Man09204

09204 * Plán inventur

Formulář slouží k pojmenování a stanovení data inventury. Záznam v plánu inventur předchází všem ostatním přípravným fázím provedení inventury (viz kapitola Úvod do Inventarizace).

Obr. 09204/1 Seznam inventur

Stromová struktura

Pro přehled a snadnější přístup k jednotlivým inventurám je ve formuláři zakomponována tzv. stromová struktura adresáře, díky níž se lze snadněji a rychleji zorientovat v přehledu všech inventur. Stromová struktura adresáře obsahuje seznam inventur rozdělených do složek dle stavu, v jakém se inventura nachází.

Základní rozdělení menu inventur:

• Vše
  • Majetek
    • Aktivní
    • Zrušené
    • Archiv
  • Sklady
    • Aktivní
    • Zrušené
    • Archiv

Všechny inventury, které nejsou zrušené, ani součástí archivu, jsou součástí podsložky Aktivní. Tato podsložka je dále rozdělena dle stavů inventur na:

• Bez stavu - inventury, u nichž není nastaven žádný stav
• V přípravě - stav u inventury je nastaven V přípravě
• Rozpracované - stav u inventury je nastaven Rozpracovaná
• Uzavřené - stav u inventury nabývá hodnoty Uzavřená

Stav inventury lze měnit ručně. Změny některých záznamů jsou možné pouze v případě nastavení správných kontextových přístupů. Kontextové přístupy nastavuje správce databáze.

Archivace inventur

Stromová struktura umožňuje nejen lepší přehled a orientaci ve formuláři, ale slouží také k rychlé archivaci inventur. Archivovány mohou být pouze inventury již vytvořené ve stavu Uzavřená. Archivované inventury jsou zobrazeny pod složkou Archiv v závislosti na úloze, které se inventura týká (105 - Sklady nebo 058 - Majetek). Archivaci inventur lze uskutečnit pomocí tlačítka Archivace, které je aktivní u inventur, které nejsou uloženy v archivu. U inventur, které jsou již součástí archivu, je nutné pro přesun z archivu do jiné složky použít opačné tlačítko Vyjmutí z archivu. Tlačítko Archivace/Vyjmutí z archivu je aktivní pouze v případě nastavení správných kontextových přístupů.

Zrušení inventury

Kromě možnosti archivace je pod adresářovou strukturou umístěno tlačítko Zrušit inventuru. Přístup na tlačítko je omezen nejen nastavením kontextových přístupů, ale také platností daného záznamu o inventuře. Tlačítko Zrušit inventuru lze použít pouze na neplatných (zahvězdičkovaných) záznamech, které jsou umístěny v podsložce Zrušené, kam se po zahvězdičkování automaticky přesouvají. Teprve odtud je lze v případě potřeby fyzicky vymazat, což se provede právě tlačítkem Zrušit inventuru, které je aktivní pouze v případě nastavení správných kontextových přístupů.

Vytvoření nového záznamu

Pro pořízení nového záznamu v plánu inventur je nutné stisknout klávesu pro Nový záznam a vyplnit alespoň položky, které jsou ve formuláři označeny jako povinné. Některé údaje lze zadat ručně, jiné lze vybrat ze seznamu pomocí klávesy pro Seznam hodnot (např. položka Typ inventury, Středisko nebo Stav). Nová inventura se vytvoří automaticky ve stavu V přípravě.

Obr. 09204/2 Pořízení nového záznamu o inventuře a výběr typu inventury

Povinné položky, které musí být vyplněny:

• Úloha - z číselníku úloh:
  • 105 - Sklady
  • 058 - Majetek (dlouhodobý i drobný)
• Název inventury - textový údaj, pojmenování inventury (až 2000 znaků), název by měl odpovídat obsahu a rozsahu inventury tak, jak budou následně ke každé inventuře přiřazována pravidla pro převody dat a vlastní data
• K termínu - datum, ke kterému se inventura provádí (plný formát, včetně času)

Položky, které jsou ve formuláři označeny červenou barvou jsou povinné. Kromě povinných položek existují i další nepovinné položky:

• Typ inventury - z nabídky hodnot (Jiná, Kontrolní, Mimořádná, Řádná)
• Středisko - název NS z číselníku nákladových středisek pro omezení inventury pouze na určité nákladové středisko
• Stav - z nabídky stavů inventur (Archivovaná, V přípravě, Rozpracovaná nebo Uzavřená), zatím možno evidovat, a tím řídit "ručně"; stavy Uzavřená nebo Archivovaná neumožňují editaci dat příslušné inventury

Název inventury by měl obsahovat údaje, podle kterých ji lze jednoduše dohledat v seznamu všech inventur. Pro tyto potřeby se vyplatí zadat zejména obsah prováděné inventury a časový údaj vztahující se k inventuře. Po vytvoření záznamu o inventuře lze dále pokračovat ve funkci 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat pro nastavení a pojmenování dávek, díky nimž lze rozdělit jednu inventuru do více dílčích částí. Ke každé inventuře musí být ve formuláři 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat založena minimálně jedna dávka.

Uzavření / Otevření dávky a inventury

Ve formuláři 09206 - Import ze snímače a data skutečnosti

• příjem dat z WS změní stav dávky z Exportováno (WS) na Uzavřená
• při poslední uzavřené dávce se změní také u inventury stav na Uzavřená

Uzavřít inventuru lze také proměnlivým tlačítkem Zavřít inventuru / Otevřít inventuru, pokud:

• její stav dovolí uzavření a zároveň
• má na toto tlačítko uživatel přístup (dáno přístupy dle uživatelů a rolí)

Tlačítko se po uzavření inventury změní na Otevřít inventuru pro možnost dodatečného otevření již uzavřené inventury. Znovu otevřít inventuru však může pouze uživatel, který má k tomu přístupová práva přes uživatele a role.

Obr. 09204/3 Uzavření inventury proměnlivým tlačítkem "Zavřít/Otevřít inventuru"

Obr. 09204/4 Otevření inventury proměnlivým tlačítkem "Zavřít/Otevřít inventuru"

Zobrazení nastavení vstupních položek

Ke konkrétnímu záznamu o inventuře lze zobrazit nastavení vstupních parametrů:

• z formuláře 09204 – Plán inventur
• tlačítkem Vstupní položky, čímž je vyvolán formulář 09202 - Nastavení vstupních položek s platným nastavením vstupních položek při založení inventury a s uvedením jejího názvu, který je navíc zvýrazněn červeně (pod položkou Zdroj dat)

Aktualizace údajů inventárních karet majetku přenosem dat z uzavřených inventur

Tlačítkem Přenos do majetku lze označením uzavřené inventury z formuláře provést aktualizaci údajů v iFIS/Majetek na základě výsledků již provedené inventury. Uživatel je po přenosu informován o počtu aktualizovaných záznamů v iFIS/Majetek a je vyzván k uložení či neuložení změn.

Obr. 09204/5 Použití tlačítka "Přenos do majetku"

Obr. 09204/6 Aktualizace údajů v inventární kartě

Při přenosu inventur z iFIS/Inventarizace do iFIS/Majetku se přebírá informace o poslední provedené inventuře a dávce, při které byl majetek naposledy zkontrolován (položky Poslední inventura, Inventura a Dávka).

Změny provedené přenosem do majetku jsou ukládány do historie majetku přístupné tlačítkem Historie.

Možnost změny odpovědných osob v iFIS/Inventarizace a rozhraních pro přenosy dat

iFIS/Inventarizace rozšířena o možnost změny odpovědné osoby.

V iFIS/Inventarizace a v rozhraních pro přenosy dat z datového terminálu (či externí aplikace) a dat do iFIS/Majetek / Přemístění umožněno:

• realizovat změny odpovědných osob
• evidovat ve skutečném stavu inventur také odpovědnou osobu
• převést odpovědnou osobu také do detailu formuláře 09206 - Import ze snímače a data skutečnosti - pro tyto potřeby vytvořena nová položka pro evidenci odpovědných osob *prohlédnout si odpovědnou osobu ve formuláři 09201 - Inventurní rozdíly - za tímto účelem doplněna nová položka pro evidenci odpovědných osob
• přenést údaj o odpovědné osobě z datového terminálu nebo z externí aplikace inventury, což s sebou přineslo i rozšíření datového rozhraní
• použít položku do budoucna i v rámci textových souborů z datového terminálu - lze nastavit ve formuláři 09202 - Nastavení vstupních položek
• zpracovat v iFIS/Inventarizace jak současné soubory (bez odpovědné osoby), tak i nové (s odpovědnou osobou)
• přenést odpovědné osoby ze stavu skutečnosti (iFIS/Inventarizace) do přemísťovacích protokolů (iFIS/Majetek/Přemístění)

Navazující funkce:

• 09201 - Inventurní rozdíly
• 09202 - Nastavení vstupních položek
• 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat
• 09206 - Import ze snímače a data skutečnosti
• 09207 - Pořízení dat snímačem

Odkazy:

• Tisk etiket
• Seznam tiskáren
• Načtení šablony do tiskárny Zebra
• Nastavení tiskárny etiket