Rozdílová dokumentace 11.12

Realizované úpravy a rozšíření do verze 11.12.00

Referenční seznam změn obsahově navazuje na dokument „Rekapitulace SW úprav a rozšíření iFIS*“. Tato rekapitulace je v následujících kapitolách upřesňována podrobnějšími komentáři.

Obecné změny

Označení	Oblast
OZ	Obecné změny

OZ 01. Nový způsob přihlašování do informačního systému iFIS*

Postup přihlášení je popsán v Obecných funkcích iFIS v odstavci Přihlášení do informačního systému iFIS*.

Obr. Tlačítka pro nainstalování ikony na plochu a do nabídky "Start"

OZ 02. Změny v evidenci odpovědností osob

Dosud dislokované a různorodé evidence odpovědností osob z iFIS*Zakázky-projekty, iFIS*Rozpočty a iFIS*Registr smluv jsou v nové verzi sjednoceny. Cílem bylo i zavedení nových evidenčních detailů jako např. platnost odpovědnosti OD-DO a související historie odpovědností, vztah osoby k organizaci nebo finanční limit pro schvalování finančních operací. Změnou je, že jedna osoba může být v odpovědnostech za zakázku, rozpočet, smlouvu evidována s různými rolemi vícekrát. Ponovu je možné evidovat odpovědnosti osob také na úrovni číselníku nákladových / organizačních středisek. Byl zaveden nový číselník odpovědnostních rolí, kde je možné nastavit výchozí parametry pro nově zakládané záznamy o odpovědnostech a nadefinovat popisky k volitelným položkám 1 až 5.

Vytvořen formulář 09107 - Odpovědnosti osob, který lze vyvolat stiskem tlačítka :

Odpovědné osoby z formulářů :
- 01103 - Číselník středisek
- 01108 - Prohlížení středisek
- 01220 - Zakázky - projekty
- 01222 - Zakázky - projekty - dle NS
- 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení

Odpovědné osoby aktuálního či nadřízeného rozpočtu z formulářů :
- 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu
- 02432 - Čerpání rozpočtu

Obr. Odpovědnosti osob ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty

Obr. Odpovědné osoby ve formuláři 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu

Podrobné informace lze získat ve formuláři 09107 – Odpovědnosti osob.

OZ 03. Nové tisky iFIS*

Začínáme s postupnou migrací tiskových sestav do nové technologie JasperServer.

Proč nová tisková technologie JASPER a co se tím změní?

změny v nabídkách sestav iFIS* :
- zrušení nepoužívaných tiskových sestav
- zpřehlednění nabídek v tiskovém menu
- nové možnosti parametrizace tisku, především sestav typu "Seznam"
nové možnosti tvorby/úpravy sestav :
- možnost úpravy vzhledu a formátu stávajících tiskových sestav
- možnost zařazení vlastních sestav/šablon do tiskového menu iFIS*
sdílené tiskové šablony z různých aplikací :
- iFIS*
- webové nadstavby VERSO
- WebMailer

Nové možnosti parametrizace u tiskových sestav typu "Seznam" :

možnosti přípravy sestavy na míru aktuálním požadavkům
možnost úpravy :
- nadpisu sestavy
- záhlaví, pořadí a šířky jednotlivých sloupců
- setřídění
- odstránkování

Obr. Nové tisky

V nové verzi 11.12 převádíme pod JASPER tyto sestavy :

1xxxx Objednávka
1xxxx Faktura
… ???

OZ 04. Velikost dokumentu v příloze

Formulář 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu rozšířen o sloupec "Velikost" informující o velikosti souboru přiloženého dokumentu.

Obr. Velikost dokumentu v příloze

OZ 05. Přehledové formuláře iFIS* - uživatelské nastavení vzhledu formuláře

Umožněno uživatelské nastavení vzhledu u dalších přehledových formulářů.

Obr. Nastavení uživatelského vzhledu formuláře

Seznam dalších formulářů, kde lze nově využít uživatelské nastavení vzhledu:

Formulář	Význam
08110	Číselník organizací - správce
08105	Prohlížení číselníku organizací
02229	Vnitropodnikové pohyby – úprava volitelných položek
03432	Neuhrazené pohledávky
03438	Závazky bez příkazu, neuhrazené
03402	Obchodní partner
05001	Inventární karta drobného majetku
05003	Inventární karta drobného majetku dle NS
05004	Prohlížení inventárních karet drobného majetku
05013	Dávkové přemístění drobného majetku
05019	Dávkové vyřazení drobného majetku
05012	Storno zařazení drobného majetku
05011	Storno vyřazení drobného majetku
05023	Tisk drobného majetku dle výběru
30316	Schválení objednávky
30318	Potvrzení objednávky
30326	Hromadné vyřazení ze salda
30330	Opravy uzavřené objednávky

OZ 06. Dokumenty v příloze prvotních dokladů

Do následujících přehledových formulářů přidána položka "Počet příloh" :

03237 – Přehled závazků
03337 – Přehled pohledávek
03614 – Prohlížení daňových dokladů
30333 – Objednávky

Obr. Dokumenty v příloze prvotních dokladů

OZ 07. iFIS* e-podepisování výstupů PDF

Ve výběru tiskových sestav přibyla možnost "Do přílohy". Zatržením pole "Elektronicky podepsat" lze elektronicky podepsané tiskové sestavy a jiné výstupy ve formátu PDF vložit do přílohy dokladu.

Obr. iFIS* e-podepisování výstupů PDF – platný certifikát

OZ 08. Odeslání e-podepsané přílohy e-mailem

Vytvořena funkcionalita pro odeslání elektronicky podepsané přílohy prostřednictvím e-mailu :

e-mail lze odeslat i s elektronicky podepsanou přílohou
stiskem klávesy "Přílohy a jiné dodatky" se zobrazí elektronicky podepsaná příloha
stiskem tlačítka pro "Elektronickou poštu" se připojí dokument, který byl elektronicky podepsán
v e-mailové zprávě je umístěna příloha pod záložkou "Přílohy"

Obr. Postup odeslání e-podepsané přílohy e-mailem

OZ 09. Nastavitelnost právní váhy přílohy skenu importované do iFIS*

V globálním parametru E_PR_PVA je možné nadefinovat hodnotu Právní váhy vkládané přílohy, která bude předvyplněna u importovaného záznamu skenu dokumentu.

Obr. Parametr E_PR_PVA

Obr. Předdefinovaná hodnota Právní váhy přílohy importované do iFIS*

	Poznámka
	Na skenovacích pracovištích VVŠ a VVI lze provádět pouze neautorizované konverze dokumentů z listinné do digitální podoby. Mělo by se tedy vesměs jednat o KOPIE dokumentů.

OZ 10. e-Podatelna - úpravy v možnostech nastavení

Složka "ePodatelna" která byla součástí iFIS/Spisová služba, je nyní samostatnou položkou/agendou menu "Nadstavby iFIS". V této složce jsou formuláře pro nastavení funkcionality ePodatelny.

Obr. Umístění agendy ePodatelna v menu iFIS*

Ve formuláři 09162 - e-Podatelny lze nyní nadefinovat záznam o ePodatelně s rozhodnutím, zda ne/bude využívána možnost evidence do iFIS/Spisová služba. Dále je možné nastavit ePodatelny pro jednotlivé EJ.

Obr. Nastavení záznamu o ePodatelně

Číselníky

Označení	Oblast
CIS	Číselníky

CIS 01. Odpovědnost osob k NS

Formulář 09107 – Odpovědnosti osob obsahující podrobnosti o odpovědnostech osob vůči nákladovým střediskům lze vyvolat tlačítkem pro "Odpovědné osoby" u formulářů :

01103 - Číselník středisek
01108 - Prohlížení středisek

Obr. Tlačítko pro Odpovědné osoby

CIS 02. Časové řezy v číselníku nákladových středisek

Stiskem tlačítka "Evidence změn" lze vyvolat formulář 01121 – Číselník středisek – evidence změn obsahující historii změn daného nákladového střediska, a to ve formulářích :

01103 - Číselník středisek
01108 - Prohlížení středisek

Obr. Tlačítko "Evidence změn" ve formuláři 01103 - Číselník středisek

ve formuláři 01121 – Číselník středisek – evidence změn lze dohledat, kdy ke změně došlo
sestavu lze vytisknout s původními daty

Obr. Změny nákladového střediska

Obr. Tisk sestavy za minulé období s původním názvem střediska

CIS 03. Komentář k pobočce

Do výběrového formuláře 08102 – Číselník organizací přibyla položka "Komentář k pobočce". Jedná se o další komentář k adrese pobočky.

Obr. Nová položka ve formuláři 08102 - Číselník organizací – "Komentář k pobočce"

CIS 04. Číselník odpovědnostních rolí osob

Vytvořen formulář 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob pro nadefinování jednotlivých odpovědnostních rolí.
Tlačítko "Nastavení popisu příznaků" umožňuje nastavit pro odpovědnostní role popis příznaků odpovědných osob (položky P1 – P5).

Obr. Nastavení popisu příznaků ve formuláři 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob

CIS 05. Odpovědnosti osob

Vytvořen přehledový formulář 09106 - Odpovědnosti osob, který zobrazuje seznam osob a jejich odpovědnosti.

Obr. Odpovědnosti osob

CIS 06. Bankovní účty a časová platnost

Údaje o bankovních účtech rozšířeny o položky "Od" a "Do" pro omezení časové platnosti čísel bankovních účtů u formulářů :

01404 - Pořízení cizích bankovních účtů
01405 - Bankovní účty osob
01409 - Bankovní účty cizí

Obr. Omezení časové platnosti bankovních účtů

CIS 07. Náhradní plnění v číselníku organizací

Při pořizování faktury nebo objednávky je příznak náhradního plnění zobrazen pouze tehdy, má-li dodavatel v doplňku číselníku 01110 - Organizace nastaven tento příznak na hodnotu A. Změnu příznaku lze provést v tomto číselníku po stisku tlačítka "Ekonomické informace" .

Obr. Náhradní plnění v číselníku 01110 – Organizace

CIS 08. Hromadné aktualizace zdrojů financování v iFIS* Rozpočty

Zavedena funkcionalita pro změnu názvu zdrojů financování, které jsou vázány na rozpočet, kdy se při ukládání zobrazí :

volba "Provést změnu názvu?" - hodnoty ANO/NE
pokud ANO - upozornění na změnu původního názvu v rozpočtech
u formulářů :
- 01220 - Zakázky - projekty
- 01203 - Typy akcí
- 01202 - Komplexní položky

Obr. Změna názvu zakázky ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty

Obr. Změna typu akce v číselníku 01203 - Typy akcí

Obr. Změna názvu komplexní položky v číselníku 01202 - Komplexní položky

Zakázky - projekty

Označení	Oblast
ZAK	Zakázky - projekty

ZAK 01. Hromadné změny

Ve formuláři 01220 – Zakázky - projekty přibylo tlačítko :

"Hromadné změny" - umožňuje měnit některé položky pro více zakázek najednou
"Proveď změny" - uloží provedené změny

Obr. Hromadné změny ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty

Obr. Doplnění sazby DPH k vybraným zakázkám

Postup je popsán v dokumentaci k formuláři 01220 – Zakázky - projekty.

ZAK 02. Nové seznamy hodnot pro kalkulační jednici a volitelné položky

Ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty přibyly seznamy hodnot pro položky :

"Kalk. jed." - kalkulační jednice - pro potřeby výpočtu mezd
"Volitelná položka" - položka, pod kterou lze evidovat téměř cokoli

Obr. Nové seznamy hodnot pro KJ, VP

ZAK 03. Osoby v zakázkách

Údaje ze záložky "Další osoby" přesunuty pod tlačítko "Odpovědné osoby" , kterým lze vyvolat formulář 09107 - Odpovědnosti osob, a to u formulářů :

01220 - Zakázky - projekty
01222 - Zakázky - projekty - dle NS
01223 - Zakázky - projekty - dle osoby
01224 - Zakázky - projekty - prohlížení

Obr. Tlačítko "Odpovědné osoby" ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty

ZAK 04. Kontroly tvaru zakázky a upozornění

Přibyla nová funkcionalita pro kontrolu duplicity názvu zakázky, kdy je v případě změny takovéto zakázky uživatel upozorněn hlášením.

Obr. Kontroly tvaru zakázky a upozornění

ZAK 05. Nová podpora tvorby rozpočtů ze zakázky

Ve formuláři 01220 – Zakázky – projekty přibylo tlačítko "Prohlížení rozpočtů" pro zobrazení rozpočtu.

Obr. Tvorba rozpočtů ze zakázky

Obr. Prohlížení rozpočtů připojených k zakázce

ZAK 06. Generování číselného kódu zakázky

Automaticky lze vygenerovat název zakázky dle nastavení masky, která je zaznamenána v tabulce R_SQL. Pro administraci nastavení je nutné kontaktovat pracovníky Helpdesku.

Obr. Generování číselného kódu zakázky

Finance

Označení	Oblast
FIN	Finance

FIN 01. Dodatečná oprava upomínek

Ve formuláři 03902 - Přehled upomínek upravena hlavička detailu upomínky pro možnost oprav některých položek.

Obr. Detail hlavičky upomínky

FIN 02. Prohlížení formuláře 03255

Do formuláře 03255 - Prohlížení řádků platebních příkazů přibyly tyto položky :

Datum spl. - datum splatnosti
K - stav kontroly účtu nebo firmy, podle registru spolehlivosti plátce DPH
- + - řádek je v pořádku
- ? - firma nebo účty nebyly zkontrolovány proti registru plátců
- ! - firma je dle registru plátců nespolehlivá
Typ ř. - typ řádky příkazu :
- A - avízo
- B - úhrada bez dokladu
- F - úhrada závazku
- M - úhrada výplaty
- S - výplaty složenkou
- Z - úhrada závazku osobě

Obr. Prohlížení řádků platebních příkazů (1. část)

Obr. Prohlížení řádků platebních příkazů (2. část)

FIN 03. Kontrola položkových rozpisů

Formulář pro uzavření období v úloze Banka použije pro kontrolu rozpisů bankovních karet nebo složenek selecty uložené v R_SQL. Musí se jmenovat UZAV_031_X, kde X je číslo. Provádějí se v pořadí podle abecedního uspořádání. Select musí vrátit v případě, že je vše v pořádku, null, jinak musí vrátit řetězec obsahující popis chyby. Pokud takové selecty v R_SQL chybí, použije se select uložený v lokálním parametru BANUZKPR. Když neexistuje ani ten, kontrolují se rozpisy podle data, ke kterému se vztahují.

FIN 04. Defaultní firma v závazku k zaměstnanci

Lokální parametr FHZ převeden do R_SQL. Vznik dvou nových parametrů ZAV_ZAM_FIRMA_HLAV a ZAV_ZAM_FIRMA_RADEK.
V definici parametru bude SQL dotaz, který bude vracet výchozí FIRMIDNO v závislosti na formulářových proměnných NSIDNO:, TYDFIDNO:, :FIRMIDNO.

FIN 05. Servisní funkce výplat

Do formuláře 04506 - Výplaty – servisní funkce přidáno tlačítko "Zařadit znovu na příkaz" pro opětovné zařazení výplaty na příkaz :

stiskem tlačítka se nastaví kontrolní položky výplaty tak, aby se výplata opět objevila v nabídce při vytváření nového příkazu
řádek starého příkazu je označen jako zrušený a objeví se v prohlížení příkazu v červené barvě
po otevření starého příkazu na něm nelze měnit žádné údaje, lze jej pouze vymazat
při výmazu již nesmí měnit kontrolní položky na výplatě

Obr. Servisní funkce výplat

FIN 06. Kontrola použitého PID a na něj navázané přílohy v iFIS* Závazky

V pořízení, opravách, schvalování a kopiích závazků v modulu iFIS* Závazky se při zadání hodnoty do položky PID kontroluje :

zda již není použit v jiném závazku

Pokud ano - uživatel je upozorněn informačním hlášením.

Obr. Upozornění na již použitý PID

V pořizovacích formulářích je položka "PID" v podobě tlačítka. Pokud není vyplněna hodnota PID nebo záznam vyplněného PID neobsahuje přílohu, pak tlačítko je šedivé a neaktivní.

Obr. Vyplněný PID bez vložené přílohy

Pokud záznam vyplněného PID má v úloze iFIS/Spisová služba vloženou přílohu, pak má tlačítko žlutou barvu a při jeho použití je možné tyto záznamy o přílohách zobrazit v prohlížecím režimu.

Obr. Vyplněný PID s vloženou přílohou - zobrazení příloh

FIN 07. Kopie dokladu v cizí měně

Ve formulářích 03201 - Kopie závazků a 03313 - Kopie pohledávek lze pořídit kopii závazku nebo pohledávky v cizí měně :

po výběru kopírovaného dokladu se zobrazí okno pro výběr dat nového kurzu
zobrazí se aktuální datum, které lze změnit
poté lze vybrat "Typ kurzu"

Chybí-li kurz v kurzovním lístku :

uživatel je upozorněn a požádán o doplnění
tento kurz se objeví v políčku "Kurz"
po stisku tlačítka "Kopie" se tento kurz přenáší do zvoleného závazku nebo pohledávky
je-li požadován kurz z jiného dne a uživatel jej chce vidět, ještě před zanesením do dokladu musí po předvyplnění data do formuláře a přes ikonu doplnění číselníku :
- vstoupit do číselníku kurzů
- vybrat danou měnu, poté kurz a odejít zpět

Obr. Výběr kurzu pro kopii závazku v cizí měně

FIN 08. Náhradní plnění v přijaté faktuře

Do přijaté faktury byl přidán příznak náhradního plnění :

v pořizování je zobrazen pouze tehdy, má-li dodavatel v doplňku číselníku firem nastaven příznak náhradního plnění na hodnotu A
příznak lze dodatečně ve formulářích oprav a schvalování měnit

Obr. Volba náhradního plnění

Obr. Nová položka náhradního plnění ve formuláři 03230 – Přehled dodavatelských faktur

FIN 09. Tisk vydaného dobropisu

V tisku vystaveného dobropisu jsou obrácená znaménka u výsledné částky.

Obr. Vystavený dobropis

Obr. Tisk vystaveného dobropisu

FIN 10. Souhrnný pokladní doklad

Formulář 03566 - Vytvoření pokladního dokladu rozšířen o možnost vytvoření souhrnného pokladního dokladu :

výběrem typu dokladu "Souhrnná stvrzenka CZK" je vyvolán formulář 03528 - Hromadná úhrada
při zadávání údajů se postupuje jako při vytváření běžného pokladního dokladu
pro závazky i pohledávky

Obr. Formulář 03566 – Vytvoření pokladního dokladu - výběr typu dokladu "Souhrnná stvrzenka CZK"

Obr. Souhrnná úhrada závazků a pohledávek na pokladně – pořízení + tisk

FIN 11. Podpora pro e-podepisování platebních příkazů

Jednotlivé platební příkazy lze v iFIS* elektronicky podepsat. K elektronickému podepsání slouží pole s označením Elektronicky podepsat.
Toto pole je aktivní pouze při volbách :

"Do souboru" - tiskový výstup uloží na lokální disk
"Do archívu" - tiskový výstup lze uložit do archivu sestav

Postup připojení elektronického podpisu :

stisk tlačítka pro "Tiskové sestavy"
výběr možnosti "Do souboru" nebo "Do archívu"
zaškrtnutím pole Elektronicky podepsat

Obr. Podpora pro e-podepisování platebních příkazů

Obr. Podpora pro e-podepisování platebních příkazů – uložení

FIN 12. Podpora pro e-podepisování bankovních výpisů

Bankovní výpisy lze v iFIS* elektronicky podepsat :

lze provést ve formuláři 03180 - Přehled kontací bankovních výpisů
zaškrtnutím volby "Elektronicky podepsat"
tato volba je aktivní pouze výběrem možnosti :
- "Do souboru"
- "Do archívu"

Tímto způsobem lze :

k tiskovým výstupům v podobě bankovních výpisů připojit elektronický podpis
dokument uložit na lokální disk nebo do archivu sestav.

Obr. Podpora pro e-podepisování bankovních výpisů

FIN 13. Kontrola účetní závěrky v úloze iFIS* Banka

Ve formuláři 03152 – Měsíční závěrka banky zavedena funkcionalita pro kontrolu účetní závěrky.

Obr. Kontrola účetní závěrky

FIN 14. Kontrola stavu zpracování rozpisů před zaúčtováním

Ve formuláři 03140 – Vytvoření účetního dokladu vznikla :

možnost nastavení filtru pomocí parametru R_SQL / SUMARNI_RADEK% (omezení VSMB, KSMB, VBÚ, POZN apod.)
nová signalizace na přehledu bankovních výpisů (BV) :
- BV bez připojeného položkového rozpisu červeně
- BV s účetně nezlikvidovanými rozpisy oranžově

Obr. Kontrola stavu zpracování PKO, VAKUS rozpisů před zaúčtováním

FIN 15. Zásobník ISDOC faktur na vstupu do iFIS* Závazky

Do formuláře 03207 - Převzetí externích závazků přibyla do položky "Úloha zdroje dat" hodnota e-faktury ISDOC pro zobrazení faktur ISDOC.

Obr. Formulář 03207 – Převzetí externích závazků – e-faktury ISDOC

FIN 16. Pořízení ISDOC faktury na „jedno" kliknutí

Nyní si je možné s vašimi partnery vyměňovat elektronické faktury ve standardu ISDOC. Stačí k tomu zavést e-mailovou adresu např. e-faktury@organizace.cz a začít využívat modul iFIS*e-Podatelna. E-podatelna sama analyzuje došlou e-mailovou poštu, dokáže ji sama evidovat v iFIS*Spisová služba, e-maily s ISDOC fakturou předává do iFIS*Závazky/03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze pořídit závazkovou fakturu opravdu jednoduchým způsobem "na jedno kliknutí". ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS*Závazky.

Obr. Pořízení závazkové faktury ISDOC na "jedno" kliknutí

FIN 17. Elektronická výměna faktur ISDOC

Fakturu ISDOC a jiné související doklady lze odeslat :

e-mailem
prostřednictvím datových schránek

Jelikož formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný, lze posílat elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy.

Obr. Odeslání faktury e-mailem

Obr. Potvrzení o doručené zprávě z e-Podatelny

FIN 18. Elektronická výměna prvotních dokladů ISDOC

Pomocí e-Podatelny lze provést elektronickou výměnu prvotních dokladů ISDOC.

Obr. Postup při elektronické výměně prvotních dokladů ISDOC

Obr. iFIS* e-Podatelna

FIN 19. Nová podpora při pořizování řádků v iFIS* Pohledávky

Modul iFIS* Pohledávky nabízí novou podporou při pořizování řádků faktury:

nová možnost definice katalogu fakturovaných položek, ceníků apod.
výběrem ze seznamu hodnot do položky se automaticky doplňuje celá řádka dokladu včetně sazby DPH, referentka pak obvykle zadává pouze počet MJ, ceny se dopočítávají automaticky podle jednotkové ceny z odpovídajícího ceníku.

Kde je možné využít?

fakturace za zboží
fakturace ze poskytnuté služby (ubytování, stravování, služby v rámci doplňkové činnosti apod.)
prodej vyřazeného majetku apod.

Obr. Pořízení řádku – nová podpora

Obr. Pořízení řádku - výběr ze seznamu hodnot (F3)

FIN 20. Odpojení položkových rozpisů od SUM řádku

Ve formuláři 03111 - Opravy řádků přibylo tlačítko "Odpojení rozpisu" pro odpojení rozpisu od sumárního řádku bankovního výpisu.

Obr. Odpojení položkových rozpisů od SUM řádku

Obr. Odpojení položkových rozpisů

FIN 21. Připojení/smazání položkových rozpisů k SUM řádku

Ve formuláři 03124 - Připojení rozpisu k řádce výpisu přibyla tlačítka :

"Připojení rozpisu" - slouží pro připojení jednotlivého rozpisu k sumárnímu řádku bankovního výpisu
"Smazání rozpisu" - určeno k odstranění vybraného rozpisu z bankovního výpisu

Obr. Smazání rozpisu

FIN 22. Nové sestavy DPH

Předformulář pro zadání "Závěrkového kódu" přidán do těchto sestav :

067/03603
068/03603
069/03603
182/03603

Obr. Předformulář pro tiskové sestavy DPH

FIN 23. Kontrola spolehlivosti a bankovního účtu plátce DPH

Rozšířena funkcionalita pro ověření spolehlivosti plátce DPH o kontrolu platnosti čísla bankovního účtu, které bylo vloženo do hlavičky prvotního dokladu :

stiskem ikony pro "Ověření plátce"
výsledek je zjednodušeným způsobem vypsán na obrazovku a zaevidován automaticky do historie prvotního dokladu po uložení změn
po provedení kontroly se objeví hlášení :
- zda je plátce DPH spolehlivý či nikoli
- zda číslo bankovního účtu, které uvedl, se nachází v seznamu platných účtů

Obr. Provedení kontroly spolehlivosti a bankovního účtu plátce DPH

Obr. Zobrazení údajů o provedené kontrole v číselníku 01110 – Organizace

Podrobné informace lze nalézt ve formuláři 00240 - Ověření plátce - výběr rejstříku.

Majetek

Označení	Oblast
Maj	Majetek

MAJ 01. Definice povinných polí dokladu o zařazení

Ve formuláři 05105 - Číselník účetních typů majetku přibyla položka "Faktura".

Obr. Definice povinných polí dokladu o zařazení

MAJ 02. Rozdělovník v iFIS* Majetek

Položka "Rozdělovník" přibyla do přehledových formulářů :

05802 - Inventární karta dlouhodobého majetku
05214 - Prohlížení dokladů o zařazení

Obr. Položka "Rozdělovník" ve formuláři 05802 - Inventární karta dlouhodobého majetku

Obr. Položka "Rozdělovník" ve formuláři 05214 - Prohlížení dokladů o zařazení

MAJ 03. Doklad o zařazení a číslo faktury

Systémem je automaticky vygenerováno číslo faktury z připojených dokladů v příloze ve formuláři 05210 - Zařazení dlouhodobého majetku do užívání.

Obr. Doklad o zařazení a číslo faktury

MAJ 04. Předformulář v sestavě 5196/05803

Do sestavy 5196/05803 přidán předformulář pro zadání argumentu, zda se bude tisknout :

"Název umístění" nebo
"Faktura"

Obr. Předformulář pro tiskové sestavy z majetku

Správa majetku

Označení	Oblast
SPM	Správa majetku

SPM 01. Nejsou realizovány změny

Manažerský informační systém

Označení	Oblast
MIS	Manažerský informační systém

MIS 01. Nejsou realizovány změny

Objednávky

Označení	Oblast
OBJ	Objednávky

OBJ 01. Vyhledávání podle IČ

V pořizovacím a vyhledávacím formuláři 30333 - Objednávky – vstup bylo doplněno pole "IČO", které lze zadat i do filtrů.

Obr. Zobrazení pole IČ ve formuláři objednávek

OBJ 02. Náhradní plnění v objednávkách

Při vystavení objednávky ve formuláři 30335 – Objednávky – vstup se automaticky zobrazí nastavený text náhradního plnění na tiskové sestavě objednávky, a to pouze tehdy, má-li firma v doplňku číselníku firem nastaven příznak náhradního plnění na hodnotu A. V návaznosti na položku "Náhradní plnění A/N" lze tisknout v objednávkách automaticky text, který je zaznamenán v tabulce R_SQL pod názvem ZS_TEXT.

Obr. Náhradní plnění při vystavení objednávky v 30335 – Objednávky - vstup

Obr. Náhradní plnění – zobrazení na tiskové sestavě objednávky

Registr smluv

Označení	Oblast
RS	Registr smluv

RS 01. Hromadné označení více závazků/pohledávek najednou

Ve formuláři 08202 - Registr smluv vytvořena nová funkcionalita pro hromadné připojení více závazků či pohledávek ke smlouvě.
Postup :

nejprve se stiskne jedno z následujících tlačítek:
- "Připojení závazku" - pro připojení jednoho či více závazků ke smlouvě
- "Připojení pohledávky" - slouží pro přiřazení jedné či více pohledávek ke smlouvě
vyhledají se a hromadně označí více závazků/pohledávek najednou určených pro připojení k dané smlouvě
klávesou F4 nebo ESC lze vybrané závazky/pohledávky ke smlouvě připojit

Obr. Registr smluv – tlačítka pro připojení závazku/pohledávky

Obr. Hromadné označení několika závazků najednou

Obr. Tlačítka pro prohlížení přiřazených závazků nebo pohledávek

RS 02. Plánované versus skutečné plnění ze smluv (objem plnění na rámcové smlouvy)

Formulář 08202 - Registr smluv doplněn o položky sledující plánovaný a skutečný objem plnění ze smluv :

"Plnění"
"Zbývá k plnění"

Obr. Plánované versus skutečné plnění ze smluv

Také lze nastavit, aby systém automaticky upozornil uživatele e-mailem na změny týkající se skutečného a plánovaného plnění.

Obr. Plánované versus skutečné plnění ze smluv

Rozpočty

Označení	Oblast
RZP	Rozpočty

RZP 01. Položkový rozpis k celkovému čerpání rozpočtu

Ve formuláři 02432 - Čerpání rozpočtu je umožněno :

stiskem tlačítka "Detail čerpání" zobrazit položky zatěžující řádek daného rozpočtu
tlačítkem je vyvolán nový formulář 02415 – Čerpání rozpočtu, který je rozdělen na tolik oddílů, kolik je naplněných sloupců
v hlavičce je uvedeno, o jaký rozpočet/řádku a název se jedná

Obr. Tlačítko "Detail čerpání"

Obr. Zobrazení položek zatěžující daný řádek rozpočtu

Obr. Zobrazení detailu prvotního dokladu k čerpání rozpočtu

RZP 02. Referenční rozpočty k finančním zdrojům

Vytvořen nový formulář 02450 - Referenční rozpočty k finančním zdrojům, ve kterém lze nadefinovat více referenčních rozpočtů k jednomu zdroji financování.
Lze nastavit masku pro název rozpočtu :

je-li vyplněna - generuje se
jinak se vezme název ze zakázky, doplněný číslem
číslo zabezpečí jednoznačnost názvu

Obr. Referenční rozpočty k finančním zdrojům

RZP 03. Podpora rozpočtovým přesunům

Z formuláře 02430 - Rozpočty a plány lze klávesou pro Výběr vyvolat formulář 02431 – Sestavení a úprava rozpočtu, kde je umožněno měnit jednotlivé řádky čerpání rozpočtu.

Obr. Přesun do formuláře 02431 – Sestavení a úprava rozpočtu

Do formuláře 02431 – Sestavení a úprava rozpočtu přidána tlačítka :

"Nový návrh rozpočtových změn" - lze upravit například částku čerpání rozpočtu
"Uložit rozpočtové změny" - pro uložení změn, které byly provedeny
"Evidence rozpočtových změn" - stiskem tohoto tlačítka je vyvolán formulář 02433 - Evidence rozpočtových změn obsahující historii provedených změn
"Detaily" se lze přesunout do podrobnější evidence změn

Obr. Tlačítko "Nový návrh rozpočtových změn"

Obr. Podpora rozpočtovým přesunům – tlačítko "Evidence rozpočtových změn"

Obr. Vyvolání formuláře 02433 - Evidence rozpočtových změn tlačítkem "Celá změna"

Spisová služba

Označení	Oblast
SPS	Spisová služba

SPS 01. Administrace - Definice evidence PID na úrovni SU

V iFIS* Spisová služba lze nadefinovat, zda při pořízení nového dokumentu bude jeho identifikátor PID automaticky generován při uložení záznamu nebo jeho hodnotu bude možno zadat ručně (z klávesnice nebo přes čtečku čárového kódu). Ruční pořízení hodnoty PID je pro výjimečné případy, kdy PID je předem znám, neboť je jím označen dokument (etiketa obsahující PID v podobě čárového kódu) procházející skenovacím pracovištěm.

Obr. Způsob evidence PID - automaticky generovaný

Obr. Způsob evidence PID - ruční pořízení

Obr. Způsob evidence PID - kombinace s možností přepínání

Způsob evidence PID je definován prostřednictvím globálního parametru SPSGPID, přičemž je možné nastavit individuálně pro přijaté/odesílané dokumenty z/do Světa či interní SU, případně pro vytvářené kopie.

Obr. Způsob evidence PID - nastavení globálního parametru

Nově je způsob evidence PID možno nastavit až na úrovni každého jednotlivého SU, čímž lze pro jednotlivá/vybraná pracoviště upravit globální nastavení.

Obr. Způsob evidence PID - nastavení na úrovni jednotlivých SU

SPS 02. Administrace - Přístupy k přílohám a práce s nimi (oprávnění ke vkládání, mazání nebo aktualizaci)

V iFIS* Spisová služba jsou přístupy pro práci s přílohami u záznamu řízeny jednak přístupem k záznamu o dokumentu (přístup na pracoviště spisové služby=spisový uzel, kde je dokument evidován // složka ve stromové struktuře spisového uzlu, kde je dokument v dané chvíli evidován - v některých složkách jen možnost prohlížení).

Dále jsou možnosti operací s přílohami definovány přidělenými přístupy na jednotlivá tlačítka Vlož, Ukaž, Kopíruj, Zruš - viz v rámci některé uživatelské role přístupy na akce (administrovatelná tlačítka) BUT_PRIUKAZ_VLOZ, BUT_PRIUKAZ_UKAZ, BUT_PRIUKAZ_KOP, BUT_PRIUKAZ_ZRUS.

Další oprávnění pro práci s přílohami jsou nadefinována na základě toho, kde a v jaké "roli" je ke konkrétní příloze přistupováno. Nově je možno tato defaultně nastavená oprávnění částečně změnit prostřednictvím nadefinování globálního parametru SPSPRISP.

Obr. Parametr SPSPRISP

Funkcionalita byla také upravena tak, aby existovala možnost pro předem vybraného uživatele vyměnit/zrušit (smazat odkaz) přílohu, i když byla vložena někým jiným, případně byla importována nějakou automatickou funkcí (ISDS, skeny,...). Takového speciálního uživatele = správce aplikace SPS je možné definovat globálním parametrem SPSADM - zaevidováním ID příslušné osoby (PERIDNO = OSB_ID). Vždy lze určit pouze 1 uživatele s tímto oprávněním, změnou hodnoty parametru lze definovat jinou osobu.

Obr. Parametr SPSADM

Dosud byl přístup na tlačítka u příloh iFIS/SPS řízen pouze vztahem přihlášeného uživatele k dokumentu SPS - tedy všechny přílohy měly vždy stejně nastavená tlačítka.

Obr. Hlášení k ne/oprávnění provést akci s přílohou

Po úpravě se po stisku tlačítka dále vyhodnocuje, zda je uživatel oprávněn akci s vybranou přílohou provést. Z důvodu rozšíření práv některým vybraným uživatelům bylo nutné povolit u dokumentu všechny akce přicházející v úvahu u daného dokumentu, resp. složky. Nyní je tedy nastaveno tak, že pokud je povolena aktualizace dokumentu, je povolen přístup na všechna tlačítka, ale nemusí být přiděleno oprávnění konkrétní akci provést.

SPS 03. Administrace - Nastavitelnost kontrol pro přípravu a realizaci skartačních řízení

V globálním parametru SPSPARAM je uložena definice (v podobě XML) pro nastavení kontrol pro přípravu skartačního řízení. Hodnota elementu obsahuje defaultní nastavení "zatrhávátka" u kontroly a může nabývat hodnoty A = Zaškrtnuto nebo N = Nezaškrtnuto.

	Poznámka
	Atribut "enable" řídí, zda je povoleno zatrhávátko měnit uživatelem a atribut "admin" je připraven pro budoucí administrační formulář a řídí, zda mohou být nastavení hodnoty elementu a atributu "enable" změněny administrátorem SPS.

Obr. Parametr SPSPARAM

Pokud bude ze strany zákazníka požadována změna rozsahu kontrol, pak lze toto upravit v rámci definice v parametru.

Obr. Seznam kontrol, jejichž rozsah je ovlivnitelný parametrem SPSPARAM

	Pozor
	V případě zájmu o omezení rozsahu kontrol, doporučujeme minimálně první změnu nastavení provést pracovníky dodavatele aplikace (dle předaných požadavků) nebo alespoň za jejich dohledu či přímé asistence!!!

SPS 04. Administrace - Nastavitelnost právní váhy přílohy skenu importované do iFIS*

V globálním parametru E_SC_PVA je možné nadefinovat hodnotu Právní váhy vkládané přílohy, která bude předvyplněna u importovaného záznamu skenu dokumentu.

Obr. Parametr E_SC_PVA

Obr. Předdefinovaná hodnota Právní váhy přílohy importované do iFIS*/SPS

	Poznámka
	Na skenovacích pracovištích VVŠ a VVI lze provádět pouze neautorizované konverze dokumentů z listinné do digitální podoby. Mělo by se tedy vesměs jednat o KOPIE dokumentů.

SPS 05. Komunikace s ISDS - kontroly velikosti a formátů příloh

Nově je možno v rámci globálního parametru E_DS_MAX definovat maximální hodnotu velikosti příloh datových zpráv připravovaných a odesílaných do ISDS. V globálním parametru E_DS_EXT lze nadefinovat přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky.

	Poznámka
	Maximální velikost a přípustné formáty datové zprávy jsou definovány legislativou - Vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

Obr. Parametry E_DS_MAX a E_DS_EXT

Na základě nastavených parametrů je následně při předání datové zprávy k odeslání a při odesílání do ISDS kontrolováno, zda:

datová zpráva obsahuje přílohu (povinně musí být alespoň 1)
datová zpráva včetně všech vložených příloh nepřekračují maximální povolenou velikost
datová zpráva neobsahuje přílohu v nepovoleném formátu

V případě zjištění nedostatku při kontrole nedojde k předání datové zprávy a uživatel je upozorněn hlášením s identifikací datové zprávy.
Obr. Upozornění na nedostatky vložených příloh odesílaných DZ

	Poznámka
	Kladný i záporný výsledek předání/odeslání datové zprávy je evidován v historii záznamu o dokumentu.

SPS 06. Komunikace s ISDS - možnost rozúčtování Poštovních datových zpráv (PDZ)

	Poznámka
	Poštovní datovou zprávou je v rámci komunikace s ISDS myšlena vzájemná komunikace mezi Datovými schránkami právnických osob (PO), fyzických osob a podnikajících fyzických osob (PFO). Komunikace tedy nezahrnuje datové schránky DS orgánů veřejné moci (OVM).

1. Nastavení ceny Poštovní datové zprávy v iFIS*

Obr. Nastavení ceníku za poštovní datové zprávy v iFIS*

Ceny za Poštovní DZ lze nastavit ve formuláři 09148 - Tarify poštovních služeb. Zde lze k tarifům za poštovní služby dozaevidovat jako nové záznamy také údaje z ceníku ČP k Poštovním datovým zprávám (včetně jejich časové platnosti).

2. Dotažení ceny k záznamu o odeslané Poštovní datové zprávě

Při odeslání datových zpráv je dle typu Datové schránky adresáta identifikováno, zda jde o Poštovní (komerční) datovou zprávu, a následně je dotažena cena z nastaveného ceníku do položky Poštovné.

Obr. Zaevidovaná cena Poštovní datové zprávy po odeslání

3. Podklady pro rozúčtování Poštovních datových zpráv

Podklady pro rozúčtování je možno vytáhnout ze záznamů jednotlivých spisových uzlů nebo souhrnně ze složky Vše nebo ze spisového uzlu "Svět". Pro dotažení do připravené sestavy 9130/09122 - Detailní výkaz odeslaných poštovních datových zpráv za SU je nutné, aby záznamy ve formuláři byly z období, pro které je výběr omezován v tiskové sestavě.

Obr. Tisková sestava pro rozúčtování PDZ

	Pozor
	Funkcionalita je dle zadání připravena pouze pro možnost vyhodnocení ceny za odeslanou klasickou Poštovní datovou zprávu. Pro rozúčtování není uvažováno s využíváním dalších alternativ ČP jako je Odpovědní nebo Dotovaná DZ, případně s využitím kreditního systému či se započítáním měsíčních paušálů!

SPS 07. Komunikace s ISDS - úprava Protokolu o přístupu do datové schránky (DS)

Mailová notifikace, která je generována na určenou osobu při přihlášení iFIS/Spisová služba do datové schránky zákazníka v ISDS (informačním systému datových schránek), byla rozšířena o další údaje a informace. Při každém pokusu o stažení/import datových zpráv do iFIS/Spisová služba je formou mailu odeslán na definovanou e-mailovou adresu tzv. "Protokol o přístupu do datové schránky", který:

informuje danou osobu o provedeném přihlášení/přístupu do dané datové schránky
obsahuje seznam dosud nestažených datových zpráv v datové schránce
obsahuje základní informace o obsahu přijatých datových zpráv
informuje o výsledku importu přijatých datových zpráv (ne/přenesení DZ)

Obr. Protokol o přístupu do datové schránky

	Pozor
	Úprava mailové notifikace není automaticky součástí nové verze, ale v případě zájmu je možné rozšířený Protokol implementovat individuálně na vyžádání po provedeném upgrade.

SPS 08. Historie - úpravy evidence, doplnění sledovaných položek

V záložce Historie došlo k rozšíření/doplnění sledovaných položek, u kterých jsou evidovány změny (nové hodnoty nebo aktualizace již vložených). Jedná se např. o položky Doručovací cesta, Vyřizuje/uloženo, Předáno, Způsob vyřízení, Poznámka,...

Nově jsou také evidovány některé ne/provedené operací s dokumenty (např. ne/předání DZ k odeslání do ISDS,...).

Obr. Příklad záznamu historie změn

V záložce Doručení jsou nově u každého záznamu o doručení evidovány hodnoty "Způsobu doručení".

Obr. Evidence Způsobu doručení u každého doručení

SPS 09. Historie - žurnalování na úrovni spisu

Obr. Tlačítko Historie pro spisy

Nově je sledována také historie spisu, kde jsou evidovány veškeré změny provedené na úrovni záznamu o spisu. Žurnál lze vyvolat prostřednictvím tlačítka "Historie" ve formuláři 09144 - Spisy.

Obr. Evidence historie spisu

SPS 10. Historie - tvorba a ukládání Transakčního protokolu

	Varování
	Požadavek na Transakční protokoly a jejich každodenní generování formou tiskového výstupu ve formátu *.PDF je dán Národním standardem pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS). Na základě toho je vyžadován Transakční protokol ze strany některých Archívů.

1. Nastavení pro možnost generování záznamů o transakčním protokolu

Pro každodenní evidenci záznamů Transakčních protokolů doporučujeme založit a nastavit speciální spisový uzel, který bude využíván pouze pro tento účel. SU je definován globálním parametrem SPSTPSU.

Obr. Globální parametr SPSTPSU

Nově je také ve formuláři 09138 - Číselník typů dokumentu definován speciální systémový Typ dokumentu "Transakční protokol" s možností přiřazení předem určeného spisového znaku se skartačním režimem = A1.

	Poznámka
	Dle požadavku NSESSS musí být součástí Spisového plánu organizace takový záznam spisového znaku, který obsahuje skartační režim A1, aby mohl být přiřazen dokumentu typu Transakční protokol.

Obr. Typ dokumentu Transakční protokol

Vlastní generování je řízeno přes formulář 09455 - Plánování úloh, kde je nastaven denní interval spouštění automatické funkce generování Transakčního protokolu a jeho uložení formou evidovaného záznamu do iFIS/Spisová služba.

Obr. Nastavení úlohy v Plánovači úloh

2. Evidence záznamů skartačního protokolu v iFIS/Spisová služba

Jednotlivé záznamy o Transakčním protokolu jsou automaticky evidovány s předdefinovanými hodnotami položek do Podacího deníku.

Obr. Evidence Transakčních protokolů - základní údaje

Záznamy jsou evidovány jako vyřízené s přiděleným požadovaným skartačním režimem.

Obr. Evidence Transakčních protokolů - doplňkové údaje

Součástí záznamu je vložená příloha vlastního transakčního protokolu ve formátu *.PDF.

Obr. Evidence Transakčních protokolů - přílohy

Podoba generovaného tiskového výstupu je zobrazena na následujícím obrázku

Obr. Evidence Transakčních protokolů - generovaná sestava

	Pozor
	Generování a každodenní automatická evidence záznamů o Transakčních protokolech není automaticky součástí nové verze, ale v případě zájmu je možné funkcionalitu implementovat individuálně na vyžádání po provedeném upgrade.

3. Tiskový výstup transakčního protokolu vytvářený ručně

Tiskovou sestavu 19140/09122 - Transakční protokol je možné vytvořit také ručně s určením časového období a s omezením záznamů vybraných do formuláře.

Obr. Tiskový výstup transakčního protokolu

SPS 11. Zneplatněné SU - vizuální odlišení, omezení funkcionality

Spisové uzly, které byly z nějakého důvodu zneplatněny jsou ve stromové struktuře (včetně všech složek) vizuálně odlišeny od ostatních platných SU.

Obr. Zneplatněný spisový uzel

Pro zneplatněné spisové uzly byla upravena funkcionalita tak, aby nejen nebylo možno na tyto SU adresovat/směrovat další dokumenty, ale aby také nebylo možné na nich nové dokumenty vytvářet (deaktivování voleb Došlo, Poslat, Kopie).

	Poznámka
	Zneplatněné SU zůstávají ve struktuře k dispozici, neboť je potřeba vypořádat na nich evidované záznamy o dokumentech.

SPS 12. Spisy s dokumenty odeslanými na Svět

Pokud spis obsahuje také odeslané dokumenty mimo původce (s lokací Svět), pak je nově umožněno:

uzavření/vyřízení takových spisů
provedení skartačních řízení s takovými spisy

Obr. Uzavřený/vyřízený spis obsahující dokumenty s lokací Svět

	Poznámka
	Při skartačním řízení nedochází k archivaci/skartaci odeslaných dokumentů mimo organizaci (s lokací Svět), ale není kontrolami bráněno v provedení operace skartačního řízení.

SPS 13. Skartační řízení - dokumenty a spisy typu "V" umožněno zařadit do skartačních návrhů

Nově je umožněno ze složky "Zařazeno do SŘ" vložit/zařadit do složky "Skartační návrh" také dokumenty typu "V" (tj. dokumenty se skartačním znakem "V" = Výběr).

Obr. Zařazení dokumentu typu "V" do Skartačního návrhu

Obr. Vložený dokument typu "V" do Skartačního návrhu

Následně lze vytvořit tiskový výstup 09111/09122 - Skartační návrh také s předvolbou "Výběr".

Obr. Tiskový výstup Skartačního návrhu pro dokumenty typu "V"

	Poznámka
	Tímto je zajištěno, že pracovníci příslušných Archívů mají příležitost případně ve spolupráci s původcem rozhodnout, které dokumenty typu "V" bude možno v rámci skartačního řízení archivovat (zařadit pro vlastní SŘ do typu "A") a které skartovat (zařadit pro vlastní SŘ do typu "S").

SPS 14. Skartační řízení - Trvalý skartační souhlas

Ve formuláři 09134 - Spisový a skartační plán je nyní možné definovat záznamy s uděleným Trvalým skartačním souhlasem (zatrhávátko u položky "TSS").

Obr. Nastavení příznaku vydaného trvalého skartačního souhlasu

	Poznámka
	Trvalý skartační souhlas může vydat příslušný archiv na základě žádosti původce na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií.

Při uložení dokumentů s tímto příznakem TSS na spisovnu jsou záznamy přesunuty do nové, pro tento účel vytvořené, složky "Trvalý skartační souhlas". Zde se dokumenty rozdělí dle stavu skartační lhůty do podsložky "Čeká na ŠŘ" a "Zařazeno do SŘ".

Obr. Složka Trvalý skartační souhlas v Podacím deníku

S dokumenty ve složce "Zařazeno do SŘ" lze provést skartaci mimo režim klasických skartačních řízení.

SPS 15. Skartační řízení - úpravy kontrol a možnost jejich nastavení

Vzhledem ke komplexním úpravám v oblasti přípravy a realizace skartačních řízení (viz body SPS 12., SPS 13., SPS 14.) došlo také k výrazným změnám v rozsahu a způsobu provádění kontrol. Rozsah kontrol je nyní také částečně nastavitelný a omezitelný - viz bod SPS 03..

SPS 16. Skartační řízení - v Podacím deníku odkaz na Skartační protokol

V záložce "Doplňující údaje" ve formuláři 09122 - Podací deník byla doplněna položka "Skartační protokol č.". Při provedeném skartačním řízení je do tohoto pole automaticky vygenerována hodnota čísla skartačního protokolu, v rámci kterého bylo SŘ provedeno.

Obr. Položka "Skartační protokol č." vyplněná po SŘ

Přes volbu Detail/volání číselníku (CTRL + A) lze z položky "Skartační protokol č." otevřít příslušný protokol ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení.

Obr. Detail vyvolaného Skartačního protokolu

SPS 17. Rozlišení digitálních a analogových dokumentů

V rámci položky "Forma" je možno vyplnit primární podobu evidovaného dokumentu pro rozlišení listinných (analogových) a elektronických (digitálních) dokumentů.

Zaevidování je možné provést při pořízení nového záznamu ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby nebo kdykoliv následně ve formuláři 09122 - Podací deník.

Obr. Evidence formy/podoby dokumentu

	Poznámka
	Údaj o formě/podobě dokumentu je automaticky předvyplňován při funkcionalitě některých importů/exportů dokumentů – např. evidence mailů z ePodatelny, odesílání DZ do ISDS, evidence generovaného Transakčního protokolu … (digitální forma).

SPS 18. Křížové odkazy mezi dokumenty

Nově je v iFIS/Spisová služba připravena možnost vytváření "křížových" odkazů, čímž lze evidovat vzájemně související dokumenty a vytvářet vazby mezi nimi. U dokumentu lze evidovat v položce "Iniciační PID" hodnotu existujícího PID tzv. iniciačního dokumentu, na který budou navázány další dokumenty, které se váží k téže věci/události. Položka je plněna výběrem z číselníku již evidovaných záznamů o dokumentech:

při vytváření nového záznamu
v rámci aktualizace detailu záznamu o dokumentu

Obr. Evidence iniciačního dokumentu - při pořízení nového záznamu

Obr. Evidence iniciačního dokumentu - při aktualizaci detailu záznamu v Podacím deníku

U iniciačního dokumentu lze přes tlačítko "Související" zobrazit všechny související/navázané dokumenty.

Obr. Evidence iniciačního dokumentu

	Poznámka
	Účel vytváření "křížových" odkazů: dohledání všech souvisejících dokumentů (navázaných na jeden iniciační dokument) jakási "nižší" forma spisu náhrada čísla jednacího, které při současném výkladu legislativy pozbývá svého účelu, neboť stejnou hodnotu lze použít maximálně 2x (při doručení a odpovědi).

	Příklad
	Vícenásobná korespondence k jedné události: žádost --> vyjádření --> námitka --> odpověď --> odvolání --> rozhodnutí …

Vytvoření křížového odkazu při volbě Odpověď

Při volbě Odpověď je odkaz na iniciační dokument evidován automaticky ze záznamu, ze kterého je volba iniciována.

Obr. Iniciační záznam pro volbu "Odpověď"

Volba "Odpověď".

Obr. Předdefinování hodnoty iniciačního PID po volbě "Odpověď"

Evidence odpovědi.

Obr. Evidence odpovědi

Uložení záznamu o odpovědi.

Obr. Záznam o odpovědi v Podacím deníku

Přechod na iniciační dokument.

Obr. Související dokumenty s iniciačním záznamem

Zobrazení souvisejících dokumentů přes tlačítko "Související".

SPS 19. Rozšíření možností při vracení dokumentů

Volba "Vrátit" lze použít také pro záznamy ve složce "K odeslání"

Obr. Použití volby Vrátit u dokumentu ve složce K odeslání

	Příklad
	Využití je třeba pro situace, kdy dokument nebylo možné z nějakého důvodu odeslat a je nutno ho vrátit zpět primárnímu odesílateli (např. neúspěšné odeslání DZ do ISDS).

	Pozor
	Dokumenty ve složce "K odeslání" lze vracet pouze na interní pracoviště spisové služby (spisové uzly). Není také možno vracet dokumenty na "vlastní" spisový uzel. V případě těchto situací je vyvoláno informační okno s hláškou a operace se neprovede!

Obr. Příklady informačních hlášek při použití volby Vrátit u dokumentu ve složce K odeslání

Dokumenty, u kterých bylo realizováno více doručení (např. při interním oběhu dokumentu po organizaci), je nyní možno při použití volby "Vrátit" nasměrovat na kteréhokoliv z dosud evidovaných odesílatelů, jejichž seznam je v případě vícenásobného doručení zobrazen k výběru.

Obr. Výběr adresáta při použití volby Vrátit u dokumentu s více doručeními

SPS 20. Odpověď tvořená ze záznamu s více doručeními

Při použití volby "Odpověď" ze záznamu, u kterého bylo realizováno více doručení (např. při interním oběhu dokumentu po organizaci), je nyní možno nový záznam odpovědi nasměrovat na kteréhokoliv z dosud evidovaných odesílatelů, jejichž seznam je v případě vícenásobného doručení zobrazen k výběru.

Obr. Výběr adresáta při použití volby Odpověď z dokumentu s více doručeními

SPS 21. e-Podatelna - úpravy v možnostech nastavení

Složka "ePodatelna" která byla součástí iFIS/Spisová služba, je nyní samostatnou položkou/agendou menu "Nadstavby iFIS". V této složce jsou formuláře pro nastavení funkcionality ePodatelny.

Obr. Umístění agendy ePodatelna v menu iFIS*

Ve formuláři 09162 - e-Podatelny lze nyní nadefinovat záznam o ePodatelně s rozhodnutím, zda ne/bude využívána možnost evidence do iFIS/Spisová služba. Dále je možné nastavit ePodatelny pro jednotlivé EJ.

Obr. Nastavení záznamu o ePodatelně

SPS 21. Další???

Účetnictví

Označení	Oblast
UCT	Účetnictví

UCT 01. Rozšíření definice závěrkových sestav

Do úvodního a do detailu zobrazení závěrkové sestavy přibyly tyto položky :

"Typ" - typ definice výkazu :
- Účetní výkaz - pro definici výkazů, do nichž lze získat hodnoty z účetnictví pomocí typů účtů
- Statický výkaz - pro výkazy, jejichž hodnoty nelze získat z dat iFIS prostřednictvím typů účtů, pro nadefinování statického výkazu lze vyplnit hodnoty konstantou nebo selectem pro vytěžení hodnot z databáze iFIS
"Od/Do" - položka pro časovou platnost výkazu (hodnoty MM/RR)

Obr. Položky "Typ" a "Od/Do" na úvodní straně formuláře 02178 – Definice závěrkových sestav

Obr. Detail formuláře 02178 - Definice závěrkových sestav - položky "Typ" a "Od/Do" v záhlaví jednotlivé sestavy

Obr. Naplnění položky klávesou pro "Seznam hodnot"

Kromě položky "Typ" a "Platnost Od/Do" v detailu formuláře 02178 – Definice závěrkových sestav přibyly tyto položky :

Kód - kód řádku výkazu
Č. pol. - číslo položky řádku výkazu
Formát - formát pro tisk řádku
u typu výkazu "Účetní výkaz" přibyly tyto položky :
- Typ účtu 2 a 3 - název typu účtu pro 2. a 3. sloupec
- Operace 2 a 3 - operace pro typ účtu 2 a 3 (hodnoty +/-)
u typu výkazu "Statický výkaz" přibyly položky s označením "Sloupec 1 až 20"

Obr. Definice závěrkové sestavy - Účetní výkaz

Obr. Definice závěrkové sestavy - Statický výkaz

Výběrem hodnoty do položky s označením "Formát" ve formuláři 02178 – Definice závěrkových sestav lze nastavit různý formát pro každou řádku výkazu.

Obr. Hodnoty pro formát řádků

UCT 02. Časová platnost OD/DO u účetních výkazů

Pro tisk sestavy se v předformuláři 02182 – Tisky výkazů zvolí :

platnost výkazu OD/DO s hodnotami "MM, MM, RR"
název tiskové sestavy

Obr. Výběr tiskové sestavy ve formuláři 02182 – Tisky výkazů

UCT 03. Podpora účetním opravám v uzavřeném období

Běžné účetní doklady :

lze přesunout do nižšího období, než které je otevřené
přesun lze provést ve formuláři 02115 - Účetní doklady pomocí tlačítka "Přesun"
je umožněno přesouvat vždy maximálně z otevřeného období do uzavřeného, nikdy ne z uzavřeného do otevřeného období

Obr. Přesun účetního dokladu ve formuláři 02115 – Účetní doklady

UCT 04. Úprava volitelných položek

Vytvořen formulář 02229 - Vnitropodnikové pohyby - úprava volitelných položek pro úpravu volitelných položek ve vnitropodnikovém účetnictví :

po výběru položek se stiskne tlačítko "Volitelné položky"
systém automaticky doplní přednastavené volitelné položky

Obr. Úprava volitelných položek

UCT 05. Hromadné stahování dokumentů z CUL

Ve formuláři 02224 – Podpora monitorovací zprávy přidána tato tlačítka :

"Seznam dokumentů" - pro zobrazení všech naskenovaných dokumentů, které jsou přiloženy z Centrálního úložiště dokumentů (CUL)
"Kontrola/Oprava duplicit" - pro úpravu názvu a kontrolu duplicity záznamů
"Uložit soubory" - soubory lze označit a uložit kamkoli do adresáře

Obr. Tlačítko „Seznam dokumentů“

Obr. Tlačítka "Úprava názvu", "Kontrola/Oprava duplicit" a "Uložit soubory"

UCT 06. Volitelné položky v účetní větě

Ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace přibylo tlačítko Vol. položky pro doplnění volitelných položek do účetní věty :

účetní větu lze rozšířit o položku IČO, kterou lze nastavit do položky č. 10 (P10), kde jsou nastavena pravidla pro vyplňování IČO, nic jiného se do této položky doplňovat nesmí

Ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty :

lze nadefinovat tzv. vytěžovací pravidla - co jednotlivé volitelné položky s označením P1 a P10 budou obsahovat (lze nastavit, aby volitelná položka č. 10 (P10) účetní věty obsahovala IČO partnera převzatého z hlavičky prvotního dokladu)
nastavením vytěžovacích pravidel se položka automaticky doplní do účetní věty
vytěžovací pravidla lze nastavit :
- pro účely kontace u každé účetní věty
- mohou být aktivována pro každý řádek
lze nastavit :
- zda je položka povinná či nikoli
- zda se položka bude doplňovat ručně nebo na základě těchto nastavených pravidel

Obr. Tlačítka "Volitelné položky" ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace

Obr. Volitelné položky v účetní větě

UCT 07. Hromadná editace volitelných položek

Ve formuláři 02212 - Vnitropodnikové pohyby lze provést hromadnou editaci tzv. volitelných položek. Jedná se o položky P1 - P10. Hromadná editace volitelných položek lze provést dle vnitřně nastavených parametrů.

Obr. Hromadná editace volitelných položek

UCT 08. Nová sestava 230/02134

Do formuláře 02134 - Tisk obratů na účtech přidána sestava 230/02134 - Závazná obratová předvaha pro RUK.

Obr. Závazná obratová předvaha

UCT 09. Kontrola spolehlivosti DPH u platebního příkazu

Pod tlačítko "Kontrola příkazu" ve formuláři 03261 - Sestavení platebního příkazu přibyla funkcionalita pro kontrolu platnosti čísla bankovního účtu proti "Registru plátců DPH". Nově se kontroluje, zda číslo bankovního účtu odpovídá číslu účtu, které je uvedeno v seznamu platných účtů.

Obr. Kontrola spolehlivosti a zobrazení historie ve formuláři 03261 – Sestavení platebního příkazu

WebMailer

Označení	Oblast
WM	WebMailer

WM 01. Nejsou realizovány změny

Zásoby

Označení	Oblast
ZAS	Zásoby

ZAS 01. iFIS/Prodejna – dodatečné uzavření uhrazené prodejky

Stiskem tlačítka "Uzavření" lze :

ve formuláři 10432 - Prodej docílit dodatečného uzavření uhrazené prodejky
v případě, že namarkované zboží není k dispozici, systém automaticky upozorní, zda uživatel chce skutečně přijmout hotovost na prodejní pokladnu

Obr. Dodatečné uzavření uhrazené prodejky

ZAS 02. Výchozí nastavení na nové prodejce

Prvotní údaje o skladovém pohybu a odběrateli se při zakládání nové prodejky již nenaplňují z lokálních parametrů OB_PROPO a OB_PROFI, tak jako tomu bylo doposud, ale z dotazů v R_SQL, uložených pod klíči OBC_10432_POH a OBC_10432_ODB. To znamená, že dosud se při založení nové prodejky ve formuláři 10432 - Prodej automaticky plnily položky s označením "Pohyb" na základě nastavení lokálního parametru OB_PROPO, a dále "Odběratel" v závislosti na nastavení lokálního parametru OB_PROFI. Ve formuláři 10432 - Prodej lze nově do hlavičky každé nové prodejky nastavit automatické doplňování výchozích hodnot. Hodnoty pro výchozí nastavení v hlavičce každé nové prodejky tak lze definovat dle klíče OBC_10432_POH pro "Pohyb" a OBC_10432_ODB pro položku s označením "Odběratel". Při neexistenci těchto záznamů je uživatel upozorněn chybovým hlášením. Hodnoty do položky s označením zdroje financování (NS/TA/A/KP) jsou doplňovány na základě nastavení výchozího skladového pohybu. Od výchozího odběratele s výchozím nastavením v položce "Odběratel" je odvozena i kategorie odběratele. Z toho vyplývá, že tímto způsobem lze nastavit nejen výchozí skladový pohyb a zdroj financování, ale také výchozího odběratele a prodejní kategorii pro každou prodejní přepážku jiným způsobem. Do položky s označením "Pohyb" lze při nastavení výchozího skladového pohybu použít ID vybraného skladu nebo ID vybrané pokladny.

Obr. Výchozí nastavení na nové prodejce

Veřejné zakázky

Označení	Oblast
VZ	Veřejné zakázky

VZ 01. Rozšíření evidence o Komentář a Interní stav VZ a částí VZ

Formulář 07011 – Evidence veřejných zakázek rozšířen o tyto položky (včetně jejich plnění přes rozhraní) :

"Komentář" - jedná se o komentář k veřejným zakázkám
"Interní stav VZ" - pro evidenci stavu veřejných zakázek

Obr. Rozšíření evidence o "Komentář" a "Interní stav"

VZ 02. Rozšíření evidence o záložku vazeb mezi záznamy VZ

VZ 03. Další?

Veřejné zakázky malého rozsahu

Označení	Oblast
VZM	Veřejné zakázky malého rozsahu

VZM 01. Oddělení evidence VZM dle EJ

Dochází k rozdělení dat pro evidenci veřejných zakázek malého rozsahu podle jednotlivých ekonomických jednotek.

VZM 02. Seznam evidenčních čísel VZ získaných prostřednictvím uveřejnění v IS

Seznam takto získaných evidenčních čísel veřejných zakázek malého rozsahu lze následně využít ve výkaznictví.

Inventarizace

Označení	Oblast
INV	Inventarizace

INV 01. Administrace - kontextové přístupy

Pro agendu iFIS/Inventarizace byly zavedeny kontextové přístupy na střediska. Nastavení se provádí ve formuláři 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu, kde je možné pro jednotlivé uživatele nebo pro role uživatelů nadefinovat přístupy dle středisek.

Obr. Nastavení objektu střediska pro přístup uživatele

	Pozor
	Uživatelé, u kterých se předpokládá přístup k záznamům všech středisek, musí mít ze strany administrátorů nastaveny přístupy na všechna střediska nebo na celkové nadřízené středisko ve stromové struktuře. Pokud přístupy k záznamům o inventuře nebudou omezovány středisky, je potřeba nastavit přístup také na "Neuvedené středisko".

INV 02. Rozšíření záznamů o inventuře - středisko

Záznamy o inventuře byly ve všech formulářích rozšířeny o položku "Středisko". Tato položka je nastavitelná ve funkci 09204 - Plán inventur.

Obr. Evidence záznamu o inventuře (případně včetně střediska)

	Varování
	Pokud budou v organizaci řízeny přístupy k záznamům majetku přes střediska, pak by formulář 09204 - Plán inventur měl být k dispozici pouze administrátorům nebo vybraným uživatelům, kteří následně omezí přístupy k jednotlivým záznamům inventury uvedením konkrétního střediska (pro skupiny středisek evidencí nadřízeného střediska).

V dalších formulářích jsou již dle nastavených kontextů řízeny přístupy k jednotlivým záznamům o inventuře.

Obr. Omezení záznamů o inventuře dle kontextů

	Poznámka
	V případě uvedení hodnoty v položce "Středisko" je také dle této hodnoty omezen přenos záznamů z evidence majetkové databáze (jsou přenášena jen data majetku s vazbou na toto středisko nebo na střediska podřízená) - viz funkce ve formuláři 09203 - Příprava dat.

INV 03. Stromová struktura ve formulářích

V iFIS*/Inventarizace přibyla ve formulářích stromová struktura. Složky stromu jsou definované dle inventarizované úlohy a dále dle stavů záznamů o inventuře.

Stromová struktura umožňuje:

omezení seznamu záznamů (dle složky ve stromové struktuře)
zpřehlednění a snazší orientaci v záznamech

Obr. Příklad stromové struktury ve formuláři 09204 - Plán inventur

Obr. Příklad stromové struktury ve formuláři 09205 - Seznam dávek

INV 04. Omezení přístupů na funkční tlačítka pro mazání záznamů

Tlačítka pro výmaz vybraných záznamů v inventuře jsou nyní administrovatelná a je tedy možno ze strany správce iFIS nastavit, zda uživateli ne/bude zrušení záznamu povoleno.

Obr. Příklad zneplatněného tlačítka Výmaz4 ve formuláři 09203 - Příprava dat

Obr. Nastavení přístupů na funkční tlačítka pro uživatelskou roli

Pro zpřístupnění tlačítek pro výmaz ve formuláři 09203 - Příprava dat je potřeba ze strany správce iFIS přidělit příslušné uživatelské roli přístup na Akci (funkční tlačítka) = BUT_ZRUS_FYZ_INV. Přístup na stejnou Akci umožňuje také vybraným uživatelům fyzické zrušení záznamu o inventuře.

Přidělený přístup na Akci (funkční tlačítko) = BUT_ZRUS_FYZ_DAV umožňuje vybraným uživatelům provést fyzické zrušení záznamu o dávce.

Obr. Přístup na tlačítko Zrušit dávku ve formuláři 09205 - Seznam dávek

	Poznámka
	Tlačítko Zrušit dávku je aktivní pouze v případě, že kurzor je umístěn na záznamu o dávce.

Obr. Přístup na tlačítko Zrušit inventuru ve formuláři 09204 - Plán inventur

Přes tlačítko Zrušit inventuru je možné provést fyzické zrušení záznamu o inventuře ve formuláři 09204 - Plán inventur.

	Poznámka
	Tlačítko Zrušit inventuru je aktivní pouze u záznamů o inventuře, které mají příznak zneplatnění (jsou ve složce "Zrušené").

INV 05. Možnost odložení inventury do Archivu

INV 06. Další?

Integrace s okolními systémy

Označení	Oblast
INT	Integrace s okolními systémy

INT 01. Integrace

Dochází k rozsáhlé integraci systému iFIS* s jinými systémy. Tato integrace se týká zejména veřejných zakázek, ale i jiných modulů v systému iFIS*.

Správce

Označení	Oblast
SPR	Správce

SPR 01. Zobrazení uživatelských rolí

Ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů na záložce "Uživatelé" a podzáložce "Role" přibyla možnost defaultně zobrazovat pouze uživatelské role zaškrtnutím políčka "Uživatelské".

Obr. Uživatelské role

SPR 02. Přesun do záložky Role

Ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů na záložce "Uživatelé" a podzáložce "Role" je umožněno přesunutí do záložky "Role" přímo na příslušnou roli pomocí klávesy pro "Volání číselníku".

Obr. Přesun na příslušnou roli

Správa karet a interní platební systém (IPS)

Označení	Oblast
IPS	Správa karet a interní platební systém (IPS)

IPS 01. Správa certifikátů

Vytvořen formulář 09437 - Správa certifikátů obsahující seznam certifikátů opravňujících k přístupu na transakční rozhraní.

Obr. Formulář 09437 - Správa certifikátů

IPS 02. Neakceptované transakce

Vytvořen formulář 09444 - Neakceptované transakce za účelem zpětného dořešení neakceptovaných transakcí uživatelem.

Obr. Formulář 09444 - Neakceptované transakce

IPS 03. Nové formuláře pro CLU

Pro účely tzv. Clearingového uzlu (CLU) vznikly formuláře obsahující seznam účtů cizích platebních systémů, které jsou připojeny k CLU :

09413 - Účty cizích PS připojených k CLU
09414 - Účty cizích PS připojených k CLU - prohlížení

Dále vznikly formuláře :

09480 – Účty clearingového uzlu - seznam účtů zapojených do clearingového uzlu a jednotlivých transakcí
09481 - Transakce clearingového uzlu - pro prohlížení jednotlivých transakcí v rámci CLU
09482 - Podklady pro vzájemné vyúčtování - slouží pro vzájemné finanční vyrovnání a pro fakturaci

Clearingový uzel (CLU) slouží :

k propojení jednotlivých aplikací
jedná se o otevřený systém pro připojení dalších subjektů, zejména těch týkajících se zúčtovacích transakcí
cílem je zprostředkování informací o příslušném účtu evidovaném v jednom systému pro transakční zúčtování pro potřeby realizace transakcí v jiném transakčním systému
zrealizované transakce se zapisují do protokolu, ze kterého lze sestavit nejen přehledy o službách poskytnutých vzájemně mezi jednotlivými systémy, ale také podklady pro vzájemné finanční vyrovnání mezi organizacemi

IPS 04. Záložka Pravidla CLU

Formulář 09440 - Předkontační pravidla rozšířen o záložku "Pravidla CLU" pro potřeby propojení transakcí prostřednictvím tzv. Clearingového uzlu (CLU). Tato záložka umožňuje nastavení pravidel účetní likvidace pro služby poskytované v rámci CLU na jednotlivých transakčních zúčtovacích systémech.

Obr. Záložka "Pravidla CLU" ve formuláři 09440 - Předkontační pravidla

IPS 05. Záložka Služby CLU

Do formuláře 09476 - Podklady pro účetní likvidaci přidána záložka "Služby CLU" obsahující podklady o službách čerpaných klienty cizích PS.

Obr. Záložka "Služby CLU" ve formuláři 09476 - Podklady pro účetní likvidaci

Dílčí změny v rozsahu verze jsou vyhrazeny.

(c) BBM s.r.o., květen 2014