Balíky se spisy a dokumenty k uložení na spisovně
Evidence balíků
Jednotlivé spisy se zakládají do balíků. Pro evidenci balíků se spisy je určen formulář 09164 - Balíky. Formulář lze otevřít z menu iFIS/Spisová služba. Po otevření se zobrazí úvodní formulář s přehledem balíků. Zobrazení přehledu balíků lze ovlivnit zatržítkem Jen platné balíky. Po zatržení se zobrazí jen platné balíky a neplatné se v přehledu nebudou zobrazovat.
Obr. Formulář 09164 - Balíky
Vytvoření nového balíku
Nový balík lze vytvořit klávesou pro Nový záznam. Objeví se nové okno, kam lze zaevidovat podrobnější údaje o balíku. U nového balíku musí být vyplněny povinné položky. Bez jejich vyplnění nelze záznam uložit do databáze. Nový balík musí mít vyplněný název, spisový uzel, skartační znak, skartační lhůtu a rok skartačního řízení. Nově založený balík se automaticky nastaví do stavu Rozpracováno. Stav rozpracovaného balíku je možné změnit na Uloženo přiřazením ukládacího místa. V tomto stavu již není možné měnit některá metadata balíku, a to název, spisový znak, skartační znak, lhůta a rok skartačního řízení. Uložený balík lze uzavřít tlačítkem Uzavřít, čímž se uživateli znemožní editace všech metadat. Opětovně lze uzavřený balík znovu otevřít a umožnit tím editaci metadat. K tomu je určeno tlačítko Otevřít.
Z přehledu balíku lze zobrazit detail konkrétního balíku klávesou Výběr (Enter) nebo Tab. V detailu se zobrazí obsah balíku (dokumenty, spisy). Použitím klávesy Detail/Volání číselníku (CTRL + A) v bloku dokumentů (spisů), se zobrazí detail dokumentu nebo spisu.
Podací deník
Jak využít podací deník k vložení dokumentu do balíku?
Vložení dokumentu do balíku je nutné provést z podacího deníku z formuláře 09122 - Podací deník. Dokument lze vložit pouze do balíku, který se nachází na stejném spisovém uzlu, má stejný spisový znak a zatím nemá vyplněné ukládací místo. Vložení se provádí ze záložky Vyřízení. V případě, že pro dokument existuje alespoň jeden balík, do něhož je možné dokument vložit, lze z položky Ukládací jed. vyvolat list vyhovujících balíků. Pokud takový balík existuje jen jeden, položka se naplní kódem balíku.
Obr. Položka "Ukládací jed." ve formuláři 09122 - Podací deník
Obr. Položka "Uklád. místo" ve formuláři 09122 - Podací deník
Evidence ukládacích míst spisovny
Evidence ukládacích míst spisovny se provádí ve formulář 09165 - Číselník ukládacích míst spisovny. V číselníku lze zakládat nová umístění. V případě nevyplněného spisového uzlu je možné umístění využít pro všechny spisové uzly. Vyplněním spisového uzlu u umístění se zaručí přiřazení balíku pouze do toho umístění, které je definováno pro spisový uzel, ve kterém se balík nachází. Klávesou pro Detail/Volání číselníku (CTRL + A) lze zobrazit detail umístění. Zaevidované ukládací místa spisovny se poté nabízí do položky Uklád. místo ve formuláři 09164 - Balíky, a dále se zobrazí ve formuláři 09122 - Podací deník. Již založená umístění je možné upravovat. Lze také změnit ekonomickou jednotku, názvy, pořadí, platnosti a poznámky, a dále také zneplatňovat.
Obr. Číselník ukládacích míst spisovny
Výběr dokumentu spisové služby
K výběru dokumentu spisové služby slouží formulář 09166 - Dokumenty spisové služby - výběr.
Obr. Dokumenty spisové služby - výběr
Navazující funkce:
