Man01111

01111 * Osoby

Formulář se vyvolá klávesou Výběr z funkcí 09101 - Jmenný seznam osob, 01113 - Číselník zaměstnanců - prohlížení nebo 01109 - Prohlížení osob. Umožňuje prohlížet údaje o jednotlivých osobách. Po jeho otevření se zobrazí detail osoby, na které byl v předchozích formulářích umístěn kurzor. Jednotlivé údaje o osobě jsou uspořádány v záložkách. Formulář se otevírá na záložce Vztahy. Formulář slouží k prohlížení a editaci záznamů o daných osobách. Údaje o osobě si lze vytisknout, pokud tato možnost není zakázána.

Obr. 01111/1 Osoby se záložkou "Vztahy"

Popis formuláře

Formulář je rozdělen do dvou hlavních částí. V horní části obrazovky je zobrazena hlavička obsahující základní údaje o osobě. V dolní části jsou jednotlivé záložky (např. Vztahy, Adresy, Spojení, atd.). Tyto údaje jsou společné pro všechny ekonomické jednotky systému. Ve střední části obrazovky je zaškrtávací položka Upomínat?. Údaj je privátní pro každou ekonomickou jednotku. Z toho důvodu je možné jej měnit, i v tom případě, že ostatní položky jsou z důvodů malé priority nepřístupné změně. Pokud není položka Upomínat? zaškrtnuta, je záznam uzamčen pro automatické odesílání e-mailových upomínek.

Pro zneplatnění je nutné záznam nejprve označit (pole Zrušeno) stiskem klávesy Mezerník. Záznam bude od té doby již neplatný pro systém iFIS. Jestliže je pole Zrušeno vyplněno a v poli DO není vůbec nic uvedeno, je pole DO nastaveno na systémové datum.

Položky formuláře

Hlavička záznamu o osobě obsahuje tyto položky:

• Příznak platnosti záznamu – zrušení platnosti záznamu
• Titul před - titul před jménem
• Jméno - křestní jméno osoby
• *Příjmení - příjmení osoby
• Titul za - titul za jménem
• Os. číslo - osobní číslo osoby - unikátnost je řízena globálním parametrem OSCISUNI, který může mít hodnotu 1 až 4. Jednička zajišťuje unikátnost osobního čísla v celém iFISu, dvojka unikátnost v rámci EJ, trojka způsobí, že se pouze zahlásí existenci jiné osoby se stejným OČ, ale povolí duplicitní OČ zapsat, čtyřka nic nehlídá ani nehlásí.
• Identifikační č. - identifikační číslo osoby
• Pohlaví - identifikace pohlaví osoby (M/Ž)
• Upomínat? - zasílat e-mailové upomínky
• Zrušeno - údaj je zneplatněn, příznak pro označení zrušeného záznamu
• Organizace – interní název organizace a její adresa
• Funkce - název funkce osoby v organizaci např. z vizitky
• *Od - začátek platnosti údaje
• Do - konec platnosti údaje
• Komentář - jakýkoliv komentář či libovolná poznámka k údaji o dané osobě
• Nepřítomnost Od-Do - od kdy do kdy je osoba nepřítomna, položka je určená pro účely schvalování
• příznak Nerušit - položka je určená pro účely schvalování, pokud je zatrženo, při nepřítomnosti není posíláno upozornění na schvalování dokumentů

	Poznámka
	Hvězdička (*) označuje pole, která musí být povinně vyplněna.

Možnost vytvoření duplicity

Možnost vytvoření duplicity v iFIS/Osoby je možné řídit také vhodným nastavením systemového parametru RRP / ASW / JADRO / SYSPARAM / CHECK_DUPL_OSB. Pokud je tento parametr aktivní (+), pak je ne/nastavení globálního parametru nevýznamné.

Rozdělení formuláře na záložky

Formulář se dělí na tyto záložky:

• Vztahy
• Adresy
• Spojení
• Ověřovací doložka
• Bankovní spojení

Záložka Vztahy

V záložce Vztahy jsou údaje o pracovních vztazích osoby k organizaci, k jejím ekonomickým jednotkám a nákladovým střediskům. Pro pořízení nového vztahu slouží tlačítko Nový záznam, pro prohlížení nebo opravu tlačítko Detail.

Záložka Vztahy obsahuje tyto položky:

• Hl. - příznak pro označení hlavního pracovního vztahu
• *Ek. jednotka - název ekonomické jednotky, k níž má osoba vztah
• Číslo NS - číslo nákladového střediska z nabídky
• Název NS - název nákladového střediska z nabídky
• Vztah - typ vztahu osoby k organizaci, ekonomické jednotce - z nabídky (doména SUBJEKT-OSOBA)
• Druh vztahu - druh vztahu osoby k ekonomické jednotce - z nabídky (hodnoty z číselníku 09102 - Druhy vztahu); např. hlavní pracovní poměr, vedlejší pracovní poměr, atd.
• Identifikace - identifikační číslo vzhledem k druhu vztahu osoby - volný text, např. číslo identifikační karty; do položky je možné zapsat například rodné číslo nebo jakoukoli jinou identifikaci osoby
• Poznámka - poznámka, kterou může být libovolný text pro přesnější identifikaci vztahu
• Od/Do - počáteční, případně závěrečné datum platnosti vztahu (od kdy do kdy je daný záznam platný)
• Fin. - příznak, zda se osoba s tímto druhem vztahu zobrazí v nabídce modulu iFIS/Finance (hodnoty A/N); informuje o tom, zda prostřednictvím vztahu osoby bude možné osobu vybrat a vložit do prvotních dokladů v modulu iFIS/Finance (závazky k zaměstnancům, pohledávky za zaměstnanci, pokladna)

	Poznámka
	Hvězdička (*) označuje pole, která musí být povinně vyplněna.

Zatržítkem Zobrazit pouze platné k datu lze spolu s uvedením data do datumové položky zobrazit pouze platné vztahy k uvedenému datu.
Tlačítkem Odpovědnosti lze zobrazit formulář 09107 - Odpovědnosti osob.
Kromě těchto údajů, které lze jednoduše vyplnit ve formuláři 09101 - Jmenný seznam osob, případně ve formuláři 01112 - Číselník zaměstnanců, je zde uvedena i možnost zaškrtnutí, zda se dotyčná osoba s tímto druhem vztahu bude zobrazovat v nabídce modulu Finance. K jednotlivé osobě může být nadefinováno i více vztahů.

Klávesou pro Výběr se otevře detailní zobrazení vztahu. To samé umožňuje i tlačítko Detail (), které je umístěno ve spodní části formuláře pod záložkou Vztahy.

Detail okna Vztahy lze opustit klávesou pro Konec, případně tlačítkem Zavřít bez uložení () v dolní části okna.

Hlavní vztah osoby v šablonách e-mailu

Hlavní pracovní vztah je určen dle položky VEKOSEJ.HLAVNI = 'A'. Pokud v číselníku osob není žádný pracovní vztah označený jako hlavní, pak se vybírá první nalezený v pořadí:

• Zaměstnanec
• Smluvní pracovník
• Student

Poté se do šablon pro e-mail přebírá platný hlavní pracovní vztah, tzn. ten vztah, který je označen příznakem jako Hlavní na záložce Vztahy v číselníku osob. Není-li nalezen žádný označený příznakem Hlavní, považuje se první platný vztah za hlavní a ten je také převzat do standardní šablony pro generování odesílání e-mailů. Princip vytváření e-mailových šablon zůstává zachován a lze je i nadále definovat stejně jako doposud ve formuláři 11006 – Definice vazeb šablon pro e-mail.

Záložka Adresy

V této části lze postupně vyplnit pole Typ, Ulice, Číslo popisné, Město, Země, Od, Do, Název, atd. Pokud uživatel chce zneplatnit řádek adresy, označí záznam (pole Zrušeno) stiskem klávesy mezerníku. Záznam bude od té doby již neplatný pro systém iFIS. Jestliže je pole Zrušeno vyplněno a v poli Do není nic, je pole Do nastaveno na systémové datum. Záložka Adresy zobrazí přehled adres k dané osobě. U každé jednotlivé adresy je nadefinováno, zda se jedná o hlavní adresu (zaškrtnutím položky "Hl."), dále se zde zobrazuje typ adresy, upřesnění adresy (ulice, město, země), uvedení platnosti od/do, název, pokud je této adrese přidělen a komentář k adrese s možností uvést libovolný text. Pod záložkou adresy si lze jednotlivou adresu prohlédnout. Stisknutím klávesy pro Výběr se otevře detailní zobrazení adresy v okně s názvem Adresa. To samé umožňuje i tlačítko Detail () umístěné ve spodní části formuláře pod záložkou Adresy. Detail okna Adresa lze opustit klávesou pro Konec, případně tlačítkem Zavřít bez uložení () v dolní části okna Adresa.

V záložce Adresy mohou být vyplněny tyto údaje:

• Zrušeno – příznak pro zneplatnění záznamu o adrese (je-li příznak zaškrtnut, adresa již není platná)
• Hlavní – příznak pro označení hlavní adresy (pokud je údaj zaškrtnut, adresa je hlavní a je platná)
• *Typ – typ adresy podle vnitřních pravidel; o jaký typ adresy se jedná (např. trvalá, přechodná, pracovní, atd.)
• Ulice – název ulice s číslem popisným
• *Město – název města, který může být doplněn i o název čtvrti. Důležité je, že má jednoznačnou vazbu na PSČ
• *Země - unikátní identifikační kód země
• Od/Do – datum začátku a konce platnosti dané adresy
• Název – blíže specifikuje adresu či danou lokalitu (může jít též o lokální název či název budov, např. IBC, Dům podnikatelů apod.)
• Komentář – libovolný text k identifikaci a upřesnění

	Poznámka
	Hvězdička (*) označuje pole, která musí být povinně vyplněna.

Záložka Spojení

V této části přiřazuje uživatel osobě spojení. Postupně vyplňuje pole Typ, Předčíslí, Číslo, Klapka atd. Jestliže existuje více spojení k danému subjektu, musí být jedno z nich označeno v poli Hl. stiskem klávesy mezerníku jako hlavní. Pokud chce uživatel zneplatnit spojení, označí záznam (pole Zrušeno) stiskem klávesy mezerníku. Záznam bude od té doby již neplatný pro systém iFIS. Jestliže je pole Zrušeno vyplněno a v poli DO není nic, je pole DO nastaveno na systémové datum.

	Pozor
	V záložce "Spojení" typ MAIL nejsou v e-mailových adresách podporovány středníky a čárky.

V záložce spojení je blíže specifikováno spojení na danou osobu, a to jak prostřednictvím e-mailu, tak i telefonu, datové schránky, apod. Pokud existuje více spojení, mělo by být u jednoho z nich zaškrtnuto označení "Hl." (hlavní) a u dalších tento údaj zrušen zaškrtnutím políčka pro neplatnost údajů. Tlačítkem Detail (), které je umístěno ve spodní části formuláře pod záložkou Spojení, se otevře detailní zobrazení spojení. Detail okna Spojení lze opustit klávesou pro Konec, případně tlačítkem Zavřít bez uložení () v dolní části okna.

Záložka Spojení může obsahovat tyto položky:

• Zrušeno – příznak pro označení zneplatněného záznamu o spojení (je-li údaj zaškrtnut, spojení již není platné)
• Hlavní – údaj pro určení hlavního spojení na danou osobu
• *Typ – označuje typ spojení (např. telefon, fax, WWW, apod.)
• Předčíslí – týká se především záznamu o telefonu (může zde být zadáno předčíslí telefonu)
• *Číslo – přesné spojení (např. telefonní a faxové číslo, e-mailová adresa, apod.)
• Klapka – týká se zejména telefonních spojení
• Od/Do – údaj o začátku a konci platnosti spojení
• Komentář – libovolný text nebo jakýkoliv komentář k údaji

	Poznámka
	Hvězdička (*) označuje pole, která musí být povinně vyplněna.

Jestliže v  záložce zvolí uživatel možnost Detail, provede se editace příslušné položky, na které byl postaven kurzor. Okno je totožné s oknem pro pořizování nového záznamu.

Záložka Ověřovací doložka

Pro účely identifikace a ověření totožnosti osoby je možné využívat tzv. Ověřovací doložky. Ověřovací doložkou mohou být naskenované podpisové vzory, doklady ověřující totožnost osoby (naskenované zaměstnanecké či jiné průkazy, karty, ...) nebo například fotografie zaměstnanců.

Tlačítkem Aktualizace je možné vložit libovolný soubor ve formátu GIF nebo JPG, jehož obsah je následně zobrazen v Ověřovací doložce. Tlačítko Aktualizace není přístupné, pokud je formulář otevřen v režimu prohlížení.

	Pozor
	Z bezpečnostních důvodů (citlivé osobní údaje) jsou soubory ukládány do interního dokumentového úložiště (DB Oracle). Pouze odtud lze vybalit a zobrazit náhled na obsah souboru.

Záložka Ověřovací doložka obsahuje kromě ověřovací doložky také tzv. Pomocný identifikační údaj, který slouží k identifikaci osoby.

Tip

Ze strany dodavatele systému lze implementovat (zakázková služba) automatickou funkci, která umožní po oskenování dokumentu (ověřovací doložky) hromadný import souborů skenů, jejich napárování na osoby v Číselníku osob a uložení do interního úložiště iFIS. Identifikátorem pro spárování skenů s příslušnou osobou je Osobní číslo (skenované dokumenty obsahují identifikátor v podobě čárového kódu, soubory skenů jsou pojmenovány shodně s identifikátorem). Předpokladem pro realizaci je také nastavení speciální skenovací úlohy ve skenovacím SW (Kofax).

Přístupná je též historie podpisových vzorů včetně jejich náhledů s tím, že:

• import /nahrávání více podpisových vzorů a jejich historická evidence
• každý nový import podpisového vzoru ukončí platnost předešlého vzoru
• v levém okně se vždy nachází aktuální platný podpisový vzor
• pravé okno umožňuje nahlížení na vzor dle historie včetně informace kdo importoval (položka Vložil)
• formát podpisových vzorů: JPG do 3600x2700, True Colors (cca 5 MB), GIF do 2400x1800, 256 barev (cca 2 MB), BMP do 3200x2400, True Colors (cca 23 MB) → podrobnější informace k formátu podpisového vzoru viz též zde

	Pozor
	Zobrazení historie podpisových vzorů se řídí přístupem na tlačítko (=akce ve správě uživatelů) s názvem OSOBY_DOL_CTENI Oprávnění k zobrazení ověřovací doložky.

	Tip
	Pokud by bylo potřeba rozlišit přístup na zobrazení historie od zobrazení aktuálního podpisového vzoru, bude nutné specifikovat novou akci (např. OSOBY_DOL_CTENI_HIST) a tu zohlednit ve formuláři 01289 - Seznam osob s osobním číslem.

Obr. 01111/2 Ověřovací doložka a historie podpisových vzorů

	Poznámka
	Ověřovací doložka i s historií podpisových vzorů je dostupná také z formuláře 01289 - Seznam osob s osobním číslem pod tlačítkem Ověřovací doložka.

Záložka Bankovní spojení

V této části se přiřazuje osobě bankovní spojení. Postupně lze vyplnit jednotlivá pole (např. Banka, Účet, Specifický symbol, atd.).

	Tip
	Při pořizování cizích bankovních účtů je možné zadat nejprve Kód banky, její název je pak doplněn automaticky.

Tlačítkem Historie lze zobrazit historii změn čísla bankovního účtu ve formuláři 00412 - Prohlížení historie dokladu.

	Pozor
	Pole "Měna" je povinné!

	Poznámka
	Pokud chce uživatel zneplatnit bankovní spojení, označí záznam (pole Zrušeno) stiskem klávesy mezerníku. Záznam bude od té doby již neplatný pro systém iFIS.

Záložka Bankovní spojení obsahuje přehled bankovních účtů. Klávesou Výběr, případně kliknutím myší na tlačítko Detail (), které je umístěno ve spodní části formuláře pod záložkou Bankovní spojení, se otevře detailní zobrazení bankovního spojení v okně Editace účtu.

Na záložce Bankovní spojení mohou být vyplněny tyto položky:

• Zrušeno - příznak pro označení zneplatněného záznamu
• *Banka - název banky (z listu)
• *Kód - kód peněžního ústavu
• Formát čísla účtu - formát čísla bankovního účtu
• *Účet - číslo bankovního účtu (kontrola na správnost)
• Swift kód
• Spec. sym. - specifický symbol
• *Měna - v jaké měně je bankovní účet
• Název účtu - název bankovního účtu
• O - příznak otevření účtu (hodnoty A = ano, N = ne, U = stav účtu)
• Od/Do - počáteční a konečný datum platnosti účtu

	Poznámka
	Hvězdička (*) označuje pole, která musí být povinně vyplněna.

	Tip
	Jak hromadně stáhnout bankovní účty z registru DPH do iFIS?

Pomocí akce OSOBY_BU_CTENI lze přístup na záložku Bankovní spojení omezit/zaktivnit.

Tlačítka ve formuláři

Tlačítko Historie změn

Tlačítkem Historie změn lze zobrazit historii provedených změn se záznamem. Snadno tak lze dohledat, kdo daný záznam změnil a v jaký okamžik. Evidence změn rozšířena také o další položky tak, aby bylo identifikovatelné, kdo a kdy změnu provedl. V číselníku osob tak lze zobrazit historii změn také:

• ze záhlaví osoby
• z detailu adresy
• z detailu spojení

Obr. 01111/3 Tlačítko "Historie změn" přístupné z detailu adresy

Tlačítko Odpojit od CRO a Seznam podřízených záznamů

Na projektech, u nichž probíhá denní dávková aktualizace osob dle CRO (centrálních registrů osob) jsou ve formuláři zobrazujícím detail osoby aktivní navíc další dvě tlačítka:

• Odpojit od CRO
• Seznam podř. záznamů = Seznam podřízených záznamů

Objeví se však jen v případě, kdy je zapnuta automatická aktualizace iFIS/Osoby podle CRO (centrální registr osob). Aby byla tlačítka viditelná a dostupná, musí být splněny i některé další podmínky pro jejich zobrazení. Více k těmto tlačítkům se dozvíte v následujících kapitolách.

Tlačítko Odpojit od CRO

Tlačítko Odpojit od CRO je určeno pro odstranění priority importu osob (odpojí osobu od pravidlené aktualizace):

• vyřadí danou osobu z importu osob
• zobrazuje se jen ve formuláři volaném s prioritou CRO (musí být zapnuta automatická aktualizace iFIS/Osoby podle CRO (centrální registr osob)
• je přístupné pouze správcům iFIS

Obr. 01111/4 Tlačítko "Odpojit od CRO"

Tlačítko Seznam podřízených záznamů

Tlačítko Seznam podř. záznamů se zobrazí jen:

• v případě, kdy je zapnuta automatická aktualizace iFIS/Osoby podle CRO (centrální registr osob)
• správci systému
• při správném nastavení parametru systému GDPRII (na hodnotu A)

	Pozor
	Tlačítko Seznam podř. záznamů se v detailu formuláře osob zobrazí správci systému jen, pokud je správně nastaven parametr systému GDPRII na hodnotu A (= Parametr umožňující zobrazení podřízených záznamů osob s možnými hodnotami A/N) a zároveň přihlášený uživatel současně disponuje přístupem na tuto vyhledávací funkci.

Tlačítko Seznam podř. záznamů vyhledává referenční vazby na osobu v jednotlivých agendách iFIS a výsledky tohoto hledání zobrazí formou celkové rekapitulace.

Tlačítko Seznam podř. záznamů je určeno pro zobrazení podřízených záznamů a vzniklo jako podpora pro vyhledávání osob v agendách a k získání celkového přehledu, kde se konkrétní osoba vyskytuje. Tlačítko vyvolá formulářové okno s přehledem záznamů a seznamy tabulek, kde se daná osoba nachází. Tlačítko je přístupné z detailu formuláře s detailem osoby u zákazníků, kteří přebírají osoby z centrálních registrů osob (CRO) a u nichž pravidelně probíhá dávková aktualizace osob (import osob) dle CRO, ale také z normálního formuláře osob pro privilegované administrátory. Navíc musí být k tlačítku nadefinovány přístupy.

Pomocí dvou radiobuttonů Záznamy podléhají GDPR a Všechny záznamy osoby lze přepínat mezi jednotlivými okny se záznamy.

Záznamy podléhající GDPR

První radiobutton Záznamy podléhají GDPR je po otevření formulářového okna tlačítkem Seznam podř. záznamů z detailu formuláře defaultně zaškrtnutý. Zobrazuje záznamy, které jsou zahrnuty do GDPR a brání případné anonymizaci osobních údajů. Kromě toho se zobrazí i počet těchto výskytů.

Tlačítko Otevřít formulář se objeví jen při zatržení radiobuttonu Záznamy podléhající GDPR. Tlačítkem Otevřít formulář lze prohlížet seznam formulářů, kde se osoba nachází. Přemístit se do konkrétního detailu formuláře lze klávesou Výběr.

	Pozor
	Zobrazit záznamy tlačítkem Otevřít formulář lze pouze pro vlastní ekonomickou jednotku.

Obr. 01111/5 Použití tlačítka "Seznam podř. záznamů", zatržítko "Záznamy podléhají GDPR", počet výskytů a tlačítko "Otevřít formulář" pro prohlížení detailů výskytu dané osoby

Všechny záznamy osoby

Druhý radiobutton Všechny záznamy osoby umožňuje zobrazit seznam a celkový počet všech záznamů, kde daná osoba figuruje bez rozlišení, zda záznam podléhá kontrole GDPR. Záznamy jsou pouze informativního charakteru a umožní získat celkový přehled o výskytu osoby. Položka EJ uživatele informuje, na které ekonomické jednotce se osoba vyskytuje. Tlačítkem Zavřít uživatel zavře formulářové okno a navrátí se zpět do volaného formuláře.

Obr. 01111/6 Zatržítko "Všechny záznamy osoby" s počtem výskytů dané osoby

	Pozor
	Úpravy zavedené v souvislosti s GDPR podrobněji popsány zde.

Datová rozhraní

Rozšíření datového rozhraní iFIS/Osoby/Vztahy

Datového rozhraní pro aktualizaci iFIS/Osoby/Vztahy bylo rozšířeno o položku HLAVNI VARCHAR2(1), pomocí níž může externí systém do iFIS předat informaci o tom, který z pracovních vztahů osoby je hlavní.

Úprava datového rozhraní pro aktualizaci spojení a adres v iFIS/Osoby

Upraveno datové rozhraní pro aktualizaci spojení a adres v iFIS/Osoby. Provedena aktualizace spojení a adres v iFIS/Osoby přes vazební tabulku ELA_MAP. Přidána položka EXT_ID do tabulky ELA_SPJ i do pohledu ELA_SPJ_VW. ID funguje jako primární klíč záznamu a je jedinečné pro daný záznam. Jako výchozí hodnota této položky může být například SPJ_CISLO. Negenerují se tak duplicity při každé opravě v e-mailové adrese nebo při odstranění / doplnění mezery v telefonním čísle, doplnění chybějící nevýznamné předvolby, apod.

Úprava importního modulu pro aktualizaci iFIS/Osoby

Interní úprava importního modulu pro aktualizaci iFIS/Osoby. Při ručním spuštění aktualizace je při rozdílu počtu importovaných záznamů od předpokládaných počtů v kontrolní tabulce uživatel ponovu upozorněn a vyzván, zda chce v importu pokračovat. Při automatickém plánovaném importu je import přerušen.

Navazující funkce:

• 01109 - Prohlížení osob
• 01112 - Číselník zaměstnanců
• 01113 - Číselník zaměstnanců - prohlížení
• 09101 - Jmenný seznam osob
• 09102 - Druhy vztahu

Volané sestavy:

• 10511 - Výpis osobního listu se svěřeným majetkem
• 10512 - Registrované osobní údaje osob