Man03261
|
Pozor |
| Jedná se o rozpracovanou neúplnou verzi dokumentu k datu 30.01.2025 |
03261 * Sestavení platebního příkazu
Zde lze pořizovat a prohlížet příkazy k úhradě, na které existuje přístup dle kontextu nákladového střediska pro úlohu 031 - Banka.
Obr. 03261/1 Sestavení platebního příkazu - přehledový formulář
Popis formuláře
Příkazy mohou být určeny:
- k přímému převodu částky na účet partnera (úhrada bez dokladu)
- k přímému převodu částky na jiný vlastní bankovní účet
- k proplacení závazku (úhrada závazku)
- k proplacení výplaty (úhrada výplaty)
- k proplacení závazku k zaměstnanci
- k souhrnnému proplacení závazků (avízo)
- k souhrnnému proplacení výplat
|
Uživatelské tipy |
| Jak nezapomenout včas zaplatit faktury vašim dodavatelům? |
Číslování příkazů k úhradě
Číslování příkazů může nastavit správce databáze maskou, a to ve funkci 00304 - Nastavení některých číselných řad.
Přehledový formulář
Přehledový formulář obsahuje seznam všech příkazů k úhradě, které byly dosud vytvořeny v různých stavech.
Jednotlivé řádky v přehledovém formuláři jsou barevně rozlišeny dle následujících pravidel:
- červené - upozorňuje na nevytištěné či chybně exportované příkazy k úhradě
- šedé - jedná se o uzavřené příkazy, již exportované
- bílé - znamená, že v příkazech je nějaký nedostatek, na který je potřeba upozornit
V přehledovém formuláři se nacházejí tato funkční tlačítka:
- Kopie - pro kopii označeného příkazu k úhradě
- Otevření příkazu - pro otevření již exportovaného příkazu k úhradě
- Nový příkaz - pro vytvoření nového příkazu k úhradě, tlačítka je zeleně podbarveno
V přehledovém formuláři lze vysčítat celkovou částku dotazem vybraných příkazů, avšak všechny vybrané příkazy musí být ve stejné měně, jinak pole pro součet zůstane prázdné.
Vytvoření příkazu k úhradě
Nový příkaz k úhradě lze z přehledového formuláře vytvořit buď klávesou pro Pořízení záznamu (F6), nebo pomocí zeleně zvýrazněného tlačítka Nový příkaz.
Otevře se nový formulář, který obsahuje jak hlavičku, tak i řádky příkazu k úhradě.
Nejprve je nutné přistoupit k zadání údajů do hlavičky příkazu k úhradě.
Vyplnění hlavičky příkazu k úhradě
V hlavičce příkazu k úhradě musí být vyplněny tyto položky:
- Na vrub účtu - z číselníku vlastních bankovních účtů (z jakého vlastního účtu má být platba provedena)
- uživatel zde určí, z jakého vlastního bankovního účtu bude platba provedena
- F3 nabídka zobrazí bankovní účty zadané v číselníku 03163 - Bankovní účty vlastní
- Měna - z číselníku měn:
- měna, ve které má být platba provedena
- je-li vyplněna položka Na vrub účtu, nabídne se v položce Měna ta měna, ve které je veden příslušný vlastní účet
- tuto hodnotu lze změnit, což v praxi znamená, že je možné provést platbu v jiné měně než v té, ve které je veden vlastní účet
- D.splat. - datum splatnosti příkazu k úhradě, přičemž datum nesmí být menší než aktuální datum
Obr. 03261/2 Vytvoření příkazu k úhradě - vyplnění hlavičky příkazu
V hlavičce příkazu k úhradě je povolena změna vlastního bankovního účtu jen tehdy, když:
- nejsou vyplněny řádky příkazu, nebo
- je nový účet veden ve stejné měně jako původní účet
V hlavičce příkazu se nachází také tlačítka:
- Úhrada dokladu
- Úhrada bez dokladu
- Kontrola příkazu
- Historie
Obr. 03261/3
Vygenerování čísla příkazu k úhradě
Po vyplnění hlavičky příkazu a zadání povinných polí je nutné změny uložit, aby došlo k vygenerování čísla příkazu k úhradě. Bez zadání povinných položek není umožněno příkaz k úhradě uložit.
Dále uživatel již intuitivně použije buď tlačítko Úhrada dokladu nebo Úhrada bez dokladu v závislosti na tom, zda bude hrazen příkazem k úhradě existující doklad či úhrada proběhne bez dokladu.
Pořízení řádků příkazu k úhradě
K pořízení řádků příkazu k úhradě slouží dvě tlačítka:
- Úhrada dokladu - otevře formulář 03103 - Doklady k úhradě příkazem
- Úhrada bez dokladu - otevře formulář 03104 - Řádek příkazu k úhradě
Úhrada dokladu
Použitím tlačítka Úhrada dokladu se automaticky otevírá formulář 03103 - Doklady k úhradě příkazem s nabídkou všech možných dokladů, které lze tímto platebním příkazem uhradit.
Závazky zde zobrazené jsou určeny k proplacení příkazem k úhradě a je jim povoleno proplácení ze zadaného vlastního bankovního účtu.
Vybraný doklad či doklady se označí pomocí zatržítka, které se nachází před každým záznamem.
Jednotlivé doklady si lze ještě před tím, než budou vloženy do platebního příkazu, prohlédnout. K prohlížení je nutné umístit kurzor na položku s číslem dokladu a stisknout klávesu pro Detail/Volání číselníku (CTRL + A).
Pokud je doklad / jsou doklady řádně označeny zatržítkem, lze pokračovat jejich vložením do platebního příkazu.
K tomu lze využít buď klávesu Výběr, nebo se jednoduše stiskne zeleně zvýrazněné tlačítko Vložit.
Doklad / doklady se tímto způsobem vloží do řádku rozpracovaného příkazu k úhradě.
Ve všech řádcích příkazu k úhradě je zobrazeno číslo dokladu, který je řádkem hrazen.
Obr. 03261/4 Použití tlačítka "Úhrada dokladu" a příklad výběru dokladu do příkazu k úhradě
Obr. 03261/5 Použití tlačítka "Úhrada dokladu" a příklad výběru dokladu do příkazu k úhradě
Řádky příkazu lze libovolně upravovat, doplňovat či rušit. Ke smazání zapsaného řádku lze využít buď klávesy pro Smazání záznamu, nebo tlačítka Smazat řádek.
K zobrzení hrazeného dokladu lze použít tlačítka Hrazený doklad nebo klávesu pro Detail/Volání číselníku.
Ve formuláři se počítá a zobrazuje celková částka vybraných závazků za celý příkaz, a to v součtové položce Kontrolní součet.
Z každého vybraného závazku se po stisku klávesy Konec vytvoří jeden řádek příkazu. Tyto řádky jsou označeny písmenem F.
Úhrada dokladu v cizí měně
Pokud je ve formuláři 03103 - Řádek příkazu k úhradě označen závazek, jehož cizí bankovní účet patří zahraniční bance, je uživatel upozorněn, že platba bude směřovat do jiného státu.
|
Tip |
| Hodnotou N lokálního parametru UPOZPJS vázaného na úlohu 032 lze upozornění potlačit. |
Pokud měna uvedená v hlavičce příkazu není domácí měnou, jsou k úhradě nabízeny pouze závazky v měně dle hlavičky příkazu. V opačném případě jsou nabízeny závazky bez ohledu na svou měnu.
Jestliže bude vybrán závazek v cizí měně, musí uživatel rozhodnout, kterým kurzem má být částka v cizí měně převedena do domácí měny, přičemž jsou nabídnuty tři možnosti:
- kurz ze závazku
- kurz k datu příkazu
- jiný kurz
U závazku v cizí měně hrazeného domácí měnou je možné hned při jeho označení zmenšit částku k úhradě. U ostatních závazků lze částku zmenšit až po vytvoření řádku příkazu. Dojde tak k částečné úhradě závazku.
Jestliže je bankovní účet partnera veden u banky v cizí zemi, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn.
Úhrada bez dokladu
Po použití tlačítka Úhrada bez dokladu se uživateli spustí formulář 03104 - Řádek příkazu k úhradě, kde je také uvedena další podrobnější dokumentace.
Volba umožňuje pořizovat obecné příkazy do banky k platbám na cizí účty. K výběru dodavatelských firem a jejich bankovních účtů se používají možnosti výběru.
Částku doplňuje uživatel. Hodnota položky částka musí být větší než 0. Tento druh řádku není vlevo označen žádným písmenem.
U řádku příkazu musí být vyplněny položky:
- Ve prospěch účtu - číslo bankovního účtu z číselníku
- Částka - suma, která má být proplacena:
- položka je šedá a nepřístupná pro změnu, pokud se jedná o platbu závazku, který není zálohovým listem nebo generovaným závazkem
- pokud je přístupná změně, je položka červená
- částku lze změnit na řádku, který hradí zálohový list nebo generovaný závazek, nebo je to prostá úhrada bez vazby na doklad
- částku nelze změnit, když hrazený závazek není zálohový list nebo generovaný závazek
- Variabilní symbol - v případě položky CHCKSMB nastavené v lokálních parametrech na hodnotu A také
- Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů
Položky, které mohou být vyplněny:
- Specifický symbol
- Poznámka - položku není nutné vyplňovat, slouží pouze jako komentář, na vytištěném příkaze nebude zobrazena
Před pořízením nového řádku uživatel vybere z nabídky, který typ příkazu bude vyplňovat. V případě úhrady různých typů závazků je vždy zobrazen blok s odpovídajícím typem, do kterého se filtrují ty závazky, na které má uživatel přidělen přístup dle kontextu nákladového střediska pro úlohu závazků.
Kontrola příkazu
Ve fázi sestavení platebního příkazu lze provést kontrolu:
- tlačítkem "Kontrola příkazu" umístěným v horní části obrazovky
- použitím klávesy Konec s následným výběrem možnosti Kontrola příkazu
s tím, že kontrola přiřazených závazků k platebnímu příkazu je prováděna oproti záznamům uvedeným v číselníku organizací.
Příznaky výsledků kontroly se u platebních příkazů automaticky zapisují po provedené kontrole do položky s označením K. Tento příznak je uveden na začátku každého řádku příkazu, který zobrazuje závazek, ke kterému je platební příkaz sestaven. V případě neplatnosti tohoto čísla bankovního účtu systém uživatele upozorní, že účet je neplatný.
|
Poznámka |
| Záznamy o provedené kontrole spolehlivosti účtů se do historie příkazu zapisují až při uzavření příkazu. |
Tento symbol údaje o stavu provedené kontroly (K) se také zobrazuje ve formuláři 03255 - Prohlížení řádků platebních příkazů.
Stav kontroly účtu nebo firmy může nabývat těchto hodnot:
| Hodnota | Popis |
| + | řádek platebního příkazu je zkontrolovaný, účet patří spolehlivému plátci DPH, bankovní účet je zveřejněným účtem plátce |
| ? | řádek platebního příkazu nebyl zkontrolovaný nebo poslední kontrola proběhla před více než 7 dny (viz. nastavení lokálního parametru RPDPHEXP), kontrolu je potřeba provést dodatečně ještě před odesláním platebního příkazu |
| ! | řádek platebního příkazu je zkontrolovaný, účet patří nespolehlivému plátci DPH nebo bankovní účet není zveřejněným účtem plátce a částka příkazu je větší než hranice určená částkou dle platné legislativy (viz. nastavení lokálního parametru SPOLEH) |
| " " | neuvedená prázdná hodnota položky - bankovní účet na řádku platebního příkazu nepatří plátci DPH s registrací v ČR viz. nastavení položky PLATCE_DPH a DIČ=CZ% v číselníku iFIS/Organizace. |
Historie dokladu
Tlačítkem Historie lze prohlížet historii změn dokladu.
Kontrolní infookno
Uživatel je v tzv. kontrolním infookně v detailu příkazu k úhradě upozorňován roznými hlášeními. Kontrolní infookno se nachází například také v detailech závazků, pohledávek, přijatých objednávek, eSchvalování, v detailu zakázek, apod. Pro administraci upozorňujících hlášení v kontrolních infooknech je určen formulář 00350 - Administrace kontrolních hlášení. Podrobnější informace ke kontrolnímu infooknu jsou uvedeny zde.
AV zpráva
Zpráva pro příjemce v sestavení platebního příkazu pole - AV pole. Do tohoto pole se zapisuje text, který se přebírá do elektronického bankovnictví. Tlačítko Vlož AV zprávu hromadně rozkopíruje AV zprávu pro příjemce na všechny vybrané řádky platebního příkazu.
Založení bankovního účtu do číselníku z řádku platebního příkazu bez vazby na doklad
Při sestavení platebního příkazu bez vazby na doklad (Úhrada bez dokladu) lze využít možnosti zaevidování cizího bankovního účtu do číselníku organizací nebo osob přímo z řádku rozpracovaného platebního příkazu. K tomuto účelu je ve formuláři 01409 - Bankovní účty cizí pro výběr bankovních účtů určeno tlačítko Nový účet, které umožní nový účet založit přímo do:
- číselníku organizací - vyvolá formulář 01404 - Pořízení cizích bankovních účtů
- číselníku osob - vyvolá formulář 01405 - Bankovní účty osob
Navíc je zde nastavena automatická kontrola, která se spustí pro všechny řádky příkazu.
Tlačítko Nový účet z registru umožní stáhnout aktuální bankovní účty a zaevidovat je do číselníku organizací.
|
|
Poznámka |
| Více informací uvedeno u formuláře 01409 - Bankovní účty cizí. |
|
|
Tip |
| Jak hromadně stáhnout bankovní účty z registru DPH do iFIS? |
Uzavření příkazu k úhradě
Uzavření příkazu lze provést při opouštění formuláře. Po uzavření již nelze v příkazu k úhradě provádět změny. Je možné pouze jeho prohlížení.
|
|
Pozor |
| Po vytištění již exportovaného platebního příkazu se stav tisku nezmění na hodnotu Vytištěno, ale zůstává nastaven na hodnotu Exportováno. |
V případě změny čísla bankovního účtu nebo částky uvedené na platebním příkazu k úhradě se stavem Uzavřen lze nastavit odesílání upozornění na e-mailovou adresu zaevidovanou v globálním parametru KBMAILTO s tím, že kopii upozornění je zároveň možné zaslat na e-mailovou adresu uvedenou v globálním parametru KBMAILCP.
Zahraniční příkazy
Zahraniční a tuzemské platební příkazy v cizí měně lze vyexportovat s podporou formátu BEST u Komerční banky. Za účelem jejich zprovoznění:
- byla sestava 00493 - Příkaz BEST:
- doplněna o položku SWIFT kód
- zároveň s tím byly změněny i kódy země
- položka Priorita příkazu oznamuje Komerční bance, zda se jedná o urgentní, normální či expresní platbu a lze ji aktivovat výběrem účtu používaného pro zahraniční měnu
Pro použití formátu XML, který je schopen předávat SEPA platby, je nutné aktivovat příslušnou tiskovou sestavu.
STARÁ DOKUMENTACE:
Převody mezi vlastními účty
Volba umožňuje pořizovat příkazy do banky k převodu na jiný vlastní bankovní účet. Pro výběr vlastního bankovního účtu se zobrazí jejich seznam. Částku doplňuje uživatel. Hodnota položky částka musí být větší než 0. Tento druh řádku není vlevo označen žádným písmenem. Položky se vyplňují stejným způsobem jako při úhradě bez dokladu.
Vratka
Výběrem možnosti Vratky se nabízí platby určené k vrácení. Mezi nimi mohou být i tzv. neidentifikované platby.
Obr. 03261/7 Platby k vrácení - výběr
Úhrada závazku k zaměstnanci
Tato volba umožňuje pořizovat platební příkazy do banky k proplácení závazků k zaměstnancům.
K výběru závazků určených k proplacení lze použít funkční klávesu sloužící k označení, resp. k odznačení záznamu nebo myš. Celková částka vybraných závazků se zobrazuje v pravém dolním rohu. Závazky zde zobrazené jsou určeny k proplacení Příkazem a je jim povoleno proplácení ze zadaného vlastního bankovního účtu.
Obr. 03261/8 Úhrada závazku osobně
Souhrnná platba závazků (avízo)
Volba umožňuje pořizovat platební příkazy do banky k souhrnnému proplácení závazků (avízo) s výjimkou závazků k zaměstnancům. Slouží spíše pro sestavení platebních příkazů v cizí měně, kde je podmínkou, aby na platebním příkazu byla pouze jedna řádka.
K výběru závazků, určených k proplacení lze použít funkční klávesu sloužící k označení, resp. k odznačení záznamu. Závazky zde zobrazené jsou určeny k proplacení Příkazem a je jim povoleno proplácení ze zadaného vlastního bankovního účtu.
Měna, ve které jsou částky nabídky uvedeny, je shodná s měnou uvedenou v hlavičce příkazu. Pokud není měna v hlavičce uvedena, uvažuje se měna položek nabídky shodná s měnou uvedenou v globálních parametrech (Kč). Částka, která je uvedena v řádce nabídky, nemusí být proplacena najednou. Lze ji před vložením řádky do platebního příkazu opravovat. Pokud je její hodnota snížena, bude provedena částečná úhrada faktury a zbytek do celkové částky zůstane v nabídce k proplacení. Zvětšit hodnotu položky Částka po vložení do příkazu není možné, došlo by k přeplacení faktury.
Celková částka za avízo se počítá a zobrazuje v položce Částka v dolním bloku. Zde je dále možné doplnit další údaje pro souhrnnou platbu. Po přenosu do příkazu vznikne řádek vlevo označený písmenem A. Pomocí sourhnných plateb s avízem lze hradit i zálohy a závazky k zaměstnanci v cizích měnách.
Obr. 03261/10 Avízo
Úhrada výplaty
Volba umožňuje pořizovat příkazy do banky k proplácení výplat.
K výběru výplat určených k proplacení lze použít funkční klávesu sloužící k označení, resp. k odznačení záznamu. Výplaty zobrazené v nabídce jsou určeny k proplacení Příkazem a je jim dovoleno proplácení ze zvoleného vlastního bankovního účtu. Neproplacené výplaty nejsou jako v případě faktur přímo spojeny s konkrétním vlastním účtem, podmínka je kladena pouze na to, aby měna, ve které budou výplaty propláceny, byla shodná s měnou uvedenou v globálních parametrech.
Výplaty lze vkládat hromadně klávesou Označ/Odznač vše nebo jednotlivě klávesou Označ/Odznač nebo myší. Součet částek vybraných výplat se zobrazuje v součtové položce v pravém dolním rohu.
Po vložení výplaty do řádků platebního příkazu (pomocí volby Vložení výplat) je možné snížit položku Částka. Tím dojde k částečné úhradě výplaty. Tento druh řádků je vlevo označen písmenem M.
Položky Označení výplatní listiny a Označení předpisu výplat slouží k propojení studentských systémů a iFIS/Saldo studenta v oblasti stipendií.
Položku Datum splatnosti lze přebírat z externích systémů.
Obr. 03261/11 Hromadný příkaz k úhradě - úhrada výplaty - položka "Datum splatnosti"
|
|
Poznámka |
| Hodnota položky PROPLATIT = N označená na výplatě ve formuláři 04506 - Výplaty - servisní funkce blokuje její načtení. |
Lokální parametr PRIMZDJM - přepínač pro zařazení jména zaměstnance na příkaz z mezd (A = zapsat jméno, N = bez jména):
- A - zapsat jméno
- N - bez jména
Upraveno sestavování platebního příkazu tak, aby se zohledňovalo nastavení přepínače Proplatit A/N u jednotlivých předpisů výplat.
Souhrnná platba výplat složenkami
Při výběru této volby se lze dostat do bloku, který je seznamem všech neuhrazených výplat se způsobem úhrady Složenkou. Seznam obsahuje několik informativních položek (id výplaty, účetní období, jméno a adresu adresáta, poštovné) a dvě vstupní položky - Poznámka a Částka. Položka Částka obsahuje dosud nespárovanou a nevystavenou částku ze mzdové položky. Uživatel ji na tomto místě může snížit a tím uhradit výplatu pouze částečně. Na velikosti poukazované částky závisí poštovní poplatek. Ten je dopočítáván automaticky podle nastavení v číselníku poštovného - v tabulce TEKTAXA.
V tomto seznamu lze zaškrtávátkem označit všechny výplaty, které uživatel hodlá uhradit.
Pod seznamem výplat je blok na přípravu dat pro řádek příkazu k úhradě celkové částky na účet pošty. Zde se automaticky načítají částky zaškrtnutých výplat spolu s poštovními poplatky. Do položky Firma uživatel vybere z nabídky poštu, do položky Účet z nabídky číslo bankovního účtu pošty, obsah položky Poznámka bude přenesen do Poznámky řádku příkazu, variabilní a konstantní symbol jsou povinné položky, specifický symbol je povinný pouze tehdy, když je bankovní účet pošty svázán se specifickým symbolem. Po správném vyplnění údajů na této obrazovce se použije tlačítko Konec.
Obr. 03261/12 Souhrnná platba mzdových složenek
Objeví se obvyklá nabídka pro vytvoření řádku příkazu. Výběrem prostřední možnosti se vytvoří jeden řádek příkazu k úhradě, který je souhrnnou úhradou výplat a poštovních poplatků ve prospěch účtu pošty. Tento řádek je vlevo označen písmenem S. (Takový řádek může být na příkazu nejvýše jeden). V hlavičce příkazu se objeví položka Číslo souboru. První dvě číslice označují rok a zbylá čtyři místa se přebírají do vstupního datového souboru a do průvodky.
Dokud není příkaz uzavřen, může se řádek odpovídající souhrnné úhradě výplat vymazat. Tím se výplaty opět vrátí k případné další nabídce pro souhrnnou úhradu.
Seznam výplat vztahujících se k souhrnnému řádku lze také editovat. To je umožněno stiskem klávesy Detail, pokud je kurzor na souhrnném řádku na jiné položce než číslo účtu (z čísla účtu se volá jako detail číselník cizích účtů).
Editace údajů pro souhrnnou úhradu je opět rozdělena na dvě části. V horním bloku jsou položky, jimiž se upravují položky řádku příkazu, ve spodním bloku jsou jednotlivé mzdové položky, u kterých lze měnit částku a poznámku. Tyto řádky může uživatel také odmazávat. Není zde však mechanismus, jak řádky přidávat. Pokud by to bylo nutné, musel by se vymazat celý řádek příkazu a pořídit znovu, kam by se vybraly všechny požadované výplaty.
Počet řádek platebního příkazu
Finanční ústavy přijímají většinou platební příkazy pouze s omezeným počtem řádek. Tento počet je uveden u každého účtu v číselníku vlastních účtů. Pro vytváření platebního příkazu z toho vyplývá, že na toto omezení se může snadno narazit, zejména při hromadném proplácení faktur nebo mezd. V tomto případě není možné označit k proplacení všechny záznamy, ale pouze takový počet, který je po sečtení s počtem již vložených záznamů menší nebo roven maximálnímu počtu řádek platebního příkazu.
Po dosažení maximálního počtu řádek je potřeba aktuální příkaz opustit (resp. uzavřít) a vytvořit nový, kterým se proplatí zbylé řádky, které se již do předchozího příkazu nevešly. Tento postup je možné opakovat vícekrát po sobě, až do vložení všech řádek nabídky, které mají být proplaceny.
Při platbě v jiné měně, než která je uvedena v globálních parametrech, by neměl platební příkaz obsahovat více než jednu řádku.
Navazující funkce:
- 03103 - Doklady k úhradě příkazem
- 03104 - Řádek příkazu k úhradě
- 03237 - Přehled závazků
- 03262 - Export platebních příkazů
- 04506 - Výplaty - servisní funkce
Volané sestavy:
