Man09144

09144 * Spisy

Číselník spisů obsahuje všechny spisy založené ve spisové službě. V detailu záznamu (v dolním bloku) je možno zobrazit všechny dokumenty vložené do příslušného spisu.
Založení záznamu o spisu je nezbytným předpokladem pro to, aby bylo možno dokumenty následně do příslušného spisu vkládat.
Dokument se do spisu zařadí tak, že se při zápisu nového dokumentu 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby nebo později u již zaevidovaného dokumentu ve funkci 09122 - Podací deník na záložce "Základní údaje" vybere vhodný spis z nabídky již existujících a přístupných spisů (pro daný spisový uzel či uživatele SPS).

Obr. 09144/1 Číselník spisů s detailem dokumentů vybraného spisu

Zatržené zatržítko Správce vybere spisy všech spravovaných uzlů, jinak jen adresovatelných uzlů.

Tlačítka ve formuláři

Ve formuláři se nacházejí tlačítka:

• Platnost - umožní sestavit filtr pro výběr spisů podle jejich platnosti
• Nový - vyvolá formulář 09147 - Evidence spisu ve spisové službě pro založení spisu ze záznamu o dokumentu v podacím deníku v iFIS/Spisová služba
• Upravit - je vyvolán formulář 09147 - Evidence spisu ve spisové službě pro úpravu údajů zaevidovaného spisu v iFIS/Spisová služba
• Kopie - je vyvolán formulář 09147 - Evidence spisu ve spisové službě pro kopii údajů zaevidovaného spisu v iFIS/Spisová služba
• Historie:
  • umožňuje zobrazit podrobnější historii změn spisu
  • do historie spisu se zapisují například změny osoby, která spis vyřizuje (položka "Vyřizuje")

Položky ve formuláři

V horní části formuláře se nacházejí tyto položky:

• + / - - Příznak ne/naplnění spisu dokumenty.

• EJ - ekonomická jednotka, které spis patří

• Název - Povinný údaj. Jednoznačný název spisu.

• Spisová značka

• Typ - Povinný údaj. Určuje přístupnost a viditelnost spisu:
  • V - veřejný. Spis je viditelný pro všechny uživatele SPS. Pokud není vyplněn vlastník spisu (jen ve výjimečných případech), mohou spis udržovat všichni uživatelé SPS, v opačném případě pouze vlastník spisu. Do veřejného spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS.
  • U - pro uzel. Spis je viditelný pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu. Pokud není vyplněn vlastník spisu, mohou spis udržovat všichni uživatelé registrovaní k uzlu (správci SU), v opačném případě pouze vlastník spisu. Do uzlového spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS registrovaní k tomuto uzlu.
  • S - soukromý pro vlastníka. Spis je viditelný pouze pro vlastníka spisu, který jediný ho smí udržovat a jediný do něj může vkládat dokumenty. Spis lze v případě potřeby dodatečně zveřejnit pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu, resp. pro všechny uživatele. Ve výjimečných případech může být udržován také správcem aplikace.

• Vlastník - Povinný pro typ skupiny "S". Pro ostatní typy je nepovinný. Osoba určená pro údržbu spisu (konkrétního záznamu o spisu).

• Spis. uzel - Povinný údaj pro typ skupiny "U", u ostatních typů je nepřístupný.

• Platn. od - Povinný údaj. Udává počátek platnosti záznamu o spisu.

• Platn. do - Nepovinný údaj. Udává konec platnosti záznamu o spisu.

• Stav vyřízení - Povinný údaj. Stav vyřízení spisu Vyřizuje se / Vyřízeno. Stav "Vyřízeno" je možno nastavit pouze, je-li vyplněn spisový i skartační znak a skartační lhůta. Dále je hlídáno, aby všechny vložené dokumenty byly ve stavu "Vyřízeno" a aby skartační znak i lhůta spisu nebyly méně vážné, než skartační údaje vložených dokumentů.

• Způsob vyřízení:
  • z číselníku způsobů vyřízení
  • údaj je povinný u vyřízených spisů v xml elementu
  • je zavedena také možnost evidence hodnoty pro Způsob/Typ vyřízení = Záznamem na dokumentu ve formuláři 09160 - Číselník způsobů vyřízení s následným využitím při evidenci Způsobu vyřízení dokumentu či spisu ve formuláři 09122 - Podací deník nebo 09144 - Spisy; podrobnější informace ve formuláři 09160 - Číselník způsobů vyřízení

• Datum vyřízení - Datum vyřízení spisu se automaticky aktualizuje tak, aby bylo rovno nejmladšímu datumu vyřízení všech vložených dokumentů.

• Vyřizuje - nepovinný evidenční údaj pro označení osoby, která spis vyřizuje; umožní vyhledat spisy dané osoby

• Agenda:
  • položka obsahuje kód agendy a umožňuje ho doplnit do spisu
  • kód agenedy lze vybrat pomocí klávesy pro Seznam hodnot z číselníku agend
  • k výběru se nabízí agendy zaevidované ve formuláři 09123 - Číselník agend

• Spisový znak - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Spisový znak spisu. Vybírá se ze spisového plánu a slouží pro uložení na spisovny a následné skartační řízení.

• Skartační znak - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační znak spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Zadává se podle skart. znaků dokumentů obsažených ve spisu v pořadí A, V, S.

• Skartační lhůta - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační lhůta spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Udává se minimálně nejvyšší skartační lhůta z dokumentů obsažených ve spisu.

• Stav spisu – je dán stavem dokumentů vložených do spisu, může obsahovat tyto hodnoty:
  • Aktivní - přístupnost tlačítka se řídí podle vypočítávaného stavu spisu (na základě obsahu), nesmí být Skartační Návrh (G), Skartováno (B), Archivováno (A)
  • Archivováno
  • Chybná evidence
  • Skartační návrh
  • Skartováno
  • Spisovna
  • Zapůjčeno

• Protokol SŘ č. - pro označení čísla protokolu skartačního řízení, do kterého je spis zařazen

• Digitální archiv - údaje jsou předávány u spisů, které byly archivovány (vyhodnoceny a předány příslušnému archívu jako archiválie):
  • Id spisu – identifikace spisu v digitálním archivu, do kterého byl spis předán
  • Id archivu – identifikace digitálního archivu, do kterého byl spis předán

• Poznámka - Nepovinný údaj. Textová poznámka ke spisu.

• Typový spis:
  • Název - název typového spis, do kterého je spis zařazen
  • Součást - součást typového spisu, do kterého je spis zařazen
  • Díl - díl součásti typového spisu, do kterého je spis zařazen

Ze seznamu dokumentů (z řádku konkrétního dokumentu v dolním bloku) je umožněno otevření funkce 09122 - Podací deník pro případné zobrazení detailu dokumentu (přes klávesu Volání číselníku).

Z dolního i horního bloku lze otevřít tiskovou sestavu 09115 - Dokumenty zařazené do spisu.

Ve formuláři:

• nabídkový list typových spisů obsahuje také položku Spisový uzel, pro který je typový spis evidován a je omezen na spisové uzly, kde je spis evidován
• pokud není spis v dílu typového spisu, je možné aktualizovat spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu
• pokud je spis v dílu typového spisu, není možné aktualizovat spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu; spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu lze pak změnit pouze výběrem jiného typového spisu, respektive jeho součásti, nebo ručně po vyjmutí z dílu typového spisu
• pro uzlový spis se nabízejí pouze typové spisy se shodným spisovým uzlem
• pro veřejný spis se nabízejí typové spisy všech spisových uzlů
• soukromý spis nelze vložit do dílu typového spisu
• pokud se typ spisu vloženého do dílu typového spisu změní z hodnoty V na S, nabídne se pouze spisový uzel typového spisu

Zakládání spisů VZ do iFIS/SPS

Pro založení spisu v iFIS/Spisová služba ze systému e-GORDION je určen globální parametr E_EG_SPS. Pro jeho nastavení je nutné kontaktovat pracovníky BBM.

Možnost sestavení spisové značky generováním podle masky

Uživatelé si mohou sami ovlivnit, jakým způsobem se bude tvořit spisová značka. Pro nastavení tvorby spisové značky je určen nový globální parametr SPSSZGEN (= způsob generování spisové značky: R/A - Ručně (default) / Automaticky podle masky SPIS_ZNACKA), který nabízí tyto možnosti:

• R = ručně - defaultní nastavení, uživatel tak bude moci vložit spisovou značku ručním zadáním
• A = automaticky - spisová značka se bude generovat automaticky podle nastavené masky SPIS_ZNACKA

Automatické generování spisové značky se provede vždy až po potvrzení změn, a to proto, aby nedocházelo k zablokování generování spisové značky z jiných sezení. Pokud je parametr SPSSZGEN nastaven na hodnotu A = Automaticky podle masky SPIS_ZNACKA, je položka Spisová značka ve formuláři spisů nepřístupná pro změny. V opačném případě při nastavení parametru na hodnotu R je položka přístupná a lze ji zadat ručně.

Obr. 09144/2 Znepřístupněná položka "Spisová značka" při nastavení parametru SPSSZGEN na hodnotu A = automaticky

Pokud není vyplněna spisová značka a je nastaveno automatické generování spisové značky, vygeneruje se pomocí funkce f_gen_spisznacka. Tím je zajištěno generování spisové značky i při založení spisu pomocí rozhraní iFIS/Spisová služba.

Povinnost vyplnění spisové značky se řídí nastavením globálního parametru SPSSET, kterým lze určit povinné položky u konkrétního formuláře v iFIS/Spisová služba. Hodnota parametru má XML strukturu. Rozšířena je také kontrola vyplnění povinných položek uvedených v parametru SPSSET. Nastavení povinné položky Spisová značka v globálním parametru SPSSET:

<Settings>
  <RequiredItems from="SPSCSPIS">
   <Item condition=":parameter.spsszgen='R'">:vsscspis.spisznacka</Item>
  </RequiredItems>
</Settings>

	Pozor
	Pokud je požadováno, aby byla některá položka spisu nastavena v globálním parametru SPSSET jako povinná, je nutné toto nastavení provést pro oba formuláře 09144 - Spisy a 09147 - Evidence spisu ve spisové službě. To samé platí i pro formuláře 09122 - Podací deník a 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby.

	Pozor
	Pokud je požadováno, aby byla spisová značka generována (parametr SPSSZGEN = A), pak v globálním parametru SPSSET nesmí být nastavena kontrola vyplnění položky Spisová značka u spisu (formuláře 09144 - Spisy a 09147 - Evidence spisu ve spisové službě) = povinná.

Kontrola na povinné vyplnění položky Agenda

V číselníku spisů se kontroluje, zda má být povinná položka Agenda:

• přičemž se kontroluje, zda číselná řada Spisové značky obsahuje zástupný znak A (Agenda)
• pokud ano, položka Agenda je nastavena jako povinná
• již není nutné vyplnit položku Agenda použitím F3 listu
• zároveň po výmazu hodnoty Agendy dojde k vyvolání hlášky, že musí být vyplněna položka Agenda

Obr. 09144/3 Kontrola na vyplnění povinné položky "Agenda"

Rozšíření rozhraní entity Spis o položku Agenda

Rozšířeno rozhraní entity Spis o položku Agenda. Změněno zpracování doplňujících dat na rozhraní pa091_iapi. S doplňujícími daty se nyní pracuje jako s XML (namísto uživatelského typu). Tím je umožněno na straně externího systému posílat neomezené množství doplňujících dat s libovolnými názvy. Přidáno zpracování nového doplňujícího data - Agenda.

Navazující funkce :

• 09122 - Podací deník

Volané sestavy:

• 09115 - Dokumenty zařazené do spisu
• 19115 - Dokumenty zařazené do spisu
• 19117 - Spisy