten kdo dokument vytvořil a vztahují se k němu autorská práva. Autor
dcm:imported.guid Jednoznačný identifikátor dokumentu v CUL (GUID). [Interní atribut iFIS, CUL jej neposílá] 884c0f20-941c-4c4b-8685-2b1e0146935c
dcm:Ostatni.povaha Povaha dokumentu. INTERNI
dcm:Ostatni.pusobnost Působnost dokumentu. působnost
dcm:Ostatni.ulozeni Místo uložení originálního listinného dokumentu. uložení
dcm:Platnost.do Ukončení platnosti dokumentu. 2017-06-30T23:59:33.000+0200
dcm:Platnost.od Zahájení platnosti dokumentu. 2015-01-01T00:00:00.000+0100
dcm:Pojmenovani.nazev Jméno originálního souboru, pod kterým byl dokument nahrán do CUL. JCP.pdf
dcm:PracovisteEkonomika.kod Kód/číslo nákladového střediska. 204
dcm:PracovisteEkonomika.nazev Název nákladového střediska. IT oddělení 2
dcm:PracovisteStudium.kod Kód/číslo pracoviště studijního oddělení.
dcm:PracovisteStudium.nazev Název pracoviště studijního oddělení.
dcm:Shrnuti.anotace Anotace připojená k dokumentu. anotace
dcm:Shrnuti.text Text shrnutí připojený k dokumentu. shrnutí
dcm:Zapsal.kdo Identifikátor uživatele nebo aplikačního modulu, který zapsal dokument do CUL. V případě uživatele se uvádí osobní číslo uživatele. 59887
mimeType MIME typ uloženého dokumentu. Slouží pro správnou interpretaci dokumentu při jeho zobrazení a zpracování. (Asociace editoru nebo vieweru) application/pdf
size Velikost binárních dat uloženého dokumentu. 412684
Pozor Pozor
Jen některé vybrané údaje jsou zobrazitelné a k dispozici uživatelům iFIS* při otevírání digitálních dokumentů - viz informace v předchozích kapitolách a odstavcích.


Související přílohy

Na detailu záznamu je možno ve vybraných úlohách zobrazit také související přílohy, a to pomocí zatržítka Zobrazit související přílohy. Formulář příloh se otevírá poté pouze pro čtení. Volba Zobrazit související přílohy je dostupná, pokud jsou nadefinovány i vazby na přílohy k souvisejícím dokladům. Například u smlouvy je nadefinována možnost zobrazit přílohy k objednávce. Pokud jsou zobrazeny také související přílohy, pak není možné přílohy vkládat, mazat ani upravovat. Tato možnost musí být předem definovaná.

Příklady:

  • 303 - Objednávky - k přílohám objednávky je možno dotáhnout přílohy z úlohy 032 - Závazky a 091 - Spisová služba
  • 032 - Závazky - k přílohám u závazku je možno dotáhnout přílohy z úlohy 303 - Objednávky, 082 - Smlouvy a 012 - Zakázky-projekty a 091 - Spisová služba


Obr. Zatržítko "Zobrazit související přílohy"



Obr. Použití zatržítka "Zobrazit související přílohy"


Související přílohy se dotahují k danému záznamu za předpokladu existující vazby na uvedené úlohy a existujících příloh u provázaných záznamů v těchto úlohách.


Tisky

Funkce umožňuje uživateli vytisknout veškeré prvotní doklady pořízené do systému a také velké množství tiskových sestav. Po stisku klávesy pro Tiskové sestavy se objeví formulář pro výběr tiskových sestav 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy. Systém umožňuje uživateli několik možností formátu tiskových výstupů (.txt, .html, .doc, .pdf, atd.). Toho lze dosáhnout stiskem příslušné ikony s formátem u sestavy. Ikony slouží také pro přímý výstup na tiskárnu nebo náhled v režimu klient-server (nutnost administrace tiskáren na úrovni RRP). V levé části obrazovky se nachází číslo a název sestavy. Pokud je výčet sestav navázaných na formulář příliš dlouhý a přesahuje úroveň obrazovky, zobrazí se uživateli navíc posuvná lišta, pomocí které lze seznam sestav procházet. Z dlouhého seznamu lze požadovanou sestavu rychle zobrazit pomocí přepnutí do režimu dotazu klávesou pro Zadání dotazu, zadáním čísla, či názvu sestavy a stiskem klávesy pro Provedení dotazu. Někdy postačí jen umístit kurzor na číslo či název sestavy, stisknout klávesu pro Zadání dotazu, uvést část čísla či název hledané sestavy a symbol procenta a použít klávesu pro Provedení dotazu. Sestava se vyhledá pouze, je-li k danému formuláři navázána. Přehled formulářů, z kterých lze danou sestavu vyvolat, lze získat z formuláře 00314 - Správa reportů po zadání požadované sestavy a přemístěním do záložky Volán z.


Obr. Vyhledání sestavy ve VTS pomocí režimu dotazu



Obr. Výběr tiskových sestav


V pravé horní části formuláře 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy pro výběr tiskové sestavy (VTS) se nachází blok Podrobnosti k vybrané sestavě s detailním popisem tiskové sestavy, na které je právě umístěn kurzor myši v levé části obrazovky. Tlačítko Omezení počtu záznamů je aktivní jen u některých sestav. Tlačítko umožní zejména u univerzálních sestav a sestav hromadného tisku spuštěných z přehledových formulářů omezit maximální počet tisknutelných záznamů tak, aby nedocházelo k přetěžování serverů v důsledku tisku velkého množství dat. Podrobnější informace uvedeny zde.

V bloku Nastavení k vybrané sestavě se nachází tlačítko Hlavička pro změnu hlavičky sestavy a dvě zatržítka Hlavní sestava a Preferovaná sestava. Zaškrtnutím zatržítka Hlavní sestava se sestava, na které je v daném okamžiku umístěn kurzor myši, nastaví jako hlavní (výchozí) sestava, kterou lze později tisknout z volajícího formuláře pomocí klávesy pro Přímý tisk. Po zatržení zatržítka Preferovaná sestava se daná sestava zobrazí v seznamu sestav na prvním místě. V rozevíracích nabídkách vybírá uživatel ze seznamu požadované parametry tisku, a to formát sestavy, orientaci sestavy na výšku či šířku, výstupní formát. Navíc zde může ze seznamu vybrat, zda požaduje připojit k sestavě elektronický podpis či pečeť. Změny v Nastavení k vybrané sestavě se uloží tlačítkem Uložit nastavení nebo klávesou pro Uložení změn. Tisknout či zobrazit tiskovou sestavu lze v bloku Spustit sestavu výběrem požadované ikonky s formátem sestavy, případně výstupním formátem.


Velkou ikonou s tiskárnou a otazníkem lze vyvolat dokumentaci k vybrané tiskové sestavě, na které je aktuálně umístěn kurzor myši.


Obr. Ikona s tiskárnou a otazníkem pro vyvolání dokumentace k vybrané tiskové sestavě


V nabídce Sestavy lze využít možnosti:


Obr. Výběr možnosti "Vytisknout snímek obrazovky"



Obr. Výběr možnosti "Další"


Nastavení výchozí (hlavní) tiskové sestavy

Zatržítko Hlavní sestava je určeno pro nastavení výchozí (hlavní) tiskové sestavy, kterou lze později tisknout z volaného formuláře rovnou použitím ikony pro Přímý tisk, aniž by byl spuštěn formulář 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy pro výběr tiskové sestavy (VTS). Nastavit výchozí (hlavní) tiskovou sestavu v požadovaném formátu lze ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) označením zatržítka Hlavní sestava, výběrem tiskového formátu a výstupního zařízení, případně změnou jiných parametrů sestavy. Pro nastavení výchozí tiskové sestavy je rozhodující, jaká volba tisku (např. Do prohlížeče, Mailem, Do souboru, atd.) je v danou chvíli označena. Nastavení výchozí (hlavní) tiskové sestavy je implementováno právě s ohledem na vybranou možnost tisku. Po nastavení jsou ve formuláři VTS vedle čísla a názvu vybrané tiskové sestavy změněny ikonky dle vybraných parametrů a označena tmavou hvězdičkou. Posléze se nově nastavená výchozí tisková sestava objeví po najetí kurzoru myši na ikonu pro Přímý tisk ve volajícím formuláři. Pokud byla nastavena výchozí tisková sestava ve formátu PDF a označena volba Do prohlížeče, stiskem ikony pro Přímý tisk je sestava ve formátu PDF zobrazena v prohlížeči. Nastavit si lze také oblíbenou sestavu. Podrobnější informace k nastavení oblíbené sestavy naleznete zde.


Obr. Výběr tiskových sestav


Výstupní zařízení

Systém umožňuje uživateli i několik alternativ pro další zpracování sestavy, a to výběrem ze seznamu pomocí roletky v bloku Nastavení k vybrané sestavě nebo přímým použitím ikony umístěné dole v bloku Spustit sestavu

Lze se rozhodnout pro jednu z těchto možností:

  • Na obrazovku:
    • umožňuje tiskovou sestavu před tiskem zobrazit v nastaveném prohlížeči
    • sestava se otevře jako dokument v příslušném prohlížeči na koncovém PC
  • Na tiskárnu:
    • vytiskne přímo na systémové předdefinované tiskárně
    • uživateli může být nabídnuta možnost Vybrat tiskárnu
    • lze nastavit výchozí sestavu pro přímý tisk
    • provede tisk bez předchozího prohlížení
    • slouží k urychlení tisku
  • E-mailem:
    • uživateli je nabídnuta možnost odeslat sestavu jako přílohu pomocí e-mailu jiné osobě
    • po zadání e-mailové adresy příjemce lze odeslat sestavu jiné osobě e-mailem
    • může být zaškrtnuta možnost Kopie odesílateli, vyplněna další adresa příjemce, kterému se bude odesílat kopie e-mailu
    • může upravit předmět a text e-mailové zprávy
    • předvyplněny jsou položky Odesílatel, Předmět, Text
    • e-mail je odeslán stiskem tlačítka Odeslat e-mail
  • Do souboru:
    • sestavu je možné uložit na lokální disk
    • přitom lze sestavu opatřit elektronickým podpisem, a to pomocí roletky a výběrem možnosti E-podepsat, musí však být platný certifikát určený pro elektronický podpis
  • Do archivu:
    • uživateli je nabídnuta možnost sestavu uložit do archivu sestav
    • tuto možnost nabízí pouze roletka pro výběr výstupního zařízení v bloku Nastavení k vybrané sestavě
    • způsob uložení a následná práce s uloženou sestavou jsou popsány ve formuláři 09301 - Archiv sestav
    • i zde je možnost sestavu elektronicky podepsat, pokud je platný certifikát určený pro elektronický podpis
    • ukládá se do adresářů modulu iFIS*/Archiv v databázi
  • Do přílohy:
    • sestava je připojena jako příloha k danému dokladu
    • tuto možnost nabízí pouze ikona se sponkou v dolní části bloku Spustit sestavu
    • poté je zelenou barvou zvýrazněna ikona Přílohy a dodatky k záznamu
    • i zde je umožněno sestavu před vložením do přílohy elektronicky podepsat, pokud je platný certifikát určený pro elektronický podpis, je tato příloha elektronicky podepsána


Nastavené parametry tisku použité při posledním spuštění sestavy se ukládají do uživatelských preferencí a nastavují se automaticky při dalším spuštění sestavy.


Tiskové sestavy s parametrickým formulářem

Systém umožňuje uživateli u některých sestav zadat parametry (kritéria) pro danou tiskovou sestavu. K tomu slouží parametrický formulář, který se spouští po výběru tiskové sestavy. Položky tohoto formuláře se mohou lišit v závislosti na dané sestavě. Položky lze vyplňovat výběrem ze seznamu přípustných hodnot. Při každém potvrzení parametrického formuláře se hodnoty parametru uloží ve vazbě uživatel-sestava a při znovuvyvolaní tiskové sestavy s parametrickým formulářem se předvyplní. Smazat předvyplněné parametry lze stiskem tlačítka smazat.


Obr. Parametrický formulář před tiskovou sestavou


Univerzální tiskové sestavy

Univerzální tiskové sestavy jsou zpravidla tištěny z přehledových formulářů iFIS*. Podrobnější informace k univerzálním tiskovým sestavám naleznete zde.


Obr. První spuštění formuláře pro nastavení univerzálních sestav


Tiskové formáty

ISDOC

ISDOC (Information System Document) je formát elektronické fakturace v ČR, který umožňuje bezpapírovou výměnu faktur a dalších dokladů, jejich rychlé zpracování a přenositelnost mezi podniky, veřejnou správou i soukromými osobami. Tento formát definovala "Pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení ICT Unie (dříve SPIS). Dne 16. října 2008 byla podepsána "Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR". Tato deklarace vyjadřuje závazek jednotlivých výrobců ekonomických a ERP systémů vybudovat společný formát elektronické fakturace a do jednoho roku od jeho vyhlášení jej implementovat do svých komerčních řešení. Výrobci ekonomických a podnikových systémů tedy budou používat standardizovanou formu exportů a přijímání elektronických fakturačních zpráv, což umožní podnikům a institucím - uživatelům různých SW - mezi sebou vzájemně komunikovat. Formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný. Díky tomu můžete posílat elektronické faktury napříč ekonomickými systémy, včetně systémů používaných státními institucemi. Elektronickou fakturu snadno odešlete e-mailem nebo prostřednictvím datových schránek. Snížíte své náklady na tisk, expedici a archivaci. Více informací naleznete zde.


Obr. Tiskové formáty ISDOC


Formát ISDOC ve verzi 6.0.1. a jeho zpracování v iFIS*

V souvislosti s tím, že standard formátu elektronické fakturace ISDOC se vyskytuje ve více verzích, byly v systému iFIS* provedeny úpravy podporující jeho zpracování včetně poslední verze ISDOC 6.0.1.

Změny byly realizovány:

  1. v reportech iFIS* – pohledávková / odběratelská faktura:
    • Tisková sestava 10060/03328 - Faktura je nově generována ve formátu ISDOC a ve formátu PDF obsahujícím ISDOC ve verzi 6.0.1.

      • Obr. Tisková sestava 10060/03328 - Faktura nově ve formátu ISDOC a PDF obsahujícím ISDOC ve verzi 6.0.1.


  2. ve zpracování dokumentů / faktur doručených prostřednictvím iFIS*e-Podatelna:
    • rozšířena automatická funkce (agent) o možnost zpracování souborů ve formátu ISDOC (včetně poslední verze 6.0.1.) tak, aby bylo možné přes iFIS*e-Podatelna vytvořit záznamy v iFIS*Spisová služba, uložit soubory do příloh, vytěžit data a zaevidovat záznam do zásobníku závazků
    • přizpůsobena funkcionalita zásobníku závazků ve formuláři 03207 - Převzetí externích závazků) pro možnost zajištění importu faktur doručených a zpracovávaných také ve verzi ISDOC 6.0.1

      • Obr. Formulář 03207 - Převzetí externích závazků


Nové tiskové služby a služby pro pečetění

V iFIS* je zavedena:

  • podpora pro sestavování a distribuci analytických přehledů
  • možnost doplňování vlastních "vypočítávaných" položek do nabídky volitelných sestav iFIS* a do volitelných sestav iFIS*WebMailer
  • možnost přípravy svých vlastních sestav do nabídky výchozích sestav v iFIS*WebMailer
  • možnost klonování tiskových sestav v tiskové nabídce iFIS* s možností změny WHERE-omezení


U uživatelských kopií sestav lze editovat podmínku sestavy. Při zadávání/úpravě uživatelsky definované podmínky je kontrolována syntaktická správnost zadaného výrazu.

U univerzálních sestav lze definovat nové sloupce, dopočítávané na základě zadaného výrazu. Při zadávání/úpravě uživatelsky definovaného sloupce je kontrolována jednoznačnost názvu sloupce a zároveň syntaktická správnost zadaného výrazu.


Ve formuláři 00314 - Správa reportů se nachází tlačítko Definice položek, které:

  • je aktivní pouze u Jasper sestav, které jsou typu volitelný seznam
  • ověří, zda jsou argumenty nadefinované nad jedním zdrojovým pohledem, pokud ano, otevře se rovnou okno pro editaci, pokud je jich více, objeví se meziformulář pro výběr odpovídajícího pohledu


Možnosti mailování z iFIS*

Pro obecné mailování z iFIS* přes klávesu Elektronická pošta v horní liště nebo přes volbu Mailem z formuláře pro výběr tiskových sestav (VTS lze pro jednotlivé úlohy/agendy v iFIS* nadefinovat samostatné e-mailové šablony (ve funkci 11006 - Definice vazeb šablon pro e-mail).


Obr. Příklad definovaných šablon


Obecný e-mail z iFIS*

Prostřednictvím ikony Elektronická pošta v horní liště je umožněno poslat ze záznamu v iFIS* obecnou e-mailovou zprávu. Hlavičku i text e-mailu je nutné vyplnit ručně. Obdobně jako u e-mailu z VTS lze k e-mailové zprávě připojit odkazy na existující a z nich vybrané přílohy k záznamu. Na formuláři (ze strany e-mailu) lze poznat, zda jsou vložené přílohy. Seznam příloh k záznamu je na samostatné záložce, jejich výběr je umožněn pomocí zatržítek. Odesílatel je vyplněn automaticky dle přihlášeného uživatele. V hlavičce je nutné doplnit ručně adresáty. Text e-mailu je předvyplněn dle nastavené šablony. Je možno ho doplnit ručně. Zatržítkem Kopie odesílateli lze nastavit zaslání kopie e-mailu také osobě, která ho odesílá.


Obr. Formulář obecného e-mailu


K e-mailové zprávě lze připojit odkazy na existující a z nich vybrané přílohy k záznamu. Seznam příloh k záznamu je na samostatné záložce Přílohy, jejich výběr je umožněn pomocí zatržítek.


Obr. Vložení příloh k e-mailu


Na záložce E-mail (v pravé dolní části) je následně viditelný příznak vložené přílohy.


Obr. Formulář obecného e-mailu po vložení příloh


Odkazy na přílohy mají nastaveny platnosti pro přístup k uvedeným dokumentům v úložišti. Možnost práce s přílohami je tak časově omezena. Informace o platnosti jsou součástí e-mailové zprávy.

Varování Varování
Možnost odesílání e-mailových zpráv z iFIS* je určena pouze pro příležitostné odeslání informací a je pouze drobným pomocníkem uživatelů iFIS*. V žádném případě nenahrazuje klasické nástroje pro elektronickou poštu !!!


Mailování z VTS (s přílohou)

Prostřednictvím vybrané tiskové sestavy generované přes volbu Mailem ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) lze do e-mailové zprávy přidat kromě vygenerovaného tiskového výstupu také odkazy na přílohy evidované u příslušného záznamu. Předpokladem pro tuto možnost je, aby k formuláři v iFIS* byla k záznamu navázána vhodná tisková sestava.


Seznam příloh k záznamu je na samostatné záložce, jejich výběr je umožněn pomocí zatržítek.


Odkazy na přílohy mají nastaveny platnosti pro přístup k uvedeným dokumentům v úložišti. Možnost práce s přílohami je tak časově omezena. Informace o platnosti jsou součástí e-mailové zprávy.


Elektronický podpis v iFIS*

Jednotlivé tiskové sestavy a jiné výstupy v PDF lze v iFIS* elektronicky podepsat. K elektronickému podepsání je nejdříve nutné stisknout klávesu pro Tiskové sestavy, kterým se vyvolá formulář pro výběr tiskových sestav (VTS).


Elektronický podpis pro tiskové výstupy generované z iFIS*

Ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) se vybere tisková sestava určená k elektronickému podepsání. V levé dolní části uživatel vybere, co si přeje s podepsaným dokumentem v PDF učinit. Pro elektronické podepsání je určeno políčko s checkboxem El. podpis, které je aktivní pouze, pokud jsou zatrženy možnosti tisku Do souboru, Do archívu nebo Do přílohy. Pokud je políčko El. podpis zaškrtnuto, pak k tiskovému výstupu odesílanému e-mailem, ukládanému na lokální disk nebo do archivu sestav lze připojit elektronický podpis. Zatržením políčka El. podpis je dokument elektronicky podepsán. Na neplatný certifikát je uživatel upozorněn.

Pozor Pozor
Dokument lze elektronicky podepsat pouze v případě, že má uživatel platný osobní certifikát, který je nutný k podepisování dokumentů.



Obr. Políčko "El. podpis" ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS)


Výběr adresáře pro uložení, případně přejmenování předdefinovaného názvu souboru.


Obr. Výběr adresáře pro uložení


Definování podmínek pro elektronický podpis:

  • Volba certifikátu pro podpis (pokud jich má uživatel více).
  • Volba ne//viditelnosti podpisu na dokumentu
  • Nastavení parametrů podpisu


Umístění podpisu na dokumentu (lze definovat označením přímo v náhledu dokumentu), jeho vzhled a velikost.


Záznam procedury podepisování a jeho výsledek.


Příklad viditelného elektronického podpisu na dokumentu.

Varování Varování
Elektronický podpis mohou využívat pouze ti uživatelé, kteří jej mají k dispozici !!!

Elektronický podpis lze připojit pouze k digitálním dokumentům ve formátu *.PDF !!!


Elektronický podpis pro digitální dokumenty vkládané do iFIS*

K digitálním dokumentům vkládaným jako přílohy k záznamům v iFIS* lze před uložením do úložiště připojit také elektronický podpis.


Při výběru souboru z adresáře lokálního disku je možné využít volbu Podepsat.


Proces připojení elektronického podpisu a výsledek podepisování je obdobný jako v předchozím bodě, kde je tato funkcionalita popsána.


Dokument s připojeným podpisem lze zobrazit pomocí tlačítka Ukaž

Varování Varování
Elektronický podpis mohou využívat pouze ti uživatelé, kteří jej mají k dispozici !!!

Elektronický podpis lze připojit pouze k digitálním dokumentům ve formátu *.PDF !!!


Pečetění dokumentů v iFIS*

Uvolněna první část úprav pro možnost pečetění dokumentů v systému iFIS*. Řešení možnosti připojení Elektronické pečeti je připraveno ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu (a v záložkách Přílohy/Dokumenty formulářů různých agend iFIS* - Registr smluv, Objednávky, Majetek, Spisová služba, Zakázky-Projekty, kde je také možnost evidovat přílohy) a ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) pro jednotlivé reporty (dle preference u sestavy v Runtime Repository (RRP)). Současně s Elektronickou pečetí se počítá s opatřením dokumentu Časovým razítkem.

Pozor Pozor
Pečetit lze pouze dokumenty a přílohy ve formátu PDF.


Opatřit dokument / přílohu / soubor (pouze ve formátu PDF) Elektronickou pečetí bude možno:

  • a) v tiskových sestavách - ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS), kde:
    • lze pro opatření tiskové sestavy elektronickou pečetí využit nové políčko s checkboxem El. pečeť
    • políčko s checkboxem El. pečeť je přístupné pouze:
      • u jednotlivých reportů, u nichž je v administraci sestav ve formuláři 00314 - Správa reportů zaškrtnuta volba Elektronická pečeť?
      • s možnostmi tisku Do souboru, Do archivu nebo Do přílohy
      • za předpokladu, že je služba/modul pro elektronickou pečeť u zákazníka instalován a k dispozici


Obr. Volba "Elektronická pečeť?" ve formuláři 00314 - Správa reportů



Obr. Políčko "El. pečeť" ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) volaného z formuláře 09122 - Podací deník


  • b) v přílohách - tlačítkem Pečeť, které bylo přidáno do:
    • formuláře 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu, který lze vyvolat ikonou pro Přílohy z různých formulářů iFIS*
    • záložek Přílohy / Dokumenty pro prohlížení / editaci příloh v různých formulářích iFIS*
Pozor Pozor
V přílohách je tlačítko Pečeť samostatně administrovatelné přes akci BUT_PRIUKAZ_PECET, lze nastavit v administraci ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.



Obr. Formulář 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu s tlačítkem "Pečeť"



Obr. Záložka "Přílohy" ve formuláři 09122 - Podací deník s tlačítkem "Pečeť"



Obr. Záložka "Dokumenty" s tlačítkem "Pečeť" a hláškou po opatření přílohy pečetí ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty



Obr. Sledování průběhu úspěšného zpracování pečeti

Pozor Pozor
U zákazníků bude zatím volba El. pečeť u reportů i tlačítko Pečeť u příloh nepřístupné z důvodu nedostupnosti příslušné služby pro pečetění!!!


Export dat do MS Excel

Pokud je to umožněno, data je možné exportovat do MS Excel pomocí ikony pro Přenos dat do Microsoft Excel. Při velkém počtu exportovaných záznamů ze systému iFIS* do MS Excel je možné data načítat přímo z DB Oracle na základě podmínky posledního provedeného dotazu. Jaký typ exportu systém použije (formulář/databáze), určuje globální parametr EXPMAXRW a počet exportovaných záznamů. Pokud je nastaven globální parametr EXPMAXRW na hodnotu 0, je export vždy prováděn přímo z databáze.


Evidence dokumentu do iFIS*Spisová služba z dalších agend/úloh iFIS

Do levého toolbaru lze u některých formulářů iFIS* naimplementovat ikonu SPS pro evidenci dokumentu do modulu iFIS*Spisová služba.



Obr. Schéma zaevidování dokumentu do iFIS*Spisová služba



Obr. Ikona SPS ve formuláři 03328 – Odběratelská faktura


Po stisku této ikony se otevírá formulář 09142 – Evidence nového dokumentu do spisové služby, ve kterém mohou být při správném nastavení předdefinované některé údaje pro zaevidování nového dokumentu z předávajícího formuláře a dle přihlášeného uživatele.

Zpravidla jsou předvyplněny následující položky:

  • Předmět – předdefinovaný text (dle předávací agendy iFIS*) a číslo dokladu z předávacího formuláře
  • Odesílatel - přihlášená osoba na pracovišti SPS nebo Dodavatel z dokladu (dle směru dokumentu)
  • Adresát - přihlášená osoba na pracovišti SPS nebo Odběratel z dokladu (dle směru dokumentu)
  • Typ dokumentu - dle předávající agendy iFIS*


Obr. Předvyplnění položek ve formuláři formulář 09142 – Evidence nového dokumentu do spisové služby


Na základě uvedeného Typu dokumentu mohou být předvyplněny další položky pro evidenci dokumentu dle nadefinování v aplikaci iFIS*Spisová služba (např. Vyřídit do, Způsob vyřízení, Spisový znak, Skartační znak, Skartační lhůta). Předpokladem pro možnost zaevidování dokumentu do modulu iFIS*Spisová služba přes ikonu SPS je, aby přihlášený uživatel byl registrován jako správce alespoň jednoho spisového uzlu. Pokud je uživatel správcem více spisových uzlů, je primárně potřeba vybrat pracoviště spisové služby, na kterém bude dokument zaevidován.


Obr. Výběr spisového uzlu


Po zapsání údajů do evidence a uložení je vygenerován tzv. PID identifikující dokument v modulu iFIS*Spisová služba. Ve formuláři 09122 - Podací deník lze následně s tímto dokumentem dále pracovat.


Obr. Vygenerované PID


Hodnota vygenerovaného PID je automaticky vložena do formuláře, ze kterého byl dokument v modulu iFIS*Spisová služba zakládán. Tím se záznamy příslušných agend vzájemně propojí.


Obr. Vygenerované PID ve formuláři 03328 – Odběratelská faktura


Přes položku PID a klávesu pro Detail/Volání číselníku lze nahlédnout na provázaný záznam v modulu iFIS*Spisová služba.


Obr. Provázaný záznam ve formuláři 09122 – Podací deník


Stejně tak lze ze záznamu v modulu iFIS*Spisová služba zobrazit záznam provázaného dokladu, a to ve formuláři 09122 – Podací deník na záložce "Doklady" tlačítkem "Zobraz doklad".


Obr. Záznam ve formuláři 09122 – Podací deník – záložka "Doklady"



Obr. Zobrazení dokladu přes volbu "Zobraz doklad"


Seznam formulářů, kde se ikona SPS nachází:

Formulář Význam Formulář Význam
03212 Opravy dodavatelských faktur 03219 Schvalování dodavatelské faktury
03220 Kopie přijatého zálohového listu 03228 Závazek
03231 Dodavatelské faktury – prohlížení 03242 Opravy závazků k zaměstnancům
03244 Prohlížení závazku k zaměstnanci 03249 Schvalování závazků k zaměstnancům
03271 Zapsání zálohového listu 03272 Opravy přijatých zálohových listů
03274 Prohlížení přijatého zálohov. listu 03279 Schvalování přijatých záloh. listů
03281 Vystavení dobropisu odběrateli 03282 Opravy vystavených dobropisů
03284 Prohlížení vystaveného dobropisu 03289 Schvalování vystavených dobropisů
03313 Kopie pohledávky 03319 Opravy odběratelských faktur
03320 Přehled odběratelských faktur 03325 Prohlížení odběratelské faktury
03327 Kopie zálohového listu 03328 Odběratelská faktura
03342 Opravy pohledávek za zaměstnanci 03343 Prohlížení pohledávek za zaměstnanci
03371 Vystavení zálohového listu 03372 Opravy vystavených zálohových listů
03373 Prohlížení vystav. zálohových listů 03381 Zápis přijatých dobropisů
03382 Opravy přijatých dobropisů 03384 Prohlížení přijatého dobropisu
03612 Univerzální daňový doklad 03901 Sestavení upomínky
03902 Přehled upomínek 08201 Registr smluv - správce
08202 Registr smluv 30335 Objednávky - detail


Identifikace pracovní stanice uživatele

Pro jednoznačnou identifikaci okna autora blokace (uživatele v případě, kdy by došlo k zablokování systému) a k potřebě tohoto uživatele odhlásit, se nachází v každém formulářovém okně iFIS* uživatelské SID DB připojení označené textem SID a číslem do záhlaví.

SID uživatele lze jednoduše dohledat ve správcovských formulářích:


Obr. Identifikace uživatele pomocí SID


E-mailová upozornění na důležité změny

Lze nastavit e-mailová upozornění například na:

  • důležité změny v číselnících a dokladech
  • změnu v číselníku účtů při změně čísla účtu
  • změnu bankovního spojení nebo částky Uzavřeného nebo Kontovaného závazku při změně:
    • částky
    • ID účtu
    • specifického symbolu
  • změnu bankovního spojení nebo částky Uzavřeného platebního příkazu při změně:
    • částky
    • ID účtu
    • specifického symbolu
    • čísla účtu
    • kódu banky u účtu
  • změnu příjemce nebo částky Uzavřeného šeku při změně:
    • částky
    • specifického symbolu
    • příjemce (bez vazby na číselník)
    • příjemce (číselník firem)


Zvýšení bezpečnosti a přechod na DB profily

V administraci dle platné legislativy provedeny následující změny, které vedou k vyšší bezpečnosti při práci uživatelů:

  • opětovné ověření identity:
    • upraveno chybové hlášení o ukončení spojení s DB
    • ukončení práce v systému po určité době nečinnosti - při překročení určené doby nečinnosti je uživatel upozorněn na ukončené připojení a vyzván znovu k přihlášení do systému pomocí uživatelského jména a hesla
  • ověřování identity účtů administrátorů - minimální délka hesla je 15 znaků
  • znemožněno více změn hesla jednoho uživatele během stanoveného období, které musí být nejméně 24 hodin - vytvořen nový systémový parametr KB_PSW_FIX_DAYS pro určení doby nepovolené změny hesla (počet dní od poslední změny hesla, po které nesmí být heslo znovu změněno")
  • přechod na DB profily:
    • pro jejich administraci (vytváření a úpravu) je určen formulář Správa runtime repository → Menu administrace → Menu administrace uživatelské → PROF - Správa profilů
    • pro úpravy zadávání DB profilů a aktualizace uživatele lze použít také formulář PROF - Správa profilů nebo formulář 00210 - Správa uživatelů a přístupů
    • pro nastavení DB, aby hlídala omezení zadaná v DB profilech je nutné nastavit DB parametr RESOURCE_LIMIT na hodnotu TRUE (provádí administrátor DB)
    • změny přiřazení DB profilů uživatelům a správcům jsou auditovány v tabulce TKBAUDIT
  • vytvoření DB profilů pro skupiny uživatelů:
    • KB_SPRAVCE - profil za administrátora za celek (správce celého iFIS*)
    • KB_SPRAVCE EKJ - profil lokálního administrátora (správce ekonomické jednotky)
    • KB_UZIVATEL


Obr. DB profily ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů


  • kontrola složitosti hesla:
    • vytvořena funkce SYS.f_kb_verify_psw pro kontrolu složitosti při tvorbě hesla
    • tato funkce je použita ve všech třech vytvořených DB profilech
    • pro administrátory lze vytvořit další funkci s přísnější kontrolou
  • přihlášení a odhlášení uživatelů a administrátorů je auditováno v tabulce TKBAUDIT - zápisy se provádějí při přihlášení uživatele do DB, tedy i jakýmkoliv nástrojem, např. SQL*Plus
  • zrušení lokálních parametrů, jejichž použití s přechodem na DB profily již postrádá smysl:
Parametr Význam
PSWDDGTS Minimální počet číslic v uživatelském heslu
PSWDEXPT Délka platnosti uživatelského hesla ve dnech
PSWDLNGT Minimální počet znaků uživatelského hesla



Obr. Přechod na DB profily


V historii se evidují také změny:

  • uživatelských rolí
  • nastavení plánovače úloh a souvisejících objektů
  • parametrů systému


Urychlení aplikace iFIS*

Byly urychleny některé důležité a často používané:

  • formuláře iFIS*
  • kontroly a validace
  • F3 seznamy například nad položkami zdroje financování (NS/TA/A/KP)


Urychleny byly také dotazy při vyhledávání podle položek:

  • zdroje financování - při zadání části zdroje financování v režimu dotazu se automaticky pro zadané části zdroje financování (NS/TA/A/KP) vyhledají ID daných částí a výsledný dotaz se provádí podle těchto ID (používají se selektivnější indexy)
  • Organizace, Nákladové středisko, Umístění nebo Analytický účet, kdy v režimu dotazu se systém ponovu snaží dohledat příslušná ID a podle nich provést dotaz (opět jsou používány selektivnější indexy)


Jedná se například o tyto formuláře:

Formulář Význam Položky
02212 Vnitropodnikové pohyby AÚ, NS/TA/A/KP
02229 Vnitropodnikové pohyby - úprava volitelných položek AÚ, NS/TA/A/KP
02218 Prohlížení kontací prvotních dokladů AÚ, NS/TA/A/KP
02224 Podpora monitorovací zprávy AÚ, NS/TA/A/KP
02430 Rozpočty a plány NS/TA/A/KP
03237 Přehled závazků Firma, NS/TA/A/KP
03241 Pořízení závazku k zaměstnanci Firma, NS/TA/A/KP
03230 Přehled dodavatelských faktur Firma, NS/TA/A/KP
03320 Přehled odběratelských faktur Firma, NS/TA/A/KP
03337 Přehled pohledávek Firma, NS/TA/A/KP
05803 Inventární karta dlouhodobého majetku Středisko, Umístění, Účtovací středisko/TA/A/KP
30333 Objednávky - vstup Partner, NS/TA/A/KP


Byly urychleny některé další a často používané formuláře iFIS*, například:

  • 03237 - Přehled závazků při F7, F8 dotazu nad položkou Osoba
  • 01291 - Listval firem:
    • při F3 seznamu firem
    • při F7,F8 dotazu nad položkou Interní název
  • v modulu iFIS*Rozpočty - urychleny formuláře pro vyhledávání a zobrazování detailů položkového čerpání rozpočtu, zejména dotazy na detaily rozpočtu ze smluv a objednávek, změny se týkají těchto formulářů:
    • 02414 - Čerpání rozpočtu úplné
    • 02415 - Nevyčerpané části smluv
    • 02419 - Nevyúčtované části objednávek
    • 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu
    • 02432 - Čerpání rozpočtu


Kromě urychlení formulářů byly urychleny také některé tiskové sestavy vytvořené v technologii Jasper. Na urychlování dalších Jasper sestav se neustále pracuje.


Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Obecné_funkce_IFIS&oldid=75122“