Kategorie:Spisová služba

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání
Man09101 PEOSOBY Jmenný seznam osob
Man09102 EKDRVZ Druhy vztahu
Man09110 PEOSOBYS Jmenný seznam osob - správce
Man09122 SPSBOLD Podací deník
Man09124 SPSFCE Číselník funkčních míst
Man09126 SPSUZEL Číselník uzlů
Man09128 SPSFOSO Přiřazení osob k funkcím
Man09130 SPSUOSO Přiřazení osob k uzlům
Man09132 SPSSKUP Číselník skupin adresátů
Man09134 SPSRAD Spisový a skartační plán
Man09136 SPSPRED Samoobslužný předávací formulář
Man09138 SPSCPIS Číselník typů dokumentu
Man09140 SPSCDOR Číselník způsobů doručení
Man09142 SPSNEW Evidence nového dokumentu do spisové služby
Man09144 SPSCSPIS Číselník spisů
Man09146 SPSUPRI Přístupy na spisové uzly
Man09148 SPSTARIF Tarify poštovních služeb
Man09150 SPSFS Frankovací stroj
Man09152 SPSZME Zařazení zemí do cenových skupin
Man09154 SPSPROT Protokoly skartačních řízení
Man09156 SPSZF Zdroje financování
Man09158 SPSHLEDEJ Vyhledávání dokumentů spisové služby
Man09160 SPSVYRIZ Číselník způsobů vyřízení

Subsystém iFIS*Spisová služba/Podatelna

Popis subsystému

Modul Spisová služba řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci.

Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.

Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).

Obr.1 Schéma kombinovaného oběhu dokumentů s více podatelnami.

Podací deník - popis datových položek

Základní evidenční pomůckou spisové služby je podací deník. Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce.

Záznam o dokumentu je v databázi uložen pouze 1x. Každé doručení dokumentu a jeho předání je zaznamenáno v historii.

Záznamy v podacím deníku (o dokumentech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.

Zápis v podacím deníku obsahuje následující údaje:

 

Položka

Povinná

Rozsah

Default.hodnota

Poznámka

Základní identifikace

PID - jednoznačné číslo (označení) dokumentu

A

Ch(30)

 

generováno podle masky pro úlohu 091 při uložení nového záznamu (typicky rok a pořadové číslo v rámci roku), opisuje se na dokument

Předmět

A

Ch(100)

 

stručný popis dokumentu (věc)

Evidenční datum

A

dd.mm.rrrr

systémové datum

Datum zaevidování, generováno systémem

Typ dokumentu

A

číselník

TSSCPIS

 

viz Parametrizace - číselník typů dokumentů

Stav dokumentu

A

doména STAVDOKU

Aktivní

generováno systémem, povolené hodnoty: viz Parametrizace

ČJ naše

N

Ch(30)

 

povolena duplicita, možnost generování, pořadové číslo v roce

ČJ vaše

N

Ch(30)

 

 

Spis

N

číselník TSSCSPIS

 

viz Parametrizace – číselník spisů

Odesílatel

A

*)

 

*) skupina položek s možností:

a)  výběru z čís.reg.osob pro spisovou službu

b) výběru z čís.organizací

c)  výběru z čís.uzlů

d) ostatní externí (volný text)

e)  výběru ze skupin adresátů (jen pro adresáty)

Adresát

A

*)

 

Další evidenční údaje

Podací datum

N

dd.mm.rrrr

 

má význam pouze u odesílané pošty

Datum převzetí (doručení)

N

dd.mm.rrrr

 

Využitelné pro přijatou i odesílanou poštu

Způsob doručení

A

číselník

TSSCDOR

 

viz Parametrizace - číselník způsobů doručení

Podací číslo

N

Ch(30)

 

přiděluje Česká pošta

Počet listů

N

N(3)

 

 

Počet příloh

N

N(3)

 

 

Váha (g)

N

N(7)

 

pro frankovací stroj

Poštovné (Kč)

N

N(7)

 

pro frankovací stroj

Zdroj financování

N

 

 

NS/TA/A/KP – hodnoty aplikace Z-P (pro rozúčtování poštovného)

Spisový znak

N

číselník TSSSRAD

 

viz Parametrizace - číselník spisového  a skartačního plánu

Skartační (vyřazovací) znak

N

číselník TSSSRAD

 

generováno automaticky dle spisového znaku

Skartační lhůta

N

číselník TSSSRAD

 

generováno automaticky dle spisového znaku

Poznámka

N

Ch(2000)

 

volný text, např. seznam souvisejících dokumentů, postup vyřízení-oběhu dokumentu ...

Příznak utajení

N

doména UTAJENI

 

povolené hodnoty: vyhrazené, důvěrné, tajné, přísně tajné

Údaje o stavu a cestě vyřizování

Vyřizuje/uloženo

N

číselník J_OSB

 

identifikace zodpovědné osoby, která dokument vyřizuje nebo u které je dokument právě uložen

Vyřídit do

N

dd.mm.rrrr

 

 

Stav vyřízení

A

doména VYRTYP

Vyřizuje se

povolené hodnoty viz Parametrizace

Datum vyřízení

N

dd.mm.rrrr

 

 

Upozornění

N

Ch(1)

 

např. na zvl.důležitost, povolená hodnota: !

Předáno

N

0, 1

0

příznak předání dokum. osobě uvedené v položce „Vyřizuje/Uloženo“

0 – nepředáno,

1 – předáno

Lokace - Místo uložení

A

číselník uzlů

 

generováno systémem - uzel, který má dokument právě v kompetenci

Doručovací cesta

A

přepínač

Standardní (cesta přes podatelny)

Standardní / Přímá / Elektronická

Údaje týkající se záložek Přílohy, Doklady a Půjčky jsou samostatně popsány v 09122 – Podací deník.

Rozsah parametrizace

V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci.

Kromě obecných číselníků iFIS jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující (pořadí odpovídá i postupu implementace):

  • 00310 Správa domén
  • 00304 Číselné řady: jednoznačné číslo dokumentu (PID) a číslo jednací
  • 09138 Číselník typů dokumentů
  • 09140 Číselník způsobů doručení
  • 09126 Číselník uzlů
  • 09130 Přiřazení osob uzlům
  • 09134 Spisový a skartační plán
  • 09146 Přístupy na spisové uzly

Pro větší komfort práce s aplikací jsou doporučena následující nastavení (pořadí odpovídá i postupu implementace):

  • 09132 Číselník skupin adresátů
  • 09124 Číselník funkčních míst
  • 09128 Přiřazení osob funkčním místům

Globální parametry (lokální nejsou použity):

Parametr

Popis

POP3_IP

Adresa POP3 poštovního serveru

POP3_PO

Port POP3 poštovního serveru

SPSUSER

Poštovní schránka spisové služby

SPSPSW

Heslo k poštovní schránce spisové služby

SPSALLSU

A/N - povolit/zakázat prohledávání všech (i cizích) SU

SPSAUTRG

A/N - povolit/zakázat automatickou registraci osob ke spisovým uzlům

SPSCJGEN

T/Z - generování nového čísla jednacího Tlačítkem (okamžitý zápis) / Zaškrtávátkem

SPSCJRUC

A/N - povolit/zakázat ruční zadání nového čísla jednacího

SPSSRPS

A/N - povolit/zakázat skartační řízení na příručních spisovnách

SPSPRISU

Přístupy na spisové uzly: null / 0 / 1  - nekontrolovat / zakázat / povolit adresování SU, není-li záznam v TSSUZPRI

SPS1PID

A/N - omezit/neomezovat počet připojených PID k dokladu na jediný

SPSREPID

A/N - kontrolovat, zda je PID při ručním vstupu zarezervováno (vytištěno) v tseqcs

SPSPID2R

Název položky řady pro kontrolu PID při ručním vstupu a pro tisk čárových kódů PID z iFIS, není-li nastavena, použije se řada s položkou PID

SPSGPID

Způsob zadání PID nového dokumentu při příjmu, odeslání a kopii: pri=xy; ode=xy; kop=xy, kde x je nastavení pro uzel Svět, y pro interní SU. xy mohou nabývat hodnot { R | G | A } kde R=vyplnit ručně nebo snímačem, G=generovat autom., A=kombinace R a G.

SPSDSSU1

ID spisového uzlu, na který se evidují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS

SPSDSSU2

ID spisového uzlu, na který se adresují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS

Přístupy uživatelů "dle kontextu" se v této agendě nevyužívají, přístup je řízen pomocí správy uzlů funkcemi 09126, 09130, 09146.

<u 

Systémové parametry a nastavení(nelze měnit uživatelsky):

• Adresářová struktura přijatých a odeslaných dokumentů (systémová tabulka)

• Nastavení hlavního nadřízeného uzlu "Svět" pro komunikaci s okolím (systémová tabulka)

• Domény - registry (kód a obsah běžného nastavení):


DOKUTYP     druh dokumentu:  Pevně dané ve vývoji

Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (způsob předávání mezi spisovými uzly…).

B

Balík

D

Dopis

F

Faktura

O

Objednávka

P

Poukázka

R

Přihláška ke studiu

S

Smlouva

Z

Veřejná zakázka

M

Veřejná zakázka malého rozsahu

 

STAVDOR     stav doručení:  Pevně dané ve vývoji

Těmito příznaky se řídí zařazení záznamů o dokumentech do adresářových struktur.

A

Odesláno

B

Přijato

C

Vráceno

D

Zaevidováno

E

Přeposláno

 

STAVDOKU  stav dokumentu: Pevně dané ve vývoji

Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování.

A

Archivováno        ... Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.

B

Skartováno          ... Skartování záznamů se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.

C

Spisovna             ... Dokumenty uložené na příruční nebo centrální spisovně.

D

Zapůjčeno           ... Dokumenty zapůjčené z příruční nebo centrální spisovny.

E

Skartovat ihned   ... Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení

F

Chybná evidence ... Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby

G

Skartační návrh   ... Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou zařazené již k posouzení do skartačního návrhu

X

Aktivní                ... Dokumenty, se kterými se aktivně pracuje.

 

DORTYP         způsob doručení:  Pevně dané ve vývoji

Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (Podací list České pošty…).

D

Doporučeně

C

Doporučeně cizina

E

Elektronicky

I

Interně

K

Kurýrní služba

M

E-mail   - vyhrazeno pro systém

O

Obyčejně

 

PSLUZBA         poštovní služba:  Pevně dané ve vývoji

Skupiny poštovních služeb České pošty.

A

Poštovní zásilky

B

Pošt. poukázky

C

Doplňkové služby

D

Příplatky

E

Vrácení cen

F

Slevy

G

Obchodní psaní

H

EMS

I

Platební doklad

J

Obchodní balík

K

Profi balík

L

Slevy za měsíc

M

Zásilkový obchod

 

VYRTYP        stav vyřízení: Navrhuje uživatel po dohodě s dodavatelem.

Uvedené kódy jsou navržené z vývoje, jedná se o základní rozlišení stavu vyřízení dokumentu. (Význam kódů se předpokládá využít také v dalších etapách – např.na konkrétní kódy bude navázána konkrétní funkcionalita pro daný typ/druh dokumentu.)

A

Vyřizuje se - default.hodnota

B

Vyřízeno

 

UTAJENI       stupeň utajení: Dle zákona

Nastavení je dáno platnou legislativou. V této etapě není tato doména provázána na funkcionalitu. Nedoporučuje se nastavení měnit s ohledem na možné využití v dalších etapách.

_

nevyplněno - bez utajení

A

Vyhrazené

D

Důvěrné

G

Tajné

V

Přísně tajné

 



Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Kategorie:Spisová_služba&oldid=8563“