Kategorie:Spisová služba

Subsystém iFIS*Spisová služba

Popis subsystému

Modul Spisová služba řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci.

Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.

Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).

Obr. 1 Schéma kombinovaného oběhu dokumentů s více podatelnami

Seznam formulářů

Formulář	Název	Popis
09122	SPSBOLD	Podací deník
09132	SPSSKUP	Skupiny adresátů
09137	SPSPRED_PD	Předávací formulář
09142	SPSNEW	Evidence nového dokumentu do spisové služby
09144	SPSCSPIS	Spisy
09154	SPSPROT	Protokoly skartačních řízení
09156	SPSZF	Zdroje financování
09158	SPSHLEDEJ	Vyhledávání dokumentů
00225	ISDSFIND	Vyhledávání Datové schránky
00360	EUDDOC	Administrace elektronické úřední desky

Podatelna

Formulář	Název	Popis
09136	SPSPRED	Samoobslužný předávací formulář
09150	SPSFS	Frankovací stroj

Správa

Formulář	Název	Popis
09124	SPSFCE	Funkční místa
09126	SPSUZEL	Spisové uzly
09128	SPSFOSO	Přiřazení osob k funkčním místům
09130	SPSUOSO	Přiřazení osob k uzlům
09131	SPSOSOU	Přiřazení uzlů k osobám
09133	SPSURS	Přiřazení středisek ke spisovým uzlům ISRS
09146	SPSUPRI	Přístupy na spisové uzly
00305	EKRADREZ	Tisk a rezervace číselných řad

Číselníky

Formulář	Název	Popis
09101	PEOSOBY	Jmenný seznam osob
09102	EKDRVZ	Druhy vztahu
09110	PEOSOBYS	Jmenný seznam osob - správce
09134	SPSRAD	Spisový a skartační plán
09138	SPSCPIS	Číselník typů dokumentu
09140	SPSCDOR	Číselník způsobů doručení
09148	SPSTARIF	Tarify poštovních služeb
09152	SPSZME	Zařazení zemí do cenových skupin
09160	SPSVYRIZ	Číselník způsobů vyřízení

Menu subsystému

V hlavním menu jsou rozčleněny formuláře Spisové služby tak, aby jednotlivé složky obsahovaly související funkce. Tím je zajištěna přehlednost a usnadněno přidělování uživatelských rolí a přístupů. Hlavní rozdělení je na formuláře uživatelské (pro všechna pracoviště a navíc vybrané pro některou podatelnu/výpravnu) a pro správu aplikace.

Obr. 2 Členění formulářů v menu Spisové služby

Také správcovské formuláře jsou rozřazeny do složek.

Obr. 3 Členění formulářů ve Správě spisové služby

Podací deník - popis datových položek

Základní evidenční pomůckou spisové služby je Podací deník. Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce.

Záznam o dokumentu je v databázi uložen pouze 1x. Každé doručení dokumentu a jeho předání je zaznamenáno v historii.

Záznamy v podacím deníku (o dokumentech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.

Základní identifikace

Zápis v podacím deníku obsahuje následující údaje:  

Položka	Povinná	Rozsah	Default. hodnota	Poznámka
PID - jednoznačný identifikátor (označení) dokumentu	A	Ch(30)		generováno podle masky pro úlohu 091 při uložení nového záznamu (typicky rok a pořadové číslo v rámci roku), za určitých podmínek ruční evidence při pořízení nového záznamu, opisuje se na dokument
Předmět	A	Ch(100)		stručný popis dokumentu (věc)
Evidenční datum	A	dd.mm.rrrr	systémové datum	datum zaevidování, generováno systémem
Typ dokumentu	A	číselník TSSCPIS		viz Parametrizace - číselník typů dokumentů
Stav dokumentu	A	doména STAVDOKU	Aktivní	generováno systémem, povolené hodnoty: viz Parametrizace
ČJ naše	N	Ch(30)		povolena duplicita, možnost generování, pořadové číslo v roce
ČJ vaše	N	Ch(30)		číslo jednací externího odesílatele dokumentu
Spis	N	číselník TSSCSPIS		viz Parametrizace – číselník spisů
Odesílatel	A	*)		*) skupina položek s možností: a)  výběru z čís.reg.osob pro spisovou službu b) výběru z čís.organizací c) výběru z čís.uzlů d) ostatní externí (volný text) e) výběru ze skupin adresátů (jen pro adresáty)
Adresát	A	*)

Další evidenční údaje

Položka	Povinná	Rozsah	Default. hodnota	Poznámka
Podací datum	N	dd.mm.rrrr		má význam pouze u odesílané pošty
Datum převzetí (doručení)	N	dd.mm.rrrr		využitelné pro přijatou i odesílanou poštu
Způsob doručení	A	číselník TSSCDOR		viz Parametrizace - číselník způsobů doručení
Poslední pohyb	A	dd.mm.rrrr	systémové datum	datum posledního předání, generováno systémem
Právní váha	A	číselník	Originál	hodnoty: originál, kopie, ověřená kopie
Podací číslo	N	Ch(30)		přiděluje Česká pošta (doporučená pošta), využití i pro ID datových zpráv
Počet listů	N	N(3)
Počet příloh	N	N(3)
Váha (g)	N	N(7)		pro frankovací stroj
Poštovné (Kč)	N	N(7)		pro frankovací stroj
Zdroj financování	N			NS/TA/A/KP – hodnoty aplikace Z-P (pro rozúčtování poštovného)
Upozornění	N	Ch(1)		např. na zvláštní důležitost, povolená hodnota: !
Poznámka	N	Ch(2000)		volný text, např. seznam souvisejících dokumentů, postup vyřízení-oběhu dokumentu ...
Příznak utajení	N	doména UTAJENI		povolené hodnoty: vyhrazené, důvěrné, tajné, přísně tajné

Údaje o stavu a cestě vyřizování

Položka	Povinná	Rozsah	Default. hodnota	Poznámka
Vyřizuje/uloženo	N	číselník J_OSB		identifikace zodpovědné osoby, která dokument vyřizuje nebo u které je dokument právě uložen
Vyřídit do	N	dd.mm.rrrr		výchozí termín pro možnost sledování stavu vyřízení dokumentů a pro signalizaci plnění lhůty na vyřízení (barva pole Příznak důležitosti)
Stav vyřízení	A	doména VYRTYP	Vyřizuje se	povolené hodnoty viz Parametrizace, přímá vazba na Datum vyřízení
Způsob vyřízení	A	číselník		hodnoty z funkce SPSVYRIZ (09160 Číselník způsobů vyřízení) doporučení - hodnoty dle Národního standardu pro ERMS povinně vyplnitelná položka v okamžiku vyřízení dokumentu
Datum vyřízení	N	dd.mm.rrrr		přímá vazba na Stav vyřízení
Spisový znak	N	číselník TSSSRAD		hodnoty z funkce SPSRAD (09134 Spisový a skartační plán) povinně vyplnitelná položka v okamžiku vyřízení dokumentu
Skartační (vyřazovací) znak	N	číselník TSSSRAD		generováno automaticky dle spisového znaku
Skartační lhůta	N	číselník TSSSRAD		generováno automaticky dle spisového znaku
Předáno	N	0, 1	0	příznak předání dokum. osobě uvedené v položce „Vyřizuje/Uloženo“  0 – nepředáno,  1 – předáno
Lokace - Místo uložení	A	číselník uzlů		generováno systémem - uzel, který má dokument právě v kompetenci
Doručovací cesta	A	přepínač	Standardní (cesta přes podatelny)	Standardní / Přímá / Elektronická

Údaje týkající se záložek Přílohy, Doklady a Půjčky jsou samostatně popsány v 09122 Podací deník.

Rozsah parametrizace

Nastavení číselníků a funkcí

V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci.

Kromě obecných číselníků iFIS* jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující funkce (pořadí odpovídá i postupu implementace):

• 00310 - Správa jádrových domén
• 00304 - Nastavení některých číselných řad: jednoznačné číslo dokumentu (PID) a číslo jednací
• 09138 - Číselník typů dokumentů
• 09140 - Číselník způsobů doručení
• 09160 - Číselník způsobů vyřízení
• 09126 - Spisové uzly
• 09130 - Přiřazení osob k uzlům (nebo 09131 - Přiřazení uzlů k osobám)
• 09134 - Spisový a skartační plán
• 09146 - Přístupy na spisové uzly

Pro větší komfort práce s aplikací jsou doporučena následující nastavení ve funkcích (pořadí odpovídá i postupu implementace):

• 09132 - Skupiny adresátů
• 09124 - Funkční místa
• 09128 - Přiřazení osob funkčním místům
• 09144 - Spisy

Globální parametry (lokální nejsou použity):

Parametr	Popis
POP3_IP	Adresa POP3 poštovního serveru
POP3_PO	Port POP3 poštovního serveru
SPSADM	Seznam správců SPS - obsahuje jejich OSB_ID oddělená středníkem
SPSUSER	Poštovní schránka spisové služby
SPSPSW	Heslo k poštovní schránce spisové služby
SPSALLSU	A/N - povolit/zakázat prohledávání všech (i cizích) SU
SPSAUTRG	A/N - povolit/zakázat automatickou registraci osob ke spisovým uzlům
SPSCJGEN	T/Z - generování nového čísla jednacího Tlačítkem (okamžitý zápis) / Zaškrtávátkem
SPSCJRUC	A/N - povolit/zakázat ruční zadání nového čísla jednacího
SPSSRPS	A/N - povolit/zakázat skartační řízení na příručních spisovnách
SPSPRISU	Přístupy na spisové uzly: null / 0 / 1  - nekontrolovat / zakázat / povolit adresování SU, není-li záznam v TSSUZPRI
SPS1PID	A/N - omezit/neomezovat počet připojených PID k dokladu na jediný
SPSREPID	A/N - kontrolovat, zda je PID při ručním vstupu zarezervováno (vytištěno) v tseqcs
SPSPID2R	Název položky řady pro kontrolu PID při ručním vstupu a pro tisk čárových kódů PID z iFIS, není-li nastavena, použije se řada s položkou PID
SPSGPID	Způsob zadání PID nového dokumentu při příjmu, odeslání a kopii: pri=xy; ode=xy; kop=xy, kde x je nastavení pro uzel Svět, y pro interní SU. xy mohou nabývat hodnot { R | G | A } kde R=vyplnit ručně nebo snímačem, G=generovat autom., A=kombinace R a G
SPSDSSU1	ID spisového uzlu, na který se evidují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS
SPSDSSU2	ID spisového uzlu, na který se adresují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS

	Poznámka
	Přístupy uživatelů "dle kontextu" se v této agendě nevyužívají, přístup je řízen pomocí správy uzlů funkcemi 09126, 09130, 09146.

 

Systémové parametry

Systémové parametry a nastavení (nelze měnit uživatelsky):

• Adresářová struktura přijatých a odeslaných dokumentů (systémová tabulka)

• Nastavení hlavního nadřízeného uzlu "Svět" pro komunikaci s okolím (systémová tabulka)

• Domény - registry (kód a obsah běžného nastavení):
  

DOKUTYP druh dokumentu: Pevně dané ve vývoji Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (způsob předávání mezi spisovými uzly…).
B	Balík
C	Cestovní příkaz
D	Dopis
F	Faktura
H	UDD (Univerzální daňový doklad)
M	Veřejná zakázka m. r. (malého rozsahu)
O	Objednávka
P	Poukázka
R	Přihláška ke studiu
S	Smlouva
U	Upomínka
Z	Veřejná zakázka
E?	Externí zdroj - vyhrazeno pro systém

 

STAVDOR  stav doručení:  Pevně dané ve vývoji Těmito příznaky se řídí zařazení záznamů o dokumentech do adresářových struktur
A	Odesláno
B	Přijato
C	Vráceno
D	Zaevidováno
E	Přeposláno

 

STAVDOKU  stav dokumentu:  Pevně dané ve vývoji Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování.
A	Archivováno	Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.
B	Skartováno	Skartování záznamů se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.
C	Spisovna	Dokumenty uložené na příruční nebo centrální spisovně.
D	Zapůjčeno	Dokumenty zapůjčené z příruční nebo centrální spisovny.
E	Skartovat ihned	Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení
F	Chybná evidence	Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby
G	Skartační návrh	Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou zařazené již k posouzení do skartačního návrhu
X	Aktivní	Dokumenty, se kterými se aktivně pracuje.

 

DORTYP  způsob doručení:  Pevně dané ve vývoji Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (Podací list České pošty…).
D	Doporučeně
C	Doporučeně cizina
E	Elektronicky
I	Interně
K	Kurýrní služba
O	Obyčejně
?	Spisová služba ext. - vyhrazeno pro systém
?	Datová schránka - vyhrazeno pro systém
M	E-mail - vyhrazeno pro systém

 

PSLUZBA  poštovní služba:  Pevně dané ve vývoji Skupiny poštovních služeb České pošty.
A	Poštovní zásilky
B	Pošt. poukázky
C	Doplňkové služby
D	Příplatky
E	Vrácení cen
F	Slevy
G	Obchodní psaní
H	EMS
I	Platební doklad
J	Obchodní balík
K	Profi balík
L	Slevy za měsíc
M	Zásilkový obchod

 

VYRTYP  stav vyřízení: Navrhuje uživatel po dohodě s dodavatelem. Uvedené kódy jsou navržené z vývoje, jedná se o základní rozlišení stavu vyřízení dokumentu. (Význam kódů se předpokládá využít také v dalších etapách – např.na konkrétní kódy bude navázána konkrétní funkcionalita pro daný typ/druh dokumentu.)
A	Vyřizuje se - default. hodnota
B	Vyřízeno

 

UTAJENI  stupeň utajení: Dle zákona Nastavení je dáno platnou legislativou. V této etapě není tato doména provázána na funkcionalitu. Nedoporučuje se nastavení měnit s ohledem na možné využití v dalších etapách.
_	nevyplněno - bez utajení
A	Vyhrazené
D	Důvěrné
G	Tajné
V	Přísně tajné