Man03228

03228 * Závazek

Formulář slouží pro prohlížení i editaci závazku podle funkce, odkud je volán. Dle volajících funkcí se mění také název formuláře. Formulář vznikl na základě sloučení více formulářů závazků. Zobrazuje detail faktury nebo závazku k zaměstnanci.

Obr. 03228/1 Pořízení tuzemské dodavatelské faktury - detail z funkce 03211 - Pořízení dodavatelské faktury

Ve formulářích v iFIS*Závazky se nachází:

• funkcionalita potřebná pro podporu kontrolního hlášení
• tzv. kontrolní infookno s informacemi pro uživatele
• funkční tlačítka pro procházení do souvisejících detailů

Formulář je rozšířen do formátu 16:10. Definitivně byla ukončena podpora spouštění okna iFIS* pomocí prohlížeče v režimu XL a XXL. Pro úpravu velikosti okna iFIS* na monitorech musí uživatel použít tzv. klientský login. Více podrobností k nastavení je uvedeno v aplikaci Helpdesk pod číslem hlášení 31340 nebo zde.

Dodavatelská faktura

Pořízení dodavatelské faktury

Formulář 03228 - Pořízení dodavatelské faktury je vyvolán po výběru deníku ve funkci 03211 - Pořízení dodavatelské faktury. Slouží k pořízení dodavatelské faktury a umožňuje též její účetní likvidaci. Faktura je pořízena do fakturačního deníku, který předurčuje její pozdější rozkontaci. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 032 - Závazky určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). Měna v deníku určuje, zda faktura bude domácí nebo zahraniční. Po výběru deníku je zobrazen předvyplněný nový doklad - faktura. Automaticky se předvyplní položka Deník s číslem a názvem deníku, do kterého byla faktura pořízena. Také některé další položky zde mohou být předvyplněny na základě nastavení parametrů v dodavatelském deníku.

Pokud je v deníku zapsána jiná měna než domácí (domácí měna je určena parametrem MENA v tabulce globálních parametrů), je doklad svázán s touto měnou a nelze ji změnit. Vznikne tak zahraniční faktura.

Při pořízení závazku je ve formulářích pro výběr deníku nastavena pozice kurzoru ve výchozím stavu na položce Číslo deníku.

V případě, že faktura byla pořízena do nesprávného deníku, je možno ji přesunout do jiného se stejnou měnou přes formulář 03212 - Opravy dodavatelských faktur (pokud je ve stavu "Chybový" nebo "Doplněn") nebo ji lze stornovat a pořídit znovu. Správu fakturačních deníků a předkontace řeší formulář 03260 - Dodavatelské deníky. Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby. Buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů. V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku je uživatel upozorněn, proč nelze deník použít, a nový doklad do tohoto deníku nelze pořídit.

	Uživatelské tipy
	Jak omezit výběr deníků při pořizování faktury?

Ve formuláři se vedle položky informující o "stavu" závazku nacházejí i další informativní položky o stavu a přenosu kontace do účetnictví a informace o stavu úhrady. Kromě toho se v souvislosti s odpisováním pohledávek může objevit i stav Odepsáno. Tento stav spolu s uvedením částky se objeví jen u odpisované pohledávky.

Pořízení domácí faktury

Po výběru deníku ve funkci 03211 - Pořízení dodavatelské faktury se otevře sloučený formulář závazků 03228 - Pořízení dodavatelské faktury, kam lze již zadávat jednotlivé údaje. Výchozí postavení kurzoru na určité položce po vstupu do detailu pořízení faktury lze nastavit pomocí lokálního parametru DOFAVPOL. Obsah parametru musí obsahovat přesný název položky, na které má být kurzor při vstupu do formuláře umístěn.

	Příklad
	Má-li stát kurzor například na položce PID, musí být hodnota lokálního parametru DOFAVPOL nastavena na "PID" (jedná se o název položky).

Pokud není tento lokální parametr nastaven, bude kurzor umístěn podle defaultního nastavení.

Některé položky v hlavičce jsou předvyplněny podle toho, jak jsou definovány v deníku. Tyto položky je možné ještě opravit.
Interní číslo faktury bude přiřazeno až při zápisu údajů do databáze a nelze jej nikdy změnit.

	Tip
	Toto interní číslo je vhodné poznamenat na prvotní papírový doklad. Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků této kontroly mění stav dokladu.

Aby bylo možné zapsat fakturu do databáze, musí být vyplněné tyto položky:

• Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Typ akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
• Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Firma - z číselníku firem, spolu s firmou se předvyplní ty z položek Způsob úhrady, Datum splatnosti, Proplatit, které u vybrané firmy mají nastavenu hodnotu v doplňku číselníku firem; na místo názvu firmy lze předvyplnit buď část názvu nebo část IČO, po stisku klávesy nabídky se přepíše na název, existuje-li jednoznačná shoda s číselníkem
• Číslo faktury dodavatele - může obsahovat až 32 znaků, stejně tak i položka volaných tiskových sestav (např. tiskové sestavy 10140 - Likvidační list grafický)
• Období - lze změnit na některé budoucí, je-li však mladší než aktuální nebo následující, je na to uživatel upozorněn

Aby bylo možné uzavřít fakturu, musí být v hlavičce vyplněny zejména tyto položky:

• Cizí účet - z číselníku cizích účtů, je-li způsob úhrady příkazem
• Vlastní účet - z číselníku vlastních účtů; položka předurčuje, ze kterého účtu má být faktura proplacena; údaj lze změnit i po uzavření dokladu
• Konstantní symbol - pomocí číselníku konstantních symbolů
• Variabilní symbol - předvyplněný z deníku, pokud v deníku není uveden, předvyplní se podle čísla faktury dodavatele
• Došlo dne - v pořízení i při kopii závazku se předvyplní aktuálním datem, pokud je lokální parametr VYPDODNE nastaven na hodnotu A
• Datum splatnosti - předvyplní se podle údaje SPLAT vázaného k úloze 032 - Závazky v tabulce lokálních parametrů
• Způsob úhrady - z nabídky způsobů úhrady - způsoby úhrady lze nastavit libovolné dle potřeby, a to ve formuláři 01414 - Číselník způsobů úhrady; je-li způsob úhrady Příkazem, automaticky se vygeneruje jeden řádek do formuláře 03210 - Rozpis úhrad, uživatel pak nemusí do formuláře 03210 - Rozpis úhrad vůbec vstupovat
• DPH - daň z přidané hodnoty - částka se kontroluje na součet hodnot uvedených v řádcích faktury
• Celkem - částka k úhradě - částka se kontroluje na součet hodnot uvedených v řádcích faktury

V hlavičce faktury mohou být vyplněny například tyto položky:

• VZ číslo/typ - číslo veřejné zakázky a její typ
• PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby), má-li písemnost u sebe přílohy, zabarví se tlačítko PID žlutou barvou
• Číslo objednávky - libovolný text nebo číslo objednávky z modulu iFIS*Objednávky; je-li nastaven lokální parametr DOSALOBJ, je s touto položkou spojena další funkčnost popsaná níže v odstavci Saldo objednávky
• DIČ dodavatele - z číselníku firem
• Číslo dodacího listu - libovolný text
• Specifický symbol - libovolný text předvyplněný z deníku nebo z dodavatelského účtu s možností změny
• Datum plnění:
  • nepodaří se zapsat doklad s datem uskutečnění zdanitelného plnění mladším, než je účetní období
  • datum plnění je povinné, jedná-li se o daňový doklad
  • je-li na řádcích pouze nedaňová sazba, pak datum plnění povinné není
• Náhradní plnění - více k problematice náhradního plnění uveřejněno v dokumentaci na stránce Náhradní plnění v iFIS
• Penále denně v % - číslo předvyplněné při vstupu na položku z číselníku firem nebo z lokálních parametrů, je možno změnit
• Popis dodávky - libovolný text
• Proplatit fakturu - z nabídky přípustných hodnot
• Důvod neproplacení - libovolný text
• Referent - z číselníku osob, předvyplní se jménem uživatele, který je zapsán v deníku, není-li v deníku, pak jménem uživatele, který právě pořizuje doklad
• Schvaluje - z číselníku osob, předvyplní se jménem uživatele, který je zapsán v deníku, mění se na základě vyplněného zdroje financování, výběr lze uskutečnit také z číselníku osob
• Číslo smlouvy - z nabídky; je-li vyplněno a existují-li řádky faktury, je přístupné tlačítko Saldo smlouvy; po jeho užití lze vytvořit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet

Při pořízení, opravě či kopii dodavatelské faktury (týká se také přijatého zálohového listu) je nastavena kontrola na existenci závazku mladšího než jeden rok v případě, kdy variabilní symbol závazku a také IČO nebo DIČ firmy jsou v této nové faktuře či zálohovém listu shodné s již existujícím závazkem. Je-li nalezena shoda, uživatel je informován hlášením upozorňujícím na existenci stejného závazku. Do kontroly jsou zahrnuty všechny závazky mladší než jeden rok a stáří je posuzováno na základě položky Došlo dne.

Ve formuláři se může objevit položka s čárovým kódem pro import závazků.

Obr. 03228/2 Položka s čárovým kódem pro import závazků

Pomocí globálního parametru PRILHLAS lze nastavit, zda se má zobrazit hlášení o neexistující příloze při vyhledávání pomocí čárového kódu. Parametr PRILHLAS může obsahovat hodnoty A/N (A = zobrazí upozornění, N = upozornění se nezobrazí). U skenovaných příloh typu přijatá faktura, které se automaticky připojují jako přílohy obsahující OCR vytěžená data, se mění text popisu v poli Popis ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu na Faktura č. xxx dle čísla doručené faktury a současně v závislosti na vytěžených datech. Typ přílohy či dokumentu je nastaven na Sken.

Tlačítka v detailu závazku

Tlačítka v horní části detailu závazku:

• Kontace - vyvolá formulář 02168 - Prohlížení účetní likvidace
• Úč. doklad - vyvolá účetní doklad ve formuláři 02116 - Prohlížení účetního dokladu
• Úhrady - existují-li úhrady, vyvolá formulářové okno s přehledem úhrad
• Dobropisy - existuje-li dobropis, vyvolá formulář 03383 - Prohlížení přijatých dobropisů
• Zálohy - pouze pokud existuje záloha, vyvolá se formulář se zálohami
• Zádržné - je-li evidováno zádržné, je otevřen formulář 03210 - Rozpis úhrad s typem dokladu Zádržné
• UDD - vyvolá formulář 03616 - Univerzální daňové doklady
• Objednávky - vyvolá formulář 30335 - Objednávky - detail
• Smlouvy - vyvolá detail smlouvy ve formuláři 08202 - Registr smluv
• Upomínky - pouze pokud existuje upomínka, vyvolá se formulář s upomínkami
• IM – pro prohlížení dlouhodobého majetku
• DM – pro prohlížení drobného majetku
• VZ číslo - vyvolá formulář 07012 - Evidence veřejných zakázek - prohlížení
• Rozpis - vyvolá formulář 03210 - Rozpis úhrad; podrobnější dokumentace k rozpisům úhrad uvedena zde.

	Poznámka
	Z detailu závazku z okna Úhrady lze přejít klávesou Výběr na detail listiny příplatků a srážek do formuláře 04505 - Listina zaměstnaneckých příplatků a srážek.

Tlačítka IM a DM jsou aktivní pouze, pokud je v záložce Přílohy v bloku Připojené doklady připojený prvotní doklad (faktura) s úlohou 032 – Závazky. Majetkové formuláře jsou připraveny na zobrazení majetků s připojenými přílohami dokladů patřících do jiných úloh.

Tlačítka v dolní části detailu závazku:

• Záloha - vyvolá formulář 03376 - Výběr zálohy pro vyúčtování závazku
• UDD zálohy
• Dobropis
• Uzavřít/Otevřít - tlačítko uzavře nebo zpětně otevře doklad
• Kontovat
• UDD - vyvolá formulář 03616 - Univerzální daňové doklady
• Další – umožní další operace se závazkem, například:
  • Kumulace
  • Odstranění částek z řádku
  • Částky nepřepočítávat

Vyplnění řádků

Řádky faktury lze pořizovat i v případě, že nejsou správně doplněny všechny údaje v hlavičce.

Aby bylo možno řádek uložit, nesmějí být prázdné tyto položky:

• Sazba DPH - je-li vyplněn zdroj financování z číselníku zakázek, kde je předvyplněna také sazba DPH - nabízí se tato sazba; je-li požadována jiná sazba než je u dané zakázky předdefinována, zruší se zatržítko "Jen výchozí sazby zakázky"; v nabídce pro položku Sazba lze vybírat z nabídky přípustných hodnot; existuje-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro přijatá zdanitelná plnění, je tato vybrána automaticky a položka Sazba DPH je nepřístupná
• Cena bez DPH
• DPH v Kč

Řádek je možno vyplnit postupně, jak jdou položky za sebou. Je-li vyplněno množství a poté cena bez DPH, jsou ostatní částky dopočteny automaticky. Pokud se zapisuje zjednodušený daňový doklad, při vyplňování se přeskočí položky Cena/jedn, Cena bez DPH, DPH Kč a vyplněním položky Celkem Kč se automaticky dopočtou zbývající hodnoty. Způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHDOZAO. Výsledky výpočtů jsou dodatečně opravitelné. Jestliže se opraví položka Celkem Kč, opraví se sama i položka Cena bez DPH tak, aby součet ceny bez DPH a DPH byl shodný s částkou v opravené položce. Je-li opravena Cena bez DPH, je opravena i položka Celkem Kč opět tak, aby byl součet zachován. Je-li opravena položka DPH Kč, je opravena i položka Celkem Kč. Při těchto opravách zůstává zachována pouze rovnost součtu položky DPH Kč a položky Cena bez DPH položce Celkem Kč, procentuální část však neodpovídá uvedené sazbě DPH.
Lokální parametr DOBEZNAR obsahuje číslo znamenající počet roků, po kterém je možno k řádkům závazku přiřadit pouze sazbu označující nedaňový doklad. To znamená, že když se zapíše závazek s datem uskutečnění zdanitelného plnění starším, než je určeno v lokálním parametru, podaří se do řádků závazku uložit pouze sazbu nula-není daňový doklad.
Při uložení dokladu se z hlavičky i řádků závazku generuje doklad do úlohy DPH - tzv. UDD. Řádky UDD mají daňové období stejné, jako má závazek účetní období. Výjimkou je závazek s datem uskutečněného zdanitelného plnění z minulých let, ale ne starším, než určuje lokální parametr DOBEZNAR. UDD takovéhoto závazku má daňové období dle data uskutečněného zdanitelného plnění a slouží pro dodatečné daňové přiznání.
Položku Akce je možno vyplnit z nabídky přípustných hodnot. Ty jsou nabízeny z číselníku, který je nastaven v příslušném deníku závazků v položce Typ akce. Položka P% určuje v % poměrný koeficient, tedy část, která bude započítána do odpočitatelné části zaplacené DPH na vstupu. Koeficient se uplatní i při vytváření řádků účetní likvidace, avšak pouze za předpokladu, že v deníku je nastavena rozkontace z řádků dokladu.

Vyúčtování poskytnuté zálohy v dodavatelské faktuře

Jestliže byla poskytnuta záloha firmě uvedené v hlavičce faktury, pak na tento fakt upozorňuje hlášení při vstupu do bloku řádků faktury. Nejprve lze pořídit řádky vyjadřující náš závazek dodavateli. Pokud existuje alespoň jedna nevyrovnaná pohledávka z poskytnuté zálohy, potom je možné stiskem tlačítka Záloha vyvolat seznam všech nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh dodavateli uvedenému v hlavičce dokladu. V tomto seznamu lze vybrat zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušnou pohledávku. Měnit lze částku určenou ke spárování s fakturou, avšak tato částka nemůže být větší než částka na faktuře vyjadřující závazek, ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu pohledávek z poskytnutých záloh. Je-li potřeba vybrat pohledávku z poskytnuté zálohy jinému dodavateli, lze tak učinit po opětovném dotazu v seznamu nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh. Je-li označena příslušná pohledávka, odchodem ze seznamu se na faktuře vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování poskytnuté zálohy. Současně se pod řádky faktury objeví tlačítko UDD zálohy pro prohlížení UDD přivázaného k zálohovému listu. Pokud takové UDD existuje, lze z něho zjistit sazbu DPH a na řádku vyúčtování lze změnit sazbu DPH na odpovídající. Hradí-li záloha plně fakturu, je faktura zapsána s celkovou částkou K úhradě rovnou nule, je ihned vyřazena ze salda a nelze na ni vystavit bankovní příkaz. Je-li částka zálohy menší než částka fakturovaná dodavatelem, je faktura zapsána na částku rovnající se jejich rozdílu. Na tento rozdíl je zapotřebí běžným způsobem podle druhu úhrady buď vystavit bankovní příkaz k úhradě, nebo vytvořit pokladní doklad.
V případě, kdy je při vyúčtování zálohového listu připojen jen jeden řádek univerzálního daňového dokladu (nebo více se shodnou sazbou daně z přidané hodnoty, páruje se celá částka, která odpovídá částce uvedené v univerzálním daňovém dokladu.
Při párování závazku se zálohami je možné dotažení záloh jen po potvrzení změn, následně dojde k automatickému uložení spárování se zálohami.

Pořízení zahraniční faktury

Obr. 03228/3 Pořízení zahraniční dodavatelské faktury - detail

Kurz pro přepočet cizí měny na Kč je určen hodnotou položky Datum kurzu a odpovídajícím záznamem v kurzovním lístku. Pokud tento neexistuje, nejsou přístupny řádky závazku. Do formuláře pro kurzovní lístek se lze dostat tlačítkem pro doplnění číselníku z položky Datum kurzu. Částka k úhradě v domácí měně je automaticky dopočítávána podle kurzu.
Lokální parametr DOZALDPH určuje způsob generování řádku obsahujícího vyúčtování poskytnuté zálohy.
Hodnota 1 parametru způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem faktury (do účetní likvidace faktury jde však částka podle kurzu úhrady zálohového listu). Tento způsob má tu nevýhodu, že při rozdílných kurzech a při nenulové DPH na vyúčtování vzniká a zůstává kurzový rozdíl na účtu DPH.
Hodnota 2 parametru způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem úhrady zálohového listu. Aby zůstal zachován kurz faktury, je vygenerován ještě další řádek, a to pro kurzový rozdíl zálohy. Tento řádek obsahuje nulovou částku v cizí měně a nenulovou v domácí měně.

Datum kurzu se přebírá z položek Došlo dne nebo Datum uskutečnění zdanitelného plnění podle nastavení lokálního parametru DOKURS, ale pouze v tom případě, že nejsou ještě vyplněny žádné řádky závazku.

Opravy dodavatelských faktur

Formulář 03228 - Opravy dodavatelských faktur lze spustit klávesou pro Výběr z přehledového formuláře 03212 - Opravy dodavatelských faktur. Je-li tato funkce spuštěna samostatně z menu pomocí přehledového formuláře 03212 - Opravy dodavatelských faktur, jsou zobrazeny dodavatelské faktury ve stavu Chybový nebo Doplněn. Je-li funkce spuštěna z formuláře 03252 - Uzavření měsíce faktur, jsou do přehledu vybrány faktury bránící uzavření měsíce bez ohledu na stav dokladu. U vybrané faktury se podle jejího stavu dají opravovat zvýrazněné položky v hlavičce a řádcích.

Obr. 03228/4 Opravy dodavatelských faktur - detail

Oprava hlavičky a řádků

Pokud je faktura ve stavu Chybový nebo Doplněn, je možno stejně jako při pořizování nové dodavatelské faktury všechny položky opravovat a doplňovat (viz kapitola Pořízení dodavatelské faktury). V případě, že faktura byla pořízena do nesprávného deníku a je ve stavu Chybový nebo Doplněn, je možno ji přesunout do jiného se stejnou měnou. Přesun se uskuteční tak, že pomocí myši se vstoupí do položky Číslo deníku a z nabídky se vybere požadovaný deník.
Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků kontroly mění stav dokladu.

Při pořízení, opravě či kopii dodavatelské faktury (týká se také přijatého zálohového listu) je nastavena kontrola na existenci závazku mladšího než jeden rok v případě, kdy variabilní symbol závazku a také IČO nebo DIČ firmy jsou v této nové faktuře či zálohovém listu shodné s již existujícím závazkem. Je-li nalezena shoda, uživatel je informován hlášením upozorňujícím na existenci stejného závazku. Do kontroly jsou zahrnuty všechny závazky mladší než jeden rok a stáří je posuzováno na základě položky Došlo dne.
V opravách dodavatelské faktury je umožněno při změně zdroje financování automaticky měnit také schvalující osobu.

V případě změny čísla bankovního účtu nebo částky uvedené na závazku se stavem Uzavřen či Kontován lze nastavit odesílání upozornění na e-mailovou adresu zaevidovanou v globálním parametru KBMAILTO s tím, že kopie upozornění je zároveň možné zaslat na e-mailovou adresu uvedenou v globálním parametru KBMAILCP.

Schvalování dodavatelské faktury

Formulář 03228 - Schvalování dodavatelské faktury lze spustit klávesou pro Výběr z přehledového formuláře 03219 - Schvalování dodavatelské faktury, kde jsou zobrazeny doklady, které dosud nebyly vyřazeny ze salda nebo nebyly odeslány do účetnictví. Do formuláře se nenačítají závazky ve stavu Storno nebo Zrušen a doklady, které jsou již přenesené do účetnictví.

Poté, co je závazek vybrán k plnému zobrazení, lze podle jeho stavu opravovat zvýrazněné položky v hlavičce a řádcích, například položku Proplatit, kterou lze změnit z hodnoty N (proplatit - ne) na hodnotu A (proplatit - ano) a naopak. Stejně tak lze vyplnit i důvod, proč faktura nebyla schválena (proplacena), a to hned do vedlejší položky. Takto ale nelze opravit úplně všechny záznamy. U závazků nepřenesených do účetnictví lze opravovat i rozkontaci.

	Pozor
	Pokud se závazek právě schvaluje (schvalování je ve stavu Odesláno ke schválení nebo Odesláno ke schválení – papírově), otevře se natvrdo v režimu prohlížení, i když je otevírán k editaci. Na detailu závazku je zobrazen Stav schvalování, vedle ikona Zámek pro odemčení záznamu pro editaci.

Obr. 03228/5 Stav schvalování "Odesláno ke schválení - papírově", ikona pro odemčení záznamu k editaci

Při převzetí zprávy o schválení likvidačního listu se navíc kontroluje, zda se závazek během procesu schvalování nezměnil. Pokud došlo ke změně, je likvidační list zrušen a zároveň je vygenerován blokující úkol a ten připojen k závazku. V kontrolním infookně se navíc objevuje potvrzující oranžové upozornění na závazek ve stavu Chybový a Doplněn, ke kterému existuje dosud nesplněný úkol.

Úprava hlavičky a řádků

U dokladu lze opravovat jen tyto položky:

• Nákladové středisko - z číselníku nákladových středisek, musí být vyplněno, je-li tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů (DOMUSINS)
• Cizí účet - z číselníku cizích účtů
• Popis dokladu
• Vlastní účet - z číselníku vlastních účtů
• Číslo objednávky - pokud je lokální parametr FORPROBJ nastaven tak, aby bylo možné propojit faktury s úlohou iFIS*Objednávky, lze klávesou List vyúčtovat objednávku a klávesou pro Výběr si prohlédnout všechny objednávky svázané s fakturou
• Variabilní symbol
• Konstantní symbol
• Specifický symbol
• Způsob úhrady - z nabídky způsobů úhrady - způsoby úhrady lze nastavit libovolné dle potřeby, a to ve formuláři 01414 - Číselník způsobů úhrady; je-li způsob úhrady Příkazem, automaticky se vygeneruje jeden řádek do formuláře 03210 - Rozpis úhrad, uživatel pak nemusí do formuláře 03210 - Rozpis úhrad vůbec vstupovat
• Datum splatnosti
• Proplatit závazek - z nabídky přípustných hodnot
• Důvod neproplacení - volný text
• Období - u závazků nepřenesených do účetnictví na období, které ještě nebylo uzavřeno, nebo na některé budoucí
• Nárok na odpočet DPH v % - lze upravovat pouze u dokladů nepřenesených do účetnictví (existují-li již řádky účetní likvidace, je nutné je upravit ručně podle provedené změny)
• Číslo smlouvy - z nabídky (je-li vyplněno, je přístupné tlačítko Saldo smlouvy, po jeho užití lze vytvořit nebo upravit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet)

Při pokusu o odmazání řádku závazku se kontroluje, zda neexistuje záznam o spárování tohoto řádku s blokací rozpočtu ze smlouvy, případně záznam v podkladech pro e-schvalování. Pokud existuje, zobrazí se dotaz: "Opravdu smazat řádek, ke kterému existuje záznam v saldu smlouvy nebo v podkladech pro schvalování?" s možnostmi Ano / Ne. Výběrem možnosti Ano je zároveň s řádkem závazku odstraněna i část blokace rozpočtu smlouvy. Záznam v e-schvalování zůstává.

V kontrolním infookně závazků se objeví oranžová potvrzující hláška: "Není ponížena blokace rozpočtu ze smlouvy" v případě, kdy k závazku byla připojena smlouva s nespárovanou blokací rozpočtu v saldu smlouvy.

Na dokladu zůstávají přístupné bez možnosti změny položky, které jsou delší, než je zobrazeno:

• Osoba
• Referent
• Schvaluje
• Firma
• Text řádky
• Sazba DPH %

Přehled dodavatelských faktur

Z přehledu faktur z formuláře 03230 - Přehled dodavatelských faktur lze klávesou pro Výběr vyvolat formulář 03228 - Přehled dodavatelských faktur. Tento formulář umožňuje pouze prohlížení dodavatelské faktury, její účetní likvidace, příslušných úhrad, dobropisů, záloh, případně i jednotných celních deklarací. Dále je možné tisknout likvidační list faktury. Na tyto volby lze získat přístup po stisku klávesy Konec. Pokud je v tabulce lokálních parametrů nastaveno propojení do modulu iFIS*Objednávky, je možno z položky Číslo objednávky prohlížet klávesou detail všechny objednávky svázané s fakturou, a to ve formuláři 30329 - Saldo objednávek k faktuře. Formulář pro prohlížení detailu dodavatelské faktury lze vyvolat i z některých dalších funkcí.

Obr. 03228/6 Prohlížení hlavičky a řádek faktury

Tiskové výstupy

Pro některé tiskové sestavy je zapotřebí vybrat požadovaný záznam pomocí dotazu. Takto vybraný záznam je možné vytisknout pomocí klávesy pro Přímý tisk nebo klávesou pro Tiskové sestavy.

Pro sestavu 00371/03231 - Likvidační list (volný text) byl upraven lokální parametr T_KOSCHV pro tisk zadaného textu za svislým lomítkem při zadané hodnotě "N" nebo předdefinovaného sestavou:

• A - tiskne se sestavou předdefinovaný text "Schválil" a "Dne:"
• N| - tiskne se uživatelem předdefinovaný text v lokálních parametrech

Závazek k zaměstnanci

Pořízení závazku k zaměstnanci

Závazek k zaměstnanci se pořizuje přes funkci 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci. Po otevření formuláře 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci jsou nabízeny deníky, jejichž typ dokladu je Závazek k zaměstnanci. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 032 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). Při pořízení závazku je ve formulářích pro výběr deníku nastavena pozice kurzoru ve výchozím stavu na položce Číslo deníku. Po výběru deníku je zobrazen nový doklad ve sloučeném formuláři závazků 03228 - Pořízení závazku k zaměstnanci]], který je předvyplněný podle nastavení v deníku. Předvyplněné položky je možno opravit. Deníkem je také určeno, zda závazek je zapsán v domácí či v cizí měně.

Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby:

1. buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu
2. nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů.

V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku se zobrazí upozorněni, proč deník nelze použít, a nový doklad se do tohoto deníku nepořídí.

Po uložení záznamu a vygenerování čísla dokladu z detailu formuláře 03228 - Pořízení závazku k zaměstnanci, vyvolaného z funkce 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci, je aktivní ikona pro Přílohy.

Závazek k zaměstnanci v domácí měně

Obr. 03228/7 Pořízení závazku k zaměstnanci v domácí měně

Položky v hlavičce

• Stav:
  • PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu iFIS*Spisová služba)
  • Číslo závazku - přidělené číslo závazku
• Interní údaje:
  • Číslo a název deníku - číslo a název deníku vybraného deníku z číselníku dodavatelských deníku
  • Období - nemůže být starší, než je 1. otevřené období
  • Došlo dne - v pořízení i při kopii závazku se předvyplní aktuálním datem, pokud je lokální parametr VYPDODNE nastaven na hodnotu A
  • Číslo objednávky - libovolný text nebo číslo objednávky z modulu iFIS*Objednávky. Je-li nastaven lokální parametr DOSALOBJ, je s touto položkou spojena další funkčnost popsaná níže v odstavci Saldo objednávky
  • Zdroj financování:
    • Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem nákladového střediska z tabulky lokálních parametrů
    • Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
    • Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
    • Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
  • Popis dokladu - volný text
  • Vlastní účet - z číselníku vlastních bankovních účtů
  • Proplatit - příznak proplacení:
    • A - povolit proplacení,
    • N - pozastavit proplacení
  • Důvod - důvod pozastavení platby
  • Referent - příjmení, jméno, titul z číselníku uživatelů nebo referent nastavený v deníku
  • Schvaluje - odpovědná osoba, která schvaluje
• Opis prvotního dokladu:
  • Číslo prvotního dokladu
• Partner:
  • Osobní číslo - převzaté z číselníku zaměstnanců
  • Identif. č. - identifikační číslo zaměstnance z číselníku zaměstnanců
  • Jméno zaměstnance - z nabídky všech zaměstnanců v číselníku zaměstnanců, musí být vyplněno, obsahuje příjmení, jméno, titul, titul za jménem, osobní číslo, rodné číslo
• K úhradě:
  • Způsob úhrady - z nabídky, oproti jiným typům dokladu je zde navíc způsob úhrady Jiná platba. Závazek, který má tento způsob úhrady, úloha Saldo nezpracovává, předpokládá se, že úhrada je zajištěna jiným systémem než iFIS* - způsoby úhrady lze nastavit libovolné dle potřeby, a to ve formuláři 01414 - Číselník způsobů úhrady; je-li způsob úhrady Příkazem, automaticky se vygeneruje jeden řádek do formuláře 03210 - Rozpis úhrad, uživatel pak nemusí do formuláře 03210 - Rozpis úhrad vůbec vstupovat
  • Cizí účet - z nabídky, je-li v číselníku cizích účtů u zvolené osoby zapsán pouze jeden účet, jeho číslo je vyplněno současně s volbou osoby
  • Splatnost - datum splatnosti
  • DPH - doplňuje se automaticky podle částek v řádcích
  • Variabilní symbol - lze nastavit automatické doplňování
  • Konstantní symbol - lze nastavit automatické doplňování
  • Specifický symbol - vyplní se výběrem osobního účtu z číselníku cizích účtů, ale lze nastavit i jiné vyplňování
  • Celkem Kč

Při pořizování nového závazku k zaměstnanci se automaticky předvyplňuje schvalující osoba do formulářové položky Schvaluje, a to ihned po vyplnění všech položek zdrojů financování. To je důležité zejména z hlediska následného schvalování závazků, generování likvidačních listů, apod.

Schvalující osoba se vyhledává podle těchto pravidel:

• nejprve se vyhledává v seznamu odpovědných osob zaevidovaných u zdroje financování (NS/TA/A/KP)
• pokud zde žádná taková osoba není nalezena, vyhledává se u zakázky
• pokud ani zde není osoba uvedena, je položka Schvaluje předvyplněna osobou zodpovědnou za NS.

Způsob vyhledávání osob je ovlivněný nastavením lokálního parametru SCHVROLE, algorytmus vyhledávání lze upravit na míru specifickým požadavkům ekonomického oddělení.

Zodpovědná osoba je vždy vyhledána v souladu s nastavením lokálního parametru SCHVROLE. Je-li tento lokální parametr nastaven na hodnotu R, bude vyhledávána osoba Příkazce operace.

Záznamy jsou zároveň tříděny podle položek Pořadí a Hlavní. To znamená, že po vyhledání odpovědných osob se do položky Schvaluje doplní osoba s pořadím číslo 1, ale pouze v případě, že je tato osoba označena jako platná.

Položky v řádku

• Řádek - doplní systém sám
• Dodavatel - z nabídky název a část firmy, musí být vyplněno (možnost předvyplnění firmou, jejíž kód je zadán do lokálního parametru FHZ)
• Text položky - text řádku
• Sazba DPH - z číselníku sazeb, pouze sazby za přijatá zdanitelná plnění, musí být vyplněno
• Cena bez DPH Kč - základ DPH
• DPH Kč - způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHDOZAO
• Celkem Kč - vyplněním této částky se dopočte podle sazby částka DPH i daňový základ; je-li potřeba počítat naopak z daňového základu celkovou částku i DPH, celková částka i částka DPH se přeskočí
• Datum - datum uskutečnění zdanitelného plnění - pokud je na řádku sazba DPH pro daňový doklad, datum nesmí být mladší než účetní období závazku. Starší může být s tím, že je zobrazeno upozornění
• Číslo dokladu
• O.% - nárok na odpočet DPH% - smí být nejvýše 100%

Saldo objednávky je blíže popsáno v kapitole Saldo objednávky.

Závazek k zaměstnanci v cizí měně

Obr. 03228/8 Pořízení závazku k zaměstnanci v cizí měně

V hlavičce oproti předchozímu případu je navíc položka Celkem k úhradě v cizí měně, která se vyplňuje automaticky podle řádek dokladu.

• Druh a datum kurzu - lze vyplnit pouze takovým druhem kurzu a datem, k němuž existuje kurz měny závazku v číselníku kurzů cizích měn. Pro případné doplnění tohoto číselníku lze použít klávesu Doplnění číselníku

Do řádek dokladu je možno vstoupit klávesou Další blok po vyplnění povinných položek hlavičky, kterými jsou u závazku v cizí měně:

• Období - nemůže být starší, než je 1. otevřené období
• Došlo dne - v pořízení i při kopii závazku se předvyplní aktuálním datem, pokud je lokální parametr VYPDODNE nastaven na hodnotu A
• NS - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem nákladového střediska z tabulky lokálních parametrů
• Číslo TA - typ akce z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Název A - akce z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
• KP - komplexní položka z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Proplatit - příznak proplacení:
  • A - povolit proplacení,
  • N - pozastavit proplacení
• Jméno zaměstnance - z nabídky všech zaměstnanců, musí být vyplněno, obsahuje příjmení, jméno, titul, titul za jménem, osobní číslo, rodné číslo z číselníku osob
• Způsob úhrady - z nabídky, oproti jiným typům dokladu je zde navíc způsob úhrady Jiná platba. Závazek, který má tento způsob úhrady, úloha Saldo nezpracovává, předpokládá se, že úhrada je zajištěna jiným systémem než iFIS* - způsoby úhrady lze nastavit libovolné dle potřeby, a to ve formuláři 01414 - Číselník způsobů úhrady; je-li způsob úhrady Příkazem, automaticky se vygeneruje jeden řádek do formuláře 03210 - Rozpis úhrad, uživatel pak nemusí do formuláře 03210 - Rozpis úhrad vůbec vstupovat
• Cizí účet - z nabídky, je-li v číselníku cizích účtů u zvolené osoby zapsán pouze jeden účet, jeho číslo je vyplněno současně s volbou osoby
• Splatnost - datum splatnosti
• Datum kurzu - lze vyplnit pouze takovým datem, k němuž existuje kurz měny závazku v číselníku kurzů cizích měn
• Druh kurzu - lze vyplnit pouze takovým druhem kurzu, k němuž existuje kurz měny závazku v číselníku kurzů cizích měn. Pro případné doplnění tohoto číselníku lze použít klávesu Doplnění číselníku.

Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků kontroly mění stav dokladu.

Vyplnění řádků

Řádky závazku lze pořizovat i v případě, že nejsou správně doplněny všechny údaje v hlavičce. Aby bylo možno řádek uložit, nesmí být prázdné tyto položky:

• Dodavatel - firma z číselníku firem
• Sazba DPH - z nabídky přípustných hodnot
• Cena bez DPH
• Celkem v Kč

Vyúčtování poskytnuté zálohy v závazku k zaměstnanci

Jestliže byla poskytnuta záloha zaměstnanci uvedenému v hlavičce dokladu, pak je zobrazeno upozorněni při vstupu do bloku řádků dokladu (upozornění funguje jak v domácí, tak v cizí měně). Nejprve lze pořídit řádky vyjadřující náš závazek zaměstnanci. Pokud existuje alespoň jedna nevyrovnaná pohledávka z poskytnuté zálohy témuž zaměstnanci, potom při každém použití klávesy pro vytvoření nového řádku se rozsvítí okénko pro volbu, zda je požadován obyčejný řádek dokladu nebo má vzniknout řádek sloužící k vyúčtování poskytnuté zálohy. V druhém případě je při prvním dotazu nabídnut seznam všech nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh dané osobě. Při druhém dotazu seznam všech nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh bez ohledu na osobu. V tomto seznamu lze vybrat zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušnou pohledávku. Lze měnit částku určenou ke spárování s dokladem, avšak tato částka nemůže být větší než částka na dokladu vyjadřující závazek ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu pohledávek z poskytnutých záloh. Je-li označena příslušná pohledávka, odchodem ze seznamu se na dokladu vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování poskytnuté zálohy. Současně se pod řádky faktury objeví tlačítko pro prohlížení UDD přivázaného k zálohovému listu. Pokud takové UDD existuje, lze z něho zjistit sazbu DPH a na řádku vyúčtování je možné změnit sazbu DPH na odpovídající. Hradí-li záloha plně doklad, je doklad zapsán s celkovou částkou rovnou nule, je ihned vyřazen ze salda a nelze na něj vystavit bankovní příkaz. Je-li částka zálohy menší než částka uvedená na závazku k zaměstnanci, je doklad zapsán na částku rovnající se jejich rozdílu. Závazek je nutno vyřadit se salda obvyklou cestou podle způsobu úhrady.
Pro závazky k zaměstnanci v cizí měně má význam lokální parametr DOZALDPH. Určuje způsob generování řádku obsahujícího vyúčtování poskytnuté zálohy. Parametr s hodnotou 1 způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem faktury (do účetní likvidace faktury jde však částka podle kurzu úhrady zálohového listu). Tento způsob má tu nevýhodu, že při rozdílných kurzech a při nenulové DPH na vyúčtování vzniká a zůstává kurzový rozdíl na účtu DPH.
Parametr s hodnotou 2 způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem úhrady zálohového listu. Aby zůstal zachován kurz faktury, je vygenerován ještě další řádek, a to pro kurzový rozdíl zálohy. Tento řádek obsahuje nulovou částku v cizí měně a nenulovou v domácí měně.

Oprava závazku k zaměstnanci

Z přehledového formuláře 03242 - Opravy závazků k zaměstnancům lze klávesou pro Výběr vyvolat detail ve sloučeném formuláři závazků 03228 - Opravy závazků k zaměstnancům. Je-li funkce spuštěna samostatně z menu pomocí formuláře 03242 - Opravy závazků k zaměstnancům, jsou do úvodního přehledu vybrány závazky k zaměstnancům ve stavu Chybový nebo Doplněn. Je-li tento formulář spuštěn z funkce 03252 - Uzavření měsíce v úloze závazků, jsou do přehledu vybrány závazky bránící uzavření měsíce bez ohledu na stav dokladu. U vybraného dokladu se podle jeho stavu dají opravovat zvýrazněné položky v hlavičce a řádcích.

Obr. 03228/9 Opravy závazků k zaměstnancům

Oprava hlavičky a řádků

Pokud je doklad ve stavu Chybový nebo Doplněn, je možno stejně jako při pořizování nového dokladu všechny položky opravovat a doplňovat přes funkci 03228 - Pořízení závazku k zaměstnanci (viz funkce 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci). Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků kontroly mění stav dokladu.
V případě, že závazek byl pořízen do nesprávného deníku a je ve stavu Chybový nebo Doplněn, je možno jej přesunout do jiného se stejnou měnou. Přesun se uskuteční tak, že pomocí myši se vstoupí do položky Číslo deníku a z nabídky se vybere požadovaný deník.
V opravách závazku k zaměstnanci je umožněno při změně zdroje financování automaticky měnit také schvalující osobu.

Schvalování závazků k zaměstnancům

Do přehledového formuláře 03249 - Schvalování závazků k zaměstnancům jsou vybrány závazky k zaměstnancům ve stavu Uzavřen nebo Kontován, které dosud nebyly vyřazeny ze salda. U vybraného dokladu se podle jeho stavu dají opravovat zvýrazněné položky v hlavičce a řádcích. U závazků k zaměstnancům nepřevedeným do účetnictví lze opravovat také rozkontaci. U dokladů, které již byly převedeny do účetnictví, lze kontaci pouze prohlížet. Do formuláře se nenačítají závazky ve stavu Storno nebo Zrušen a doklady, které jsou již přenesené do účetnictví.

Obr. 03228/10 Schvalování závazků k zaměstnancům

Úprava hlavičky a řádků

U závazku lze opravovat jen tyto položky :

• Číslo nákl. střediska - z číselníku nákladových středisek, položka musí být vyplněna tehdy, když je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Vlastní účet - z číselníku vlastních účtů
• Datum splatnosti
• Datum zdaň. plnění
• Způsob úhrady - z nabídky způsobů úhrady - způsoby úhrady lze nastavit libovolné dle potřeby, a to ve formuláři 01414 - Číselník způsobů úhrady; je-li způsob úhrady Příkazem, automaticky se vygeneruje jeden řádek do formuláře 03210 - Rozpis úhrad, uživatel pak nemusí do formuláře 03210 - Rozpis úhrad vůbec vstupovat
• Proplatit fakturu - z nabídky přípustných hodnot
• Důvod neproplacení - volný text
• Období - u faktur nepřenesených do účetnictví na období, které ještě nebylo uzavřeno, nebo na některé budoucí
• Nárok na odpočet DPH v % - lze upravovat pouze u dokladů nepřenesených do účetnictví (existují-li již řádky účetní likvidace, je nutné je upravit ručně podle provedené změny)

Na dokladu zůstávají přístupné bez možnosti změny položky, které jsou delší, než je zobrazeno:

• Firma
• Bank. účet dodavatele
• Referent
• Schvaluje
• Popis řádku
• Akce

Prohlížení závazků k zaměstnancům

Z přehledového formuláře 03243 - Prohlížení závazků k zaměstnancům lze klávesou pro Výběr vyvolat sloučený formulář 03228 - Prohlížení závazků k zaměstnancům. Tato funkce umožňuje pouze prohlížet detail závazku k zaměstnanci, účetní likvidaci závazku, příslušné úhrady či zálohy, apod. Na tyto volby je možný přístup přes tlačítka v detailu dokladu či stiskem klávesy Konec a využitím jedné ze zobrazené nabídky.

Obr. 03228/11 Prohlížení závazku k zaměstnanci klávesou "Výběr"

Formulář pro prohlížení detailu závazku k zaměstnanci ve funkci 03228 - Prohlížení závazků k zaměstnancům lze vyvolat i z některých dalších funkcí.

Společné pro dodavatelskou fakturu a závazek k zaměstnanci

Schvalující osoba a Referent

Schvalující osoba:

Při pořízení, opravě, kopii:

• dodavatelské faktury
• závazku k zaměstnanci
• přijatého zálohového listu

je umožněno při změně zdroje financování automaticky měnit také schvalující osobu do položky Schvaluje. To je důležité zejména z hlediska následného schvalování závazků, generování likvidačních listů, apod.

Uživatel je upozorněn v kontrolním infookně, pokud schvalující osoba neodpovídá zdroji financování. Upozornění se neobjeví v případě, kdy u střediska nebo zakázky není nastavena žádná osoba.

Schvalující osoba se vyhledává podle těchto pravidel:

• nejprve se vyhledává v seznamu odpovědných osob zaevidovaných u zdroje financování (NS/TA/A/KP)
• pokud zde žádná taková osoba není nalezena, vyhledává se u zakázky
• pokud ani zde není osoba uvedena, je položka Schvaluje předvyplněna osobou zodpovědnou za NS.

Způsob vyhledávání osob je ovlivněný nastavením lokálního parametru SCHVROLE, algorytmus vyhledávání si lze upravit na míru specifickým požadavkům ekonomického oddělení.

Zodpovědná osoba je vždy vyhledána v souladu s nastavením lokálního parametru SCHVROLE. Je-li tento lokální parametr nastaven na hodnotu R, bude vyhledávána osoba Příkazce operace.

Záznamy jsou zároveň tříděny podle položek Pořadí a Hlavní. To znamená, že po vyhledání odpovědných osob se do položky Schvaluje doplní osoba s pořadím číslo 1, ale pouze v případě, že je tato osoba označena jako platná.

Referent:

Položka Referent se předvyplní jménem uživatele, který je zapsán v deníku, není-li v deníku, pak jménem uživatele, který právě pořizuje doklad.

Naplnit položky Schvaluje a Referent umožňuje také výběrový formulář 01289 - Seznam osob s osobním číslem.

Uzavření dokladu

Úspěšné uzavření dokladu je možné pouze za předpokladu správného a úplného vyplnění hlavičky a řádků dokladu. Jsou-li v dokladu doplněny všechny povinné údaje, lze doklad uzavřít. Uzavření se provede tlačítkem Uzavřít z detailu dokladu nebo potvrzením volby Uzavření z nabídky pro opuštění formuláře zobrazené klávesou Konec. Před uzavřením není doklad zahrnut do saldokonta a nelze jej proplácet. Jestliže existuje neuhrazená pohledávka u stejné firmy, jako je dodavatel na faktuře, pak při uzavření dokladu je uživatel v kontrolním infookně upozorněn na možnost zápočtu.

Červená hlášení v kontrolním infookně upozorňují na důležitou zprávu a blokují uzavření dokladu. Červeným hlášením je nutné věnovat značnou pozornost. Také oranžové upozornění v kontrolním infookně neumožní doklad převést do stavu Uzavřen, uživatel jej musí potvrdit pomocí zatržítka. Potvrzením (označením pomocí zatržítka) se změní upozornění na zelenou barvu a doklad lze uzavřít. Takto potvrzena musí být všechna upozornění.

Pokud je na řádcích závazku vybrána sazba daně z přidané hodnoty používaná pro přenesenou daňovou povinnost, při pokusu uzavřít tento závazek tlačítkem Uzavřít se uživateli zobrazí hlášení upozorňující na povinnost vytvoření univerzálního daňového dokladu.

Po uzavření nelze již cokoli na dokladu měnit. Změny některých položek lze ještě dodatečně uskutečnit ve funkcích schvalování (přes formuláře 03219 - Schvalování dodavatelské faktury nebo 03249 - Schvalování závazků k zaměstnancům). Po uzavření lze doklad ještě před jeho opuštěním účetně likvidovat.

Otevření dokladu

Doklad, který není uhrazený ani přenesený do účetnictví ani zrušený, lze ještě otevřít pomocí tlačítka Otevřít, umístěného v dolní části obrazovky. Přístup uživatele na toto tlačítko je řízen správcem aplikace pomocí přístupu na modul BUT_ZAV_OTEV. Pokud z nějakého důvodu není možno otevřít doklad, tlačítko pro otevření se vůbec nezobrazí.

Likvidační list

Jsou-li v dokladu doplněny základní údaje, lze vytisknout předvyplněný likvidační list závazku. Po doplnění tohoto listu kompetentní osobou lze uzavřený doklad podle tohoto listu účetně likvidovat. Forma tisku likvidačního listu může být změněna správcem databáze, pokud správce vytvoří novou tiskovou sestavu "na míru" a jeho název zapíše do číselníku lokálních parametrů k položce s názvem KOSILKA, případně KOSILKAZ. Pokud takový záznam v tabulce lokálních parametrů chybí, je použita defaultní tisková sestava. Povolení tisku likvidačního listu od určitého stavu dokladu je řízeno lokálním parametrem STKOSILE. Parametr může nabývat těchto stavů:

• E - Chybový
  
• D - Doplněný
  
• U - Uzavřený
  
• K - Kontovaný
  

Pomocí R_SQL parametrů lze rychle a jednoduše doplnit některé údaje také na sestavách likvidačních listů:

• 10140/03228 - Likvidační list grafický
• 10141/03237 - Likvidační list grafický (hromadný tisk)
• 10721/03228 - Likvidační list grafický s kontacemi
• 10727/03237 - Likvidační list grafický s kontacemi (hromadný tisk)

	Pozor
	Pravidla pro zobrazení částí likvidačního listu: 1) Pokud je vyplněný argument DOTAZ_SDOLOZKA, místo kontace se poté zobrazuje schvalovací doložka (může být prázdné místo). 2) Pokud je zadaná hodnota "+" u argumentu VELKY_OBRAZEK, nezobrazuje se poté kontace ani schvalovací doložka.

Uživatelské tipy

Jak doplnit další údaje do tiskové sestavy likvidačních listů pomocí R_SQL parametru 140_INT_UDAJ Jak doplnit čárový kód do tiskové sestavy likvidačních listů pomocí R_SQL parametru 10140_SKEN_KOD Jak doplnit schvalovací doložku do tiskové sestavy likvidačních listů pomocí R_SQL parametru 10140_SDOLOZKA Jak zobrazit kontace v tiskové sestavě likvidačních listů pomocí R_SQL parametru 10140_SDODATEK

Účetní likvidace

Pokud je v příslušném deníku závazků nastavena automatická účetní likvidace a současně je ve funkci 00312 - Správa formulářů u příslušného formuláře nastaven automatický průchod (zatrženo zatržítko Tunel), proběhne při uzavření dokladu jeho automatická účetní likvidace. Pokud správně proběhne kontrola nových účetních řádků, stav dokladu se změní na Kontován. V opačném případě se stav změní na Uzavřen a je nabídnuta volba Kontace. Neprovede-li se automatická účetní likvidace, je nutno pro účetní likvidaci použít funkci 03214 - Účetní likvidace závazků nebo jinou z funkcí schvalování, kde lze provést účetní likvidaci (například přes formulář 03219 - Schvalování dodavatelské faktury nebo 03249 - Schvalování závazků k zaměstnancům). Z přehledového formuláře 03214 - Účetní likvidace závazků, ve kterém jsou závazky buď ve stavu Uzavřen nebo jsou nepřenesené do účetnictví a ve stavu Kontován, Storno nebo Storno-nekontován, lze vybrat doklad pro účetní likvidaci. Klávesou pro Výběr u záznamů s typem dokladu Faktura nebo Závazek k zaměstnanci se otevře detail sloučeného formuláře závazků 03228 - Účetní likvidace závazků. Doklad si lze odtud prohlédnout, vytisknout, případně provést jeho účetní likvidaci. Ručně lze účetní likvidaci uzavřeného dokladu provést tlačítkem Kontovat či podobnou volbou Kontovat z nabídky pro opuštění formuláře s detailem dokladu. V obou případech je vyvolán formulář 02167 - Modifikace účetní likvidace, kde lze účetní likvidaci provést. Ve vyplňování kontačních řádků se postupuje klasickým způsobem. O tom, zda se zdroj financování (položky Nákladové středisko, Typ akce, Akce, Komplexní položka) z hlavičky dokladu přenese do řádků účetní likvidace, rozhoduje nastavení lokálních parametrů a vlastnosti analytických účtů. Tlačítkem Kontace či volbou Prohlížet kontace lze z nabídky pro opuštění formuláře s detailem dokladu prohlížet účetní likvidaci ve funkci 02168 - Prohlížení účetní likvidace. Z této funkce poté lze vytvořit k dokladům i tzv. dodatečnou účetní likvidaci tlačítkem "Dodatečná kontace" (), které je přístupné pouze u dokladů ve stavu "Kontován". Podrobnější dokumentace k této funkci je uvedena ve formuláři 02168 - Prohlížení účetní likvidace. Účetní likvidaci dokladů se stavem Kontován lze opravovat pouze tehdy, když nebyl doklad přenesen do účetnictví. Jinak je účetní likvidace přístupná pouze k prohlížení. Jestliže je v číselníku sazeb DPH vyplněn analytický účet a v odpovídajícím deníku nastavena rozkontace z řádků, pak účetní likvidace dokladu bude mít z každého řádku s nenulovou sazbou DPH účetní řádek o DPH s analytickým účtem z číselníku sazeb DPH. Pokud v číselníku analytický účet vyplněn není a v odpovídajícím deníku je nastavena rozkontace z řádků, pak o DPH nebude účtováno, i když úloha DPH bude evidovat DPH.

	Uživatelské tipy
	Jak urychlit kontaci závazků podle podmíněného účetního pravidla?

Účetní likvidace faktury vyúčtovávající poskytnutou zálohu

Nebyl-li zálohový list věcně likvidován, v účetní likvidaci faktury spárované s pohledávkou ze zálohy se objeví řádek, jehož analytický účet je převzat z deníku, do kterého je zapsán zálohový list, na jehož podkladě vznikla příslušná pohledávka ze zálohy. V případě, že u zálohového listu byla uskutečněna věcná likvidace, použije se při tvorbě účetní likvidace. Jestliže vyúčtovaná částka je menší než celková částka zálohy, před zobrazením účetní likvidace se objeví obrazovka s věcnou likvidací zálohy. Ta je rozdělena na dva bloky. V levém je seznam čísel generovaných pohledávek svázaných se zpracovávanou fakturou spolu s částkami uvedenými na faktuře. V pravém je věcná likvidace vybrané zálohy z levého bloku. Je nutno upravit částky ve věcné likvidaci v pravém bloku tak, aby se jejich součet rovnal částce v levém bloku, a to je třeba vykonat pro všechny generované pohledávky uvedené v levém bloku. Teprve pak po stisku klávesy Konec se vypíše účetní likvidace faktury. Nesmí se však kombinovat vyúčtování věcně likvidovaných záloh se zálohami bez věcné likvidace.

V okně věcné likvidace:

• se předvyplní částka ze závazku, nikoli z generované pohledávky, a to v případě, kdy je v pravém bloku zobrazen pouze jeden řádek
• stiskem klávesy Konec je zobrazeno menu Jak dál

Pokud rozpis částek věcné likvidace nesouhlasí se zálohou, objeví se v kontrolním infookně závazku upozornění.

Účetní pravidla

Účetní pravidla (víceřádkové účetní likvidace) závazků:

• fungují na obdobném principu jako účetní pravidla v iFIS*Pohledávky
• umožňují mnohem rychleji a snáze provést účetní likvidaci závazku dle nastaveného účetního pravidla
• lze využít zejména pro opakující se kontace
• pro úlohu 032 - Závazky lze nastavit ve formuláři 01230 - Pravidla účetní likvidace, kde je uvedena i podrobnější dokumentace

Hodnoty položky Účetní pravidlo jsou ve formulářích závazků přebírány z deníku. Při kopii závazku se přebírá účetní pravidlo ze zdrojového dokladu. Pokud zde není účetní pravidlo vyplněno, přebírá se také z deníku. Položka Účetní pravidlo se nachází také přímo ve formulářích pro účetní likvidaci závazků.

Před kontací závazku vytvářené z e-schvalování se kontrolují částky řádků závazku proti řádkům e-schvalování. Pokud se liší, je uživatel na to upozorněn a kontace se nevytvoří.

Účetní pravidlo lze ve formuláři závazků smazat nebo nahradit jiným účetním pravidlem, a to u závazků, které jsou ve stavu Chybový, Doplněn či Uzavřen. Kontace se poté automaticky předvyplní vybraným účetním pravidlem s tím, že ji lze ještě v případě potřeby upravit.

Účetní pravidlo lze změnit i na závazku, který je vložen na příkaz a je dokonce i uhrazen. V pravidle účetní likvidace je uživatel donucen na jednom kontačním řádku vždy použít saldokontní účet z deníku. Pokud je doklad převeden do účetnictví, pravidlo již nelze změnit.

V detailech formulářů pro účetní likvidaci prvotních dokladů závazků lze změnit či doplnit položku Účetní pravidlo bez nutnosti jejich otevření a převedení zpět do stavu Doplněn. Prvotní doklady musí být:

• nepřenesené do účetnictví
• ve stavu Uzavřen nebo Kontován

U závazků ve stavu Kontován je po změně položky Účetní pravidlo v hlavičce dokladu vydáno výstražné upozornění s dotazem: "Kontace již byla vytvořena. Přejete si ji odstranit a vygenerovat znovu dle nového účetního pravidla?" Po odsouhlasení jsou současně se změnou pravidla odstraněny také kontační řádky a po uložení je doklad převeden automaticky zpět do stavu Uzavřen. Stiskem tlačítka Kontovat jsou vygenerovány zcela nové kontační řádky dle vybraného účetního pravidla.

U dokladů, které již byly přeneseny do účetnictví, je položka Účetní pravidlo ve formulářích pro účetní likvidaci závazků i nadále nedostupná.

Do číselníku pravidel pro kontaci závazků zobrazených ve formuláři 01230 - Pravidla účetní likvidace lze do položky Zdroj částky vybrat hodnotu Neuvedeno, kterou se ovlivní nastavení nulové částky na straně MD, příp. DAL v kontaci závazků a uživatel ji tak musí dodatečně opravit. Obdobné platí i pro pohledávky.

Přehled závazků

Z formuláře 03237 - Přehled závazků, případně z jiných vybraných formulářů iFIS* lze na záznamu s typem dokladu Faktura či Závazek k zaměstnanci klávesou pro Výběr vyvolat formulář 03228 - Přehled závazků. Rozhodující je zde právě typ dokladu, jehož detail je vyvoláván.

Obr. 03228/12 Přehled závazků s typem dokladu "Faktura"

Kopie závazků

Také z přehledového formuláře 03201 - Kopie závazků lze klávesou pro Výběr vyvolat detail sloučeného formuláře 03228 - Přehled závazků, a to opět pouze na záznamech s typem dokladu Faktura či Závazek k zaměstnanci. Kopie se pak provádí výběrem možnosti Kopie standardním způsobem, to znamená stiskem klávesy pro Konec a tlačítkem Kopie. Poté se může nabízet sloučený formulář pro výběr deníku 03266 - Tisk deníků závazků. Jsou nabízeny pouze ty deníky, do kterých lze doklad zkopírovat, to znamená, že mají stejnou měnu. Existuje-li pouze jeden deník, formulář pro výběr deníku se nenabízí a kopie je pořízena rovnou do tohoto deníku. U závazků typu Faktura a Závazek k zaměstnanci je pro pořízení kopie otevřen sloučený formulář 03228 - Kopie závazků. Formulář slouží pro vytvoření kopie dodavatelské faktury či závazku k zaměstnanci označených ve funkci 03201 - Kopie závazků. Pokud nově vytvořený doklad kopií dosud nebyl uložen, je možné ho ještě zrušit. Tento postup funguje u kopie dokladu v české měně. Dále se postupuje stejným způsobem jako při pořízení dodavatelské faktury či závazku k zaměstnanci.
Položka Došlo dne se při kopii závazku předvyplní aktuálním datem, pokud je lokální parametr VYPDODNE nastaven na hodnotu A.

Při kopii dokladu týkajícího se cizí měny je postup pro vytvoření kopie z formuláře 03201 - Kopie závazků trochu odlišný. I zde se označí doklad v cizí měně stejným způsobem jako u dokladu v tuzemské měně a stiskne se klávesa pro Konec. Zobrazí se zcela jiná nabídka, než je tomu u dokladu v české měně, která obsahuje kromě tlačítek Zpět, Kopie a Konec také položky pro výběr data a druhu kurzu.

V případě, že není vyplněn kurz měny, objeví se hlášení, které uživatele upozorní na vyplnění kurzu.

Při vytvoření kopie platí následující pravidla:

• Po výběru deníku jsou automaticky předvyplněny položky nového dokladu podle kopírovaného s tím rozdílem, že datumové položky jsou vyplněny dle aktuálního data a řádky s vyúčtováním záloh chybějí.

• Při kopii závazku je nutné nezapomenout změnit variabilní symbol.

• Při vytváření kopie faktury či závazku k zaměstnanci se automaticky předvyplní do položky Referent aktuálně přihlášený uživatel. Nedochází tak k převzetí referenta z kopírovaného dokladu.

• Při pořizování dokladu kopií se také automaticky předvyplňuje schvalující osoba do formulářové položky Schvaluje, a to ihned po vyplnění všech položek zdrojů financování. To je důležité zejména z hlediska následného schvalování závazků, generování likvidačních listů, apod. Schvalující osoba se nyní vyhledává podle nových pravidel. Nejprve se vyhledává v seznamu odpovědných osob zaevidovaných u zdroje financování (NS/TA/A/KP), pokud zde žádná taková osoba není nalezena, vyhledává se u zakázky, pokud ani zde není osoba uvedena, je položka Schvaluje předvyplněna osobou zodpovědnou za NS. Způsob vyhledávání osob je ovlivněný nastavením lokálního parametru SCHVROLE, algorytmus vyhledávání si můžete nechat upravit na míru specifickým požadavkům Vašeho ekonomického oddělení.

• Zodpovědná osoba je vždy vyhledána v souladu s nastavením lokálního parametru SCHVROLE. Je-li tento lokální parametr nastaven na hodnotu R, bude vyhledávána osoba Příkazce operace.

• Záznamy jsou zároveň tříděny podle položek Pořadí a Hlavní. To znamená, že po vyhledání odpovědných osob se do položky Schvaluje doplní osoba s pořadím číslo 1, ale pouze v případě, že je tato osoba označena jako platná.

• Při pořízení, opravě či kopii dodavatelské faktury (týká se také přijatého zálohového listu) je nastavena kontrola na existenci závazku mladšího než jeden rok v případě, kdy variabilní symbol závazku a také IČO nebo DIČ firmy jsou v této nové faktuře či zálohovém listu shodné s již existujícím závazkem. Je-li nalezena shoda, uživatel je informován hlášením upozorňujícím na existenci stejného závazku. Do kontroly jsou zahrnuty všechny závazky mladší než jeden rok a stáří je posuzováno na základě položky Došlo dne.

• V kopii dodavatelské faktury a závazku k zaměstnanci (formulář 03228 - Kopie závazků) se při změně zdroje financování automaticky mění také schvalující osoba.

Převzetí závazků z Registru smluv

Z formuláře 03205 - Převzetí závazků z Registru smluv lze klávesou pro Výběr u typu dokladu Faktura nebo Závazek k zaměstnanci přemístit do formuláře pro výběr deníku. Pokud existuje pouze jeden vhodný deník, výběr deníků se nenabídne a závazek je vložen právě do tohoto deníku. Výběrem deníku se vyvolá detail ve sloučeném formuláři 03228 - Převzetí závazků z Registru smluv. Dále se již postupuje jako při pořizování ve sloučeném formuláři prvotního dokladu.

Obr. 03228/13 Převzetí závazků z Registru smluv

Převzetí externích závazků

Z formuláře 03207 - Převzetí externích závazků se lze klávesou pro Výběr u typu dokladu Faktura nebo Závazek k zaměstnanci přemístit do formuláře 03266 - Tisk deníků závazků pro výběr deníku, do kterého požaduje uživatel vložit nový závazek. Pokud existuje pouze jeden vhodný deník, výběr deníků se nenabídne a závazek je vložen právě do tohoto deníku. Výběrem deníku se vyvolá detail ve sloučeném formuláři 03228 - Převzetí externích závazků. Dále se již postupuje jako při pořizování ve sloučeném formuláři prvotního dokladu.

Při převzetí dokladu ze zásobníku závazků lze parametricky nastavit výchozí sazby DPH s vazbami na:

• úlohu
• typ importovaného dokladu,

které se budou doplňovat, a to pomocí dotazu v tabulce R_SQL. Pro správné nastavení fungování je nutné kontaktovat pracovníky BBM.

Seznam úkolů

Z formuláře 00345 - Seznam úkolů lze klávesou pro Výběr zobrazit detail dokladu, kterého se úkol týká. U typu dokladu Faktura a Závazek k zaměstnanci se otevírá detail ve sloučeném formuláři 03228.

Vyřazení ze salda část. uh. závazků

Z formuláře 03236 - Vyřazení ze salda část. uh. závazků se otevírá klávesou pro Výběr detail dokladu. U typu dokladu Faktura a Závazek k zaměstnanci se otevírá detail ve sloučeném formuláři 03228.

Storno závazků přenesených do účetnictví

Stornují-li se prvotní doklady (závazek), které již byly přeneseny do účetnictví, vzniklý storno-doklad se účetně i daňově uloží do stejného daňového období, jako měl stornovaný doklad. Účetně však storno zůstává v aktuálním otevřeném období.

Úprava se týká těchto formulářů závazků:

Formuláře závazků	Význam
03235	Storno dodavatelské faktury
03245	Storno závazku k zaměstnanci
03285	Storno vystaveného dobropisu

Schvalování stornovaných a zrušených závazků

Provedeny změny tak, aby nebylo možné importem ze schvalování měnit data stornovaného nebo zrušeného závazku.

	Pozor
	Závazek není možné stornovat či zrušit, pokud je e-oběh rozběhnutý.

Z přehledového formuláře pro storno závazku proto nelze vyvolat formulář pro schvalování 01430 – Podklady pro schvalování ikonou pro Schvalování, jestliže je závazek:

• stornován či zrušen nebo
• není e-oběh rozběhnutý

V případě, že je e-oběh rozběhnutý, lze formulář 01430 - Podklady pro schvalování pro stornovaný či zrušený závazek otevřít jen k prohlížení.

Automatický přepočet částek na řádku závazku

Ve formulářích závazků se nachází tlačítko Ř. pro zapnutí/vypnutí automatického přepočtu částek na řádku závazku. Je-li tlačítko žlutě podsvíceno, je zapnuté a v řádcích závazku je možné zadat částky v měně CZK i v jiných měnách do položek Cena bez DPH/Celkem bez automatického přepočtu.

Další funkce pro operace s řádky závazku

Tlačítko Další... je určeno pro další operace s řádky závazků. Po jeho stisku se může dále nabízet:

• Zpět
• Kumulace
• Odstranění částek z řádku
• Částky nepřepočítávat

Kontrolní infookno

Uživatel je v kontrolním infookně dokladu v průběhu jeho zaevidování upozorňován hlášeními.

Kontrolní infookna se nacházejí v detailech formulářů:

• závazků - ve formuláři 03228 - Závazek
• pohledávek - ve formuláři 03328 - Odběratelská faktura
• vystavených objednávek - ve formuláři 30335 - Objednávky - detail
• přijatých objednávek - ve formuláři 30735 - Přijaté objednávky - detail
• eSchvalování - ve formuláři 01430 - Podklady pro schvalování
• zakázek - v detailu formuláře 01220 - Zakázky - projekty
• rozpočtů - v detailu formuláře 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu
• pokladních dokladů

	Pozor
	Červená hlášení v kontrolním infookně upozorňují na důležitou zprávu a blokují uzavření nebo uhrazení dokladu. Červeným hlášením je nutné věnovat značnou pozornost.

Pozor

U upozorňujících hlášení v kontrolních infooknech se nacházejí check boxy (zatržítka). Kontroly a upozornění v režimu Potvrzení musí koncový uživatel potvrdit zatržítkem. To lze provést pomocí myši a nebo pomocí klávesy pro Označení záznamu (CTRL + F, případně označením všech záznamů ikonou s fajfkou Označ/Odznač vše nebo klávesou CTRL + N). Úspěšným potvrzením zprávy se změní záznam z oranžového na zelený.

	Pozor
	Pokud v kontrolním infookně existuje alespoň jedna oranžová zpráva, pak nelze doklad uzavřít či uhradit a nelze pokračovat v práci.

Obr. 03228/14 Upozornění v režimu "Potvrzení", bez jehož potvrzení nelze doklad uzavřít

Jednotlivá upozornění v kontrolním infookně lze aktualizovat přes tlačítko Kontroly.

Upozorňující hlášení je v kontrolním infookně:

• barevně rozlišeno
• seřazeno podle důležitosti:

1. červená - důležitá zpráva, která brání provedení nějaké následné operace, například uzavření dokladu (Blokující)
2. oranžová / zelená - oranžové hlášení vyžaduje potvrzení o přečtení / na zelenou barvu se mění po označení zatržítkem jako přečtené (Potvrzující):
   → upozorňující hlášení nastavená ve formuláři 00350 - Administrace kontrolních hlášení se závažností Potvrzující
   → umožňuje správcům ve formuláři 00350 - Administrace kontrolních hlášení vytvořit vlastní potvrzující hlášení s typem "Uživatelská"
   → u nově vytvořených potvrzujících uživatelských hlášení, která se v kontrolním infookně dle nastavené úlohy objeví, je požadováno jejich přečtení a takové hlášky jsou v kontrolním infookně zobrazeny oranžovým podbarvením
   → oranžové potvrzující hlášení vyžadují potvrzení zatržítkem a tím donutí uživatele označit je jako přečtené
   → označit oranžové potvrzující hlášení jako přečtené lze pomocí myši a nebo pomocí klávesy pro Označení záznamu (CTRL + F, případně označením všech záznamů ikonou s fajfkou Označ/Odznač vše nebo klávesou CTRL + N)
   → po jejich označení jako přečtené změní potvrzující hlášení barvu z oranžové na zelenou
   → po uložení změn lze poté doklad uzavřít
   → označením zelené hlášky zatržítkem lze změnit barvu zpět na oranžovou
3. černá - informativní zpráva, nebrání realizaci dalších činností, například uzavření dokladu (Informační)

Obr. 03228/15 Změna oranžového potvrzujícího hlášení po zatržení na zelenou barvu

Správce má možnost zavést nové typy potvrzujících upozornění, pomocí kterých lze donutit koncové uživatele k potvrzení zprávy v kontrolním infookně pomocí zatržítka "Četl jsem, beru na vědomí, přesto doklad uzavírám".

Pro administraci upozorňujících hlášení v kontrolních infooknech je určen formulář 00350 - Administrace kontrolních hlášení, kde je také uvedena další podrobnější dokumentace. V kontrolním infookně může být zpráva dlouhá až 255 znaků.

Text upozorňujícího hlášení lze nastavit také pomocí R_SQL parametrů. Pro nastavení takových upozorňujících hlášení je nutné kontaktovat pracovníky BBM přes aplikaci Helpdesk.

Příklad některých upozornění, která se mohou objevit v kontrolním infookně závazků:

• Červené hlášky:
  • "Nejsou doplněny všechny údaje" – hláška bude zvýrazněna červeně, neboť dokud nebudou vyplněny všechny povinné údaje, neumožní systém doklad uzavřít
  • "Nesouhlasí celková částka dokladu" – hláška bude zvýrazněna červeně, dokud nebudou souhlasit částky dokladu, nebude možné doklad uzavřít
  • "Na řádku x je uvedena neplatná sazba DPH"
  • "Organizace není platná k datu Došlo dne" - kontrola platnosti firmy na datum vystavení dokladu:
    • kontroluje se platnost firmy z číselníku organizací na datum vystavení dokladu
    • pokud je k datu vystavení dokladu firma neplatná
    • podobná funkcionalita se nachází i v pohledávkách, univerzálních daňových dokladech a objednávkách
  • "Na řádku č. x je uvedena neplatná sazba DPH" - v případě, kdy je v řádcích závazku použita neplatná sazba DPH uvedená v číselníku 01408 - Sazebník daně z přidané hodnoty
  • "Není vyplněná kolonka Objednávka a/nebo Smlouva" - kontrola, která má za úkol uživatele donutit ručně doplnit číslo smlouvy do hlavičky faktury v případě, kdy v předchozím kroku byla doplněna objednávka zveřejněná v ISRS

• Černé hlášky:
  • "Kontrola bez chyb – doklad lze uzavřít"
  • "Plátce není ověřený"
  • "Partner v režimu NP"
  • "Partner není platný"
  • "Zadáváte splatnost zpětně"
  • "DUZP neodpovídá úč. období"
  • "PID v evidenci již existuje"
  • "Č. dokladu partnera v evid. již existuje"
  • "Referent není platný"
  • "Schvalující osoba není platná"
  • "Schvalující osoba neodpovídá ZF"
  • "Neshoda s údaji na objednávce"
  • "Objednávka není v evidenci"
  • "Objednávka je již vyúčtována"
  • "Neshoda s údaji ve smlouvě"
  • "Připojená smlouva neodpovídá VZ"
  • "Smlouva je již archivovaná"
  • "Smlouva je označená jako neplatná"
  • "Smlouva je ve stavu..."
  • "Období není otevřené"
  • "Číslo smlouvy neodpovídá objednávce"
  • "Číslo smlouvy neodpovídá VZ"
  • "Organizace není platná k datu Došlo dne"
  • "Neplatný či neověřený účet"
  • "Nespolehlivý od DD/MM/RRRR"
  • "Neurčeno zveřejnění obj. č. xxx v ISRS"
  • "Neurčeno zveřejnění smlouvy v ISRS"
  • upozornění objevující se v závislosti na stavu rozpisu úhrad závazku:
    • "Rozpis nesouhlasí s celkovou částkou"
    • "V Rozpisu jsou chybné nebo neúplné údaje"
  • "Ke smlouvě existuje objednávka" – v případě, kdy k navázané smlouvě, uveřejněné v položce Číslo smlouvy, je připojena objednávka, což je patrné vyvoláním formuláře 08202 – Registr smluv s detailem smlouvy klávesou pro Detail/Volání číselníku z detailu závazku, a dále stiskem tlačítka Objednávky z detailu smlouvy
  • Kontrola stavu zveřejnění smlouvy/objednávky u závazků - u závazků s vazbou na smlouvu/objednávku se mohou objevit upozornění na stav jejího zveřejnění:
    • "Neurčeno zveřejnění smlouvy v ISRS" / "Neurčeno zveřejnění obj. č. xxx v ISRS" – objeví se v případě, kdy je do závazku dotažena smlouva/objednávka, u níž není určeno, zda má být zveřejněna v ISRS či nikoli
    • "Smlouva / Objednávka není zveřejněna v ISRS" – objeví se v případě, kdy smlouva/objednávka dotažená do závazku má být zveřejněna, ale není, nezobrazí se v případě, kdy je smlouva / objednávka zveřejněna protistranou
  • "Datum zveřejnění je větší než DUZP" - kontrola data zveřejnění smlouvy v závazcích
  • "DUZP je mimo platnost smlouvy" - kontrola DUZP a platnost smlouvy:
    • v případě, kdy DUZP je mimo interval platnosti a účinnosti připojené smlouvy, tzn. neshoduje se s obdobím platnosti smlouvy
    • je zabráněno výmazu našeho čísla smlouvy, pokud je tato smlouva uvedena v jiných agendách (objednávky, závazky, pohledávky)
  • "Vkládáte BU evidovaný pod neplatnou nebo časově ukončenou bankou.":
    • kontrola cizího účtu evidovaného pod neplatnou bankou
    • objeví se při vložení bankovního účtu evidovaného pod zahvězdovanou nebo časově ukončenou bankou
  • "Vlastní BU není mezi pref. BU zakázky":
    • kontrola zadaného vlastního bankovního účtu nastaveného uživatelem u zakázky
    • objevuje se jak u závazků, tak i u pohledávek
    • upozorňuje na nesoulad zadaného vlastního bankovního účtu do položky Vlastní účet pomocí formuláře 10637 - Vlastní účty - hromadný výběr
    • objeví se v případě, kdy vlastní bankovní účet uvedený na faktuře neodpovídá preferovaným vlastním bankovním účtům uvedeným v seznamu všech preferovaných bankovních účtů nastavených u zakázky ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty na záložce Bank. účty
    • kontrola má za úkol upozornit uživatele na nutnost změny bankovního účtu předvyplněného na faktuře, přičemž bankovních účtů u zakázky může být uvedeno i několik

• Oranžové / potvrzující hlášky:
  • "K závazku existuje dosud nesplněný úkol" - objeví se v případě, kdy k závazku ve stavu Chybový a Doplněn existují dosud nesplněné úkoly
  • "Referent není platný":
    • upozorní uživatele na neplatnou osobu v položce Referent
    • toto upozornění je nastaveno do režimu Potvrzení (upozornění je v kontrolním infookně zbarveno oranžově → uživatel musí tutu zprávu v infookně potvrdit pomocí zatržítka, jinak se mu doklad nepodaří převést do stavu Uzavřen)
  • "Není ponížena blokace rozpočtu ze smlouvy" - informuje, že k závazku byla připojena smlouva s nespárovanou blokací rozpočtu v saldu smlouvy - více informací ve formuláři 08220 - Saldo smlouvy
  • "Vyplňte firmu dle DD" - upozorní uživatele v závazku k zaměstnanci na nutnost vyplnění firmy dle daňového dokladu, jestliže doklad patří do kontrolního hlášení a firma má zapsané DIČ shodné s DIČ vlastní firmy
  • "Nesouhlasí součin základu daně a sazby daně s částkou daně u řádky č..." - objeví se v závazku k zaměstnanci v případě, kdy uvedená cena bez DPH + DPH neodpovídá celkové ceně na řádku závazku k zaměstnanci, vypnutí přepočtu částek je možné jen v domácí měně

Obr. 03228/16 Oranžová hláška "Vyplňte firmu dle DD" v kontrolním infookně závazku k zaměstnanci

Další hlášky:

• "Doplňte cenu bez DPH na řádku &1":
  • potvrzovací uživatelsky nastavitelná hláška
  • zobrazí se v případě, kdy je na některém řádku uvedena nulová cena bez DPH a zároveň je nenulová částka daně
• "Doplňte číslo dokladu u firmy xx" - upozorní uživatele v závazku k zaměstnanci na doplnění čísla dokladu u firmy, jestliže doklad není vyplněn a řádky bez dokladu náležející firmě patří do kontrolního hlášení
• "Chybí DIČ u firmy xx" - upozorní uživatele v závazku k zaměstnanci na chybějící DIČ u firmy, jestliže doklad patří do kontrolního hlášení a firma nemá zapsané DIČ v číselníku
• "Neplatný způsob úhrady" - upozorní uživatele v případě, kdy byl zadán neplatný způsob úhrady

Ve formuláři závazků se může objevit potvrzující kontrola pro závazky k zaměstnanci "U různých firem je zapsáno shodné číslo daňového dokladu", která se zobrazí, pokud je v řádcích dokladu stejné číslo daňového dokladu u různých firem. Kontrola se provádí pouze při stisknutí tlačítka Kontroly, klávesy pro Uložení změn či Konec. Je-li i jen jeden řádek, který se týká kontrolního hlášení, pak se pro porovnání s limitem bere částka za všechny řádky, nezávisle na tom, zda jdou do kontrolního hlášení či nikoli a jakou mají sazbu. Jen pokud jsou za jeden doklad všechny sazby, kterých se kontrolní hlášení netýká, je takový doklad vyřazen z kontroly.

V kontrolním infookně se může objevit upozornění v případě, kdy údaje z objednávky neodpovídají údajům na závazku. Kontrola na nesoulad zdroje financování z připojené objednávky se spustí ihned po opuštění položek zdroje financování na závazku.

Kontrolní infookno se nachází například také v detailu pohledávek, vystavených a přijatých objednávek, eSchvalování, rozpočtů a v detailu zakázek. Upozornění se však v jednotlivých formulářích liší. V kontrolním infookně závazků se tak mohou objevit odlišná upozornění, než jsou nastavená pro kontrolní infookno v pohledávkách. Některá mohou být stejná a jiná se nemusí zobrazit vůbec vzhledem k jejich povaze.

Některé další kontroly v závazkách jsou blíže popsány v následujících kapitolách.

Kontrola na neplatný účet partnera v infookně závazků

V kontrolním infookně závazků se může objevit upozornění na neplatný či neověřený účet partnera. Také ve formuláři 03261 – Sestavení platebního příkazu pro vytvoření příkazu k úhradě se při pokusu o označení závazku pro zařazení na příkaz v případě zrušeného cizího účtu zobrazí upozornění na jeho neplatnost.

Kontrola na možnost zápočtu

V kontrolním infookně závazků se v souvislosti se vzájemnými zápočty může objevit upozornění na závazek, který lze zahrnout do zápočtu. Stejné upozornění se může objevit také u pohledávek.

Kontrola rozpisů úhrad

Pokud bude ve formulářích rozpisů úhrad 03210 - Rozpis úhrad a 03318 - Rozpis úhrad u některé částečné platby ponechána splatnost delší než 1 rok, po návratu do detailu závazku nebo pohledávky se v kontrolním infookně zobrazí:

• potvrzující oranžové hláška: "Zkontrolujte splatnosti dokladů v Rozpisu." - vygeneruje se při výše uvedené nesrovnalosti před uzavřením prvotního dokladu
• červená hláška: "V Rozpisu jsou chybné nebo neúplné údaje.":
  • objeví se při následných změnách v rozpisu úhrad při výše uvedené nesrovnalosti
  • u závazků se objeví před uzavřením dokladu pouze v případě, kdy:
    • u některého dokladu rozpisu úhrad chybí datum splatnosti nebo
    • u dokladu typu Zádržné neodpovídá datum splatnosti typu dokladu

Dole v liště se k hlášce zobrazí informační text: "Splatnost u některého Typu dokladu Částečná platba je delší než 1 rok - zkontrolujte."

Kontrola všech dokladů rozpisu a úprava kontroly variabilního symbolu v závazku

Pokud je k závazku pořízený rozpis, provádí se kontrola všech dokladů rozpisu, a to proti:

• hlavičkám jiných závazků
• dokladům rozpisu jiných závazků

Mohou se objevit dvě hlášky, které odvolávají na konkrétní variabilní symbol:

• "VS v evidenci již existuje. VS xxx existuje v Rozpisu jiného závazku." - zobrazí se v případě, kdy je nalezen duplicitní variabilní symbol v rozpisu jiného závazku
• "VS v evidenci již existuje. VS xxx, yyy existuje v jiném závazku." - objeví se, je-li nalezena duplicita v hlavičce jiného závazku

Kontrola i informace o ARES a spolehlivosti partnera

Ve formulářích závazků je kontrola na:

• spolehlivost partnera a účtu vzhledem k platbě DPH - hlášky se zobrazují u faktury po otevření formuláře, tlačítkem kontrola a potvrzením změn:
  • hlášky o spolehlivost partnera se zobrazují po změně partnera v poli partner, dotažením z kopírované faktury, z objednávky, ze smlouvy, spisovky, převzetím z RS či dle čárového kódu
  • hlášky o účtu se zobrazují po změně partnera, účtu v poli formuláře, dotažením z kopírované faktury, ze smlouvy, převzetím z RS či dle čárového kódu, případně při změně celkové částky faktury, kdy tato částka překročí limitní hodnotu stanovenou lokálním parametrem SPOLEH

Saldo objednávky

Má-li formulář spolupracovat s doklady z modulu iFIS*Objednávky, musí být nastaven lokální parametr DOSALOBJ na hodnotu A. Pak je přístupná položka Plnění z objednávky Kč i tlačítko Saldo objednávky. Položka Č. objednávky se stane první vstupní položkou dokladu. Zná-li uživatel číslo objednávky, vyplní ho ručně, čímž se z objednávky přitáhnou hodnoty položek zdroje financování, název firmy, do položky Plnění z objednávky Kč i částka dosud nevyřazená ze salda objednávek, případně další položky dle objednávky. Současně se založí záznam do tabulky salda objednávek s předvyplněnou částkou. Změnou položky Plnění z objednávky Kč se změní i částka záznamu salda.

Pokud uživatel dopředu nezná číslo objednávky, může použít:

• rovnou klávesu pro Seznam hodnot:
  • z položky Č. objednávky a objednávku vložit klávesou Výběr z formuláře 30338 - Objednávky - výběr
  • je-li zadáno alespoň částečně číslo, berou se v potaz objednávky začínající na zadané cifry
  • výběr je omezen a dotáhnout další objednávky lze jen uzavřením okna s formulářem 30338 - Objednávky - výběr pro výběr objednávky a změnou čísla objednávky přímo ve formuláři
  • v otevřeném okně pro výběr objednávky tedy nelze výběr rozšířit, pouze zmenšit, přidáním dalších cifer v čísle objednávky, vybraný filtr je zobrazen v hlavičce výběrového okna
• tlačítko Saldo objednávky a připárovat objednávku pomocí formuláře 30329 - Saldo objednávek k faktuře, avšak nejprve musí být vyplněny povinné položky hlavičky faktury včetně názvu firmy. Uživatel pak může ve formuláři 30329 - Saldo objednávek k faktuře vybrat objednávku pomocí klávesy pro Seznam hodnot z položky Číslo obj. přes formulář 30338 - Objednávky - výběr. Pokud se stiskne tlačítko Saldo objednávky v detailu závazku a dosud není vyplněna objednávka, ve formuláři 30329 - Saldo objednávek k faktuře zůstane kurzor v poli "Číslo obj."

Po vyplnění objednávky určené ke zveřejnění se již nepředvyplňuje do položky Číslo smlouvy smlouva, která vznikla automaticky na základě zveřejnění této objednávky. V kontrolním infookně se nachází kontrola "Není vyplněná kolonka Objednávka a/nebo Smlouva", která má za úkol uživatele donutit ručně doplnit číslo smlouvy do hlavičky faktury v případě, kdy v předchozím kroku byla doplněna objednávka zveřejněná v ISRS.

V případě, že uživatel zapíše do čísla objednávky souhrnnou objednávku a jsou vyplněny povinné položky hlavičky závazku, zobrazí se formulář 30329 - Saldo objednávek k faktuře s rozpisem složeným z dílčích objednávek. V tomto rozpisu je možné upravit jednotlivé částky. Po návratu do závazku je původní číslo souhrnné objednávky přepsáno na číslo některé použité dílčí objednávky. Jestliže nejsou vyplněny všechny povinné položky hlavičky závazku, musí uživatel po jejich vyplnění sám stisknout tlačítko Saldo objednávky, aby se zobrazil formulář 30329 - Saldo objednávek k faktuře.

Při párování souhrnné objednávky se dotahují všechny dílčí objednávky bez ohledu na stav objednávky či stav jejich vyúčtování. Vložit lze objednávku v jakémkoli stavu. Pokud je párována již vyúčtovaná objednávka, v saldu je uvedena nula.

Při promítnutí zpráv předávaných z e-schvalování zpět do iFIS* se kontroluje, zda objednávka párovaná k závazku není souhrnná. Pokud ano, nepovolí se saldo objednávky.

Navázané objednávky lze prohlížet tlačítkem Objednávky umístěným v horní části formuláře s detailem dokladu.

V kontrolním infookně se objeví upozornění v případě, kdy údaje z objednávky neodpovídají údajům uvedeným na závazku. Uživatel je v kontrolním infookně závazku upozorněn také na připojenou objednávku, která je ve stavu:

• Chybová
• Neschválená
• Požadavek
• Neplatná
• Zrušená

Tlačítko Aktualizovat

Údaje v závazku lze rychle doplnit či přepsat daty uvedenými v objednávce / smlouvě. Tlačítkem Aktualizovat lze přepsat závazek dle připojené objednávky či smlouvy.

Uživatel má na výběr například z možností:

• Vše dle objednávky / smlouvy
• Partnera dle objednávky / smlouvy
• Zdroj financování dle objednávky
• Vlastní účet dle smlouvy
• Cizí účet dle smlouvy

Tlačítko Aktualizovat je neaktivní, pokud:

• je k závazku připárováno dvě nebo více objednávek / smluv
• údaje v závazku odpovídají údajům uvedeným v objednávce / smlouvě a aktualizace údajů proto postrádá smysl
• rozhoduje i stav objednávky / smlouvy

Pokud se neshodují údaje ze závazku s připojenou objednávkou / smlouvou, v kontrolním infookně se objeví upozornění "Neshoda s údaji v objednávce / smlouvě". Odpovídá-li údaj objednávce / smlouvě, v nabídce pod roletkou se již nenabídne. Také právě aktualizovaný údaj z objednávky / smlouvy se v nabídce po uložení již nenabízí.

Pokud je k závazku připojena veřejná zakázka s více navázanými smlouvami, žádná z nich se do závazku nepřevezme. V kontrolním infookně se nachází upozornění, které kontroluje shodu připojené smlouvy k závazku a smlouvy z připojené objednávky a veřejné zakázky. Tlačítkem Aktualizovat lze aktualizovat smlouvy z objednávky či veřejné zakázky.

Historie

Pro žurnálování některých změn provedených ve formulářích závazků je určené tlačítko Historie, které umožní sledovat některé změny provedené ve formulářích závazků.

Zaznamenány jsou změny například těchto položek uvedených na řádcích závazků:

• Číslo řádku
• Dodavatel
• Datum
• Číslo dokladu

Při změně položky Dodavatel a Číslo dokladu se navíc zobrazí upozornění v případě, kdy je závazek zahrnut do kontrolního hlášení.

Rozpisy úhrad, Zádržné ze závazkových smluv, Vzájemné zápočty závazků a pohledávek

Následující odkazy obsahují popis funkcionality správy závazků iFIS* pro:

• Rozpis úhrad - tlačítkem Rozpis lze z detailu závazku vyvolat formulář 03210 - Rozpis úhrad; podrobnější dokumentace k rozpisům úhrad uvedena zde
• Zádržné ze závazkových smluv - podrobnější dokumentace uvedena zde
• Vzájemné zápočty závazků a pohledávek - podrobnější dokumentace uvedena zde

	Poznámka
	Zádržné je evidováno jen u závazků.

	Poznámka
	Bližší informace k rozpisům úhrad pohledávek a vzájemným zápočtům jsou k dispozici ve formuláři 03328 - Odběratelská faktura.

Nabídka pro opuštění detailu závazku

Po stisku klávesy Konec na vybraném dokladu se objeví nabídka, z které si uživatel může vybrat. Je tak na uživateli, co si přeje s daným dokladem učinit, zda ho bude účetně likvidovat nebo pouze prohlížet jeho úhradu i s kontacemi, případně zálohy, pokud k dokladu existují, či jen potřebuje získat informace například o jeho stavu.

Po stisku klávesy Konec lze vybrat z těchto možností:

• Zpět - pro návrat zpět do formuláře
• Informace - pro zobrazení informací o dokladu
• Kontace - touto volbou je vyvolán formulář 02167 - Modifikace účetní likvidace určený pro účetní likvidaci
• Dobropisy - umožní prohlížet dobropisy
• Tisk likvidačního listu - umožní vytisknout likvidační list
• Prohlížení záloh - potvrzením této volby lze prohlížet zálohy
• Rozpis úhrad - zobrazí formulář 03210 - Rozpis úhrad
• Prohlížení úhrady - pro zobrazení úhrady
• Historie dokladu - zobrazí historii dokladu
• Doklady DPH - pro vytvoření nebo prohlížení daňového dokladu
• Konec - volba pro opuštění formuláře

Blok Informace

Blok Informace lze zobrazit stiskem klávesy Konec z detailu formulářů závazků s následným výběrem možnosti Informace z dialogového okna.

Okno s informacemi vyvolané výběrem možnosti Informace z nabídky pro opuštění formuláře může obsahovat na straně závazků tyto položky:

• Stav dokladu - např. Chybový, Uzavřen, Kontován
• Stav saldokonta:
  • Částečně vyrovnáno
  • Vyrovnáno
  • Nevyrovnáno
• Přenos do účetnictví - Převedeno, Nepřevedeno
• Účetní doklad:
  • číslo účetního dokladu a jeho stav s přímým vstupem do detailu přes tlačítko Účetní doklad v názvu položky
  • je aktivní, pokud existuje
• Vystavený příkaz:
  • číslo a stav vystaveného příkazu k úhradě
  • je aktivní pouze v případě, pokud existuje
• Vzájemný zápočet:
  • je aktivní pouze v případě, že je závazek zahrnut do vzájmeného zápočtu závazků a pohledávek
  • zobrazí se číslo zápočtu a jeho stav
  • přes tlačítko Vzájemný zápočet lze vstoupit do detailu zápočtu zobrazeného ve formuláři 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl.
• Přiznání DPH:
  • číslo přiznání DPH, označení druhu přiznání, jeho stav, přes tlačítko Přiznání DPH lze přímo vstoupit do jeho detailu
  • je aktivní pouze, je-li závazek již zahrnut do daňového přiznání
• Dobropisováno ke snížení - celková hodnota dobropisů ke snížení závazku dle rozpisu úhrad
• Dobropisováno k úhradě - celková hodnota dobropisů určených k proplacení dodavatelem
• Částečné platby - celková hodnota částečných plateb dle rozpisu úhrad
• Zádržné - celková hodnota zádržného krátkodobého i dlouhodobého dle rozpisu úhrad - jen u závazků
• Vystaveno - celková hodnota závazku zahrnutá do příkazů k úhradě
• Započteno - celková hodnota závazku zahrnutá do vzájemného zápočtu pohledávek a závazků
• Vyrovnáno - celková částka úhrad dle pokladních dokladů a výpisů z účtu včetně hodnoty dobropisů ke snížení závazku
• Nevyrovnáno - celková hodnota závazku určená k úhradě, snížená o úhrady uvedené v položce Vyrovnáno
• K úhradě - celková hodnota závazku určená k úhradě v CZK nebo přepočtená na CZK
• K úhradě v cizí měně - celková hodnota závazku určená k úhradě v evidované cizí měně
• případná informace o počtu dní překročení termínu splatnosti

Obr. 03228/17 Blok "Informace"

Dodatkové údaje

Jestliže jsou nastaveny položky pro úlohu 032 - Závazky a pro aktuální deník ve formuláři 01426 - Dodatkové údaje - administrace, je po prvním zápisu dokladu zobrazeno tlačítko "Dodatky". Po jeho použití se pořizují dodatkové údaje k dokladu. Tyto údaje je možno prohlížet a aktualizovat i po uzavření dokladu rovněž v dalších formulářích pro práci se závazkem. Při aktualizaci dodatkových údajů lze postupovat, jak je uvedeno u funkce 01425 - Dodatkové údaje.
Pokud pro aktuální deník neexistuje platný záznam v administraci dodatkových údajů, tlačítko "Dodatky" se nezobrazí.

Závazek s přenesenou daňovou povinností

Upozornění na závazek s přenesenou daňovou povinností při uzavření závazku

Po pokusu uzavřít závazek s přenesenou daňovou povinností se uživateli zobrazí hlášení upozorňující na povinnost vytvoření univerzálního daňového dokladu. Hlášení se objeví v případě, kdy se uživatel pokusí uzavřít závazek tlačítkem Uzavřít, je-li v řádcích závazku vybrána sazba daně z přidané hodnoty používaná pro přenesenou daňovou povinnost.

Automatické generování univerzálních daňových dokladů k fakturám s přenesenou daňovou povinností

Pro snazší zpracování faktur v režimu přenesené daňové povinnosti je určena funkcionalita pro automatické generování univerzálních daňových dokladů.

Více informací o automatickém generování daňových dokladů k fakturám s přenesenou daňovou povinností je uvedeno v dokumentaci k formuláři 01408 - Sazebník daně z přidané hodnoty.

Automatické generování univerzálních daňových dokladů k fakturám s přenesenou daňovou povinností s možností eSchvalování faktury

Referentky již nemusí vystavovat univerzální daňový doklad k fakturám s přenesenou daňovou povinností ručně. Zavedena úprava pro možnost přenosu některých řádků z univerzálního daňového dokladu přímo do likvidačního listu. Univerzální daňový doklad ze závazku s přenesenou daňovou povinností se nyní generuje již při vzniku likvidačního listu, tedy při vstupu do formuláře 01430 - Podklady pro schvalování pro eSchvalování, přestože závazek ještě není uzavřen. Lze tak některé jeho řádky přenést rovnou do likvidačního listu. Při uzavření závazku se pak už jen kontroluje, zda univerzální daňový doklad existuje a zda souhlasí s přenesenou daňovou povinností na řádcích faktury. Pokud však uživatel změní závazek po zápisu likvidačního listu, musí eSchvalování aktualizovat ručně.

Změna výpočtu DPH a tlačítko pro zaokrouhlení v závazcích

Nová legislativa s sebou přinesla následující úpravy ve výpočtu daně z přidané hodnoty a změny v zaokrouhlování částek:

• změny výpočtu daně z přidané hodnoty metodou shora
• tlačítko pro zaokrouhlení:
  • odstraněno ze závazků i pohledávek
  • umožněno zaokrouhlování prozatím jen v iFIS*Závazky k zaměstnanci u dokladů, kde je jednotná sazba DPH
  • v případě, že je použito více sazeb, při stisknutí tlačítka pro zaokrouhlení je zobrazena hláška "Více sazeb na dokladu, nelze použít"
• zaokrouhlovací řádky lze do dokladů přidávat ručně
• při kopii dokladu, v němž je řádek, který vznikl automatickým zaokrouhlením, se tento řádek nezkopíruje
• upraven formulář 03228 - Závazek - pokud je celková částka řádku závazku menší než 10.000,-- Kč a tudíž se jedná o zjednodušený daňový doklad, postupuje se nyní shodně jako v ostatních případech a při výpočtu daně z přidané hodnoty se nezaokrouhluje

	Poznámka
	Více informací uvedeno v aplikaci Helpdesk pod číslem hlášení 43436.

Sloučení tiskových sestav

Společně se sloučením formulářů závazků došlo také ke sloučení dvou tiskových sestav dříve volaných ze specifického formuláře:

• 00039/03211 - Faktura-závazek
• 00175/03241 - Závazek k zaměstnanci

Nyní se uvnitř tisku rozlišuje druh závazku a podle toho se tisknou nadpisy a řádky.

Podpora pro generování a tisk obecného identifikátoru skenu na likvidačních listech faktur, automatické připojování skenu k fakturám nebo PID

Na tiskové sestavě 10133/03228 - Likvidační list univerzální se může zobrazovat skenovací kód (QR kód), pomocí kterého se sken automaticky připojí jako příloha k odpovídající závazkové faktuře. QR kód je umístěn nalevo kvůli děrování.

V iFIS*Přílohy lze pro úlohu 032 – Závazky vybrat hodnotu L = Likvidační list pod položku Typ dokumentu. Typ dokumentu s hodnotou Likvidační list lze vybrat ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu, který lze vyvolat ikonou pro Přílohy.

U tiskových sestav 10133/03228 - Likvidační list univerzální a 10134/03237 - Likvidační list univerzální (hromadný tisk):

• upraven generátor PA000_XMLGEN.f_Bianco
• je zavedena možnost:
  • definovat nadpisy v záhlaví schvalovací doložky pomocí R_SQL parametru 10133_HLAVICKA
  • editovat nadpisy schvalovací doložky v HTML
  • generovat vícezdrojové schvalovací doložky pro podpisy schvalovatelů
• pomocí dalších R_SQL parametrů lze upravit sestavy likvidační listy tak, aby pod schvalovací tabulkou (případně nad), která je definována v R_SQL parametru 10133_HLAVICKA, bylo možné doplnit ještě další údaje s výpisem vybraných metadat ze schvalovaného dokladu:
  • DOTAZ_INTERNI_UDAJ - umístěný nad obrázkem
  • DOTAZ_PODPIS - umístěný pod doložkou

Závazky k zaměstnanci z aplikace VERSO*Cestovní příkazy

Pro usnadnění práce při zaúčtování konečného vyúčtování služební cesty je u závazku k zaměstnanci, který byl importován z aplikace VERSO*Cestovní příkazy, umožněno převzetí analytického účtu a zdrojů financování (NS/TA/A/KP) přímo do jednotlivých řádků kontace ve funkci 02167 – Modifikace účetní likvidace. Tyto závazky k zaměstnancům jsou přebírány z podkladů zasílaných z aplikace VERSO*Cestovní příkazy.

Rozšíření rozhraní s VERSO*eLL – vazba na VZ/VZM

Bylo rozšířeno datové rozhraní s aplikací VERSO*eLL o vazbu na:

• veřejné zakázky (VZ)
• zakázky malého rozsahu (VZM)

Při změně čísla VZ nebo VZM v aplikaci Verso*eLL se podle nastavení parametrů ve funkci 00340 – Parametry pro generování zpráv do úkolovníku:

• buď automaticky přepíše číslo VZ/VZM také v iFIS* do hlavičky závazku
• nebo se vygeneruje úkol do Úkolovníku, který čeká na splnění

Rozšíření datového rozhraní pro dodatečné připojení externích příloh ke schváleným závazkům

Datové rozhraní je rozšířeno pro připojení externích příloh ke schváleným závazkům, pomocí kterého může aplikace VERSO*eLL kdykoli dodatečně doplnit jakékoli dokumenty uložené v CUL do přílohy k již schválenému prvotnímu dokladu evidovanému v iFIS*Závazky, například k faktuře nebo zálohovému listu.

	Poznámka
	Lze použít pouze na instalacích s implementovaným externím CUL úložištěm dokumentů. Podrobnější informace k přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde.

Podpora pro párování závazku s vícezdrojovou objednávkou s/bez vazby na číselník organizací

Jako podpora pro spárování závazku s vícezdrojovou objednávkou, která je bez vazby na číselník organizací nebo osob:

• je založena v číselníku:
  • organizací nová firma s názvem NEUVEDENO
  • osob nová osoba s názvem NEUVEDENO
• pro potřeby vytvoření nového dokladu bez uvedení firmy či osoby jsou určeny dva lokální parametry:
  • NEUFIRM = ID firmy s názvem NEUVEDENO
  • NEUOSO = ID osoby s názvem NEUVEDENO

V závazku je kontrolováno, zda je uvedena firma / osoba, pokud ne, je doklad automaticky uložen s hodnotou uvedenou v parametru NEUFIRM, případně NEUOSO. V tomto případě s hodnotou NEUVEDENO.

Obr. 03228/18 Nová firma s názvem "NEUVEDENO" ve formuláři 01110 - Organizace

Obr. 03228/19 Nová osoba s názvem "NEUVEDENO" ve formuláři 01111 - Osoby

V kontrolním infookně závazků se může objevit kontrola, která upozorňuje na závazek, který nelze uzavřít z důvodu vyplněného názvu firmy či osoby s hodnotou NEUVEDENO. Doklad sice nelze uzavřít, ale lze jej uložit a ponechat rozpracovaný, dokud nebude doplněn název firmy / osoba. Úprava má za následek neumožnit uzavřít doklad, dokud nebude vyplněna firma / osoba. Pokud bude pro další práci potřebné mít zapsanou firmu / osobu (a uložené změny), doplní se firma / osoba z parametru NEUFIRM / NEUOSO do závazku automaticky, a to podle hodnoty, která byla do parametru vložena.

V případě, že je vybrána souhrnná objednávka, která nemá firmu / osobu s vazbou na číselník, je automaticky doplněna firma / osoba uvedená v parametru NEUFIRM / NEUOSO.

Při doplnění dílčí objednávky s externím dodavatelem se do závazku vypíše blokující hláška "Závazek s firmou uvedenou v parametru NEUFIRM / NEUOSO nejde uzavřít" a zároveň se tato firma / osoba doplní do hlavičky závazku. Funguje pro faktury i závazky k zaměstnancům. Úpravou bylo docíleno řešení rozdílného chování iFIS* při párování závazku s vícezdrojovou objednávkou s nebo i bez vazby na číselník organizací.

Obr. 03228/20 Upozornění v kontrolním infookně "Závazek s firmou uvedenou v parametru NEUFIRM nejde uzavřít"

Parametr NEUOSO (= ID osoby s názvem NEUVEDENO) funguje na obdobném principu jako parametr NEUFIRM.

Podpora výplat studentských stipendií v cizích měnách a datové REST rozhraní

Pro podporu výplat studentských stipendií v cizích měnách vytvořeno nové datové REST rozhraní k iFIS*Závazky. Více informací uvedeno zde.

Navazující funkce:

• 00005 - Číselník osob
• 01103 - Číselník středisek
• 01202 - Číselník komplexních položek
• 01203 - Typy akcí
• 01305 - Účtový rozvrh
• 01425 - Dodatkové údaje
• 01426 - Dodatkové údaje – administrace
• 03205 - Převzetí závazků z Registru smluv
• 03206 - Prohlížení podkladu pro import závazku
• 03207 - Převzetí externích závazků
• 03210 - Rozpis úhrad
• 03211 - Pořízení dodavatelské faktury
• 03212 - Opravy dodavatelských faktur
• 03214 - Účetní likvidace závazků
• 03218 - Splátky závazků - tisk
• 03219 - Schvalování dodavatelské faktury
• 03220 - Kopie přijatého zálohového listu
• 03230 - Přehled dodavatelských faktur
• 03237 - Přehled závazků
• 03240 - Vytvoření účetního dokladu dodavatele
• 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci
• 03242 - Opravy závazků k zaměstnancům
• 03243 - Prohlížení závazků k zaměstnancům
• 03249 - Schvalování závazků k zaměstnancům
• 03252 - Uzavření měsíce v úloze závazků
• 03260 - Dodavatelský deník
• 03261 - Sestavení platebního příkazu
• 03271 - Zapsání zálohového listu
• 03376 - Výběr zálohy pro vyúčtování závazku
• 03412 - Ruční likvidace výpisů – debety
• 03422 - Ruční likvidace výpisů - kredity
• 03461 - Saldokontní účty
• 03467 - Vzájemné zápočty záv. a pohl.
• 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl.
• 03512 - Platba závazků
• 08102 - Číselník organizací
• 09101 - Číselník osob
• 30329 - Saldo objednávek k faktuře
• 30333 - Objednávky - vstup
• 30338 - Objednávky - výběr

Volané sestavy:

• 00039 - Faktura-závazek
• 00140 - Likvidační listy graficky
• 00175 - Závazek k zaměstnanci
• 00368 - Likvidační list s kontacemi
• 00371 - Likvidační list (volný text)
• 10133 - Likvidační list univerzální
• 10140 - Likvidační list grafický
• 10721 - Likvidační list grafický s kontacemi