Kategorie:Spisová služba: Porovnání verzí

Subsystém iFIS/Spisová služba

Popis subsystému

Modul Spisová služba řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci. Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívá společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách. Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).

Obr. 1 Schéma kombinovaného oběhu dokumentů s více podatelnami

Seznam formulářů

Formulář	Název	Popis
09122	SPSBOLD	Podací deník
09132	SPSSKUP	Skupiny adresátů
09137	SPSPRED_PD	Předávací formulář
09142	SPSNEW	Evidence nového dokumentu do spisové služby
09143	SPSTESS	Evidence nového dokumentu do externí spisové služby
09144	SPSCSPIS	Spisy
09145	SPSTSPIS	Typové spisy
09147	SPSCSPISD	Evidence spisu ve spisové službě
09154	SPSPROT	Protokoly skartačních řízení
09156	SPSZF	Zdroje financování
09158	SPSHLEDEJ	Vyhledávání dokumentů
09164	SPSBALIK	Balíky
09170	OPENESSL	Externí Spisová služba
09175	SPSVAZBA	Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
09176	SPSVAZBAPRO	Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
09490	VSKAROSB	Dotažení osoby
00225	ISDSFIND	Vyhledávání Datové schránky
00360	EUDDOC	Administrace elektronické úřední desky
00361	EUDSPR	Administrace elektronické úřední desky - správce

Podatelna

Formulář	Název	Popis
09136	SPSPRED	Samoobslužný předávací formulář
09150	SPSFS	Frankovací stroj

Správa

Formulář	Název	Popis
09124	SPSFCE	Funkční místa
09126	SPSUZEL	Spisové uzly
09128	SPSFOSO	Přiřazení osob k funkčním místům
09130	SPSUOSO	Přiřazení osob k uzlům
09131	SPSOSOU	Přiřazení uzlů k osobám
09133	SPSURS	Přiřazení středisek ke spisovým uzlům ISRS
09141	SPSDS	Evidence datových schránek
09146	SPSUPRI	Přístupy na spisové uzly
00305	EKRADREZ	Tisk a rezervace číselných řad

Číselníky

Formulář	Název	Popis
09101	PEOSOBY	Jmenný seznam osob
09102	EKDRVZ	Druhy vztahu
09110	PEOSOBYS	Jmenný seznam osob - správce
09123	SPSAGENDA	Číselník agend
09134	SPSRAD	Spisový a skartační plán
09138	SPSCPIS	Číselník typů dokumentu
09140	SPSCDOR	Číselník způsobů doručení
09148	SPSTARIF	Tarify poštovních služeb
09152	SPSZME	Zařazení zemí do cenových skupin
09160	SPSVYRIZ	Číselník způsobů vyřízení
09165	SPSBALUM	Číselník ukládacích míst spisovny

Menu subsystému

V hlavním menu jsou rozčleněny formuláře Spisové služby tak, aby jednotlivé složky obsahovaly související funkce. Tím je zajištěna přehlednost a usnadněno přidělování uživatelských rolí a přístupů. Hlavní rozdělení je na formuláře uživatelské (pro všechna pracoviště a navíc vybrané pro některou podatelnu/výpravnu) a pro správu aplikace.

Obr. 2 Členění formulářů v menu Spisové služby

Také správcovské formuláře jsou rozřazeny do složek.

Obr. 3 Členění formulářů ve Správě spisové služby

Popis datových položek

Základní evidenční pomůckou spisové služby je Podací deník. Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce. Záznam o dokumentu je v databázi uložen pouze 1x. Každé doručení dokumentu a jeho předání je zaznamenáno v historii. Záznamy v podacím deníku (o dokumentech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.

Základní identifikace

Zápis v podacím deníku obsahuje následující údaje:  

Položka	Povinná	Rozsah	Default. hodnota	Poznámka
PID - jednoznačný identifikátor (označení) dokumentu	A	Ch(30)		generováno podle masky pro úlohu 091 při uložení nového záznamu (typicky rok a pořadové číslo v rámci roku), za určitých podmínek ruční evidence při pořízení nového záznamu, opisuje se na dokument
Předmět	A	Ch(100)		stručný popis dokumentu (věc)
Evidenční datum	A	dd.mm.rrrr	systémové datum	datum zaevidování, generováno systémem
Typ dokumentu	A	číselník TSSCPIS		viz Parametrizace - číselník typů dokumentů
Stav dokumentu	A	doména STAVDOKU	Aktivní	generováno systémem, povolené hodnoty: viz Parametrizace
ČJ naše	N	Ch(30)		povolena duplicita, možnost generování, pořadové číslo v roce
ČJ vaše	N	Ch(30)		číslo jednací externího odesílatele dokumentu
Spis	N	číselník TSSCSPIS		viz Parametrizace – číselník spisů
Odesílatel	A	*)		*) skupina položek s možností: a)  výběru z čís.reg.osob pro spisovou službu b) výběru z čís.organizací c) výběru z čís.uzlů d) ostatní externí (volný text) e) výběru ze skupin adresátů (jen pro adresáty)
Adresát	A	*)

Další evidenční údaje

Položka	Povinná	Rozsah	Default. hodnota	Poznámka
Podací datum	N	dd.mm.rrrr		má význam pouze u odesílané pošty
Datum převzetí (doručení)	N	dd.mm.rrrr		využitelné pro přijatou i odesílanou poštu
Způsob doručení	A	číselník TSSCDOR		viz Parametrizace - číselník způsobů doručení
Poslední pohyb	A	dd.mm.rrrr	systémové datum	datum posledního předání, generováno systémem
Právní váha	A	číselník	Originál	hodnoty: originál, kopie, ověřená kopie
Podací číslo	N	Ch(30)		přiděluje Česká pošta (doporučená pošta), využití i pro ID datových zpráv
Počet listů	N	N(3)
Počet příloh	N	N(3)
Váha (g)	N	N(7)		pro frankovací stroj
Poštovné (Kč)	N	N(7)		pro frankovací stroj
Zdroj financování	N			NS/TA/A/KP – hodnoty aplikace Z-P (pro rozúčtování poštovného)
Upozornění	N	Ch(1)		např. na zvláštní důležitost, povolená hodnota: !
Poznámka	N	Ch(2000)		volný text, např. seznam souvisejících dokumentů, postup vyřízení-oběhu dokumentu ...
Příznak utajení	N	doména UTAJENI		povolené hodnoty: vyhrazené, důvěrné, tajné, přísně tajné

Údaje o stavu a cestě vyřizování

Položka	Povinná	Rozsah	Default. hodnota	Poznámka
Vyřizuje/uloženo	N	číselník J_OSB		identifikace zodpovědné osoby, která dokument vyřizuje nebo u které je dokument právě uložen
Vyřídit do	N	dd.mm.rrrr		výchozí termín pro možnost sledování stavu vyřízení dokumentů a pro signalizaci plnění lhůty na vyřízení (barva pole Příznak důležitosti)
Stav vyřízení	A	doména VYRTYP	Vyřizuje se	povolené hodnoty viz Parametrizace, přímá vazba na Datum vyřízení
Způsob vyřízení	A	číselník		hodnoty z funkce SPSVYRIZ (09160 Číselník způsobů vyřízení) doporučení - hodnoty dle Národního standardu pro ERMS povinně vyplnitelná položka v okamžiku vyřízení dokumentu
Datum vyřízení	N	dd.mm.rrrr		přímá vazba na Stav vyřízení
Spisový znak	N	číselník TSSSRAD		hodnoty z funkce SPSRAD (09134 Spisový a skartační plán) povinně vyplnitelná položka v okamžiku vyřízení dokumentu
Skartační (vyřazovací) znak	N	číselník TSSSRAD		generováno automaticky dle spisového znaku
Skartační lhůta	N	číselník TSSSRAD		generováno automaticky dle spisového znaku
Předáno	N	0, 1	0	příznak předání dokum. osobě uvedené v položce „Vyřizuje/Uloženo“  0 – nepředáno,  1 – předáno
Lokace - Místo uložení	A	číselník uzlů		generováno systémem - uzel, který má dokument právě v kompetenci
Doručovací cesta	A	přepínač	Standardní (cesta přes podatelny)	Standardní / Přímá / Elektronická

Údaje týkající se záložek Přílohy, Doklady a Půjčky jsou samostatně popsány v 09122 - Podací deník.

Rozsah parametrizace

Nastavení číselníků a funkcí

V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci. Kromě obecných číselníků iFIS jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující funkce (pořadí odpovídá i postupu implementace):

• 00310 - Správa jádrových domén
• 00304 - Nastavení některých číselných řad: jednoznačné číslo dokumentu (PID) a číslo jednací
• 09138 - Číselník typů dokumentů
• 09140 - Číselník způsobů doručení
• 09160 - Číselník způsobů vyřízení
• 09126 - Spisové uzly
• 09130 - Přiřazení osob k uzlům (nebo 09131 - Přiřazení uzlů k osobám)
• 09134 - Spisový a skartační plán
• 09146 - Přístupy na spisové uzly

Pro větší komfort práce s aplikací jsou doporučena následující nastavení ve funkcích (pořadí odpovídá i postupu implementace):

• 09132 - Skupiny adresátů
• 09124 - Funkční místa
• 09128 - Přiřazení osob funkčním místům
• 09144 - Spisy

Globální parametry (lokální nejsou použity):

Parametr	Popis
POP3_IP	Adresa POP3 poštovního serveru
POP3_PO	Port POP3 poštovního serveru
SPSADM	Seznam správců SPS - obsahuje jejich OSB_ID oddělená středníkem
SPSUSER	Poštovní schránka spisové služby
SPSPSW	Heslo k poštovní schránce spisové služby
SPSALLSU	A/N - povolit/zakázat prohledávání všech (i cizích) SU
SPSAUTRG	A/N - povolit/zakázat automatickou registraci osob ke spisovým uzlům
SPSCJGEN	T/Z - generování nového čísla jednacího Tlačítkem (okamžitý zápis) / Zaškrtávátkem
SPSCJRUC	A/N - povolit/zakázat ruční zadání nového čísla jednacího
SPSSRPS	A/N - povolit/zakázat skartační řízení na příručních spisovnách
SPSPRISU	Přístupy na spisové uzly: null / 0 / 1  - nekontrolovat / zakázat / povolit adresování SU, není-li záznam v TSSUZPRI
SPS1PID	A/N - omezit/neomezovat počet připojených PID k dokladu na jediný
SPSREPID	A/N - kontrolovat, zda je PID při ručním vstupu zarezervováno (vytištěno) v tseqcs
SPSPID2R	Název položky řady pro kontrolu PID při ručním vstupu a pro tisk čárových kódů PID z iFIS, není-li nastavena, použije se řada s položkou PID
SPSGPID	Způsob zadání PID nového dokumentu při příjmu, odeslání a kopii: pri=xy; ode=xy; kop=xy, kde x je nastavení pro uzel Svět, y pro interní SU. xy mohou nabývat hodnot { R | G | A } kde R=vyplnit ručně nebo snímačem, G=generovat autom., A=kombinace R a G
SPSDSSU1	ID spisového uzlu, na který se evidují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS
SPSDSSU2	ID spisového uzlu, na který se adresují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS

	Poznámka
	Přístupy uživatelů "dle kontextu" se v této agendě nevyužívají, přístup je řízen pomocí správy uzlů funkcemi 09126 - Spisové uzly, 09130 - Přiřazení osob k uzlům spisové služby a 09146 - Přístupy na spisové uzly.

 

Systémové parametry

Systémové parametry a nastavení (nelze měnit uživatelsky):

• Adresářová struktura přijatých a odeslaných dokumentů (systémová tabulka)
• Nastavení hlavního nadřízeného uzlu "Svět" pro komunikaci s okolím (systémová tabulka)
• Domény - registry (kód a obsah běžného nastavení):
  

DOKUTYP druh dokumentu: Pevně dané ve vývoji Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (způsob předávání mezi spisovými uzly…).
B	Balík
C	Cestovní příkaz
D	Dopis
F	Faktura
H	UDD (Univerzální daňový doklad)
M	Veřejná zakázka m. r. (malého rozsahu)
O	Objednávka
P	Poukázka
R	Přihláška ke studiu
S	Smlouva
U	Upomínka
Z	Veřejná zakázka
E?	Externí zdroj - vyhrazeno pro systém

 

STAVDOR  stav doručení:  Pevně dané ve vývoji Těmito příznaky se řídí zařazení záznamů o dokumentech do adresářových struktur
A	Odesláno
B	Přijato
C	Vráceno
D	Zaevidováno
E	Přeposláno

 

STAVDOKU  stav dokumentu:  Pevně dané ve vývoji Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování.
A	Archivováno	Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.
B	Skartováno	Skartování záznamů se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.
C	Spisovna	Dokumenty uložené na příruční nebo centrální spisovně.
D	Zapůjčeno	Dokumenty zapůjčené z příruční nebo centrální spisovny.
E	Skartovat ihned	Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení
F	Chybná evidence	Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby
G	Skartační návrh	Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou zařazené již k posouzení do skartačního návrhu
X	Aktivní	Dokumenty, se kterými se aktivně pracuje.

 

DORTYP  způsob doručení:  Pevně dané ve vývoji Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (Podací list České pošty…).
D	Doporučeně
C	Doporučeně cizina
E	Elektronicky
I	Interně
K	Kurýrní služba
O	Obyčejně
?	Spisová služba ext. - vyhrazeno pro systém
?	Datová schránka - vyhrazeno pro systém
M	E-mail - vyhrazeno pro systém

 

PSLUZBA  poštovní služba:  Pevně dané ve vývoji Skupiny poštovních služeb České pošty.
A	Poštovní zásilky
B	Pošt. poukázky
C	Doplňkové služby
D	Příplatky
E	Vrácení cen
F	Slevy
G	Obchodní psaní
H	EMS
I	Platební doklad
J	Obchodní balík
K	Profi balík
L	Slevy za měsíc
M	Zásilkový obchod

 

VYRTYP  stav vyřízení: Navrhuje uživatel po dohodě s dodavatelem. Uvedené kódy jsou navržené z vývoje, jedná se o základní rozlišení stavu vyřízení dokumentu. (Význam kódů se předpokládá využít také v dalších etapách – např.na konkrétní kódy bude navázána konkrétní funkcionalita pro daný typ/druh dokumentu.)
A	Vyřizuje se - default. hodnota
B	Vyřízeno

 

UTAJENI  stupeň utajení: Dle zákona Nastavení je dáno platnou legislativou. V této etapě není tato doména provázána na funkcionalitu. Nedoporučuje se nastavení měnit s ohledem na možné využití v dalších etapách.
_	nevyplněno - bez utajení
A	Vyhrazené
D	Důvěrné
G	Tajné
V	Přísně tajné

Zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce

Zveřejňovat (vyvěšovat) dokumenty na elektronické úřední desce lze jen za předpokladů správně nastavené funkcionality. Více informací ke zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce uvedeno zde.

Nadstavbová webová aplikace wFIS/Spisová služba

wFIS/Spisová služba je nadstavbovou webovou aplikací iFIS/Spisové služby poskytující přístup k dokumentům organizace.

Datová rozhraní iFIS/Spisová služba

Podrobné informace k datovým rozhraním iFIS naleznete zde.

Datové rozhraní pro import typových spisů

Datové rozhraní iFIS/Spisová služba rozšířeno o možnost importu Typových spisů. Do rozhraní doplněny funkce na založení, aktualizaci a rušení Typového spisu.

Více informací k Typovým spisům uvedeno zde.

Obr. Schéma typových spisů

Základní funkce ve Spisové službě – postup evidence

Režim dotazů

V některých formulářích a složkách dochází z praktických důvodů k otevření v tomto režimu, kdy je očekávána výběrová podmínka. Režim lze také vyvolat přes funkci Zadat dotaz (F7).

Režim dotazů – dotažení záznamů a dat

a) Bez výběrové podmínky

Dotažení všech záznamů přes funkci Provést dotaz (F8)

b) S výběrovou podmínkou

Zadání výběrových podmínek do jednotlivých sloupců

Dotažení záznamů odpovídajících výběrovým podmínkám přes funkci Provést dotaz (F8)

Režim dotazů – ukončení bez dotažení záznamů

Pokud dotazem nejsou vybrány žádné záznamy, pak je potřeba použít funkci Návrat (F4 nebo ESC)

Poté lze použít vybraná funkční tlačítka v horní části formuláře.

Evidence záznamu o doručeném dokumentu

Evidence dokumentu na vlastním Spisovém uzlu

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Došlo

Po vyplnění minimálně povinných položek lze vyplnit i položky nepovinné

Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)

Záznam se uloží do složky Vyřizuje se na příslušném Spisovém uzlu

Možné varianty evidence Odesílatele dle Formy (Analogový či Digitální) a Způsobu doručení:

a) Analogové

Typ odesílatele "F" – výběr z číselníku organizací

Typ odesílatele "N" – vyplnění volným textem (vhodné dodržovat strukturu evidence položek Název a Adresa)

b) Digitální

Typ odesílatele "N" - vyplnění volným textem (včetně e-mailové adresy)

Typ odesílatele "M" - e-mailová adresa (ze spojení v číselníku organizací nebo osob v iFIS), případně zcela vyplněná volným textem (včetně údajů o firmě, osobě a jejich adrese)

	Poznámka
	V případě implementace napojení e-mailové schránky ePodatelny je možná automatická evidence záznamu importem.

Typ odesílatele "D" - datová schránka (údaje vyhledané z ISDS nebo ze spojení v číselníkách organizací/osob v iFIS)

	Poznámka
	V případě implementace napojení Datové schránky je možná automatická evidence záznamu importem

Evidence dokumentu na Podatelně (s nasměrováním na konečného adresáta)

Stejný postup jako u Evidence dokumentu na vlastním Spisovém uzlu

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Došlo

Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné

	Pozor
	Vždy evidovat konečného Adresáta (Spisový uzel nebo Osobu registrovanou na Spisovém uzlu)!

	Poznámka
	Jako konečného Adresáta lze zaevidovat typ "O" (osoba na Spisovém uzlu).

Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)

Záznam se uloží do složky K odeslání na Spisovém uzlu Podatelny

Záznam je zároveň viditelný ze strany Spisového uzlu Adresáta ve složce K příjmu

Evidence záznamu o vlastním dokumentu

Evidence odesílaného dokumentu mimo původce/subjekt

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Poslat

Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné

Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)

Záznam se uloží do složky K odeslání na příslušném Spisovém uzlu a je připraven k vypravení (nebo dle Doručovací cesty k předání na Podatelnu)

Možné varianty evidence Adresáta dle Formy (Analogový či Digitální) a Způsobu doručení:

a) Analogové

Typ adresáta "F" – výběr z číselníku organizací

Typ adresáta "N" – vyplnění volným textem (vhodné dodržovat strukturu evidence položek Název a Adresa)

b) Digitální

Typ adresáta "N" - vyplnění volným textem (včetně e-mailové adresy)

	Poznámka
	Jedná se jen o evidenční záležitost, záznam je/byl odeslán e-mailem mimo iFIS/Spisová služba.

Typ adresáta "M" - e-mailová adresa (ze spojení v číselníku organizací nebo osob v iFIS), případně zcela vyplněná volným textem (včetně údajů o firmě, osobě a jejich adrese)

	Poznámka
	V případě implementace napojení e-mailové odesílací služby lze záznam odeslat přímo z iFIS/Spisová služba.

Typ adresáta "D" - datová schránka (údaje vyhledané z ISDS nebo ze spojení v číselníkách organizací/osob v iFIS)

	Poznámka
	V případě implementace napojení Datové schránky lze záznam odeslat přímo z iFIS/Spisová služba.

Evidence interního dokumentu

a) Dokument zůstává na vlastním Spisovém uzlu

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Poslat

Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné

	Poznámka
	V Adresátovi je uveden stejný Spisový uzel jako v Odesílateli (případně osoba registrovaná na tomto Spisovém uzlu – typ "O").

Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)

Záznam se uloží do složky Vyřizuje se na příslušném Spisovém uzlu

b) Dokument je určen pro jiné pracoviště/Spisový uzel

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Poslat

Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné

	Poznámka
	V Adresátovi je uveden typ "U" Spisový uzel konečného adresáta, případně osoba registrovaná na tomto Spisovém uzlu – typ "O".

Záznam se uloží do složky K odeslání na příslušném Spisovém uzlu a je připraven k předání na Spisový uzel adresáta (nebo dle Doručovací cesty k předání na Podatelnu)

Záznam je zároveň viditelný ze strany Spisového uzlu Adresáta ve složce K příjmu a je připraven k převzetí ze Spisového uzlu odesílatele (nebo dle Doručovací cesty k převzetí z Podatelny)

Editace záznamu o dokumentu

Metadata záznamu (hodnoty položek) lze doplňovat, upravovat či měnit v jednotlivých záložkách.

	Pozor
	Možnosti změn jsou ovlivněny či omezeny: Způsobem pořízení záznamu (ruční či import) Složkou, ve které je záznam upravován Stavem záznamu Stavem vyřízení záznamu

Položky na záložce Základní údaje

Položky na záložce Vyřízení

Položky na záložce Adresy

Položky na záložce Doplňující údaje

Vyřízení záznamu o dokumentu

Evidence vyřízení dokumentu se provádí na záložce Vyřízení

	Pozor
	Povinné náležitosti vyřízení: Spisový znak (a s ním spojený skartační režim – Skartační znak a Skartační lhůta) Způsob vyřízení Datum vyřízení Stav vyřízení

Vyřízení záznamu na konečném Spisovém uzlu

	Poznámka
	Položky Datum vyřízení a Stav vyřízení jsou v rámci evidence propojeny a vzájemně se ovlivňují.

Po uložení záznamu se Stavem vyřízení = Vyřízeno se záznam automaticky přesune do složky Vyřízeno/Na uzlu

Vyřízení záznamu o dokumentu odesílaném mimo původce/subjekt (na Svět)

Tyto záznamy se výjimečně vyřizují automaticky jejich odesláním/vypravením. Stav vyřízení se zde změní na Vyřízeno bez nutnosti vyplnění dalších povinných náležitostí (viz výše).

Vypravené/odeslané dokumenty mimo původce/subjekt jsou evidovány ve složce Odesláno. Z pohledu vyřízení jsou také součásti složky Vyřízeno/Ve Světě.

	Pozor
	Hodnoty povinných náležitostí vyřízení musí být následně stejně doplněny (kontrolováno při uložení na spisovnu)!

	Poznámka
	V rámci implementace lze nastavit a zapnout kontrolu, která neumožní odeslat/vypravit dokument mimo subjekt bez povinných náležitostí vyřízení.

Evidence vypravení/odeslání záznamu o dokumentu

Evidence vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt

Lze provést se záznamy ve složce K odeslání, které mají v záložce Adresy uvedeného Adresáta typu "F" nebo "N".

Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej

V záložce Písemnosti v položce na uzel výběr hodnoty Svět. Přes tlačítko Filtruj omezení záznamů.

	Poznámka
	Další omezení záznamů lze realizovat přes výběrové podmínky v režimu dotazů, případně odškrtnutím zatrhávátek u vyfiltrovaných záznamů.

	Pozor
	Tlačítko Filtruj je nezbytné použít vždy, nestačí pouze zatrhnout záznamy!

Přes tlačítko Předání dojde k dokončení evidence vypravení.

Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).

Varianta vypravení dokumentů s tiskem reportu Podacího archu ČP

V předávacím/výdejovém formuláři se použije tlačítko Tisk a předání

Vybere se příslušný report (a zvolí případně jeho další nastavení)

Evidence vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt z pracoviště Podatelny

Postup a evidence je stejný jako při evidenci vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt, jen s tím rozdílem, že při evidenci vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt z pracoviště Podatelny je realizováno se záznamy evidovanými na Spisovém uzlu Podatelna.

Evidence vypravení/odeslání digitálního dokumentu mimo původce/subjekt

Lze provést se záznamy ve složce K odeslání, které mají v záložce Adresy uvedeného Adresáta typu "D", "M", případně "N".

a) Odeslání záznamu prostřednictvím Datové schránky

Realizace se záznamy s Adresátem typu "D"

Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej

V záložce e-Dokumenty volbou Datové zprávy dojde k omezení záznamů pouze pro odeslání prostřednictvím Datové schránky. Vlastní odeslání realizováno přes tlačítko Odeslat do ISDS

	Pozor
	Tlačítko Odeslat do ISDS je přístupné pouze na předem definovaném Spisovém uzlu a jen vybraným nadefinovaným uživatelům (registrovaných jako Správci Spisového uzlu).

Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).

Varianta dodatečné evidence vypravení dokumentu odeslaného prostřednictvím Portálu ISDS

Případy, kdy nedojde k odeslání přímo z iFIS/Spisová služba

b) Odeslání záznamu prostřednictvím mailové Odesílací služby

Realizace se záznamy s Adresátem typu "M"

Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej

V záložce e-Dokumenty volbou E-maily dojde k omezení záznamů pouze pro odeslání prostřednictvím Odesílací služby. Vlastní odeslání realizováno přes tlačítko Odeslat e-mail

Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).

Varianta dodatečné evidence vypravení dokumentu odeslaného prostřednictvím Poštovního klienta

Případy, kdy nedojde k odeslání přímo z iFIS/Spisová služba

c) Vypravení záznamu odeslaného mimo iFIS/Spisová služba (např. Poštovní klient)

Realizace se záznamy s Adresátem typu "N" (Forma = Digitální, Způsob doručení = Elektronicky, Doručovací cesta = Elektronická)

Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej.

V záložce e-Dokumenty volbou Ostatní dojde k omezení záznamů s danými podmínkami.

Vlastní dokončení evidence vypravení je realizováno přes tlačítko Vydat na Svět.

Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).