Man09122

09122 * Podací deník

Základním komunikačním nástrojem pro evidenci dokumentů a sledování jejich oběhu je formulář podacího deníku. Formulář je určen pro všechny skupiny uživatelů: pracovníky na podatelně (podatelnách) i pracovníky na jednotlivých útvarech (pracovištích spisové služby). Každé takové místo v organizaci se nazývá UZEL (případně spisový uzel). Správce uzlu má přístup ke čtení ke všem záznamům o dokumentech, které jsou UZLU určeny, nebo uzlem procházejí. Dokud není dokument předán / převzat ke zpracování jinému uzlu, má správce uzlu přístup k těmto záznamům i pro zápis (opravy, kopie, přesměrování,...).

Obr. 09122/1 Záložka "Základní úd."

Formulář umožňuje následující funkce:

• Přehled a vyhledávání dokumentů na spravovaných uzlech
• Založení záznamu o přijatém/odesílaném dokumentu
• Převzetí/předání dokumentu (s možností tisku protokolu o převzetí) mezi uzly
• Rozeslání dokumentu na více adres (kopie záznamu o dokumentu)
• Postoupení dokumentu k dalšímu zpracování na jiný uzel
• Vrácení dokumentu odesílateli (odmítnutí bez zpracování)
• Příprava konceptů
• Vyřizování dokumentů
• Uložení dokumentů na spisovny (včetně evidence zápůjček)
• Příprava a provedení Skartačního řízení
• Připojení frankovacího stroje
• Zveřejňování (vyvěšení) dokumentů na elektronické úřední desce - jen za předpokladů správně nastavené funkcionality

Koncept řešení je popsán v dokumentu Úvod do subsystému iFIS/Spisová služba.

V rámci globálního parametru SPSADM je umožněno evidovat více správců aplikace iFIS/Spisová služba. Osoby správce jsou v hodnotě parametru SPSADM uvedeni formou jejich OSB_ID z Číselníku osob. Oddělovačem jednotlivých OSB_ID je středník (případně lze použít středník + mezeru).

	Příklad
	Příklad nastavení více správců aplikace v hodnotě parametru SPSADM: 1;3959

Popis ovládání

Ovládání je obecně stejné pro všechny funkce iFIS a je popsáno v samostatném dokumentu. Zde jsou uvedeny pouze odlišnosti - speciální ovládací tlačítka v horní části formuláře:

Obr. 09122/2 Ovládací tlačítka

Ovládacími tlačítky v záhlaví se podací deník přepíná mezi několika režimy (pořadí zleva):

1. SEZNAM - přepne do základního přehledu
2. PŘÍJEM - přepne do režimu příjmu z jiného uzlu s možností tisku protokolu
3. VÝDEJ - přepne do režimu předání na jiný uzel s možností tisku protokolu
4. DOŠLO - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro přijaté dokumenty
5. POSLAT - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro odesílané dokumenty
6. KOPIE - vybraný záznam zkopíruje do složky dle adresáta
7. PŘEDAT - vybraný záznam přepošle jinému adresátovi
8. VRÁTIT - vybraný záznam vrátí původnímu odesílateli
9. ODPOVĚĎ - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro odpověď odesílateli
10. OK - vybraný záznam přesune z KONCEPTU do složky dle adresáta
11. ePŘÍJEM - potvrzení převzetí vybraného elektronického záznamu
12. ULOŽIT / AKTIVNÍ - proměnlivé tlačítko - tlačítko "ULOŽIT" uloží vybraný záznam do příruční spisovny téhož spisového uzlu; po přepnutí na příruční spisovnu je toto tlačítko nahrazeno tlačítkem "AKTIVNÍ" - přístupnost tlačítka "AKTIVNÍ" se řídí podle vypočítávaného stavu spisu (na základě obsahu), nesmí být Skartační Návrh (G), Skartováno (B), Archivováno (A)
13. PŮJČIT - vybraný záznam půjčí a provede evidenci zápůjčky
14. SŘ - umožňuje provedení kontroly dokumentů určených ke skartačnímu řízení, zařazení do skartačního návrhu a nebo spuštění vlastního skartační řízení (přesun dokumentů dle skartačního znaku do složky "Skartováno" nebo "Archivováno")
15. DALŠÍ AKCE - umožňuje provedení dalších činností dle nabídky:
    1. ZPĚT - navrátí uživatele zpět do formuláře
    2. R-KA - záznamům vybraného podacího archu České pošty dodatečně vygeneruje podací čísla (nepoužívá se)
    3. HROMADNÉ OPRAVY - provede hromadnou opravu položek vybraných a označených záznamů (spisový znak, datum vyřízení, vyjmutí ze spisu, atd.)
    4. SKUPINY ADRESÁTŮ - vytvoří skupinu adresátů z adres označených dokumentů
    5. PŘESUN DOKUMENTŮ - provede přesun označených dokumentů na jiné pracoviště s automatickým převzetím (využití pro hromadný přesun záznamů na jiný SU)
    6. ZVEŘEJNĚNÍ DOKUMENTU - nabídka je přístupná pouze v případě, kdy je globální parametr EUDIMP nastaven na hodnotu A (= zvřejňování ze Spisové služby), volba umožní dokument zveřejnit (vyvěsit) na elektronické úřední desce - jen za předpokladu správně nastavené funkcionality
    7. CHYBNÁ EVIDENCE - pro hromadný přesun záznamů do Chybné evidence, tlačítko se zpřístupní v okamžiku, kdy uživatel stojí na jiné složce, než je Chybná evidence, má označený alespoň jeden dokument a formulář není spuštěn v režimu Pouze dotaz

Obr. 09122/3 Nabídka možností pro podací deník

Obr. 09122/4 Možnost "Chybná evidence" zobrazená po stisku tlačítka "Další akce"

Přístupnost jednotlivých voleb se řídí stavem dokumentů a jejich lokací v rámci systému (umístěním v jednotlivých složkách). Některé funkce lze aktivovat pouze z některých složek (např. OK jen ze složky "KONCEPTY") nebo například jen po označení dokumentů zatržítkem (viz tlačítko Další akce).

Ikona a klávesa pro zápis:
Při pořízení nového záznamu není aktivní ikona a klávesa pro zápis změn. Pro uložení nového záznamu o dokumentu do databáze se musí vybrat způsob dalšího zpracování funkčními tlačítky viz dále.

Zasílání e-mailů:
Adresáta dokumentu lze zasláním e-mailu informovat o doručovaném dokumentu. Tato funkce je dostupná při evidenci nového dokumentu, přeposlání dokumentu a kopii dokumentu. Adresa e-mailu je přednastavena z číselníků iFIS, pokud adresátem je osoba nebo Firma. Adresu lze také zadat ručně nebo upravit. Informován tak může být libovolný adresát, nejenom správce spisového uzlu.

Zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce

Označením dokumentu určeného ke zveřejnění na elektronické úřední desce, stiskem tlačítka Další akce a výběrem možnosti ZVEŘEJNĚNÍ DOKUMENTU lze dokument vyvěsit na elektronické úřední desce. Nabídka ZVEŘEJNĚNÍ DOKUMENTU je přístupná pouze v případě, kdy je globální parametr EUDIMP nastaven na hodnotu A (= zvřejňování ze Spisové služby). Volba umožní dokument zveřejnit (vyvěsit) na elektronické úřední desce, ale jen za předpokladu správně nastavené funkcionality.

Obr. 09122/5 Zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce

Doplněna datová rozhraní a služby pro zajištění funkcionality a možnost napojení elektronické úřední desky na modul iFIS/Spisová služba. Rozšířeno datové rozhraní iFIS/Spisová služba o možnost vyvěšení dokumentu na elektronické úřední desce (s i bez odeslání).

	Pozor
	Podrobnější popis ke zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce naleznete zde.

Přehled a vyhledávání v dokumentech na uzlu (SEZNAM)

Každému uživateli jsou zobrazeny pouze záznamy těch uzlů, které spravuje. Název uzlu, se kterým uživatel právě pracuje, je zobrazen v záhlaví okna.
Uživatel může být správcem více uzlů a může se mezi uzly přepínat (typicky jeden uživatel ve dvou rolích). Změna uzlu se provádí výběrem požadovaného uzlu ve stromové struktuře složek v levé části formuláře. Více uživatelů (správců) může být registrováno u jednoho uzlu (typicky více uživatelů na jedné podatelně).

Přehled o přijaté a odeslané poště uzlu je zobrazen ve formuláři o 3 částech:

Adresáře - složky

V levém okraji jsou zobrazeny všechny spravované spisové uzly a jejich členění na složky (uzly jsou definované při implementaci, jejich složky jsou pevně dané). Složky jsou členěny podle stavu dokumentu a jeho vyřízení, což odpovídá běžnému způsobu práce s dokumenty ve spisové službě. Výběrem složky se řídí výběr ze záznamů o dokumentech na uzlu.
V nadřízené složce jsou vždy zobrazeny všechny záznamy ze všech podřízených složek. Složka VŠE tedy zpřístupní všechny záznamy o všech dokumentech uživatelem spravovaných uzlů, což je výhodné při vyhledávání dokumentů.

Obr. 09122/6 Členění složek spisových uzlů: a) Běžný spisový uzel; b) Příruční spisovna spisového uzlu; c) Centrální spisovna

Zabezpečení přístupu k evidenčním údajům dokumentů

Správce spisového uzlu má přístup k aktuálním evidenčním údajům všech dokumentů, které se na uzlu v tu chvíli nacházejí, jsou z něj již odeslány nebo jsou na něj adresovány. Tím je zajištěno, že správce spisového uzlu nemá žádné informace o existenci dokumentů, které jsou doručovány mimo jeho spisový uzel, ale vidí pouze ty dokumenty, které mu prošly rukama a současně má neustálý přehled o tom, kde a v jakém stavu se "jeho" dokumenty nacházejí.
Měnit a doplňovat evidenční údaje lze pouze u těch dokumentů, které se právě nacházejí na daném spisovém uzlu, tj. ve složkách K odeslání, Vyřizuje se, Koncepty nebo Vyřízeno (v omezené míře rovněž ve složkách spisoven, viz Spisovny). Jedinou výjimkou z tohoto pravidla je vracení zápůjček, viz Zápůjčky.

Výjimečné postavení mezi spisovými uzly má uzel SVĚT, jehož správce nevidí všechny dokumenty uzlu, ale pouze ty, které byly z/na uzel doručeny prostřednictvím některého jiného spisového uzlu, jehož správcem je rovněž.
Měnit a doplňovat evidenční údaje může správce uzlu SVĚT pouze u těch dokumentů, které se právě nacházejí na spisovém uzlu SVĚT a současně jsou buď předány na uzel SVĚT ze spisového uzlu, jehož správcem je rovněž nebo jejich odesílatel je z uzlu, jenž rovněž spravuje.
Toto chování umožňuje, aby byly zřízeny dvě podatelny, jejichž správci jsou současně správci spisového uzlu SVĚT, ale na uzlu SVĚT uvidí pouze "své" dokumenty, nikoli dokumenty druhé podatelny.

Obr. 09122/7 Přístup správce k dokumentům na spisovém uzlu Svět

• A je správcem spisových uzlů Svět a Podatelna 1. Na uzlu Svět nevidí dokument PID 1, protože neprošla uzlem Podatelna 1. Dokument PID 2 vidí a dokonce ji může opravovat, protože byla na Svět předána z Podatelny 1.
• B je správcem spisových uzlů Svět a Podatelna 2. Na uzlu Svět vidí dokument PID 2, protože byl odeslán z Podatelny 2, nemůže ho však opravovat. Opravovat by ho mohl v případě, že by B byl rovněž správcem uzlu odesílatele, tj. uzlu Katedra 2.

Standardní struktura a obsah složek spisového uzlu

Ve složkách je vždy zobrazeno pouze poslední doručení dokumentu, které bylo na uzlu realizováno. Dokumenty, které opustí uzel jsou zobrazeny pouze ve složce "ODESLÁNO" a ve složkách nadřízených. Všechna doručení jsou k dispozici na záložce "Doručení".

Složka a její úroveň	Obsah složky
1. Vše	Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah ke všem uzlům spravovaným uživatelem.
2. <Uzel>	Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah k aktivnímu uzlu.
3. Zpracovat	Zahrnuje záznamy o všech dokumentech, které jsou rozpracovány v konceptech aktivního uzlu nebo čekají na převzetí do aktivního uzlu nebo jsou evidovány již v aktivním uzlu, a to buďto jako dokumenty určené k odeslání (předání) a nebo k vyřízení.
3.1. K příjmu	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na převzetí do aktivního uzlu bez rozdílu, zda jsou určeny přímo pro aktivní uzel (resp. osobu registrovanou u aktivního uzlu) nebo zda aktivní uzel pouze zprostředkovává doručení pro jiný uzel.
3.2. K odeslání	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na předání do dalšího uzlu bez rozdílu, zda je odesílatelem aktivní uzel (resp. osoba registrovaná u aktivního uzlu) nebo jiný uzel.
3.3. Vyřizuje se	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly převzaty do aktivního uzlu, jsou určeny přímo aktivnímu uzlu a jsou ve stavu „Vyřizuje se". Přitom nerozhoduje, zda dokument je fyzicky přítomen na uzlu u správce nebo je předán k vyřízení osobě registrované u uzlu.
3.4. Koncepty	V této složce jsou uloženy pouze rozpracované záznamy, a to jak pro přijímané tak pro odesílané dokumenty. U záznamů v této složce je aktivní tlačítko OK, která ukončí přípravu konceptu a zařadí dokument do příslušných jiných složek podle pole Adresát.
4. Zpracováno	Zahrnuje záznamy o všech dokumentech, které byly odeslány z aktivního uzlu nebo jsou v aktivním uzlu ve stavu „Vyřízeno".
4.1. Vyřízeno	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly převzaty do aktivního uzlu, jsou určeny přímo aktivnímu uzlu a jsou ve stavu „Vyřízeno". Přitom nerozhoduje, zda je dokument fyzicky přítomen na uzlu u správce nebo je předán k vyřízení osobě registrované u uzlu.
4.2. Odesláno	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly z aktivního uzlu odeslány dalšímu uzlu. Přitom nerozhoduje, v jakém stavu vyřízení se dokument vyskytuje.
5. Na cestě	Zahrnuje záznamy o dokumentech adresovaných aktivnímu spisovému uzlu, které ještě nejsou ani přijaté, ani nabízené k příjmu.
6. Příruční spisovna	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly funkcí „Uložit" uloženy na příruční spisovnu spisového uzlu.
6.1. Čeká na SŘ	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení, tj. s dosud nenaplněnou skartační lhůtou.
6.1.1. Archivace	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení - skartační znak „A".
6.1.2. Skartace	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení - skartační znak „S".
6.1.3. Výběr	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení - skartační znak „V".
6.2. Zařazeno do SŘ	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení do skartačního řízení, tj. s naplněnou skartační lhůtou.
6.2.1. Archivace	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení do skartačního řízení - skartační znak „A".
6.2.2. Skartace	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení doskartačního řízení - skartační znak „S".
6.2.3. Výběr	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení do skartačního řízení - skartační znak „V".
6.3. Skartační návrh	Zahrnuje záznamy určené pro zařazení do skartačního řízení, tj. vybrané do skartačního návrhu.
6.3.1. Archivace	Zahrnuje záznamy vybrané do skartačního návrhu - skartační znak „A".
6.3.2. Skartace	Zahrnuje záznamy vybrané do skartačního návrhu - skartační znak „S".
6.3.3. Výběr	Zahrnuje záznamy vybrané do skartačního návrhu - skartační znak „V".
6.3. Trvalý skartační souhlas	Zahrnuje záznamy dokumentů určených k trvalému skartačnímu souhlasu
6.4. Zapůjčeno	Zahrnuje záznamy dosud nevrácených zápůjček.
6.5. Skartováno	Zahrnuje záznamy skartované ve skartačním řízení.
6.6. Archivováno	Zahrnuje záznamy archivované ve skartačním řízení (předané příslušnému archívu).
7. Chybná evidence	Obsahuje záznamy o dokumentech, které byly vyjmuty z evidence z důvodu chybné evidence, typicky duplicitní evidence.
8. Archiv	Do složky "ARCHIV" přesune historická data správce databáze na pokyn administrátora aplikace. Takové záznamy pak nejsou dostupné z jiných složek, ale pouze ze složky Archiv a Vše.
9. E-mail	Do složky "E-mail" se ukládají emaily odeslané na speciální e-mailovou adresu spisové služby (obvykle adresa kopie). Záznamy lze pouze prohlížet, celý email je uložen v příloze dokumentu. Tato složka je zobrazena jen když je založena poštovní schránka pro spisovou službu a jsou nastaveny globální parametry POP3_IP, POP3_PO, SPSUSER, SPSPSW. V současné verzi není tato funkcionalita zprovozněna !

Struktura a obsah složek spisového uzlu "Centrální spisovna"

Spisový uzel "Centrální spisovna" je určen pro uložení vyřízených dokumentů, které již nejsou původcem využívány. Dále slouží pro přípravu dokumentů na skartační řízení, poskytování zápůjček a pro vlastní provedení skartačního řízení. Z toho důvodu je struktura složek mírně odlišná od struktury složek běžného spisového uzlu.

Složka a její úroveň	Obsah složky
1. Centrální spisovna	Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah k uvedenému uzlu (centrální spisovně).
1.1. K příjmu	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na převzetí na centrální spisovnu (resp. osobu registrovanou u tohoto uzlu).
1.2. K odeslání	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na předání do dalšího uzlu bez rozdílu, zda je odesílatelem centrální spisovna (resp. osoba registrovaná u tohoto uzlu) nebo jiný uzel.
1.3. Čeká na SŘ	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení, tj. s dosud nenaplněnou skartační lhůtou.
1.3.1. Archivace	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení - skartační znak „A".
1.3.2. Skartace	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení - skartační znak „S".
1.3.3. Výběr	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení - skartační znak „V".
1.4. Zařazeno do SŘ	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení do skartačního řízení, tj. s naplněnou skartační lhůtou.
1.4.1. Archivace	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení do skartačního řízení - skartační znak „A".
1.4.2. Skartace	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení doskartačního řízení - skartační znak „S".
1.4.3. Výběr	Zahrnuje záznamy pro možné zařazení do skartačního řízení - skartační znak „V".
1.5. Skartační návrh	Zahrnuje záznamy určené pro zařazení do skartačního řízení, tj. vybrané do skartačního návrhu.
1.5.1. Archivace	Zahrnuje záznamy vybrané do skartačního návrhu - skartační znak „A".
1.5.2. Skartace	Zahrnuje záznamy vybrané do skartačního návrhu - skartační znak „S".
1.5.3. Výběr	Zahrnuje záznamy vybrané do skartačního návrhu - skartační znak „V".
1.6. Odesláno	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly z centrální spisovny odeslány dalšímu uzlu. Přitom nerozhoduje, v jakém stavu vyřízení se dokument vyskytuje.
1.7. Zapůjčeno	Zahrnuje záznamy dosud nevrácených zápůjček.
1.8. Skartováno	Zahrnuje záznamy skartované ve skartačním řízení.
1.9. Archivováno	Zahrnuje záznamy archivované ve skartačním řízení (předané příslušnému archívu).

Přehled záznamů

V pravé horní části je zobrazen přehled dokumentů zařazených do vybrané složky, zobrazeny jsou všechny dostupné údaje z karty. Údaje nelze přepisovat, s výjimkou prvního zaškrtávacího pole, které umožňuje provést akci s více záznamy současně (viz tlačítka a volby PŘEDAT, VRÁTIT, OK, ePŘÍJEM, ULOŽIT, SŘ, HROMADNÉ OPRAVY). Vzhledem k množství údajů je posun na další položky umožněn prostřednictvím rolovací spodní lišty. Vyhledávání, filtrování a třídění lze provádět na všech položkách (viz dokument Ovládání formulářů iFIS).

Obr. 09122/8 Přehled záznamů

Signalizace plnění lhůty pro vyřízení dokumentu

Barva pole "!" = Příznak důležitosti dokumentu + barevná signalizace stavu vyřízení ve formuláři podacího deníku signalizuje stav plnění lhůty pro vyřízení dokumentu. Barvy mají následující význam:

• Červená barva - lhůta pro vyřízení je již překročena
• Žlutá barva - blíží se (končí) lhůta na vyřízení
• Bílá barva (neobarveno) - vyřízení probíhá ve stanovené lhůtě (nebo podmínky a předpoklady pro signalizaci nejsou nastaveny)
• Zelená barva - dokument je již vyřízen

Pomocí zaškrtávacích políček odpovídajících barev lze omezovat výběr záznamů o dokumentech, a to dle stavu vyřízení a plnění lhůty pro vyřízení:

Barva zaškrtávacího pole	Výběr dokumentů:
Červená	dosud nevyřízených dokumentů s prošlou lhůtou na vyřízení
Žlutá	dosud nevyřízených dokumentů s končící lhůtou na vyřízení
Bílá (neobarveno)	dosud nevyřízených dokumentů s platnou či nenastavenou lhůtou na vyřízení
Zelená	vyřízených dokumentů (bez ohledu na lhůtu pro vyřízení)

Při změně hodnot zatrhávátek se dotažení záznamů o dokumentech realizuje dle nastavení jednotlivých složek buď v režimu dotazu, nebo aktualizací přes klávesu pro Provedení dotazu. Lze použít libovolné kombinace zaškrtávátek. Výběr záznamů odpovídá zvolené kombinaci. Při nevhodně zvolené kombinaci nemusí být nalezen žádný záznam!

V boldu se nacházejí například tyto položky:

• Spisová značka
• Datum doručení
• Poznámka
• Poštovné
• Ukl.jednotka (do jednoho sloupce kombinace Kód + Název)
• Ukl.místo (do jednoho sloupce kombinace Kód + Název)
• Skartační protokol

U položek Odesílatel / Adresát typu:

• O se doplňuje do závorky Spisový uzel, např. Jan Novák (SU: Ekonomické oddělení)
• W se doplňuje do závorky Typ webu, např. Jan Novák (Typ webu: Elektronická úřední deska) - může obsahovat i webovou adresu, např. (Typ webu: www.seznam.cz)
• M se doplňuje do závorky e-mail (E-mail: Jan.Novak@bbm.cz), hodnota se přebírá z pole E-mail

Karta dokumentu

V pravé dolní části obrazovky je zobrazena karta (detail) vybraného dokumentu z přehledu. Údaje jsou rozděleny do několika logických oblastí v samostatných záložkách. V záložkách lze upravovat většinu položek, a to u dokumentů, které jsou právě v kompetenci vybraného uzlu. Nelze tedy přepisovat údaje na záznamu, který nebyl doposud převzat ke zpracování, ani na záznamu, který byl již odeslán a převzat na jiný uzel. Založení nového záznamu je popsáno dále. V následujících odstavcích jsou popsány jednotlivé záložky a jejich význam. Komentáře a popisy k jednotlivým polím jsou popsány v dokumentu Úvod do Spisové služby.

Záložka Základní údaje

Záložka obsahuje nejdůležitější a právě aktuální údaje o dokumentu. Údaje jsou aktuální i v případě zobrazení záznamu o dokumentu předaného k dalšímu zpravování na jiný spisový uzel.

Záložka Základní údaje obsahuje tyto položky:

• PID - jednoznačné identifikační číslo dokumentu
• Původ - označení, zda je původcem dokumentu vlastní nebo cizí subjekt, hodnota položky Původ je doplněna automaticky na základě vyhodnocení typu/adresy odesílatele prvního doručení dokumentu na záložce Doručení:
  • Cizí - odesílatel prvního doručení dokumentu je externí subjekt ze Světa typu F, N nebo D
  • Vlastní – odesílatel prvního doručení dokumentu je interní subjekt typu U nebo O
• Forma - forma dokumentu; pokud není při evidenci nového dokumentu do iFIS/Spisová služba se způsobem doručení Webový portál (typ adresáta = W) ručně zadána, nastaví se automaticky podle typu dokumentu a způsobu doručení; položka Forma je povinná, její správné vyplnění je důležité pro následné zpracování SIP balíčků; forma dokumentu může být:
  • Analogová
  • Digitální (Elektronicky, Datová schránka, E-mail)
• Iniciač. PID - identifikace iniciačního dokumentu:
  • z vyplněné položky Iniciační PID klávesou Detail/Volání číselníku (CTRL + A) lze zobrazit formulář podacího deníku s povoleným pouze jedním dokumentem
  • z prázdné položky klávesa Detail/Volání číselníku (CTRL + A) nefunguje
• Upozornění - příznak důležitosti dokumentu
• Práv. váha - právní váha dokumentu
• Podací č. - podací číslo dokumentu
• Předmět - popis dokumentu
• Ev. datum - datum zaevidování dokumentu
• Typ dok. - typ dokumentu
• Zp. doručení - způsob doručení dokumentu
• Podací dat. - podací datum dokumentu
• položky pro rozlišení naší a cizí organizace:
  • Č.j. naše - číslo jednací naší organizace:
    • převzetí čísla jednacího při importu z ISDS je ovlivněno parametrem SPSCJEXT
    • převzetí čísla jednacího u funkcí Kopie a Odpověď lze ovlivnit pomocí parametrů:
      • SPSCJCOP = přebírat číslo jednací ze zdrojového dokumentu při funkci Kopie (hodnoty A/N)
      • SPSCJRES = přebírat číslo jednací ze zdrojového dokumentu při funkci Odpověď (hodnoty A/N)
  • Č.j. vaše - číslo jednací cizí organizace
• Dat. doručení - datum doručení dokumentu adresátovi
• položky pro rozlišení spisových značek:
  • Sp.zn.naše - spisová značka naší organizace; u doručeného dokumentu nemusí mít vazbu na číselník spisů
  • Sp.zn.vaše - spisová značka cizí organizace
• Posl. pohyb - datum posledního pohybu dokumentu
• Spis - název spisu
• Stav dok. - stav dokumentu
• položky pro evidenci Typového spisu (zatím nelze využít):
  • Typový spis - název typového spisu, do kterého je dokument zařazen
  • Díl - díl součásti typového spisu, do kterého je dokument zařazen
  • Součást – součást typového spisu, do kterého je dokument zařazen
  • Datum otevření – datum otevření dílu
  • Uzavření – datum uzavření dílu

Položky Podací datum a Dat. doručení lze vyplnit ručně (například na podatelně) nebo automaticky při příjmu pomocí ISDS. Při dalším zpracování dokumentu v rámci interní výměny jsou tak hodnoty obou položek viditelné a nedochází k jejich výmazu. Změny hodnot těchto položek či jejich výmaz se evidují v historii.

	Poznámka
	V iFIS je zavedena funkcionalita, kdy se pro Vlastní dokumenty (s odesílatelem typu U/O) při použití volby Poslat předvyplní položka Podací datum hodnotou Evidenčního data, a to pouze v případě, že při zaevidování nového dokumentu uživatel Podací datum již nevyplnil.

Tlačítko Související vyvolá nové okno, které zobrazí dokumenty související s uvedeným PID.

Obr. 09122/9 Použití tlačítka "Související" ze záložky "Základní"

Ve formuláři:

• v nabídkovém listu běžných spisů se nenabízejí uzavřené spisy
• nabídkový list typových spisů obsahuje také položku Spisový uzel, pro který je typový spis evidován a je omezen na spisové uzly, kde je spis evidován
• pokud není dokument v dílu typového spisu, je možné aktualizovat spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a odložení
• pokud je dokument v dílu typového spisu, není možné aktualizovat spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a odložení; spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a odložení lze změnit pouze výběrem jiného typového spisu, respektive jeho součásti, nebo ručně po vyjmutí z dílu typového spisu
• pro dokument se nabízejí pouze typové spisy se shodným spisovým uzlem
• je-li dokument vyjmut ze spisu, který není v dílu typového spisu, smažou se spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
• je-li dokument vyjmut ze spisu, který je v dílu typového spisu, přesune se přímo do dílu typového spisu, přičemž spisový znak, skartační znak ani skartační lhůta zůstávají zachovány a nesmažou se
• je-li smazána položka Typový spis, je zároveň smazán i spisový znak, skartační znak a skartační lhůta; pokud byla vyplněna položka Spis, je také vymazána

Záložka Vyřízení

Záložka Vyřízení obsahuje tyto položky:

• Sp. znak dok. - spisový znak dokumentu podle spisového a skartačního plánu
• Skart. znak dok. - skartační znak dokumentu, lhůta a počet let podle spisového a skartačního plánu
• Vyřizuje os. - osoba, která dokument vyřizuje nebo u které je uložen
• Uloženo - informace o uložení dokumentu včetně ukládací jednotky (specifikace kde a v čem je dokument umístěn) - volný text (pro analogové dokumenty)
• Zp. vyříz. - způsob vyřízení dokumentu
• Stav vyříz. - stav vyřízení dokumentu
• Spouštěcí událost - spouštěcí událost pro zahájení skartační lhůty dokumentu; je přebírána ze 09134 - Spisový a skartační plán dle evidovaného Spisového znaku
• TSS (příznak Trvalého skartačního souhlasu dle zákona) – je přebírána ze 09134 - Spisový a skartační plán dle evidovaného Spisového znaku
• Rok SŘ - předepsaný rok provedení skartačního řízení
• Předáno - příznak předání dokumentu osobě uvedené v položce Vyřizuje
• Vyřídit do - požadované datum vyřízení dokumentu
• Dat. vyříz. - datum vyřízení dokumentu
• Vyřizuje SU = spisový uzel, který dokument vyřizuje
• Ukládací jed. = kód ukládací jednotky, ve které je dokument uložen + podrobnější údaje Ukládací jednotky
• Uklád. místo = kód ukládacího místa, kde je balík s dokumentem uložen + podrobnější údaje Ukládacího místa

Je zavedena také možnost evidence hodnoty pro Způsob/Typ vyřízení = Záznamem na dokumentu ve formuláři 09160 - Číselník způsobů vyřízení s následným využitím při evidenci Způsobu vyřízení dokumentu či spisu ve formuláři podacího deníku nebo 09144 - Spisy. Podrobnější informace ve formuláři 09160 - Číselník způsobů vyřízení.

Ve formuláři je zavedena kontrola na nesoulad platnosti spisového znaku a data vyřízení.

Obr. 09122/10 Kontrola na nesoulad platnosti spisového znaku a data vyřízení

Záložka Adresy

Bloky Odesílatel a Adresát obsahují základní a povinné údaje o odesílatelích a adresátech. Struktura položek je dána typem odesílatele/adresáta. Údaje lze zadat výběrem z číselníku organizací, číselníku osob, číselníku uzlů, volným textem nebo s vyhledáním ID datové schránky (více informací ve funkci 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby).

Měnit lze také:

• položku "Funkce", jejíž změny byly dosud zakázány
• osobu a funkci pro typ O a F (osoba firmy) s tím, že pro F vždy, pro O pouze v Koncepty nebo v K odeslání, pokud dosud nedošlo k žádnému předání dokumentu

Osobu odesílatele je možné měnit pro všechny typy odesílatelů, pokud ještě nedošlo k žádnému předání dokumentu. Funkcionalita, která umožňuje měnit typy odesílatelů mezi F, N a D (tj. ze světa), je zachována.

Obr. 09122/11 Změna osob a funkce na záložce "Adresy"

Pro typ PO a OVM se z číselníku firem nabízejí pouze ty firmy, které mají k firmě nebo k adrese uloženo spojení do ISDS.
Pokud je zadán typ PO nebo OVM, je nabídka firem omezena zadaným typem. Není-li typ zadán, předpokládá se datová schránka typu PO nebo OVM a nabídnou se všechny firmy bez ohledu na typ spojení do ISDS.

Doručovací cesta:

• standardní - je prostřednictvím nejbližší podatelny (nadřízeného spisového uzlu)
• přímá - je předání bez prostředníka
• elektronická - je nastavena automaticky u elektronických (digitálních) dokumentů, které mají evidován některý z elektronického způsobu doručení

	Uživatelské tipy
	Jak vyhledat všechny záznamy, kde se zadaný odesílatel vyskytuje?

Záložka Adresy obsahuje tyto položky:

• Typ ods./adr. - typ odesílatele / adresáta
• Funkce - funkce odesílatele / adresáta
• Jméno - jméno odesílatele / adresáta
• Adresa - adresa odesílatele / adresáta
• Doručovací cesta - volba mezi předdefinovanou doručovací cestou / doručením přímo do cílového spisového uzlu / doručením elektronickou cestou
  • Standardní
  • Přímá
  • Elektronická
• zatržítko Do vl. rukou – adresováno do vlastních rukou, důležitý příznak zprávy doplňující informace adresáta, označuje zprávu s vyšším stupněm důležitosti
• K rukám – adresováno k rukám, pomocná (nezávazná) informace zpřesňující adresu

Odesílatel/Adresát může být také typu:

• Typ M:
  • pro adresu elektronické pošty (e-mailovou adresu)
  • je navázán na systémovou hodnotu Způsobu doručení = Elektronická pošta
• Typ W:
  • pro zveřejnění na webovém portálu
  • je navázán na systémovou hodnotu Způsobu doručení = Webový portál

	Pozor
	Uvedené typy Odesílatelů / Adresátů jsou určeny primárně pro evidenci záznamů přes rozhraní spisové služby (např. záznamy z ePodatelny). Doporučujeme zatím nevyužívat při ruční evidenci nových záznamů v iFIS/Spisová služba ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby nebo při editaci záznamů v bloku Adresát / Odesílatel ve formuláři podacího deníku!

Záložka Doplňující údaje

Záložka obsahuje informace k doplnění základních údajů a potřebné pro manipulaci s dokumentem a pro jeho zařazení do skartačního řízení (bez vyplnění spisových a skartačních údajů nelze dokument vyřídit). Další údaje mohou být z frankovacího stroje a jsou určeny pro rozúčtování nákladů na poštovné.

Záložka Doplňující úd. obsahuje tyto položky:

• Utajení - stupeň utajení dokumentu
• Klasifikace int. - interní klasifikace utajení dokumentu (interní klasifikace dokumentu z hlediska bezpečnosti)
• Zveřejnění - kde je nyní dokument zveřejněn, indikace zveřejněného dokumentu na elektronické úřední desce, stejná položka se zobrazuje i v horní části formuláře, vice informací ke zveřejnění dokumentů na elektronické úřední desce uvedeno zde
• Počet listů - počet listů dokumentu
• Počet příloh - počet příloh dokumentu
• Listů příloh - počet listů příloh dokumentu
• Skartační protokol č. - číslo skartačního protokolu
• Zmocnění / § / odst. / písm. - zákon zmocňující odesílatele k podání zprávy - číslo zákona / rok vydání zákona / § zákona / odstavec paragrafu zákona / písmeno odstavce paragrafu zákona (využití pouze u datových zpráv - Typ = D)
• Váha (g) - celková váha dokumentu včetně příloh
• tlačítko NS/TS/A/KP - otevírá formulář 09156 - Zdroje financování, přes který lze zaevidovat jeden hlavní nebo více zdrojů financování pro rozúčtování
• Poštovné - poštovné za doručení dokumentu
• Poznámka:
  • poznámka k dokumentu
  • je k dispozici pro vložení dalších textových informací, pro které nejsou v podacím deníku položky.

Obr. 09122/12 Záložka "Doplňující údaje" a položky "Zveřejnění"

Záložka Přílohy

Záložka může obsahovat přílohy záznamu o dokumentu v elektronické podobě (soubory) libovolného formátu (je zde možné ukládat např. oskenované kopie originálů dokumentů). Soubory jsou uložené ve společné databázi pro aplikace iFIS (s možností čtení/zápis) či v hromadném úložišti dat (dokumentů). Obsah záložky a její funkcionalita je přizpůsobena formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu. Vzhled záložky je totožný, avšak nelze zde realizovat připojení dokumentů s externím identifikátorem. Při vkládání přílohy je zároveň možné připojit ke vkládanému souboru základní popisné údaje (metadata), které jsou společně uloženy do úložiště. Metadata je umožněno vložit prostřednictvím formuláře 00311 - Metadata pro centrální úložiště. Tato funkce se otevírá na základě zatrhávátka u pole Popis po stisku tlačítka Vlož.

	Poznámka
	Podrobnější informace k přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde.

Přílohy lze také opatřit elektronickým podpisem či pečetí. Více informací naleznete zde.

Záložka Doklady

Záložka obsahuje vazbu na vybrané úlohy (prvotní doklady) iFIS. Vazbu je možné vytvořit také ze strany Spisové služby prostřednictvím této záložky - výběrem úlohy a přes volbu Připoj doklad. U záznamu, kde je připojen doklad, existuje možnost přímého volání detailu dokladu pro čtení (přes volbu Zobraz doklad). U některých úloh lze vytvořit opačně vazbu na záznam o dokumentu ve Spisové službě. Provázání je realizováno přes položku PID. Záznam o vytvořené vazbě je následně opět viditelný v záložce Doklady.

Obr. 09122/13 Záložka "Doklady"

Připojení dvou a více PIDů k jednomu závazku

Umožněno připojit dva a více PIDů k jednomu závazku přes tlačítko PID. Dříve bylo možné navázat k jednomu závazku pouze jeden PID. Provázat další dokument se závazkem pak bylo možné pouze ze strany Spisové služby z formuláře 09122 - Podací deník přes záložku Doklady a tlačítko Připoj doklad. Pro připojení více PIDů najednou jsou v systému zavedeny dva formuláře:

• 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty:
  • tento editační formulář umožňuje lze vyvolat tlačítkem PID ze závazku a opětovně ho i tímto tlačítkem zobrazit
  • umožňuje připojit více PIDů najednou k jednomu závazku
  • ve formuláři jsou zobrazeny vazby mezi dokladem (v tomto případě závazkem) a dokumentem Spisové služby
  • ve formuláři lze tyto vazby jak vytvářet, tak i mazat
• 09176 - Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty:
  • formulář se podobá funkci 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty s tím rozdílem, že je určen jen k prohlížení
  • formulář lze vyvolat klávesou CTRL + A z položky PID

	Poznámka
	Podrobnější postup pro připojení dvou a více PIDů k jednomu závazku naleznete zde.

Záložka Půjčky

Záložka obsahuje záznamy všech realizovaných zápůjček vybraného dokumentu a jejich aktuální stav (půjčeno X vráceno). Z každého záznamu lze vyvolat detail Zápůjční karty klávesou pro Výběr.

Záložka Doručení

Záložka obsahuje záznamy všech doručení, která byla s dokumentem provedena (včetně časových údajů a evidence upozorňujících e-mailů).

Záložka Historie

Záložka obsahuje historii všech činností provedených s dokumentem. Zobrazeny jsou i ty činnosti, které nastaly po odeslání dokumentu k dalšímu zpracování (záznamy jsou dostupné pro čtení ve složce Odesláno). Do historie dokumentu se zapisují například změny a doplnění položek Uloženo, Forma, Poštovné, Váha, Datum doručení, atd.

Založení záznamu o přijatém dokumentu (DOŠLO) a odesílaném dokumentu (POSLAT)

Nový záznam o dokumentu lze pořídit z přehledu formuláře podacího deníku stiskem tlačítek DOŠLO nebo POSLAT, případně prostřednictvím ikony/klávesy pro NOVÝ ZÁZNAM. Nový záznam o došlém dokumentu pořizuje typicky uzel Podatelna. Záznam může ale pořídit také kdokoliv jiný s právem pořizovat nové záznamy (na kterémkoliv jiném uzlu). Nový záznam o odesílaném dokumentu pořizuje typicky každý uzel. Dokument je pak nejčastěji prostřednictvím nejbližší podatelny (výpravny) předáván dalšímu uzlu nebo externímu subjektu. Záznam může pořídit také přímo podatelna/výpravna. Otevíraná funkce 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby obsahuje nejdůležitější informace pro pořízení záznamu o novém dokumentu. Rozčlenění záznamů o dokumentech do příslušných složek v rámci spisového uzlu je v závislosti na hodnotách vyplněných v bloku Adresát. Evidované i ostatní položky jsou pak přístupné a doplnitelné v následném formuláři podacího deníku. Popisy a komentáře k jednotlivým položkám jsou uvedeny na jednom místě v úvodním dokumentu Subsystém iFIS/Spisová služba. Způsob a rozsah jejich vyplňování by měl být také upraven interní směrnicí o spisové službě. Podrobnější informace k funkcionalitě jsou uvedeny ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby.

Předávání / přebírání dokumentů

Pro tyto funkce slouží ve formuláři podacího deníku tlačítka PŘÍJEM a VÝDEJ. Rozčlenění záznamů o dokumentech do příslušných záložek je v závislosti na hodnotě Způsobu doručení.

a) Papírové (listinné, analogové) dokumenty

Předání / převzetí dokumentů mezi uzly může být provedeno ze kterékoliv strany a také stvrzeno na kterékoliv straně (na straně vydávajícího nebo přejímajícího). Pro realizaci těchto činností v systému slouží tlačítka PŘÍJEM a VÝDEJ. Funkce PŘÍJEM a VÝDEJ jsou rovnocenné a provádí se vždy jen jedna z nich. Liší se pouze v přednastavení polí. Pro předání / převzetí papírových (analogových) dokumentů je určena záložka Písemnosti.

Předávání (VÝDEJ):
Při otevření funkce VÝDEJ jsou v záložce Písemnostizobrazeny všechny záznamy ze složky K ODESLÁNÍ pro všechny uzly s výjimkou elektronických dokumentů.

• Předávající - je nastaveno na aktuálně přihlášeného uživatele
• Z uzlu - je nastaveno na aktuální uzel
• Příjemce - uživatel vybere z číselníku osobu, které poštu předává
• Pro uzel - uživatel vybere z číselníku uzel, kterému je pošta určená

Volby pro možnost omezení výběru záznamů

• Doporučeně - volba výběru doporučených dokumentů z / do tuzemska
• Doporuč. cizina - volba výběru doporučených dokumentů z / do ciziny
• Jinak - volba výběru jiných než doporučených dokumentů
• Hromadný výběr - volba výběru dokumentů označených v číselnících typů dokumentů a způsobů doručení příznakem
• Předávací protokol pro více uzlů - volba výběru umožní tisk předávacího protokolu společného pro více vybraných spisových uzlů. Při této volbě není možno provést předání, slouží pouze pro tisk protokolu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.
• Jen podřízené uzly - tato volba výběru je zpřístupněna pouze pro "Předávací protokol pro více uzlů", způsobí výběr pouze těch spisových uzlů, které jsou přímo podřízené aktuálnímu spisovému uzlu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.

Tlačítkem FILTRUJ se zredukují zobrazené záznamy pro vybraný uzel a volby výběru. Teprve po provedení filtrování lze provést vlastní operace tisku nebo předání:

Tlačítkem PŘEVZETÍ dojde k předání kompetencí nad záznamy cílovému uzlu bez tisku protokolu. Záznamy se přesunou u odesílatele dle stavu záznamu do složky ODESLANÁ / VRÁTIT a u příjemce do složky VYŘIZUJE SE / VYŘÍZENO / ZAPŮJČENO. Operace předání / převzetí je evidována v Historii záznamu. Tento akt nahrazuje vypisování a podepisování knih pošty (může být ještě doplněn vytištěním a podpisy Předávacího protokolu - viz dále).

Tlačítko TISK umožní vytisknout tiskovou sestava 09101 Předávací protokol nebo jiný tiskový výstup z nabídky VTS dle účelu použití (09102 Podací list České pošty nebo 09110 Předávací protokol pro spisovnu), ale záznamy zůstanou neodeslané/nepředané.

Tlačítkem TISK A PŘEVZETÍ se současně vytiskne některá z nastavených tiskových sestav z VTS dle účelu použití (09101 Předávací protokol, 09102 Podací list České pošty nebo 09110 Předávací protokol pro spisovnu). Předávací protokol a záznamy převezme přijímající uzel (viz tlačítko PŘEVZETÍ).

Po zaškrtnutí pole Předávací protokol pro více uzlů je možno vytisknout "Hromadný předávací protokol". Zároveň se zobrazí nové tlačítko JEN NA PODŘÍZENÉ UZLY, po jehož stisknutí jsou vybrány pouze dokumenty vydávané na podřízené spisové uzly. Vlastní převzetí dokumentu musí být následně provedeno v režimu nezaškrtnutého pole "Předávací protokol pro více uzlů" tlačítkem PŘEVZETÍ.

Přebírání (PŘÍJEM):
Postupuje se obdobně jako při předávání, aktivita je však na straně přijímajícího uzlu. Vyplňují se pole Předávající, Z uzlu. Při příjmu nejsou k dispozici zaškrtávací pole "Předávací protokol pro více uzlů" a "Jen podřízené uzly".

Opakované vytištění předávacího protokolu:
Všechny předávací protokoly jsou číslovány. Pokud protokol nebyl nebo nemohl být vytištěn v okamžiku Převzetí/Předání, je možno tisk provést kdykoli později po zadání čísla protokolu tiskovými sestavami Opis předávacího protokolu nebo Opis podacího listu České pošty. V případě obou opisů je číslo protokolu společné a je možné ho zjistit ze záznamu o předání v historii předávaných dokumentů.

b) Elektronické (digitální) dokumenty

Při volbě Příjem je záložka e-Dokumenty připravena pro možnost příjmu elektronických (digitálních) dokumentů. Položka Předávající se nevyplňuje. Přes položku z uzlu lze omezit příjem na konkrétní spisový uzel, bez vyplnění je možno přijmout dokumenty ze všech spisových uzlů (označení záznamů tlačítkem Filtruj a následně potvrzení tlačítkem Převzetí). Pro příjem elektronických dokumentů je nadále zachována volba ePříjem (v horní části formuláře podacího deníku) - viz Převzetí elektronického dokumentu. Při volbě Výdej je záložka e-Dokumenty připravena pro možnost výdeje elektronických (digitálních) dokumentů, které jsou odesílány na spisový uzel Svět. Položka Příjemce se nevyplňuje, v položce na uzel je automaticky předvyplněna hodnota "Svět". Tímto způsobem je zajištěno, že elektronické dokumenty odesílané na spisový uzel Svět nebudou zůstávat ve složce K odeslání. Elektronické dokumenty s interním adresátem (Typ U nebo O) lze nadále pouze přijmout na straně spisového uzlu adresáta.

c) Datové zprávy odesílané (do ISDS)

Záložka Datové zprávy je určena pro možnost přípravy a odesílání datových zpráv do ISDS prostřednictvím Spisové služby. Dle nastavení je určeno, ze kterých spisových uzlů je možno realizovat vlastní odeslání a ze kterých je možné připravené DZ pouze předávat na ty určené k odesílání. Příjemce se nevyplňuje a v položce na uzelje vybírán SU, který má v nastavení povoleno odesílání do ISDS.

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba naleznete zde.

Kontroly vyplnění spisových znaků, skartačních lhůt a způsobu vyřízení u odesílané pošty na Svět

V systému iFIS je zavedena kontrola na vyplnění spisových znaků, skartačních lhůt a způsobu vyřízení u desílané pošty na Svět. Kontrola dokumentů odesílaných do Světa se nastavuje v globálním parametru SPSCHECK = nastavení kontrol entit (dokument, spis...). Zapíná kontrolu na vyplnění spisových znaků, skartačních lhůt a způsobu vyřízení u odesílané pošty na Svět. Pokud není globální parametr SPSCHECK vyplněn nebo je nastaven na hodnotu 0 (VyrizDoSveta=0), kontrola se neprovádí. Při nastavení parametru na hodnotu 1 se kontrola provede. Zapnutí/vypnutí kontroly lze provést na každé ekonomické jednotce zvlášť. Bez vyplněných údajů není umožněn primární Výdej/Příjem dokumentů nasměrovaných na Svět na jiný spisový uzel ("nadřízený" spisový uzel = Podatelna, jiný předdefinovaný spisový uzel, Svět).

	Příklad
	Příklad 1: Pokud kontrola nemá probíhat, obsah parametru bude nastaven takto: <Kontroly> <Dokument> <VyrizDoSveta>0</VyrizDoSveta> </Dokument> </Kontroly>

	Příklad
	Příklad 2: Pokud má kontrola probíhat, obsahem parametru bude: <Kontroly> <Dokument> <VyrizDoSveta>1</VyrizDoSveta> </Dokument> </Kontroly>

Pokud je kontrola zapnuta, provádí se v těchto formulářích:

• 09122 - Podací deník:
• 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby

Rozeslání dokumentu na další adresu (KOPIE)

Záznam, na kterém je umístěn kurzor, lze odeslat jako kopii jednoduše na další adresu tlačítkem "KOPIE". Označení záznamů zaškrtnutím není touto funkcí akceptováno. Funkce je aktivní pouze pro dokumenty, které jsou v kompetenci vybraného uzlu.
V takovém případě se v systému pro každého adresáta ze seznamu vybraných adresátů založí 1 nový záznam stejného typu, který bude dále zpracováván jako samostatný dokument se svým číslem (PID) a vlastním "životním cyklem". Není-li dokument "elektronický", je možno adresátům určit různé doručovací cesty.

Ukončení vkládání nového záznamu lze provést tlačítky:
[Zpět] kopie budou ztraceny [Koncept] kopie budou uloženy do složky "KONCEPTY" [Odeslat] kopie budou uloženy do složky "K ODESLÁNÍ"

Rozeslání dokumentu současně na více adres je popsáno v kapitole Založení nového záznamu - poznámka o zaslání na skupinu adresátů. V takovém případě se v systému založí příslušný počet nových záznamů stejného typu, které budou dále zpracovávány jako samostatné dokumenty se svým číslem (PID) a vlastním "životním cyklem". Nové záznamy se uloží do složky K ODESLÁNÍ. U kopie odesílané do Světa se přebírají spisové a skartační údaje a způsob vyřízení z kopírovaného dokumentu. U interních dokumentů se tyto údaje nepřebírají, zůstávají prázdné.

Obr. 09122/14 Použití tlačítka "Kopie"

Postoupení dokumentu k dalšímu zpracování na jiný uzel (PŘEDAT)

Dokument, na kterém je umístěn kurzor nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, lze odeslat na další adresu tlačítkem "PŘEDAT". Není-li dokument "elektronický", je možno změnit doručovací cestu. Používá se pro dokumenty, které obíhají organizací, typicky pro faktury. Funkce je aktivní pouze pro dokumenty, které jsou v kompetenci vybraného uzlu.
Záznam o postoupeném dokumentu se přesune ze složky "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO" do složky "K ODESLÁNÍ" a cílový příjemce jej vidí ve složce "K PŘÍJMU", resp. "NA CESTĚ". Další kroky viz Předání a Převzetí.
Funkce je přístupná pouze ve složce "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO". Při stisku tlačítka "PŘEDAT" se kontroluje, zda je dokument vložen do spisu.

Obr. 09122/15 Použití tlačítka "Předat"

Vrácení dokumentu odesílateli, odmítnutí bez zpracování (VRÁTIT)

V případě chybného doručení může příjemce vrátit dokument, na kterém je umístěn kurzor, nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, původnímu odesílateli funkcí "VRÁTIT". Funkce je aktivní pouze pro dokumenty, které jsou v kompetenci vybraného uzlu.
Záznam o postoupeném dokumentu se přesune ze složky "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO" do složky "K ODESLÁNÍ" a původní odesílatel jej vidí ve složce "K PŘÍJMU", resp. "NA CESTĚ". Další kroky viz Předání a Převzetí. Funkce je přístupná pouze ve složce "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO". Při stisku tlačítka "VRÁTIT" se kontroluje, zda je dokument vložen do spisu.

Obr. 09122/16 Použití tlačítka "Vrátit"

Příprava konceptů

Záznamy o písemnostech mohou být nejdříve uloženy mezi "KONCEPTY" a následně uvolněny a předány k dalšímu zpracování (odeslání). Do složky KONCEPTY lze uložit nový dokument při jeho evidování nebo při kopii dokumentu. Dokumenty uložené ve složce KONCEPTY jsou viditelné pouze na uzlu, kde byly evidovány až do jejich uvolnění tlačítkem [OK].
K ukončení fáze přípravy slouží funkce pro dokončení konceptu (tlačítko OK). Po stisknutí tlačítka OK je dokument, na kterém je umístěn kurzor nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, přesunuty ze složky KONCEPTY do složky "K ODESLÁNÍ".
Také dokument může mít stav tzv. Koncept. Tento stav se zobrazuje jak v přehledu dokumentů ve složkách Vše a Svět, tak i u jednotlivého dokumentu, a to v případě, kdy se nachází ve stavu Koncept. Ve skutečnosti se jedná o stav Aktivní, který má stav posledního doručení D.

Je zakázáno fyzické smazání rozpracovaných dokumentů / konceptů, a to na základě požadavku NSESSS. Koncepty není možné smazat, ale musí se, stejně jako běžné aktivní dokumenty, přesunout do složky Chybná evidence. Následně musí projít skartačním řízením. Je upraveno i v rozhraní iFIS/Spisová služba. Dokument je vždy evidován ve stavu Vyřizuje se. V podacím deníku ve složce Koncepty jsou znepřístupněny položky:

• Stav vyřízení
• Datum vyřízení

Zároveň došlo k převedení konceptů ze stavu Vyřízeno na Vyřizuje se, a to pouze pokud byly takové dokumenty nalezeny.

Převzetí elektronického dokumentu

Pouze elektronické dokumenty lze převzít mimo předávací protokol, a to jednotlivě nebo hromadně. Dokument, na kterém je umístěn kurzor nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, jsou-li elektronické, se původnímu odesílateli přesunou ze složky "K ODESLÁNÍ" do složky "ODESLANÁ". Příjemci se záznamy přesunou ze složky "K PŘÍJMU" do složky "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO". Zároveň se všechny kompetence předávají příjemci, tj. uzlu, který transakci vyvolal. U těchto dokumentů musí být určen jeden ze Způsobů doručení "ELEKTRONICKY" a Doručovací cesta se poté automaticky nastaví také na "ELEKTRONICKÁ"

Obr. 09122/17 Příjem elektronických dokumentů (volba ePříjem)

Spisovny

Spisovna slouží jako úložiště vyřízených dokumentů. Může být centrální, příruční nebo nemusí být zřízena vůbec. Ve spisovně čekají dokumenty na naplnění skartační lhůty. Je-li v organizaci více spisoven, jedna z nich by měla být označena za centrální (alespoň formálně), a ta potom jako jediná komunikuje během skartačního řízení s příslušným archívem (předkládá společný skartační návrh) - není podmínkou.

Příruční spisovna

Každý spisový uzel může mít jednu příruční spisovnu. Vyřízené dokumenty mohou být uloženy do příruční spisovny, kde jsou ponechány obvykle po dobu jednoho roku (doba by měla být stanovena ve spisovém řádu). Příruční spisovna zajišťuje následující činnosti:

• příjem dokumentů z vlastního spisového uzlu - tlačítko "ULOŽIT"
• vrácení dokumentů na spisový uzel původce a vrácení do stavu "Aktivní" (pro případ předčasného předání na spisovnu) - tlačítko "AKTIVNÍ"
• půjčování dokumentů včetně evidence zápůjček - tlačítko "PŮJČIT"
• kontrola a doplnění evidenčních údajů souvisejících se skartačním řízením
• předání na centrální spisovnu, tisk protokolů - tlačítko "PŘEDAT"
• případně skartace a archivace po naplnění skartační lhůty, tisk protokolů, export do archivu

Přeposlání na jiný spisový uzel není povoleno, nutno nejprve vrátit dokument do stavu "Aktivní". Rovněž evidence nových dokumentů není na příruční spisovně povolena.

Centrální spisovna

Na centrální spisovně jsou dokumenty připravovány pro skartační řízení. Po uplynutí skartační lhůty se dokumenty účastní skartačního řízení. Centrální spisovna zajišťuje následující činnosti:

• příjem dokumentů z jednotlivých spisových uzlů
• vrácení dokumentů na spisový uzel původce a vrácení do stavu "Aktivní" (pro případ předčasného předání na spisovnu)
• půjčování dokumentů včetně evidence zápůjček - tlačítko "PŮJČIT"
• kontrola a doplnění evidenčních údajů souvisejících se skartačním řízením
• skartace a archivace po naplnění skartační lhůty, tisk protokolů, export do archivu

Přeposlání na jiný spisový uzel není povoleno, nutno nejprve vrátit dokument do stavu "Aktivní" vrácením na spisový uzel původce. Rovněž evidence nových dokumentů není na centrální spisovně povolena.

Možnost výběru centrální spisovny, způsobu doručení a doručovací cesty

Na jedné ekonomické jednotce může existovat více centrálních spisoven. V podacím deníku je možnost výběru:

• centrální spisovny:
• způsobu doručení
• doručovací cesty - při návratu z centrální spisovny na příruční spisovnu

Při předání dokumentů z příruční spisovny na centrální spisovnu je vyvolán stejný dialog jako při přeposlání dokumentů ze složek Vyřizuje se nebo Vyřízeno na jiný spisový uzel s následujícími odlišnostmi:

• v položce Typ adresáta se nabízí pouze hodnota U
• v položce Uzel se nabízí pouze centrální spisovny s povoleným přístupem
• pokud je k povolený přístup pouze k jedné centrální spisovně, je nastavena v položce Uzel a zároveň je nastaven kurzor na následující položku
• pokud je k povolený přístup k více centrálním spisovnám, je otevřeno výběrové okno s jejich seznamem

	Poznámka
	Nadefinovat centrální spisovny lze ve formuláři 09146 - Přístupy na spisové uzly.

Zápůjčky

Zápůjčky je možno poskytovat z příruční i z centrální spisovny. K tomu slouží tlačítko "PŮJČIT". V obou případech je každá zápůjčka zaevidována v tzv. zápůjční kartě a je tedy stále k dispozici aktuální seznam všech nevrácených zápůjček.
Předávání zápůjčky ze spisovny na adresu vypůjčovatele i vrácení zápůjčky na spisovnu se řídí stejnými pravidly jako předávání běžných dokumentů s jediným rozdílem - během doručení nelze měnit adresáta. Převzatou zápůjčku nelze nikam přeposílat, lze ji pouze vrátit na spisovnu, ze které byla vydána.
Vrácení zápůjčky lze provést nejenom pomocí tlačítka "VRÁTIT", ale též aktivně ze strany spisovny vyplněním datumu vrácení v zápůjční kartě. Toto je jediná výjimka z pravidla, že nelze do evidence dokumentu provádět žádné zásahy, pokud není dokument přijat na aktuálním uzlu! Hlavním důvodem k tomuto chování je snaha umožnit vracení zápůjček ze "Světa", aniž by správce spisovny měl správcovský přístup na spisový uzel "Svět". Dalším důvodem je snaha přizpůsobit elektronickou evidenci režimu práce v reálné spisovně. V následujícím stavovém diagramu jsou znázorněny možné evidenční stavy dokumentu a přechody mezi nimi.

Obr. 09122/18 Diagram změn stavů dokumentu

Hromadné opravy

Slouží k rychlé opravě vybraných evidenčních údajů u všech označených dokumentů. Hromadné opravy se vyvolají tlačítkem "HROMADNÉ OPRAVY" a lze je provádět nejenom na spisovnách, ale i v ostatních složkách běžných spisových uzlů. Hromadné opravy jsou vhodné především k doplnění spisových a skartačních údajů a k vyřízení dokumentů. V rámci hromadných oprav je umožněna také:

• hromadná změna stavu vyřízení na "Vyřizuje se" - při změně stavu vyřízení je dokument přemístěn do složky "Vyřizuje se" a datum vyřízení se vymaže
• hromadné vyjmutí ze spisu – zaškrtnutím pole "Vyjmout" se provede vyjmutí vybraných dokumentů ze spisu uvedeného v poli "Spis", je-li pole "Spis" prázdné, je provedeno vyjmutí vybraných dokumentů ze spisu, jsou-li v nějakém
• hromadná změna položky Poznámka

Hromadné opravy nepovolují změnu systémového způsobu doručení ani změnu systémového typu dokumentu. Při pokusu o takovou změnu se generují upozornění:

• "Nelze změnit systémový způsob doručení"
• "Nelze změnit systémový typ dokumentu"

Obr. 09122/19 Hromadné opravy v podacím deníku

Pro zpřístupnění volby Hromadné opravy po stisku tlačítka Další akce musí být splněna jedna z následujících podmínek:

a. Ve stromě aktivní složka:

I. K odeslání
II. Koncepty
III. Na uzlu
IV. Ve Světě
V. Vyřizuje se
VI. Vyřízeno

b. Složka = Příruční Spisovna a aktivní podsložka:

I. Archivace
II. Skartace
III. Výběr
IV. Zařazeno do SŘ
V. Čeká na SŘ

Hromadné opravy jsou rozšířeny o možnosti hromadných změn dat nad systémovým Typem dokumentu. V hromadných opravách podacího deníku se pro tyto účely nacházejí tyto položky včetně kontrol:

• Doručovací cesta
  • radiobutton Neměnit
• Forma - u digitální formy se kontroluje, zda dokument obsahuje přílohu
• Datum doručení
• Počet listů / příloh / listů příloh

Přepojení na jiný spisový uzel

V případě, že uživatel má nastaven přístup na více uzlů, lze se mezi uzly přepínat výběrem uzlů přímo ve složkách stromové struktury uzlů v levé části podacího deníku.

Rušení dokumentu

Pokud je dokument ve složce Koncepty, je možné ho zrušit okamžitě. Ostatní dokumenty lze přesunout do složky Chybná evidence, odkud je možno je buďto vrátit zpět mezi aktivní dokumenty nebo je funkcí (tlačítkem) SŘ vyřadit z evidence se současným záznamem do protokolu o vyřazení. PID zrušeného dokumentu zůstane neobsazené. Rušení lze provést stisknutím ikony/klávesovou zkratkou "Zrušení záznamu", pokud je kurzor nastaven na seznamu dokumentů.

Rušení doručení dokumentu

Zrušeno může být pouze poslední doručení dokumentu, pokud toto doručení bylo realizováno z aktuálního uzlu a dokument nebyl dosud převzat na jiný uzel. Rušení lze provést stisknutím ikony "Zrušení záznamu", pokud je kurzor nastaven na seznamu dokumentů.

Trvalý skartační souhlas

Možnost evidence záznamů s povoleným trvalým skartačním souhlasem dle zákona. Ve formuláři 09134 - Spisový a skartační plán lze nadefinovat záznamy s uděleným Trvalým skartačním souhlasem (zatrhávátko u položky "TSS"). Trvalý skartační souhlas může vydat příslušný archiv na základě žádosti původce na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií.

Při uložení dokumentů s tímto příznakem TSS na spisovnu jsou záznamy přesunuty do nové, pro tento účel vytvořené, složky "Trvalý skartační souhlas". Zde se dokumenty rozdělí dle stavu skartační lhůty do podsložky "Čeká na ŠŘ" a "Zařazeno do SŘ". S dokumenty ve složce "Zařazeno do SŘ" lze provést skartaci mimo režim klasických skartačních řízení.

Obr.09122/20 Evidence dokumentu s Trvalým skartačním souhlasem ve formuláři podacího deníku

Kontrola dokumentů pro skartační řízení

Je možno před vytvořením Skartačního návrhu provést kontroly, které odhalí dokumenty s prošlou skartační lhůtou uložené v aktivních složkách SU, tj. také určené k zařazení do skartačního řízení. Další kontroly jsou zaměřeny na zápůjčky a práci se spisy, jejichž skartační řízení má obdobná pravidla jako pro dokumenty.

Skartační řízení

	Pozor
	Byla ukončena možnost realizace okamžité skartace dokumentů. Více informací naleznete zde.

Řádné skartační řízení se provádí na k tomu určených pracovištích. V menších organizacích obvykle probíhá v jednom termínu a na jednom pracovišti. Ve velkých organizacích může probíhat ve více termínech a na různých pracovištích. Tato pracoviště jsou v modulu Spisová služba prezentována spisovými uzly Centrální spisovna a Příruční spisovna (dále jen CS a PS).
Dokumenty se ukládají na PS funkcí Uložit. Na CS se dokumenty přeposílají funkcí Předat buďto z PS nebo přímo ze složky Vyřízeno. Na centrální spisovné i příruční spisovně mohou být uloženy pouze dokumenty ve stavu Vyřízeno. Dokumenty zde čekají na naplnění svých skartačních lhůt.
Skartační řízení lze provést pouze s dokumenty a spisy na daném spisovém uzlu, které mají naplněny skartační lhůtu, tzn. s dokumenty uloženými ve složce Zařazeno do SŘ. Pokud je dokument vložen do spisu, probíhá skartační řízení s celým spisem a ne s jednotlivými, do něj vloženými, dokumenty.
Skartační řízení je nutno provádět v souladu s platnou legislativou a vnitřními předpisy. Podrobnosti skartačního řízení upřesňuje nadřízený archiv.
Skartační řízení probíhá vždy se všemi dokumenty a spisy na daném spisovém uzlu, které byly vybrány ze složky Zařazeno do SŘ a vloženy do složky Skartační návrh. Postup přípravy skartačního řízení a jeho následného provedení je stručně popsáno v následujícím dokumentu:

Postup přípravy a provedení skartačního řízení v iFIS/SPS

Vyhledání záznamů o dokumentech s prošlou skartační lhůtou

Byl nadefinován uživatelský filtr pro formulář podacího deníku, jenž je určen pro možnost vyhledání záznamů o dokumentech s prošlou skartační lhůtou, které by případně bylo možné ještě dozařadit do skartačního řízení. Filtr je k dispozici správcům/administrátorům iFIS, kteří mají přes administraci filtrů možnost jeho vysdílení a přidělení jednotlivým uživatelům a nebo příslušné roli (s hromadným rozepsáním na jednotlivé uživatele). Tímto způsobem může být uživatelský filtr distribuován a zpřístupněn jednotlivým správcům spisových uzlů na projektech.

	Uživatelské tipy
	Jak může správce/administrátor vyhledávat záznamy o dokumentech s prošlou skartační lhůtou, které by případně bylo možné ještě dozařadit do skartačního řízení?

Skartační řízení v elektronické podobě a napojení na CUL, generování SIP balíčků

V iFIS/Spisová služba je k dispozici podpora pro elektronická skartační řízení realizovaná prostřednictvím tzv. SIP balíčků. Předpokladem pro možnost realizace je napojení na Centrální dokumentové úložiště (CUL) příslušné verze.

Pro provádění Skartačních řízení v elektronické podobě a generování SIP balíčků byly provedeny rozsáhlé úpravy funkcionality především v těchto formulářích:

Formulář	Význam
09122	Podací deník
09144	Spisy
09154	Protokoly skartačních řízení
09126	Spisové uzly
09134	Spisový a skartační plán

Varianta realizace Skartačního řízení musí být dopředu nadefinována v rámci parametru SPSSR:

• TYP=R - ruční skartační řízení (původní funkcionalita bez elektronické komunikace s archívy, skartační návrh formou reportu z PD)
• TYP=E - elektronické skartační řízení (nová funkcionalita s elektronickou komunikací s archívy prostřednictvím SIP balíčků)

V horním bloku formuláře 09144 - Spisy byly doplněny nové položky:

• Stav spisu – je dán stavem dokumentů vložených do spisu
• Digitální archiv - údaje jsou předávány u spisů, které byly archivovány (vyhodnoceny a předány příslušnému archívu jako archiválie):
  • Id spisu – identifikace spisu v digitálním archivu, do kterého byl spis předán
  • Id archivu – identifikace digitálního archivu, do kterého byl spis předán

Ve formuláři podacího deníku byly doplněny nové položky:

• Spouštěcí událost – je přebírána ze 09134 - Spisový a skartační plán dle evidovaného Spisového znaku
• TSS (příznak Trvalého skartačního souhlasu) – je přebírána ze 09134 - Spisový a skartační plán dle evidovaného Spisového znaku
• Rok SŘ - vypočtený předpokládaný rok, kdy bude dle Skartační lhůty (a případného Odložení) umožněno realizovat s dokumentem Skartační řízení
• Uloženo - údaje o uložení dokumentu (specifikace kde a v čem je dokument umístěn) - volný text (pro analogové dokumenty)

Ve formuláři podacího deníku zůstala zachována funkcionalita pro vytvoření Skartačního návrhu na Centrální nebo Příruční spisovně (v rámci SU). Funkcionalita pro vlastní realizaci Skartačních řízení byla přemístěna z formuláře podacího deníku do formuláře 09154 - Protokoly skartačních řízení. Zde probíhá celý proces Skartačního řízení od zahájení (zafixování Skartačních návrhů), přes generování datových SIP balíčků (v záložce SIPy), nahrání výstupních souborů z aplikace DA/NArP (v záložce Seznamy) až po ukončení (přes tlačítka Skartovat a Archivovat).

Možnost provést elektronické skartační řízení s dokumenty odeslanými na Svět

Ve formuláři podacího deníku je umožněno záznamy o dokumentech odeslaných na Svět zařadit do elektronického skartačního řízení. Za tímto účelem došlo k následujícím změnám:

• rozšířena složka Vyřízeno všech spisových uzlů s výjimkou spisového uzle Svět o dvě podsložky Na uzlu a Ve světě
• možnost vložení na Spisovnu

S dokumenty ve složkách Na uzlu a Ve světě lze pracovat podle následujících pravidel:

• Vyřízeno:
  • pokud je dokument na aktuálním uzlu, lze používat stejné funkce a lze ho aktualizovat stejně, jako to bylo možné před přidáním nových podsložek
  • pokud je dokument Ve Světě, lze ho aktualizovat stejně, jako to jde na spisovém uzlu Svět ve složce Vyřízeno a používat lze následující funkce:
    • Zrušení dokumentu
    • Kopie
    • Předat - pokud je dokument předán na Centrální spisovnu, je z technických důvodů vrácení z Centrální spisovny řešeno zrušením doručení ze Světa na Centrální spisovnu
    • Vrátit
    • Uložit
• Na uzlu - lze používat stejné funkce a dokument lze aktualizovat stejně, jako před přidáním nových podsložek ve složce Vyřízeno
• Ve Světě - dokument lze aktualizovat stejně, jako to jde na spisovém uzlu Svět ve složce Vyřízeno a používat lze následující funkce:
  • Zrušení dokumentu
  • Kopie
  • Předat - pokud je dokument předán na Centrální spisovnu, je z technických důvodů vrácení z Centrální spisovny řešeno zrušením doručení ze Světa na Centrální spisovnu
  • Vrátit
  • Uložit

Při revizi složek spisových uzlů byla na spisovém uzlu Svět zrušena celá složka Chybná evidence. Dokumenty lokalizované ve Světě lze zařadit do skartačního řízení buď předáním ze spisového uzlu Svět do Centrální spisovny, nebo uložením do příruční spisovny. Vlastní skartační řízení poté již probíhá stejně jako doposud.

Frankovací stroj

Modul Spisová služba umožňuje připojení frankovacího stroje vybaveného komunikačním protokolem spec.253. V případě externí váhy musí tato být vybavena komunikačním protokolem apost. Pro výpočet ceny za poštovní službu je pak ve Spisové službě uložen ceník poštovních služeb, viz podrobnější informace ve formulářích 09148 - Tarify poštovních služeb a 09152 - Zařazení zemí do cenových skupin.

=== Evidence odeslaných e-mailů ===

Smyslem takovéto evidence je mít bezpečně uložené informace o adresátech, času a obsahu odeslaných e-mailů. Požadavek na evidenci e-mailu do spisové služby je vyvolán tím, že se tento e-mail odešle do předem založené schránky spisové služby (adresa schránky spisové služby se uvede jako další adresát, resp. adresát pro kopii). Tuto evidenci lze využít i při odesílání e-mailu přes webové rozhraní nebo soukromé pošty. Evidence je dokonce nezávislá i na tom, zda je odesílatel zaregistrován ve spisové službě nebo má přístup do iFIS, v takovém případě se však odesílatel k uloženým informacím může dostat teprve po následném zpřístupnění podacího deníku.
Zaevidované e-maily jsou uloženy ve složce "E-mail" a přihlášený uživatel vidí, na rozdíl od ostatních dokumentů Spisové služby, vždy jen svoje e-maily - tzn. jen ty, které měly v okamžiku evidence shodnou e-mailovou adresu odesílatele s některou z adres ve spojení číselníku osob typu MAIL. Takto zaevidované e-maily lze pouze prohlížet, nelze je upravovat ani přeposílat v rámci spisové služby. Vlastní soubor e-mailu je uložen v příloze dokumentu, její správné zobrazení je závislé na nastavení systémového registru klientského PC.
Ke zprovoznění evidence odeslaných e-mailů je nutné správné nastavení globálních parametrů POP3_IP, POP3_PO, SPSUSER, SPSPSW a zároveň musí být nastartován databázový job, který zajišťuje pravidelné vybírání poštovní schránky spisové služby (obvykle jednou denně).

Vzhledem k tomu, že pro spisovou službu je jedinou identifikací odesílatele e-mailu e-mailová adresa odesílatele, je nutné, aby tato adresa byla uložena ve spojení typu MAIL číselníku osob. Má-li stejnou adresu více osob, je e-mail zaevidován k první osobě, u které byla nalezena shodná adresa. Pokud nebyla adresa nalezena u žádné osoby, e-mail není do Spisové služby zaregistrován a je smazán ze schránky Spisové služby.

	Příklad
	Nastavení systémového registru (přejmenování CLSID na CLSIDxx vyřadí prohlížení poštovních zpráv .eml iexplorerem a spustí program asociovaný s příponou .eml: Windows Registry Editor Version 5.00 [HKEY_CLASSES_ROOT\Mime\Database\Content Type\message/rfc822] "Extension"=".eml" "CLSIDxx"="{3050F3D9-98B5-11CF-BB82-00AA00BDCE0B}"

Tiskové sestavy

Pro účely uschování tištěné evidence dokumentů jsou, kromě předávacích protokolů popsaných v odstavci o převzetí a předání dokumentů, k dispozici tiskové sestavy Karta dokumentu, Kniha došlé pošty, Kniha odeslané pošty, Opis předávacího protokolu, Opis podacího archu České pošty, Předávací protokol pro spisovnu, Přehled dokumentů, Skartační návrh, Skartační protokol, Přehled zápůjček a Zápůjční list.

Tisková sestava 19142/09122 - Návrh na vyřazení ve SŘ je upravena tak, aby ze složky Vše ve formuláři podacího deníku bylo možné vytisknout sumární sestavu za fakultu (bez dělení na spisové uzly).

Etikety identifikátorů s čárovým kódem

Provedeny následující změny:

• etikety identifikátorů s čárovým kódem (rozměr 50x12mm, CODE93) - příprava na všech projektech, kde jsou tisky využívány
• zprovoznění tisku etiket čárových kódů identifikátorů z formuláře 00305 - Tisk a rezervace číselných řad novým způsobem:
  • PID_RUCNE (šablona EKRA.ZPL)
  • SKEN_IDENT (šablona EKRA.ZPL)
• vytvořena nová sestava 10309/00305 - Etikety pro skenované dokumenty, která nahrazuje 00309 /00305 - Etikety pro skenované dokumenty
• případně lze pro specificky definované požadavky využívat také sestavu 19125/09122 - Etikety pro skenované dokumenty (šablona SPSK.ZPL)
• na projektech je možno začít využívat nové Jasper reporty pro tisk etiket identifikátorů s čárovými kódy, pro které jsou vytvořeny příslušné šablony, a ty je možno si nainstalovat na příslušné tiskárny etiket čárových kódů, ze kterých bude tisk prováděn
• návod pro instalaci šablony do tiskárny: Načtení šablony do tiskárny Zebra
• následně lze doporučit nové reporty nastavit pro tisk jako výchozí / defaultní, a to včetně výběru a určení příslušné tiskárny etiket
• návod pro nastavení: Nastavení výchozí tiskové sestavy formuláře "Tisk a rezervace číselných řad"
• po nějaké době po odzkoušení a doladění nových tisků dojde ke zrušení Oracle reportů 00309 /00305 - Etikety pro skenované dokumenty a 09125 /09122 - Etiketa pro skenované dokumenty a k jejich vyřazení z nabídky VTS

	Poznámka
	Podrobnější informace uvedeny v aplikaci Helpdesk pod číslem hlášení 44187.

	Poznámka
	Seznam tiskáren používaných pro tisk etiket naleznete zde.

Evidence e-mailů z e-Podatelny - vazba e-mailových adres odesílatelů na číselník organizací

Z e-mailové adresy odesílatele je zjišťován:

• název firmy
• její adresa

K evidenci odesílatele s typem "F" ve formuláři podacího deníku může dojít jen v případě:

• existence spojení typu MAIL nebo osoby (se spojením typu MAIL v číselníku osob) zaevidované v číselníku organizací
• je-li spojení nebo osoba navázána na adresu organizace (ne pouze k organizaci) v číselníku organizací
• neexistuje-li více e-mailových adres v číselníku organizací, které by měly za následek nejednoznačnost údajů určených k evidenci

Vlastní e-mailová adresa odesílatele je poté evidována v podacím deníku do pole Poznámka na záložce Doplňující údaje.

Odesílatel typu "N" je ponechán v případech, kdy:

• e-mailové spojení u adresy firmy, resp. osoby firmy v číselníku organizací není zcela unikátní
• nalezené údaje v evidenci (spojení, osoby nebo organizace) nejsou platné
• je e-mail zaslán či přeposlán odesílatelem na ePodatelnu z e-mailové adresy evidované u vlastní firmy
• dle e-mailového spojení je nalezena firma v číselníku organizací, ale ne již její adresa – pak je k adrese připojen i název firmy

	Poznámka
	Pro vyhledání firmy odesílatele v číselníku organizací lze použít také spojení typu SMASK (podle části e-mailové adresy = domény): je-li vyplněno nebyla nalezena žádná firma dle e-mailové adresy (typu spojení MAIL)

	Poznámka
	Bližší informace k evidenci dokumentu do iFIS/Spisová služba a propojení z více agend iFIS uvedeny zde.

Možnost nastavení textu e-mailu odesílaného z iFIS/Spisová služba prostřednictvím odesílací služby

U jednotlivých zákazníků lze přednastavit libovolný obecný text e-mailových zpráv odesílaných z iFIS/Spisová služba prostřednictvím odesílací služby.

Text nelze měnit uživatelsky. Lze ho nadefinovat ze strany dodavatele iFIS jako součást využívaných parametrů pro použitý modul odesílací služby. Požadovaný text, který má být obsahem e-mailové zprávy, může předat zákazník dodavateli iFIS ve formátu prostého textu nebo HTML. Nastavený text pak bude použit pro všechny odesílané e-mailové zprávy z iFIS/Spisová služba prostřednictvím odesílací služby.

Pro jednotlivé použití vložení jiného textu do konkrétní odesílané zprávy lze nadále využít formu přílohy k záznamu v iFIS/Spisová služba – textový soubor se specifickým názvem "mail_body.txt". Text obsažený v takové příloze (ať už prostý text nebo HTML) bude použit vždy přednostně.

	Poznámka
	Pokud nebude přednastaven žádný obecný text v parametrech ani nebude vložena příloha "mail_body.txt" s příslušným textem, odesílaná e-mailová zpráva z iFIS/Spisová služba prostřednictvím odesílací služby nebude obsahovat žádný text (pouze Předmět mailu a vložené soubory Příloh).

Provázání závazku ze zásobníku s dokumentem v iFIS/Spisová služba

E-mailové zprávy obsahující fakturu ve standardu ISDOC je e-Podatelna schopna sama rozpoznat a dále je předat do iFIS/Závazky. Tyto faktury jsou předávány do funkce 03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze snadným způsobem pořídit závazkovou fakturu. ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS/Závazky. Při pořízení závazku do systému iFIS ze zásobníku závazků pomocí formuláře 03207 – Převzetí externích závazků je zcela automaticky předvyplněna položka PID, pokud se jedná o závazek zpracovaný a zaevidovaný prostřednictvím e-mailové zprávy z E-podatelny. Tím také dochází k navázání závazku převzatého prostřednictvím formuláře 03207 – Převzetí externích závazků na příslušný dokument v iFIS/Spisová služba ve formuláři podacího deníku zaevidovaný stejnou e-mailovou zprávou z E-podatelny. U ostatních závazků (faktury ISDOC, pohledávky), které nejsou evidované prostřednictvím E-podatelny, lze při pořízení z formuláře 03207 – Převzetí externích závazků ručně pomocí klávesy pro Seznam hodnot doplnit položku PID identifikačním číslem existujícího dokumentu zaevidovaného v iFIS/Spisová služba.

Obr. 09122/21 Pořízení závazku ze zásobníku ve formuláři 03228 – Převzetí externích závazků s automatickým zaevidováním PID dle záznamu v iFIS/Spisová služba evidovaného prostřednictvím E-podatelny

Obr. 09122/22 Dokument s PID navázaným na fakturu převzatou z E-podatelny

Uživatel, který není správcem spisového uzlu, kde je evidován záznam ve Spisové službě, ale je správcem jiného spisového uzlu (kromě Svět), by měl mít umožněno zobrazit tento záznam ve Spisové službě, a to pokud byl volaný z jiné agendy iFIS z položky PID přes klávesu CTRL + A.

Je umožněno zpracovat také elektronické dokumenty ve formátu ISDOC zaslané v datových zprávách, a to prostřednictvím parametru E_DS_OCR pro vytěžování ISDOC přílohy z datových zpráv. Pokud je přílohou doručené datové zprávy zaslané prostřednictvím ISDS soubor či dokument ve formátu ISDOC a parametr E_DS_OCR je nastaven na hodnotu A, lze elektronický dokument dále zpracovat a předat do zásobníku závazků ve formuláři 03207 - Převzetí externích závazků. Elektronicky zpracovávat lze také dokumenty z datových zpráv ve formátu ISDOC 6.0.1.

E-mailové notifikace Protokol o přístupu do DS

E-mailová notifikace Protokol o přístupu do datové schránky obsahuje:

• seznam datových zpráv (se základní identifikací), které jsou aktuálně k dispozici po přihlášení do datové schránky
• již v předmětu e-mailu je rozlišeno, zda přenos proběhl v pořádku nebo se při zpracování objevila chyba

Rozšíření možnosti editace vybraných položek ve složce Odesláno (a na uzlu Svět)

Ve složce Odesláno (a na uzlu Svět ve složce Vyřízeno) jsou rozšířené možnosti editace položek. V této souvislosti byly provedeny úpravy těchto formulářů:

• 09122 - Podací deník
• 09156 - Zdroje financování

Na běžných Spisových uzlech je ve složce Odesláno umožněno aktualizovat níže uvedené položky (při dodržení dalších obecných pravidel), ale pouze za předpokladu, že dokument obsahuje Adresáta externího Typu (např. N, F nebo D), a je tedy nasměrován na uzel Svět (s lokací Svět):

• Spisový znak
• Skartační znak
• Skartační lhůta
• Odložení
• Vyřizuje (+ příznak Předáno)
• Uloženo
• Způsob vyřízení
• Spis (pokud není uzavřen/vyřízen)
• Počet listů
• Počet příloh
• Listů příloh
• Poštovné
• Zdroj financování (NS/TA/A/KP) - po stisku tlačítka NS/TA/A/KP ve formuláři 09156 - Zdroje financování

Některé položky v této složce bylo možné doplňovat již v minulosti:

• Poznámka
• Datum podání
• Datum doručení

Na uzlu Svět lze také aktualizovat/editovat některé položky dokumentů (ve složce Vyřízeno), a to včetně Hromadných oprav:

• zobrazují se na něm pouze dokumenty, které prošly některým ze spisových uzlů spravovaných přihlášeným uživatelem
• uživatelům se ve většině případů nabízejí číselníkové záznamy všech spisových uzlů, které spravují (bez omezení ekonomických jednotek)

Transakční protokol dle požadavků specifikace NSESSS (schéma v příloze č. 6)

Provedeny úpravy pro iFIS/Spisová služba pro budoucí možnost generování Transakčního protokolu. Součástí jsou i datové struktury a podpora pro generování.

Jsou logovány a ukládány změny vytipovaných událostí (založení záznamu, vyřízení, změna stavu,…). Z podkladů je na úrovni databáze umožněno sestavit transakční protokol pro tyto objekty (TransakcniLogObjektu):

• dokument
• spis
• komponenta
• spisový plán
• věcná skupina
• skartační návrh

Pro každý objekt lze vygenerovat samostatný XML soubor (dle schématu v příloze č. 6 NSESSS).

Transakční protokol má význam pouze pro výkon spisové služby, archivace a skartace, nelze jej využívat jako digitální stopy pro prokázání a zajištění dlouhodobé důvěry. Zdrojem informací je nejen Spisová služba, ale i CUL jako digitální archiv (DA):

• část operací s dokumenty probíhá nad Spisovou službou
• v CUL navíc probíhají autonomní operace v rámci zajištění dlouhodobé důvěry

Cílem bylo vytvořit nezávislý modul na bázi SIEM pro sběr transakčních logů prostřednictvím standardizovaného API. Vlastní transakční protokol pak je jedním z výstupů z modulu pro sběr transakčních logů. Jednotlivé záznamy mají navíc ochranné prvky pro zajištění integrity.

Generování Transakčního protokolu předěláno na volání nové restové služby.

Kontrola formy, příloh a data vyřízení u dokumentů v návaznosti na SIP balíčky

V návaznosti na SIP balíčky jsou ve formuláři zavedeny tyto kontroly:

• kontrola nesouladu položek Způsob doručení a Forma

• kontrola na existenci příloh u digitálních dokumentů:
  • při předání na příruční nebo centrální spisovnu (tlačítko Uložit a odeslání na centrální spisovnu) musí mít digitální dokument alespoň jednu přílohu
  • pokud je u dokumentu nastavena u položky Forma hodnota Digitální a není připojena žádná příloha, je při předání na příruční či centrální spisovnu uživatel na tuto skutečnost upozorněn
  • výhodou tohoto řešení je ponechání zodpovědnosti za formu na odborném pracovišti a ne až na spisovně
  • dokumentům bez přílohy je automaticky nastavena hodnota položky forma Analogová

• kontrola položky Datum vyřízení:
  • je tak zamezeno chybám způsobeným chybným uvedením data vyřízení, což by mělo za následek nevalidní SIP balíček, který by jinak neprošel validátorem NArP
  • kontrola struktury a rozmezí
  • nesmyslné datum vyřízení způsobí nevalidní tvar hodnoty předpokládaného roku skartačního řízení (rok spouštěcí události)
  • chyby uvedené v datu vyřízení je tak možné odhalit včas

Evidence dokumentů podatelnou za jeho skutečného autora a odesílatele

Pokud není aktuální spisový uzel stejný jako spisový uzel odesílatele, je dokument evidovaný na jiném spisovém uzlu než na uzlu odesílatele. V takovém případě je evidenčnímu pohybu nastaven příznak posledního odeslání ze spisového uzlu. Díky tomu je poté dokument vidět ve složce Odesláno na spisový uzel odesílatele. V této složce je dokument vidět ještě před předáním na další spisový uzel na cestě k adresátovi, a to i v případě, že je dokument ve stavu Koncept. Výhodou tohoto odlišného chování je, že s dokumentem nelze manipulovat ve složce Odesláno na spisový uzel odesílatele.

Pokud by vznikl požadavek na zobrazení dokumentu na spisovém uzlu odesílatele ve stejných složkách jako na spisovém uzlu, kde byl zaevidovaný, je nutné upravit filtry složek a doprogramovat přístupy k dokumentu na spisový uzel odesílatele, v předávacím formuláři, atd.

Součástí řešení je i úprava dat stávajících dokumentů, které nebyly zaevidovány na spisovém uzlu odesílatele, což jsou prakticky všechny dokumenty došlé ze Světa a možná pár dalších.

Evidence povinných metadat dokumentu, kontroly a nastavení

Seznam povinných položek formuláře se nastavuje v globálním parametru SPSSET. Hodnota parametru má XML strukturu, například:

<Settings>
  <RequiredItems form="SPSBOLD">
    <Item>vssevl.jcnase</Item>
    <Item>vssevl.poclist errorText="Počet listů je povinná položka"</Item>
    <Item condition=":vssevl.vyrzpusob='Postoupení'" errorText="Dokument vyřízený postoupením musí mít uvedenou vyřizující osobu">:vssevl.vyrosotx</Item>
    <Item condition=":vssevl.jcvase!=null" errorText="Dokument s vyplněným vaším JČ musí mít vyplněnou vaši spisovou značku">:vssevl.spisznacka_vase</Item>
  </RequiredItems>
</Settings>

kde:

RequiredItems má povinný atribut form s názvem formuláře bez přípony Item má tvar <blok>.<položka> a má nepovinné atributy

 errorText - text chyby, který se vyvolá, pokud není položka vyplněna
 condition - podmínka, při které je položka formuláře povinná
             podmínka má tvar <:blok>.<položka><operátor><konstanta>.
             Není-li podmínka uvedena, je položka povinná vždy.
             Operátor může nabývat hodnot = nebo != (rovná se/nerovná se).
 ???????     Konstanta může nabývat hodnoty null -> prázdná položka.

Z formuláře podacího deníku je zavolaná funkce pa091_util.f_dej_req_items('SPSBOLD'), která vrátí seznam povinných položek včetně podmínek a chybových textů uvedených v globálním parametru SPSSET pro formulář podacího deníku. Ve formuláři podacího deníku je pak rozšířena kontrola na when-validate-record o kontrolu položek ze seznamu. XML struktura parametru je připravena i pro povinné položky jiných formulářů iFIS/Spisová služba.

Parametr SPSSET umožňuje nadefinovat pole (nepovinná/bílá), u kterých se následně při uložení záznamu kontroluje, zda jsou vyplněny nějakou hodnotou. Lze nadefinovat pro formulář 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby, 09122 - Podací deník a 09144 - Spisy (případně 09147 - Evidence spisu ve spisové službě). Pokud vyplněny nejsou, objeví se hláška a záznam se neuloží.

	Pozor
	Pokud je požadováno, aby byla některá položka spisu nastavena v globálním parametru SPSSET jako povinná, je nutné toto nastavení provést pro oba formuláře 09144 - Spisy a 09147 - Evidence spisu ve spisové službě. To samé platí i pro formuláře 09122 - Podací deník a 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby.

	Pozor
	Pokud je požadováno, aby byla spisová značka generována (parametr SPSSZGEN = A), pak v globálním parametru SPSSET nesmí být nastavena kontrola vyplnění položky Spisová značka u spisu (formuláře 09144 - Spisy a 09147 - Evidence spisu ve spisové službě) = povinná.

Možnost sestavení spisové značky generováním podle masky

Uživatelé si mohou sami ovlivnit, jakým způsobem se bude tvořit spisová značka. Pro nastavení tvorby spisové značky je určen nový globální parametr SPSSZGEN (= způsob generování spisové značky: R/A - Ručně (default) / Automaticky podle masky SPIS_ZNACKA), který nabízí tyto možnosti:

• R = ručně - defaultní nastavení, uživatel tak bude moci vložit spisovou značku ručním zadáním
• A = automaticky - spisová značka se bude generovat automaticky podle nastavené masky SPIS_ZNACKA

Automatické generování spisové značky se provede vždy až po potvrzení změn, a to proto, aby nedocházelo k zablokování generování spisové značky z jiných sezení. Pokud je parametr SPSSZGEN nastaven na hodnotu A = Automaticky podle masky SPIS_ZNACKA, je položka Spisová značka ve formuláři spisů nepřístupná pro změny. V opačném případě při nastavení parametru na hodnotu R je položka přístupná a lze ji zadat ručně.

Obr. 09144/23 Znepřístupněná položka "Spisová značka" ve formuláři 09144 - Spisy při nastavení parametru SPSSZGEN na hodnotu A = automaticky

Pokud není vyplněna spisová značka a je nastaveno automatické generování spisové značky, vygeneruje se pomocí funkce f_gen_spisznacka. Tím je zajištěno generování spisové značky i při založení spisu pomocí rozhraní iFIS/Spisová služba.

Povinnost vyplnění spisové značky se řídí nastavením globálního parametru SPSSET, kterým lze určit povinné položky u konkrétního formuláře v iFIS/Spisová služba. Hodnota parametru má XML strukturu. Rozšířena je také kontrola vyplnění povinných položek uvedených v parametru SPSSET. Nastavení povinné položky Spisová značka v globálním parametru SPSSET:

<Settings>
  <RequiredItems from="SPSCSPIS">
   <Item condition=":parameter.spsszgen='R'">:vsscspis.spisznacka</Item>
  </RequiredItems>
</Settings>

Podpora pro automatickou evidenci e-mailů doručených na adresu e-Výpravny

Zavedena nová podpora pro automatickou evidenci e-mailů doručených na e-mailovou adresu e-Výpravny. Způsob zaevidování e-mailů v iFIS/Spisová služba se řídí identifikačním razítkem v zápatí doručeného e-mailu, maska identifikačního razítka SPS[ :DB_NAME; :UZEL_KOD_OD; :SPIS_ZNACKA; :ULOHA; :UNIDENT; :EJIDNO]. Vytvořena nová funkce pa091_evl.f_pripoj_doklad, která zajistí připojení dokladu iFIS k dokumentu Spisové služby. Funkce zkontroluje existenci dokumentu Spisové služby a existenci dokladu iFIS. Funkce podporuje pouze úlohy, jejichž doklady lze ze Spisové služby připojit k dokumentu z formuláře podacího deníku.

Rozhraní s iFIS/Spisová služba

Rozšíření rozhraní pro eSpis studenta a podpora pro doručování písemností

Z důvodu zavedení podpory pro eSpis studenta a doručování písemností rozšířeno rozhraní iFIS/Spisová služba o typ adresy e-mail a web. Zároveň došlo k napojení na odesílacího agenta.

	Poznámka
	Změny, ke kterým v této souvislosti došlo, jsou uvedené v samostatném dokumentu.

Rozšíření rozhraní iFIS/Spisová služba pro komunikaci se studijními systémy a eSSL R UK

Došlo k úpravám a rozšíření rozhraní v souvislosti s připravovanými a realizovanými úpravami v iFIS/Spisová služba (nové položky, doplnění a změny funkcionality).

Důvodem byly:

• požadavky na evidenci elektronických spisů studentů a možnosti nových způsobů komunikace se studenty (Typové spisy a vazby na ně, komunikace se studenty prostřednictvím Datových schránek, e-mailů a zveřejněním na Webovém portále) - integrace se Studijními systémy (STAG, KOS, SIS)

• rozšíření evidenčních údajů o datové zprávě (pro komunikaci s ISDS) o nové položky (K rukám, Do vlastních rukou, Spisová značka Naše, Spisová značka Vaše, Zmocnění,...) - integrace s ISDS

V souvislosti s požadavky byl upraven datový model, rozšířeno rozhraní Spisové služby a realizovány či připraveny úpravy v některých dalších formulářích modulu iFIS/Spisová služba.

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba naleznete zde.

Rozšíření integračního rozhraní mezi Tender Arenou a iFIS/Spisová služba

Rozšíření integračního rozhraní mezi elektronickým nástrojem pro zadávání veřejných zakázek Tender arena® (výrobce Tender systems s.r.o.) a informačním systémem iFIS (iFIS/Spisová služba) o další integrační vazby. Doplněná funkcionalita umožňuje rozšířit komunikaci mezi aplikacemi o přenosy (z TA do SPS):

• Přijatých nabídek (do složky Vyřizuje se, v případě elektronických nabídek dodatečný přenos elektronických příloh až po odtajnění nabídek)
• Elektronických zpráv (Přijaté do složky Vyřizuje se, Odeslané do složky K odeslání)

V souvislosti s tím byly provedeny tyto úpravy:

• aktualizace a úpravy klientů webových služeb v souvislosti se změnami a rozšířením integračního rozhraní o nové funkcionality na straně TA (pro možnost využití nových, ale i dalších stávajících, dosud nevyužívaných metod webových služeb)
• úpravy a doplnění rozhraní Spisové služby a iFIS (včetně evidence vazeb pro zamezení duplicit - vazební tabulka pro evidenci interních identifikátorů z externích informačních systémů)

Dále provedeny dílčí úpravy na rozhraní WS nástroje TenderArena - úpravy mapování kódů pro položku Druh řízení (VZMR_OTEVRENA_VYZVA, VZMR_UZAVRENA_VYZVA a VZMR_PRIME_ZADANI). Novým kódům Druh řízení (VZMR_OTEVRENA_VYZVA, VZMR_UZAVRENA_VYZVA a VZMR_PRIME_ZADANI) přiřazen interní kód VZM.

Integrace iFIS/Spisová služba s IS digitálního archivu (aplikace NArP - Národní archivní portál)

Je umožněna vzájemná komunikace mezi iFIS/Spisová služba a IS digitálního archivu (aplikace NArP - Národní archivní portál).
Aplikace nejsou pro výměnu dat propojeny, ale komunikace probíhá prostřednictvím tzv. SIP balíčků, tj. XML souborů definovaných NSESSS. Z iFIS/Spisová služba je umožněno generovat vstupní soubory do NArP a v aplikaci NArP je ručně naimportovat. Výstupní XML soubory z NArP je naopak možno nahrát do iFIS/Spisová služba. Vzájemná komunikace je realizována za účelem Elektronických skartačních řízení.

	Poznámka
	Dokumentace k eSkartaci a generování SIP balíčků je blíže popsána zde.

Přebírání čísla jednacího při importu ISDS a parametr SPSCJGEN

Na chování formuláře má vliv nastavení parametru SPSCJGEN.

Přebírání čísla jednacího při importu z ISDS je ovlivněno parametrem SPSCJEXT = Zdroj | A/N - Přebírat číslo jednací ze zdrojového (externího) IS.

Dosud se parametr SPSCJGEN při hodnotě nastavené na NULL nebo v případě neexistence parametru choval stejně jako při hodnotě Z = zaškrtávátkem. Nyní je položka nezobrazená a další chování je závislé na parametru SPSCJRUC.

Běžnému správci spisového uzlu lze ve formuláři podacího deníku:

• doplnit existující číslo jednací
• změnit či smazat jeho hodnotu (dříve mohl učinit pouze správce aplikace dle SPSADM)

Tlačítko ČJ ve formuláři podacího deníku je pro správce spisového uzlu aktivní jen pokud je pole Č.j. naše prázdné (NULL).

Automatické vyřízení dokumentu pro komunikaci s ISRS

Umožněno je také automatické vyřízení dokumentu v iFIS/Spisová služba pro komunikaci s ISRS:

• pro tyto účely je určen parametr SPSRSVYR
• parametr určuje možnost automatického vyřízení záznamu dokumentu odpovědi z ISRS (za předpokladu předdefinování náležitostí vyřízení u systémového Typu dokumentu = Datová zpráva k RS)

	Pozor
	Funkcionalitu nelze implementovat na EIS%, kde je více ekonomických jednotek (se Spisovou službou a napojením datových schránek). U systémových hodnot Typu dokumentu nelze určit ekonomickou jednotku a tudíž nelze nadefinovat náležitosti vyřízení!

Možnost zobrazení dokumentu v externí spisové službě

Pokud je používána externí spisová služba, lze pomocí:

• ikony s číslem umístěné v levém toolbaru nebo
• pomocí klávesy pro Detail/Volání číselníku (CTRL + A) na položce PID

zobrazit dokument evidovaný v externí spisové službě

	Poznámka
	Podrobnější informace uvedeny zde.

Založení záznamu o dokumentu z jiné agendy (ikona SPS)

V levém toolbaru některých formulářů iFIS je umístěna ikona SPS (), která vyvolá formulář 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby a umožní zaevidovat dokument do Spisové služby z jiných agend, než je Spisová služba (např. Finance, Objednávky vystavené, Objednávky přijaté, Registr smluv, atd.).

	Poznámka
	Pro některé zákazníky lze na vyžádání nastavit, aby se ikonou SPS () místo formuláře 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby volal formulář 09143 - Evidence nového dokumentu do externí spisové služby. Pro nastavení je nutné kontaktovat pracovníky BBM přes aplikaci Helpdesk.

	Poznámka
	Více informací uvedeno zde.

Navazující funkce:

• 00225 - Vyhledávání Datové schránky
• 08102 - Číselník organizací
• 09101 - Číselník osob
• 09124 - Číselník funkčních míst
• 09126 - Číselník uzlů
• 09128 - Přiřazení osob funkcím
• 09130 - Přiřazení osob uzlům
• 09132 - Skupiny adresátů
• 09134 - Spisový a skartační plán
• 09136 - Samoobslužný předávací formulář
• 09138 - Číselník typů dokumentů
• 09140 - Číselník způsobů doručení
• 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• 09143 - Evidence nového dokumentu do externí spisové služby
• 09144 - Číselník spisů
• 09146 - Přístupy na spisové uzly
• 09148 - Tarify poštovních služeb
• 09170 - Externí Spisová služba
• 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
• 09176 - Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
• 09198 - Obecný LOV SPS

Volané sestavy:

• 09101 - Předávací protokol
• 09102 - Podací list České pošty
• 09103 - Přehled dokumentů
• 09105 - Karta dokumentu
• 09106 - Opis předávacího protokolu
• 09107 - Opis podacího listu České pošty
• 09108 - Kniha došlé pošty
• 09109 - Kniha odeslané pošty
• 09110 - Předávací protokol pro spisovnu
• 09111 - Skartační návrh
• 09112 - Dokumenty ke skartačnímu řízení
• 09113 - Přehled zápůjček
• 09114 - Zápůjční list
• 09121 - Detailní výkaz poštovného za spis. uzel
• 09122 - Souhrnný výkaz poštovného za spis. uzel
• 09123 - Detailní výkaz pošt. NS/TA/Akce/KP
• 09124 - Souhrnný výkaz pošt. NS/TA/Akce/KP
• 09125 - Etiketa pro skenovací dokumenty
• 09126 - Dokumenty k dozařazení do SŘ
• 19101 - Předávací protokol
• 19102 - Podací list České pošty
• 19105 - Karta dokumentu
• 19106 - Opis předávacího protokolu
• 19107 - Opis podacího listu České pošty
• 19108 - Kniha došlé pošty
• 19109 - Kniha odeslané pošty
• 19110 - Předávací protokol pro spisovnu
• 19121 - Detailní výkaz poštovného za spis. uzel
• 19122 - Souhrnný výkaz poštovného za spis. uzel
• 19125 - Etikety pro skenované dokumenty
• 19126 - Dokumenty k dozařazení do SŘ
• 19133 - Přehled dokumentů
• 19140 - Transakční protokol
• 19141 - Průvodní dopis ke skartačnímu návrhu
• 19142 - Návrh na vyřazení ve SŘ
• 19144 - Doručenka
• 19146 - Přehled evidovaných dokumentů

Odkazy:

• Seznam tiskáren
• Tisk etiket
• Nastavení tiskárny etiket
• Načtení šablony do tiskárny Zebra
• Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba
• Postup pro připojení dvou a více PIDů k jednomu závazku
• Automatická evidence přijatých doručených datových zpráv z ISDS