Kategorie:Spisová služba

Subsystém iFIS*Spisová služba/Podatelna

Popis subsystému

Modul Spisová služba/Podatelna řeší od verze 6.4.24 problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci.

Modul Spisová služba/Workflow (ve vývoji) bude řešit oblast řízení oběhu písemností.

Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.

Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak písemnosti v elektronické podobě, tak dopisy. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém také dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).

Obr.1 Schéma kombinovaného oběhu písemností s více podatelnami.

Podací deník - popis datových položek

Základní evidenční pomůckou spisové služby je podací deník. Do podacího deníku se zapisují písemnosti přijaté i písemnosti vzniklé z vlastní činnosti zařízení.

Záznam o písemnosti je v databázi uložen pouze 1x. Každé doručení písemnosti (předání) je zaznamenáno v historii.

Záznamy v podacím deníku (záznamy o písemnostech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.

Zápis v podacím deníku obsahuje následující údaje: