Kategorie:Spisová služba

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání

Formuláře

Formulář  Název  Popis
09101  PEOSOBY  Jmenný seznam osob
09102  EKDRVZ  Druhy vztahu
09110  PEOSOBYS  Jmenný seznam osob - správce
09122  SPSBOLD  Podací deník
09124  SPSFCE  Číselník funkčních míst
09126  SPSUZEL  Číselník uzlů
09128  SPSFOSO  Přiřazení osob k funkcím
09130  SPSUOSO  Přiřazení osob k uzlům
09132  SPSSKUP  Číselník skupin adresátů
09134  SPSRAD  Spisový a skartační plán
09136  SPSPRED  Samoobslužný předávací formulář
09138  SPSCPIS  Číselník typů dokumentu
09140  SPSCDOR  Číselník způsobů doručení
09142  SPSNEW  Evidence nového dokumentu do spisové služby
09144  SPSCSPIS  Číselník spisů
09146  SPSUPRI  Přístupy na spisové uzly
09148  SPSTARIF  Tarify poštovních služeb
09150  SPSFS  Frankovací stroj
09152  SPSZME  Zařazení zemí do cenových skupin
09154  SPSPROT  Protokoly skartačních řízení
09156  SPSZF  Zdroje financování
09158  SPSHLEDEJ  Vyhledávání dokumentů spisové služby
09160  SPSVYRIZ  Číselník způsobů vyřízení

Subsystém iFIS*Spisová služba/Podatelna

Popis subsystému

Modul Spisová služba řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci.

Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.

Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).

Obr. 1 Schéma kombinovaného oběhu dokumentů s více podatelnami

Podací deník - popis datových položek

Základní evidenční pomůckou spisové služby je podací deník. Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce.

Záznam o dokumentu je v databázi uložen pouze 1x. Každé doručení dokumentu a jeho předání je zaznamenáno v historii.

Záznamy v podacím deníku (o dokumentech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.

Zápis v podacím deníku obsahuje následující údaje:  


 Položka Povinná  Rozsah Default. hodnota  Poznámka
Základní identifikace
PID - jednoznačné číslo (označení) dokumentu A Ch(30)   generováno podle masky pro úlohu 091 při uložení nového záznamu (typicky rok a pořadové číslo v rámci roku), opisuje se na dokument
Předmět A Ch(100)   stručný popis dokumentu (věc)
Evidenční datum A dd.mm.rrrr systémové datum Datum zaevidování, generováno systémem
Typ dokumentu A číselník TSSCPIS   viz Parametrizace - číselník typů dokumentů
Stav dokumentu A doména STAVDOKU Aktivní generováno systémem, povolené hodnoty: viz Parametrizace
ČJ naše N Ch(30)   povolena duplicita, možnost generování, pořadové číslo v roce
ČJ vaše N Ch(30)    
Spis N číselník TSSCSPIS   viz Parametrizace – číselník spisů
Odesílatel A *)   
*) skupina položek s možností:

a)  výběru z čís.reg.osob pro spisovou službu

b) výběru z čís.organizací

c) výběru z čís.uzlů

d) ostatní externí (volný text)

e) výběru ze skupin adresátů (jen pro adresáty)  

Adresát A *)  
Další evidenční údaje      
Podací datum N dd.mm.rrrr   má význam pouze u odesílané pošty
Datum převzetí (doručení) N dd.mm.rrrr   Využitelné pro přijatou i odesílanou poštu
Způsob doručení A číselník TSSCDOR   viz Parametrizace - číselník způsobů doručení
Podací číslo N Ch(30)   přiděluje Česká pošta
Počet listů N N(3)    
Počet příloh N N(3)    
Váha (g) N N(7)   pro frankovací stroj
Poštovné (Kč) N N(7)   pro frankovací stroj
Zdroj financování N     NS/TA/A/KP – hodnoty aplikace Z-P (pro rozúčtování poštovného)
Spisový znak N číselník TSSSRAD   viz Parametrizace - číselník spisového  a skartačního plánu
Skartační (vyřazovací) znak N číselník TSSSRAD   generováno automaticky dle spisového znaku
Skartační lhůta N číselník TSSSRAD   generováno automaticky dle spisového znaku
Poznámka N Ch(2000)   volný text, např. seznam souvisejících dokumentů, postup vyřízení-oběhu dokumentu ...
Příznak utajení N doména UTAJENI   povolené hodnoty: vyhrazené, důvěrné, tajné, přísně tajné
Údaje o stavu a cestě vyřizování        
Vyřizuje/uloženo N číselník J_OSB   identifikace zodpovědné osoby, která dokument vyřizuje nebo u které je dokument právě uložen
Vyřídit do N dd.mm.rrrr    
Stav vyřízení A doména VYRTYP Vyřizuje se povolené hodnoty viz Parametrizace
Datum vyřízení N dd.mm.rrrr    
Upozornění N Ch(1)   např. na zvl.důležitost, povolená hodnota: !
Předáno N 0, 1 0 příznak předání dokum. osobě uvedené v položce „Vyřizuje/Uloženo“

 0 – nepředáno,

 1 – předáno

Lokace - Místo uložení A číselník uzlů   generováno systémem - uzel, který má dokument právě v kompetenci
Doručovací cesta A přepínač Standardní (cesta přes podatelny) Standardní / Přímá / Elektronická


Údaje týkající se záložek Přílohy, Doklady a Půjčky jsou samostatně popsány v 09122 – Podací deník.

Rozsah parametrizace

Globální parametry

V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci.

Kromě obecných číselníků iFIS* jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující (pořadí odpovídá i postupu implementace):

  • 00310 Správa domén
  • 00304 Číselné řady: jednoznačné číslo dokumentu (PID) a číslo jednací
  • 09138 Číselník typů dokumentů
  • 09140 Číselník způsobů doručení
  • 09126 Číselník uzlů
  • 09130 Přiřazení osob uzlům
  • 09134 Spisový a skartační plán
  • 09146 Přístupy na spisové uzly

Pro větší komfort práce s aplikací jsou doporučena následující nastavení (pořadí odpovídá i postupu implementace):

  • 09132 Číselník skupin adresátů
  • 09124 Číselník funkčních míst
  • 09128 Přiřazení osob funkčním místům


Globální parametry (lokální nejsou použity):

Parametr  Popis
 POP3_IP Adresa POP3 poštovního serveru
 POP3_PO Port POP3 poštovního serveru
 SPSUSER Poštovní schránka spisové služby
 SPSPSW Heslo k poštovní schránce spisové služby
 SPSALLSU A/N - povolit/zakázat prohledávání všech (i cizích) SU
 SPSAUTRG A/N - povolit/zakázat automatickou registraci osob ke spisovým uzlům
 SPSCJGEN T/Z - generování nového čísla jednacího Tlačítkem (okamžitý zápis) / Zaškrtávátkem
 SPSCJRUC A/N - povolit/zakázat ruční zadání nového čísla jednacího
 SPSSRPS A/N - povolit/zakázat skartační řízení na příručních spisovnách
 SPSPRISU Přístupy na spisové uzly: null / 0 / 1  - nekontrolovat / zakázat / povolit adresování SU, není-li záznam v TSSUZPRI
 SPS1PID A/N - omezit/neomezovat počet připojených PID k dokladu na jediný
 SPSREPID A/N - kontrolovat, zda je PID při ručním vstupu zarezervováno (vytištěno) v tseqcs
 SPSPID2R Název položky řady pro kontrolu PID při ručním vstupu a pro tisk čárových kódů PID z iFIS, není-li nastavena, použije se řada s položkou PID
 SPSGPID Způsob zadání PID nového dokumentu při příjmu, odeslání a kopii: pri=xy; ode=xy; kop=xy, kde x je nastavení pro uzel Svět, y pro interní SU. xy mohou nabývat hodnot { R | G | A } kde R=vyplnit ručně nebo snímačem, G=generovat autom., A=kombinace R a G
 SPSDSSU1 ID spisového uzlu, na který se evidují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS
 SPSDSSU2 ID spisového uzlu, na který se adresují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS


Poznámka Poznámka
Přístupy uživatelů "dle kontextu" se v této agendě nevyužívají, přístup je řízen pomocí správy uzlů funkcemi 09126, 09130, 09146.


 

Systemové parametry

Systémové parametry a nastavení (nelze měnit uživatelsky):

  • Adresářová struktura přijatých a odeslaných dokumentů (systémová tabulka)
  • Nastavení hlavního nadřízeného uzlu "Svět" pro komunikaci s okolím (systémová tabulka)
  • Domény - registry (kód a obsah běžného nastavení):
DOKUTYP druh dokumentu:,m. Pevně dané ve vývoji Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (způsob předávání mezi spisovými uzly…).
B Balík
D Dopis
F Faktura
O Objednávka
P Poukázka
R Přihláška ke studiu
S Smlouva
Z Veřejná zakázka
M Veřejná zakázka malého rozsahu

 

STAVDOR  stav doručení:  Pevně dané ve vývoji Těmito příznaky se řídí zařazení záznamů o dokumentech do adresářových struktur
A Odesláno
B Přijato
C Vráceno
D Zaevidováno
E Přeposláno

 

STAVDOKU  stav dokumentu: Pevně dané ve vývoji

Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování.

A

Archivováno        ... Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.

B

Skartováno          ... Skartování záznamů se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.

C

Spisovna             ... Dokumenty uložené na příruční nebo centrální spisovně.

D

Zapůjčeno           ... Dokumenty zapůjčené z příruční nebo centrální spisovny.

E

Skartovat ihned   ... Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení

F

Chybná evidence ... Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby

G

Skartační návrh   ... Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou zařazené již k posouzení do skartačního návrhu

X

Aktivní                ... Dokumenty, se kterými se aktivně pracuje.

 

DORTYP         způsob doručení:  Pevně dané ve vývoji

Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (Podací list České pošty…).

D

Doporučeně

C

Doporučeně cizina

E

Elektronicky

I

Interně

K

Kurýrní služba

M

E-mail   - vyhrazeno pro systém

O

Obyčejně

 

PSLUZBA         poštovní služba:  Pevně dané ve vývoji

Skupiny poštovních služeb České pošty.

A

Poštovní zásilky

B

Pošt. poukázky

C

Doplňkové služby

D

Příplatky

E

Vrácení cen

F

Slevy

G

Obchodní psaní

H

EMS

I

Platební doklad

J

Obchodní balík

K

Profi balík

L

Slevy za měsíc

M

Zásilkový obchod

 

VYRTYP        stav vyřízení: Navrhuje uživatel po dohodě s dodavatelem.

Uvedené kódy jsou navržené z vývoje, jedná se o základní rozlišení stavu vyřízení dokumentu. (Význam kódů se předpokládá využít také v dalších etapách – např.na konkrétní kódy bude navázána konkrétní funkcionalita pro daný typ/druh dokumentu.)

A

Vyřizuje se - default.hodnota

B

Vyřízeno

 

UTAJENI       stupeň utajení: Dle zákona

Nastavení je dáno platnou legislativou. V této etapě není tato doména provázána na funkcionalitu. Nedoporučuje se nastavení měnit s ohledem na možné využití v dalších etapách.

_

nevyplněno - bez utajení

A

Vyhrazené

D

Důvěrné

G

Tajné

V

Přísně tajné

 



Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Kategorie:Spisová_služba&oldid=8933“