Kategorie:Registr smluv: Porovnání verzí

Subsystém iFIS/Registr smluv

Popis subsystému

Subsystém je určen pro centrální registraci smluvních vztahů s dodavateli, odběrateli, spoluřešiteli apod. včetně archivace příslušných dokumentů.

Kromě vlastní registrace je aplikace určena pro:

• automatizované zasílání přednastavených varovných zpráv a hlášení oprávněným osobám,

• generování dokladů do úloh Závazků nebo Pohledávek,

• předběžná blokace rozpočtů

a další.

S daty uloženými v databázi pracuje uživatel několika možnými způsoby:

• on-line zápis i čtení jako běžný a registrovaný uživatel iFIS pomocí vstupně-výstupních obrazovek, případně tiskových výstupů, nebo

• on-line přístup na čtení pro neregistrované uživatele iFIS pomocí e-mailových zpráv a webové části aplikace.

Obr. 08201 Blokové schéma Registru smluv a Systému varování

Software je značně parametrizovatelný pomocí řady číselníků (domén), z nichž některé jsou v kompetenci uživatele-správce (viz dále).

Moduly jsou integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.

Seznam formulářů

	Pozor
	Pro uživatele platí pokyny, doporučení a postupy pro zveřejnění smluv, které jsou k dispozici v aplikaci Helpdesk pod číslem hlášení 35723 nebo v samostatné dokumentaci uveřejněné zde.

Nastavení globálních parametrů

Nastavení globálních parametrů se provádí ve funkci 00308 - Nastavení parametrů.

Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému.

	Pozor
	Parametry nejsou automaticky založeny, mohou být v případě potřeby zaevidovány ručně správcem iFIS.

	Poznámka
	Pokud parametr ZVER_FAK existuje a je naplněn, může sloužit např. pro označení a identifikaci fakulty.

	Poznámka
	Poznámka 1: Naše číslo je jednoznačná uživatelská identifikace smlouvy. Jednotlivé organizace většinou mají interní předpis jak toto označení vytvářet. Musí být jednoznačné v rámci ekonomické jednotky.

	Poznámka
	Poznámka 2: Pokud se generátoru nepodaří vygenerovat jedinečné číslo na 99 kroků, generování se zastaví a ohlásí chybu. Nutno ihned informovat správce, který zajistí správné nastavení generátoru.

	Poznámka
	Poznámka 3: U smlouvy vzniklé pro zveřejnění objednávky tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS se do položky Naše číslo automaticky přebírá předřazený text nastavený v parametru pro zveřejňování objednávek ZVER_OBJ, a dále číslo objednávky, ze které byla smlouva vygenerována.

	Pozor
	Parametr ZVER_OBJ není automaticky založen, může být v případě potřeby zaevidován ručně správcem iFIS.

	Pozor
	Pokud není parametr ZVER_OBJ vůbec zaevidován, pak je defaultně generován prefix OBV_   jako text předřazený v položce Naše číslo v generované smlouvě vzniklé pro zveřejnění objednávky!

Domény – význam a základní nastavení

Nastavují se ve formuláři 00310 – Správa jádrových domén.

Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému.

	Pozor
	Systémové domény nelze uživatelsky ani nastavovat ani měnit, jsou pevně dané a mají přímý vliv na chod aplikace.

Uživatelské domény lze za provozu nastavit (správce aplikace). Seznamy hodnot lze pouze doplňovat, nelze v nich mazat. Pozor na počty hodnot v jednotlivých doménách. Nedoporučujeme překročit 20 hodnot v doméně. Větší počet doménových položek snižuje přehlednost a komplikuje jejich využití.

Obory hodnot uživatelských domén je vhodné vyjasnit ještě před nasazením aplikace do ostrého provozu. Slouží ke klasifikaci jednotlivých údajů a lze podle nich vyhledávat. Příslušnost smluv k jednotlivým hodnotám je dána interním předpisem odběratele.

	Pozor
	Doména Typy smluv je nahrazena číselníkem 08208 - Typy smluv.

Číselník 08208 - Typy smluv:

• řídí Předmětný i Právní typ smlouvy
• obsahuje:
  • data převzatá z původní domény pro Předmětný typ smlouvy
  • pět systémových záznamů pro Právní typ smlouvy:
    • Rámcová smlouva
    • DNS - Dynamický nákupní systém
    • Dodatek
    • Objednávky přijaté
    • Objednávky vystavené

Předmětný typ smlouvy řídí:

• přístupová práva (kontexty) k záznamům v Registru smluv
• generátor pro číselnou řadu Naše číslo smlouvy, je-li aktivováno (první znaky zleva z položky Komentář)

	Pozor
	Čtyři systémové záznamy pro právní typy smlouvy nelze smazat. Při pokusu o jejich výmaz klávesou pro Smazání záznamu se uživateli objeví upozornění, že tento základní typ smlouvy nelze odstranit.

Odstranit nelze také právní i předmětný typ, na který jsou již nějaké smlouvy navázány. Typ smlouvy lze přiřadit či změnit v detailu formuláře 08202 - Registr smluv, případně 08201 - Registr smluv - správce, kde jsou k výběru předmětných a právních typů smluv určeny dvě položky pro rozlišení typů smluv, které se nacházejí jak v detailu, tak i přehledu formulářů smluv:

• Předmětný typ smlouvy - povinná položka
• Právní typ smlouvy

jejichž hodnoty lze vybírat pomocí klávesy pro Seznam hodnot.

Při vytvoření nového záznamu ve formuláři 08208 – Typy smluv s předmětným typem smluv se po jeho uložení zobrazí hlášení upozorňující na potřebu nastavit uživateli kontextové přístupy.

Nastavení některých číselných řad

(specifika nastavení číselné řady Registru smluv)

Nastavují se ve formuláři 00304 – Nastavení některých číselných řad

Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému

Touto funkcí lze jednotlivým úlohám nastavit masku číslování dokladů. V masce pro úlohu 082 – Registr smluv mohou být použity tyto znaky :

• T - kód typu smlouvy - z frm. 08208 Typy smluv (RSTYPY - bývalá doména SMLTYP) - převezme první znak z Komentáře Předmětného typu smlouvy); znak T nelze použít několikanásobně

• RR - rok - číslice v masce číselné řady (převezme se poslední dvojčíslí z evidenčního roku smlouvy)

• M - měsíc - číslice v masce číselné řady

• EE - ekonomická jednotka - číslo ekonomické jednotky (má smysl pouze u instalací s více ekonomickými subjekty)

• S - číslo nákladového střediska, tento znak můžeme použít několikanásobně, podle toho, kolik znaků chce uživatel vyhradit pro číslo nákladového střediska. Je-li v prvotním dokladu uvedeno číslo nákladového střediska na více znaků, než je vyhrazeno maskou, číslo nákladového střediska z prvotního dokladu je oříznuto zprava a vloženo do čísla prvotního dokladu.

• C - číslice, tento znak lze použít několikanásobně a nesmí chybět. Tato skupina vyhrazuje prostor pro číslo rostoucí doklad od dokladu, majících stejnou hodnotu ve zbylé části masky, po jedné

• UUU - číselné označení úlohy v masce číselné řady (082 pro Registr smluv)

• 0-9 - číselné konstanty

• oddělovací znaky

Jako oddělovací znaky lze použít lomítko ( / ), pomlčku ( - ), zavináč ( @ ), kriminál ( # ), hvězda ( * ) a pod. Nedoporučuje se použít speciální znaky jako mezeru ( ), uvozovky ( " ), apostrof ( ' ), podtržítko ( _ ), procenta ( % ) apod.

Maska může mít maximálně deset znaků a to včetně oddělovacích znaků. Je-li zvolena maska EE-RRCCCCC, pak v daném roce, pro určitou ekonomickou jednotku může být zapsáno nejvýše 99999 dokladů resp. smluv. První smlouva zapsaná v roce 2004 v ekonomické jednotce 01 bude mít přiděleno číslo 01-0400001.

Není-li pro danou úlohu vytvořena maska, pak jsou prvotní doklady číslovány tak, jako by maska byla CCCCCCCCCC.

Existují-li již v úloze nějaké prvotní doklady a potřebujeme-li změnit pro tuto úlohu masku číselné řady, je to možné až po zralé úvaze, jsme-li si jisti, že touto změnou nenastane situace, že by novou maskou bylo vybráno číslo již v databázi zapsané. Masku změníme tak, že vytvoříme nový záznam s počátečním obdobím rovným tomu, od kterého požadujeme, aby platila nová maska.

Nastavení přístupových práv

Nastavují se ve formuláři 00212 – Přístupy uživatelů dle kontextu.

Přístup z menu 1.Správce - 1.Uživatelé

Funkční jsou volby Vše, Výběr, Vkládání, Aktualizace, Mazání. Některé kombinace však nemají smysl, např. nastavení Aktualizace bez nastavení Výběr a pod. Mazání ovlivňuje pouze činnost zneplatnění záznamu (označení *) na bloku výběru.

V úloze registr smluv je realizován přístup uživatelů podle středisek. Uživatel má přístup ke smlouvám, kde je zodpovědné NS (případně i další NS, viz popis funkce 08202 - Registr smluv) shodné nebo podřízené středisku, na které má uživatel přístup.

Stavy smluv

Popis možného použití

V tomto textu je popsána funkcionalita všech komponent tvořících Registr smluv z pohledu uživatele. Podrobnější dokumentace ke všem registrovaným údajům a náležitostem registru je obsahem dokumentu k funkci 08202 – Registr smluv.

Typický průběh zpracování je následující:

1. Registrace návrhu smlouvy ve funkci 08202 – Registr smluv, s možností uložení textu návrhu a dalších dokumentů přímo do databáze. Možnost přidělení (dočasného) registračního čísla, přiřazení osob a jejich rolí, dalších smluvních stran, předpokládaných termínů, cen, zdrojů financování a finančního rozpočtu. V jednoduchých případech postačí vyplnit pouze 7 základních povinných údajů o smlouvě: Stav smlouvy, Smluvní stranu, Evidenční rok, Typ smlouvy, Předmět, Odpovědné NS a Hlavní zodpovědnou osobu.
   
   
2. Sledování průběhu přípravy smlouvy ve funkci 08202 – Registr smluv, s možností uložení verzí smluv a předávání těchto informací mezi účastníky přípravného řízení přímo prostřednictvím této agendy, vše pomocí funkce 08202 – Registr smluv.
   
   
3. Registrace platné smlouvy ve funkci 08202 – Registr smluv. Nebyla-li smlouva resp. její návrh registrován v předchozím, provede se nyní její registrace. V opačném případě se pouze změní příslušné atributy podle skutečnosti ve smlouvě a smlouva se převede do aktivního stavu.
   
   
4. Aktivace systému automatických činností ve funkci 08202 – Registr smluv. V záložce pro "Termíny, ceny a činnosti" je možné dále nastavit generování požadovaných účetních dokladů a e-mailových zpráv. Podmínkou pro zasílání zpráv je vyplnění potřebných údajů v záhlaví smlouvy, existence záznamů o osobách v centrálním číselníku Osob a jejich platných e-mailových adres. Podmínkou pro generování účetních dokladů je vyplnění potřebných údajů v záhlaví smlouvy a existence záznamů v záložce Ceny. Tento krok není povinný.
   
   
5. Příjem varovné zprávy. Do běžné e-mailové schránky vyjmenovaných oprávněných osob u termínované události je zaslána předefinovaná zpráva. Je-li implementována webová část aplikace, je součástí aplikace též webový odkaz, který zpřístupní podrobné informace o smlouvě, ze které byla zpráva zaslána. Současně se u opakovaných událostí automaticky nastaví okamžik dalšího spuštění.
   
   
6. Úplné znění smlouvy či souvisejících dokumentů získá uživatel stažením přímo ze zobrazené www stránky (pouze je-li tato služba implementována).
   
   
7. Změnu dat či dokumentů v registru provede uživatel v případě potřeby opět ve funkci 08202 – Registr smluv, je-li k tomu oprávněn.
   
   
8. Rezervaci rozpočtu lze provést ve funkci 08202 – Registr smluv v záložce „Rozpočet“. V případě použití této funkcionality je nutné následně párovat všechny související faktury (a objednávky) k dané smlouvě, nebo rezervaci rozpočtu ze smlouvy ve vhodném okamžiku zrušit. V opačném případě dojde k dvojímu zatížení rozpočtu: ze smlouvy a současně z ostatních dokladů.

	Poznámka
	Poznámka ad 1.) Osoby lze měnit pro každou smlouvu zvlášť v záložce Osoby nebo hromadně ve vybraných smlouvách funkcí 08203 – Delegování pravomocí.

Kromě uvedeného postupu se předpokládá potřeba prohledávání v databázi smluvních vztahů. K tomu jsou určeny dvě možné cesty:

1. Přehled smluv, který je součástí funkce 08202 – Registr smluv v on-line systému nebo
   
   
2. vyhledávání v registru smluv, které se spouští funkcí 08204 – Registr smluv - vyhledávání.

V obou případech jsou informace chráněné uživatelským jménem a heslem.

Uživateli jsou přístupné pouze záznamy o smlouvách s odpovědným střediskem, k němuž má uživatel právo přístupu alespoň pro čtení.

Přístup k zneplatněným smlouvám a jejich případné zplatnění je umožněno funkcí 08201 – Registr smluv – správce.

Přístup na tlačítka v záložce Zveřejňovací doložka

V iFIS/Registr smluv lze nastavit možnost přístupu na tlačítka záložky Zveřejňovací doložka tak, aby byla samostatně administrovatelná pro přístup uživatelů.
Tlačítka lze nadefinovat uživateli či roli ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.

Jedná se o tato tlačítka:

Datová rozhraní iFIS/Registr smluv

Podrobné informace k datovým rozhraním iFIS naleznete zde.