Man01220

Z BBM Dokumentace iFIS
Verze z 28. 3. 2025, 09:00, kterou vytvořil Jdankova (diskuse | příspěvky)
(rozdíl) ← Starší verze | zobrazit aktuální verzi (rozdíl) | Novější verze → (rozdíl)
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání

01220 * Zakázky - projekty

Agenda Zakázky - projekty slouží k evidenci zakázek nebo projektů včetně veškerých souvisejících informací, které jsou důležité nejen pro jejich přípravu, schválení, nadefinování pravidel a zásad účtování, evidenci podkladů, ale také pro jejich průběžnou kontrolu a její následné vyhodnocení. Slouží také k evidenci kompletní dokumentace v elektronické podobě. Pro každou zakázku - projekt lze také nadefinovat významné termíny a následně k těmto jednotlivým termínům přiřadit e-mailové zprávy (upozornění), které upozorní předem určené odpovědné osoby na blížící se termíny. Vzhled formuláře si může každý uživatel nastavit sám prostřednictvím uživatelského nastavení vzhledu formuláře pomocí ikonky s tzv. "hasákem".


Obr. 01220/1 Úvodní obrazovka


Pořízení nové zakázky

Pořídit zcela novou zakázku lze těmito způsoby:

  • stiskem zeleného tlačítka Nová zakázka
  • vytvořením zcela nové zakázky – projektu klávesou pro Nový záznam
  • vytvořením kopie již existující zakázky (projektu) tlačítkem + Kopie z přehledového formuláře


Pořízením nové zakázky kopií stávající zakázky je věnována kapitola Kopie.


Pokud je pro pořízení zakázky vybrán první způsob, a to vytvoření zcela nové zakázky klávesou pro Nový záznam, je vyvolán prázdný formulář s vyplněnými těmito položkami:

  • Druh – druh zakázky
  • Úč – účtovat (hodnoty A/N)


Po otevření formuláře pro založení nové zakázky je položka Druh předvyplněna hodnotou PZD (Parciální zdroj financování) označující dílčí zakázku. Zároveň je předvyplněna i položka Úč na hodnotu A, což znamená, že je povoleno na danou zakázku účtovat. Je-li potřeba druh zakázky změnit pro potřeby vytvoření přehledové zakázky, nikoli dílčí, je nutné nejdříve změnit příznak A (povolení účtovat na danou zakázku) na hodnotu N (nepovoleno účtovat na danou zakázku). Poté se lze přemístit na položku Druh a změnit druh zakázky PZD (Parciální zdroj financování) na hodnotu ZDR (Zdroj financování) a AKT (Aktivita), které jsou přehledové. Pokud je vybrán druh zakázky – projektu s označením ZDR (Zdroj financování) nebo AKT (Aktivita), vždy se bude na tyto zakázky – projekty nabízet v položce Účtovat hodnota N, a to z toho důvodu, že na tyto druhy zakázek nelze účtovat. Poté lze již klasickým způsobem zadávat hodnoty do ostatních polí jako při běžném pořizování. Zakázky nelze zakládat pod typy zakázek, ke kterým neexistuje odpovídající záznam v číselníku typů akcí.


Zakázky-projekty nelze fyzicky vymazat z databáze, je možné je pouze označit jako neplatné (klávesou pro zrušení záznamu) v případě, že je u této zakázky provedena účetní uzávěrka.


Platnost záznamu - kombinace:

  Od Do Poznámka
  01/25 05/25 Platnost záznamu je leden až květen, v ostatních obdobích je záznam neplatný
  01/25 . Platnost záznamu začíná v lednu a její platnost není časově omezena
  . 05/25 Platnost záznamu končí v květnu, dále je záznam neplatný, začátek platnosti není stanoven
  . . Platnost záznamu není omezena, platí stále
* . . Záznam je neplatný bez ohledu ne/uvedené platnosti OD-DO, zakázka-projekt je účetně uzavřen (má nulový zůstatek na hlavní knize)

Tab. 1 Platnost


Tip Uživatelské tipy
Jak vybrat jen neplatné zakázky s nenulovým zůstatkem na hlavní knize v iFIS/Účetnictví?


Přehled zakázek

Úvodní přehledový formulář umožňuje pořizování a následné prohlížení zakázek (projektů). Na úvodním přehledovém formuláři jsou zobrazeny všechny zakázky - projekty bez ohledu na nastavené kontextové přístupy Uživatel - NS, ale s ohledem na nastavené přístupy Uživatel - Typ zakázky. V pravé části obrazovky jsou v režimu prohlížení zobrazeny základní informace o každé zakázce - projektu. Pomocí kláves pro Zadání a Provedení dotazu lze v záznamech vyhledávat podle libovolného kritéria. Po stisku klávesy pro Výběr lze přejít do detailu jednotlivé zakázky - projektu. Podrobnější údaje o dané zakázce se evidují v záložkách v dolní části formuláře v detailu zakázky.

Tip Uživatelské tipy
Jak vyhledat zakázky, u kterých je uvedena vybraná spolu/odpovědná osoba?

Úvodní obrazovka obsahuje tři části:

  1. levá část - zde je adresářová stromová struktura, která slouží pro rychlejší výběr a snazší orientaci v zakázkách-projektech (aktuální pozice kurzoru v adresáři určuje typ zobrazených zakázek-projektů)
  2. pravá část - zde je seznam vybraných záznamů
  3. spodní část - obsahuje funkční tlačítka, která umožňují jednak manipulaci se zakázkou a jednak zjistit provázanost zakázky s ostatními agendami iFIS


Levá část obrazovky obsahuje stromovou strukturu a rozděluje jednotlivé zakázky pro lepší přehlednost. Díky tomuto zobrazení lze jednoduchým způsobem nalézt požadovanou zakázku podle zařazení:

  • Vše - zobrazí veškeré doposud evidované zakázky-projekty
    • platné - zobrazí platné záznamy, jejichž platnost je v souladu s prvním otevřeným účetním obdobím v úloze účetnictví; platné záznamy jsou takové záznamy, které nejsou označeny hvězdičkou; příznak hvězdičky je umístěn před záznamem (takto označené záznamy jsou neplatné)
      • zdroje - zobrazí všechny zakázky-projekty s druhem zakázky = ZDR (Zdroj financování)
      • projekty - zobrazí všechny zakázky-projekty s druhem zakázky = AKT (Aktivita)
      • dílčí zdroje - zobrazí všechny zakázky-projekty s druhem zakázky = PZD (Parciální zdroj financování)
      • ostatní - zobrazí ostatní druhy zakázky
    • Archiv - zobrazí všechny neplatné záznamy (jsou označeny hvězdičkou)


Pokud je zakázka označená druhem PZD (Parciální zdroj financování) jedná se o takzvanou dílčí zakázku. Zakázky označené druhem ZDR (Zdroj financování) a AKT (Aktivita) jsou přehledové.


Funkční tlačítka v přehledu zakázek

Ve spodní části přehledového formuláře se nacházejí funkční tlačítka, která slouží k zobrazení souvisejících dokladů z jednotlivých modulů iFIS. Pokud má tedy uživatel v jednotlivých modulech iFIS nastavené přístupy na příslušné prohlížecí formuláře, lze stisknutím funkčního tlačítka zobrazit prvotní doklady, které byly vystaveny na aktuální zakázku - projekt.

Aktuální zakázkou pro účely tohoto dokumentu se rozumí zakázka, na které je umístěn kurzor.

Stiskem tlačítka Detaily k zakázce lze docílit okamžité aktualizace přístupu těchto funkčních tlačítek, a to pro aktuální záznam. Po odchodu z tohoto záznamu se "Panel detailů" opět vypne a tlačítka jsou nepřístupná.


Z přehledového formuláře jsou dostupná tato tlačítka:


Historie

Zde jsou dostupné informace o historii změn na zakázce - projektu. Záznamy se generují automaticky při pořízení nebo úpravě dat hlavičky a při změně její platnosti. Je také možný ruční vstup do historie pomocí klávesy Nový záznam.


Hromadné změny

Pro potřebu hromadné změny některých položek jednotlivých zakázek lze použít tlačítko Hromadné změny . K provedení hromadných změn je nutné nejdříve vybrat záznamy, kterých se bude změna týkat. Označení jednotlivých záznamů lze provést pomocí zaškrtávátek. Stiskem tlačítka Hromadné změny se zobrazí okno pro výběr požadované změny. Po vyplnění údajů je stiskem tlačítka Proveď změny uskutečněna požadovaná změna u všech označených zakázek.


Obr. 01220/2 Příklad hromadné změny referenčního rozpočtu


Varování Varování
Tlačítko Hromadné změny je zapotřebí používat obezřetně. Provedením změn může dojít k nenávratné ztrátě původních dat.


Celkové zobrazení okna pro Hromadné změny se mění v závislosti na výběru hodnot do pole s označením Položka a následně i výběrem typu změny do pole s označením Operace. To znamená, že pro každé pole s označením Položka a Operace se tento formuláře, určený pro hromadné změny, zobrazí zcela jinak.

Varování Varování
Změny se nepromítají do rozpočtů ani do účetnictví!!!


Položka Operace Hodnoty


 Platnost
  

 Změna  Původní od - do (MM/RR)
 Nové od - do (MM/RR)




 Poznámka   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  Nová hodnota
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  
 Nákladové středisko   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  NS (povinná položka)
 Název NS
 Hl (Jde o hlavní středisko?)
 Poznámka
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  
 Komplexní položka   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  KP (povinná položka)
 Hl (Jde o hlavní komplexní položku?)
 Poznámka
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  
 Sazba DPH   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  Zd.pln. (zdanitelné plnění)
 Sazba v % (povinná položka)
 Popis sazby DPH
 Platnost sazby od - do
 NS
 TA
 Akce
 KP
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  
 Účet vlastní   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  Název účtu (povinná položka)
 Hl (Jde o hlavní účet?)
 Číslo účtu
 Kód
 Měna
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  
 Osoby u zakázky   Změna  Odpovědná osoba
 Hlavní
 Role
 Pořadí
 Platí od - do
 Finanční limit
 Příznak 1 až 5
 Poznámka
 Platné k datu
 Doplnění  Odpovědná osoba (povinná položka)
 Hl (Jde o hlavní osobu?)
 Role
 Pořadí
 Příznak 1 až 5 (zatržítka, 1 - přístup na Webmailer)
 Platí od - do
 Finanční limit
 Poznámka
 Doplnění dle vzoru  Odpovědná osoba
 Hlavní
 Role
 Pořadí
 Platí od - do
 Finanční limit
 Příznak 1 až 5
 Poznámka
 Platné k datu
 Výmaz  Odpovědná osoba
 Hlavní
 Role
 Pořadí
 Platí od - do
 Finanční limit
 Příznak 1 až 5
 Poznámka
 Platné k datu
 Ostatní   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  i (uživatelské upozornění)
 Typ (povinná položka)
 Obsah (povinná položka)
 Poznámka
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  
 Osoby u ZF   Změna  Odpovědná osoba
 Hlavní
 Role
 Pořadí
 Platí od - do
 Finanční limit
 Příznak 1 až 5
 Poznámka
 Platné k datu
 Doplnění  Odpovědná osoba (povinná položka)
 Hl (Jde o hlavní osobu?)
 Role
 Pořadí
 Příznak 1 až 5 (zatržítka, 1 - přístup na Webmailer)
 Platí od - do
 Finanční limit
 Poznámka
 Doplnění dle vzoru  Odpovědná osoba
 Hlavní
 Role
 Pořadí
 Platí od - do
 Finanční limit
 Příznak 1 až 5
 Poznámka
 Platné k datu
 Výmaz  Odpovědná osoba
 Hlavní
 Role
 Pořadí
 Platí od - do
 Finanční limit
 Příznak 1 až 5
 Poznámka
 Platné k datu
 Organizace   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  Organizace (povinná položka)
 Hl (Jde o hlavní organizaci?)
 Kód konsolidace
 Po (Jedná se o poskytovatele dotace?)
 Poznámka
   
   
 Volitelná položka 1   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  Nová hodnota
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  
 Referenční rozpočet   Změna  Původní hodnota
 Nová hodnota
 Doplnění  Nová hodnota
 Výmaz  Původní hodnota
 Výmaz vše  


Hromadná změna platnosti zakázky funguje na těchto principech:

  • při doplnění je u všech vybraných zakázek přepsána platnost vyplněnou hodnotou bez ohledu na původní hodnotu platnosti
  • při přepisu se totéž provede pouze u zakázek, kde se původní hodnoty platnosti rovnají zadání původní hodnoty platnosti uživatelem
  • jak při doplnění, tak i při přepisu je původní částečná hodnota platnosti (rok od, měsíc od, rok do, měsíc do) zachována, pokud uživatel příslušné pole s novou hodnotou nevyplní (pokud tedy vyplní rok od 15 a měsíc od nevyplní, dojde k přepisu položky rok od a položka měsíc od je u všech hromadně měněných položek zachována)
  • při výmazu se všechny platnosti vybraných zakázek vymažou pouze u zakázek, kde se původní hodnoty platnosti rovnají zadání původní hodnoty platnosti uživatelem
  • při volbě Výmaz vše se všechny platnosti vybraných zakázek vymažou bez ohledu na původní hodnotu platnosti
  • podobně se chovají hromadné změny dalších položek zakázek


Dále při hromadném doplnění odpovědných osob u zdroje financování (ZF) zakázky i dalších osob k zakázce lze vybírat pouze z platných rolí.
Hromadné doplnění a změna osob jsou umožněny tak, aby nedocházelo ke kolizi platnosti záznamů o osobách.
Při hromadném doplnění či přepisu odpovědné osoby u označených zakázek tak dochází v některých případech, kdy je to možné, k přepisu kolidujících platností.


Odpovědnou osobu:

  • lze doplnit pouze v případě, kdy nedojde ke kolizi s již existujícím záznamem o odpovědné osobě podle ekonomické jednotky, zakázky, osoby, role a platnosti (řešeny jsou kolize platnosti, kdy existující osoba má nastavenou platnost, jejíž počátek začíná před a končí uvnitř nebo za nově zadávaným záznamem, platnost původního záznamu je v tomto případě zkrácena tak, aby nový záznam navazoval)
  • lze přepsat pouze v případě, že u ekonomické jednotky, zakázky, osoby a role nenastane jakákoli kolize platnosti s již existujícími záznamy odpovědností osob


Pro hromadné změny osoby u ZF zakázky platí:

  • fyzický výmaz odpovědností osob u zakázky a u zdroje financování není možný, záznamy lze pouze omezovat v platnosti
  • platnost odpovědností osoby lze omezit maximálně do předchozího dne, omezení sahající dále do minulosti není povoleno
  • formulář 01285 - Listval ZF:
    • umožňuje provádět hromadné změny osob uvedených u zdroje financování zakázky (například doplnění, ukončení, náhrady)
    • lze jej vyvolat při hromadné změně položky Osoby u ZF zakázky ve formuláři zakázek stiskem tlačítka Výběr ZF


Pomocí formuláře lze vybrat osoby uvedené u zdroje financování zakázky a provést jejich hromadné ukončení platnosti, například z důvodu ukončení pracovního poměru s těmito osobami. Zároveň lze uskutečnit i ukončení platnosti původní osoby se zápisem do položky Platí do s následným založením nového záznamu o odpovědnosti nové osoby do položky Platí od. Je nutné zadat původní osobu a datum ukončení platnosti.


Dále pro hromadné změny osob u zdroje financování platí:

  • pokud se nezadá nová osoba, bude pouze ukončena platnost původní osoby k zadanému datu
  • pokud se zadá role u původní osoby, bude se měnit pouze osoba s tuto rolí
  • pokud se zadá role u nové osoby, založí se nová osoba s novou rolí
  • pokud se nezadá role u nové osoby, založí se nová osoba s rolí původní osoby


Při hromadném doplnění osoby s následným výběrem zdroje financování platí dále následující pravidla:

  • v případě doplnění osoby ke zdroji financování se nebere při výběru zdroje financování k hromadné změně v zakázkách na původní osobu ohled, ani není toto zaškrtávátko zobrazeno
  • také při změně osoby u zdroje financování není při výběru zdroje financování toto zaškrtávátko zobrazeno v případě, že původní osoba není zadána


Při hromadné změně zakázek v přehledovém formuláři zakázek se označené záznamy dávají do přechodné tabulky do pole, kde jsou jejich id oddělena čárkami. Do jednoho záznamu se vejde pouze určitý počet těchto id. Pokud je vybraných záznamů tolik, že se nevejdou do příslušného pole jednoho záznamu, jsou vytvářeny záznamy další.


Uživateli se při pokusu změnit či označit zakázku, na kterou má přístup pouze k prohlížení (kontext Typ zakázky), zobrazí v dolní liště hlášení upozorňující na přístup pouze pro čtení.


V rámci hromadných změn lze ukončovat platnost osoby také zpětně.


+ Kopie

V přehledu zakázek lze zaškrtnutím políčka s check boxem označit vybranou zakázku určenou ke kopii a stiskem funkčního tlačítka + Kopie vytvořit kopii označené zakázky. Následně je uživateli zobrazen jednoduchý průvodce, pomocí kterého si může jednoduchým způsobem vybrat, jaké údaje si přeje z původní (kopírované) zakázky použít v nové zakázce. Při kopii pouze jedné zakázky se otevře detail zakázky s již nakopírovanou hlavičkou a tu jen upraví.


Lze využít i možnosti hromadného kopírování vybraných zakázek. Stejným způsobem uživatel předem označí vybrané zakázky a použije tlačítko + Kopie a pomocí jednoduchého průvodce už jen pozmění název zakázky nebo typ akce. Při označení více zakázek se nové kopie vytvoří pomocí tzv. Modulmonu.


Obr. 01220/3 Hromadné kopírování zakázek


Při kopii zakázky:

  • musí být předem označen alespoň jeden záznam → pokud není, zobrazí se uživateli upozornění
  • nabídka kopírovaných údajů je přizpůsobena změnám ve formuláři týkající se odpovědných osob a zdrojů financování
  • při volbě Zdroj financování jsou údaje zapsané v původní zakázce v záložce Zdroje financování kopírovány do nově vytvořené zakázky.
  • je umožněno změnit v hlavičce nové zakázky některé údaje, případně celou akci s kopií odvolat
  • údaje v záložce Zdroje financování se zobrazí až po uložení zakázky
Pozor Pozor
Při kopii je každé nové zakázce přiřazen název odvozený od původní zakázky. Tento název se doporučuje upravit podle svých potřeb. V názvech zakázek lze použít znaky % (procento) a také _ (podtržítko) přes oranžovou potvrzovací hlášku. Na stejné zakázky však nebude možné sestavit přehledový rozpočet.


Hromadné kopie

V iFIS/Zakázky - projekty je zavedena funkcionalita, která umožní hromadně zkopírovat všechny předem označené zakázky. Pomocí jednoduchého průvodce lze poté u nově vznikajících zakázek kopií pozměnit už jen název nebo typ akce. Při označení více zakázek se nové kopie vytvoří pomocí tzv. Modulmonu.


Detail zakázky

Formulář s detailem zakázky se zobrazí klávesou Výběr z přehledového formuláře zakázek. Formulář s detailem zakázky je určen pro zaevidování nebo prohlížení veškerých souvisejících informací k vybrané zakázce - projektu, přičemž úroveň přístupu k datům (jen čtení, čtení i zápis, přístup podle středisek, přístup podle typu zakázek) definuje administrátor pomocí kontextových přístupů.


Obr. 01220/4 Detail zakázky


Položky v detailu zakázky

Povinné položky:

  • Druh - druh zakázky (doména DRUH ZAKÁZKY), slouží k základnímu členění:
    • PZD - Dílčí zdroje financování
    • ZDR - Primární zdroje financování
    • AKT - Aktivity ZDR a AKT jsou přehledové a nelze na ně účtovat. Mohou však slučovat data vybraných dílčích zdrojů PZD.
  • Účtovat - A/N - A = povolení účtování na zakázku PZD, přičemž ZDR a AKT jsou přehledové a nelze na ně účtovat
  • Název - název zakázky (unikátní v rámci každé ekonomické jednotky). V názvech zakázek lze použít znaky % (procento) a také _ (podtržítko) přes oranžovou potvrzovací hlášku. Na stejné zakázky však nebude možné sestavit přehledový rozpočet.
  • Typ zakázky:
    • typ zakázky z formuláře 01205 - Číselník typů zakázek
    • po uložení dat do databáze nelze změnit
    • typ zakázky je podmnožinou Typu akce (TA)


Nepovinné položky:

  • Od / Do - platnost v období OD-DO (MM-RR / MM-RR )
  • Popis - popis zakázky - další upřesňující text (údaj se nepřenáší do jiných agend)
  • Projekt - označení projektu
  • Hlavní NS - hlavní zodpovědné nákladové středisko NS
  • Název NS - název nákladového střediska
  • Hlavní osoba - hlavní zodpovědná Osoba - v hlavičce zakázky je také umožněno zadat hlavní osobu, položku lze využít například i pro potřeby generování názvu zakázky
  • Hlavní KP - hlavní Komplexní položka - činnost KP
  • Stav - poznámka o stavu zakázky (doména STAVPROJ:
    • typicky nabývá hodnot: Návrh, Realizace, Ukončeno, Zamítnuto, Zařadit, Žádost, Schválen, atd.
    • seznam stavů lze při implementaci změnit
    • údaj se nepřenáší do jiných agend
  • Plnění - předpokládaný objem plnění v národní měně; údaj se nepřenáší do jiných agend
  • Kalk. jed. - kalkulační jednice:
    • položka se dříve hojně využívala především pro mzdové účely a sloužila k exportu údajů o zakázkách do různých externích systémů, především mzdových
    • položku se i dnes v některých případech využívá k vazbě na externí modul mezd
    • typicky musí být položka vyplněna, má-li být tato zakázka přípustná pro mzdové náklady
    • dříve byla tato položka hojně využívaná, nyní stejnou funkcionalitu plní položka Klasifikace
    • její použití bylo v některých případech povinné, nyní je na uživateli, zda raději využije položku Kalk. jed. či Klasifikace
  • Klasifikace:
    • skupina dvou položek s vazbou na vybraný číselník klasifikací
    • skupina položek obsahuje:
      • Kód klasifikace
      • Název klasifikace
    • místo názvu Klasifikace může být uveden jiný název této skupiny dvou položek, např. EXP, SKP, CPV, apod.
    • název skupiny položek může být přednastaven parametrem ZOPOTYP
    • hodnota parametru může být ponechána prázdná
    • pokud hodnota parametru není vyplněna, tzn. je prázdná, zůstává skupina těchto dvou položek v hlavičce zakázky nazvaná Klasifikace a po F3 z kterékoli z těchto dvou položek se nabízí všechny klasifikační kódy ze všech číselníků klasifikací
    • vše si lze však zjednodušit a nabízet F3 seznamech pouze číselník klasifikací, který uživatel potřebuje
    • pokud bude do parametru ZOPOTYP vepsána hodnota určitého typu číselníku klasifikace (parametr ZOPOTYP bude nastaven například na hodnotu EXP, SKP, apod.):
      • ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty se místo názvu skupiny dvou položek Klasifikace zobrazí rovnou název EXP, SKP, apod. dle vybraného číselníku
      • ve výběrovém formuláři 01241 - List Oboru klasifikace, přístupném z první i druhé položky, se rovnou zobrazí klasifikační kódy a názvy dle vybraného číselníku klasifikace v parametru, tedy jen EXP, SKP
    • lze využít například v případě exportu dat do externích informačních systémů (např. mzdových, studijních, apod.)
    • přednost má vždy Kód uvedený na záložce Zdroje financování u jednotlivého záznamu před kódem uvedeným v hlavičce zakázky
    • pojmenovat položku Klasifikace v detailu zakázky tak lze libovolným typem klasifikace z číselníku 01435 - Číselník klasifikací (SKP, CPV, OKEČ, …)
    • další informace uvedeny zde
  • Volitelné položky 1 až 3:
    • v hlavičce detailu zakázky mohou být nadefinovány až tři různé volitelné položky
    • definují se pomocí těchto parametrů:
      • ZAK_VP1 - pro nastavení volitelné položky 1
      • ZAK_VP2 - pro případné nastavení volitelné položky 2
      • ZAK_VP2 - pro případné nastavení volitelné položky 3
    • výše uvedenými parametry lze řídit nejen popis (název jednotlivé volitelné položky v hlavičce zakázky), ale také zdroj dat (co bude nabízet F3 seznam) či libovolný komentář nebo-li tzv. bublinovou nápovědu (text, který se zobrazí po najetí kurzorem myši na vybranou volitelnou položku 1 až 3)
    • zdroj dat pro každou volitelnou položku zvlášť lze nadefinovat pomocí R_SQL parametrů
    • také v přehledovém formuláři zakázek se nacházejí sloupce pro volitelné položky 1 až 3, podle kterých lze případně i vyhledávat
    • pro pomoc s nastavením volitelných položek u konkrétní zakázky je potřeba zadat požadavek přes aplikaci Helpdesk
    • každá změna položky v záhlaví s označením Volitelná položka se zapisuje do historie zakázky, kterou je možné sledovat po stisku tlačítka Historie ve formuláři 00412 - Prohlížení historie dokladu


Obr. 01220/5 Volitelné položky 1 až 3 v hlavičce zakázky


  • Poznámka - poznámka k zakázce (údaj se nepřenáší do jiných agend)
  • Udržitelnost - udržitelnost projektu:
    • jedná se o datumovou položku
    • na položce je nastavena validace ukládané hodnoty ve formátu DD.MM.YYYY
    • u zakázek ve stavu Zařadit by měla být vyplněna → pokud není, objeví se v kontrolním infookně upozornění: "Není uvedena udržitelnost projektu" (více informací zde)
    • v případě, že uživatel zobrazí zakázku přes prohlížecí formulář 01224 – Zakázky – projekty – prohlížení, je položka Udržitelnost zašedivělá
  • Referenční rozpočet
  • OZ - A/N - A = povolení vystavovat objednávky na tuto zakázku v modulu iFIS/Objednávky
  • RZ - A/N - A = povolení sestavovat rozpočty na tuto zakázku v modulu iFIS/Rozpočty


Položky zdroje financování v hlavičce projektu slouží k definování vztahu mezi zakázkou a hlavním nákladovým střediskem, komplexní položkou. Tato vazba vyvolává kontrolu povinného účtování zakázky-projektu na toto definované NS nebo KP.


Funkční tlačítka v detailu zakázky

V detailu zakázky jsou umístěna tato tlačítka:


Historie

Zde jsou dostupné informace o historii změn na zakázce - projektu. Záznamy se generují automaticky při pořízení nebo úpravě dat hlavičky a při změně její platnosti. Je také možný ruční vstup do historie pomocí klávesy Nový záznam.


Do historie zakázky ve formuláři 00412 – Prohlížení historie dokladu se zapisují například:


Detaily k zakázce

Tlačítko slouží pro vyhledání souvisejících detailů k zakázce. Tlačítko vyvolá aktualizaci vedlejších tlačítek. Tlačítko je aktivní po prvním vyvolání datailů. Je-li vybrán další záznam, aktivace tlačítek se ztratí a je nutné vyhledat pro danou zakázku nové detaily. Vedle tlačítka se nachází:

  • zatržítka pro zobrazení souvisejících detailů k zakázce, které se vyhledají tlačítkem Detaily k zakázce z formuláře 01220 - Zakázky - projekty. Defaultně jsou všechna zatržena, tzn, že detail k zakázce prochází všechny agendy. Při změně se hodnota zatržítka uloží do uživatelských preferencí a při příštím spuštění formuláře 01220 - Zakázky - projekty se načte poslední nastavení.
  • rozklikávací pole pro výběr:
    • za rok
    • za období
  • vedlejší položka dle předchozího výběru zobrazuje:
    • rok RR
    • období MM/RR - dvě pole pro zadání období zahrnující měsíc a rok vyhledávaného záznamu


Obr. 01220/6 Tlačítko "Detaily k zakázce" a zatržítka v přehledovém formuláři

Poznámka Poznámka
Zatržítka jsou dostupná v přehledu i detailu formuláře.


Smlouvy

Pokud je tlačítkem Detaily k zakázce zaktivněno tlačítko Smlouvy, jeho použitím se zobrazí smlouvy vztahující se k danému projektu.


Objednávky vystavené

Pokud se po kliknutí na tlačítko Detaily k zakázce rozsvítí tlačítko Objednávky v., lze pod ním vyvolat formulář 30333 - Objednávky - vstup s vystavenými objednávkami, které se vztahují k danému projektu.


Závazky

Po stisku tohoto tlačítka se objeví závazky, které se vztahují k danému projektu.


Pohledávky

Po stisku tohoto tlačítka se objeví pohledávky, které se vztahují k danému projektu.


Pokladní doklady

Použitím tohoto tlačítka lze vyvolat přehled pokladních dokladů, které se vztahují k danému projektu.


Řádky BV

Tlačítko Řádky BV se zaktivní po stisku tlačítka Detaily k zakázce v případě, že byla vyhledána alespoň jedna bezhotovostní platba související se zakázkou.


Při vyhledávání řádků bankovních výpisů ke konkrétní zakázce se prochází:


Pod tlačítky Řádky BV se pak zobrazí všechny řádky bankovních výpisů, které jsou připojené k vyhledaným závazkům/pohledávkám.

Následně je možné k těmto vyhledaným platbám přes tiskové menu iFIS vygenerovat "Potvrzení o provedené úhradě" (ve standardní nabídce je k dispozici potvrzení ve formátu KB, ostatní lze doplnit na vyžádání přes správce iFIS).

Obdobně je upravena také podmínka pro vyhledávání pokladních dokladů přes tlačítko Pokl. doklady. Vyhledávání bezhotovostních i hotovostních úhrad s vazbou na zakázku je tak výrazně jednodušší a rychlejší, než dříve.

Pozor Pozor
Tlačítko Řádky BV je aktivní jen v případě, najdou-li se po stisku tlačítka Detaily k zakázce nějaké úhrady s vazbou na konkrétní zakázku.


Tip Tip
Z formuláře 01220 - Zakázky - projekty lze nyní k vybrané zakázce (grantu, projektu) jednoduše a rychle vyhledat všechny přijaté i odeslané platby pomocí tlačítek Detaily k zakázce → Řádky BV a k těmto platbám pak přes standardní tiskové menu iFIS/VTS s nastavenou volbou "Postupný tisk" hromadně vygenerovat Potvrzení o platbě ve formátu KB. Tato potvrzení se buď hromadně tisknou, a nebo se automaticky ukládají do CUL-přílohy k jednotlivým řádkům bankovních výpisů nebo do vybraného adresáře na lokálním PC.


VZM

Po stisku tlačítka se objeví veřejné zakázky malého rozsahu, které se vztahují k danému projektu.


Účetní položky

Tlačítko otevře formulář 02212 - Vnitropodnikové pohyby. Vyhledání detailů v Zakázkách-projektech zobrazí všechny pohyby, které na dané zakázce jsou zaúčtované i nezaúčtované. Zatržením políčka Včetně nezaúčtovaných položek se zobrazí seznam včetně řádků nezaúčtovaných dokladů.

Tip Uživatelské tipy
Jak vyhledat zakázky, na které bylo v roce RR alespoň jednou zaúčtováno?

Rozpočty

Tlačítkem Rozpočty se zobrazí rozpočty, které se vztahují k danému projektu, a to ve formuláři 02430 - Rozpočty a plány. Pokud je tlačítko použito z formuláře 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby, je volán formulář 02439 - Rozpočty a plány - dle osoby.


Objednávky přijaté

Tlačítko Objednávky p. otevře formulář 30733 - Přijaté objednávky - vstup, který zobrazí přijaté objednávky, které se vztahují k danému projektu.


SPS

Po stisku tlačítka se objeví spisy, které se vztahují k danému projektu.


Majetek

Tlačítko Majetek umožňuje vyhledávání detailů k vybrané zakázce. Nahrazuje dřívější tlačítka Majetek dlouh. a Majetek drob.. Majetek se vyhledává nejen přes kontace majetkového dokladu, přes hlavičky inventárních karet, ale také přes kontace faktur, které jsou připojené k inventární kartě. Umožňuje také vyhledávání majetku pořízeného z finančních zdrojů zakázky. Tlačítko Majetek volá formulář 05702 - Tisk majetku dle výběru s předdefinovanou podmínkou na vybranou zakázku.


Umožňuje vyhledat například jen platné doklady o zařazení a změně ceny ve stavu Uzavřen a Kontován s uvedenou zakázkou a doklady, které byly na uvedenou zakázku účetně likvidovány (bez dodatkové kontace) vytvořené v zadaném období či roce. Vyhledá také inventární karty majetku s uvedenou zakázkou ve zdrojích financování, zařazené v zadaném období či roce, a to včetně vyřazených inventárních karet majetku.


Zásoby

Po stisku tlačítka Zásoby se objeví skladové pohyby, které se vztahují k danému projektu.


Cash Flow

Po stisku tlačítka se objeví přehled o očekávaném pohybu finančních prostředků, který se vztahuje k danému projektu.


Monitorovací zpráva

Tlačítko vyvolá formulář 02224 - Účetní pohyby - podpora monitorovacích zpráv.


Nový název

Tlačítko Nový název umožní vygenerovat název zakázky pomocí R_SQL parametru 012_ZAK_NAZEV.

Poznámka Poznámka
Podrobnější informace k tlačítku Nový název uvedeny zde.


Odpovědné osoby

V položce Hlavní osoba je definována hlavní osoba zodpovědná za danou zakázku. Stiskem tlačítka "Odpovědné osoby" () je vyvolán formulář 09107 - Odpovědnosti osob zobrazující seznam odpovědných osob, pokud již jsou nějaké osoby zaevidovány. Tlačítko pro Nový záznam umožňuje nadefinovat další odpovědné osoby za zakázku-projekt. V tomto formuláři se nadefinují odpovědnosti a role daných osob za zakázku, případně zde lze zrušit odpovědnost některých osob či určit hlavní odpovědnou osobu za zakázku. Odpovědným osobám ke zdrojům financování je věnována kapitola Záložka Zdroje financování a odpovědné osoby ke zdrojům financování. Všem zde uvedeným osobám lze poté zasílat reporty službou iFIS/WebMailer, pokud mají v číselníku osob uvedenou platnou e-mailovou adresu. Osoba je oprávněna dostávat tato upozornění, pokud je zatržen příznak 1 v prvním sloupci. Sloupce 2 až 5 jsou blíže nespecifikovaná pole vyhrazená pro účely řízení toku dokumentů v organizaci. Pokud je ve formuláři 09107 - Odpovědnosti osob, přístupném tlačítkem Odpovědné osoby z detailu zakázky, učiněn pokus o smazání osoby, která je uvedena u nějaké události, je vydáno upozornění a osobu nelze smazat.


Pravidla volitelných položek

Tlačítko Pravidla VP = pravidla evidence volitelných položek v účetní větě:

  • je přístupné pouze u zakázek, k nimž existuje nějaké pravidlo
  • vyvolá formulář 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty, kde lze definovat jednotlivá pravidla


Sestavení rozpočtu

Při zakládání zakázky lze při správném nastavení číselníku 01203 - Typy akcí (vyplněná položka Název vzorového rozpočtu) vygenerovat rozpočet, v zakázce označen jako tzv. referenční. Výběr rozpočtu do položky Referenční rozpočet v hlavičce zakázky lze uskutečnit pomocí formuláře 02438 – Listval rozpočtů, v němž lze použít zatržítek:

  • Pouze platné – omezí výběr na pouze platné rozpočty
  • Jen rozpočty zakázky – omezí seznam rozpočtů ve formuláři podle dané zakázky – hodnota tohoto zatržítka se ukládá do uživatelských preferencí, tzn. při dalším vyvolání formuláře je stav zatržítka takový, jaký si uživatel sám nastavil při posledním zobrazení formuláře pro výběr referenčních rozpočtů

Při výběru se první dotaz omezí podle masky – předvyplněné části nebo celého názvu rozpočtu z formuláře zakázek. Vybrat lze pouze jeden rozpočet, výběr je realizován klávesou ENTER nebo TAB.


Také uživatelé, kteří nemají oprávnění editovat zakázku (mohou detail zakázky pouze prohlížet'), ale zároveň mají oprávnění k sestavení rozpočtu přidělením akce BUT_RZP_SEST k některé z uživatelských rolí ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů, mohou ponovu přímo z detailu zakázky vygenerovat rozpočet tlačítkem Sestavení rozpočtu.


Tlačítkem Sestavení rozpočtu se nabídne seznam vzorových rozpočtů, z nichž lze vybírat.
Je-li položka RZ vyplněna hodnotou A lze založit rozpočet přímo z iFIS/Zakázky a projekty. Je-li položka RZ vyplněna hodnotou A podbarví se červeně a zpřístupní se tlačítko Sestavení rozpočtu (). Po chvilce se objeví informativní hlášení: "K zakázce byl vygenerován rozpočet "AAA" podle vzorového rozpočtu "XXX". OK?". Po potvrzení OK podbarvení položky RZ zezelená a tlačítko změní význam na Úprava rozpočtu ().


Není-li položka Název vzorového rozpočtu v číselníku Typů akcí u daného typu akce vyplněna, rozpočet se nevygeneruje.


Nabídka seznamu hodnot pro položku Referenční rozpočet je závislá na:


Do generovaného rozpočtu ze zakázek lze předat období a název. V okně s údaji pro sestavení rozpočtu pomocí vzorových rozpočtů, volaného z detailu formuláře 01220 - Zakázky - projekty tlačítkem Sestavení rozpočtu, podle kterého se generuje nový rozpočet, se nachází tyto položky:

Poznámka Poznámka
Položka Od se předvyplní hodnotou 01/RRRR a položka Do hodnotou 12/RRRR, kde RRRR je aktuální rok.


Pozor Pozor
Pokud hodnoty položek budou před použitím tlačítka Sestavení rozpočtu pro generování rozpočtu prázdné, rozpočet se generuje původním způsobem.



Obr. 01220/7 Položky v okně pro sestavení rozpočtu pomocí vzorových rozpočtů


Na záložce Rozpočty lze prohlížet pouze rozpočty související se zakázkou. Uživatel má přístup také na rozpočty, které vygeneroval ze své zakázky s neuvedeným nákladovým střediskem. To samé umožňují i formuláře 01222 - Zakázky - projekty - dle NS, 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby a 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení.


Změna referenčního rozpočtu je možná v hlavičce zakázky na položce Referenční rozpočet. Lze provést i hromadné změny položky Referenční rozpočet, a to z přehledového formuláře zakázek přes tlačítko Hromadné změny.


Nabídka seznamu hodnot pro položku Referenční rozpočet je závislá na:


V seznamu se nabízejí i rozpočty s podřízeným NS, a dále rozpočty, které mají v názvu typu akce nebo akce uvedeno procento (%).
Záložka Rozpočty zobrazuje veškeré rozpočty, které může akce (zakázka) ovlivnit. To znamená, že všechny rozpočty související se zakázkou se zobrazují v této záložce. Záložka navíc obsahuje zatrhávátko s označením "R" pouze označuje referenční rozpočet a nelze jej měnit. Změna referenčního rozpočtu je možná pouze v hlavičce zakázky na položce Referenční rozpočet.


V okně pro výběr vzorového rozpočtu pro generování je zatržítko pro výběr rozpočtu aktivní pouze v případě, kdy se nabízí právě jeden vzorový rozpočet dosud nepoužitý pro generování. Zároveň je umožněno generovat neomezený počet rozpočtů z jednoho vzoru. Položka Ex. označena příznakem A/N znamená, zda existuje rozpočet sestavený podle tohoto vzoru.


Kontroly

V detailu formuláře se nachází tzv. kontrolní infookno, které má za úkol kontrolovat a upozorňovat uživatele na případné evidenční nesrovnalosti.

Červené zprávy blokují uložení klávesou pro Uložení změn. Oranžové zprávy je nutno před uložením změn označit zatržítkem jako přečtené. Pokud se v okamžiku uložení změn v kontrolním infookně zobrazují červené nebo oranžové zprávy, objeví se hláška: "Změny nelze uložit, důvody jsou uvedené v kontrolním okně". Tlačítkem Kontroly se kontroly aktualizují. Oranžové zprávy neblokují uložení změn, pokud je zakázka ve stavu Návrh. U všech prvotních dokladů, v jejichž hlavičce je uvedena zakázka ve stavu Návrh, je blokováno uzavření dokladu.


Kontrolní infookno je také v detailech ostatních formulářů zakázek:

  • 01222 - Zakázky - projekty - dle NS
  • 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby
  • 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení


Kontroly lze administrovat ve formuláři 00350 - Administrace kontrolních hlášení.


V kontrolním infookně se mohou objevovat například tato upozornění:

  • "Nejsou doplněny všechny povinné údaje"
  • "Název zakázky už pod uvedeným typem zakázky existuje"
  • "Není uvedena časová platnost OD / DO"
  • "Není uvedena žádná odpovědná osoba"
  • "Není uvedeno žádné povolené NS ani příznak Všechna NS"
  • "Není uvedena žádná povolená KP ani příznak Všechny KP"
  • "Doplňte příznak, zda-li se jedná o zakázku pro účtování stipendií / mezd"
  • "Uvedený kód zakázky "111240" již existuje pod TA 901. Jde o související zakázku?"
  • "Neplatný název zakázky - upravte název dle masky TTTCCCCC - název projektu, řešitel"
  • "Nejsou uvedeny povolené režimy DPH"
  • "Není uveden výchozí vlastní bankovní účet"
  • "Musí být vyplněn Měsíc i Rok počátku platnosti"
  • "Druhé období musí být stejné nebo mladší než první období."
  • "V názvu zakázky jsou nepovolené znaky" - kontroluje nepodporované znaky v názvu zakázky, objeví se, pokud je v názvu zakázky uveden alespoň jeden z těchto nepodporovaných znaků:
    • _ (podtržítko)
    • % (procento)
    • & (znak and)
    • ' (apostrof)
  • kontrola platnosti zakázky vs. platnosti Typu akce
  • kontrola na neexistenci rozpočtu - v případě rozpočtové zakázky je kontrolováno, zda k zakázce existuje rozpočet, uživatel je upozorněn v případě, kdy:
    • rozpočet neexistuje – v případě existence se porovnává platnost zakázky a platnost rozpočtu
    • rozpočet nepokrývá zakázku v plném rozsahu
  • uživatelsky nastavitelná kontrola (defaultně informativní): "Není uvedena udržitelnost projektu":
    • zobrazí se v případě, kdy zakázka je ve stavu Zařadit a udržitelnost projektu není uvedena
    • kontrola by měla zajistit, aby majetek nebylo možné vyřadit ještě před uplynutím nastaveného data udržitelnosti u zakázky
Poznámka Poznámka
V majetku se též nacházejí kontroly na udržitelnost projektu:
  • "Udržitelnost projektu do &1 - majetek nelze vyřadit" (datum udržitelnosti se bere též z investiční zakázky) - může se objevit v těchto formulářích:
    • 05400 - Změna ceny dlouhodobého majetku → pro účetní pohyb Snížení vstupní ceny z důvodu částečného vyřazení
    • 05900 - Vyřazení dlouhodobého majetku z užívání
  • "Udržitelnost projektu dle zakázky v kontaci do ... - majetek nelze vyřadit", kde datum udržitelnosti projektu se bere ze zakázek v kontaci a dodatečné kontaci dokladů úlohy:
    • 052 - Zařazení majetku a
    • 054 - Změna ceny


Další kontroly v zakázkách:

  • "Není vyplněna volitelná položka"
  • "Název zakázky již existuje pod jiným TZ (typem zakázky)"
  • ... a řada dalších upozornění
Poznámka Poznámka
Nastavení dalších kontrol a upozorňujících hlášení si vyžádejte přes aplikaci Helpdesk. Podrobnější informace ke kontrolnímu infooknu naleznete zde.


Záložky v detailu zakázky

Jednotlivé záložky v detailu zakázky jsou určené pro evidence souvisejících informací k zakázce.


V detailu zakázky se nacházejí tyto záložky:


Záložka Vazby

Záložka Vazby je určena pro evidenci tzv. podřízených dílčích zakázek k přehledové zakázce. Přehledová zakázka je zakázkou typu ZDR nebo AKT. Tyto přehledové zakázky slouží především pro sledování více-zdrojového financování projektu. Do přehledů obratů a zůstatků přehledových zakázek ZDR a AKT se budou načítat obraty a zůstatky zde přiřazených dalších zakázek PZD.
Uživatelé pomocí klávesy Seznam hodnot vyjmenovávají jednotlivé dílčí zakázky-projekty a přiřazují je tím jako podřízené do přehledové zakázky. U zakázky-projektu typu PZD na této záložce lze definovat, do kterých přehledových zakázek bude tato zakázka patřit. Položka poznámka slouží pro zanesení libovolné textové poznámky k dílčí zakázce. Je-li u zakázky typu PZD zapsána ve sloupci "Přehledové zakázky" přehledová zakázka, tak se zakázka typu PZD objeví u této přehledové zakázky ve sloupci dílčí zdroje financování.


Obr. 01220/8 Detail - záložka "Vazby" s dílčími zdroji financování



Obr. 01220/9 Detail - záložka "Vazby" s přehledovými zakázkami


Záložka NS

Na této záložce lze nadefinovat další zodpovědná nákladová střediska za zakázku - projekt. Zatrhávacím polem (Hl = Hlavní) lze označit jedno ze středisek jako hlavní, což se po uložení dat promítne i do hlavičky. Pokud je na záložce jedno ze středisek označeno jako hlavní, nelze již středisko v hlavičce editovat.
Není-li zde uvedeno žádné NS, lze účtovat na všechna NS. Jsou-li zde uvedena konkrétní NS, je povoleno účtovat pouze na tato vyjmenovaná NS.


Záložka KP

Na této záložce se definují další komplexní položky. Zatrhávacím polem (Hl = Hlavní) lze označit jednu z komplexních položek jako hlavní, což se po uložení dat promítne i do hlavičky. Pokud je na záložce jedna z komplexních položek označena jako hlavní, nelze již komplexní položku v hlavičce editovat.
Není-li zde uvedena žádná KP, lze účtovat na všechny KP. Jsou-li zde uvedeny konkrétní KP, je povoleno účtovat pouze na tyto vyjmenované KP.


Záložka Zdroje financování a odpovědné osoby ke zdrojům financování

Až dosud bylo možné evidovat odpovědné osoby pouze na úrovni jednotlivých zakázek. V souvislosti s postupným rozšiřováním elektronického schvalování objednávek, faktur, cestovních příkazů, apod. se ukázalo, že tato evidence neposkytuje dostatečné detaily pro to, aby bylo vždy možné jednoznačně určit schvalující osoby (viz zákon o finanční kontrole). V řadě případů jsou totiž schvalující osoby určovány nikoliv jen zakázkou, ale také střediskem, na kterém náklady zakázky vznikají. Běžně nastávají případy, kdy schvalující osoba je určena typem činnosti na zakázce (hlavní / doplňková) nebo druhem nákladů účtovaných na zakázce (přímé / nepřímé / uznatelné / neuznatelné, apod.). Proto v iFIS existuje evidence odpovědných osob ke zdrojům financování (dále ZF), tedy ke konkrétním kombinacím účtovaných středisek (NS), typů akcí (TA), akcí (A) a komplexních položek (KP).
V dalších odstavcích tohoto článku jsou postupně popisovány změny (přírůstky) ve formuláři zakázek. Žádné z těchto změn nemění dosud zažitý postup zadávání nových zakázek do evidence, nemění se ani ovládání formuláře. Všechny popisované změny mohou uživatelé zcela ignorovat, na okolní aplikace iFIS i okolní informační systémy toto nebude mít žádný vliv.
V záložce Zdroje financování se automaticky zobrazují všechny povolené kombinace NS/TA/A/KP.


Na záložce Zdroje financování se objevují ty kombinace NS/KP, které jsou odvozené od povolených NS a KP u zakázky. Objevují se zde i kombinace s tzv. neuvedeným NS nebo KP. Odpovědné osoby za "neuvedené ZF" schvalují ty finanční případy, u kterých není možné dopředu jednoznačně rozhodnout o konkrétním zdroji financování.


U provozních zakázek, u kterých je povolené účtování přes všechna střediska, se doporučuje nastavit příznak Všechna NS (viz zatržítko v záhlaví položky Hlavní NS). Tím je zajištěno, že se na záložce Zdroje financování v budoucnu automaticky objeví i kombinace zdrojů financování k nově založeným střediskům do číselníku NS. Také u zakázek s neomezeným účtováním komplexních položek se doporučuje nastavit příznak Všechny KP.


Obr. 01220/10 Záložka "Zdroje financování"


U každého zdroje financování je zobrazena časová platnost PLATÍ_OD/DO ve formátu MM/RR. Jde o platnost určenou platnostmi dílčích položek NS/TA/A/KP. Na dolním okraji formuláře je možné zapnout filtr zatržítkem Jen platné ZF. Použití zatržítka odfiltruje nejen zrušené záznamy (s hvězdičkou), ale i záznamy, které jsou časově neplatné vzhledem k aktuálnímu datu. Filtr tak zajistí, že zneplatněné a nebo časově ukončené kombinace zdrojů financování k aktuálnímu datu zůstanou uživateli skryté.

Tip Tip
U každého zdroje financování je položka Kód. Ta je nejčastěji využívána pro směrování exportu zdrojů financování do externích systémů (mzdový systém, studentský systém, systémy pro podporu provozních činností, atd.). Správce aplikace iFIS může přes aplikaci Helpdesk požádat o nastavení pravidel, která zajistí automatické plnění výchozích kódů k jednotlivým zdrojům financování. Výchozí kódy je možné ručně kdykoliv upravit, pro zadání kódu je možné využít seznam hodnot.


Pozor Pozor
Přednost má vždy Kód uvedený na záložce Zdroje financování u jednotlivého záznamu před kódem uvedeným v hlavičce zakázky.


Po stisknutí tlačítka Odpovědné osoby k ZF se objeví formulář 09107 - Odpovědnosti osob.


V horním bloku formuláře si je možné prohlédnout seznam odpovědných osob k zakázce, v dolním bloku formuláře je možné zaevidovat odpovědné osoby k aktuálnímu zdroji financování.


U každé odpovědné osoby je možné zaevidovat:

  • Odpovědnostní roli - viz hodnoty zaevidované v 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob k objektovému typu Zdroj financování (udržuje správce aplikace iFIS)
  • Pořadí – číslice, která určuje pořadí vzájemné zastupitelnosti osob ve stejné odpovědnostní roli
  • Finanční limit – určuje maximální finanční částku schvalovanou odpovědnou osobou
  • Volitelná položka P1 – určuje oprávnění odpovědné osoby k tiskovým výstupům ZF ze služby iFIS/WebMailer
  • Volitelná položka P2 až P5 – význam (viz komentář v bublině nad položkou) - udržuje správce iFIS
  • Platnost OD/DO – časová platnost odpovědnosti osoby
  • Poznámka – volná textová poznámka k zaevidované odpovědnosti


Pokud ke konkrétnímu zdroji financování (ZF) není zaevidována odpovědná osoba, považuje se za ní osoba zaevidovaná v hlavičce zakázky. Obvykle se tedy odpovědné osoby za zdroj financování (ZF) vyhledávají postupem: „Hledej osobu přímo u zdroje financování, pokud u tohoto zdroje financování není osoba nalezena, pak tuto osobu hledej mezi odpovědnými osobami za zakázku. A pokud není osoba nalezena ani u zakázky, pak ji vyhledej mezi odpovědnými osobami za středisko“.


Na dolním okraji formuláře je tlačítko Převzetí osob. To je určeno pro hromadné doplnění chybějících záznamů o osobách. Porovnává se přitom evidence osob za aktuální zdroj financování s evidencí osob za zakázku a také s evidencí osob za středisko.

Tlačítkem Odpovědné osoby ke všem ZF lze vyvolat úplný seznam všech zaevidovaných odpovědných osob ke všem zdrojům financování (viz dolní blok formuláře). Zde je také možné přidávat nové odpovědné osoby, povinnými položkami v tomto okně je NS a KP. Ručně zadávané hodnoty NS a KP jsou zde vždy kontrolované na seznam povolených kombinací zdroje financování u zakázky.

Poznámka Poznámka
Data na záložce Zdroje fin. se využívají zejména pro iFIS/WebMailer a také při exportu do externích mzdových, studijních, ubytovacích a jiných systémů.


Záložka Zdroje fin. obsahuje také tyto položky:

  • Upravená platnost od/do:
    • pro možnost měnit platnosti jednotlivých zdrojů financování v záložce Zdroje fin.
    • měsíc a rok, od/do kterého je zdroj financování platný (může obsahovat hodnoty od 00/RR do 13/RR):
    • zde si uživatel může omezit platnost popsanou níže u položky Platnost od/do
    • pokud zapíše širší platnost, rozšíření se neprojeví
    • tato upravená platnost vstupuje jako 4. složka do vyhodnocení platnosti popsané níže u položky Platnost od/do
    • takto upravená platnost vstupuje do kontací
  • Platnost OD/DO:
    • zpočátku vychází z platnosti zdroje financování – nejvíce omezující podmínka ze tří platností - NS, akce, KP (typ akce platnost nemá)
    • po případném zápisu dalšího omezení uživatelem (viz výše) je navíc omezena i tímto 4. omezením
    • vždy platí nejvíce omezující podmínka
  • Volitelná položka


V souvislosti s úpravou popsanou v kapitole Přístupy řešitele do iFIS přes jeho zakázky - projekty je záložka Zdroje fin. neaktivní u zakázek druhu AKT a ZDR. Aktivní je tedy jen pro druh zakázky PZD.


Záložka Sazby DPH

Na této záložce lze evidovat používané sazby DPH, mající vztah k zakázce. Při použití zakázky v dokladu se na klávesu Seznam hodnot nabízejí pouze ty sazby DPH, které jsou předdefinované u dané zakázky. Je-li potřebná daň jiná než předdefinované, lze ve výběru uvolnit zatržitko u "Jen výchozí sazby zakázky" a v nabídce je celý sazebník DPH.


Záložka Bankovní účty

Na této záložce lze definovat bankovní účty, které patří k zakázce. Ve sloupci HL se zatržítkem označí hlavní bankovní účet této zakázky.


Záložka Události

Na této záložce jsou evidované termíny událostí. Záznamy nelze editovat, pouze pořizovat nové nebo je zneplatňovat. Po stisku klávesy lze přejít na další obrazovky, kde lze rovněž nastavit systém varování pomocí automaticky generovaného e-mailového upozornění. Detailní popis ovládání je uveden v dokumentaci k funkci 08202 - Registr smluv.


Podzáložka Události, činnosti, systém varování

Detailní popis ovládání této části je uveden v dokumentaci k funkci 08202 - Registr smluv a s výjimkou záložky Ceny je obdobný. Ke kontrole a sledování správnosti provedení naplánovaných činností v modulu iFIS/Zakázky - projekty slouží formulář 00413 - Monitorování činnosti Zakázek.


Záložka Organizace

Na této záložce lze definovat organizace mající vztah k zakázce - projektu. Údaj se nepřenáší do jiných agend.

Na záložce Organizace mohou být vyplněny například také tyto položky:

  • Hlavní – položka může být zaškrtnuta:
    • jedná-li se o hlavní organizaci
    • pouze u jednoho záznamu
  • Kód konsolidace – z číselníku organizací, položku nelze změnit
  • Po – poskytovatel; položka může být zaškrtnuta:


Každá organizace může být v seznamu uvedena pouze jednou.


Záložka Dokumenty

Na záložce Dokumenty lze připojit libovolné elektronické dokumenty, mající vztah k zakázce- projektu. Detailní popis ovládání této záložky je uveden v dokumentaci k funkci 08202 - Registr smluv nebo také u formuláře 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu, jehož funkcionalita funguje na obdobném principu. Dokumenty lze také opatřit elektronickým podpisem či pečetí. Více informací naleznete zde.


Na záložce Dokumenty lze u vybrané zakázky pomocí zatržítka Zobrazit související přílohy vyhledat a zobrazit všechny projektové dokumenty, např. smlouvy s poskytovatelem, dodavatelské nabídky, podepsané dodavatelské objednávky, likvidační listy, skeny faktur, potvrzení o úhradách záloh či faktur, které jsou uložené v přílohách jednotlivých prvotních dokladů iFIS. Umožněno je také vyhledávání dokumentů u souvisejících PID-písemností v iFIS/Spisová služba.


Obr. 01220/11 Zatržítko "Zobrazit související přílohy" na záložce "Dokumenty" v detailu zakázky


Záložka Majetek

V případě, kdy se jedná o investiční zakázku - projekt (dáno zvoleným typem zakázky), pak systém zpřístupňuje záložku Majetek, na které lze evidovat informace o investiční zakázce. Investiční zakázka slouží majetkovým referentům k postupnému zařazování majetku z investiční zakázky a ke zjišťování objemu již zařazeného majetku a nebo objemu majetku, který zbývá k zařazení z investiční zakázky. Částky zaúčtované na investiční zakázku na účet pořízení investic slouží ke stanovení vstupní ceny investice v okamžiku zařazení do užívání. Všechny položky na této záložce jsou nepovinné a slouží jako defaultní hodnoty přebírané do dokladů o zařazení. Z jedné investiční zakázky lze zařadit do užívání libovolné množství investic.

Pro jiné typy zakázky je záložka nepřístupná. Předpokládaná celková cena investiční zakázky je evidována v hlavičce v položce Plnění.


Záložka Majetek je přístupná pouze pro investiční zakázky (typ zakázky je označen jako investiční).


Záložka Ostatní

Na záložce Ostatní uživatel může zaevidovat libovolné další (strukturované) související informace mající vztah k zakázce. Seznam Typů ostatních informací je určen při implementaci příslušnou doménou.


Záložka Rozpočty

Na záložce Rozpočty se zobrazují pouze rozpočty s vazbou na aktuální zakázku. Rozpočty nadřízených zdrojů financování se nezobrazují.


Přístupy řešitele do iFIS přes jeho zakázky - projekty

Pro potřeby řešitelů vystavovat objednávky jen a pouze na své zakázky - projekty vznikla funkcionalita, která umožňuje omezit přístupy do iFIS přes zakázku - projekt. Funkcionalita iFIS je určená pro uživatele s přístupy omezenými přes zakázku / zdroj financování.

Poznámka Poznámka
Více informací uvedeno zde.


Podpora pro vytváření názvů zakázek včetně generování pořadového čísla zakázky

Zavedena podpora pro vytváření názvů zakázek včetně generování pořadového čísla zakázky. V souvislosti s tím provedeny následující změny:

  • změněno pořadí položek Typ zakazky a Název zakázky v detailu zakázky, a to kvůli dílčím úpravám v pravidlech pro automatické generování čísel / názvů nových zakázek
  • došlo k dílčím úpravám na datovém rozhraní iFIS/Zakázky - projekty a k dílčím změnám ve způsobu přebírání zakázek ze vstupního zásobníku iFIS/Zakázky - projekty
  • ve vstupním zásobníku zakázek si lze ještě před převzetím zakázky prohlédnout připojené dokumenty v příloze navázané na záznam v zásobníku zakázek
  • ze zásobníku lze převzít pouze jednu vybranou zakázku
  • po úspěšném převzetí zakázky je uživatel dotázán, zda chce zobrazit její detail
  • umožněn plynulý přechod na detail právě nahrané zakázky kvůli následné editaci
  • přidáno pořadové číslo do názvu zakázky při importu v případě, že zakázka již existuje
  • v detailu zakázky je k tomu určeno tlačítko Nový název, které umožní vygenerovat název zakázky pomocí R_SQL parametru 012_ZAK_NAZEV
  • po stisknutí tlačítka Nový název se otevírá nové formulářové okno, které zobrazí seznam navrhovaných názvů zakázky podle nastavení R_SQL parametru 012_ZAK_NAZEV
  • v případě, že nebyl nalezen R_SQL parametr 012_ZAK_NAZEV, objeví se hláška
  • na případnou duplicitu názvu zakázky je uživatel upozorněn v kontrolním infookně v detailu zakázky
  • v kontrolním infookně v detailu zakázky je zavedena kontrola na dodatečnou změnu položky Projekt u převzaté zakázky → potvrzující hláška se objeví v případě, že označení projektu v položce Projekt uvedené v zakázce se neshoduje s označením projektu v zásobníku
  • při F7 v zásobníku zakázek je kurzor nově umístěn na položce Projekt
  • zavedeny kontextové přístupy pro filtrování dat ve vstupním zásobníku


Obr. 01220/12 Zásobník zakázek


Kontrola "PROJEKT je v EZOP nastaven na hodnotu xxx", která hlídá vyplnění položky Projekt v systému iFIS a v EZOP/GRANTY:


Obr. 01220/13 Hláška v kontrolním infookně převzaté zakázky z EZOP/GRANTY


Podpora výkaznictví projektu - kontrola účtování ne/uznatelných nákladů

Všechny kontační formuláře iFIS dokážou upozorňovat na to, že na zakázce (projektu, grantu) je právě účtováno na analytickém účtu, který není zahrnut do rozpočtu zakázky. Cílem je např. to, aby účetní měli v průběhu celého roku kontrolu nad účtovanými uznatelnými a neuznatelnými náklady. Vše se nastaví jednoduše tak, že se u zakázky doplní tzv. referenční rozpočet. Má-li zakázka určený referenční rozpočet, pak je ve všech kontačních formulářích iFIS kontrolováno, zda zadávaný analytický účet je nebo není zapojený do některého z typů účtů v řádcích referenčního rozpočtu. Pokud není, pak je tato skutečnost signalizována na kontačním řádku oranžovým podbarvením položky Číslo řádku. Kontrola se provádí na všech kontačních řádcích s nesaldokontními analytickými účty. Podrobnější informace uvedeny zde.


Řízení přístupů na úrovni zdroje financování pro projektové manažery

Do iFIS doplněny aktivní přístupy na úrovni zdroje financování pro projektové manažery:

  • sjednocen způsob administrace volání formuláře typu detail
  • do formuláře zakázek přidány podmínky na proklik jednotlivých tlačítek aktivních po stisku tlačítka Detaily k zakázce
  • zohledněno, zda má uživatel přístup na daný formulář
  • jedná se o přístupy uživatelů (tzv. projektových manažerů) na formuláře, odkud se lze dostat odskokem (navigací) do jiných formulářů iFIS
  • doplněna vazba mezi formuláře zakázek a formulářem volaným pod tlačítky souvisejících dokladů, které se zaktivní po stisku tlačítka Detaily k zakázce
  • upravena funkce pro vyhodnocení přístupů ve formuláři 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby při stisknutí tlačítka Detaily k zakázce


Datová rozhraní iFIS/Zakázky - projekty

Integrační datové rozhraní pro import zakázek z externích systémů

První fáze zahrnovala:

  • přípravu a doplnění databázových objektů na rozhraní pro import zakázek z externích systémů (studentské systémy, nadstavbové webové formuláře pro zadání požadavku na vznik nové zakázky, atd.) do iFIS
  • vytvoření tabulek pro evidenci externích systémů
  • vytvoření nového XML schéma
  • doplnění schvalování zakázek ve stavu Návrh
  • zavedení upozornění na nově založené zakázky


Druhá fáze už zahrnovala samotné vytvoření, vývoj a implementaci datového rozhraní pro import zakázek z externích systémů do číselníku 01220 - Zakázky - projekty. Vytvořeno navigační menu pro import v zakázkách v přehledovém formuláři 01220 - Zakázky - projekty a 01222 - Zakázky - projekty - dle NS. Po přepnutí do uzlu pro import lze označené zakázky importovat do systému iFIS tlačítkem Převzít.


Tlačítko je aktivní pouze v navigačním menu pro import zakázek. V průběhu zpracování je uživatel informován o:

  • výsledcích importu
  • zápisu jednotlivých zakázek
  • případných chybách


Na konci uživatel změny buď potvrdí, nebo odvolá.


Obr. Schéma datového rozhraní pro import zakázek z externích systémů do iFIS



Obr. Navigační menu pro import zakázek s tlačítkem "Převzít" ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty


Rozhraní pro import zakázek - projektů upraveno následovně:

  • název zakázky je povinnou položkou
  • kontroluje se název zakázky, který musí být uveden při importu dat do zásobníku zakázek


Rozšířeno rozhraní pro import Zakázek-projektů. Rozšířen objekt Dokument o tyto atributy:

  • Popis
  • Poznámka


Výše uvedené atributy doplněny v definici rozhraní i XML schématu.


Propojení EZOP/Granty a projekty s iFIS/Zakázky - projekty

Propojeno rozhraní EZOP/Granty a projekty s iFIS/Zakázky - projekty. V souvislosti s rozšířením rozhraní zakázek s EZOP/Granty a projekty uskutečněny navazující dílčí úpravy datového rozhraní iFIS/Zakázky - projekty a upraven importní modul pro nahrávání nových zakázek ze vstupního zásobníku. U nahrávaných zakázek lze automaticky pozměňovat názvy podle nastaveného algoritmu. V iFIS/Zakázky - projekty je umožněno ze záznamu v zásobníku prohlédnout detail již nahrané / zaevidované zakázky. Do zásobníku zakázek v přehledovém formuláři k tomu slouží zatržítko Nový název zakázky, které je přístupné po přechodu do zásobníku zakázek. Hodnota zatržítka se ukládá do uživatelských preferencí. V případě, že je zatržítko Nový název zakázky zaškrtnuto, dojde při převzetí k vygenerování nového názvu zakázky. V zásobníku v přehledovém formuláři lze tlačítkem Detail otevřít přehled zakázek s předdefinovanou podmínkou na ID záznamu ze zásobníku.


Obr. Zatržítko "Nový název zakázky" a tlačítko "Detail" s použitím tlačítka "Převzít" v zásobníku v přehledovém formuláři


Provedeny dílčí úpravy validací předávaných dat na datovém rozhraní k iFIS/Zakázky-projekty (REST API ZAKAZKY). Kontroly sjednoceny.


Vytvořena další úprava jako podpora datového rozhraní k iFIS/Zakázky-projekty/Granty a projekty. Upravena validace položek Stav zakázky a Klasifikace při převzetí zakázky.


REST služba pro nahrávání nových záznamů do iFIS/Zakázky-projekty

V iFIS je k dispozici REST služba pro nahrávání nových záznamů do iFIS/Zakázky - projekty (data předávána v JSON / XML formátu). V případě zájmu lze toto rozhraní ve Vašem prostredi nainstalovat a zpřístupnit zdrojové aplikaci, která by zakázky do iFIS posílala.

Poznámka Poznámka
Pro nainstalování rozhraní pro nahrávání nových záznamů do iFIS/Zakázky - projekty kontaktujte pracovníky BBM přes aplikaci Helpdesk.


Rozšíření rozhraní mezi iFIS a externími systémy

Rozšířeno rozhraní mezi iFIS a externími systémy, čímž došlo ke zlepšení elektronické komunikace mezi systémem iFIS a studijními systémy ve vybraných oblastech, na základě podnětů z praxe. Jako podpora pro evidenci stipendií v externím systému bylo vytvořeno nové REST API rozhraní iFIS označené REST API iFIS-ZdrData, které:

  • Zajišťuje výměny dat mezi iFIS a okolními studijními nebo jinými externími systémy
  • Umožňuje rychle získat přehled o zdrojích financování, účetních pravidlech či schvalujících osobách ke zdrojům financování a předat tyto údaje dále do navazujících externích studijních systémů (např. příkazcům či správcům rozpočtů) pro schvalování různých plateb a poplatků


Úprava datového rozhraní pro import zakázek do iFIS/Zakázky - projekty

Upraveno datové rozhraní určené pro import zakázek do iFIS/Zakázky - projekty/Vstupní zásobník (fis.PA012_IAPI.f_vloz_zakazku) a rozšířeno o možnost příjmu zakázek z excelovských podkladů. Vybrané zakázky se vyexportují do excelovského souboru, upraví se, uloží jako CSV soubor a předá se přes zjednodušené datové rozhraní zpět do iFIS. Rozšířena package PA012_IAPI o funkci f_vloz_zakazku.


Obr. Databázové rozhraní pro import zakázek do iFIS/Zakázky - projekty


Upraveno datové rozhraní pro import zakázek do vstupního zásobníku. Umožněno předávat datum udržitelnosti (UDRZITELNOST), seznam bankovních účtů (VBU) a organizací (ORGANIZACE).


Administrace zakázek a nastavení parametrů

V agendě Zakázky - projekty pro funkcionalitu kontroly a vyplnění zakázek je nutno nastavit:

  • lokální parametry:
    • ZAK_KOD - Kontrola kódu zakázky
    • ZM_NAZ - Povolení změny názvu zakázky
  • a parametr ZAK_KONTR_UPOZ v R_SQL.


Těmto dvěma lokálním parametrům je nadřazen parametr ZAK_KONTR_UPOZ v R_SQL. Hodnotu tohoto parametru mohou nastavit, po předchozí domluvě, pracovníci BBM.


Ve formuláři lze kontrolovat a upozorňovat na kvalitu ukládaných dat do evidence. Pravidla pro kontroly nastavuje správce pomocí R_SQL parametru ZAK_KONTR_UPOZ2, kde je rozlišována závažnost:

  • E - pro neuložení
  • V - pro dotaz na uživatele k rozhodnutí, zda uložit zakázku


Je-li parametr správně nastaven, je uživateli zobrazeno upozornění. Pro správné nastavení parametru ZAK_KONTR_UPOZ2 je nutné kontaktovat pracovníky BBM.


Lokální parametr ZAK_KOD obsahuje předpis pro plnění položky Kód zakázky včetně zabránění vzniku duplicit v této položce.


Výraz pro generaci kontrolního kódu zakázky:

  • decode(dsp_opo_typ, null, null, substr(naztyp,1,2)||'&'||substr(nazev,1,10)||'*'||dsp_opo_kod||'Platnost:'||del||'EJ:'||ejidno)


V poli Význam lokálního parametru ZAK_KOD lze specifikovat text chybového hlášení při pořízení nebo změně zakázky, pokud není vyplněna volitelná položka. Text hlášení se uvádí za svislítkem "|" v poli Význam.


Při změně názvu zakázky se postupuje podle lokálního parametru ZM_NAZ:

  • AA - povoleno i pokud je nenulový zůstatek v účetnictví
  • AN - pokud je nulový zůstatek v účetnictví
  • NN - nepovoleno
  • jiná hodnota - zakázáno


Pomocí dalších parametrů lze nastavit volitelné položky zakázky:

  • ZAK_VP1 - pro nastavení volitelné položky 1
  • ZAK_VP2 - pro případné nastavení volitelné položky 2
  • ZAK_VP2 - pro případné nastavení volitelné položky 3


Důležitý je také parametr ZOPOTYP, který určuje, jak se bude nazývat skupina položek s klasifikačními kódy a názvy využitelnými např. pro mzdové účely. Více informací uvedeno zde.



Navazující funkce:

  • 00413 - Monitorování činností Zakázek
  • 01205 - Typy zakázek
  • 01209 - Vývoj zakázky
  • 01222 - Zakázky - projekty - dle NS
  • 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby
  • 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení
  • 01241 - List Oboru klasifikace
  • 01435 - Číselník klasifikací (SKP, CPV, OKEČ, …)
  • 08202 - Registr smluv



Volané sestavy:

  • 00199 - Zakázky-projekty
  • 00200 - Projekty
  • 00207 - Přehled úkolů a jejich plnění
  • 00209 - Zakázky-projekty (detailní výpis)
  • 10127 - Zdroje financování zakázky-projektu
  • 10133 - Likvidační list univerzální
  • 10206 - Zakázky - projekty
  • 10208 - Zakázky-projekty (detail) (hromadný tisk)
  • 10319 - Zakázky-projekty (přehled)



Odkazy:

Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Man01220&oldid=111318“