Ukončení možnosti realizace okamžité skartace dokumentů

Protože platné právní předpisy (včetně NSESSS a XML schématu pro komunikaci s archivy v rámci elektronických skartačních řízení) umožňují ve Spisových plánech skartační režim hodnoty S 0, došlo i v iFIS/Spisová služba k ukončení možnosti realizovat s dokumenty tzv. Okamžité skartace (tj. bez nutnosti realizace skartačních řízení, případně bez nutnosti udělení Trvalého skartačního souhlasu ze strany příslušného archivu).
Nově tedy není možno, aby dokument, který při vyřízení obdrží Spisový znak s navázaným Skartačním režimem S 0, byl zařazen po uložení na Spisovnu do složky Skartovat ihned (byla zrušena ve formuláři 09122 - Podací deník).

Obr. Zrušení složky "Skartovat ihned" ve formuláři 09122 - Podací deník

Stejně tak nelze s těmito dokumenty realizovat "Okamžité skartace" formou zařazení do Skartačního návrhu (který ale nebyl předáván příslušnému archivu a nebylo čekáno na jeho rozhodnutí) a následné realizace operace "skartace" přes tlačítko Skartovat - byla zrušena složka Skartováno ihned ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení.

Obr. Zrušení složky "Skartovat ihned" ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení

Pokud budou ve Spisových a skartačních plánech evidovány Věcné skupiny se Spisovými znaky s navázaným skartačním režimem S 0, pak dokumenty tam zatříděné budou procházet standardním Skartačním řízením (se všemi na něj se vztahujícími pravidly).

Obr. Formulář 09134 - Spisový a skartační plán - evidence skartačního režimu S 0 bez Trvalého skartačního souhlasu

Ve Spisových a skartačních plánech lze evidovat Věcné skupiny se Spisovými znaky s navázaným skartačním režimem S 0, které budou mít po vyžádání a odsouhlasení udělen příslušným archivem Trvalý skartační souhlas (způsob evidence v iFIS/Spisová služba v rámci SSP naznačena).

Obr. Formulář 09134 - Spisový a skartační plán - evidence skartačního režimu S 0 s Trvalým skartačním souhlasem

Dokumenty tam zatříděné budou při uložení na Spisovnu evidovány ve složce Trvalý skartační souhlas a následně budou procházet skartačním řízením pro Trvalý skartační souhlas (se všemi na něj se vztahujícími pravidly, tj. bez nutnosti posílat skartační návrh příslušnému archivu).

Obr. Evidence dokumentu s Trvalým skartačním souhlasem ve formuláři 09122 - Podací deník