Man30735
30735 * Přijaté objednávky - detail
Formulář je určen k:
- zobrazení přijaté objednávky
- vytvoření zcela nové přijaté objednávky
- vytvoření nové přijaté objednávky kopií
- uzavření, schvalování přijaté objednávky
- fakturaci přijaté objednávky
- tisku přijaté objednávky
- odesílání přijaté objednávky ke zveřejnění do iFIS*Registr smluv
Obr. 30735/1 Přijaté objednávky - detail
|
Poznámka |
| Podrobnější informace k agendě přijatých objednávek uvedeny zde. |
Formulář lze vyvolat klávesou Výběr z funkce 30733 - Přijaté objednávky - vstup. Formulář určený k pořízení nové přijaté objednávky pak lze z funkce 30733 - Přijaté objednávky - vstup vyvolat:
- klávesou pro Nový záznam
- tlačítkem Pořízení či Kopie
Jednotlivé úkony jsou prováděny prostřednictvím tzv. funkčních tlačítek.
Uživateli jsou přístupná pouze ta funkční tlačítka, která lze v daný okamžik použít (viz. aktuální stav přijaté objednávky) a zároveň pouze ta tlačítka, na která má uživatel přiděleno oprávnění. Uživatelská oprávnění k jednotlivým úkonům nastavuje a udržuje správce aplikace.
Ve formuláři mohou být přístupná tato funkční tlačítka:
- Saldo pohledávek - saldo přijaté objednávky
- Úhrady - zobrazí úhrady k přijaté objednávce
- Uzavření - uzavře přijatou objednávku
- Schválení - tlačítko určené ke schválení přijaté objednávky
- Otevření - umožní otevřít přijatou objednávku
- Storno - umožní stornovat přijatou objednávku
- Fakturovat - umožní vyfakturovat přijatou objednávku
- Připojení pohl. - pro připojení pohledávky
- Historie - zobrazí historii dokladu
- Data pro RS - pomůže vyplnit data pro zveřejnění přijaté objednávky - ostatní položky v bloku se zaktivní pouze v případě, je-li u položky Zveřejnit v ISRS uvedena hodnota Ano
- Odeslat ke zveřejnění do RS - pro odeslání přijaté objednávky ke zveřejnění do iFIS*Registr smluv
Z formuláře lze tisknout sestavu 10135 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS.
Parametry pro agendu iFIS*Přijaté objednávky
Pro správné nastavení agendy iFIS*Přijaté objednávky jsou určeny parametry s úlohou 307 - Přijaté objednávky:
- ZVERPOBJ - text předřazovaný v položce Naše číslo ve smlouvě vzniklé pro zveřejnění objednávky přijaté
- ZVPRSTYP - uvést ID předmětného typu smlouvy z Trstyp, který bude použit pro smlouvu vzniklou z objednávky přijaté za účelem zveřejnění této objednávky
Parametry ZVERPOBJ a ZVPRSTYP fungují na obdobném principu jako parametry ZVER_OBJ a ZV_RSTYP u vystavených objednávek.
Parametry pro zveřejňování přijatých objednávek ZVERPOBJ a ZVPRSTYP nejsou automaticky založeny, mohou být v případě potřeby zaevidovány ručně správcem iFIS*.
Pokud není parametr ZVERPOBJ vůbec zaevidován, pak je defaultně generován prefix OBP- jako text předřazený k číslu přijaté objednávky do položky Naše číslo v generované smlouvě!
Položky formuláře přijatých objednávek
Hlavička přijaté objednávky obsahuje tyto položky:
- Deník* - zapisuje se automaticky po výběru deníku pro pořízení přijaté objednávky; určuje typ, případně dokladovou řadu objednávky; položky, které jsou předvyplněny v deníku, jsou přebírány do nové objednávky automaticky systémem
- Klasifikace - vazba objednávky na číselník (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky), výběr kódu a názvu klasifikace je na sobě nezávislý, výběr je omezen pouze případným zadáním typu klasifikace:
- Typ klasifikace - typ klasifikace oborů
- Kód klasifikace – kód klasifikace oborů
- Název klasifikace – název klasifikace oborů
- Zdroj financování:
- NS* - Nákladové středisko
- TA - Typ akce
- A - Akce
- KP - Komplexní položka
- Schvaluje - osoba, která přijatou objednávku schvaluje
- Předmět plnění - předmět plnění přijaté objednávky
- Datum dodání - termín dodání
- Platnost - termín platnosti přijaté objednávky
- Objednavatel* - z číselníku firem (včetně dalších údajů IČO, DIČ, Adresa)
- Konečný příjemce - v rozlišení:
- Firma
- Osoba
- Externí
- blok Fakturační údaje:
- Číslo smlouvy - ručně nebo výběrem z formuláře 08207 - Registr smluv - výběr
- Objed. partnera - označení objednávky partnera
- Dodací list - číslo dodacího listu
- Přílohy - počet příloh
- Zpráva pro odběratele
- Vlastní účet - číslo vlastního bankovního účtu z číselníku vlastních bankovních účtů
- Způsob úhrady - seznam hodnot se nabízí podle nastavení v číselníku způsobů úhrady
- Fakt. deník - číslo finančního deníku generování
- Měna*:
- Kód měny
- Název měny
- Zbývá fakturovat bez DPH - částka zbývající k fakturaci
- Objed. - číslo přijaté objednávky
- PID - identifikační číslo dokumentu spisové služby
- blok Kontroly - kontrolní infookno - funguje na obdobném principu jako u vystavených objednávek, závazků nebo pohledávek
- Zveřejnit v ISRS* - příznak, zda zveřejnit objednávku s hodnotami Ano / Ne / Určit:
- je-li položka prázdná, je uživatel donucen k jejímu vyplnění - položka bude označena červeně jako povinná
- pokud je položka nastavena na hodnotu Ne, blok Data pro RS zůstane zašedivělý a uživatel bude moci přijatou objednávku uzavřít bez nutnosti vyplnění položek pro zveřejnění v tomto bloku
- pokud je položka nastavena na hodnotu Ano, zvýrazní se uživateli červenou barvou další položky v bloku Data pro RS, které je nutné vyplnit pro zveřejnění
Hvězdičkou jsou označeny položky, které musí být povinně vyplněny.
Dále objednávka obsahuje blok Data pro RS pro zveřejnění v ISRS, kde samotný název bloku je označen jako tlačítko s možností automatického doplnění hodnot z položek přijaté objednávky. Ostatní položky v bloku se zaktivní pouze v případě, je-li u položky Zveřejnit v ISRS uvedena hodnota Ano.
Blok Data pro RS obsahuje položky:
- NS*
- Osoba*
- Cena - označení včetně nebo bez DPH / celková cena objednávky / měna objednávky
- Datum potvrzení* - datum potvrzení přijaté objednávky
- Předmět* - předmět zveřejnění
Položky lze předvyplnit prostřednictvím tlačítka Data pro RS.
Položky, které jsou plněny až po použití tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS:
- Číslo smlouvy - číslo smlouvy ke zveřejnění; doplní se automaticky po stisku tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS; dle nastavení parametru ZVERPOBJ - viz Parametry pro agendu iFIS*Přijaté objednávky
- Stav zveř. - stav zveřejnění přijaté objednávky - po stisku tlačítka Odeslat ke zveřejnění se automaticky doplní stav Rozpracováno
Dolní blok přijaté objednávky je rozdělen na dvě záložky:
- Řádky
- Dokumenty
Záložka Řádky obsahuje tyto položky:
- Ř - číslo řádku
- Text řádku - text řádku přijaté objednávky
- Sazba DPH* - číslo a popis sazby DPH řádky přijaté objednávky
- MJ - měrná jednotka řádky přijaté objednávky
- Množství - počet měrných jednotek řádky přijaté objednávky
- Cena za MJ - cena za měrnou jednotku
- Základ DPH - částka základu DPH
- DPH - částka DPH
- Celkem CZK - cena celkem - dle měny v hlavičce přijaté objednávky
- Evid. datum* - evidenční datum přijaté objednávky - je automaticky předvyplňováno aktuálním datem, lze ho však ručně změnit na jiné datum
- Referent - osoba, která objednávku zaevidovala
Hvězdičkou jsou označeny položky, které musí být povinně vyplněny.
Pod řádky je zobrazena součtová položka K úhradě, která je součtem jednotlivých částek z řádků objednávky a hodnotu lze měnit úpravou částek v řádcích.
V položce Referent je předvyplněno příjmení a jméno přihlášeného uživatele, který objednávku zapisuje do evidence.
Uzavření přijaté objednávky
Tlačítko Uzavření slouží pro uzavření přijaté objednávky. Mění stav objednávky z Doplněná na Uzavřená.
Otevření přijaté objednávky
Zpětně otevřít uzavřenou objednávku lze tlačítkem 'Otevření. Tlačítkem se změní stav objednávky z Uzavřená na Doplněná s možností editace údajů v objednávce.
Schválení přijaté objednávky
Tlačítko Schválení je určeno pro schválení objednávky. Lze ho použít pouze u přijatých objednávek ve stavu Uzavřená. Po použití tlačítka Schválení se změní její stav z Uzavřená na Schválená.
Storno přijaté objednávky
Ke zrušení přijaté objednávky je určeno tlačítko Storno. Po jeho použití je stav objednávky změněn na Stornovaná.
Po stornu objednávky tlačítkem Storno:
- se vynuluje položka Zbývá fakturovat bez DPH
- u nevyúčtované přijaté objednávky po stornu:
- zůstává jen jeden stav, a to Stornovaná, ostatní stavy přijaté objednávky zmizí
- zmizí tlačítka Saldo a Úhrady i s příslušnými stavy
Historie objednávky
Tlačítko Historie slouží pro chronologické zobrazení změn na objednávce. Do historie změn je automaticky zaznamenáván autor a čas provedených úkonů s přijatou objednávkou.
Kontroly
V detailu přijaté objednávky se objevuje kontrolní infookno stejně jako u vystavených objednávek, kde je také ke kontrolnímu infooknu popsána podrobnější dokumentace.
V kontrolním infookně v detailu přijatých objednávek se můžou objevit například kontroly:
- Neshoda s údaji na smlouvě - v případě, že zdroj financování (NS/TA/A/KP) objednávky a připojené smlouvy se liší
- Smlouva není zveřejněna v ISRS - v případě, kdy smlouva navázaná k objednávce je určena ke zveřejnění
- Objednávka není zveřejněna v ISRS - tato hláška se objevuje u všech stavů kromě Zveřejněno a Zveřejněno protistranou
- souhlasu objednatele na stranu připojené smlouvy
- platnosti akce vzhledem k datu platnosti
- neplatné akci uvedené v objednávce ve zdrojích financování, pokud neodpovídá datu dodání objednávky - zobrazuje se červené upozornění v případě, kdy je připojena akce, jejíž časová platnost neodpovídá datu uvedenému v položce Datum dodání v objednávce, červená varovná hláška zabraňuje uzavření objednávky, dokud nebude uvedena platná akce
- platnosti partnera
- zveřejnění smlouvy
- Překročen fin. limit pro zveřejnění - kontrola finančního limitu pro zveřejnění
- na nesoulad údajů se smlouvou navázanou k objednávce - objeví se upozornění v případě odlišného:
- partnera/objednavatele - Neshoda s údaji smlouvy (partner)
- zdroje financování
- veřejné zakázky - Neshoda s údaji smlouvy (VZ)
Obr. 30735/2 Políčka pro označení potvrzujících hlášek nově v kontrolním infookně ve formuláři 30735 - Přijaté objednávky - detail
Obr. 30735/3 Políčko, které po označení zatržítkem jako přečtené změní barvu textu potvrzující hlášky z oranžové na zelenou
Jsou zprovozněny uživatelské kontroly, které:
- lze nadefinovat pro úlohu 307 - Přijaté objednávky ve formuláři 00350 - Administrace kontrolních hlášení pro hlášení s typem Uživatelská
- se následně mohou objevit v kontrolním infookně přijatých objednávek
Upozornění na nepotvrzené hlášky v kontrolním infookně
V detailu přijaté objednávky ve formuláři 30735 - Přijaté objednávky - detail se může při stisku tlačítka Uzavření objevit vyskakující okno s hláškou: "Doklad nelze uzavřít. Potvrďte hlášky v kontrolním okně." v případě, kdy v kontrolním infookně existuje oranžová hláška k potvrzení.
Dokud nebudou oranžové hlášky v kontrolním infookně objednávky označeny jako přečtené zatržením zatržítka a nezmění se na zelené, nebude možné objednávku uzavřít. Také červené hlášky blokují uzavření objednávky. Více informací ke kontrolnímu infooknu a zbarvení jednotlivých hlášek naleznete zde.
Obr. 30735/4 Upozornění na nepotvrzené hlášky v kontrolním infookně přijaté objednávky
Tisky objednávky
Stiskem klávesy pro Přímý tisk nebo pro Tiskové sestavy lze objednávku vytisknout.
Tisková sestava Výpis dat pro zveřejnění v ISRS
Z detailu objednávky lze také tisknout tiskovou sestavu 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS. Data do reportu jsou přebírána především z položek bloku Data pro RS, jejich hodnoty tedy musí být vyplněny. Obsah a strukturu dat lze případně částečně upravit prostřednictvím R_SQL parametru 10135_OBJ_ISRS dle požadavků zákazníka (zakázková služba). Po vložení souboru reportu z VTS do přílohy objednávky přes volbu "do přílohy" ve VTS se Typ dokumentu = Veřejné vloží automaticky.
Tiskovou sestavu 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS lze:
- vložit do přílohy objednávky
- s typem dokumentu = Veřejné
Na záložce Dokumenty ve formuláři se tisková sestava 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS zobrazí automaticky s typem dokumentu Veřejné pouze v případě, kdy je ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) vyvolaném klávesou pro Tiskové sestavy vybrána možnost tisku Do přílohy.
Příloha s typem dokumentu Veřejné se poté objeví také ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu zobrazeném ikonou pro Přílohy a dodatky k záznamu.
Evidence dokumentů k objednávce
K přijaté objednávce lze přikládat přílohy.
Elektronické dokumenty v libovolném formátu (XLS, DOC, PDF, JPG atd.) je možné evidovat k objednávce na záložce Dokumenty.
Stejně jako u vystavených objednávek je umožněno zobrazení souvisejících příloh z dokladů přijatých objednávek navázaných na příslušnou smlouvu.
Nový dokument je možné k objednávce připojit stisknutím klávesy Nový záznam, vyplněním povinné položky Popis (případně dalších nepovinných položek pro upřesnění evidence) a následným stiskem tlačítka Vlož. Přes zobrazený dialog uživatel vyhledá dokument v příslušném adresáři, označí ho kurzorem a potvrdí jeho vložení volbou Importuj.
Dokumenty ve formě souboru zde vložené jsou dostupné k nahlédnutí (pomocí tlačítka Ukaž), případně k vytisknutí či uložení na lokální disk (tlačítko Kopíruj).
K objednávce lze připojit více dokumentů. Pro každý dokument přiložený k objednávce slouží nový řádek v záložce Dokumenty. Počet řádků (a tedy i přiložených dokumentů) není omezen.
|
|
Poznámka |
| Podrobnější informace k přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde. |
Odeslat ke zveřejnění
Tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS se ze zaevidované přijaté objednávky vygeneruje samostatná smlouva ke zveřejnění. Její číslo je zapsáno v položce Číslo smlouvy.
|
Pozor |
| Více informací ke zveřejnění objednávek naleznete zde, případně i v kapitole Zveřejňování objednávek. |
Editace a zveřejnění v Registru smluv přesunem do detailu smlouvy pomocí klávesy CTRL + A z položky Smlouva ve formuláři 30335 – Objednávky – detail je umožněno jen uživatelům s odpovídajícími přístupy (kontexty + editace + práva na tlačítka, atd.).
Tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS je samostatně administrovatelné pro přístup uživatelů.
Tlačítko lze nadefinovat pouze roli ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.
Navazující funkce:
Volané sestavy:
- 10135 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS
