Kategorie:Spisová služba: Porovnání verzí
Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání
| Řádek 500: | Řádek 500: | ||
{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="500" border="1" | {| cellspacing="1" cellpadding="1" width="500" border="1" | ||
|- | |- | ||
| colspan="3" | '''STAVDOKU '''stav dokumentu: '''Pevně dané ve vývoji</span>''' Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování. | | colspan="3" | '''STAVDOKU '''stav dokumentu: '''Pevně dané ve vývoji</span>''' Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování. | ||
|- | |- | ||
| A | | A | ||
| Archivováno | | Archivováno | ||
| ''Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.'' | | ''Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.'' | ||
|- | |- | ||
| Řádek 519: | Řádek 519: | ||
|- | |- | ||
| E | | E | ||
| Skartovat ihned | | Skartovat ihned | ||
| ''Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení'' | | ''Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení'' | ||
|- | |- | ||
| F | | F | ||
| Chybná evidence | | Chybná evidence | ||
| ''Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby'' | | ''Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby'' | ||
|- | |- | ||
| Řádek 537: | Řádek 537: | ||
| | ||
{| | {| cellspacing="1" cellpadding="1" width="500" border="1" | ||
|- | |- | ||
| | | colspan="2" | '''DORTYP ''' způsob doručení: '''Pevně dané ve vývoji''' Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (Podací list České pošty…). | ||
''' | |||
|- | |- | ||
| | | D | ||
| Doporučeně | |||
| | |||
|- | |- | ||
| | | C | ||
| Doporučeně cizina | |||
| | |||
|- | |- | ||
| | | E | ||
| Elektronicky | |||
| | |||
|- | |- | ||
| | | I | ||
| Interně | |||
| | |||
|- | |- | ||
| | | K | ||
| Kurýrní služba | |||
| | |||
|- | |- | ||
| | | M | ||
| E-mail - ''vyhrazeno pro systém'' | |||
|- | |- | ||
| | | O | ||
| Obyčejně | |||
| | |||
|} | |} | ||
Verze z 10. 8. 2010, 21:35
Formuláře
| Formulář | Název | Popis |
| 09101 | PEOSOBY | Jmenný seznam osob |
| 09102 | EKDRVZ | Druhy vztahu |
| 09110 | PEOSOBYS | Jmenný seznam osob - správce |
| 09122 | SPSBOLD | Podací deník |
| 09124 | SPSFCE | Číselník funkčních míst |
| 09126 | SPSUZEL | Číselník uzlů |
| 09128 | SPSFOSO | Přiřazení osob k funkcím |
| 09130 | SPSUOSO | Přiřazení osob k uzlům |
| 09132 | SPSSKUP | Číselník skupin adresátů |
| 09134 | SPSRAD | Spisový a skartační plán |
| 09136 | SPSPRED | Samoobslužný předávací formulář |
| 09138 | SPSCPIS | Číselník typů dokumentu |
| 09140 | SPSCDOR | Číselník způsobů doručení |
| 09142 | SPSNEW | Evidence nového dokumentu do spisové služby |
| 09144 | SPSCSPIS | Číselník spisů |
| 09146 | SPSUPRI | Přístupy na spisové uzly |
| 09148 | SPSTARIF | Tarify poštovních služeb |
| 09150 | SPSFS | Frankovací stroj |
| 09152 | SPSZME | Zařazení zemí do cenových skupin |
| 09154 | SPSPROT | Protokoly skartačních řízení |
| 09156 | SPSZF | Zdroje financování |
| 09158 | SPSHLEDEJ | Vyhledávání dokumentů spisové služby |
| 09160 | SPSVYRIZ | Číselník způsobů vyřízení |
Subsystém iFIS*Spisová služba/Podatelna
Popis subsystému
Modul Spisová služba řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci.
Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.
Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).
Obr. 1 Schéma kombinovaného oběhu dokumentů s více podatelnami
Podací deník - popis datových položek
Základní evidenční pomůckou spisové služby je podací deník. Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce.
Záznam o dokumentu je v databázi uložen pouze 1x. Každé doručení dokumentu a jeho předání je zaznamenáno v historii.
Záznamy v podacím deníku (o dokumentech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.
Zápis v podacím deníku obsahuje následující údaje:
| Položka | Povinná | Rozsah | Default. hodnota | Poznámka |
| Základní identifikace | ||||
| PID - jednoznačné číslo (označení) dokumentu | A | Ch(30) | generováno podle masky pro úlohu 091 při uložení nového záznamu (typicky rok a pořadové číslo v rámci roku), opisuje se na dokument | |
| Předmět | A | Ch(100) | stručný popis dokumentu (věc) | |
| Evidenční datum | A | dd.mm.rrrr | systémové datum | Datum zaevidování, generováno systémem |
| Typ dokumentu | A | číselník TSSCPIS | viz Parametrizace - číselník typů dokumentů | |
| Stav dokumentu | A | doména STAVDOKU | Aktivní | generováno systémem, povolené hodnoty: viz Parametrizace |
| ČJ naše | N | Ch(30) | povolena duplicita, možnost generování, pořadové číslo v roce | |
| ČJ vaše | N | Ch(30) | ||
| Spis | N | číselník TSSCSPIS | viz Parametrizace – číselník spisů | |
| Odesílatel | A | *) |
*) skupina položek s možností: a) výběru z čís.reg.osob pro spisovou službu b) výběru z čís.organizací c) výběru z čís.uzlů d) ostatní externí (volný text) e) výběru ze skupin adresátů (jen pro adresáty) | |
| Adresát | A | *) | ||
| Další evidenční údaje | ||||
| Podací datum | N | dd.mm.rrrr | má význam pouze u odesílané pošty | |
| Datum převzetí (doručení) | N | dd.mm.rrrr | Využitelné pro přijatou i odesílanou poštu | |
| Způsob doručení | A | číselník TSSCDOR | viz Parametrizace - číselník způsobů doručení | |
| Podací číslo | N | Ch(30) | přiděluje Česká pošta | |
| Počet listů | N | N(3) | ||
| Počet příloh | N | N(3) | ||
| Váha (g) | N | N(7) | pro frankovací stroj | |
| Poštovné (Kč) | N | N(7) | pro frankovací stroj | |
| Zdroj financování | N | NS/TA/A/KP – hodnoty aplikace Z-P (pro rozúčtování poštovného) | ||
| Spisový znak | N | číselník TSSSRAD | viz Parametrizace - číselník spisového a skartačního plánu | |
| Skartační (vyřazovací) znak | N | číselník TSSSRAD | generováno automaticky dle spisového znaku | |
| Skartační lhůta | N | číselník TSSSRAD | generováno automaticky dle spisového znaku | |
| Poznámka | N | Ch(2000) | volný text, např. seznam souvisejících dokumentů, postup vyřízení-oběhu dokumentu ... | |
| Příznak utajení | N | doména UTAJENI | povolené hodnoty: vyhrazené, důvěrné, tajné, přísně tajné | |
| Údaje o stavu a cestě vyřizování | ||||
| Vyřizuje/uloženo | N | číselník J_OSB | identifikace zodpovědné osoby, která dokument vyřizuje nebo u které je dokument právě uložen | |
| Vyřídit do | N | dd.mm.rrrr | ||
| Stav vyřízení | A | doména VYRTYP | Vyřizuje se | povolené hodnoty viz Parametrizace |
| Datum vyřízení | N | dd.mm.rrrr | ||
| Upozornění | N | Ch(1) | např. na zvl.důležitost, povolená hodnota: ! | |
| Předáno | N | 0, 1 | 0 | příznak předání dokum. osobě uvedené v položce „Vyřizuje/Uloženo“
0 – nepředáno, 1 – předáno |
| Lokace - Místo uložení | A | číselník uzlů | generováno systémem - uzel, který má dokument právě v kompetenci | |
| Doručovací cesta | A | přepínač | Standardní (cesta přes podatelny) | Standardní / Přímá / Elektronická |
Údaje týkající se záložek Přílohy, Doklady a Půjčky jsou samostatně popsány v 09122 – Podací deník.
Rozsah parametrizace
Globální parametry
V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci.
Kromě obecných číselníků iFIS* jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující (pořadí odpovídá i postupu implementace):
- 00310 Správa domén
- 00304 Číselné řady: jednoznačné číslo dokumentu (PID) a číslo jednací
- 09138 Číselník typů dokumentů
- 09140 Číselník způsobů doručení
- 09126 Číselník uzlů
- 09130 Přiřazení osob uzlům
- 09134 Spisový a skartační plán
- 09146 Přístupy na spisové uzly
Pro větší komfort práce s aplikací jsou doporučena následující nastavení (pořadí odpovídá i postupu implementace):
- 09132 Číselník skupin adresátů
- 09124 Číselník funkčních míst
- 09128 Přiřazení osob funkčním místům
Globální parametry (lokální nejsou použity):
| Parametr | Popis |
| POP3_IP | Adresa POP3 poštovního serveru |
| POP3_PO | Port POP3 poštovního serveru |
| SPSUSER | Poštovní schránka spisové služby |
| SPSPSW | Heslo k poštovní schránce spisové služby |
| SPSALLSU | A/N - povolit/zakázat prohledávání všech (i cizích) SU |
| SPSAUTRG | A/N - povolit/zakázat automatickou registraci osob ke spisovým uzlům |
| SPSCJGEN | T/Z - generování nového čísla jednacího Tlačítkem (okamžitý zápis) / Zaškrtávátkem |
| SPSCJRUC | A/N - povolit/zakázat ruční zadání nového čísla jednacího |
| SPSSRPS | A/N - povolit/zakázat skartační řízení na příručních spisovnách |
| SPSPRISU | Přístupy na spisové uzly: null / 0 / 1 - nekontrolovat / zakázat / povolit adresování SU, není-li záznam v TSSUZPRI |
| SPS1PID | A/N - omezit/neomezovat počet připojených PID k dokladu na jediný |
| SPSREPID | A/N - kontrolovat, zda je PID při ručním vstupu zarezervováno (vytištěno) v tseqcs |
| SPSPID2R | Název položky řady pro kontrolu PID při ručním vstupu a pro tisk čárových kódů PID z iFIS, není-li nastavena, použije se řada s položkou PID |
| SPSGPID | Způsob zadání PID nového dokumentu při příjmu, odeslání a kopii: pri=xy; ode=xy; kop=xy, kde x je nastavení pro uzel Svět, y pro interní SU. xy mohou nabývat hodnot { R | G | A } kde R=vyplnit ručně nebo snímačem, G=generovat autom., A=kombinace R a G |
| SPSDSSU1 | ID spisového uzlu, na který se evidují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS |
| SPSDSSU2 | ID spisového uzlu, na který se adresují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS |
|
Poznámka |
| Přístupy uživatelů "dle kontextu" se v této agendě nevyužívají, přístup je řízen pomocí správy uzlů funkcemi 09126, 09130, 09146. |
Systemové parametry
Systémové parametry a nastavení (nelze měnit uživatelsky):
- Adresářová struktura přijatých a odeslaných dokumentů (systémová tabulka)
- Nastavení hlavního nadřízeného uzlu "Svět" pro komunikaci s okolím (systémová tabulka)
- Domény - registry (kód a obsah běžného nastavení):
| DOKUTYP druh dokumentu:,m. Pevně dané ve vývoji Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (způsob předávání mezi spisovými uzly…). | |
| B | Balík |
| D | Dopis |
| F | Faktura |
| O | Objednávka |
| P | Poukázka |
| R | Přihláška ke studiu |
| S | Smlouva |
| Z | Veřejná zakázka |
| M | Veřejná zakázka malého rozsahu |
| STAVDOR stav doručení: Pevně dané ve vývoji Těmito příznaky se řídí zařazení záznamů o dokumentech do adresářových struktur | |
| A | Odesláno |
| B | Přijato |
| C | Vráceno |
| D | Zaevidováno |
| E | Přeposláno |
| STAVDOKU stav dokumentu: Pevně dané ve vývoji Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování. | ||
| A | Archivováno | Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze. |
| B | Skartováno | Skartování záznamů se provádí skartačním řízením na úrovni databáze. |
| C | Spisovna | Dokumenty uložené na příruční nebo centrální spisovně. |
| D | Zapůjčeno | Dokumenty zapůjčené z příruční nebo centrální spisovny. |
| E | Skartovat ihned | Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení |
| F | Chybná evidence | Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby |
| G | Skartační návrh | Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou zařazené již k posouzení do skartačního návrhu |
| X | Aktivní | Dokumenty, se kterými se aktivně pracuje. |
| DORTYP způsob doručení: Pevně dané ve vývoji Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (Podací list České pošty…). | |
| D | Doporučeně |
| C | Doporučeně cizina |
| E | Elektronicky |
| I | Interně |
| K | Kurýrní služba |
| M | E-mail - vyhrazeno pro systém |
| O | Obyčejně |
|
PSLUZBA poštovní služba: Pevně dané ve vývoji Skupiny poštovních služeb České pošty. | |
|
A |
Poštovní zásilky |
|
B |
Pošt. poukázky |
|
C |
Doplňkové služby |
|
D |
Příplatky |
|
E |
Vrácení cen |
|
F |
Slevy |
|
G |
Obchodní psaní |
|
H |
EMS |
|
I |
Platební doklad |
|
J |
Obchodní balík |
|
K |
Profi balík |
|
L |
Slevy za měsíc |
|
M |
Zásilkový obchod |
|
VYRTYP stav vyřízení: Navrhuje uživatel po dohodě s dodavatelem. Uvedené kódy jsou navržené z vývoje, jedná se o základní rozlišení stavu vyřízení dokumentu. (Význam kódů se předpokládá využít také v dalších etapách – např.na konkrétní kódy bude navázána konkrétní funkcionalita pro daný typ/druh dokumentu.) | |
|
A |
Vyřizuje se - default.hodnota |
|
B |
Vyřízeno |
|
UTAJENI stupeň utajení: Dle zákona Nastavení je dáno platnou legislativou. V této etapě není tato doména provázána na funkcionalitu. Nedoporučuje se nastavení měnit s ohledem na možné využití v dalších etapách. | |
|
_ |
nevyplněno - bez utajení |
|
A |
Vyhrazené |
|
D |
Důvěrné |
|
G |
Tajné |
|
V |
Přísně tajné |
Stránky v kategorii „Spisová služba“
Zobrazuje se 47 stránek z celkového počtu 47 stránek v této kategorii.
M
- Man00225
- Man00305
- Man00360
- Man00361
- Man01441
- Man09101
- Man09110
- Man09122
- Man09123
- Man09124
- Man09126
- Man09128
- Man09130
- Man09131
- Man09132
- Man09133
- Man09134
- Man09136
- Man09137
- Man09138
- Man09140
- Man09141
- Man09142
- Man09143
- Man09144
- Man09145
- Man09146
- Man09147
- Man09148
- Man09150
- Man09152
- Man09154
- Man09156
- Man09158
- Man09160
- Man09164
- Man09165
- Man09166
- Man09170
- Man09175
- Man09176
- Man09180
- Man09198
- Man09490
