Man03271
03271 * Zapsání zálohového listu
Přijatý zálohový list lze zapsat do deníku závazků, který je pro to určen. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 032 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). V deníku je pouze jediná předkontace na místě saldokontního účtu a položka Typ dokladu má hodnotu Přijaté zálohové listy. Klávesou Výběr lze vybrat zápis do jednoho z nabídnutých deníků. Objeví se předvyplněný zálohový list, který je nutno doplnit.
Obr. 03271/1 Zapsání zálohového listu - výběr deníku
Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby. Buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů. V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku je uživatel upozorněn, proč deník nemůže použít, a nový doklad do tohoto deníku nepořídí.
Obr. 03271/2 Zapsání zálohového listu po uložení
Položky v hlavičce zálohového listu:
- Položka s čárovým kódem:
- zaevidováním hodnoty kódu z dokladu, který je uložen v zásobníku závazků (se správným typem dokladu), se předvyplní data pořizovaného záznamu
- hodnota kódu se zároveň z položky Čárový kód dotáhne do formuláře příloh 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu (položka Kód) a dojde k dotažení souboru skenu (odkaz do CUL) do přílohy záznamu pořízeného a uloženého dokladu
- PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby), tlačítko může být zbarveno následovně:
- růžově - existuje propojení se Spisovou službou, dokument obsahuje pouze přílohy bez připojených souborů
- žlutě - propojení se Spisovou službou, dokument obsahuje přílohy s připojenými soubory i bez připojených souborů
- zeleně - propojení se Spisovou službou, dokument obsahuje jen přílohy s připojenými soubory
- šedě - nepřístupné, závazek není propojen se Spisovou službou nebo navázaný dokument neobsahuje žádnou přílohu
- Č. závazku - číslo přijatého zálohového listu vygenerované po uložení
- Č. deníku - číslo deníku, do kterého je přijatý zálohový list zaevidován
- Období - účetní období
- Došlo dne - musí být vyplněno - datum pořízení
- Číslo smlouvy - pokud je k objednávce připojené k záloze navázána smlouva, je tato smlouva automaticky připojena také k záloze
- Číslo objednávky - volný text nebo výběr z nabídky
- volný text - položky v zálohovém listu vyplňuje uživatel sám
- výběr z nabídky - většina položek se přenese z vybrané objednávky
- položky zdroje financování - v pořízení, opravách a kopiích přijatého zálohového listu je umožněno při změně zdroje financování automaticky měnit také schvalující osobu; položky zdroje financování:
- Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem nákladového střediska z tabulky lokálních parametrů
- Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
- Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
- Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
- Popis - volný text
- Vlastní účet - z nabídky, nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
- Proplatit - z nabídky Ano/Ne
- Důvod - volný text, důvod neuhrazení zálohového listu
- Referent - z nabídky
- Schvaluje - z nabídky
- Partner - z nabídky, musí být vyplněno
- IČO - identifikační číslo organizace - automaticky doplněno podle vybraného dodavatele
- DIČ - automaticky doplněno podle vybraného dodavatele
- Číslo dokladu partnera - volný text
- Způsob úhrady - z nabídky, musí být vyplněno
- Cizí účet - z nabídky, musí být vyplněno, je-li způsob úhrady Příkazem
- Splatnost - datum splatnosti
- Variabilní symbol - nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
- Konstantní symbol:
- z číselníku konstantních symbolů
- konstantní symbol nemusí být vyplněn
- lze nastavit automatické doplňování předvyplněním v deníku
- Specifický symbol
- D.vyúčtování - datum vyúčtování
- Celková záloha - celková záloha
Obr. 03271/3 Položka s čárovým kódem
U přijatých zálohových listů v cizích měnách jsou navíc v hlavičce dokladu přístupné položky:
- Datum kurzu
- Druh kurzovního lístku
- Měna
- Kurz
Změnit položky Datum kurzu a Druh kurzovního lístku lze pouze na přijatém zálohovém listu ve stavu Chybový či Doplněn. Přitom není rozhodující, zda má či nemá vyplněné řádky.
Pro nastavení výchozí položky pro umístění kurzoru při pořízení přijatých zálohových listů lze využít parametr DOZAVPOL, kam lze zadat položku, na které bude umístěn kurzor při vstupu do detailu pořízení přijatého zálohového listu (defaultně COBJ).
Při pořízení, opravě či kopii přijatého zálohového listu je nastavena kontrola na existenci závazku mladšího než jeden rok v případě, kdy variabilní symbol závazku a také IČO nebo DIČ firmy jsou v této nové faktuře či zálohovém listu shodné s již existujícím závazkem. Je-li nalezena shoda, uživatel je informován hlášením upozorňujícím na existenci stejného závazku. Do kontroly jsou zahrnuty všechny závazky mladší než jeden rok a stáří je posuzováno na základě položky Došlo dne.
Položky v řádce zálohového listu:
- Ř - číslo řádku
- Text položky - text řádky
- Množství
- MJ
- Cena/jedn. Kč
- Celkem Kč - musí být vyplněno
Formulář obsahuje také součtovou položku Celkem.
Celková částka zálohy je součtem částek v řádcích dopočtena do hlavičky zálohového listu. Pokud je doklad ve stavu Doplněn, je možno jej ihned uzavřít.
|
Tip |
| Je však vhodnější uzavřít doklad až tehdy, když má uživatel jistotu, že jej chce uhradit. Ponechá si tím možnost upravit doklad podle případných změn. Po uzavření dokladu lze připravit jeho věcnou likvidaci, ke které se uživatel dostane po stisku tlačítka Konec. |
Je-li v příslušném deníku (viz 03260 - Dodavatelský deník) nastavena položka Rozkontace H/Ř na hodnotu rovnou R, vznikne tolik řádek věcné likvidace, kolik řádek má zálohový list, s částkami stejnými, jako jsou v řádcích dokladu. Má-li položka Rozkontace H/Ř hodnotu rovnou H, je připraven jeden řádek věcné likvidace s částkou rovnou částce uvedené v hlavičce zálohového listu. V obou případech lze ještě věcnou likvidaci upravit dle nutnosti, třeba i změnit počet řádek věcné likvidace, avšak za podmínky, že součet částek věcné likvidace bude roven částce v hlavičce dokladu. Po uložení věcné likvidace se provede kontrola, zda číslo nákladového střediska, Typ akce, akce i Komplexní položka vyhovují nastavení v účetním rozvrhu pro saldokontní analytický účet uvedený v příslušném deníku zálohového listu. Je-li výsledek kontroly bezchybný, změní se stav zálohového listu na Kontován. V opačném případě zůstane Uzavřen. Věcná likvidace se použije při účetní likvidaci úhrady zálohového listu a závisí na ní i účetní likvidace budoucího vyúčtování zálohy. V ní se však nesmí kombinovat vyúčtování věcně likvidovaných záloh se zálohami bez věcné likvidace.
Všechny uzavřené i kontované zálohové listy se nabízejí k vystavení bankovního příkazu, jestliže je způsob úhrady zvolen Příkazem. Po vystavení příkazu k úhradě se zálohový list objeví v ručním saldu závazků. Pokud je způsob úhrady Hotovostí, nabízí se zálohový list k úhradě v úloze Pokladna. Poskytnutím zálohy dodavateli vzniká u něho pohledávka, která v budoucnu bude vyúčtována buď dodávkou zboží, služeb apod., nebo vrácením zálohy nebo kombinací těchto možností. Proto při spárování zálohového listu s příslušným řádkem bankovního výpisu nebo úhradou zálohového listu pokladním dokladem se automaticky vygeneruje pohledávka z poskytnuté zálohy. K jedné záloze se tedy vztahují dva doklady :
- Zálohový list - slouží jako doklad k úhradě zálohy dodavateli, vytváří se touto funkcí
- Generovaný doklad - pohledávka z poskytnuté zálohy, vytváří se při spárování zálohového listu s řádkem bankovního výpisu pomocí funkce 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci nebo vystavením pokladního dokladu, slouží pro vyúčtování zálohy při pořízení nebo opravě dodavatelské faktury (funkce 03211 - Pořízení dodavatelské faktury, 03212 - Opravy dodavatelských faktur). Je zapsána v deníku pohledávek, který má položku Typ dokladu s hodnotou Poskytnuté zálohy a položku Měna s hodnotou rovnou měně, v které byl zálohový list pořízen. Takový deník smí být v číselníku (03360 - Odběratelské deníky) zapsán pouze jeden.
Po spárování zálohového listu s řádkem výpisu nebo po vystavení pokladního dokladu je zálohový list saldokontně vyrovnán, vygenerovaná pohledávka z poskytnuté zálohy nikoli. Tuto pohledávku je možno vyřadit ze salda buď vrácením zálohy nebo pořízením závazku, který se bude v jednom ze svých řádků odkazovat na poskytnutou zálohu (viz. 03211 - Pořízení dodavatelské faktury, 03212 - Opravy dodavatelských faktur, 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci, 03242 - Opravy závazků k zaměstnancům, 03291 - Zapsání JCD, 03292 - Opravy JCD), nebo kombinací obou způsobů. Zálohový list i generovanou pohledávku z poskytnuté zálohy lze upravovat pomocí formuláře 03272 - Opravy přijatých zálohových listů a 03279 - Schvalování přijatých zálohových listů.
Navazující funkce:
- 03211 - Pořízení dodavatelské faktury
- 03212 - Opravy dodavatelských faktur
- 03228 - Závazek
- 03412 - Ruční likvidace výpisů - debety
- 03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci
- 03242 - Opravy závazků k zaměstnancům
- 03272 - Opravy přijatých zálohových listů
- 03279 - Schvalování přijatých zálohových listů
- 03376 - Výběr zálohy pro vyúčtování závazku
- 03377 - Prohlížení pohledávky vzniklé ze zálohy
- 03378 - Oprava pohledávky vzniklé ze zálohy
- 03512 - Platba závazků
- 09170 - Externí Spisová služba
Volané sestavy:
