Man09126
09126 * Spisové uzly
Číselník uzlů spisové služby je základním číselníkem celého subsystému. Všechny operace s dokumenty (písemnostmi) jsou svázány vždy s konkrétním spisovým uzlem. Uzel je pracovištěm spisové služby, tedy místo pro evidenci a vyřizování přijaté nebo odesílané pošty. Obvykle je uzlem každý útvar (středisko), avšak struktura a hierarchie nemusí odpovídat organizační struktuře organizace. Hlavním a povinným uzlem je Svět jako označení pro externí subjekty. Tento hlavní uzel je nadřízen alespoň jednomu uzlu pro kontakt s vnější poštou, typicky uzel Podatelna. K uzlům spisové služby jsou přiřazováni pracovníci pomocí funkcí 09130 - Přiřazení osob k uzlům nebo 09131 - Přiřazení uzlů k osobám.
Obr. 09126/1 Číselník uzlů spisové služby
Nadřízenost a podřízenost jednotlivých spisových uzlů:
- musí odpovídat skutečnému rozložení příslušnosti toho kterého útvaru k té které podatelně, která pro útvar zajišťuje spisovou službu
- nemusí odpovídat organizační struktuře subjektu, je dána spíše standardním oběhem dokumentů mezi pracovišti
|
Poznámka |
| Z pohledu systému je umožněno, aby všechny spisové uzly (všechna pracoviště spisové služby) subjektu plnily funkci podatelny (výpravny). |
Položky formuláře
V následujícím popisu jsou blíže specifikovány jednotlivé položky formuláře a jejich účel a funkcionalita.
Položka EJ
Položka EJ určuje číslo ekonomické jednotky, pro kterou je spisový uzel určen.
Položka Název uzlu
Položka Název uzlu označuje název spisového uzlu.
Položka Nadřízený uzel
V položce Nadřízený uzel lze nadefinovat, který spisový uzel bude nadřízený.
Položka Typ
Položka Typ spisového uzlu určuje, zda se jedná o běžný spisový uzel nebo o některý specializovaný typ spisového uzlu (např. Svět, Centrální spisovna nebo E-mail):
- Centrální spisovna - je pracoviště, na kterém zpravidla probíhá skartační řízení; centrálních spisoven může být více, většinou bývá alespoň jedna
- E-mail - je pouze formální spisový uzel, který slouží k evidenci e-mailů odeslaných do spisové služby; při implementaci této funkce musí být založen na poštovním serveru účet pro spisovou službu a dále musí být nastaveny globální parametry POP3_IP, POP3_PO, SPSUSER a SPSPSW
V současné verzi iFIS není tato funkcionalita evidence odesílaných e-mailů podporována a zprovozněna!
Položka Skartační řízení
Položka Skart. říz. (= Skartační řízení) je rozdělena na dvě části:
- SŘ (= Povolit skartační řízení na spisovně?):
- určuje, zda je v systému na spisovém uzlu povoleno provedení skartačního řízení, a to u běžných spisových uzlů na příruční spisovně
- funkčnost lze centrálně povolit nebo zakázat globálním parametrem SPSSR
- skartační řízení je na spisovém uzlu povoleno provést pouze v případě, že je příznak SŘ nastaven na hodnotu A a globální parametr SPSSR na hodnotu SR=A
- SN (= Povolit sestavení skartačního návrhu na spisobně?):
- určuje, zda je v systému na spisovém uzlu povoleno vytvoření skartačního návrhu pro přípravu skartačního řízení, a to u běžných spisových uzlů na příruční spisovně
- funkčnost lze centrálně povolit nebo zakázat globálním parametrem SPSSR
- vytváření a úpravy skartačního návrhu na spisovém uzlu je povoleno pouze v případě, že příznak SN je nastaven na hodnotu A a globální parametr SPSSR na hodnotu SN=A
|
|
Poznámka |
| Možnost přípravy skartačního návrhu a následně provedení vlastního skartačního řízení je spravováno globálními parametry (SPSSR) a parametry uvedenými u jednotlivých spisových uzlů. |
Položka ISDS
Obsah položky ISDS (= Povolit odesílání datové zprávy do datové schránky ISDS?) určuje, zda je v systému na daném spisovém uzlu povoleno odesílání datových zpráv do datových schránek prostřednictvím přihlášení do ISDS.
Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba naleznete zde.
Položka ISRS
Položka ISRS (= Povolit evidenci zveřejnění smluv na ISRS?) umožňuje určit spisový uzel pro evidenci datových zpráv do/z ISRS - Centrální SU ("C") a případně navolit další spisové uzly, které budou pro tyto účely Střediskové ("S")
Obr. 09126/2 Sloupec "ISRS"
Položka Povolení
Položka Povolení je rozdělena na dvě části:
- Příj. (= Povolit ostatním spisovým uzlům příjem dokumentů z tohoto spisového uzlu?)
- Výd. (= Povolit ostatní spisovým uzlům výdej dokumentů na tento spisový uzel?)
Položka Tvorba PID
Položka Tvorba PID se skládá ze tří částí:
- Dor. - tvorba PID při doručení dokumentu
- Ode. - tvorba PID při odeslání dokumentu
- Kop. - tvorba PID při kopii dokumentu
Položka Kód
Položka Kód uzlu je určena pouze pro možnost zakomponování spisového uzlu do číselných řad Spisové služby - v nastavení masky číselných řad Spisové služby zástupný znak P. Jsou povoleny číslice a písmena, s výjimkou písmene C.
Položka Adresa
Adresa je nepovinný informativní údaj obsahující adresu nebo umístění spisového uzlu. Tento údaj je poté ve formuláři 09122 - Podací deník zobrazen u všech adresátů typu U a O v poli Adresa.
Položky zdroje financování (Středisko/TA/A/KP)
Pomocí položek Středisko, TA (Typ akce), Akce a KP (Komplexní položka) lze ke spisovému uzlu přednastavit zdroj financování pro možnost rozúčtování nákladů na poštovné (ve vazbě na frankovací stroj). Pro odesílané dokumenty jsou položky zdroje financování součástí záložky Doplňující úd. ve funkci 09122 Podací deník.
Obr. 09126/3 Číselník uzlů spisové služby (zdroj financování, administrace spisových uzlů s více ekonomickými jednotkami)
Položka Odesílatel
Položka Odes. (= Odesílatel) může buď zůstat prázdná, nebo může obsahovat hodnoty:
- F = Firmy - odesílatel bude vybírán z číselníku organizací
- O = Osoby - odesílatel bude vybírán z číselníku osob
- U = Spisový uzel - bude vybíráno z číselníku spisových uzlů
- N = bez vazby na číselník - odesílatel může být zadán volným textem
Zadaná hodnota se předvyplní do položky Typ odesílatele při zakládání nového dokumentu do formuláře 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby. Předvyplněnou hodnotu lze dodatečně změnit.
Obr. 09126/4 Předvyplnění položky "Typ odesílatele" ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
Zatržítko Pracovat se všemi EJ
Ve formuláři jsou zobrazeny buď pouze spisové uzly aktuální ekonomické jednotky, nebo je možno pracovat i s uzly jiných ekonomických jednotek. Zobrazení je řízeno pomocí zatrhávátka Pracovat se všemi EJ v levé dolní části formuláře (aktuální stav je vyvolán přes režim dotazů). Pro administraci spisových uzlů jiné ekonomické jednotky není tedy nutno se nejprve na tuto ekonomickou jednotku přehlásit.
Tlačítko Aktualizovat registraci osob
Tlačítkem Aktualizovat registraci osob se provede automatická registrace osob ke spisovým uzlům tak, že se k uzlu zaregistrují všechny osoby, jejichž kmenové středisko uvedené v číselníku osob (funkce 09101) odpovídá některému ze středisek zaregistrovaných ke spisovému uzlu, viz blok Registrovaná střediska v pravé části formuláře.
Ve formuláři lze provádět také dílčí aktualizace registrovaných osob dle navázaných středisek ke spisovému uzlu pomocí tlačítka Aktualizovat registraci osob, a to za jednotlivé:
- spisové uzly - pro spisové uzly, na kterém stojí kurzor
- ekonomické jednotky - pro subjekty, kde jsou spisové uzly evidovány pro více ekonomických jednotek
Obr. 09126/5 Aktualizace registrace osob ke spisovému uzlu
Navazující funkce:
