Kategorie:Spisová služba: Porovnání verzí

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání
← Porovnání se starší verzí
VizuálníWikitext
Jdan (diskuse | příspěvky)
7 827 editací
Bez shrnutí editace
Jdankova (diskuse | příspěvky)
24 369 editací
Bez shrnutí editace
 
(Není zobrazeno 38 mezilehlých verzí od 2 dalších uživatelů.)
Řádek 1: Řádek 1:


== Subsystém ''i''FIS*Spisová služba ==
== Subsystém ''i''FIS/Spisová služba ==


=== Popis subsystému  ===
=== Popis subsystému  ===


Modul ''Spisová služba'' řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci. Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách. Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).
Modul ''Spisová služba'' řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci. Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívá společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách. Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).


[[Image:Uvodspsl.gif]]
[[Image:Uvodspsl.gif]]
Řádek 42: Řádek 42:
|  SPSCSPIS
|  SPSCSPIS
|  Spisy
|  Spisy
|-
| align="center" | [[Man09145|09145]]
|  SPSTSPIS
|  Typové spisy
|-
|-
| align="center" | [[Man09147|09147]]
| align="center" | [[Man09147|09147]]
Řádek 58: Řádek 62:
|  SPSHLEDEJ
|  SPSHLEDEJ
|  Vyhledávání dokumentů
|  Vyhledávání dokumentů
|-
| align="center" | [[Man09164|09164]]
|  SPSBALIK
|  Balíky
|-
| align="center" | [[Man09170|09170]]
|  OPENESSL
|  Externí Spisová služba
|-
| align="center" | [[Man09175|09175]]
|  SPSVAZBA
|  Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
|-
| align="center" | [[Man09176|09176]]
|  SPSVAZBAPRO
|  Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
|-
| align="center" | [[Man09490|09490]]
|  VSKAROSB
|  Dotažení osoby
|-
|-
| align="center" | [[Man00225|00225]]
| align="center" | [[Man00225|00225]]
Řádek 124: Řádek 148:
|  SPSURS
|  SPSURS
|  Přiřazení středisek ke spisovým uzlům ISRS
|  Přiřazení středisek ke spisovým uzlům ISRS
|-
| align="center" | [[Man09141|09141]]
|  SPSDS
|  Evidence datových schránek
|-
|-
| align="center" | [[Man09146|09146]]
| align="center" | [[Man09146|09146]]
Řádek 183: Řádek 211:
|  SPSVYRIZ
|  SPSVYRIZ
|  Číselník způsobů vyřízení
|  Číselník způsobů vyřízení
|-
| align="center" | [[Man09165|09165]]
|  SPSBALUM
|  Číselník ukládacích míst spisovny
|}
|}


Řádek 477: Řádek 509:
=== Nastavení číselníků a funkcí ===
=== Nastavení číselníků a funkcí ===


V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci. Kromě obecných číselníků ''i''FIS* jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující funkce (pořadí odpovídá i postupu implementace):  
V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci. Kromě obecných číselníků ''i''FIS jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující funkce (pořadí odpovídá i postupu implementace):  
*[[Man00310|00310]] - ''Správa jádrových domén''  
*[[Man00310|00310]] - ''Správa jádrových domén''  
*[[Man00304|00304]] - ''Nastavení některých číselných řad'': ''jednoznačné číslo dokumentu (PID)'' a ''číslo jednací''  
*[[Man00304|00304]] - ''Nastavení některých číselných řad'': ''jednoznačné číslo dokumentu (PID)'' a ''číslo jednací''  
Řádek 819: Řádek 851:




== Nadstavbová webová aplikace iFIS/SPSL ==
== Nadstavbová webová aplikace wFIS/Spisová služba ==
 
[[Nadstavbová webová aplikace iFIS/SPSL|wFIS/Spisová služba]] je nadstavbovou webovou aplikací iFIS/Spisové služby poskytující přístup k dokumentům organizace.
 
 
==Datová rozhraní iFIS/Spisová služba==
 
Podrobné informace k datovým rozhraním iFIS naleznete [[:Kategorie:Datová rozhraní iFIS|zde]].
 
 
===Datové rozhraní pro import typových spisů===
 
Datové rozhraní [[:Kategorie:Spisová služba|''i''FIS/Spisová služba]] rozšířeno o možnost importu [[Man09145|Typových spisů]]. Do rozhraní doplněny funkce na založení, aktualizaci a rušení Typového spisu.
 
Více informací k Typovým spisům uvedeno [[Rozdílová dokumentace 12.19#RDA_eSPIStudentaTypoveSpisy|zde]].
 
[[Image:SchemaTypovychSpisu.png]]<br>
'''Obr.''' ''Schéma typových spisů''
 
 
==Základní funkce ve Spisové službě – postup evidence==
 
===Režim dotazů===
 
V některých formulářích a složkách dochází z praktických důvodů k otevření v tomto režimu, kdy je očekávána výběrová podmínka. Režim lze také vyvolat přes funkci ''Zadat dotaz'' (F7).
 
 
====Režim dotazů – dotažení záznamů a dat====
 
'''a) Bez výběrové podmínky'''
 
[[Image:BezVyberPodminky.png]]
 
 
Dotažení všech záznamů přes funkci ''Provést dotaz'' (F8)
 
[[Image:DotazVsechZaznamu.png]]
 
 
'''b) S výběrovou podmínkou'''
 
Zadání výběrových podmínek do jednotlivých sloupců
 
[[Image:SVyberPodminkou.png]]
 
 
Dotažení záznamů odpovídajících výběrovým podmínkám přes funkci ''Provést dotaz'' (F8)
 
[[Image:ProvestDotazVsechZaznamu.png]]
 
 
====Režim dotazů – ukončení bez dotažení záznamů====
 
<br>
 
[[Image:NebylVybranZadnyZaznam.png]]
 
 
Pokud dotazem nejsou vybrány žádné záznamy, pak je potřeba použít funkci ''Návrat'' (F4 nebo ESC)
 
[[Image:DotazJeZrusen.png]]
 
 
Poté lze použít vybraná funkční tlačítka v horní části formuláře.
 
 
===Evidence záznamu o doručeném dokumentu===
 
====Evidence dokumentu na vlastním Spisovém uzlu====
 
Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko ''Došlo''
 
[[Image:VolEvFormDoslo.png]]
 
 
Po vyplnění minimálně povinných položek lze vyplnit i položky nepovinné
 
[[Image:PovPolpoDoslo.png]]
 
 
Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)
 
[[Image:UlozenipoVyplPovPol.png]]
 
 
Záznam se uloží do složky ''Vyřizuje se'' na příslušném Spisovém uzlu
 
[[Image:PoUlozveSlozVyrizujeSe.png]]
 
 
<u>'''Možné varianty evidence Odesílatele dle Formy (Analogový či Digitální) a Způsobu doručení:'''</u>
 
'''a) Analogové'''
 
Typ odesílatele "F" – výběr z číselníku organizací
 
[[Image:TypOdesilateleF.png]]
 
 
Typ odesílatele "N" – vyplnění volným textem (vhodné dodržovat strukturu evidence položek ''Název'' a ''Adresa'')
 
[[Image:TypOdesilateleN.png]]
 
 
'''b) Digitální'''
 
Typ odesílatele "N" - vyplnění volným textem (včetně e-mailové adresy)
 
[[Image:TypOdesNvcetneMail.png]]
 
 
<span id="SPS_TypM">
Typ odesílatele "M" - e-mailová adresa (ze spojení v číselníku organizací nebo osob v iFIS), případně zcela vyplněná volným textem (včetně údajů o firmě, osobě a jejich adrese)</span>
 
{{Poznamka|V případě implementace napojení e-mailové schránky ePodatelny je možná automatická evidence záznamu importem.}}
 
[[Image:TypOdesilateleMeMail.png]]
 
 
Typ odesílatele "D" - datová schránka (údaje vyhledané z ISDS nebo ze spojení v číselníkách organizací/osob v iFIS)
 
{{Poznamka|V případě implementace napojení Datové schránky je možná automatická evidence záznamu importem}}
 
[[Image:TypOdesDatovaSchranka.png]]
 
 
====Evidence dokumentu na Podatelně (s nasměrováním na konečného adresáta)====
 
Stejný postup jako u [[:Kategorie:Spisová služba#Evidence dokumentu na vlastním Spisovém uzlu|Evidence dokumentu na vlastním Spisovém uzlu]]
 
Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko ''Došlo''
 
[[Image:PodatelnaDoslo.png]]
 
 
Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné
 
{{Pozor|Vždy evidovat konečného Adresáta (Spisový uzel nebo Osobu registrovanou na Spisovém uzlu)!}}
 
[[Image:PodatelnaPovPol.png]]
 
 
{{Poznamka|Jako konečného Adresáta lze zaevidovat typ "O" (osoba na Spisovém uzlu).}}
 
[[Image:PodatelnaAdresatO.png]]
 
 
Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)
 
[[Image:PodatelnaCisloJednaci.png]]
 
 
Záznam se uloží do složky ''K odeslání'' na Spisovém uzlu Podatelny
 
[[Image:PodatelnaSlozkakOdeslani.png]]
 
 
Záznam je zároveň viditelný ze strany Spisového uzlu Adresáta ve složce ''K příjmu''
 
[[Image:PodatelnakPrijmu.png]]
 
 
===Evidence záznamu o vlastním dokumentu===
 
====Evidence odesílaného dokumentu mimo původce/subjekt====
 
Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko ''Poslat''
 
[[Image:NaUzluPoslat.png]]
 
 
Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné
 
[[Image:NaUzluPovPol.png]]
 
 
Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)
 
[[Image:NaUzluCisloJednaci.png]]
 
 
Záznam se uloží do složky ''K odeslání'' na příslušném Spisovém uzlu a je připraven k vypravení (nebo dle Doručovací cesty k předání na Podatelnu)
 
[[Image:NaUzluKOdeslani.png]]
 
 
<u>'''Možné varianty evidence Adresáta dle Formy (Analogový či Digitální) a Způsobu doručení:'''</u>
 
'''a) Analogové'''
 
Typ adresáta "F" – výběr z číselníku organizací
 
[[Image:NaUzluTypF.png]]
 
 
Typ adresáta "N" – vyplnění volným textem (vhodné dodržovat strukturu evidence položek Název a Adresa)
 
[[Image:NaUzluTypN.png]]
 
 
'''b) Digitální'''
 
Typ adresáta "N" - vyplnění volným textem (včetně e-mailové adresy)
 
{{Poznamka|Jedná se jen o evidenční záležitost, záznam je/byl odeslán e-mailem mimo iFIS/Spisová služba.}}
 
[[Image:NaUzluNElektronicky.png]]
 
 
Typ adresáta "M" - e-mailová adresa (ze spojení v číselníku organizací nebo osob v iFIS), případně zcela vyplněná volným textem (včetně údajů o firmě, osobě a jejich adrese)
 
{{Poznamka|V případě implementace napojení e-mailové odesílací služby lze záznam odeslat přímo z iFIS/Spisová služba.}}
 
[[Image:NaUzluElektronickyM.png]]
 
 
Typ adresáta "D" - datová schránka (údaje vyhledané z ISDS nebo ze spojení v číselníkách organizací/osob v iFIS)
 
{{Poznamka|V případě implementace napojení Datové schránky lze záznam odeslat přímo z iFIS/Spisová služba.}}
 
[[Image:NaUzluTypDatSchranka.png]]
 
 
====Evidence interního dokumentu====
 
'''a) Dokument zůstává na vlastním Spisovém uzlu'''
 
Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko ''Poslat''
 
[[Image:NaUzluPoslat.png]]
 
 
Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné
 
{{Poznamka|V Adresátovi je uveden stejný Spisový uzel jako v Odesílateli (případně osoba registrovaná na tomto Spisovém uzlu – typ "O").}}
 
[[Image:NaUzluTypU.png]]
 
 
Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)
 
[[Image:NaUzluTypUCisloJednaci.png]]
 
 
Záznam se uloží do složky ''Vyřizuje se'' na příslušném Spisovém uzlu
 
[[Image:NaUzluTypUVyrizuje.png]]
 
 
'''b) Dokument je určen pro jiné pracoviště/Spisový uzel'''
 
Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko ''Poslat''
 
[[Image:NaUzluPoslat.png]]
 
 
Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné
 
[[Image:NaUzluUGrantove.png]]
 
 
{{Poznamka|V Adresátovi je uveden typ "U" Spisový uzel konečného adresáta, případně osoba registrovaná na tomto Spisovém uzlu – typ "O".}}
 
[[Image:NaUzluTypO.png]]
 
 
Záznam se uloží do složky ''K odeslání'' na příslušném Spisovém uzlu a je připraven k předání na Spisový uzel adresáta (nebo dle Doručovací cesty k předání na Podatelnu)
 
[[Image:NaUzluOveSlozceKOdeslani.png]]
 
 
Záznam je zároveň viditelný ze strany Spisového uzlu Adresáta ve složce ''K příjmu'' a je připraven k převzetí ze Spisového uzlu odesílatele (nebo dle Doručovací cesty k převzetí z Podatelny)
 
[[Image:NaUzluOveSlozceKPrijmu.png]]
 
 
===Editace záznamu o dokumentu===
 
Metadata záznamu (hodnoty položek) lze doplňovat, upravovat či měnit v jednotlivých záložkách.
 
[[Image:MetadataVyrizujese.png]]
 
 
{{Pozor|Možnosti změn jsou ovlivněny či omezeny:
*Způsobem pořízení záznamu (ruční či import)
*Složkou, ve které je záznam upravován
*Stavem záznamu
*Stavem vyřízení záznamu
}}
 
Položky na záložce ''Základní údaje''
 
[[Image:ZakladniUdaje.png]]
 
 
Položky na záložce ''Vyřízení''
 
[[Image:ZalozkaVyrizeni.png]]
 
 
Položky na záložce ''Adresy''
 
[[Image:ZalozkaAdresy.png]]
 
 
Položky na záložce ''Doplňující údaje''
 
[[Image:ZalozkaDoplnujiciUdaje.png]]
 
 
===Vyřízení záznamu o dokumentu===
 
Evidence vyřízení dokumentu se provádí na záložce ''Vyřízení''
 
[[Image:EvidenceVyrizeni1.png]]
 
 
{{Pozor|Povinné náležitosti vyřízení:
*Spisový znak (a s ním spojený skartační režim – Skartační znak a Skartační lhůta)
*Způsob vyřízení
*Datum vyřízení
*Stav vyřízení
}}
 
====Vyřízení záznamu na konečném Spisovém uzlu====
 
<br>
 
[[Image:EvidenceVyrizeni2.png]]
 
 
{{Poznamka|Položky ''Datum vyřízení'' a ''Stav vyřízení'' jsou v rámci evidence propojeny a vzájemně se ovlivňují.}}
 
Po uložení záznamu se Stavem vyřízení = Vyřízeno se záznam automaticky přesune do složky ''Vyřízeno/Na uzlu''
 
[[Image:EvidenceVyrizeni3.png]]
 
 
====Vyřízení záznamu o dokumentu odesílaném mimo původce/subjekt (na ''Svět'')====
 
Tyto záznamy se výjimečně vyřizují automaticky jejich odesláním/vypravením. Stav vyřízení se zde změní na ''Vyřízeno'' bez nutnosti vyplnění dalších povinných náležitostí (viz výše).
 
[[Image:EvidenceVyrizeni4.png]]
 
 
Vypravené/odeslané dokumenty mimo původce/subjekt jsou evidovány ve složce ''Odesláno''. Z pohledu vyřízení jsou také součásti složky ''Vyřízeno/Ve Světě''.
 
{{Pozor|Hodnoty povinných náležitostí vyřízení musí být následně stejně doplněny (kontrolováno při uložení na spisovnu)!}}
 
{{Poznamka|V rámci implementace lze nastavit a zapnout kontrolu, která neumožní odeslat/vypravit dokument mimo subjekt bez povinných náležitostí vyřízení.}}
 
===Evidence vypravení/odeslání záznamu o dokumentu===
 
====Evidence vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt====
 
Lze provést se záznamy ve složce ''K odeslání'', které mají v záložce ''Adresy'' uvedeného Adresáta typu "F" nebo "N".
 
Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko ''Výdej''
 
[[Image:EvidenceVypraveni1.png]]
 
 
V záložce ''Písemnosti'' v položce ''na uzel'' výběr hodnoty ''Svět''. Přes tlačítko ''Filtruj'' omezení záznamů.
 
{{Poznamka|Další omezení záznamů lze realizovat přes výběrové podmínky v režimu dotazů, případně odškrtnutím zatrhávátek u vyfiltrovaných záznamů.}}
 
{{Pozor|Tlačítko ''Filtruj'' je nezbytné použít vždy, nestačí pouze zatrhnout záznamy!}}
 
Přes tlačítko ''Předání'' dojde k dokončení evidence vypravení.
 
[[Image:EvidenceVypraveni2.png]]
 


[[Nadstavbová webová aplikace iFIS/SPSL|Nadstavbová webová aplikace iFIS/SPSL]] je určena pro možnost vybraným nadefinovaným uživatelům dohledat a zobrazit záznamy o dokumentech evidovaných v modulu iFIS/Spisová služba.
Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky ''Odesláno'' (případně je lze dohledat také ve složce ''Vyřízeno/Ve Světě'').


<br><br>
[[Image:EvidenceVypraveni3.png]]
 
 
<u>'''Varianta vypravení dokumentů s tiskem reportu Podacího archu ČP'''</u>
 
V předávacím/výdejovém formuláři se použije tlačítko ''Tisk a předání''
 
[[Image:EvidenceVypraveni4.png]]
 
 
Vybere se příslušný report (a zvolí případně jeho další nastavení)
 
[[Image:EvidenceVypraveni5.png]]
 
 
[[Image:EvidenceVypraveni6.png]]
 
 
====Evidence vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt z pracoviště Podatelny====
 
Postup a evidence je stejný jako při [[:Kategorie:Spisová služba#Evidence vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt|evidenci vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt]], jen s tím rozdílem, že při evidenci vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt z pracoviště Podatelny je realizováno se záznamy evidovanými na Spisovém uzlu ''Podatelna''.
 
 
====Evidence vypravení/odeslání digitálního dokumentu mimo původce/subjekt====
 
Lze provést se záznamy ve složce ''K odeslání'', které mají v záložce ''Adresy'' uvedeného Adresáta typu "D", "M", případně "N".
 
'''a) Odeslání záznamu prostřednictvím Datové schránky'''
 
Realizace se záznamy s Adresátem typu "D"
 
Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko ''Výdej''
 
[[Image:EvidenceVypraveni7.png]]
 
 
V záložce ''e-Dokumenty'' volbou ''Datové zprávy'' dojde k omezení záznamů pouze pro odeslání prostřednictvím Datové schránky. Vlastní odeslání realizováno přes tlačítko ''Odeslat do ISDS''
 
{{Pozor|Tlačítko ''Odeslat do ISDS'' je přístupné pouze na předem definovaném Spisovém uzlu a jen vybraným nadefinovaným uživatelům (registrovaných jako Správci Spisového uzlu).}}
 
[[Image:EvidenceVypraveni8.png]]
 
 
Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky ''Odesláno'' (případně je lze dohledat také ve složce ''Vyřízeno/Ve Světě'').
 
[[Image:EvidenceVypraveni9.png]]
 
 
<u>'''Varianta dodatečné evidence vypravení dokumentu odeslaného prostřednictvím Portálu ISDS'''</u>
 
Případy, kdy nedojde k odeslání přímo z iFIS/Spisová služba
 
[[Image:EvidenceVypraveni10.png]]
 
 
[[Image:EvidenceVypraveni11.png]]
 
 
<u>'''b) Odeslání záznamu prostřednictvím mailové Odesílací služby'''</u>
 
Realizace se záznamy s Adresátem typu "M"
 
[[Image:EvidenceVypraveni12.png]]
 
 
Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko ''Výdej''
 
V záložce ''e-Dokumenty'' volbou ''E-maily'' dojde k omezení záznamů pouze pro odeslání prostřednictvím Odesílací služby.
Vlastní odeslání realizováno přes tlačítko ''Odeslat e-mail''
 
[[Image:EvidenceVypraveni13.png]]
 
 
Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky ''Odesláno'' (případně je lze dohledat také ve složce ''Vyřízeno/Ve Světě'').
 
 
<u>'''Varianta dodatečné evidence vypravení dokumentu odeslaného prostřednictvím Poštovního klienta'''</u>
 
Případy, kdy nedojde k odeslání přímo z iFIS/Spisová služba
 
[[Image:EvidenceVypraveni14.png]]
 
 
'''c) Vypravení záznamu odeslaného mimo iFIS/Spisová služba (např. Poštovní klient)'''
 
Realizace se záznamy s Adresátem typu "N" (Forma = Digitální, Způsob doručení = Elektronicky, Doručovací cesta = Elektronická)
 
[[Image:EvidenceVypraveni15.png]]
 
 
Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko ''Výdej''.
 
[[Image:EvidenceVypraveni16.png]]
 
 
V záložce ''e-Dokumenty'' volbou ''Ostatní'' dojde k omezení záznamů s danými podmínkami.
 
Vlastní dokončení evidence vypravení je realizováno přes tlačítko ''Vydat na Svět''.
 
Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky ''Odesláno'' (případně je lze dohledat také ve složce ''Vyřízeno/Ve Světě'').
 
<br>

Aktuální verze z 22. 2. 2024, 08:22

Subsystém iFIS/Spisová služba

Popis subsystému

Modul Spisová služba řeší problematiku přijaté a odeslané pošty, interní pošty a sledování oběhu dokumentů (písemností) v organizaci. Spisová služba je integrální součástí jednotného informačního systému, využívá společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách. Řešení je založeno na tzv. kombinovaném modelu, kdy je potřeba distribuovat a evidovat jak dokumenty v elektronické (digitální) podobě, tak v listinné (analogové) podobě. Přitom jako hlavní způsob komunikace je nastaveno vždy hvězdicové uspořádání (plné čáry prostřednictvím nejbližší podatelny). Systém dovoluje také přímé předání (přerušovaná čára).

Obr. 1 Schéma kombinovaného oběhu dokumentů s více podatelnami


Seznam formulářů

Formulář Název Popis
09122  SPSBOLD  Podací deník
09132  SPSSKUP  Skupiny adresátů
09137  SPSPRED_PD  Předávací formulář
09142  SPSNEW  Evidence nového dokumentu do spisové služby
09143  SPSTESS  Evidence nového dokumentu do externí spisové služby
09144  SPSCSPIS  Spisy
09145  SPSTSPIS  Typové spisy
09147  SPSCSPISD  Evidence spisu ve spisové službě
09154  SPSPROT  Protokoly skartačních řízení
09156  SPSZF  Zdroje financování
09158  SPSHLEDEJ  Vyhledávání dokumentů
09164  SPSBALIK  Balíky
09170  OPENESSL  Externí Spisová služba
09175  SPSVAZBA  Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
09176  SPSVAZBAPRO  Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
09490  VSKAROSB  Dotažení osoby
00225  ISDSFIND  Vyhledávání Datové schránky
00360  EUDDOC  Administrace elektronické úřední desky
00361  EUDSPR  Administrace elektronické úřední desky - správce


Podatelna

Formulář Název Popis
09136  SPSPRED  Samoobslužný předávací formulář
09150  SPSFS  Frankovací stroj


Správa

Formulář Název Popis
09124  SPSFCE  Funkční místa
09126  SPSUZEL  Spisové uzly
09128  SPSFOSO  Přiřazení osob k funkčním místům
09130  SPSUOSO  Přiřazení osob k uzlům
09131  SPSOSOU  Přiřazení uzlů k osobám
09133  SPSURS  Přiřazení středisek ke spisovým uzlům ISRS
09141  SPSDS  Evidence datových schránek
09146  SPSUPRI  Přístupy na spisové uzly
00305  EKRADREZ  Tisk a rezervace číselných řad


Číselníky

Formulář Název Popis
09101  PEOSOBY  Jmenný seznam osob
09102  EKDRVZ  Druhy vztahu
09110  PEOSOBYS  Jmenný seznam osob - správce
09123  SPSAGENDA  Číselník agend
09134  SPSRAD  Spisový a skartační plán
09138  SPSCPIS  Číselník typů dokumentu
09140  SPSCDOR  Číselník způsobů doručení
09148  SPSTARIF  Tarify poštovních služeb
09152  SPSZME  Zařazení zemí do cenových skupin
09160  SPSVYRIZ  Číselník způsobů vyřízení
09165  SPSBALUM  Číselník ukládacích míst spisovny


Menu subsystému

V hlavním menu jsou rozčleněny formuláře Spisové služby tak, aby jednotlivé složky obsahovaly související funkce. Tím je zajištěna přehlednost a usnadněno přidělování uživatelských rolí a přístupů. Hlavní rozdělení je na formuláře uživatelské (pro všechna pracoviště a navíc vybrané pro některou podatelnu/výpravnu) a pro správu aplikace.


Obr. 2 Členění formulářů v menu Spisové služby


Také správcovské formuláře jsou rozřazeny do složek.


Obr. 3 Členění formulářů ve Správě spisové služby


Popis datových položek

Základní evidenční pomůckou spisové služby je Podací deník. Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce. Záznam o dokumentu je v databázi uložen pouze 1x. Každé doručení dokumentu a jeho předání je zaznamenáno v historii. Záznamy v podacím deníku (o dokumentech a jejich doručení) jsou z pohledu každého uživatele automaticky řazeny do složek, a to s obdobnou filosofií jako u E-mail, např. MS Outlook.


Základní identifikace

Zápis v podacím deníku obsahuje následující údaje:  

Položka Povinná Rozsah Default. hodnota Poznámka
PID - jednoznačný identifikátor (označení) dokumentu A Ch(30)   generováno podle masky pro úlohu 091 při uložení nového záznamu (typicky rok a pořadové číslo v rámci roku), za určitých podmínek ruční evidence při pořízení nového záznamu, opisuje se na dokument
Předmět A Ch(100)   stručný popis dokumentu (věc)
Evidenční datum A dd.mm.rrrr systémové datum datum zaevidování, generováno systémem
Typ dokumentu A číselník TSSCPIS   viz Parametrizace - číselník typů dokumentů
Stav dokumentu A doména STAVDOKU Aktivní generováno systémem, povolené hodnoty: viz Parametrizace
ČJ naše N Ch(30)   povolena duplicita, možnost generování, pořadové číslo v roce
ČJ vaše N Ch(30)   číslo jednací externího odesílatele dokumentu 
Spis N číselník TSSCSPIS   viz Parametrizace – číselník spisů
Odesílatel A *)   *) skupina položek s možností:

a)  výběru z čís.reg.osob pro spisovou službu

b) výběru z čís.organizací

c) výběru z čís.uzlů

d) ostatní externí (volný text)

e) výběru ze skupin adresátů (jen pro adresáty)  

Adresát A *)  


Další evidenční údaje

Položka Povinná Rozsah Default. hodnota Poznámka
Podací datum N dd.mm.rrrr   má význam pouze u odesílané pošty
Datum převzetí (doručení) N dd.mm.rrrr   využitelné pro přijatou i odesílanou poštu
Způsob doručení A číselník TSSCDOR   viz Parametrizace - číselník způsobů doručení
Poslední pohyb A dd.mm.rrrr systémové datum datum posledního předání, generováno systémem
Právní váha A číselník Originál hodnoty: originál, kopie, ověřená kopie
Podací číslo N Ch(30)   přiděluje Česká pošta (doporučená pošta), využití i pro ID datových zpráv
Počet listů N N(3)    
Počet příloh N N(3)    
Váha (g) N N(7)   pro frankovací stroj
Poštovné (Kč) N N(7)   pro frankovací stroj
Zdroj financování N     NS/TA/A/KP – hodnoty aplikace Z-P (pro rozúčtování poštovného)
Upozornění N Ch(1)   např. na zvláštní důležitost, povolená hodnota: !
Poznámka N Ch(2000)   volný text, např. seznam souvisejících dokumentů, postup vyřízení-oběhu dokumentu ...
Příznak utajení N doména UTAJENI   povolené hodnoty: vyhrazené, důvěrné, tajné, přísně tajné


Údaje o stavu a cestě vyřizování

Položka Povinná Rozsah Default. hodnota Poznámka
Vyřizuje/uloženo N číselník J_OSB   identifikace zodpovědné osoby, která dokument vyřizuje nebo u které je dokument právě uložen
Vyřídit do N dd.mm.rrrr   výchozí termín pro možnost sledování stavu vyřízení dokumentů a pro signalizaci plnění lhůty na vyřízení (barva pole Příznak důležitosti)
Stav vyřízení A doména VYRTYP Vyřizuje se povolené hodnoty viz Parametrizace, přímá vazba na Datum vyřízení 
Způsob vyřízení A číselník  
  • hodnoty z funkce SPSVYRIZ (09160 Číselník způsobů vyřízení)
  • doporučení - hodnoty dle Národního standardu pro ERMS
  • povinně vyplnitelná položka v okamžiku vyřízení dokumentu
Datum vyřízení N dd.mm.rrrr   přímá vazba na Stav vyřízení
Spisový znak N číselník TSSSRAD  
  • hodnoty z funkce SPSRAD (09134 Spisový a skartační plán)
  • povinně vyplnitelná položka v okamžiku vyřízení dokumentu
Skartační (vyřazovací) znak N číselník TSSSRAD   generováno automaticky dle spisového znaku
Skartační lhůta N číselník TSSSRAD   generováno automaticky dle spisového znaku
Předáno N 0, 1 0 příznak předání dokum. osobě uvedené v položce „Vyřizuje/Uloženo“

 0 – nepředáno,  1 – předáno

Lokace - Místo uložení A číselník uzlů   generováno systémem - uzel, který má dokument právě v kompetenci
Doručovací cesta A přepínač Standardní (cesta přes podatelny) Standardní / Přímá / Elektronická


Údaje týkající se záložek Přílohy, Doklady a Půjčky jsou samostatně popsány v 09122 - Podací deník.


Rozsah parametrizace

Nastavení číselníků a funkcí

V následujícím odstavci jsou popsány možnosti parametrizace a nastavení při implementaci. Kromě obecných číselníků iFIS jsou pro nastavení a parametrizaci podstatné následující funkce (pořadí odpovídá i postupu implementace):

  • 00310 - Správa jádrových domén
  • 00304 - Nastavení některých číselných řad: jednoznačné číslo dokumentu (PID) a číslo jednací
  • 09138 - Číselník typů dokumentů
  • 09140 - Číselník způsobů doručení
  • 09160 - Číselník způsobů vyřízení
  • 09126 - Spisové uzly
  • 09130 - Přiřazení osob k uzlům (nebo 09131 - Přiřazení uzlů k osobám)
  • 09134 - Spisový a skartační plán
  • 09146 - Přístupy na spisové uzly


Pro větší komfort práce s aplikací jsou doporučena následující nastavení ve funkcích (pořadí odpovídá i postupu implementace):

  • 09132 - Skupiny adresátů
  • 09124 - Funkční místa
  • 09128 - Přiřazení osob funkčním místům
  • 09144 - Spisy


Globální parametry (lokální nejsou použity):

Parametr Popis
 POP3_IP Adresa POP3 poštovního serveru
 POP3_PO Port POP3 poštovního serveru
 SPSADM Seznam správců SPS - obsahuje jejich OSB_ID oddělená středníkem
 SPSUSER Poštovní schránka spisové služby
 SPSPSW Heslo k poštovní schránce spisové služby
 SPSALLSU A/N - povolit/zakázat prohledávání všech (i cizích) SU
 SPSAUTRG A/N - povolit/zakázat automatickou registraci osob ke spisovým uzlům
 SPSCJGEN T/Z - generování nového čísla jednacího Tlačítkem (okamžitý zápis) / Zaškrtávátkem
 SPSCJRUC A/N - povolit/zakázat ruční zadání nového čísla jednacího
 SPSSRPS A/N - povolit/zakázat skartační řízení na příručních spisovnách
 SPSPRISU Přístupy na spisové uzly: null / 0 / 1  - nekontrolovat / zakázat / povolit adresování SU, není-li záznam v TSSUZPRI
 SPS1PID A/N - omezit/neomezovat počet připojených PID k dokladu na jediný
 SPSREPID A/N - kontrolovat, zda je PID při ručním vstupu zarezervováno (vytištěno) v tseqcs
 SPSPID2R Název položky řady pro kontrolu PID při ručním vstupu a pro tisk čárových kódů PID z iFIS, není-li nastavena, použije se řada s položkou PID
 SPSGPID Způsob zadání PID nového dokumentu při příjmu, odeslání a kopii: pri=xy; ode=xy; kop=xy, kde x je nastavení pro uzel Svět, y pro interní SU. xy mohou nabývat hodnot { R | G | A } kde R=vyplnit ručně nebo snímačem, G=generovat autom., A=kombinace R a G
 SPSDSSU1 ID spisového uzlu, na který se evidují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS
 SPSDSSU2 ID spisového uzlu, na který se adresují automaticky stažené datové zprávy z datové schránky ISDS


Poznámka Poznámka
Přístupy uživatelů "dle kontextu" se v této agendě nevyužívají, přístup je řízen pomocí správy uzlů funkcemi 09126 - Spisové uzly, 09130 - Přiřazení osob k uzlům spisové služby a 09146 - Přístupy na spisové uzly.


 

Systémové parametry

Systémové parametry a nastavení (nelze měnit uživatelsky):

  • Adresářová struktura přijatých a odeslaných dokumentů (systémová tabulka)
  • Nastavení hlavního nadřízeného uzlu "Svět" pro komunikaci s okolím (systémová tabulka)
  • Domény - registry (kód a obsah běžného nastavení):

DOKUTYP druh dokumentu: Pevně dané ve vývoji

Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (způsob předávání mezi spisovými uzly…).

B  Balík
C  Cestovní příkaz
D  Dopis
F  Faktura
H  UDD (Univerzální daňový doklad)
M  Veřejná zakázka m. r. (malého rozsahu)
O  Objednávka
P  Poukázka
R  Přihláška ke studiu
S  Smlouva
U  Upomínka
Z  Veřejná zakázka
E?  Externí zdroj - vyhrazeno pro systém

 

STAVDOR  stav doručení:  Pevně dané ve vývoji

Těmito příznaky se řídí zařazení záznamů o dokumentech do adresářových struktur

A  Odesláno
B  Přijato
C  Vráceno
D  Zaevidováno
E  Přeposláno

 

STAVDOKU  stav dokumentu:  Pevně dané ve vývoji

Běžné záznamy jsou ve stavu Zpracování.

 A  Archivováno Přeřazení záznamů do archivu se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.
B  Skartováno Skartování záznamů se provádí skartačním řízením na úrovni databáze.
C  Spisovna Dokumenty uložené na příruční nebo centrální spisovně.
D  Zapůjčeno Dokumenty zapůjčené z příruční nebo centrální spisovny.
E  Skartovat ihned Dokumenty s nulovou skartační lhůtou, je možno je skartovat ihned bez zařazení do skartačního řízení
F  Chybná evidence Dokumenty, které neměly být v evidenci spisové služby
G  Skartační návrh Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou zařazené již k posouzení do skartačního návrhu
X  Aktivní Dokumenty, se kterými se aktivně pracuje.

 

DORTYP  způsob doručení:  Pevně dané ve vývoji

Slouží k rozdělení dokumentů na skupiny, se kterými může spisová služba zacházet specifickým způsobem (Podací list České pošty…).

D  Doporučeně
C  Doporučeně cizina
E  Elektronicky
I  Interně
K  Kurýrní služba
O  Obyčejně
?  Spisová služba ext. - vyhrazeno pro systém
?  Datová schránka - vyhrazeno pro systém
M  E-mail - vyhrazeno pro systém

 

PSLUZBA  poštovní služba:  Pevně dané ve vývoji

Skupiny poštovních služeb České pošty.

A  Poštovní zásilky
B  Pošt. poukázky
C  Doplňkové služby
D  Příplatky
E  Vrácení cen
F  Slevy
G  Obchodní psaní
H  EMS
I  Platební doklad
J  Obchodní balík
K  Profi balík
L  Slevy za měsíc
M  Zásilkový obchod

 

VYRTYP  stav vyřízení: Navrhuje uživatel po dohodě s dodavatelem.

Uvedené kódy jsou navržené z vývoje, jedná se o základní rozlišení stavu vyřízení dokumentu. (Význam kódů se předpokládá využít také v dalších etapách – např.na konkrétní kódy bude navázána konkrétní funkcionalita pro daný typ/druh dokumentu.)

A  Vyřizuje se - default. hodnota
B  Vyřízeno

 

UTAJENI  stupeň utajení: Dle zákona

Nastavení je dáno platnou legislativou. V této etapě není tato doména provázána na funkcionalitu. Nedoporučuje se nastavení měnit s ohledem na možné využití v dalších etapách.

_  nevyplněno - bez utajení
A  Vyhrazené
D  Důvěrné
G  Tajné
V  Přísně tajné


Zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce

Zveřejňovat (vyvěšovat) dokumenty na elektronické úřední desce lze jen za předpokladů správně nastavené funkcionality. Více informací ke zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce uvedeno zde.


Nadstavbová webová aplikace wFIS/Spisová služba

wFIS/Spisová služba je nadstavbovou webovou aplikací iFIS/Spisové služby poskytující přístup k dokumentům organizace.


Datová rozhraní iFIS/Spisová služba

Podrobné informace k datovým rozhraním iFIS naleznete zde.


Datové rozhraní pro import typových spisů

Datové rozhraní iFIS/Spisová služba rozšířeno o možnost importu Typových spisů. Do rozhraní doplněny funkce na založení, aktualizaci a rušení Typového spisu.

Více informací k Typovým spisům uvedeno zde.


Obr. Schéma typových spisů


Základní funkce ve Spisové službě – postup evidence

Režim dotazů

V některých formulářích a složkách dochází z praktických důvodů k otevření v tomto režimu, kdy je očekávána výběrová podmínka. Režim lze také vyvolat přes funkci Zadat dotaz (F7).


Režim dotazů – dotažení záznamů a dat

a) Bez výběrové podmínky


Dotažení všech záznamů přes funkci Provést dotaz (F8)


b) S výběrovou podmínkou

Zadání výběrových podmínek do jednotlivých sloupců


Dotažení záznamů odpovídajících výběrovým podmínkám přes funkci Provést dotaz (F8)


Režim dotazů – ukončení bez dotažení záznamů



Pokud dotazem nejsou vybrány žádné záznamy, pak je potřeba použít funkci Návrat (F4 nebo ESC)


Poté lze použít vybraná funkční tlačítka v horní části formuláře.


Evidence záznamu o doručeném dokumentu

Evidence dokumentu na vlastním Spisovém uzlu

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Došlo


Po vyplnění minimálně povinných položek lze vyplnit i položky nepovinné


Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)


Záznam se uloží do složky Vyřizuje se na příslušném Spisovém uzlu


Možné varianty evidence Odesílatele dle Formy (Analogový či Digitální) a Způsobu doručení:

a) Analogové

Typ odesílatele "F" – výběr z číselníku organizací


Typ odesílatele "N" – vyplnění volným textem (vhodné dodržovat strukturu evidence položek Název a Adresa)


b) Digitální

Typ odesílatele "N" - vyplnění volným textem (včetně e-mailové adresy)


Typ odesílatele "M" - e-mailová adresa (ze spojení v číselníku organizací nebo osob v iFIS), případně zcela vyplněná volným textem (včetně údajů o firmě, osobě a jejich adrese)

Poznámka Poznámka
V případě implementace napojení e-mailové schránky ePodatelny je možná automatická evidence záznamu importem.



Typ odesílatele "D" - datová schránka (údaje vyhledané z ISDS nebo ze spojení v číselníkách organizací/osob v iFIS)

Poznámka Poznámka
V případě implementace napojení Datové schránky je možná automatická evidence záznamu importem



Evidence dokumentu na Podatelně (s nasměrováním na konečného adresáta)

Stejný postup jako u Evidence dokumentu na vlastním Spisovém uzlu

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Došlo


Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné

Pozor Pozor
Vždy evidovat konečného Adresáta (Spisový uzel nebo Osobu registrovanou na Spisovém uzlu)!



Poznámka Poznámka
Jako konečného Adresáta lze zaevidovat typ "O" (osoba na Spisovém uzlu).



Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)


Záznam se uloží do složky K odeslání na Spisovém uzlu Podatelny


Záznam je zároveň viditelný ze strany Spisového uzlu Adresáta ve složce K příjmu


Evidence záznamu o vlastním dokumentu

Evidence odesílaného dokumentu mimo původce/subjekt

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Poslat


Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné


Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)


Záznam se uloží do složky K odeslání na příslušném Spisovém uzlu a je připraven k vypravení (nebo dle Doručovací cesty k předání na Podatelnu)


Možné varianty evidence Adresáta dle Formy (Analogový či Digitální) a Způsobu doručení:

a) Analogové

Typ adresáta "F" – výběr z číselníku organizací


Typ adresáta "N" – vyplnění volným textem (vhodné dodržovat strukturu evidence položek Název a Adresa)


b) Digitální

Typ adresáta "N" - vyplnění volným textem (včetně e-mailové adresy)

Poznámka Poznámka
Jedná se jen o evidenční záležitost, záznam je/byl odeslán e-mailem mimo iFIS/Spisová služba.



Typ adresáta "M" - e-mailová adresa (ze spojení v číselníku organizací nebo osob v iFIS), případně zcela vyplněná volným textem (včetně údajů o firmě, osobě a jejich adrese)

Poznámka Poznámka
V případě implementace napojení e-mailové odesílací služby lze záznam odeslat přímo z iFIS/Spisová služba.



Typ adresáta "D" - datová schránka (údaje vyhledané z ISDS nebo ze spojení v číselníkách organizací/osob v iFIS)

Poznámka Poznámka
V případě implementace napojení Datové schránky lze záznam odeslat přímo z iFIS/Spisová služba.



Evidence interního dokumentu

a) Dokument zůstává na vlastním Spisovém uzlu

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Poslat


Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné

Poznámka Poznámka
V Adresátovi je uveden stejný Spisový uzel jako v Odesílateli (případně osoba registrovaná na tomto Spisovém uzlu – typ "O").



Po uložení záznamu se vygeneruje jednoznačný identifikátor dokumentu PID (dle nastavení případně také Číslo jednací)


Záznam se uloží do složky Vyřizuje se na příslušném Spisovém uzlu


b) Dokument je určen pro jiné pracoviště/Spisový uzel

Volání evidenčního formuláře přes funkční tlačítko Poslat


Vyplnění minimálně povinných položek, lze vyplnit i položky nepovinné


Poznámka Poznámka
V Adresátovi je uveden typ "U" Spisový uzel konečného adresáta, případně osoba registrovaná na tomto Spisovém uzlu – typ "O".



Záznam se uloží do složky K odeslání na příslušném Spisovém uzlu a je připraven k předání na Spisový uzel adresáta (nebo dle Doručovací cesty k předání na Podatelnu)


Záznam je zároveň viditelný ze strany Spisového uzlu Adresáta ve složce K příjmu a je připraven k převzetí ze Spisového uzlu odesílatele (nebo dle Doručovací cesty k převzetí z Podatelny)


Editace záznamu o dokumentu

Metadata záznamu (hodnoty položek) lze doplňovat, upravovat či měnit v jednotlivých záložkách.


Pozor Pozor
Možnosti změn jsou ovlivněny či omezeny:
  • Způsobem pořízení záznamu (ruční či import)
  • Složkou, ve které je záznam upravován
  • Stavem záznamu
  • Stavem vyřízení záznamu


Položky na záložce Základní údaje


Položky na záložce Vyřízení


Položky na záložce Adresy


Položky na záložce Doplňující údaje


Vyřízení záznamu o dokumentu

Evidence vyřízení dokumentu se provádí na záložce Vyřízení


Pozor Pozor
Povinné náležitosti vyřízení:
  • Spisový znak (a s ním spojený skartační režim – Skartační znak a Skartační lhůta)
  • Způsob vyřízení
  • Datum vyřízení
  • Stav vyřízení


Vyřízení záznamu na konečném Spisovém uzlu



Poznámka Poznámka
Položky Datum vyřízení a Stav vyřízení jsou v rámci evidence propojeny a vzájemně se ovlivňují.


Po uložení záznamu se Stavem vyřízení = Vyřízeno se záznam automaticky přesune do složky Vyřízeno/Na uzlu


Vyřízení záznamu o dokumentu odesílaném mimo původce/subjekt (na Svět)

Tyto záznamy se výjimečně vyřizují automaticky jejich odesláním/vypravením. Stav vyřízení se zde změní na Vyřízeno bez nutnosti vyplnění dalších povinných náležitostí (viz výše).


Vypravené/odeslané dokumenty mimo původce/subjekt jsou evidovány ve složce Odesláno. Z pohledu vyřízení jsou také součásti složky Vyřízeno/Ve Světě.

Pozor Pozor
Hodnoty povinných náležitostí vyřízení musí být následně stejně doplněny (kontrolováno při uložení na spisovnu)!


Poznámka Poznámka
V rámci implementace lze nastavit a zapnout kontrolu, která neumožní odeslat/vypravit dokument mimo subjekt bez povinných náležitostí vyřízení.


Evidence vypravení/odeslání záznamu o dokumentu

Evidence vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt

Lze provést se záznamy ve složce K odeslání, které mají v záložce Adresy uvedeného Adresáta typu "F" nebo "N".

Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej


V záložce Písemnosti v položce na uzel výběr hodnoty Svět. Přes tlačítko Filtruj omezení záznamů.

Poznámka Poznámka
Další omezení záznamů lze realizovat přes výběrové podmínky v režimu dotazů, případně odškrtnutím zatrhávátek u vyfiltrovaných záznamů.


Pozor Pozor
Tlačítko Filtruj je nezbytné použít vždy, nestačí pouze zatrhnout záznamy!


Přes tlačítko Předání dojde k dokončení evidence vypravení.


Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).


Varianta vypravení dokumentů s tiskem reportu Podacího archu ČP

V předávacím/výdejovém formuláři se použije tlačítko Tisk a předání


Vybere se příslušný report (a zvolí případně jeho další nastavení)



Evidence vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt z pracoviště Podatelny

Postup a evidence je stejný jako při evidenci vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt, jen s tím rozdílem, že při evidenci vypravení analogového dokumentu mimo původce/subjekt z pracoviště Podatelny je realizováno se záznamy evidovanými na Spisovém uzlu Podatelna.


Evidence vypravení/odeslání digitálního dokumentu mimo původce/subjekt

Lze provést se záznamy ve složce K odeslání, které mají v záložce Adresy uvedeného Adresáta typu "D", "M", případně "N".

a) Odeslání záznamu prostřednictvím Datové schránky

Realizace se záznamy s Adresátem typu "D"

Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej


V záložce e-Dokumenty volbou Datové zprávy dojde k omezení záznamů pouze pro odeslání prostřednictvím Datové schránky. Vlastní odeslání realizováno přes tlačítko Odeslat do ISDS

Pozor Pozor
Tlačítko Odeslat do ISDS je přístupné pouze na předem definovaném Spisovém uzlu a jen vybraným nadefinovaným uživatelům (registrovaných jako Správci Spisového uzlu).



Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).


Varianta dodatečné evidence vypravení dokumentu odeslaného prostřednictvím Portálu ISDS

Případy, kdy nedojde k odeslání přímo z iFIS/Spisová služba



b) Odeslání záznamu prostřednictvím mailové Odesílací služby

Realizace se záznamy s Adresátem typu "M"


Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej

V záložce e-Dokumenty volbou E-maily dojde k omezení záznamů pouze pro odeslání prostřednictvím Odesílací služby. Vlastní odeslání realizováno přes tlačítko Odeslat e-mail


Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).


Varianta dodatečné evidence vypravení dokumentu odeslaného prostřednictvím Poštovního klienta

Případy, kdy nedojde k odeslání přímo z iFIS/Spisová služba


c) Vypravení záznamu odeslaného mimo iFIS/Spisová služba (např. Poštovní klient)

Realizace se záznamy s Adresátem typu "N" (Forma = Digitální, Způsob doručení = Elektronicky, Doručovací cesta = Elektronická)


Volání předávacího/výdejového formuláře přes funkční tlačítko Výdej.


V záložce e-Dokumenty volbou Ostatní dojde k omezení záznamů s danými podmínkami.

Vlastní dokončení evidence vypravení je realizováno přes tlačítko Vydat na Svět.

Vypravené/odeslané záznamy se přesunou do složky Odesláno (případně je lze dohledat také ve složce Vyřízeno/Ve Světě).


Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Kategorie:Spisová_služba&oldid=106107“