Man30735

30735 * Přijaté objednávky - detail

Formulář je určen k:

• zobrazení přijaté objednávky
• vytvoření zcela nové přijaté objednávky
• vytvoření nové přijaté objednávky kopií
• uzavření, schvalování přijaté objednávky
• fakturaci přijaté objednávky
• tisku přijaté objednávky
• odesílání přijaté objednávky ke zveřejnění do iFIS*Registr smluv

Obr. 30735/1 Přijaté objednávky - detail

	Poznámka
	Podrobnější informace k agendě přijatých objednávek uvedeny zde.

Formulář lze vyvolat klávesou Výběr z funkce 30733 - Přijaté objednávky - vstup. Formulář určený k pořízení nové přijaté objednávky pak lze z funkce 30733 - Přijaté objednávky - vstup vyvolat:

• klávesou pro Nový záznam
• tlačítkem Pořízení či Kopie

Jednotlivé úkony jsou prováděny prostřednictvím tzv. funkčních tlačítek.

Uživateli jsou přístupná pouze ta funkční tlačítka, která lze v daný okamžik použít (viz. aktuální stav přijaté objednávky) a zároveň pouze ta tlačítka, na která má uživatel přiděleno oprávnění. Uživatelská oprávnění k jednotlivým úkonům nastavuje a udržuje správce aplikace.

Ve formuláři mohou být přístupná tato funkční tlačítka:

• Saldo pohledávek - saldo přijaté objednávky
• Úhrady - zobrazí úhrady k přijaté objednávce
• Uzavření - uzavře přijatou objednávku
• Schválení - tlačítko určené ke schválení přijaté objednávky
• Otevření - umožní otevřít přijatou objednávku
• Storno - umožní stornovat přijatou objednávku
• Fakturovat - umožní vyfakturovat přijatou objednávku
• Připojení pohl. - pro připojení pohledávky
• Historie - zobrazí historii dokladu
• Data pro RS - pomůže vyplnit data pro zveřejnění přijaté objednávky - ostatní položky v bloku se zaktivní pouze v případě, je-li u položky Zveřejnit v ISRS uvedena hodnota Ano
• Odeslat ke zveřejnění do RS - pro odeslání přijaté objednávky ke zveřejnění do iFIS*Registr smluv

Z formuláře lze tisknout sestavu 10135 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS.

Parametry pro agendu iFIS*Přijaté objednávky

Pro správné nastavení agendy iFIS*Přijaté objednávky jsou určeny parametry s úlohou 307 - Přijaté objednávky:

• ZVERPOBJ - text předřazovaný v položce Naše číslo ve smlouvě vzniklé pro zveřejnění objednávky přijaté
• ZVPRSTYP - uvést ID předmětného typu smlouvy z Trstyp, který bude použit pro smlouvu vzniklou z objednávky přijaté za účelem zveřejnění této objednávky

Parametry ZVERPOBJ a ZVPRSTYP fungují na obdobném principu jako parametry ZVER_OBJ a ZV_RSTYP u vystavených objednávek.

Parametry pro zveřejňování přijatých objednávek ZVERPOBJ a ZVPRSTYP nejsou automaticky založeny, mohou být v případě potřeby zaevidovány ručně správcem iFIS*.

Pokud není parametr ZVERPOBJ vůbec zaevidován, pak je defaultně generován prefix OBP-  jako text předřazený k číslu přijaté objednávky do položky Naše číslo v generované smlouvě!

Položky formuláře přijatých objednávek

Hlavička přijaté objednávky obsahuje tyto položky:

• Deník* - zapisuje se automaticky po výběru deníku pro pořízení přijaté objednávky; určuje typ, případně dokladovou řadu objednávky; položky, které jsou předvyplněny v deníku, jsou přebírány do nové objednávky automaticky systémem
• Klasifikace - vazba objednávky na číselník (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky), výběr kódu a názvu klasifikace je na sobě nezávislý, výběr je omezen pouze případným zadáním typu klasifikace:
  • Typ klasifikace - typ klasifikace oborů
  • Kód klasifikace – kód klasifikace oborů
  • Název klasifikace – název klasifikace oborů
• Zdroj financování:
  • NS* - Nákladové středisko
  • TA - Typ akce
  • A - Akce
  • KP - Komplexní položka
• Schvaluje - osoba, která přijatou objednávku schvaluje
• Předmět plnění - předmět plnění přijaté objednávky
• Datum dodání - termín dodání
• Platnost - termín platnosti přijaté objednávky
• Objednavatel* - z číselníku firem (včetně dalších údajů IČO, DIČ, Adresa)
• Konečný příjemce - v rozlišení:
  • Firma
  • Osoba
  • Externí
• blok Fakturační údaje:
  • Číslo smlouvy - ručně nebo výběrem z formuláře 08207 - Registr smluv - výběr
  • Objed. partnera - označení objednávky partnera
  • Dodací list - číslo dodacího listu
  • Přílohy - počet příloh
  • Zpráva pro odběratele
  • Vlastní účet - číslo vlastního bankovního účtu z číselníku vlastních bankovních účtů
  • Způsob úhrady - seznam hodnot se nabízí podle nastavení v číselníku způsobů úhrady
  • Fakt. deník - číslo finančního deníku generování
  • Měna*:
    • Kód měny
    • Název měny
• Zbývá fakturovat bez DPH - částka zbývající k fakturaci
• Objed. - číslo přijaté objednávky
• PID - identifikační číslo dokumentu spisové služby
• blok Kontroly - kontrolní infookno - funguje na obdobném principu jako u vystavených objednávek, závazků nebo pohledávek
• Zveřejnit v ISRS* - příznak, zda zveřejnit objednávku s hodnotami Ano / Ne / Určit:
  • je-li položka prázdná, je uživatel donucen k jejímu vyplnění - položka bude označena červeně jako povinná
  • pokud je položka nastavena na hodnotu Ne, blok Data pro RS zůstane zašedivělý a uživatel bude moci přijatou objednávku uzavřít bez nutnosti vyplnění položek pro zveřejnění v tomto bloku
  • pokud je položka nastavena na hodnotu Ano, zvýrazní se uživateli červenou barvou další položky v bloku Data pro RS, které je nutné vyplnit pro zveřejnění

Hvězdičkou jsou označeny položky, které musí být povinně vyplněny.

Dále objednávka obsahuje blok Data pro RS pro zveřejnění v ISRS, kde samotný název bloku je označen jako tlačítko s možností automatického doplnění hodnot z položek přijaté objednávky. Ostatní položky v bloku se zaktivní v případě, je-li u položky Zveřejnit v ISRS uvedena hodnota Ano.

Ikonou s klíčem lze odemknout blok zveřejnění Data pro RS pro možnost editace dat po vygenerování smlouvy. Editovatelné položky = NS, Osoba, Cena, Datum potvrzení, Předmět. Ikona klíče k odemknutí tohoto bloku je administrovatelná přes akci BUT_POBJ_ZAMEK_ZVER. Pro odemknutí je navíc nutné, aby přijatá objednávka:

• měla položku Zveřejnit nastavenou na hodnotu Ano
• nebyla uzamčena jiným uživatelem
• nebyla otevřena jen pro prohlížení

Pokud je objednávka pořízena přenosem z externího systému (červené upozornění dole pod tlačítky), lze blok zveřejnění odemknout a editovat, přestože u samotné objednávky tato možnost není.

Blok Data pro RS obsahuje položky:

• NS*
• Osoba*
• Cena - označení včetně nebo bez DPH / celková cena objednávky / měna objednávky
• Datum potvrzení* - datum potvrzení přijaté objednávky
• Předmět* - předmět zveřejnění

Položky lze předvyplnit prostřednictvím tlačítka Data pro RS.

Položky, které jsou plněny až po použití tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS:

• Číslo smlouvy - číslo smlouvy ke zveřejnění; doplní se automaticky po stisku tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS; dle nastavení parametru ZVERPOBJ - viz Parametry pro agendu iFIS*Přijaté objednávky
• Stav zveř. - stav zveřejnění přijaté objednávky - po stisku tlačítka Odeslat ke zveřejnění se automaticky doplní stav Rozpracováno

Dolní blok přijaté objednávky je rozdělen na dvě záložky:

• Řádky
• Dokumenty

Záložka Řádky obsahuje tyto položky:

• Ř - číslo řádku
• Text řádku - text řádku přijaté objednávky
• Sazba DPH* - číslo a popis sazby DPH řádky přijaté objednávky
• MJ - měrná jednotka řádky přijaté objednávky
• Množství - počet měrných jednotek řádky přijaté objednávky
• Cena za MJ - cena za měrnou jednotku
• Základ DPH - částka základu DPH
• DPH - částka DPH
• Celkem CZK - cena celkem - dle měny v hlavičce přijaté objednávky
• Evid. datum* - evidenční datum přijaté objednávky - je automaticky předvyplňováno aktuálním datem, lze ho však ručně změnit na jiné datum
• Referent - osoba, která objednávku zaevidovala

Hvězdičkou jsou označeny položky, které musí být povinně vyplněny.

Pod řádky je zobrazena součtová položka K úhradě, která je součtem jednotlivých částek z řádků objednávky a hodnotu lze měnit úpravou částek v řádcích.

V položce Referent je předvyplněno příjmení a jméno přihlášeného uživatele, který objednávku zapisuje do evidence.

Uzavření přijaté objednávky

Tlačítko Uzavření slouží pro uzavření přijaté objednávky. Mění stav objednávky z Doplněná na Uzavřená.

Otevření přijaté objednávky

Zpětně otevřít uzavřenou objednávku lze tlačítkem 'Otevření. Tlačítkem se změní stav objednávky z Uzavřená na Doplněná s možností editace údajů v objednávce.

Schválení přijaté objednávky

Tlačítko Schválení je určeno pro schválení objednávky. Lze ho použít pouze u přijatých objednávek ve stavu Uzavřená. Po použití tlačítka Schválení se změní její stav z Uzavřená na Schválená.

Storno přijaté objednávky

Ke zrušení přijaté objednávky je určeno tlačítko Storno. Po jeho použití je stav objednávky změněn na Stornovaná.

Po stornu objednávky tlačítkem Storno:

• se vynuluje položka Zbývá fakturovat bez DPH
• u nevyúčtované přijaté objednávky po stornu:
  • zůstává jen jeden stav, a to Stornovaná, ostatní stavy přijaté objednávky zmizí
  • zmizí tlačítka Saldo pohledávek a Úhrady i s příslušnými stavy

Historie objednávky a historie zveřejnění

Tlačítko Historie slouží pro chronologické zobrazení změn na objednávce. Do historie změn je automaticky zaznamenáván autor a čas provedených úkonů s přijatou objednávkou.

Tlačítkem Historie zveřejnění lze navíc zobrazit zaevidované změny týkající se položek zveřejnění v bloku Data pro RS pro generování smlouvy ke zveřejnění. Stejné tlačítko se nachází i v detailu vystavených objednávek. Samotný proces zveřejnění lze sledovat v příslušné vygenerované smlouvě včetně historie. Stejné tlačítko se nachází také v detailu vystavené objednávky.

Obr. 30735/2 Tlačítko "Historie zveřejnění" ve formuláři 30735 - Přijaté objednávky - detail

Kontroly

V detailu přijaté objednávky se objevuje kontrolní infookno stejně jako u vystavených objednávek, kde je také ke kontrolnímu infooknu popsána podrobnější dokumentace.

V kontrolním infookně v detailu přijatých objednávek se můžou objevit například kontroly:

• "Neshoda s údaji na smlouvě" - v případě, že zdroj financování (NS/TA/A/KP) objednávky a připojené smlouvy se liší
• "Smlouva není zveřejněna v ISRS" - v případě, kdy smlouva navázaná k objednávce je určena ke zveřejnění
• "Objednávka není zveřejněna v ISRS" - tato hláška se objevuje u všech stavů kromě Zveřejněno a Zveřejněno protistranou
• souhlasu objednatele na stranu připojené smlouvy
• platnosti akce vzhledem k datu platnosti
• neplatné akci uvedené v objednávce ve zdrojích financování, pokud neodpovídá datu dodání objednávky - zobrazuje se červené upozornění v případě, kdy je připojena akce, jejíž časová platnost neodpovídá datu uvedenému v položce Datum dodání v objednávce, červená varovná hláška zabraňuje uzavření objednávky, dokud nebude uvedena platná akce
• platnosti partnera
• zveřejnění smlouvy
• "Překročen fin. limit pro zveřejnění":
  • kontrola finančního limitu dle deníku pro zveřejnění přijaté objednávky
  • upozornění se v kontrolním infookně objeví, když se finanční limit nastavený v příslušném deníku přijatých objednávek (ve formuláři 30717 - Přijaté objednávky - deníky pod položkou Limit zveřejnění) rovná nebo je překročen a v poli Zveřejnit v ISRS není vyplněna hodnota Ano (předpokladem je také, že měna přijaté objednávky se shoduje s měnou nastavenou v deníku)
  • porovnává se celková cena bez DPH
  • kromě kontroly na finanční limit v deníku (hláška "Překročen fin. limit pro zveřejnění") lze nastavit ve formuláři 00350 - Administrace kontrolních hlášení pro úlohu 307 - Přijaté objednávky pomocí R_SQL parametru další kontrolu, která se objeví, pokud celková cena přijaté objednávky přesahuje částku stanovenou v R_SQL parametru
• na nesoulad údajů se smlouvou navázanou k objednávce:
  • "Nesoulad s údaji smlouvy (ZF)" - objeví se v případě nesouladu zdroje financování (NS/TA/A/KP) uvedeného v připojené smlouvě
  • "Nesoulad s údaji smlouvy (partner)" - objeví se v případě nesouladu partnera/objednavatele uvedeného v připojené smlouvě
• "Doplňte data pro zveřejnění":
  • červené blokující upozornění
  • kontrola na vyplnění položek pro účely zveřejnění objednávky
  • obdobně jako je tomu ve vystavených objednávkách
  • objeví se v případě, kdy je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnota Ano, ale nejsou vyplněna povinná data určená pro zveřejnění objednávky
  • povinnými jsou všechny přístupné položky uvedené v bloku Data pro RS, všechny červeně označené položky je nutné vyplnit

Obr. 30735/4 Červené blokující upozornění "Doplňte data pro zveřejnění"

Obr. 30735/5 Políčko, které po označení zatržítkem jako přečtené změní barvu textu potvrzující hlášky z oranžové na zelenou

Jsou zprovozněny uživatelské kontroly, které:

• lze nadefinovat pro úlohu 307 - Přijaté objednávky ve formuláři 00350 - Administrace kontrolních hlášení pro hlášení s typem Uživatelská
• se následně mohou objevit v kontrolním infookně přijatých objednávek

Upozornění na nepotvrzené hlášky v kontrolním infookně

V detailu přijaté objednávky ve formuláři 30735 - Přijaté objednávky - detail se může při stisku tlačítka Uzavření objevit vyskakující okno s hláškou: "Doklad nelze uzavřít. Potvrďte hlášky v kontrolním okně." v případě, kdy v kontrolním infookně existuje oranžová hláška k potvrzení.

Dokud nebudou všechny oranžové hlášky v kontrolním infookně objednávky označeny jako přečtené zatržením zatržítka a nezmění se na zelené, nebude možné objednávku uzavřít. Také červené hlášky blokují uzavření objednávky. Více informací ke kontrolnímu infooknu a zbarvení jednotlivých hlášek naleznete zde.

Obr. 30735/6 Upozornění na nepotvrzené hlášky v kontrolním infookně přijaté objednávky

Tisky objednávky

Stiskem klávesy pro Přímý tisk nebo pro Tiskové sestavy lze objednávku vytisknout.

Tisková sestava Výpis dat pro zveřejnění v ISRS

Z detailu objednávky lze také tisknout tiskovou sestavu 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS. Data do reportu jsou přebírána především z položek bloku Data pro RS, jejich hodnoty tedy musí být vyplněny. Obsah a strukturu dat lze případně částečně upravit prostřednictvím R_SQL parametru 10135_OBJ_ISRS dle požadavků zákazníka (zakázková služba). Po vložení souboru reportu z VTS do přílohy objednávky přes volbu "do přílohy" ve VTS se Typ dokumentu = Veřejné vloží automaticky.

Tiskovou sestavu 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS lze:

• vložit do přílohy objednávky
• s typem dokumentu = Veřejné

Na záložce Dokumenty ve formuláři se tisková sestava 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS zobrazí automaticky s typem dokumentu Veřejné pouze v případě, kdy je ve formuláři pro výběr tiskových sestav (VTS) vyvolaném klávesou pro Tiskové sestavy vybrána možnost tisku Do přílohy.

Příloha s typem dokumentu Veřejné se poté objeví také ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu zobrazeném ikonou pro Přílohy a dodatky k záznamu.

Evidence dokumentů k objednávce

K přijaté objednávce lze přikládat přílohy.

Elektronické dokumenty v libovolném formátu (XLS, DOC, PDF, JPG atd.) je možné evidovat k objednávce na záložce Dokumenty.

Stejně jako u vystavených objednávek je umožněno zobrazení souvisejících příloh z dokladů přijatých objednávek navázaných na příslušnou smlouvu.

Nový dokument je možné k objednávce připojit stisknutím klávesy Nový záznam, vyplněním povinné položky Popis (případně dalších nepovinných položek pro upřesnění evidence) a následným stiskem tlačítka Vlož. Přes zobrazený dialog uživatel vyhledá dokument v příslušném adresáři, označí ho kurzorem a potvrdí jeho vložení volbou Importuj.

Dokumenty ve formě souboru zde vložené jsou dostupné k nahlédnutí (pomocí tlačítka Ukaž), případně k vytisknutí či uložení na lokální disk (tlačítko Kopíruj).

K objednávce lze připojit více dokumentů. Pro každý dokument přiložený k objednávce slouží nový řádek v záložce Dokumenty. Počet řádků (a tedy i přiložených dokumentů) není omezen.

	Poznámka
	Podrobnější informace k přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde.

Záložka Dokumenty obsahuje tlačítko Pečeť pro elektronické pečetění.

	Pozor
	Tlačítko Pečeť je samostatně administrovatelné přes akci BUT_PRIUKAZ_PECET, lze nastavit v administraci ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.

	Pozor
	U zákazníků je zatím tlačítko Pečeť u dokumentů nepřístupné z důvodu nedostupnosti příslušné služby pro pečetění!!!

Odeslat ke zveřejnění

Tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS se ze zaevidované přijaté objednávky vygeneruje samostatná smlouva ke zveřejnění. Její číslo je zapsáno v položce Číslo smlouvy.

	Pozor
	Více informací ke zveřejnění objednávek naleznete zde, případně i v kapitole Zveřejňování objednávek.

Editace a zveřejnění v Registru smluv přesunem do detailu smlouvy pomocí klávesy CTRL + A z položky Smlouva ve formuláři 30335 – Objednávky – detail je umožněno jen uživatelům s odpovídajícími přístupy (kontexty + editace + práva na tlačítka, atd.).

Tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS je samostatně administrovatelné pro přístup uživatelů.
Tlačítko lze nadefinovat pouze roli ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.

Možnost zrušení vazby mezi přijatou objednávkou a pohledávkou

Zrušit vazbu mezi objednávkou přijatou a pohledávkou lze v detailu přijaté objednávky ve formuláři 30735 - Přijaté objednávky - detail stiskem tlačítka Saldo pohledávek. Ve formuláři 03337 - Přehled pohledávek se pomocí zatržítek označí pohledávky, které mají být od přijaté objednávky odpojeny a stiskne se klávesa Konec pro opuštění formuláře, čímž se objeví dotaz, zda si uživatel skutečně přeje odpojit vybrané záznamy od objednávky přijaté. Potvrzením dojde k odpojení. Pokud jsou odpojeny všechny pohledávky, po návratu do formuláře 30735 - Přijaté objednávky - detail tlačítko Saldo pohledávek zneaktivní.

Obr. 30735/7 Odpojení všech pohledávek od objednávky přijaté

Při připojení objednávek přijatých ke smlouvě se vybírají k jakékoli smlouvě dosud nepřipojené objednávky ve stavu Doplněná a Chybová. Pokud je objednávka ve stavu Uzavřená, nelze v jejím detailu doplnit číslo smlouvy. Objednávka se musí nejprve otevřít.
Na straně pohledávky je umožněno zobrazit navázanou objednávku přijatou pomocí tlačítka Objednávky v detailu odběratelské faktury. Pokud není žádná objednávka připojena, je vydáno upozorňující hlášení "Nejsou nalezeny žádné objednávky". Pokud objednávky existují, ale k žádné z nich není povolen přístup dle kontextu NS, je vydáno upozornění "K této objednávce nemáte povolen přístup dle kontextu NS".

Navazující funkce:

• 30717 - Přijaté objednávky - deníky
• 30733 - Přijaté objednávky - vstup

Volané sestavy:

• 10135 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS