Man03211

03211 * Závazek

Formuláře v systému iFIS*Závazky změnily svou podobu:

doplněním:
- funkcionality potřebné pro podporu kontrolního hlášení
- kontrolního okna s informacemi pro uživatele
- funkčních tlačítek pro procházení do souvisejících detailů
rozšířením do nového formátu 16:10
částečnou změnou ovládání formulářů
definitivním ukončením podpory spuštění okna iFIS* pomocí prohlížeče v režimu XL a XXL

Pro úpravu velikosti okna iFIS* na monitorech musí uživatel použít tzv. klientský login. Více podrobností k nastavení je uvedeno v aplikaci Helpdesk pod číslem hlášení 31340

Varování

Znovu je zapotřebí si nad novými formuláři iFIS*Závazky nadefinovat:

nastavení uživatelského vzhledu formulářů, zejména přehledových (tzv. boldů)
své oblíbené uživatelské filtry
používané ikony přímé navigace v levém postranním panelu okna iFIS*

Vybrané formuláře dodavatelských faktur a závazků k zaměstnancům byly sjednoceny do tří nových sloučených formulářů pro:

výběr závazků
výběr deníku
zobrazení detailu,

které se nově od původních závazků odlišují zvětšeným formulářovým oknem.

Sloučený formulář 03211 - Závazek pro zobrazení detailu se navíc od původních závazků odlišuje:

kontrolním oknem, které nahrazuje dosavadní upozornění
ovládacími tlačítky umístěnými v horní části formuláře k usnadnění přístupu k dalším funkcím
možností zadat sazbu DPH také pomocí názvu
změnou názvu v závislosti na funkci, z které je vyvolán, číslo sloučeného formulářů 03211 - Závazek zůstává stejné

Sloučený formulář pro zobrazení detailu se otevírá:

při pořízení:
- dodavatelské faktury z formuláře 03211 - Pořízení dodavatelské faktury
- závazku k zaměstnanci z formuláře 03241 – Pořízení závazku k zaměstnanci
při vstupu do detailu z oprav:
- dodavatelské faktury z formuláře 03212 – Opravy dodavatelských faktur
- závazku k zaměstnanci z formuláře 03242 – Opravy závazků k zaměstnancům
při vstupu do detailu ze schvalování:
- dodavatelské faktury z formuláře 03219 – Schvalování dodavatelské faktury
- závazku k zaměstnanci z formuláře 03249 – Schvalování závazků k zaměstnancům
při vstupu do prohlížení detailu dodavatelské faktury či závazku k zaměstnanci vyvolaného z různých formulářů iFIS* (například formuláře 03230 – Přehled dodavatelských faktur, 03243 – Prohlížení závazků k zaměstnancům, 03237 – Přehled závazků, případně z některých dalších formulářů, pokud se jedná o typ dokladu s označením Faktura či Závazek k zaměstnanci), čímž jsou postupně nahrazovány tyto funkce:
- 03231 – Dodavatelské faktury – prohlížení dosud používaný pro prohlížení detailu dodavatelské faktury
- 03244 – Prohlížení závazku k zaměstnanci dosud používaný pro prohlížení detailu závazku k zaměstnanci
při kopii dodavatelské faktury a závazku k zaměstnanci z funkce 03201 – Kopie závazků v rozlišení podle původního kopírovaného typu dokladu, čímž byly nahrazeny tyto zrušené funkce:
- 03216 – Kopie dodavatelské faktury dosud používané pro vytvoření kopie dodavatelské faktury
- 03217 – Kopie závazku k zaměstnanci dosud používané pro vytvoření kopie závazku k zaměstnanci
při účetní likvidaci závazku z funkce 03214 - Účetní likvidace závazků, čímž byl zrušen:
- detail formuláře 03214 - Účetní likvidace závazků, do kterého se vstupovalo při účetní likvidaci typu dokladu Faktura, přičemž přehledový formulář zůstává zachován
- formulář 03246 - Účetní likvidace závazku k zaměstnanci
z dalších vybraných formulářů

	Poznámka
	Formulář 03211 - Závazek se ve většině případů nazývá podle funkce, odkud je volán. Všechny uvedené informace se týkají pouze dodavatelských faktur a závazků k zaměstnancům. Zálohy ani dobropisy dosud sloučené nejsou.

	Poznámka
	Dosud je možné prohlížet dodavatelské faktury a závazky k zaměstnanci v detailu formuláře sloučených závazků pouze z některých funkcí iFIS. Do budoucna se plánuje se zavedením tohoto sloučeného formuláře u všech funkcí iFIS, odkud je možné detail dodavatelské faktury a závazku k zaměstnanci zobrazit.

Podrobnější dokumentace ke sloučeným formulářům závazků je uvedena zde.

Dodavatelská faktura

Pořízení dodavatelské faktury

Formulář slouží k pořízení dodavatelské faktury a umožňuje též její účetní likvidaci. Faktura je pořízena do fakturačního deníku, který předurčuje její pozdější rozkontaci. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 032 - Závazky určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). Měna v deníku určuje, zda faktura bude domácí nebo zahraniční. Po výběru deníku je zobrazen předvyplněný nový doklad - faktura. Automaticky se předvyplní položka Deník s číslem a názvem deníku, do kterého byla faktura pořízena. Také některé další položky zde mohou být předvyplněny na základě nastavení parametrů v dodavatelském deníku.

Pozor

Pokud je v deníku zapsána jiná měna než domácí (domácí měna je určena parametrem MENA v tabulce globálních parametrů), je doklad svázán s touto měnou a nelze ji změnit. Vznikne tak zahraniční faktura. Výběru správného deníku podle druhu faktury je třeba věnovat pozornost. V případě, že faktura byla pořízena do nesprávného deníku, je možno ji přesunout do jiného se stejnou měnou přes formulář 03212 - Opravy dodavatelských faktur (pokud je ve stavu "Chybový" nebo "Doplněn") nebo ji lze stornovat a pořídit znovu.

Správu fakturačních deníků a předkontace řeší formulář 03260 - Dodavatelské deníky.
Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby. Buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů. V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku je uživatel upozorněn, proč nelze deník použít, a nový doklad do tohoto deníku nelze pořídit.

Obr. 03211/1 Pořízení faktury – výběr deníku

	Nastavení
	Jak omezit výběr deníků při pořizování faktury?

Pořízení domácí faktury

Po výběru deníku, které se zobrazí ve funkci 03211 - Pořízení dodavatelské faktury, se otevře stejnojmenný formulář pro pořízení, kam lze již zadávat jednotlivé údaje.

Obr. 03211/2 Pořízení tuzemské dodavatelské faktury - detail

Výchozí postavení kurzoru na určité položce po vstupu do detailu pořízení faktury lze nastavit pomocí lokálního parametru DOFAVPOL. Obsah parametru musí obsahovat přesný název položky, na které má být kurzor při vstupu do formuláře umístěn.

	Příklad
	Má-li stát kurzor například na položce PID, musí být hodnota lokálního parametru DOFAVPOL nastavena na "PID" (jedná se o název položky).

Pokud není tento lokální parametr nastaven, bude kurzor umístěn podle defaultního nastavení.

Některé položky v hlavičce jsou předvyplněny podle toho, jak jsou definovány v deníku. Tyto položky je možné ještě opravit.
Interní číslo faktury bude přiřazeno až při zápisu údajů do databáze a nelze jej nikdy změnit.

	Tip
	Toto interní číslo je vhodné poznamenat na prvotní papírový doklad. Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků této kontroly mění stav dokladu.

Poznámka

Uživatel je také upozorňován hlášeními v kontrolním okně dokladu.

Hlášení jsou rozlišeny barevně:

červená barva - důležitá zpráva, která brání uzavření dokladu
černá barva - informativní zpráva, nebrání uzavření

Aby bylo možné zapsat fakturu do databáze, musí být vyplněné tyto položky:

Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
Typ akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
Akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
Firma - z číselníku firem, spolu s firmou se předvyplní ty z položek Způsob úhrady, Datum splatnosti, Proplatit, které u vybrané firmy mají nastavenu hodnotu v doplňku číselníku firem; na místo názvu firmy lze předvyplnit buď část názvu nebo část IČO, po stisku klávesy nabídky se přepíše na název, existuje-li jednoznačná shoda s číselníkem
Číslo faktury dodavatele - může obsahovat až 32 znaků, stejně tak i položka volaných tiskových sestav (např. tiskové sestavy 10140 - Likvidační list grafický)
Období - lze změnit na některé budoucí, je-li však mladší než aktuální nebo následující, je na to uživatel upozorněn

Aby bylo možné uzavřít fakturu, musí být v hlavičce vyplněny zejména tyto položky:

Cizí účet - z číselníku cizích účtů, je-li způsob úhrady příkazem
Vlastní účet - z číselníku vlastních účtů; položka předurčuje, ze kterého účtu má být faktura proplacena; údaj lze změnit i po uzavření dokladu
Konstantní symbol - pomocí číselníku konstantních symbolů
Variabilní symbol - předvyplněný z deníku, pokud v deníku není uveden, předvyplní se podle čísla faktury dodavatele
Došlo dne - předvyplní se aktuálním datem
Datum splatnosti - předvyplní se podle údaje SPLAT vázaného k úloze 032 - Závazky v tabulce lokálních parametrů
Způsob úhrady - z nabídky způsobů úhrady
DPH - daň z přidané hodnoty
K úhradě - částka k úhradě

V hlavičce faktury mohou být vyplněny například tyto položky:

VZ číslo/typ - číslo veřejné zakázky a její typ
PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby), má-li písemnost u sebe přílohy, zabarví se tlačítko PID žlutou barvou
Číslo objednávky - libovolný text nebo číslo objednávky z modulu iFIS*Objednávky; je-li nastaven lokální parametr DOSALOBJ, je s touto položkou spojena další funkčnost popsaná níže v odstavci Saldo objednávky
DIČ dodavatele - z číselníku firem
Číslo dodacího listu - libovolný text
Specifický symbol - libovolný text předvyplněný z deníku nebo z dodavatelského účtu s možností změny
Datum zdanitelného plnění - nepodaří se zapsat doklad s datem uskutečnění zdanitelného plnění mladším, než je účetní období
Náhradní plnění - více k problematice náhradního plnění uveřejněno v dokumentaci na stránce Náhradní plnění v iFIS
Penále denně v % - číslo předvyplněné při vstupu na položku z číselníku firem nebo z lokálních parametrů, je možno změnit
Popis dodávky - libovolný text
Proplatit fakturu - z nabídky přípustných hodnot
Důvod neproplacení - libovolný text
Referent - z číselníku osob, předvyplní se jménem uživatele, který je zapsán v deníku, není-li v deníku, pak jménem uživatele, který právě pořizuje doklad
Schvaluje - z číselníku osob
Číslo smlouvy - z nabídky; je-li vyplněno a existují-li řádky faktury, je přístupné tlačítko "Saldo smlouvy"; po jeho užití lze vytvořit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet

	Poznámka
	Částky "Daň z přidané hodnoty" a "K úhradě" se kontrolují na součet hodnot uvedených v řádcích faktury.

Poznámka

Při pořízení, opravě či kopii dodavatelské faktury (týká se také přijatého zálohového listu) je nastavena kontrola na existenci závazku mladšího než jeden rok v případě, kdy variabilní symbol závazku a také IČO nebo DIČ firmy jsou v této nové faktuře či zálohovém listu shodné s již existujícím závazkem. Je-li nalezena shoda, uživatel je informován hlášením upozorňujícím na existenci stejného závazku. Do kontroly jsou zahrnuty všechny závazky mladší než jeden rok a stáří je posuzováno na základě položky Došlo dne.

Schvalující osoba

Při pořízení, opravě, kopii:

dodavatelské faktury
závazku k zaměstnanci
přijatého zálohového listu

je umožněno při změně zdroje financování automaticky měnit také schvalující osobu do položky Schvaluje. To je důležité zejména z hlediska následného schvalování závazků, generování likvidačních listů, apod.

Schvalující osoba se vyhledává podle těchto pravidel:

nejprve se vyhledává v seznamu odpovědných osob zaevidovaných u zdroje financování (NS/TA/A/KP)
pokud zde žádná taková osoba není nalezena, vyhledává se u zakázky
pokud ani zde není osoba uvedena, je položka Schvaluje předvyplněna osobou zodpovědnou za NS.

Způsob vyhledávání osob je ovlivněný nastavením lokálního parametru SCHVROLE, algorytmus vyhledávání si lze upravit na míru specifickým požadavkům ekonomického oddělení.

	Poznámka
	Zodpovědná osoba je vždy vyhledána v souladu s nastavením lokálního parametru SCHVROLE. Je-li tento lokální parametr nastaven na hodnotu R, bude vyhledávána osoba Příkazce operace.

	Pozor
	Záznamy jsou zároveň tříděny podle položek Pořadí a Hlavní. To znamená, že po vyhledání odpovědných osob se do položky Schvaluje doplní osoba s pořadím číslo 1, ale pouze v případě, že je tato osoba označena jako platná.

Saldo objednávky

Má-li formulář spolupracovat s doklady z modulu iFIS*Objednávky, musí být nastaven lokální parametr DOSALOBJ na hodnotu A. Pak je přístupná položka Plnění z objednávky Kč i tlačítko "Saldo objednávky". Položka Číslo objednávky se stane první vstupní položkou dokladu. Zná-li uživatel číslo objednávky, pak jeho vyplněním se z objednávky přitáhnou hodnoty položek zdroje financování, název firmy a do položky Plnění z objednávky Kč i částka dosud nevyřazená ze salda objednávek. Současně se založí záznam do tabulky salda objednávek s předvyplněnou částkou. Změnou položky Plnění z objednávky Kč se změní i částka záznamu salda. Pokud uživatel dopředu nezná číslo objednávky, může použít tlačítko "Saldo objednávky", avšak nejprve musí být vyplněny povinné položky hlavičky faktury. Uživatel pak může vybrat objednávku ve formuláři 30333 - Objednávky - vstup.
V případě, že uživatel zapíše do čísla objednávky souhrnnou objednávku a jsou vyplněny povinné položky hlavičky závazku, zobrazí se formulář 30329 - Saldo objednávek k faktuře s rozpisem složeným z dílčích objednávek. V tomto rozpisu je možno upravit jednotlivé částky. Po návratu do závazku je původní číslo souhrnné objednávky přepsáno na číslo některé použité dílčí objednávky. Jestliže nejsou vyplněny všechny povinné položky hlavičky závazku, musí uživatel po jejich vyplnění sám stisknout tlačítko "Saldo objednávky", aby se zobrazil formulář 30329 - Saldo objednávek k faktuře.

Vyplnění řádků

Řádky faktury lze pořizovat i v případě, že nejsou správně doplněny všechny údaje v hlavičce.

Aby bylo možno řádek uložit, nesmějí být prázdné tyto položky:

Sazba DPH - je-li vyplněn zdroj financování z číselníku zakázek, kde je předvyplněna také sazba DPH - nabízí se tato sazba; je-li požadována jiná sazba než je u dané zakázky předdefinována, zruší se zatržítko "Jen výchozí sazby zakázky"; v nabídce pro položku Sazba lze vybírat z nabídky přípustných hodnot; existuje-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro přijatá zdanitelná plnění, je tato vybrána automaticky a položka Sazba DPH je nepřístupná
Cena bez DPH
DPH v Kč

Řádek je možno vyplnit postupně, jak jdou položky za sebou. Je-li vyplněno množství a poté cena bez DPH, jsou ostatní částky dopočteny automaticky. Pokud se zapisuje zjednodušený daňový doklad, při vyplňování se přeskočí položky Cena/jedn, Cena bez DPH, DPH Kč a vyplněním položky Celkem Kč se automaticky dopočtou zbývající hodnoty. Způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHDOZAO. Výsledky výpočtů jsou dodatečně opravitelné. Jestliže se opraví položka Celkem Kč, opraví se sama i položka Cena bez DPH tak, aby součet ceny bez DPH a DPH byl shodný s částkou v opravené položce. Je-li opravena Cena bez DPH, je opravena i položka Celkem Kč opět tak, aby byl součet zachován. Je-li opravena položka DPH Kč, je opravena i položka Celkem Kč. Při těchto opravách zůstává zachována pouze rovnost součtu položky DPH Kč a položky Cena bez DPH položce Celkem Kč, procentuální část však neodpovídá uvedené sazbě DPH.
Lokální parametr DOBEZNAR obsahuje číslo znamenající počet roků, po kterém je možno k řádkům závazku přiřadit pouze sazbu označující nedaňový doklad. To znamená, že když se zapíše závazek s datem uskutečnění zdanitelného plnění starším, než je určeno v lokálním parametru, podaří se do řádků závazku uložit pouze sazbu nula-není daňový doklad.
Při uložení dokladu se z hlavičky i řádků závazku generuje doklad do úlohy DPH - tzv. UDD. Řádky UDD mají daňové období stejné, jako má závazek účetní období. Výjimkou je závazek s datem uskutečněného zdanitelného plnění z minulých let, ale ne starším, než určuje lokální parametr DOBEZNAR. UDD takovéhoto závazku má daňové období dle data uskutečněného zdanitelného plnění a slouží pro dodatečné daňové přiznání.
Položku Akce je možno vyplnit z nabídky přípustných hodnot. Ty jsou nabízeny z číselníku, který je nastaven v příslušném deníku závazků v položce Typ akce. Položka K% určuje v % poměrnou část DPH, která bude započítána do odpočitatelné části zaplacené DPH na vstupu. Koeficient se uplatní i při vytváření řádků účetní likvidace, avšak pouze za předpokladu, že v deníku je nastavena rozkontace z řádků dokladu.

Vyúčtování poskytnuté zálohy v dodavatelské faktuře

Jestliže byla poskytnuta záloha firmě uvedené v hlavičce faktury, pak na tento fakt upozorňuje hlášení při vstupu do bloku řádků faktury. Nejprve lze pořídit řádky vyjadřující náš závazek dodavateli. Pokud existuje alespoň jedna nevyrovnaná pohledávka z poskytnuté zálohy, potom je možné stiskem tlačítka Záloha vyvolat seznam všech nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh dodavateli uvedenému v hlavičce dokladu. V tomto seznamu lze vybrat zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušnou pohledávku. Měnit lze částku určenou ke spárování s fakturou, avšak tato částka nemůže být větší než částka na faktuře vyjadřující závazek, ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu pohledávek z poskytnutých záloh. Je-li potřeba vybrat pohledávku z poskytnuté zálohy jinému dodavateli, lze tak učinit po opětovném dotazu v seznamu nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh. Je-li označena příslušná pohledávka, odchodem ze seznamu se na faktuře vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování poskytnuté zálohy. Současně se pod řádky faktury objeví tlačítko UDD zálohy pro prohlížení UDD přivázaného k zálohovému listu. Pokud takové UDD existuje, lze z něho zjistit sazbu DPH a na řádku vyúčtování lze změnit sazbu DPH na odpovídající. Hradí-li záloha plně fakturu, je faktura zapsána s celkovou částkou K úhradě rovnou nule, je ihned vyřazena ze salda a nelze na ni vystavit bankovní příkaz. Je-li částka zálohy menší než částka fakturovaná dodavatelem, je faktura zapsána na částku rovnající se jejich rozdílu. Na tento rozdíl je zapotřebí běžným způsobem podle druhu úhrady buď vystavit bankovní příkaz k úhradě, nebo vytvořit pokladní doklad.

Účetní likvidace faktury vyúčtovávající poskytnutou zálohu

Nebyl-li zálohový list věcně likvidován, v účetní likvidaci faktury spárované s pohledávkou ze zálohy se objeví řádek, jehož analytický účet je převzat z deníku, do kterého je zapsán zálohový list, na jehož podkladě vznikla příslušná pohledávka ze zálohy. V případě, že u zálohového listu byla uskutečněna věcná likvidace, použije se při tvorbě účetní likvidace. Jestliže vyúčtovaná částka je menší než celková částka zálohy, před zobrazením účetní likvidace se objeví obrazovka s věcnou likvidací zálohy. Ta je rozdělena na dva bloky. V levém je seznam čísel generovaných pohledávek svázaných se zpracovávanou fakturou spolu s částkami uvedenými na faktuře. V pravém je věcná likvidace vybrané zálohy z levého bloku. Je nutno upravit částky ve věcné likvidaci v pravém bloku tak, aby se jejich součet rovnal částce v levém bloku, a to je třeba vykonat pro všechny generované pohledávky uvedené v levém bloku. Teprve pak po stisku klávesy Konec se vypíše účetní likvidace faktury. Nesmí se však kombinovat vyúčtování věcně likvidovaných záloh se zálohami bez věcné likvidace.

Likvidační list

Jsou-li v dokladu doplněny základní údaje, je možno vytisknout předvyplněný likvidační list faktury. Po doplnění tohoto listu kompetentní osobou lze uzavřený doklad podle tohoto listu účetně likvidovat přes funkci 03219 - Schvalování dodavatelských faktur nebo 03214 - Účetní likvidace závazků.
Forma tisku likvidačního listu může být změněna správcem databáze, pokud správce vytvoří novou tiskovou sestavu “na míru“ a jeho název zapíše do číselníku lokálních parametrů k položce s názvem "KOSILKA". Když takový záznam v tabulce lokálních parametrů chybí, je použita defaultní tisková sestava.
Povolení tisku likvidačního listu od určitého stavu dokladu je řízeno lokálním parametrem "STKOSILE". Parametr může nabývat stavů "E" - Chybový, "D" - Doplněný, "U" - Uzavřený a "K" - Kontovaný.

Uzavření faktury

Uzavření dokladu je možné pouze za předpokladu správného a úplného vyplnění hlavičky a řádků faktury. Před uzavřením není faktura zahrnuta do saldokonta a nelze ji proplácet. Jestliže existuje neuhrazená pohledávka u stejné firmy, jako je dodavatel na faktuře, pak při uzavření dokladu je uživatel upozorněn na možnost zápočtu.
Po uzavření faktury nelze již většinu údajů měnit. Měnit bude možné na jiném místě tyto položky:

Bankovní účet vlastní
Datum splatnosti
Datum zdaň. plnění
Variabilní symbol
Konstantní symbol
Specifický symbol
Způsob úhrady
Proplatit fakturu
Důvod neproplacení
Období

Pokud je v příslušném deníku dodavatelských faktur nastavena automatická účetní likvidace a současně v Číselníku funkcí je u funkce 03211 - Pořízení dodavatelské faktury nastaven automatický průchod (viz administrace), proběhne při uzavření automatická účetní likvidace a změní se stav dokladu na Kontován tehdy, když to dovolí kontrola nově vzniklých účetních řádků. V opačném případě se stav změní na Uzavřen a je nabídnuta volba Kontace.

Jestliže je v číselníku sazeb DPH vyplněn analytický účet a v odpovídajícím deníku nastavena rozkontace z řádků, pak účetní likvidace dokladu bude mít z každého řádku s nenulovou sazbou DPH účetní řádek o DPH s analytickým účtem z číselníku sazeb DPH. Pokud v číselníku analytický účet vyplněn není a v odpovídajícím deníku je nastavena rozkontace z řádků, pak o DPH nebude účtováno, i když úloha DPH bude evidovat DPH.
Jestliže je za způsob úhrady zvolena možnost Splátky, pak je nutné přes detail funkce 03211 - Schvalování dodavatelské faktury tlačítkem Splátky vyplnit splátkový kalendář.

Při převzetí dokladu ze zásobníku závazků lze parametricky nastavit výchozí sazby DPH s vazbami na:

úlohu
typ importovaného dokladu,

které se budou doplňovat, a to pomocí dotazu v tabulce R_SQL. Pro správné nastavení fungování je nutné kontaktovat pracovníky BBM.

Pořízení zahraniční faktury

Obr. 03211/3 Pořízení zahraniční dodavatelské faktury - detail

Kurz pro přepočet cizí měny na Kč je určen hodnotou položky Datum kurzu a odpovídajícím záznamem v kurzovním lístku. Pokud tento neexistuje, nejsou přístupny řádky závazku. Do formuláře pro kurzovní lístek se lze dostat tlačítkem pro doplnění číselníku z položky Datum kurzu. Částka k úhradě v domácí měně je samočinně dopočítávána podle kurzu.
Lokální parametr DOZALDPH určuje způsob generování řádku obsahujícího vyúčtování poskytnuté zálohy.
Hodnota 1 parametru způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem faktury (do účetní likvidace faktury jde však částka podle kurzu úhrady zálohového listu). Tento způsob má tu nevýhodu, že při rozdílných kurzech a při nenulové DPH na vyúčtování vzniká a zůstává kurzový rozdíl na účtu DPH.
Hodnota 2 parametru způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem úhrady zálohového listu. Aby zůstal zachován kurz faktury, je vygenerován ještě další řádek, a to pro kurzový rozdíl zálohy. Tento řádek obsahuje nulovou částku v cizí měně a nenulovou v domácí měně.

	Poznámka
	Datum kurzu se přebírá z položek Došlo dne nebo Datum uskutečnění zdanitelného plnění podle nastavení lokálního parametru DOKURS, ale pouze v tom případě, že nejsou ještě vyplněny žádné řádky závazku.

Dodatkové údaje

Jestliže jsou nastaveny položky pro úlohu 032 - Závazky a pro aktuální deník ve formuláři 01426 - Dodatkové údaje - administrace, je po prvním zápisu dokladu zobrazeno tlačítko "Dodatky". Po jeho použití se pořizují dodatkové údaje k dokladu. Tyto údaje je možno prohlížet a aktualizovat i po uzavření dokladu rovněž v dalších formulářích pro práci se závazkem. Při aktualizaci dodatkových údajů lze postupovat, jak je uvedeno u funkce 01425 - Dodatkové údaje.
Pokud pro aktuální deník neexistuje platný záznam v administraci dodatkových údajů, tlačítko "Dodatky" se nezobrazí.

Opravy dodavatelských faktur

Formulář 03211 - Opravy dodavatelských faktur lze spustit klávesou pro Výběr z přehledového formuláře 03212 - Opravy dodavatelských faktur. Je-li tato funkce spuštěna samostatně z menu pomocí přehledového formuláře 03212 - Opravy dodavatelských faktur, jsou zobrazeny dodavatelské faktury ve stavu Chybový nebo Doplněn. Je-li funkce spuštěna z formuláře 03252 - Uzavření měsíce faktur, jsou do přehledu vybrány faktury bránící uzavření měsíce bez ohledu na stav dokladu. U vybrané faktury se podle jejího stavu dají opravovat zvýrazněné položky v hlavičce a řádcích.

Obr. 03211/4 Opravy dodavatelských faktur - detail

Oprava hlavičky a řádků

Pokud je faktura ve stavu Chybový nebo Doplněn, je možno stejně jako při pořizování nové dodavatelské faktury všechny položky opravovat a doplňovat (viz kapitola Pořízení dodavatelské faktury). V případě, že faktura byla pořízena do nesprávného deníku a je ve stavu Chybový nebo Doplněn, je možno ji přesunout do jiného se stejnou měnou. Přesun se uskuteční tak, že pomocí myši se vstoupí do položky Číslo deníku a z nabídky se vybere požadovaný deník.
Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků kontroly mění stav dokladu.

Při pořízení, opravě či kopii dodavatelské faktury (týká se také přijatého zálohového listu) je nastavena kontrola na existenci závazku mladšího než jeden rok v případě, kdy variabilní symbol závazku a také IČO nebo DIČ firmy jsou v této nové faktuře či zálohovém listu shodné s již existujícím závazkem. Je-li nalezena shoda, uživatel je informován hlášením upozorňujícím na existenci stejného závazku. Do kontroly jsou zahrnuty všechny závazky mladší než jeden rok a stáří je posuzováno na základě položky Došlo dne.
V opravách dodavatelské faktury je umožněno při změně zdroje financování automaticky měnit také schvalující osobu.

V případě změny čísla bankovního účtu nebo částky uvedené na závazku se stavem Uzavřen či Kontován lze nastavit odesílání upozornění na e-mailovou adresu zaevidovanou v globálním parametru KBMAILTO s tím, že kopie upozornění je zároveň možné zaslat na e-mailovou adresu uvedenou v globálním parametru KBMAILCP.

Uzavření faktury

Úspěšné uzavření je možné pouze za předpokladu správného a úplného vyplnění hlavičky a řádků faktury. Před uzavřením není faktura zahrnuta do saldokonta a nelze ji proplácet. Jestliže existuje neuhrazená pohledávka u stejné firmy, jako je dodavatel na faktuře, pak při uzavření dokladu je uživatel upozorněn na možnost zápočtu.
Pokud je v příslušném deníku dodavatelských faktur nastavena automatická účetní likvidace a v Číselníku funkcí u funkce Opravy dodavatelských faktur nastaven automatický průchod (viz administrace), pak při uzavření proběhne automatická účetní likvidace a stav dokladu se změní na Kontován, pokud proběhne správně kontrola nových účetních řádků. Neprovede-li se automatická účetní likvidace, je nutno pro účetní likvidaci použít funkci 03214 - Účetní likvidace závazků nebo 03219 - Schvalování dodavatelské faktury.
Po uzavření dokladu tato funkce již nepovolí cokoli na něm měnit. Změny některých položek lze ještě dodatečně uskutečnit ve funkci 03219 - Schvalování dodavatelské faktury.

Schvalování dodavatelské faktury

Formulář 03211 - Schvalování dodavatelské faktury lze spustit klávesou pro Výběr z přehledového formuláře 03219 - Schvalování dodavatelské faktury, kde jsou zobrazeny doklady, které dosud nebyly vyřazeny ze salda nebo nebyly odeslány do účetnictví.

	Poznámka
	Do formuláře se nenačítají závazky ve stavu Storno nebo Zrušen a doklady, které jsou již přenesené do účetnictví.

Poté, co je závazek vybrán k plnému zobrazení, lze podle jeho stavu opravovat zvýrazněné položky v hlavičce a řádcích, například položku Proplatit, kterou lze změnit z hodnoty N (proplatit - ne) na hodnotu A (proplatit - ano) a naopak. Stejně tak lze vyplnit i důvod, proč faktura nebyla schválena (proplacena), a to hned do vedlejší položky. Takto ale nelze opravit úplně všechny záznamy. U závazků nepřenesených do účetnictví lze opravovat i rozkontaci.

Obr. 03211/5 Schvalování dodavatelské faktury - detail s položkou "Proplatit"

Úprava hlavičky a řádků

U dokladu lze opravovat jen tyto položky:

Nákladové středisko - z číselníku nákladových středisek, musí být vyplněno, je-li tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů (DOMUSINS)
Cizí účet - z číselníku cizích účtů
Popis dokladu
Vlastní účet - z číselníku vlastních účtů
Číslo objednávky - pokud je lokální parametr FORPROBJ nastaven tak, aby bylo možné propojit faktury s úlohou iFIS*Objednávky, lze klávesou List vyúčtovat objednávku a klávesou pro Výběr si prohlédnout všechny objednávky svázané s fakturou
Variabilní symbol
Konstantní symbol
Specifický symbol
Způsob úhrady - z nabídky způsobů úhrady (pokud je uvedena hodnota Splátky, lze vyplnit splátkový kalendář)
Datum splatnosti
Proplatit závazek - z nabídky přípustných hodnot
Důvod neproplacení - volný text
Období - u závazků nepřenesených do účetnictví na období, které ještě nebylo uzavřeno, nebo na některé budoucí
Nárok na odpočet DPH v % - lze upravovat pouze u dokladů nepřenesených do účetnictví (existují-li již řádky účetní likvidace, je nutné je upravit ručně podle provedené změny)
Číslo smlouvy - z nabídky (je-li vyplněno, je přístupné tlačítko Saldo smlouvy, po jeho užití lze vytvořit nebo upravit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet)

Na dokladu zůstávají přístupné bez možnosti změny položky, které jsou delší, než je zobrazeno:

Osoba
Referent
Schvaluje
Firma
Text řádky
Sazba DPH %

Tlačítkem či volbou Kontace lze prohlížet z detailu dokladu účetní likvidaci ve funkci 02168 - Prohlížení účetní likvidace. Z této funkce poté lze vytvořit k dokladům i tzv. dodatečnou účetní likvidaci tlačítkem "Dodatečná kontace" (), které je přístupné pouze u dokladů ve stavu "Kontován". Podrobnější dokumentace k této funkci je uvedena ve formuláři 02168 - Prohlížení účetní likvidace.

Otevření dokladu

Doklad, který není uhrazený ani přenesený do účetnictví ani zrušený, lze ještě otevřít pomocí tlačítka Otevření v levém dolním rohu obrazovky. Přístup uživatele na toto tlačítko je řízen správcem aplikace pomocí přístupu na modul BUT_ZAV_OTEV. Pokud z nějakého důvodu není možno otevřít doklad, tlačítko pro otevření se vůbec nezobrazí.

Obr. 03211/6 Schvalování dodavatelské faktury - detail s tlačítkem "Otevření"

Přehled dodavatelských faktur

Z přehledu faktur z formuláře 03230 - Přehled dodavatelských faktur lze klávesou pro Výběr vyvolat formulář 03211 - Přehled dodavatelských faktur. Tento formulář umožňuje pouze prohlížení dodavatelské faktury, její účetní likvidace, příslušných úhrad, dobropisů, záloh, případně i jednotných celních deklarací. Dále je možné tisknout likvidační list faktury. Na tyto volby lze získat přístup po stisku klávesy Konec. Pokud je v tabulce lokálních parametrů nastaveno propojení do modulu iFIS*Objednávky, je možno z položky Číslo objednávky prohlížet klávesou detail všechny objednávky svázané s fakturou, a to ve formuláři 30329 - Saldo objednávek k faktuře.

	Poznámka
	Sloučený formulář pro prohlížení detailu dodavatelské faktury ve funkci 03211 je možné vyvolat i z některých dalších vybraných funkcí.

Obr. 03211/7 Prohlížení hlavičky a řádek faktury

Tiskové výstupy

Pro některé tiskové sestavy je zapotřebí vybrat požadovaný záznam pomocí dotazu. Takto vybraný záznam je možné vytisknout pomocí klávesy pro přímý tisk nebo klávesou pro výběr tiskových sestav.

Pro sestavu 00371/03231 - Likvidační list (volný text) byl upraven lokální parametr T_KOSCHV pro tisk zadaného textu za svislým lomítkem při zadané hodnotě "N" nebo předdefinovaného sestavou:

A - tiskne se sestavou předdefinovaný text "Schválil" a "Dne:"
N| - tiskne se uživatelem předdefinovaný text v lokálních parametrech

Závazek k zaměstnanci

Pořízení závazku k zaměstnanci

Po otevření formuláře 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci jsou nabízeny deníky, jejichž typ dokladu je Závazek k zaměstnanci. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 032 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). Po výběru deníku je zobrazen nový doklad ve sloučeném formuláři závazků 03211 - Pořízení závazku k zaměstnanci]], který je předvyplněný podle nastavení v deníku. Předvyplněné položky je možno opravit. Deníkem je také určeno, zda závazek je zapsán v domácí či v cizí měně.
Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby:

buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu
nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů.

V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku se zobrazí upozorněni, proč deník nelze použít, a nový doklad se do tohoto deníku nepořídí.

Obr. 03211/8 Pořízení závazku k zaměstnanci - výběr deníku

Závazek k zaměstnanci v domácí měně

Obr. 03211/9 Pořízení závazku k zaměstnanci v domácí měně

Položky v hlavičce

Stav:
- PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu iFIS*Spisová služba)
- Číslo závazku - přidělené číslo závazku
Interní údaje:
- Číslo a název deníku - číslo a název deníku vybraného deníku z číselníku dodavatelských deníku
- Období - nemůže být starší, než je 1. otevřené období
- Došlo dne - datum pořízení
- Číslo objednávky - libovolný text nebo číslo objednávky z modulu iFIS*Objednávky. Je-li nastaven lokální parametr DOSALOBJ, je s touto položkou spojena další funkčnost popsaná níže v odstavci Saldo objednávky
- Zdroj financování:
  - Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem nákladového střediska z tabulky lokálních parametrů
  - Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
  - Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
  - Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
- Popis dokladu - volný text
- Vlastní účet - z číselníku vlastních bankovních účtů
- Proplatit - příznak proplacení:
  - A - povolit proplacení,
  - N - pozastavit proplacení
- Důvod - důvod pozastavení platby
- Referent - příjmení, jméno, titul z číselníku uživatelů nebo referent nastavený v deníku
- Schvaluje - odpovědná osoba, která schvaluje
Opis prvotního dokladu:
- Číslo prvotního dokladu
Partner:
- Osobní číslo - převzaté z číselníku zaměstnanců
- Identif. č. - identifikační číslo zaměstnance z číselníku zaměstnanců
- Jméno zaměstnance - z nabídky všech zaměstnanců v číselníku zaměstnanců, musí být vyplněno, obsahuje příjmení, jméno, titul, titul za jménem, osobní číslo, rodné číslo
K úhradě:
- Způsob úhrady - z nabídky, oproti jiným typům dokladu je zde navíc způsob úhrady Jiná platba. Závazek, který má tento způsob úhrady, úloha Saldo nezpracovává, předpokládá se, že úhrada je zajištěna jiným systémem než iFIS*.
- Cizí účet - z nabídky, je-li v číselníku cizích účtů u zvolené osoby zapsán pouze jeden účet, jeho číslo je vyplněno současně s volbou osoby
- Splatnost - datum splatnosti
- DPH - doplňuje se samočinně podle částek v řádcích
- Variabilní symbol - lze nastavit automatické doplňování
- Konstantní symbol - lze nastavit automatické doplňování
- Specifický symbol - vyplní se výběrem osobního účtu z číselníku cizích účtů, ale lze nastavit i jiné vyplňování
- Celkem Kč

Při pořizování nového závazku k zaměstnanci se automaticky předvyplňuje schvalující osoba do formulářové položky Schvaluje, a to ihned po vyplnění všech položek zdrojů financování. To je důležité zejména z hlediska následného schvalování závazků, generování likvidačních listů, apod.

Schvalující osoba se vyhledává podle těchto pravidel:

nejprve se vyhledává v seznamu odpovědných osob zaevidovaných u zdroje financování (NS/TA/A/KP)
pokud zde žádná taková osoba není nalezena, vyhledává se u zakázky
pokud ani zde není osoba uvedena, je položka Schvaluje předvyplněna osobou zodpovědnou za NS.

Způsob vyhledávání osob je ovlivněný nastavením lokálního parametru SCHVROLE, algorytmus vyhledávání lze upravit na míru specifickým požadavkům ekonomického oddělení.

	Poznámka
	Zodpovědná osoba je vždy vyhledána v souladu s nastavením lokálního parametru SCHVROLE. Je-li tento lokální parametr nastaven na hodnotu R, bude vyhledávána osoba Příkazce operace.

	Pozor
	Záznamy jsou zároveň tříděny podle položek Pořadí a Hlavní. To znamená, že po vyhledání odpovědných osob se do položky Schvaluje doplní osoba s pořadím číslo 1, ale pouze v případě, že je tato osoba označena jako platná.

Položky v řádku

Řádek - doplní systém sám
Dodavatel - z nabídky název a část firmy, musí být vyplněno (možnost předvyplnění firmou, jejíž kód je zadán do lokálního parametru FHZ)
Text položky - text řádku
Sazba DPH - z číselníku sazeb, pouze sazby za přijatá zdanitelná plnění, musí být vyplněno
Cena bez DPH Kč - základ DPH
DPH Kč - Způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHDOZAO
Celkem Kč - vyplněním této částky se dopočte podle sazby částka DPH i daňový základ; je-li potřeba počítat naopak z daňového základu celkovou částku i DPH, celková částka i částka DPH se přeskočí
Datum - datum uskutečnění zdanitelného plnění - pokud je na řádku Sazba DPH pro daňový doklad, datum nesmí být mladší než účetní období závazku. Starší může být s tím, že je zobrazeno upozornění
Číslo dokladu
O.% - nárok na odpočet DPH% - smí být nejvýše 100%