Zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce

Na základě objednávky ČVUT byly realizovány úpravy a rozšíření IS iFIS včetně doplnění datových rozhraní a služeb pro zajištění funkcionality a možnost napojení elektronické úřední desky dodavatele BSS Praha (EUD) na modul Spisové služby.

Obr. Modulové schéma a toky dat mezi spisovou službou a elektronickou úřední deskou

1. Výběr dokumentu a předání ke zveřejnění

Všechny dokumenty ke zveřejnění jsou evidovány jako záznamy ve spisové službě, na jakémkoliv spisovém uzlu. Předání dokumentu ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce se provede prostřednictvím určených funkcí v modulu iFIS/Spisová služba.

	Poznámka
	Omezení: Lze realizovat pouze u záznamů obsahujících elektronickou přílohu.

1.1. Zveřejnění na EUD = doručení evidovanému adresátovi

Jedná se o variantu, kdy na základě zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce je dokument považován za doručený uvedenému adresátovi (např. náhradní doručení v případě, že se dokument nepodařilo adresátovi v předchozích případech doručit jinou formou). Realizuje se v evidenci ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby prostřednictvím konkrétního způsobu doručení = Webový portál, Typu adresáta = W a URL = EUD.

Obr. Formulář 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby se způsobem doručení = Webový portál, typem adresáta = W a URL = EUD

Obr. Formulář 09122 - Podací deník - doručení evidovanému adresátovi

K přenosu do formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky dochází přes formulář 09137 - Předávací formulář (záložka e-Dokumenty, zatržítko Zveřejnění, tlačítko Zveřejnit) prostřednictvím volaného speciálního doručovacího modulu / služby.

Obr. Formulář 09137 - Předávací formulář se záložkou "e-Dokumenty", zatržítkem "Zveřejnění" a tlačítkem "Zveřejnit"

1.2. Zveřejnění libovolného dokumentu evidovaného v eSSL na EUD

Varianta, kdy může být vybrán ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce jakýkoliv dokument podléhající výkonu Spisové služby a evidenci v eSSL. Lze realizovat se záznamy v eSSL na kterémkoliv spisovém uzlu (SU), ale jen ve složkách, kdy je příslušné pracoviště "vlastníkem" dokumentu (lokace na daném spisovém uzlu). Přenos do formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky se provádí ve formuláři 09122 - Podací deník přes tlačítko Další akce s následným výběrem možnosti Zveřejnění dokumentu, opět prostřednictvím volaného speciálního doručovacího modulu / služby.

	Poznámka
	Omezení: Lze provádět jen s jednotlivými záznamy, nelze realizovat hromadně s výběrem více záznamů.

Obr. Formulář 09122 - Podací deník s tlačítkem Další akce s následným výběrem možnosti "Zveřejnění dokumentu"

2. Funkce pro správu dat ke zveřejnění na EUD

Pro administraci dat určených ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce slouží formulář 00360 - Administrace elektronické úřední desky.

2.1. Přístupy do formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky a 00361 - Administrace elektronické úřední desky - správce

Formulář 00360 - Administrace elektronické úřední desky slouží pro administraci dat určených ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce. Formulář lze vyvolat z funkce 09122 - Podací deník, a to ikonou v postranní liště. Formulář je přímo navigovatelný. V administraci se do Navigace dostane automaticky tím, že je přiřazen k formuláři 09122 - Podací deník. Pro správce je určen formulář 00361 - Administrace elektronické úřední desky - správce, který je totožný s formulářem 00360 - Administrace elektronické úřední desky, ale s tím rozdílem, že se jedná o správcovský formulář. Formulář lze naadministrovat jako přístupný z menu iFIS/Spisová služba.

Obr. Správcovský formulář 00361 - Administrace elektronické úřední desky - správce přístupný z menu

Ve funkci 00210 - Správa uživatelů a přístupů lze nadefinovat pro uživatele či roli správce / administrátora elektronické úřední desky samostatný přístup do formulářů.

2.2. Vlastní správa dat ke zveřejnění na EUD

Úspěšným přenosem záznamu z modulu iFIS/Spisová služba je řízení a správa dokumentu ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce předáno oprávněnému uživateli s přístupem do funkce 00360 - Administrace elektronické úřední desky. Předmětem přenosu je Název dokumentu, identifikátory (PID a Číslo jednací) a Soubory příloh.

Ve formuláři 00360 - Administrace elektronické úřední desky je provedena kontrola předaného dokumentu, doplnění chybějících metadat (do jaké kategorie pro elektronickou úřední desku má být dokument zařazen, na kterých pracovištích elektronické úřední desky má být zobrazen) a termínů pro vyvěšení, čímž je řízeno, kde a kdy budou záznamy vyvěšeny / zveřejněny. Uložením příslušných údajů se uvolní dokument pro import na elektronickou úřední desku.

Obr. Formulář 00360 - Administrace elektronické úřední desky po doplnění kategorií, pracovišť a termínů vyvěšení (zveřejnění) od/do

V horní části formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky se zobrazuje přehled všech záznamů pro elektronickou úřední desku.

Omezení výběru jen určitých záznamů lze zobrazit dle předdefinovaných voleb stavů:

• Vše
• Zveřejněné
• Svěšené
• Zrušené
• V přípravě
• Nezveřejněné
• Schválené
• Neschválené

Seznam je možné ještě zúžit pouze na záznamy určité kategorie anebo pracoviště. Pro výběr lze také použít standardní funkce iFIS přes vyhledávací podmínky v režimu dotazů.

Tlačítko Historie je určeno pro možnost zobrazení žurnálu událostí.

Pro přehlednost jsou záznamy ve formuláři dle termínů a stavu zveřejnění rozlišeny barevnou indikací (shodně s předdefinovanými volbami).

Pořízené záznamy nelze mazat. Více informací uvedeno v dokumentaci k formuláři 00360 - Administrace elektronické úřední desky.

Obr. Barevné rozlišení záznamů ve formuláři 00360 - Administrace elektronické úřední desky

Formulář umožňuje také nadefinovat a zaevidovat požadavek pro okamžité svěšení z elektronické úřední desky (pomocí zatržítka Zrušit). Takové záznamy pak mají příznak DEL (*) a jsou obarveny červeně.

	Pozor
	Nejedná se o mazání záznamu z formuláře!

2.3. Číselníky Kategorií a Pracovišť EUD

Číselníky kategorií pro elektronickou úřední desku lze plnit přes zavolanou funkci tlačítkem Čís. Kategorií. Číselníky pracovišť elektronické úřední desky lze plnit přes zavolanou funkci tlačítkem Čís. Pracovišť.

Obr. Použití tlačítka "Čís. Kategorií"

	Poznámka
	Tlačítka pro doplnění číselníků Kategorií a Pracovišť ve formuláři 00360 - Administrace elektronické úřední desky jsou samostatně administrovatelná na roli SPSL.

Ve formuláři 00360 - Administrace elektronické úřední desky se využívá parametr EUDPRNS. Určuje, která nákladová střediska se uživateli zobrazí na položce Číslo NS v číselníku pracovišť dostupném tlačítkem čís. Pracovišť.

2.4. Varianta pro ruční pořízení dat ke zveřejnění na EUD

Pokud nebude využívána anebo instalována funkcionalita pro import záznamů z iFIS/Spisová služba, pak je umožněno prostřednictvím změny globálního parametru EUDIMP nastavit formulář 00360 - Administrace elektronické úřední desky do režimu pro zcela "ruční" plnění dat. Ve formuláři lze pak pořizovat nové záznamy prostřednictvím tlačítka Nový záznam a editovat záznamy pro elektronickou úřední desku a k nim vkládat soubory příloh tlačítkem Nahrát přílohu. Bez vyplnění všech povinných náležitostí a minimálně jedné přílohy záznam nelze zveřejnit / vyvěsit na elektronické úřední desce.

Obr. Ruční pořízení záznamu tlačítkem "Nový záznam" s možností vkládat přílohy tlačítkem "Nahrát přílohu"

Pokud je globální parametr EUDIMP nastaven na hodnotu A (= zvřejňování ze SPS), pak je v nabídce po stisku tlačítka Další akce přístupná volba "Zveřejnění dokumentu, jinak je nepřístupná.

	Poznámka
	Parametr zatím nebyl zohledněn u zveřejnění s odesláním.

3. Vyvěšení dokumentu na EUD

Elektronická úřední deska si v pravidelných intervalech replikuje data uložená v iFIS prostřednictvím vystaveného REST rozhraní. Interval obnovy dat si řídí elektronická úřední deska. V okamžiku uvolnění dokumentu pro elektronickou úřední desku jsou data z iFIS importována do elektronické úřední desky a zde jsou od nastaveného termínu k dispozici k zobrazení. Plánované svěšení dokumentu provede elektronická úřední deska automaticky a nezávisle dle nastaveného termínu. V případě nastavení příznaku DEL u dokumentu na straně iFIS (požadavek okamžitého svěšení dokumentu z elektronické úřední desky) dojde při následné obnově dat v elektronické úřední desce k jeho replikaci, což je pokyn pro svěšení dokumentu z elektronické úřední desky mimo naplánovaný a nadefinovaný termín. Do historie dokumentu se zapisují změny provedené při administraci elektronické úřední desky s daty vyvěšení a svěšení (od/do).

4. Evidence o zveřejnění dokumentu na EUD v iFIS/Spisová služba

U záznamů v iFIS/Spisová služba ve formuláři 09122 - Podací deník je evidován příznak toho, že dokument byl předán speciálnímu doručovacímu modulu / služby pro přenos do formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky, případně je aktuálně zveřejněn / vyvěšen na elektronické úřední desce. Příznak je v položce Zveřejnění obsahující obarvený text EUD. Položka Zveřejnění je plněna automaticky dle zpětných údajů o stavu a termínu zveřejnění a je k dispozici jak na záložce Doplňující údaje, tak i v horní části formuláře 09122 - Podací deník.

Význam barev:

• Černá = vyvěšeno, aktuálně zveřejněno na elektronické úřední desce
• Modrá = vyvěšuje se, úspěšně předáno doručovacímu modulu a do formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky (nejsou vyplněny údaje pro zveřejnění nebo ještě nastavený termín neodpovídá počátku zveřejnění)
• Červená = odmítnuto, nedošlo k přenosu

Obr. Položky "Zveřejnění" na záložce "Doplňující údaje" a v horní části formuláře 09122 - Podací deník

Operace vyvěšení a svěšení dokumentu na elektronické úřední desce jsou notifikovány a zápisy o tom jsou následně provedeny u záznamu v iFIS/Spisová služba v žurnálu / historii.

	Poznámka
	Je evidován jen aktuální stav zveřejnění na elektronické úřední desce. V případě svěšení a opakovaných zveřejnění je informace o předchozím vyvěšení jen v žurnálu.