Rozdílová dokumentace 11.12

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání

Realizované úpravy a rozšíření do verze 11.12.00

Referenční seznam změn obsahově navazuje na dokument „Rekapitulace SW úprav a rozšíření iFIS*“. Tato rekapitulace je v následujících kapitolách upřesňována podrobnějšími komentáři.


Obecné změny

Označení Oblast
OZ Obecné změny


OZ 01. Nový způsob přihlašování do informačního systému iFIS*

Postup přihlášení je popsán v Obecných funkcích iFIS v odstavci Přihlášení do informačního systému iFIS*.


Obr. Tlačítka pro nainstalování ikony na plochu a do nabídky "Start"


OZ 02. Změny v evidenci odpovědností osob

Dosud dislokované a různorodé evidence odpovědností osob z iFIS*Zakázky-projekty, iFIS*Rozpočty a iFIS*Registr smluv jsou v nové verzi sjednoceny. Cílem bylo i zavedení nových evidenčních detailů jako např. platnost odpovědnosti OD-DO a související historie odpovědností, vztah osoby k organizaci nebo finanční limit pro schvalování finančních operací. Změnou je, že jedna osoba může být v odpovědnostech za zakázku, rozpočet, smlouvu evidována s různými rolemi vícekrát. Ponovu je možné evidovat odpovědnosti osob také na úrovni číselníku nákladových / organizačních středisek. Byl zaveden nový formulář 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob, kde je možné nastavit výchozí parametry pro nově zakládané záznamy o odpovědnostech a nadefinovat popisky k volitelným položkám 1 až 5.

Vytvořen formulář 09107 - Odpovědnosti osob, který lze vyvolat stiskem tlačítka :

  • Odpovědné osoby z formulářů :
    • 01103 - Číselník středisek
    • 01108 - Prohlížení středisek
    • 01220 - Zakázky - projekty
    • 01222 - Zakázky - projekty - dle NS
    • 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení
  • Odpovědné osoby aktuálního či nadřízeného rozpočtu z formulářů :
    • 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu
    • 02432 - Čerpání rozpočtu


Podrobné informace lze získat ve formuláři 09107 – Odpovědnosti osob.


OZ 03. Nové tisky iFIS*

Začínáme s postupnou migrací tiskových sestav do nové technologie JasperServer.

Proč nová tisková technologie JASPER a co se tím změní?

  • změny v nabídkách sestav iFIS* :
    • zrušení nepoužívaných tiskových sestav
    • zpřehlednění nabídek v tiskovém menu
    • nové možnosti parametrizace tisku, především sestav typu "Seznam"
  • nové možnosti tvorby/úpravy sestav :
    • možnost úpravy vzhledu a formátu stávajících tiskových sestav
    • možnost zařazení vlastních sestav/šablon do tiskového menu iFIS*
  • sdílené tiskové šablony z různých aplikací :
    • iFIS*
    • webové nadstavby VERSO
    • WebMailer

Nové možnosti parametrizace u tiskových sestav typu "Seznam" :

  • možnosti přípravy sestavy na míru aktuálním požadavkům
  • možnost úpravy :
    • nadpisu sestavy
    • záhlaví, pořadí a šířky jednotlivých sloupců
    • setřídění
    • odstránkování



Obr. Nové tisky


V nové verzi 11.12 převádíme pod JASPER tyto sestavy :

  • 1xxxx Objednávka
  • 1xxxx Faktura
  • … ???


OZ 04. Velikost dokumentu v příloze

Formulář 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu rozšířen o sloupec "Velikost" informující o velikosti souboru přiloženého dokumentu.


OZ 05. Přehledové formuláře iFIS* - uživatelské nastavení vzhledu formuláře

Umožněno uživatelské nastavení vzhledu u dalších přehledových formulářů.


Seznam dalších formulářů, kde lze nově využít uživatelské nastavení vzhledu:


Formulář Význam
08105 Prohlížení číselníku organizací
08110 Číselník organizací - správce
02229 Vnitropodnikové pohyby – úprava volitelných položek
03402 Obchodní partner
03432 Neuhrazené pohledávky
03438 Závazky bez příkazu, neuhrazené
05001 Inventární karta drobného majetku
05003 Inventární karta drobného majetku dle NS
05004 Prohlížení inventárních karet drobného majetku
05011 Storno vyřazení drobného majetku
05012 Storno zařazení drobného majetku
05013 Dávkové přemístění drobného majetku
05019 Dávkové vyřazení drobného majetku
05023 Tisk drobného majetku dle výběru
30316 Schválení objednávky
30326 Hromadné vyřazení ze salda
30330 Opravy uzavřené objednávky


OZ 06. Dokumenty v příloze prvotních dokladů

Do následujících přehledových formulářů přidána položka "Počet příloh" :

  • 03237 – Přehled závazků
  • 03337 – Přehled pohledávek
  • 03614 – Prohlížení daňových dokladů
  • 30333 – Objednávky


OZ 07. iFIS* e-podepisování výstupů PDF

Ve výběru tiskových sestav přibyla možnost "Do přílohy". Zatržením pole "Elektronicky podepsat" lze elektronicky podepsané tiskové sestavy a jiné výstupy ve formátu PDF vložit do přílohy dokladu.


Obr. iFIS* e-podepisování výstupů PDF – platný certifikát


OZ 08. Odeslání e-podepsané přílohy e-mailem

Vytvořena funkcionalita pro odeslání elektronicky podepsané přílohy prostřednictvím e-mailu :

  • e-mail lze odeslat i s elektronicky podepsanou přílohou
  • stiskem klávesy "Přílohy a jiné dodatky" se zobrazí elektronicky podepsaná příloha
  • stiskem tlačítka pro "Elektronickou poštu" se připojí dokument, který byl elektronicky podepsán
  • v e-mailové zprávě je umístěna příloha pod záložkou "Přílohy"


OZ 09. Nastavitelnost právní váhy přílohy skenu importované do iFIS*

V globálním parametru E_PR_PVA je možné nadefinovat hodnotu Právní váhy vkládané přílohy, která bude předvyplněna u importovaného záznamu skenu dokumentu.



Obr. Parametr E_PR_PVA

Poznámka Poznámka
Na skenovacích pracovištích VVŠ a VVI lze provádět pouze neautorizované konverze dokumentů z listinné do digitální podoby. Mělo by se tedy vesměs jednat o KOPIE dokumentů.


OZ 10. e-Podatelna - úpravy v možnostech nastavení

Složka "ePodatelna", která byla součástí iFIS/Spisová služba, je nyní samostatnou položkou/agendou menu "Nadstavby iFIS". V této složce jsou formuláře pro nastavení funkcionality ePodatelny.



Obr. Umístění agendy ePodatelna v menu iFIS*


Ve formuláři 09162 - e-Podatelny lze nyní nadefinovat záznam o ePodatelně s rozhodnutím, zda ne/bude využívána možnost evidence do iFIS/Spisová služba. Dále je možné nastavit ePodatelny pro jednotlivé EJ.



Obr. Nastavení záznamu o ePodatelně


Číselníky

Označení Oblast
CIS Číselníky


CIS 01. Odpovědnost osob k NS

Formulář 09107 – Odpovědnosti osob obsahující podrobnosti o odpovědnostech osob vůči nákladovým střediskům lze vyvolat tlačítkem pro "Odpovědné osoby" u formulářů :

  • 01103 - Číselník středisek
  • 01108 - Prohlížení středisek


CIS 02. Časové řezy v číselníku nákladových středisek

Stiskem tlačítka "Evidence změn" lze vyvolat formulář 01121 – Číselník středisek – evidence změn obsahující historii změn daného nákladového střediska, a to ve formulářích :

  • 01103 - Číselník středisek
  • 01108 - Prohlížení středisek



Obr. Tisk sestavy za minulé období s původním názvem střediska


CIS 03. Komentář k pobočce

Do výběrového formuláře 08102 – Číselník organizací přibyla položka "Komentář k pobočce". Jedná se o další komentář k adrese pobočky.


CIS 04. Číselník odpovědnostních rolí osob

Vytvořen formulář 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob pro nadefinování jednotlivých odpovědnostních rolí.
Tlačítko "Nastavení popisu příznaků" umožňuje nastavit pro odpovědnostní role popis příznaků odpovědných osob (položky P1 – P5).


Obr. Nastavení popisu příznaků ve formuláři 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob


CIS 05. Odpovědnosti osob

Vytvořen přehledový formulář 09106 - Odpovědnosti osob, který zobrazuje seznam osob a jejich odpovědnosti.


CIS 06. Bankovní účty a časová platnost

Údaje o bankovních účtech rozšířeny o položky "Od" a "Do" pro omezení časové platnosti čísel bankovních účtů u formulářů :

  • 01404 - Pořízení cizích bankovních účtů
  • 01405 - Bankovní účty osob
  • 01409 - Bankovní účty cizí


CIS 07. Náhradní plnění v číselníku organizací

Při pořizování faktury nebo objednávky je příznak náhradního plnění zobrazen pouze tehdy, má-li dodavatel v doplňku číselníku 01110 - Organizace nastaven tento příznak na hodnotu A. Změnu příznaku lze provést v tomto číselníku po stisku tlačítka "Ekonomické informace" .


CIS 08. Hromadné aktualizace zdrojů financování v iFIS* Rozpočty

Zavedena funkcionalita pro změnu názvu zdrojů financování, které jsou vázány na rozpočet, kdy se při ukládání zobrazí :

  • volba "Provést změnu názvu?" - hodnoty ANO/NE
  • pokud ANO - upozornění na změnu původního názvu v rozpočtech
  • u formulářů :


Obr. Změna názvu zakázky ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty


Obr. Změna typu akce v číselníku 01203 - Typy akcí


Obr. Změna názvu komplexní položky v číselníku 01202 - Komplexní položky


Zakázky - projekty

Označení Oblast
ZAK Zakázky - projekty


ZAK 01. Hromadné změny

Ve formuláři 01220 – Zakázky - projekty přibylo tlačítko :

  • "Hromadné změny" - umožňuje měnit některé položky pro více zakázek najednou
  • "Proveď změny" - uloží provedené změny


Obr. Hromadné změny ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty


Obr. Doplnění sazby DPH k vybraným zakázkám


Obr. Doplnění sazby DPH k vybraným zakázkám


Postup je popsán v dokumentaci k formuláři 01220 – Zakázky - projekty.


ZAK 02. Nové seznamy hodnot pro kalkulační jednici a volitelné položky

Ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty přibyly seznamy hodnot pro položky :

  • "Kalk. jed." - kalkulační jednice - pro potřeby výpočtu mezd
  • "Volitelná položka" - položka, pod kterou lze evidovat téměř cokoli


Obr. Nové seznamy hodnot pro KJ, VP


ZAK 03. Osoby v zakázkách

Údaje ze  záložky "Další osoby" přesunuty pod tlačítko "Odpovědné osoby" , kterým lze vyvolat formulář 09107 - Odpovědnosti osob, a to u formulářů :

  • 01220 - Zakázky - projekty
  • 01222 - Zakázky - projekty - dle NS
  • 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby
  • 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení


ZAK 04. Kontroly tvaru zakázky a upozornění

Přibyla nová funkcionalita pro kontrolu duplicity názvu zakázky, kdy je v případě změny takovéto zakázky uživatel upozorněn hlášením.


Obr. Kontroly tvaru zakázky a upozornění


ZAK 05. Nová podpora tvorby rozpočtů ze zakázky

Ve formuláři 01220 – Zakázky – projekty přibylo tlačítko "Prohlížení rozpočtů" pro zobrazení rozpočtu.


Obr. Tvorba rozpočtů ze zakázky


Obr. Prohlížení rozpočtů připojených k zakázce


ZAK 06. Generování číselného kódu zakázky

Automaticky lze vygenerovat název zakázky dle nastavení masky, která je zaznamenána v tabulce R_SQL. Pro administraci nastavení je nutné kontaktovat pracovníky Helpdesku.


Obr. Generování číselného kódu zakázky


Finance

Označení Oblast
FIN Finance


FIN 01. Dodatečná oprava upomínek

Ve formuláři 03902 - Přehled upomínek upravena hlavička detailu upomínky pro možnost oprav některých položek.


FIN 02. Prohlížení formuláře 03255

Do formuláře 03255 - Prohlížení řádků platebních příkazů přibyly tyto položky :

  • Datum spl. - datum splatnosti
  • K - stav kontroly účtu nebo firmy, podle registru spolehlivosti plátce DPH
    • + - řádek je v pořádku
    • ? - firma nebo účty nebyly zkontrolovány proti registru plátců
    • ! - firma je dle registru plátců nespolehlivá
  • Typ ř. - typ řádky příkazu :
    • A - avízo
    • B - úhrada bez dokladu
    • F - úhrada závazku
    • M - úhrada výplaty
    • S - výplaty složenkou
    • Z - úhrada závazku osobě


FIN 03. Kontrola položkových rozpisů

Formulář pro uzavření období v úloze Banka použije pro kontrolu rozpisů bankovních karet nebo složenek selecty uložené v R_SQL. Musí se jmenovat UZAV_031_X, kde X je číslo. Provádějí se v pořadí podle abecedního uspořádání. Select musí vrátit v případě, že je vše v pořádku, null, jinak musí vrátit řetězec obsahující popis chyby. Pokud takové selecty v R_SQL chybí, použije se select uložený v lokálním parametru BANUZKPR. Když neexistuje ani ten, kontrolují se rozpisy podle data, ke kterému se vztahují.


FIN 04. Defaultní firma v závazku k zaměstnanci

Lokální parametr FHZ převeden do R_SQL. Vznik dvou nových parametrů ZAV_ZAM_FIRMA_HLAV a ZAV_ZAM_FIRMA_RADEK.
V definici parametru bude SQL dotaz, který bude vracet výchozí FIRMIDNO v závislosti na formulářových proměnných NSIDNO:, TYDFIDNO:, :FIRMIDNO.


FIN 05. Servisní funkce výplat

Do formuláře 04506 - Výplaty – servisní funkce přidáno tlačítko "Zařadit znovu na příkaz" pro opětovné zařazení výplaty na příkaz :

  • stiskem tlačítka se nastaví kontrolní položky výplaty tak, aby se výplata opět objevila v nabídce při vytváření nového příkazu
  • řádek starého příkazu je označen jako zrušený a objeví se v prohlížení příkazu v červené barvě
  • po otevření starého příkazu na něm nelze měnit žádné údaje, lze jej pouze vymazat
  • při výmazu již nesmí měnit kontrolní položky na výplatě


FIN 06. Kontrola použitého PID a na něj navázané přílohy v iFIS* Závazky

V pořízení, opravách, schvalování a kopiích závazků v modulu iFIS* Závazky se při zadání hodnoty do položky PID kontroluje :

  • zda již není použit v jiném závazku

Pokud ano - uživatel je upozorněn informačním hlášením.


V pořizovacích formulářích je položka "PID" v podobě tlačítka. Pokud není vyplněna hodnota PID nebo záznam vyplněného PID neobsahuje přílohu, pak tlačítko je šedivé a neaktivní.


Pokud záznam vyplněného PID má v úloze iFIS/Spisová služba vloženou přílohu, pak má tlačítko žlutou barvu a při jeho použití je možné tyto záznamy o přílohách zobrazit v prohlížecím režimu.

Obr. Vyplněný PID s vloženou přílohou - zobrazení příloh


FIN 07. Kopie dokladu v cizí měně

Ve formulářích 03201 - Kopie závazků a 03313 - Kopie pohledávek lze pořídit kopii závazku nebo pohledávky v cizí měně :

  • po výběru kopírovaného dokladu se zobrazí okno pro výběr dat nového kurzu
  • zobrazí se aktuální datum, které lze změnit
  • poté lze vybrat "Typ kurzu"


Chybí-li kurz v kurzovním lístku :

  • uživatel je upozorněn a požádán o doplnění
  • tento kurz se objeví v políčku "Kurz"
  • po stisku tlačítka "Kopie" se tento kurz přenáší do zvoleného závazku nebo pohledávky
  • je-li požadován kurz z jiného dne a uživatel jej chce vidět, ještě před zanesením do dokladu musí po předvyplnění data do formuláře a přes ikonu doplnění číselníku :
    • vstoupit do číselníku kurzů
    • vybrat danou měnu, poté kurz a odejít zpět


FIN 08. Náhradní plnění v přijaté faktuře

Do přijaté faktury byl přidán příznak náhradního plnění :

  • v pořizování je zobrazen pouze tehdy, má-li dodavatel v doplňku číselníku firem nastaven příznak náhradního plnění na hodnotu A
  • příznak lze dodatečně ve formulářích oprav a schvalování měnit


FIN 09. Tisk vydaného dobropisu

V tisku vystaveného dobropisu jsou obrácená znaménka u výsledné částky.

Obr. Tisk vystaveného dobropisu


FIN 10. Souhrnný pokladní doklad

Formulář 03566 - Vytvoření pokladního dokladu rozšířen o možnost vytvoření souhrnného pokladního dokladu :

  • výběrem typu dokladu "Souhrnná stvrzenka CZK" je vyvolán formulář 03528 - Hromadná úhrada
  • při zadávání údajů se postupuje jako při vytváření běžného pokladního dokladu
  • pro závazky i pohledávky


Obr. Formulář 03566 – Vytvoření pokladního dokladu - výběr typu dokladu "Souhrnná stvrzenka CZK"


FIN 11. Podpora pro e-podepisování platebních příkazů

Jednotlivé platební příkazy lze v iFIS* elektronicky podepsat. K elektronickému podepsání slouží pole s označením Elektronicky podepsat.
Toto pole je aktivní pouze při volbách :

  • "Do souboru" - tiskový výstup uloží na lokální disk
  • "Do archívu" - tiskový výstup lze uložit do archivu sestav

Postup připojení elektronického podpisu :

  • stisk tlačítka pro "Tiskové sestavy"
  • výběr možnosti "Do souboru" nebo "Do archívu"
  • zaškrtnutím pole Elektronicky podepsat


FIN 12. Podpora pro e-podepisování bankovních výpisů

Bankovní výpisy lze v iFIS* elektronicky podepsat :

Tímto způsobem lze :

  • k tiskovým výstupům v podobě bankovních výpisů připojit elektronický podpis
  • dokument uložit na lokální disk nebo do archivu sestav


Obr. Podpora pro e-podepisování bankovních výpisů


FIN 13. Kontrola účetní závěrky v úloze iFIS* Banka

Ve formuláři 03152 – Měsíční závěrka banky zavedena funkcionalita pro kontrolu účetní závěrky.


Obr. Kontrola účetní závěrky


FIN 14. Kontrola stavu zpracování rozpisů před zaúčtováním

Ve formuláři 03140 – Vytvoření účetního dokladu vznikla :

  • možnost nastavení filtru pomocí parametru R_SQL / SUMARNI_RADEK% (omezení VSMB, KSMB, VBÚ, POZN apod.)
  • nová signalizace na přehledu bankovních výpisů (BV) :
    • BV bez připojeného položkového rozpisu červeně
    • BV s účetně nezlikvidovanými rozpisy oranžově


FIN 15. Zásobník ISDOC faktur na vstupu do iFIS* Závazky

Do formuláře 03207 - Převzetí externích závazků přibyla do položky "Úloha zdroje dat" hodnota e-faktury ISDOC pro zobrazení faktur ISDOC.


FIN 16. Pořízení ISDOC faktury na „jedno" kliknutí

Nyní si je možné s vašimi partnery vyměňovat elektronické faktury ve standardu ISDOC. Stačí k tomu zavést e-mailovou adresu např. e-faktury@organizace.cz a začít využívat modul iFIS*e-Podatelna. E-podatelna sama analyzuje došlou e-mailovou poštu, dokáže ji sama evidovat v iFIS*Spisová služba, e-maily s ISDOC fakturou předává do iFIS*Závazky/03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze pořídit závazkovou fakturu opravdu jednoduchým způsobem "na jedno kliknutí". ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS*Závazky.


FIN 17. Elektronická výměna faktur ISDOC

Fakturu ISDOC a jiné související doklady lze odeslat :

  • e-mailem
  • prostřednictvím datových schránek

Jelikož formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný, lze posílat elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy.


FIN 18. Elektronická výměna prvotních dokladů ISDOC

Pomocí e-Podatelny lze provést elektronickou výměnu prvotních dokladů ISDOC.

Obr. iFIS* e-Podatelna


FIN 19. Nová podpora při pořizování řádků v iFIS* Pohledávky

Modul iFIS* Pohledávky nabízí novou podporou při pořizování řádků faktury:

  • nová možnost definice katalogu fakturovaných položek, ceníků apod.
  • výběrem ze seznamu hodnot do položky se automaticky doplňuje celá řádka dokladu včetně sazby DPH, referentka pak obvykle zadává pouze počet MJ, ceny se dopočítávají automaticky podle jednotkové ceny z odpovídajícího ceníku.

Kde je možné využít?

  • fakturace za zboží
  • fakturace ze poskytnuté služby (ubytování, stravování, služby v rámci doplňkové činnosti apod.)
  • prodej vyřazeného majetku apod.

Obr. Pořízení řádku - výběr ze seznamu hodnot (F3)


FIN 20. Odpojení položkových rozpisů od SUM řádku

Ve formuláři 03111 - Opravy řádků přibylo tlačítko "Odpojení rozpisu" pro odpojení rozpisu od sumárního řádku bankovního výpisu.


FIN 21. Připojení/smazání položkových rozpisů k SUM řádku

Ve formuláři 03124 - Připojení rozpisu k řádce výpisu přibyla tlačítka :

  • "Připojení rozpisu" - slouží pro připojení jednotlivého rozpisu k sumárnímu řádku bankovního výpisu
  • "Smazání rozpisu" - určeno k odstranění vybraného rozpisu z bankovního výpisu


FIN 22. Nové sestavy DPH

Předformulář pro zadání "Závěrkového kódu" přidán do těchto sestav :

  • 067/03603
  • 068/03603
  • 069/03603
  • 182/03603



Obr. Předformulář pro tiskové sestavy DPH


FIN 23. Kontrola spolehlivosti a bankovního účtu plátce DPH

Rozšířena funkcionalita pro ověření spolehlivosti plátce DPH o kontrolu platnosti čísla bankovního účtu, které bylo vloženo do hlavičky prvotního dokladu :

  • stiskem ikony pro "Ověření plátce"
  • výsledek je zjednodušeným způsobem vypsán na obrazovku a zaevidován automaticky do historie prvotního dokladu po uložení změn
  • po provedení kontroly se objeví hlášení :
    • zda je plátce DPH spolehlivý či nikoli
    • zda číslo bankovního účtu, které uvedl, se nachází v seznamu platných účtů



Obr. Provedení kontroly spolehlivosti a bankovního účtu plátce DPH


Podrobné informace lze nalézt ve formuláři 00240 - Ověření plátce - výběr rejstříku WWW.


Majetek

Označení Oblast
Maj Majetek


MAJ 01. Definice povinných polí dokladu o zařazení

Ve formuláři 05105 - Číselník účetních typů majetku přibyla položka "Faktura".


Obr. Definice povinných polí dokladu o zařazení


MAJ 02. Rozdělovník v iFIS* Majetek

Položka "Rozdělovník" přibyla do přehledových formulářů :

  • 05802 - Inventární karta dlouhodobého majetku
  • 05214 - Prohlížení dokladů o zařazení


Obr. Položka "Rozdělovník" ve formuláři 05802 - Inventární karta dlouhodobého majetku


MAJ 03. Doklad o zařazení a číslo faktury

Systémem je automaticky vygenerováno číslo faktury z připojených dokladů v příloze ve formuláři 05210 - Zařazení dlouhodobého majetku do užívání.


Obr. Doklad o zařazení a číslo faktury


Obr. Doklad o zařazení a číslo faktury


MAJ 04. Předformulář v sestavě 5196/05803

Do sestavy 05196/05803 - Soupis IM dle účetních typů přidán předformulář pro zadání argumentu, zda se bude tisknout :

  • "Název umístění" nebo
  • "Faktura"



Obr. Předformulář pro tiskové sestavy z majetku


Správa majetku

Označení Oblast
SPM Správa majetku

SPM 01. Nejsou realizovány změny

Manažerský informační systém

Označení Oblast
MIS Manažerský informační systém

MIS 01. Nejsou realizovány změny

Objednávky

Označení Oblast
OBJ Objednávky


OBJ 01. Vyhledávání podle IČ

V pořizovacím a vyhledávacím formuláři 30333 - Objednávky – vstup bylo doplněno pole "IČO", které lze zadat i do filtrů.


OBJ 02. Náhradní plnění v objednávkách

Při vystavení objednávky ve formuláři 30335 – Objednávky – vstup se automaticky zobrazí nastavený text náhradního plnění na tiskové sestavě objednávky, a to pouze tehdy, má-li firma v doplňku číselníku firem nastaven příznak náhradního plnění na hodnotu A. V návaznosti na položku "Náhradní plnění A/N" lze tisknout v objednávkách automaticky text, který je zaznamenán v tabulce R_SQL pod názvem ZS_TEXT.


Registr smluv

Označení Oblast
RS Registr smluv


RS 01. Hromadné označení více závazků/pohledávek najednou

Ve formuláři 08202 - Registr smluv vytvořena nová funkcionalita pro hromadné připojení více závazků či pohledávek ke smlouvě.
Postup :

  • nejprve se stiskne jedno z následujících tlačítek:
    • "Připojení závazku" - pro připojení jednoho či více závazků ke smlouvě
    • "Připojení pohledávky" - slouží pro přiřazení jedné či více pohledávek ke smlouvě
  • vyhledají se a hromadně označí více závazků/pohledávek najednou určených pro připojení k dané smlouvě
  • klávesou F4 nebo ESC lze vybrané závazky/pohledávky ke smlouvě připojit


RS 02. Plánované versus skutečné plnění ze smluv (objem plnění na rámcové smlouvy)

Formulář 08202 - Registr smluv doplněn o položky sledující plánovaný a skutečný objem plnění ze smluv :

  • "Plnění"
  • "Zbývá k plnění"

Obr. Plánované versus skutečné plnění ze smluv


Také lze nastavit, aby systém automaticky upozornil uživatele e-mailem na změny týkající se skutečného a plánovaného plnění.


Rozpočty

Označení Oblast
RZP Rozpočty


RZP 01. Položkový rozpis k celkovému čerpání rozpočtu

Ve formuláři 02432 - Čerpání rozpočtu je umožněno :

  • stiskem tlačítka "Detail čerpání" zobrazit položky zatěžující řádek daného rozpočtu
  • tlačítkem je vyvolán nový formulář 02415 – Čerpání rozpočtu, který je rozdělen na tolik oddílů, kolik je naplněných sloupců
  • v hlavičce je uvedeno, o jaký rozpočet/řádku a název se jedná


RZP 02. Referenční rozpočty k finančním zdrojům

Vytvořen nový formulář 02450 - Referenční rozpočty k finančním zdrojům, ve kterém lze nadefinovat více referenčních rozpočtů k jednomu zdroji financování.
Lze nastavit masku pro název rozpočtu :

  • je-li vyplněna - generuje se
  • jinak se vezme název ze zakázky, doplněný číslem
  • číslo zabezpečí jednoznačnost názvu


Obr. Referenční rozpočty k finančním zdrojům


RZP 03. Podpora rozpočtovým přesunům

Z formuláře 02430 - Rozpočty a plány lze klávesou pro Výběr vyvolat formulář 02431 – Sestavení a úprava rozpočtu, kde je umožněno měnit jednotlivé řádky čerpání rozpočtu.


Obr. Přesun do formuláře 02431 – Sestavení a úprava rozpočtu


Do formuláře 02431 – Sestavení a úprava rozpočtu přidána tlačítka :

  • "Nový návrh rozpočtových změn" - lze upravit například částku čerpání rozpočtu
  • "Uložit rozpočtové změny" - pro uložení změn, které byly provedeny
  • "Evidence rozpočtových změn" - stiskem tohoto tlačítka je vyvolán formulář 02433 - Evidence rozpočtových změn obsahující historii provedených změn
  • "Detaily" se lze přesunout do podrobnější evidence změn


Obr. Tlačítko "Nový návrh rozpočtových změn"


Obr. Podpora rozpočtovým přesunům – tlačítko "Evidence rozpočtových změn"


Obr. Vyvolání formuláře 02433 - Evidence rozpočtových změn tlačítkem "Celá změna"


Spisová služba

Označení Oblast
SPS Spisová služba


SPS 01. Administrace - Definice evidence PID na úrovni SU

V iFIS* Spisová služba lze nadefinovat, zda při pořízení nového dokumentu ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby bude jeho identifikátor PID automaticky generován při uložení záznamu nebo jeho hodnotu bude možno zadat ručně (z klávesnice nebo přes čtečku čárového kódu). Ruční pořízení hodnoty PID je pro výjimečné případy, kdy PID je předem znám, neboť je jím označen dokument (etiketa obsahující PID v podobě čárového kódu) procházející skenovacím pracovištěm.



Obr. Způsob evidence PID - automaticky generovaný



Obr. Způsob evidence PID - ruční pořízení



Obr. Způsob evidence PID - kombinace s možností přepínání


Způsob evidence PID je definován prostřednictvím globálního parametru SPSGPID, přičemž je možné nastavit individuálně pro přijaté/odesílané dokumenty z/do Světa či interní SU, případně pro vytvářené kopie.


Obr. Způsob evidence PID - nastavení globálního parametru

Nově je způsob evidence PID možno nastavit až na úrovni každého jednotlivého SU, čímž lze pro jednotlivá/vybraná pracoviště upravit globální nastavení. Toto lze realizovat ve formuláři 09126 - Spisové uzly.


Obr. Způsob evidence PID - nastavení na úrovni jednotlivých SU


SPS 02. Administrace - Řízení nastavitelnosti přístupů na SU

Ve formuláři 00301 - Globální parametry lze prostřednictvím nastavení globálního parametru SPSPRISU defaultně nadefinovat, zda primárně bude při založení nového záznamu povolen či zakázán přístup na další již existující SU.



Obr. Nastavení globálního parametru SPSPRISU


Pokud dojde k přenastavení hodnoty parametru je při prvním vstupu do formuláře 09146 - Přístupy na spisové uzly vyvolán dotaz, zda má být dosavadní nastavení přístupů na SU zachováno a nebo zrušeno/změněno dle parametru.



Obr. Dotaz vyvolaný změnou globálního parametru SPSPRISU


SPS 03. Administrace - Omezení přístupů na SU jiných EJ (pouze pro subjekty s více EJ)

Při evidenci/založení nového spisového uzlu ve formuláři 09126 - Spisové uzly je při uložení vyvolán dotaz, zda ne/má být povolena komunikace se SU jiných EJ.


Obr. Evidence nového SU pro subjekt s více EJ


Poznámka Poznámka
Dotaz je vyvolán pouze u subjektů s více EJ, kde je předpoklad požadavku omezení přístupů na SU jiných EJ.

Formulace dotazu je v závislosti na nastavení globálního parametru SPSPRISU



Obr. Evidence nového SU pro subjekt s více EJ - opačné nastavení parametru SPSPRISU

V případě, že nemá být povolena komunikace se SU jiných EJ, pak dojde automaticky k oboustrannému přednastavení tohoto omezení ve formuláři 09146 - Přístupy na spisové uzly.

 


Obr. Příklad přednastavení zákazu komunikace se SU jiných EJ


SPS 04. Administrace - Omezení možnosti předávání DZ na SU nastavených pro možnost odesílání do ISDS

Nastavení povolení pro možnost odesílání do ISDS je realizované ve formuláři 09126 - Spisové uzly v poli "ISDS".


Obr. Evidence povolení pro odesílání do ISDS ke SU

Administrační formulář 09146 - Přístupy na spisové uzly byl rozšířen o zaškrtávací pole "DZ" pro možnost nastavení omezení přístupů na SU s právem odesílat DZ do ISDS. Zákaz předávání je na SU, kde je prázdná hodnota (u kterých není zaškrtávátko).



Obr. Omezení SU s povolením pro předání DZ k odesílání do ISDS

Poznámka Poznámka
Defaultní přednastavení povolení nebo zákazu předávání DZ na definovaný SU je dáno nastavením globálního parametru SPSPRISU.



Vlastní omezení se projeví při volbě "Výdej" v předávacím formuláři 09137 - Předávací formulář (na záložce Datové zprávy) v poli "na uzel". Pro nabídku SU se zde vyhodnocuje nastavení jak z formuláře 09126 - Spisové uzly, tak z formuláře 09146 - Přístupy na spisové uzly a podle toho je případně seznam hodnot nabízených SU omezen.


SPS 05. Administrace - Přístupy k přílohám a práce s nimi (oprávnění ke vkládání, mazání nebo aktualizaci)

V iFIS* Spisová služba jsou přístupy pro práci s přílohami u záznamu řízeny jednak přístupem k záznamu o dokumentu (přístup na pracoviště spisové služby=spisový uzel, kde je dokument evidován // složka ve stromové struktuře spisového uzlu, kde je dokument v dané chvíli evidován - v některých složkách jen možnost prohlížení).

Dále jsou možnosti operací s přílohami definovány přidělenými přístupy na jednotlivá tlačítka Vlož, Ukaž, Kopíruj, Zruš - viz v rámci některé uživatelské role přístupy na akce (administrovatelná tlačítka) BUT_PRIUKAZ_VLOZ, BUT_PRIUKAZ_UKAZ, BUT_PRIUKAZ_KOP, BUT_PRIUKAZ_ZRUS.

Další oprávnění pro práci s přílohami jsou nadefinována na základě toho, kde a v jaké "roli" je ke konkrétní příloze přistupováno. Nově je možno tato defaultně nastavená oprávnění částečně změnit prostřednictvím nadefinování globálního parametru SPSPRISP.


Obr. Parametr SPSPRISP

Funkcionalita byla také upravena tak, aby existovala možnost pro předem vybraného uživatele vyměnit/zrušit (smazat odkaz) přílohu, i když byla vložena někým jiným, případně byla importována nějakou automatickou funkcí (ISDS, skeny,...). Takového speciálního uživatele = správce aplikace SPS je možné definovat globálním parametrem SPSADM - zaevidováním ID příslušné osoby (PERIDNO = OSB_ID). Vždy lze určit pouze 1 uživatele s tímto oprávněním, změnou hodnoty parametru lze definovat jinou osobu.


Obr. Parametr SPSADM

Dosud byl přístup na tlačítka u příloh iFIS/SPS řízen pouze vztahem přihlášeného uživatele k dokumentu SPS - tedy všechny přílohy měly vždy stejně nastavená tlačítka.

 


Obr. Hlášení k ne/oprávnění provést akci s přílohou


Po úpravě se po stisku tlačítka dále vyhodnocuje, zda je uživatel oprávněn akci s vybranou přílohou provést. Z důvodu rozšíření práv některým vybraným uživatelům bylo nutné povolit u dokumentu všechny akce přicházející v úvahu u daného dokumentu, resp. složky. Nyní je tedy nastaveno tak, že pokud je povolena aktualizace dokumentu, je povolen přístup na všechna tlačítka, ale nemusí být přiděleno oprávnění konkrétní akci provést.


SPS 06. Administrace - Nastavitelnost kontrol pro přípravu a realizaci skartačních řízení

V globálním parametru SPSPARAM je uložena definice (v podobě XML) pro nastavení kontrol pro přípravu skartačního řízení. Hodnota elementu obsahuje defaultní nastavení "zatrhávátka" u kontroly a může nabývat hodnoty A = Zaškrtnuto nebo N = Nezaškrtnuto.

Poznámka Poznámka
Atribut "enable" řídí, zda je povoleno zatrhávátko měnit uživatelem a atribut "admin" je připraven pro budoucí administrační formulář a řídí, zda mohou být nastavení hodnoty elementu a atributu "enable" změněny administrátorem SPS.



Obr. Parametr SPSPARAM

Pokud bude ze strany zákazníka požadována změna rozsahu kontrol, pak lze toto upravit v rámci definice v parametru.


Obr. Seznam kontrol, jejichž rozsah je ovlivnitelný parametrem SPSPARAM

Pozor Pozor
V případě zájmu o omezení rozsahu kontrol, doporučujeme minimálně první změnu nastavení provést pracovníky dodavatele aplikace (dle předaných požadavků) nebo alespoň za jejich dohledu či přímé asistence!!!


SPS 07. Administrace - Nastavitelnost právní váhy přílohy skenu importované do iFIS*

V globálním parametru E_SC_PVA je možné nadefinovat hodnotu Právní váhy vkládané přílohy, která bude předvyplněna u importovaného záznamu skenu dokumentu.


Obr. Parametr E_SC_PVA


Poznámka Poznámka
Na skenovacích pracovištích VVŠ a VVI lze provádět pouze neautorizované konverze dokumentů z listinné do digitální podoby. Mělo by se tedy vesměs jednat o KOPIE dokumentů.


SPS 08. Komunikace s ISDS - kontroly velikosti a formátů příloh

Nově je možno v rámci globálního parametru E_DS_MAX definovat maximální hodnotu velikosti příloh datových zpráv připravovaných a odesílaných do ISDS. V globálním parametru E_DS_EXT lze nadefinovat přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky.

Poznámka Poznámka
Maximální velikost a přípustné formáty datové zprávy jsou definovány legislativou - Vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.



Obr. Parametry E_DS_MAX a E_DS_EXT

Na základě nastavených parametrů je následně při předání datové zprávy k odeslání a při odesílání do ISDS kontrolováno, zda:

  • datová zpráva obsahuje přílohu (povinně musí být alespoň 1)
  • datová zpráva včetně všech vložených příloh nepřekračují maximální povolenou velikost
  • datová zpráva neobsahuje přílohu v nepovoleném formátu

V případě zjištění nedostatku při kontrole nedojde k předání datové zprávy a uživatel je upozorněn hlášením s identifikací datové zprávy.

Poznámka Poznámka
Kladný i záporný výsledek předání/odeslání datové zprávy je evidován v historii záznamu o dokumentu.


SPS 09. Komunikace s ISDS - možnost rozúčtování Poštovních datových zpráv (PDZ)

Poznámka Poznámka
Poštovní datovou zprávou je v rámci komunikace s ISDS myšlena vzájemná komunikace mezi Datovými schránkami právnických osob (PO), fyzických osob a podnikajících fyzických osob (PFO). Komunikace tedy nezahrnuje datové schránky DS orgánů veřejné moci (OVM).


1. Nastavení ceny Poštovní datové zprávy v iFIS*

 


Obr. Nastavení ceníku za poštovní datové zprávy v iFIS*

Ceny za Poštovní DZ lze nastavit ve formuláři 09148 - Tarify poštovních služeb. Zde lze k tarifům za poštovní služby dozaevidovat jako nové záznamy také údaje z ceníku ČP k Poštovním datovým zprávám (včetně jejich časové platnosti).


2. Dotažení ceny k záznamu o odeslané Poštovní datové zprávě

Při odeslání datových zpráv je dle typu Datové schránky adresáta identifikováno, zda jde o Poštovní (komerční) datovou zprávu, a následně je dotažena cena z nastaveného ceníku do položky Poštovné.


Obr. Zaevidovaná cena Poštovní datové zprávy po odeslání


3. Podklady pro rozúčtování Poštovních datových zpráv

Podklady pro rozúčtování je možno vytáhnout ze záznamů jednotlivých spisových uzlů nebo souhrnně ze složky Vše nebo ze spisového uzlu "Svět". Pro dotažení do připravené sestavy 09130/09122 - Detailní výkaz odeslaných poštovních datových zpráv je nutné, aby záznamy ve formuláři byly z období, pro které je výběr omezován v tiskové sestavě.


Pozor Pozor
Funkcionalita je dle zadání připravena pouze pro možnost vyhodnocení ceny za odeslanou klasickou Poštovní datovou zprávu. Pro rozúčtování není uvažováno s využíváním dalších alternativ ČP jako je Odpovědní nebo Dotovaná DZ, případně s využitím kreditního systému či se započítáním měsíčních paušálů!



SPS 10. Komunikace s ISDS - úprava Protokolu o přístupu do datové schránky (DS)

Mailová notifikace, která je generována na určenou osobu při přihlášení iFIS/Spisová služba do datové schránky zákazníka v ISDS (informačním systému datových schránek), byla rozšířena o další údaje a informace. Při každém pokusu o stažení/import datových zpráv do iFIS/Spisová služba je formou mailu odeslán na definovanou e-mailovou adresu tzv. "Protokol o přístupu do datové schránky", který:

  • informuje danou osobu o provedeném přihlášení/přístupu do dané datové schránky
  • obsahuje seznam dosud nestažených datových zpráv v datové schránce
  • obsahuje základní informace o obsahu přijatých datových zpráv
  • informuje o výsledku importu přijatých datových zpráv (ne/přenesení DZ)
Pozor Pozor
Úprava mailové notifikace není automaticky součástí nové verze, ale v případě zájmu je možné rozšířený Protokol implementovat individuálně na vyžádání po provedeném upgrade.


SPS 11. Historie - úpravy evidence, doplnění sledovaných položek

V záložce Historie došlo k rozšíření/doplnění sledovaných položek, u kterých jsou evidovány změny (nové hodnoty nebo aktualizace již vložených). Jedná se např. o položky Doručovací cesta, Vyřizuje/uloženo, Předáno, Způsob vyřízení, Poznámka,...

Nově jsou také evidovány některé ne/provedené operací s dokumenty (např. ne/předání DZ k odeslání do ISDS,...).


V záložce Doručení jsou nově u každého záznamu o doručení evidovány hodnoty "Způsobu doručení".


SPS 12. Historie - žurnalování na úrovni spisu


Obr. Tlačítko Historie pro spisy

Nově je sledována také historie spisu, kde jsou evidovány veškeré změny provedené na úrovni záznamu o spisu. Žurnál lze vyvolat prostřednictvím tlačítka "Historie" ve formuláři 09144 - Spisy.


SPS 13. Historie - tvorba a ukládání Transakčního protokolu

Varování Varování
Požadavek na Transakční protokoly a jejich každodenní generování formou tiskového výstupu ve formátu *.PDF je dán Národním standardem pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS). Na základě toho je vyžadován Transakční protokol ze strany některých Archívů.



1. Nastavení pro možnost generování záznamů o transakčním protokolu

Pro každodenní evidenci záznamů Transakčních protokolů doporučujeme založit a nastavit speciální spisový uzel, který bude využíván pouze pro tento účel. SU je definován globálním parametrem SPSTPSU.


Obr. Globální parametr SPSTPSU

Nově je také ve formuláři 09138 - Číselník typů dokumentu definován speciální systémový Typ dokumentu "Transakční protokol" s možností přiřazení předem určeného spisového znaku se skartačním režimem = A1.

Poznámka Poznámka
Dle požadavku NSESSS musí být součástí Spisového plánu organizace takový záznam spisového znaku, který obsahuje skartační režim A1, aby mohl být přiřazen dokumentu typu Transakční protokol.



Obr. Typ dokumentu Transakční protokol

Vlastní generování je řízeno přes formulář 09455 - Plánování úloh, kde je nastaven denní interval spouštění automatické funkce generování Transakčního protokolu a jeho uložení formou evidovaného záznamu do iFIS/Spisová služba.


Obr. Nastavení úlohy v Plánovači úloh

2. Evidence záznamů skartačního protokolu v iFIS/Spisová služba

Jednotlivé záznamy o Transakčním protokolu jsou automaticky evidovány s předdefinovanými hodnotami položek do Podacího deníku.


Obr. Evidence Transakčních protokolů - základní údaje


Záznamy jsou evidovány jako vyřízené s přiděleným požadovaným skartačním režimem.


Obr. Evidence Transakčních protokolů - doplňkové údaje


Součástí záznamu je vložená příloha vlastního transakčního protokolu ve formátu *.PDF.


Obr. Evidence Transakčních protokolů - přílohy


Podoba generovaného tiskového výstupu je zobrazena na následujícím obrázku


Obr. Evidence Transakčních protokolů - generovaná sestava

Pozor Pozor
Generování a každodenní automatická evidence záznamů o Transakčních protokolech není automaticky součástí nové verze, ale v případě zájmu je možné funkcionalitu implementovat individuálně na vyžádání po provedeném upgrade.



3. Tiskový výstup transakčního protokolu vytvářený ručně

Tiskovou sestavu 19140/09122 - Transakční protokol je možné vytvořit také ručně s určením časového období a s omezením záznamů vybraných do formuláře.


SPS 14. Zneplatněné SU - vizuální odlišení, omezení funkcionality

Spisové uzly, které byly z nějakého důvodu zneplatněny jsou ve stromové struktuře (včetně všech složek) vizuálně odlišeny od ostatních platných SU.

Pro zneplatněné spisové uzly byla upravena funkcionalita tak, aby nejen nebylo možno na tyto SU adresovat/směrovat další dokumenty, ale aby také nebylo možné na nich nové dokumenty vytvářet (deaktivování voleb Došlo, Poslat, Kopie a Odpověď).

Poznámka Poznámka
Zneplatněné SU zůstávají ve struktuře k dispozici, neboť je potřeba vypořádat na nich evidované záznamy o dokumentech.



SPS 15. Spisy - pořadí a doplnění položek

Bylo upraveno pořadí jednotlivých položek Spisu tak, aby povinné položky byly zobrazeny bez nutnosti rolování. Při vyplnění hodnoty "Platnost od" je dle této hodnoty omezována nabídka pro evidenci Spisových znaků.


Obr. Zobrazení položek Spisu po jeho otevření


Údaje spisu byly rozšířeny o položku "Vyřizuje" pro možnost evidence osoby, která byla určena k vyřízení spisu, případně je u ní spis uložen.


SPS 16. Spisy s dokumenty odeslanými na Svět

Pokud spis obsahuje také odeslané dokumenty mimo původce (s lokací Svět), pak je nově umožněno:

  • uzavření/vyřízení takových spisů
  • provedení skartačních řízení s takovými spisy


Obr. Uzavřený/vyřízený spis obsahující dokumenty s lokací Svět

Poznámka Poznámka
Při skartačním řízení nedochází k archivaci/skartaci odeslaných dokumentů mimo organizaci (s lokací Svět), ale není kontrolami bráněno v provedení operace skartačního řízení.



SPS 17. Skartační řízení - dokumenty a spisy typu "V" umožněno zařadit do skartačních návrhů

Nově je umožněno ze složky "Zařazeno do SŘ" vložit/zařadit do složky "Skartační návrh" také dokumenty typu "V" (tj. dokumenty se skartačním znakem "V" = Výběr).

Následně lze vytvořit tiskový výstup 09111/09122 - Skartační návrh také s předvolbou "Výběr".

Poznámka Poznámka
Tímto je zajištěno, že pracovníci příslušných Archívů mají příležitost případně ve spolupráci s původcem rozhodnout, které dokumenty typu "V" bude možno v rámci skartačního řízení archivovat (zařadit pro vlastní SŘ do typu "A") a které skartovat (zařadit pro vlastní SŘ do typu "S").


SPS 18. Skartační řízení - Trvalý skartační souhlas

Ve formuláři 09134 - Spisový a skartační plán je nyní možné definovat záznamy s uděleným Trvalým skartačním souhlasem (zatrhávátko u položky "TSS").


Obr. Nastavení příznaku vydaného trvalého skartačního souhlasu

Poznámka Poznámka
Trvalý skartační souhlas může vydat příslušný archiv na základě žádosti původce na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií.


Při uložení dokumentů s tímto příznakem TSS na spisovnu jsou záznamy přesunuty do nové, pro tento účel vytvořené, složky "Trvalý skartační souhlas". Zde se dokumenty rozdělí dle stavu skartační lhůty do podsložky "Čeká na ŠŘ" a "Zařazeno do SŘ".


S dokumenty ve složce "Zařazeno do SŘ" lze provést skartaci mimo režim klasických skartačních řízení.


SPS 19. Skartační řízení - úpravy kontrol a možnost jejich nastavení

Vzhledem ke komplexním úpravám v oblasti přípravy a realizace skartačních řízení (viz body SPS 14., SPS 15., SPS 16.) došlo také k výrazným změnám v rozsahu a způsobu provádění kontrol.

Rozsah kontrol je nyní také částečně nastavitelný a omezitelný - viz bod SPS 04.


SPS 20. Skartační řízení - v Podacím deníku odkaz na Skartační protokol

V záložce "Doplňující údaje" ve formuláři 09122 - Podací deník byla doplněna položka "Skartační protokol č.". Při provedeném skartačním řízení je do tohoto pole automaticky vygenerována hodnota čísla skartačního protokolu, v rámci kterého bylo SŘ provedeno.


Přes volbu Detail/volání číselníku (CTRL + A) lze z položky "Skartační protokol č." otevřít příslušný protokol ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení.


Obr. Detail vyvolaného Skartačního protokolu


SPS 21. Rozlišení digitálních a analogových dokumentů

V rámci položky "Forma" je možno vyplnit primární podobu evidovaného dokumentu pro rozlišení listinných (analogových) a elektronických (digitálních) dokumentů.

Zaevidování je možné provést při pořízení nového záznamu ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby nebo kdykoliv následně ve formuláři 09122 - Podací deník.

Poznámka Poznámka
Údaj o formě/podobě dokumentu je automaticky předvyplňován při funkcionalitě některých importů/exportů dokumentů – např. evidence mailů z ePodatelny, odesílání DZ do ISDS, evidence generovaného Transakčního protokolu … (digitální forma).


SPS 22. Křížové odkazy mezi dokumenty

Nově je v iFIS/Spisová služba připravena možnost vytváření "křížových" odkazů, čímž lze evidovat vzájemně související dokumenty a vytvářet vazby mezi nimi. U dokumentu lze evidovat v položce "Iniciační PID" hodnotu existujícího PID tzv. iniciačního dokumentu, na který budou navázány další dokumenty, které se váží k téže věci/události. Položka je plněna výběrem z číselníku již evidovaných záznamů o dokumentech:

  • při vytváření nového záznamu
  • v rámci aktualizace detailu záznamu o dokumentu


Obr. Evidence iniciačního dokumentu - při pořízení nového záznamu


U iniciačního dokumentu lze přes tlačítko "Související" zobrazit všechny související/navázané dokumenty.

Poznámka Poznámka
Účel vytváření "křížových" odkazů:
  • dohledání všech souvisejících dokumentů (navázaných na jeden iniciační dokument)
  • jakási "nižší" forma spisu
  • náhrada čísla jednacího, které při současném výkladu legislativy pozbývá svého účelu, neboť stejnou hodnotu lze použít maximálně 2x (při doručení a odpovědi).


Příklad Příklad
Vícenásobná korespondence k jedné události:

žádost --> vyjádření --> námitka --> odpověď --> odvolání --> rozhodnutí …



Vytvoření křížového odkazu při volbě Odpověď

Při volbě Odpověď je odkaz na iniciační dokument evidován automaticky ze záznamu, ze kterého je volba iniciována.

Volba "Odpověď".

Evidence odpovědi.

Uložení záznamu o odpovědi.

Přechod na iniciační dokument.

Zobrazení souvisejících dokumentů přes tlačítko "Související".


SPS 23. Rozšíření možností při vracení dokumentů

Volba "Vrátit" lze použít také pro záznamy ve složce "K odeslání"

Příklad Příklad
Využití je třeba pro situace, kdy dokument nebylo možné z nějakého důvodu odeslat a je nutno ho vrátit zpět primárnímu odesílateli (např. neúspěšné odeslání DZ do ISDS).


Pozor Pozor
Dokumenty ve složce "K odeslání" lze vracet pouze na interní pracoviště spisové služby (spisové uzly). Není také možno vracet dokumenty na "vlastní" spisový uzel. V případě těchto situací je vyvoláno informační okno s hláškou a operace se neprovede!


Dokumenty, u kterých bylo realizováno více doručení (např. při interním oběhu dokumentu po organizaci), je nyní možno při použití volby "Vrátit" nasměrovat na kteréhokoliv z dosud evidovaných odesílatelů, jejichž seznam je v případě vícenásobného doručení zobrazen k výběru.


SPS 24. Odpověď tvořená ze záznamu s více doručeními

Při použití volby "Odpověď" ze záznamu, u kterého bylo realizováno více doručení (např. při interním oběhu dokumentu po organizaci), je nyní možno nový záznam odpovědi nasměrovat na kteréhokoliv z dosud evidovaných odesílatelů, jejichž seznam je v případě vícenásobného doručení zobrazen k výběru.


SPS 25. Zákaz adresování na SU Svět

V aplikaci iFIS/Spisová služba nově nelze adresovat na spisový uzel "Svět", tj. konkrétně nelze zvolit Typ adresáta "U" = Svět.

Toto nelze realizovat:


Obr. Nelze vybrat SU Svět - nový záznam

  • při použití volby "Předat"
  • při použití volby "Kopie"
Poznámka Poznámka
V adresátovi má být vždy uvedena konkrétní osoba/firma s jeho adresou (to co je na obálce uvedeno v adrese). Na SU Svět se dostávají dokumenty s Typem adresáta "F", "N" nebo "D".

Výjimečné případy (např. hromadná korespondence řešená pouze 1 záznamem v iFIS/SPS) doporučujeme řešit adresátem typu "N" a vyplněním volným textem.


SPS 26. Rozšíření položek dokumentu a spisu

Pole "Předmět" dokumentu bylo rozšířeno pro možnost vložení hodnoty s 255 znaky (Byte).

Pole "Název" spisu bylo také rozšířeno pro možnost vložení hodnoty s 255 znaky (Byte).

Poznámka Poznámka
Bylo ošetřeno ve všech dotčených formulářích a souvisejících funkcích včetně rozhraní pro komunikaci s iFIS/SPS.

Předpokládané využití je hlavně v rámci integrovaných řešení, kdy bude možno prostřednictvím rozhraní plnit zmíněné položky přebíranými texty bez nutnosti jejich krácení (komunikace ISDS - iFIS/SPS, SIS - iFIS/SPS,...).


Dále byly na všech boldech formulářů iFIS/SPS zvětšeny položky "PID" a "Č.j. naše".

Poznámka Poznámka
Důvodem jsou požadavky legislativy, které částečně určují strukturu uvedených identifikátorů dokumentů, a tím ovlivňují jejich délku (počet znaků).



SPS 27. Hromadný přesun dokumentů do Chybné evidence

Ve formuláři 09122 - Podací deník lze nyní provést hromadný přesun dokumentů do složky "Chybná evidence". Výběr více dokumentů je realizován přes zatrhávátka u záznamů. Vlastní vyřazení dokumentů (přesun do chybné evidence) je realizován přes funkci "Zrušit záznam" (Shift+F6).

Stejným způsobem lze vrátit více vybraných dokumentů ze složky "Chybná evidence" mezi aktivní dokumenty.

Poznámka Poznámka
Ostatní funkcionalita ponechána beze změn.

Možnost rušení posledního doručení je zachována pouze při výběru jednoho dokumentu.


SPS 28. e-Podatelna - úpravy v možnostech nastavení

Složka "ePodatelna", která byla součástí iFIS/Spisová služba, je nyní samostatnou položkou/agendou menu "Nadstavby iFIS". V této složce jsou formuláře pro nastavení funkcionality ePodatelny.


Obr. Umístění agendy ePodatelna v menu iFIS*


Ve formuláři 09162 - e-Podatelny lze nyní nadefinovat záznam o ePodatelně s rozhodnutím, zda ne/bude využívána možnost evidence do iFIS/Spisová služba. Dále je možné nastavit ePodatelny pro jednotlivé EJ.


Obr. Nastavení záznamu o ePodatelně


Účetnictví

Označení Oblast
UCT Účetnictví


UCT 01. Rozšíření definice závěrkových sestav

Do úvodního a do detailu zobrazení závěrkové sestavy přibyly tyto položky :

  • "Typ" - typ definice výkazu :
    • Účetní výkaz - pro definici výkazů, do nichž lze získat hodnoty z účetnictví pomocí typů účtů
    • Statický výkaz - pro výkazy, jejichž hodnoty nelze získat z dat iFIS prostřednictvím typů účtů, pro nadefinování statického výkazu lze vyplnit hodnoty konstantou nebo selectem pro vytěžení hodnot z databáze iFIS
  • "Od/Do" - položka pro časovou platnost výkazu (hodnoty MM/RR)


Obr. Položky "Typ" a "Od/Do" na úvodní straně formuláře 02178 – Definice závěrkových sestav


Obr. Detail formuláře 02178 - Definice závěrkových sestav - položky "Typ" a "Od/Do" v záhlaví jednotlivé sestavy


Obr. Naplnění položky klávesou pro "Seznam hodnot"


Kromě položky "Typ" a "Platnost Od/Do" v detailu formuláře 02178 – Definice závěrkových sestav přibyly tyto položky :

  • Kód - kód řádku výkazu
  • Č. pol. - číslo položky řádku výkazu
  • Formát - formát pro tisk řádku
  • u typu výkazu "Účetní výkaz" přibyly tyto položky :
    • Typ účtu 2 a 3 - název typu účtu pro 2. a 3. sloupec
    • Operace 2 a 3 - operace pro typ účtu 2 a 3 (hodnoty +/-)
  • u typu výkazu "Statický výkaz" přibyly položky s označením "Sloupec 1 až 20"


Obr. Definice závěrkové sestavy - Účetní výkaz


Obr. Definice závěrkové sestavy - Statický výkaz


Výběrem hodnoty do položky s označením "Formát" ve formuláři 02178 – Definice závěrkových sestav lze nastavit různý formát pro každou řádku výkazu.


Obr. Hodnoty pro formát řádků


UCT 02. Časová platnost OD/DO u účetních výkazů

Pro tisk sestavy se v předformuláři 02182 – Tisky výkazů zvolí :

  • platnost výkazu OD/DO s hodnotami "MM, MM, RR"
  • název tiskové sestavy


Obr. Výběr tiskové sestavy ve formuláři 02182 – Tisky výkazů


UCT 03. Podpora účetním opravám v uzavřeném období

Běžné účetní doklady :

  • lze přesunout do nižšího období, než které je otevřené
  • přesun lze provést ve formuláři 02115 - Účetní doklady pomocí tlačítka "Přesun"
  • je umožněno přesouvat vždy maximálně z otevřeného období do uzavřeného, nikdy ne z uzavřeného do otevřeného období


Obr. Přesun účetního dokladu ve formuláři 02115 – Účetní doklady


UCT 04. Úprava volitelných položek

Vytvořen formulář 02229 - Vnitropodnikové pohyby - úprava volitelných položek pro úpravu volitelných položek ve vnitropodnikovém účetnictví :

  • po výběru položek se stiskne tlačítko "Volitelné položky"
  • systém automaticky doplní přednastavené volitelné položky


Obr. Úprava volitelných položek


UCT 05. Hromadné stahování dokumentů z CUL

Ve formuláři 02224 – Podpora monitorovací zprávy přidána tato tlačítka :

  • "Seznam dokumentů" - pro zobrazení všech naskenovaných dokumentů, které jsou přiloženy z Centrálního úložiště dokumentů (CUL)
  • "Kontrola/Oprava duplicit" - pro úpravu názvu a kontrolu duplicity záznamů
  • "Uložit soubory" - soubory lze označit a uložit kamkoli do adresáře


Obr. Tlačítko „Seznam dokumentů“


Obr. Tlačítka "Úprava názvu", "Kontrola/Oprava duplicit" a "Uložit soubory"


UCT 06. Volitelné položky v účetní větě

Ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace přibylo tlačítko Vol. položky pro doplnění volitelných položek do účetní věty :

  • účetní větu lze rozšířit o položku IČO, kterou lze nastavit do položky č. 10 (P10), kde jsou nastavena pravidla pro vyplňování IČO, nic jiného se do této položky doplňovat nesmí


Ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty :

  • lze nadefinovat tzv. vytěžovací pravidla - co jednotlivé volitelné položky s označením P1 a P10 budou obsahovat (lze nastavit, aby volitelná položka č. 10 (P10) účetní věty obsahovala IČO partnera převzatého z hlavičky prvotního dokladu)
  • nastavením vytěžovacích pravidel se položka automaticky doplní do účetní věty
  • vytěžovací pravidla lze nastavit :
    • pro účely kontace u každé účetní věty
    • mohou být aktivována pro každý řádek
  • lze nastavit :
    • zda je položka povinná či nikoli
    • zda se položka bude doplňovat ručně nebo na základě těchto nastavených pravidel

Obr. Volitelné položky v účetní větě


UCT 07. Hromadná editace volitelných položek

Ve formuláři 02212 - Vnitropodnikové pohyby lze provést hromadnou editaci tzv. volitelných položek. Jedná se o položky P1 - P10. Hromadná editace volitelných položek lze provést dle vnitřně nastavených parametrů.


UCT 08. Nová sestava 230/02134

Do formuláře 02134 - Tisk obratů na účtech přidána sestava 00230 - Závazná obratová předvaha pro RUK.



Obr. Závazná obratová předvaha


UCT 09. Kontrola spolehlivosti DPH u platebního příkazu

Pod tlačítko "Kontrola příkazu" ve formuláři 03261 - Sestavení platebního příkazu přibyla funkcionalita pro kontrolu platnosti čísla bankovního účtu proti "Registru plátců DPH". Nově se kontroluje, zda číslo bankovního účtu odpovídá číslu účtu, které je uvedeno v seznamu platných účtů.


WebMailer

Označení Oblast
WM WebMailer

WM 01. Nejsou realizovány změny

Zásoby

Označení Oblast
ZAS Zásoby


ZAS 01. iFIS/Prodejna – dodatečné uzavření uhrazené prodejky

Stiskem tlačítka "Uzavření" lze :

  • ve formuláři 10432 - Prodej docílit dodatečného uzavření uhrazené prodejky
  • v případě, že namarkované zboží není k dispozici, systém automaticky upozorní, zda uživatel chce skutečně přijmout hotovost na prodejní pokladnu


ZAS 02. Výchozí nastavení na nové prodejce

Prvotní údaje o skladovém pohybu a odběrateli se při zakládání nové prodejky již nenaplňují z lokálních parametrů OB_PROPO a OB_PROFI, tak jako tomu bylo doposud, ale z dotazů v R_SQL, uložených pod klíči OBC_10432_POH a OBC_10432_ODB. To znamená, že dosud se při založení nové prodejky ve formuláři 10432 - Prodej automaticky plnily položky s označením "Pohyb" na základě nastavení lokálního parametru OB_PROPO, a dále "Odběratel" v závislosti na nastavení lokálního parametru OB_PROFI. Ve formuláři 10432 - Prodej lze nově do hlavičky každé nové prodejky nastavit automatické doplňování výchozích hodnot. Hodnoty pro výchozí nastavení v hlavičce každé nové prodejky tak lze definovat dle klíče OBC_10432_POH pro "Pohyb" a OBC_10432_ODB pro položku s označením "Odběratel". Při neexistenci těchto záznamů je uživatel upozorněn chybovým hlášením. Hodnoty do položky s označením zdroje financování (NS/TA/A/KP) jsou doplňovány na základě nastavení výchozího skladového pohybu. Od výchozího odběratele s výchozím nastavením v položce "Odběratel" je odvozena i kategorie odběratele. Z toho vyplývá, že tímto způsobem lze nastavit nejen výchozí skladový pohyb a zdroj financování, ale také výchozího odběratele a prodejní kategorii pro každou prodejní přepážku jiným způsobem. Do položky s označením "Pohyb" lze při nastavení výchozího skladového pohybu použít ID vybraného skladu nebo ID vybrané pokladny.


Veřejné zakázky

Označení Oblast
VZ Veřejné zakázky


VZ 01. Doplnění položek evidenčního formuláře veřejných zakázek

Formulář 07011 – Evidence veřejných zakázek byl rozšířen o možnost evidence interních stavů VZ, interních stavů částí a o poznámku.

Jedná se o tyto položky:

  • "Interní stav řízení" - pro evidenci interního stavu veřejných zakázek v horním bloku formuláře (plnění výběrem z předdefinovaného číselníku hodnot)
  • "Stav řízení" - pro evidenci interního stavu jednotlivých částí veřejných zakázek v záložce "Části" (plnění výběrem z předdefinovaného číselníku hodnot)
  • "Komentář k VZ" - pro možnost zápisu libovolného údaje k záznamu v horním bloku formuláře, pro který není k dispozici vhodná položka

 

Obr. Rozšíření evidence VZ - "Interní stav VZ"


 

Obr. Rozšíření evidence VZ - "Interní stav části VZ"


 

Obr. Rozšíření evidence VZ - "Komentář k VZ"


VZ 02. Rozšíření evidence o záložku vazeb mezi záznamy VZ

V záložce "Vazby zakázek" je možno vytvářet vazby mezi souvisejícími evidovanými záznamy o VZ, tj. evidovat k "nadřízené" VZ související "podřízené" záznamy.

 

Obr. Vazby zakázek - evidence podřízených VZ


 

Obr. Vazby zakázek - vazba na nadřízenou VZ u záznamu podřízené VZ"


Poznámka Poznámka
Předpokládané využití je pro možnost evidence vazby "minitendrů" realizovaných jako samostatná výběrová řízení, ale vztahující se k "rodičovské" VZ řešené jako Rámcová smlouva nebo Dynamický nákupní systém (DNS).



VZ 03. Omezení formulářového menu aplikace iFIS/VZ

 

Obr. Původní menu formulářů aplikace iFIS/VZ

Původní obsáhlé menu aplikace iFIS/Veřejné zakázky podporující celý průběh zadávacích řízení bylo omezeno pouze na základní formuláře pro evidenci seznamu existujících veřejných zakázek a základních údajů o nich.

 

Obr. Současné menu formulářů aplikace iFIS/VZ


Poznámka Poznámka
Veřejné zakázky jsou primárně evidovány v externím systému pro evidenci VZ (eVZ/eGordion), který vyhovuje požadavkům legislativy a podporuje veškerou funkcionalitu pro práci s veřejnými zakázkami.

Do iFIS/VZ je prostřednictvím automatické funkce přenášen pouze seznam záznamů o VZ (jako výsledek implementovaného integrovaného řešení), a to pro možnost navázání dokladů z dalších agend iFIS k příslušné VZ.


Z evidenčního formuláře 07011 – Evidence veřejných zakázek byly také odstraněny ikony v levém toolbaru, které umožňovaly rychlý přechod do následujících formulářů aplikace, které již nejsou podporovány a nejsou k dispozici ani z menu aplikace.

 

Obr. Současný vzhled a obsah evidenčního formuláře 07011 – Evidence veřejných zakázek


Veřejné zakázky malého rozsahu

Označení Oblast
VZM Veřejné zakázky malého rozsahu


VZM 01. Oddělení evidence VZM dle EJ

V agendě iFIS/Zakázky malého rozsahu došlo k rozdělení dat evidence veřejných zakázek podle jednotlivých ekonomických jednotek. V evidenčním formuláři uživatelé neuvidí žádnou změnu. V prohlížecích formulářích se budou dotahovat záznamy dle přihlášených uživatelů jednotlivých EJ.

 

Obr. Evidence veřejných zakázek"


VZM 02. Seznam evidenčních čísel VZ získaných prostřednictvím uveřejnění v IS

Ve formuláři 07206 – Evidence malých zakázek na záložce "Typ zveřejnění" je možno evidovat údaje o zveřejnění veřejné zakázky v různých IS (dle požadavků legislativy). V rámci každého uveřejnění je VZ přiděleno evidenční číslo v definované struktuře.

 

Obr. Záložka "Typ zveřejnění"


Číselník Typů zveřejnění je možné definovat ve formuláři 00310 – Správa jádrových domén.

 

Obr. Evidence domény Typ zveřejnění


Poznámka Poznámka
Předpokládané využití je pro výkaznictví CSUIS, kde je požadována také evidence veřejných zakázek. Vybraný záznam z evidenčním číslem by bylo možné následně dotahovat do výkazů PKP/PAP.



Inventarizace

Označení Oblast
INV Inventarizace


INV 01. Administrace - kontextové přístupy

Pro agendu iFIS/Inventarizace byly zavedeny kontextové přístupy na střediska. Nastavení se provádí ve formuláři 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu, kde je možné pro jednotlivé uživatele nebo pro role uživatelů nadefinovat přístupy dle středisek.


Obr. Nastavení objektu střediska pro přístup uživatele

Pozor Pozor
Uživatelé, u kterých se předpokládá přístup k záznamům všech středisek, musí mít ze strany administrátorů nastaveny přístupy na všechna střediska nebo na celkové nadřízené středisko ve stromové struktuře. Pokud přístupy k záznamům o inventuře nebudou omezovány středisky, je potřeba nastavit přístup také na "Neuvedené středisko".




INV 02. Rozšíření záznamů o inventuře - středisko

Záznamy o inventuře byly ve všech formulářích rozšířeny o položku "Středisko". Tato položka je nastavitelná ve funkci 09204 - Plán inventur.


Obr. Evidence záznamu o inventuře (případně včetně střediska)

Varování Varování
Pokud budou v organizaci řízeny přístupy k záznamům majetku přes střediska, pak by formulář 09204 - Plán inventur měl být k dispozici pouze administrátorům nebo vybraným uživatelům, kteří následně omezí přístupy k jednotlivým záznamům inventury uvedením konkrétního střediska (pro skupiny středisek evidencí nadřízeného střediska).



V dalších formulářích jsou již dle nastavených kontextů řízeny přístupy k jednotlivým záznamům o inventuře.


Obr. Omezení záznamů o inventuře dle kontextů

Poznámka Poznámka
V případě uvedení hodnoty v položce "Středisko" je také dle této hodnoty omezen přenos záznamů z evidence majetkové databáze (jsou přenášena jen data majetku s vazbou na toto středisko nebo na střediska podřízená) - viz funkce ve formuláři 09203 - Příprava dat.



INV 03. Stromová struktura ve formulářích

V iFIS*/Inventarizace přibyla ve formulářích stromová struktura. Složky stromu jsou definované dle inventarizované úlohy a dále dle stavů záznamů o inventuře.

Stromová struktura umožňuje:

  • omezení seznamu záznamů (dle složky ve stromové struktuře)
  • zpřehlednění a snazší orientaci v záznamech


Obr. Příklad stromové struktury ve formuláři 09204 - Plán inventur


Obr. Příklad stromové struktury ve formuláři 09205 - Seznam dávek


INV 04. Omezení přístupů na funkční tlačítka pro mazání záznamů

Tlačítka pro výmaz vybraných záznamů v inventuře jsou nyní administrovatelná a je tedy možno ze strany správce iFIS nastavit, zda uživateli ne/bude zrušení záznamu povoleno.


Obr. Příklad zneplatněného tlačítka Výmaz ve formuláři 09203 - Příprava dat



Obr. Nastavení přístupů na funkční tlačítka pro uživatelskou roli

Pro zpřístupnění tlačítek pro výmaz ve formuláři 09203 - Příprava dat je potřeba ze strany správce iFIS přidělit příslušné uživatelské roli přístup na Akci (funkční tlačítka) = BUT_ZRUS_FYZ_INV. Přístup na stejnou Akci umožňuje také vybraným uživatelům fyzické zrušení záznamu o inventuře.

Přidělený přístup na Akci (funkční tlačítko) = BUT_ZRUS_FYZ_DAV umožňuje vybraným uživatelům provést fyzické zrušení záznamu o dávce ve formuláři 09205 - Seznam dávek.



Obr. Přístup na tlačítko Zrušit dávku ve formuláři 09205 - Seznam dávek

Poznámka Poznámka
Tlačítko Zrušit dávku je aktivní pouze v případě, že kurzor je umístěn na záznamu o dávce.



Obr. Přístup na tlačítko Zrušit inventuru ve formuláři 09204 - Plán inventur

Přes tlačítko Zrušit inventuru je možné provést fyzické zrušení záznamu o inventuře ve formuláři 09204 - Plán inventur.

Poznámka Poznámka
Tlačítko Zrušit inventuru je aktivní pouze u záznamů o inventuře, které mají příznak zneplatnění (jsou ve složce "Zrušené").



INV 05. Možnost odložení inventury do Archivu

Součástí stromové struktury je také složka "Archív". Záznamy o inventuře, které jsou ve stavu "Uzavřené", lze přes tlačítko Archivace přesunout do této samostatné složky.


Obr. Přesun záznamu o inventuře do Archívu ve formuláři 09204 - Plán inventur


V případě potřeby lze záznam ze složky Archív opět vyjmout a přesunout do aktivních složek.


Obr. Vyjmutí záznamu o inventuře z Archívu ve formuláři 09204 - Plán inventur


INV 06. Možnost dohledání zrušených záznamů skutečného stavu

Ve formuláři 09203 - Příprava dat je možno zobrazit data/záznamy skutečného stavu, která byla uživateli vymazána. Toto lze realizovat prostřednictvím zatrhávátka "Zobrazit zrušené záznamy", při jehož zaškrtnutí se dotáhnou do formuláře také záznamy zrušené (Typ záznamu = Z)


Obr. Zobrazení zrušených záznamů ve formuláři 09203 - Příprava dat


Poznámka Poznámka
Pokud dojde k fyzickému zrušení dávky nebo fyzickému zrušení inventury (viz bod INV 04.), pak s tím smazané záznamy již nejsou zobrazitelné.



INV 07. Možnost zafixování všech záznamů inventurních rozdílů přenášených do protokolů iFIS/Majetek

Ve formuláři 09201 - Inventurní rozdíly při spuštění tlačítka "Vyřazení ..." nebo "Přemístění ..." je možno nastavit, aby byly pro přenos do vyřazovacích a přemisťovacích protokolů zafixovány vždy všechny záznamy o zjištěných inventárních rozdílech.


Obr. Zafixování záznamů pro přenos nepřístupnými zatrhávátky


Funkcionalita je řízena nastavením lokálního parametru VYBERINV.


Obr. Nastavení lokálního parametru VYBERINV


INV 08. Možnost otevření vyřazovacích a přemisťovacích protokolů přímo z okna statistiky přenášených záznamů do iFIS/Majetek

Ve formuláři 09201 - Inventurní rozdíly při spuštění tlačítka "Vyřazení ..." nebo "Přemístění ..." je možné omezit a potvrdit výběr záznamů zjištěných inventárních rozdílů.



Obr. Zafixování záznamů pro přenos nepřístupnými zatrhávátky


V následně zobrazeném okně statistiky přenosu lze přes tlačítko "Protokol v majetku" otevřít dle realizovaného přenosu příslušný formulář vyřazovacího nebo přemisťovacího protokolu v iFIS*/Majetek.



Obr. Příklad přenesených záznamů do formuláře 05907 - Vyřazovací protokol


Poznámka Poznámka
V závislosti na použitém tlačítku, a tím přenášených záznamů, se otevírá příslušný související/navazující formulář, kam byla data přenesena:

Pro vyřazení dlouhodobého majetku je to formulář 05907 - Vyřazovací protokol.

Pro vyřazení drobného majetku je to formulář 05017 - Vyřazovací protokol drobného majetku.

Pro přemístění dlouhodobého majetku je to formulář 05307 - Přemístění dle inventury.

Pro přemístění drobného majetku je to formulář 05014 - Přemístění drobného majetku dle inventury.



Integrace s okolními systémy

Označení Oblast
INT Integrace s okolními systémy


INT 01. Integrace eVZ/eGordion - iFIS/VZ (UPa)

Došlo k rozšíření integrovaného řešení eGordion - iFIS/VZ.

V eGordion byla přidána položka "Interní stav zakázky" a "Interní stav části zakázky", které jsou plněny hodnotami z předdefinovaných číselníků.


Obr. Vyplnění hodnoty interního stavu zakázky

Hodnoty zmíněných položek jsou nově zařazeny do rozhraní pro přenos do iFIS/VZ.


Obr. Hodnota interního stavu zakázky


Obr. Hodnota interního stavu části zakázky


V rámci přenosu jsou plněny také nové položky v iFIS/VZ (viz bod VZ 01.).


Obr. Vyplnění hodnot interního stavu VZ a interního stavu části VZ v iFIS*


Položka "Komentář" je v rámci přenosu plněna přihlašovacím jménem uživatele eGordionu, který pořídil záznam o VZ.


Obr. Vyplnění položky Komentář v iFIS*


INT 02. Integrace IS KOS - iFIS/SPS (ČVUT)

Nově byla zprovozněna 1. etapa integračního řešení mezi studijním IS KOS a iFIS/SPS. Schéma řešení je na následujícím obr.


Obr. Schéma integrovaného řešení KOS-iFIS/SPS

Přenos je zatím jednostranný z KOS do iFIS/SPS. Jsou přenášeny dokumenty jednoho typu - "Výměry poplatku za studium". Evidence v KOS je naznačena na následujících obrázcích.


Obr. Evidence dokumentů v KOS - seznam


Obr. Evidence dokumentu v KOS - detail


Po přenosu jsou dokumenty evidovány v iFIS/SPS, kde je s nimi dále pracováno.


Obr. Evidence dokumentů v iFIS/SPS - seznam a detail základních údajů


Obr. Evidence dokumentů v iFIS/SPS - záložka Doplňující údaje


INT 03. Integrace IS Erudio/SIS - iFIS/SPS (PřF UK)

Nově byla zprovozněna 1. etapa integračního řešení mezi studijním IS Erudio/SIS a iFIS/SPS. Schéma řešení je na následujícím obr.


Obr. Schéma integrovaného řešení Erudio/SIS-iFIS/SPS

Přenos je zatím jednostranný z Erudio/SIS do iFIS/SPS. Jsou přenášeny dokumenty jednoho typu - "Přihláška ke studiu (elektronická)". Evidence v Erudio/SIS je naznačena na následujícím obrázku.


Obr. Evidence přihlášky v Erudio/SIS


Po přenosu jsou dokumenty evidovány v iFIS/SPS, kde je s nimi dále pracováno.


Obr. Evidence dokumentů v iFIS/SPS - detail základních údajů


Obr. Evidence dokumentů v iFIS/SPS - záložka Adresy


Obr. Evidence dokumentů v iFIS/SPS - záložka Doplňující údaje


Zpět do Erudio/SIS se vrací informace o identifikátoru PID. Tato hodnota je v Erudio/SIS použita pro vytvoření Spisové značky a Názvu spisu. Založení spisu uchazeče o studium je následně opět iniciováno ze strany Erudio/SIS.


Obr. Evidence spisu uchazeče v iFIS/SPS

Záznam o spisu je založen v iFIS/SPS a v něm je vložen záznam o přihlášce.


INT 04. Integrace iFIS/SPS - IS DERS/Verso (ČVUT)

Nově je k dispozici webová aplikace IS DERS/Verso, která umožňuje náhled na dokumenty evidované v iFIS/SPS.


Obr. Seznam dokumentů v iFIS/SPS


Obr. Seznam dokumentů ve webovém náhledu Verso

Uživatelům je k dispozici seznam dokumentů, ke kterým mají nadefinován přístup, a dále je možné prohlížet detaily každého záznamu. V detailu jsou uživatelům Verso k dispozici stejné údaje jako v iFIS/SPS.



Obr. Detail záznamu o dokumentu v iFIS/SPS - základní údaje


Obr. Detail záznamu o dokumentu v iFIS/SPS - záložka Adresy


Obr. Detail záznamu o dokumentu v iFIS/SPS - záložka Doplňující údaje


Dále je možné prohlížet detaily každého záznamu. V detailu jsou uživatelům Verso k dispozici stejné údaje jako v iFIS/SPS.


Obr. Detail dokumentu ve webovém náhledu Verso


Obr. Detail dokumentu ve webovém náhledu Verso


Poznámka Poznámka
Dokumenty ve Verso jsou k dispozici pouze pro čtení/prohlížení. Aplikace je k dispozici především pro uživatele, kteří nemají nastaven přístup do iFIS/SPS, ale jsou určeni k vyřízení dokumentů a potřebují údaje o dokumentu zde evidované.

Přístupy k dokumentům jsou řízené. Pro uživatele, kteří jsou určení k vyřízení dokumentů, je definován přístup na základě evidence osoby uživatele v položce "Vyřizuje/Uloženo" v iFIS/SPS. Pro vedoucí pracovníky mohou být pak definovány přístupy např. ke všem dokumentům jednoho nebo více pracovišť spisové služby (spisových uzlů).



Správce

Označení Oblast
SPR Správce


SPR 01. Zobrazení uživatelských rolí

Ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů na záložce "Uživatelé" a podzáložce "Role" přibyla možnost defaultně zobrazovat pouze uživatelské role zaškrtnutím políčka "Uživatelské".


Obr. Uživatelské role


SPR 02. Přesun do záložky Role

Ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů na záložce "Uživatelé" a podzáložce "Role" je umožněno přesunutí do záložky "Role" přímo na příslušnou roli pomocí klávesy pro "Volání číselníku".


Obr. Přesun na příslušnou roli


Správa karet a interní platební systém (IPS)

Označení Oblast
IPS Správa karet a interní platební systém (IPS)


IPS 01. Správa certifikátů

Vytvořen formulář 09437 - Správa certifikátů obsahující seznam certifikátů opravňujících k přístupu na transakční rozhraní.


Obr. Formulář 09437 - Správa certifikátů


IPS 02. Neakceptované transakce

Vytvořen formulář 09444 - Neakceptované transakce za účelem zpětného dořešení neakceptovaných transakcí uživatelem.


Obr. Formulář 09444 - Neakceptované transakce


IPS 03. Nové formuláře pro CLU

Pro účely tzv. Clearingového uzlu (CLU) vznikly formuláře obsahující seznam účtů cizích platebních systémů, které jsou připojeny k CLU :

  • 09413 - Účty cizích PS připojených k CLU
  • 09414 - Účty cizích PS připojených k CLU - prohlížení

Dále vznikly formuláře :

  • 09480 – Účty clearingového uzlu - seznam účtů zapojených do clearingového uzlu a jednotlivých transakcí
  • 09481 - Transakce clearingového uzlu - pro prohlížení jednotlivých transakcí v rámci CLU
  • 09482 - Podklady pro vzájemné vyúčtování - slouží pro vzájemné finanční vyrovnání a pro fakturaci

Clearingový uzel (CLU) slouží :

  • k propojení jednotlivých aplikací
  • jedná se o otevřený systém pro připojení dalších subjektů, zejména těch týkajících se zúčtovacích transakcí
  • cílem je zprostředkování informací o příslušném účtu evidovaném v jednom systému pro transakční zúčtování pro potřeby realizace transakcí v jiném transakčním systému
  • zrealizované transakce se zapisují do protokolu, ze kterého lze sestavit nejen přehledy o službách poskytnutých vzájemně mezi jednotlivými systémy, ale také podklady pro vzájemné finanční vyrovnání mezi organizacemi


IPS 04. Záložka Pravidla CLU

Formulář 09440 - Předkontační pravidla rozšířen o záložku "Pravidla CLU" pro potřeby propojení transakcí prostřednictvím tzv. Clearingového uzlu (CLU). Tato záložka umožňuje nastavení pravidel účetní likvidace pro služby poskytované v rámci CLU na jednotlivých transakčních zúčtovacích systémech.


Obr. Záložka "Pravidla CLU" ve formuláři 09440 - Předkontační pravidla


IPS 05. Záložka Služby CLU

Do formuláře 09476 - Podklady pro účetní likvidaci přidána záložka "Služby CLU" obsahující podklady o službách čerpaných klienty cizích PS.


Obr. Záložka "Služby CLU" ve formuláři 09476 - Podklady pro účetní likvidaci



Dílčí změny v rozsahu verze jsou vyhrazeny.


(c) BBM s.r.o., květen 2014

Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Rozdílová_dokumentace_11.12&oldid=66331“