Kategorie:Registr smluv
Registr smluv
| Man08201 | RSMLSPR | Registr smluv - správce |
| Man08202 | RSMLOUVY | Registr smluv |
| Man08203 | RSZOSO | Delegování pravomocí |
| Man08204 | RSHLEDEJ | Registr smluv - vyhledávání |
| Man08205 | RSPOZAD | Systém varování |
| Man08206 | RSKUPINY | Skupiny osob pro varování |
| Man08207 | RSMLOUVYL | Registr smluv - výběr |
| Man08220 | EKSALRS | Saldo registru smluv |
| Man08221 | EKSALRSP | Prohlížení salda registru smluv |
Subsystém iFIS*Registr smluv
Popis subsystému
Subsystém je určen pro centrální registraci smluvních vztahů s dodavateli, odběrateli, spoluřešiteli apod. včetně archivace příslušných dokumentů.
Kromě vlastní registrace je aplikace určena pro:
- automatizované zasílání přednastavených varovných zpráv a hlášení oprávněným osobám,
- generování dokladů do úloh Závazků nebo Pohledávek,
- předběžná blokace rozpočtů
a další.
S daty uloženými v databázi pracuje uživatel několika možnými způsoby
- on-line zápis i čtení jako běžný a registrovaný uživatel iFIS* pomocí vstupně-výstupních obrazovek, případně tiskových výstupů, nebo
- on-line přístup na čtení pro neregistrované uživatele iFIS* pomocí e-mailových zpráv a webové části aplikace.
Obr. 08201 Blokové schéma Registru smluv a Systému varování
Software je značně parametrizovatelný pomocí řady číselníků (domén), z nichž některé jsou v kompetenci uživatele-správce. Viz dále.
Moduly jsou integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.
Nastavení globálních parametrů
Nastavení globálních parametrů se provádí ve funkci 00301 – Globální parametry.
Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému.
| Parametry pro e-mailová varování a zprávy o generování dokladů | |
| MHOSTADR | Adresa klientova SMTP serveru pro odesílání zpráv. Buď jméno nebo IP adresa.
Příklad: SMTP.BBM.CZ |
| MHOSTPRT | Port poštovního serveru.
Příklad: 25 |
| RSMEMA | E-mailová adresa, která se vyplní jako odesílatel pro všechna e-mailová varování. Tam budou docházet i nedoručené dopisy. Zajistit vyzvedávání pošty a odezvu.
Příklad: moje@bbm.cz |
| Parametry pro připojení k portálu Následující parametry používají jako příklad adresu: http://web.xyz.cz:80/pls/portal/Emvstup.jsp | |
| RSPUSE | Používání portálu.
A = ano, portál k použití. |
| RSPSADR | Adresa serveru, na kterém je umístěn portálu i s doménou. Buď jméno nebo IP adresa.
Příklad: web.xyz.cz |
| RSPSPORT | Port HTTP serveru pro připojení na portál.
Příklad: 80 |
| RSPNAME | Jméno portálu.
Příklad: pls/portal |
| RSPPAGE | Jméno portálové stránky, volané z e-mail varování.
Příklad: Emvstup.jsp |
| Parametry pro nastavení číslování smluv | |
| RSGSMLID |
Způsob zadání identifikace smlouvy Naše číslo (SMLID). R = ručně. Do SMLID lze ručně zadat řetězec s max. délkou 30 znaků. |
|
Poznámka |
| Poznámka 1. Naše číslo je jednoznačná uživatelská identifikace smlouvy. Jednotlivé organizace většinou mají interní předpis jak toto označení vytvářet. Musí být jednoznačné v rámci ekonomické jednotky. |
|
|
Poznámka |
| Poznámka 2. Pokud se generátoru nepodaří vygenerovat jedinečné číslo na 99 kroků, generování se zastaví a ohlásí chybu. Nutno ihned informovat správce, který zajistí správné nastavení generátoru. |
Domény – význam a základní nastavení
Nastavují se ve formuláři 00310 – Správa jádrových domén.
Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému.
|
Pozor |
| Systémové domény nelze uživatelsky ani nastavovat ani měnit, jsou pevně dané a mají přímý vliv na chod aplikace. |
Uživatelské domény lze za provozu nastavit (správce aplikace). Seznamy hodnot lze pouze doplňovat, nelze v nich mazat. Pozor na počty hodnot v jednotlivých doménách. Nedoporučujeme překročit 20 hodnot v doméně. Větší počet doménových položek snižuje přehlednost a komplikuje jejich využití.
Obory hodnot uživatelských domén je vhodné vyjasnit ještě před nasazením aplikace do ostrého provozu. Slouží ke klasifikaci jednotlivých údajů a lze podle nich vyhledávat. Příslušnost smluv k jednotlivým hodnotám je dána interním předpisem odběratele.
|
SMLTYP - typy smluv. Uživatelská doména: Navrhuje uživatel Jednoznakový kód může být použit v masce pro automatické generování údaje Naše číslo (SMLID). | |
| A | Praxe |
| B | Banka |
| D | Dar |
| E | Spolupráce |
| F | Dotace |
| G | Leasing |
| H | HW a SW |
| I | Nemovitosti |
| J | Věcné břemeno |
| K | Kupní |
| L | Licence |
| M | Mandátní |
| N | Nájemní |
| P | Pojistné |
| S | Stavební práce |
| X | Ostatní |
|
|
Poznámka |
| Kód "C" nesmí být použit, je vyhrazen pro systémové účely. |
|
OSTTYP - typy ostatních informací. Uživatelská doména: Navrhuje uživatel | |
| K | Kontakt |
| S | Podepsal |
| P | Poznámka |
| U | Umístění |
|
DOCTYP - typy dokumentů. Uživatelská doména: Navrhuje uživatel | |
| Dodatek | |
| Návrh | |
| Ostatní | |
| Příloha | |
| Smlouva | |
| Zápis z jednání | |
| DATMJ - časové intervaly událostí.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji nebo pro posun provedení činnosti vzhledem k vybranému termínu. | |
| D | Den |
| T | Týden |
| M | Měsíc |
| Q | Čtvrtletí |
| P | Pololetí |
| R | Rok |
| X | Neuvedeno |
| UDATYP - typy událostí.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| M | |
| G | Generování dokladu |
| CENTYP - typ ceny.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| Z | Záloha |
| F | Faktura |
| TOKFIN - směr toku financí.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| + | Pohledávka |
| - | Závazek |
| STAVUDA - stavy událostí
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| A | Akceptováno |
| E | Chyba |
| N | Nespouštět |
| P | Provedeno |
| S | Spustit |
| Z | Zamítnuto |
| ATTENT - stupně pozornosti
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| ! | ! |
| STAVSML - stavy smluv
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| A | Aktivní |
| B | Návrh |
| W | Neuzavřená |
| Y | Neaktivní |
| Z | Zrušená |
| RADTYP - účinnost smluv
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| P | Platnost |
| U | Účinnost od |
| D | Účinnost do |
Nastavení některých číselných řad
(specifika nastavení číselné řady Registru smluv)
Nastavují se ve formuláři 00304 – Nastavení některých číselných řad
Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému
Touto funkcí lze jednotlivým úlohám nastavit masku číslování dokladů. V masce pro úlohu 082 – Registr smluv mohou být použity tyto znaky :
- T typ smlouvy (převezme se jednoznakový kód z domény SMLTYP)
- RR rok (převezme se poslední dvojčíslí z evidenčního roku smlouvy)
- EE číslo ekonomické jednotky(má smysl pouze u instalací s více ek. subjekty)
- S číslo nákladového střediska, tento znak můžeme použít několikanásobně, podle toho, kolik znaků chceme vyhradit pro číslo nákladového střediska. Středisko se přebírá zleva.
- C číslice, tento znak lze použít několikanásobně a nesmí chybět. Tato skupina vyhrazuje prostor pro číslo rostoucí doklad od dokladu, majících stejnou hodnotu ve zbylé části masky, po jedné
- UUU číselné označení úlohy v masce číselné řady(082 pro Registr smluv)
- 0-9 číselné konstanty
- oddělovací znaky
jako oddělovací znaky lze použít lomítko, pomlčku, zavináč, kriminál, hvězda a pod. Nedoporučuje se použít speciální znaky jako mezeru, uvozovky, apostrof, podtržítko, procenta apod.
Maska může mít maximálně deset znaků a to včetně oddělovacích znaků. Je-li zvolena maska EE-RRCCCCC, pak v daném roce, pro určitou ekonomickou jednotku může být zapsáno nejvýše 99999 dokladů resp. smluv. První smlouva zapsaná v roce 2004 v ekonomické jednotce 01 bude mít přiděleno číslo 01-0400001.
Není-li pro danou úlohu vytvořena maska, pak jsou prvotní doklady číslovány tak, jako by maska byla CCCCCCCCCC.
Existují-li již v úloze nějaké prvotní doklady a potřebujeme-li změnit pro tuto úlohu masku číselné řady, je to možné až po zralé úvaze, jsme-li si jisti, že touto změnou nenastane situace, že by novou maskou bylo vybráno číslo již v databázi zapsané. Masku změníme tak, že vytvoříme nový záznam s počátečním obdobím rovným tomu, od kterého požadujeme, aby platila nová maska.
Nastavení přístupových práv
Nastavují se ve formuláři 00205 – Přístupy uživatelů dle kontextu.
Přístup z menu 1.Správce - 1.Uživatelé
Funkční jsou volby Vše, Výběr, Vkládání, Aktualizace, Mazání. Některé kombinace však nemají smysl, např. nastavení Aktualizace bez nastavení Výběr a pod. Mazání ovlivňuje pouze činnost zneplatnění záznamu (označení *) na bloku výběru.
V úloze registr smluv je realizován přístup uživatelů podle středisek. Uživatel má přístup ke smlouvám, kde je zodpovědné NS (případně i další NS, viz popis funkce 08202 - Registr smluv) shodné nebo podřízené středisku, na které má uživatel přístup.
Stavy smluv
Návrh. Smlouva je ve stavu "návrh" po dobu před podpisem smlouvy, kdy si strany vyměňují návrhy textu smlouvy. Z tohoto stavu může přejít buďto do stavu "neuzavřená", pokud se smluvní strany nedohodnou na konečném znění smlouvy a rozhodnou se na návrhu smlouvy dále nepokračovat nebo do stavu "aktivní" podpisem smlouvy.
Neuzavřená. Smluvní strany se rozhodly dále nepokračovat v návrhu textu smlouvy. Tentýž návrh sice může být v budoucnu znovu použit k novému jednání o smlouvě, bude se však jednat o nový cyklus smlouvy.
Aktivní. Stav smlouvy po podpisu všemi smluvními stranami. Smlouva v tomto stavu je živá, plněná. Je schopná vyvolávat právní účinky. Laicky řečeno strany v tomto čase plní své závazky ze smlouvy vyplývající. Plní dodávky, provádí platby, provádí záruční opravy apod. Z tohoto stavu může smlouva přejít do stavu "neaktivní" nebo "zrušená".
Zrušená. Konečný stav smlouvy. Do tohoto stavu smlouva přechází "aktivní" buďto rozhodnutím soudu o určení neplatnosti smlouvy nebo odstoupením strany (stran) od smlouvy – v tom případě smlouva zaniká s účinky ke dni odstoupení.
Neaktivní. Konečný stav smlouvy. Do tohoto stavu smlouva přechází ze stavu "aktivní", po splnění všech závazků z ní vyplývajících nebo po vypovězení a uplynutí všech lhůt na smlouvě uvedených (záruční lhůta,…). Smlouva ve stavu "neaktivní" již není schopná vyvolávat další právní účinky, je však stále platná.
Popis možného použití
V tomto textu je popsána funkcionalita všech komponent tvořících Registr smluv z pohledu uživatele. Podrobnější dokumentace ke všem registrovaným údajům a náležitostem registru je obsahem dokumentu k funkci Man08202 – Registr smluv.
Typický průběh zpracování je následující: 1.Registrace návrhu smlouvy ve funkci Man08202 – Registr smluv, s možností uložení textu návrhu a dalších dokumentů přímo do databáze. Možnost přidělení (dočasného) registračního čísla, přiřazení osob a jejich rolí, dalších smluvních stran, předpokládaných termínů, cen, zdrojů financování a finančního rozpočtu. V jednoduchých případech postačí vyplnit pouze 7 základních povinných údajů o smlouvě: Stav smlouvy, Smluvní stranu, Evidenční rok, Typ smlouvy, Předmět, Odpovědné NS a Hlavní zodpovědnou osobu.
Pozn.: osoby lze měnit pro každou smlouvu zvlášť v záložce Osoby nebo hromadně ve vybraných smlouvách funkcí Man08203 – Delegování pravomocí.
2.Sledování průběhu přípravy smlouvy ve funkci Man08202 – Registr smluv, s možností uložení verzí smluv a předávání těchto informací mezi účastníky přípravného řízení přímo prostřednictvím této agendy, vše pomocí funkce Man08202 – Registr smluv.
3.Registrace platné smlouvy ve funkci Man08202 – Registr smluv. Nebyla-li smlouva resp. její návrh registrován v předchozím, provede se nyní její registrace. V opačném případě se pouze změní příslušné atributy podle skutečnosti ve smlouvě a smlouva se převede do aktivního stavu.
4.Aktivace systému automatických činností ve funkci Man08202 – Registr smluv. V záložce pro "Termíny, ceny a činnosti" je možné dále nastavit generování požadovaných účetních dokladů a e-mailových zpráv. Podmínkou pro zasílání zpráv je vyplnění potřebných údajů v záhlaví smlouvy, existence záznamů o osobách v centrálním číselníku Osob a jejich platných e-mailových adres. Podmínkou pro generování účetních dokladů je vyplnění potřebných údajů v záhlaví smlouvy a existence záznamů v záložce Ceny. Tento krok není povinný.
5.Příjem varovné zprávy. Do běžné e-mailové schránky vyjmenovaných oprávněných osob u termínované události je zaslána předefinovaná zpráva. Je-li implementována webová část aplikace, je součástí aplikace též webový odkaz, který zpřístupní podrobné informace o smlouvě, ze které byla zpráva zaslána. Současně se u opakovaných událostí automaticky nastaví okamžik dalšího spuštění.
6.Úplné znění smlouvy či souvisejících dokumentů získá uživatel stažením přímo ze zobrazené www stránky (pouze je-li tato služba implementována)
7.Změnu dat či dokumentů v registru provede uživatel v případě potřeby opět ve funkci Man08202 – Registr smluv, je-li k tomu oprávněn.
8.Rezervaci rozpočtu lze provést ve funkci Man08202 – Registr smluv v záložce „Rozpočet“. V případě použití této funkcionality je nutné následně párovat všechny související faktury (a objednávky) k dané smlouvě, nebo rezervaci rozpočtu ze smlouvy ve vhodném okamžiku zrušit. V opačném případě dojde k dvojímu zatížení rozpočtu: ze smlouvy a současně z ostatních dokladů.
Kromě uvedeného postupu se předpokládá potřeba prohledávání v databázi smluvních vztahů. K tomu jsou určeny dvě možné cesty:
a)Přehled smluv, který je součástí funkce Man08202 – Registr smluv v on-line systému nebo
b)vyhledávání v registru smluv, které se spouští funkcí Man08204 – Registr smluv - vyhledávání.
V obou případech jsou informace chráněné uživatelským jménem a heslem.
Uživateli jsou přístupné pouze záznamy o smlouvách s odpovědným střediskem, k němuž má uživatel právo přístupu alespoň pro čtení.
Přístup k zneplatněným smlouvám a jejich případné zplatnění je umožněno funkcí Man08201 – Registr smluv – správce.
Stránky v kategorii „Registr smluv“
Zobrazuje se 17 stránek z celkového počtu 17 stránek v této kategorii.
