Man03207
03207 * Převzetí externích závazků
Pokud provozovatel systému iFIS uskutečňuje import závazků od jiného subjektu, jsou taková data připravena k dalšímu zpracování v jakémsi meziskladu. Odsud je přebírá tato funkce a předává je další funkci pro pořízení závazku. Jsou-li v úloze Správce v lokálních parametrech ADZAS032 a SND_MAIL nastaveny příslušné e-mailové adresy, nový záznam v meziskladu způsobí automatické odeslání e-mailového upozornění odpovědné osobě. Vzhled formuláře si může každý uživatel nastavit sám prostřednictvím uživatelského nastavení vzhledu formuláře pomocí ikonky s tzv. "hasákem".
Obr. 03207/1 Převzetí externích závazků - výběr úlohy zdroje dat
Seznam externích závazků lze omezit pomoci výběrového tlačítka Úloha zdroje dat, které je umístěno v dolní části formuláře.
Díky tomuto tlačítku lze seznam omezit podle těchto hodnot:
- Pohledávky
- e-faktury ISDOC.EPOD
- e-faktury ISDOC - pro zobrazení faktur ISDOC
- Vše
- Neuvedena
Kromě toho lze seznam omezit také zatržením jedné z uvedených možností podle záznamů:
- Nepřevzaté
- Převzaté
- Zrušené
- Všechny
Do položky Datum importu se doplňuje termín, kdy byl záznam zaevidován (naimportován) do zásobníku faktur/závazků.
Do položky Stav záznamu se zapisuje stav převzetí závazku. Tuto položku je možné najít pouze ve formulářích pro převzetí závazků, u pohledávek se tato položka nenachází. Položka Stav záznamu může obsahovat hodnoty Nepřevzato, Převzato či Zrušeno.
Položka Záznam o chybě při importu dokladu zobrazuje protokol o importu do zásobníku závazků, pokud tedy nastala nějaká chyba při importu, uživatel je zde o této chybě informován.
|
Uživatelské tipy |
| Jak se dozvídat o nových dokladech v zásobníku závazků? |
Stiskem klávesy pro Detail/volání číselníku (Ctrl + A) z položky Číslo dokladu se spustí formulář 03206 - Prohlížení podkladu pro import závazku, ve kterém je možné si prohlédnout veškeré údaje a také pomocí klávesy pro tisk vytisknout opis příslušného dokladu. Výběrem jednoho záznamu a stiskem klávesy pro Výběr se lze přemístit do funkce pro výběr deníku, do kterého požaduje uživatel vložit nový závazek. Pokud existuje pouze jeden vhodný deník, výběr deníků se nenabídne a závazek je vložen právě do tohoto deníku. Pokud je v podkladu určený deník, při přebírání podkladu se přejde rovnou do detailu závazku, kde lze případně deník změnit.
Připraveno je na příjem a zpracování všech písemností označených v iFIS/Spisová služba jako "Faktura".
Při přebírání dokladu se může objevit hláška "Doklad nelze převzít, není určen typ dokladu a měna".
U závazků s typem dokladu Faktura či Závazek k zaměstnanci se lze klávesou pro Výběr přemístit do formuláře 03266 - Tisk deníků / kopie závazku pro výběr deníku, kam si uživatel přeje vložit nový závazek. Výběrem deníku se vyvolá detail ve sloučeném formuláři 03228 - Převzetí externích závazků, kde je také uvedena další dokumentace k převzetí externích závazků v podobě faktury či závazku k zaměstnanci.
Při převzetí dokladu ze zásobníku závazků lze parametricky nastavit výchozí sazby DPH s vazbami na úlohu či typ importovaného dokladu, které se budou doplňovat, a to pomocí dotazu v tabulce R_SQL. Pro správné nastavení fungování je nutné kontaktovat pracovníky BBM.
Při převzetí podkladu zálohového listu v cizí měně se jako datum kurzu nastaví aktuální datum.
Při vložení hlavičky podkladu přijaté faktury do zásobníku závazků se kontroluje nejprve existence firmy v číselníku organizací iFIS. Pokud firma neexistuje, uloží se podle registru ARES. Následně se kontroluje cizí bankovní účet. Pokud bankovní účet dosud neexistuje, vloží se do číselníku cizích bankovních účtů. K tomu je však nutné předchozí rozpoznání id firmy nebo uložení nového id firmy. Bez znalosti id firmy se nový záznam do číselníku cizích účtů neuloží.
V iFIS/Závazky je zavedena funkcionalita, která odstraňuje automatické registrování nových dodavetelů v iFIS/Organizace. Tuto registraci musí ponovu dokončit referentka přímo v iFIS/Závazky/Faktury na základě pokynů v kontrolním infookně. Do formuláře 03228 - Závazek se v případě, že dodavatel není v evidenci, údaje o dodavateli vůbec nepředvyplní. Namísto toho se v kontrolním infookně pouze zobrazí hláška: "Doplňte dodavatele ICO:XY, Ulice xy...".
Pokud se zapisuje nový závazek (faktura nebo závazek k zaměstnanci) ze zásobníku závazků přes formuláře 03205 - Převzetí závazků z Registru smluv nebo 03207 - Převzetí externích závazků, případně přes čárový kód, přebírá se také TEKDOIH.PRKIDNO. Je-li převzato ze zásobníku, z deníku se již nedoplní.
Ze zásobníku se přebírá také číslo objednávky a zdroj financování. Při převzetí ze zásobníku se přebírají položky zdroje financování objednávky uvedené v zásobníku, pokud všechny položky zdroje financování v zásobníku jsou prázdné. Pokud ani v objednávce není vyplněn zdroj financování, přebírá se z připojené smlouvy.
Zdroj financování uvedený na řádku navrhovaného závazku se převezme do kontace i v případě, že na řádku není specifikován analytický účet.
Středisko objednávky se uvádí do hlavičky generovaného závazku ve vstupním zásobníku.
Při převzetí závazku ze zásobníku se předvyplní ke spárování celá dosud nevyúčtovaná částka připojené objednávky.
Při převzetí závazku k zaměstnanci a závazkových zálohových listů ze zásobníku se přebírají také přílohy.
ISDOC faktury
Nyní si je možné s vašimi partnery vyměňovat elektronické faktury ve standardu ISDOC. Stačí k tomu zavést e-mailovou adresu např. e-faktury@organizace.cz a začít využívat modul iFIS/e-Podatelna. E-podatelna sama analyzuje došlou e-mailovou poštu, dokáže ji sama evidovat v iFIS/Spisová služba, e-maily s ISDOC fakturou předává právě do formuláře pro převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze pořídit závazkovou fakturu opravdu jednoduchým způsobem "na jedno kliknutí". ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS/Závazky.
Fakturu ISDOC a jiné související doklady lze odeslat:
- e-mailem
- prostřednictvím datových schránek
Jelikož formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný, lze posílat elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy.
Také pomocí e-Podatelny lze provést elektronickou výměnu prvotních dokladů ISDOC.
Je umožněno zpracovat také elektronické dokumenty ve formátu ISDOC zaslané v datových zprávách, a to prostřednictvím parametru E_DS_OCR pro vytěžování ISDOC přílohy z datových zpráv. Pokud je přílohou doručené datové zprávy zaslané prostřednictvím ISDS soubor či dokument ve formátu ISDOC a parametr E_DS_OCR je nastaven na hodnotu A, lze elektronický dokument dále zpracovat a předat do zásobníku závazků ve formuláři pro převzetí externích závazků. Elektronicky zpracovávat lze také dokumenty z datových zpráv ve formátu ISDOC 6.0.1..
E_DS_OCR - pokud doručená datová zpráva obsahuje přílohu ve formátu ISDOC, pak ne/dojde k pořízení záznamu do zásobníku závazků 03207 - Převzetí externích závazků.
Pole ISDOC v ePOD - pokud e-mail obsahuje přílohu ve formátu ISDOC (nebo ve formátu PDF s vnořenou vrstvou ISDOC), pak ne/dojde k pořízení záznamu do zásobníku závazků 03207 - Převzetí externích závazků.
E_PR_OCR – u nové verze agenta pro import obecných skenů přepínač vytěžování ISDOC. U staré verze agenta se vytěžuje vždy.
Rozšíření rozhraní pro zpracování ISDOC faktur
Při zpracování ISDOC faktur se cílová součást (fakulta) identifikuje buď:
- dle adresy e-podatelny, nebo
- dle objednávky uvedené uvnitř v ISDOC
|
Pozor |
| Středisko objednávky se uvádí do hlavičky generovaného závazku ve vstupním zásobníku. |
Provázání závazku ze zásobníku s dokumentem v iFIS/Spisová služba
Položka PID obsahuje PID, pod kterým byla ISDOC faktura zaevidována ve Spisové službě. Při pořízení závazku do systému iFIS ze zásobníku závazků pomocí formuláře pro převzetí externích závazků je zcela automaticky předvyplněna položka PID, pokud se jedná o závazek zpracovaný a zaevidovaný prostřednictvím e-mailové zprávy z E-podatelny. Tím také dochází k navázání závazku převzatého prostřednictvím formuláře pro převzetí externích závazků na příslušný dokument v iFIS/Spisová služba ve formuláři 09122 - Podací deník zaevidovaný stejnou e-mailovou zprávou z E-podatelny. U ostatních závazků (faktury ISDOC, pohledávky), které nejsou evidované prostřednictvím E-podatelny, lze při pořízení z formuláře pro převzetí externích závazků ručně pomocí klávesy pro Seznam hodnot doplnit položku PID identifikačním číslem existujícího dokumentu zaevidovaného v iFIS/Spisová služba. Podrobnější informace uvedeny zde.
Zabránění přesunu dokladů do dalšího účetního období
Při uzávěrce účetního období v úlohách 032 - Zázavky a 033 - Pohledávky je umožněno odvolat přesun dokladů do dalšího účetního období, a to po stisku tlačítka Detaily → Prohlížet Pohledávky/Závazky/Externí podklady a po zobrazení dokladů bránících uzavření účetního období. Po stisku klávesy Konec (F4 nebo ESC) z formuláře určeného pro prohlížení dokladů, které brání uzavření období, s následným použitím volby Přesun dokladů do násl. období se zobrazí navíc dialogové okno s možností volby, zda změny skutečně provést či ještě operaci odvolat:
- při potvrzení volby Ano dojde k přesunu dokladů do následujícího účetního období
- volbou Ne lze přesunu dokladů do dalšího období ještě zabránit a změny odvolat
Úprava se týká úloh 032 - Závazky a 033 - Pohledávky. Upraveny byly následující formuláře:
- 03237 - Přehled závazků
- 03207 - Převzetí závazků
- 03337 - Přehled pohledávek
- 03315 - Převzetí pohledávek z ext. systému
Rozdělení přístupů k datům dle úlohy zdroje dat
Ve formuláři je zavedena funkcionalita, která umožňuje rozdělení přístupů k datům dle úlohy zdroje dat. Pokud se v administraci v Runtime Repository (RRP) na vazbě volání formuláře pro převzetí externích závazků nastaví parametr 'číslo_úlohy'>global.var1, zafixuje se filtr pro čtení záznamů do hlavního bloku formuláře na vybranou úlohu zdroje dat uvedenou v parametru, tzn., že se ve formuláři načítají pouze záznamy, které mají v položce ZDROJDAT číslo této úlohy. V případě, kdy je hodnotou parametru řetězec Neuvedeno se do hlavního bloku formuláře načtou pouze záznamy bez uvedené úlohy. Při absenci parametru, což je defaultní nastavení, se ve formuláři pro převzetí externích závazků načítají všechny záznamy.
Přebírání závazků ze zásobníku včetně návrhu vyúčtování záloh
Upraveno rozhraní pro přebírání závazků přes vstupní zásobník. Zavedena možnost předávání závazků včetně návrhu vyúčtování záloh.
Validace předávaného interního identifikátoru osoby
Ve funkci pro zápis hlavičky podkladu do zásobníku závazků se nyní validuje předané id osoby. Do volání imp_dofa.otevri_doklad byla předána validace interního identifikátoru osoby. Při předání neexistujícího ID zpracování ponovu skončí chybou a závazek se do vstupního zásobníku neuloží.
Parametry pro import závazků
| Úloha | Parametr | Význam | Příklad | Formát | SET |
| 033 | IMP_UNDD | Vnitřní klíč sazby "Není daňový doklad" pro import pohledávek | 10 | Interní číslo sazby | S |
| 033 | IMP_USD2 | Vnitřní klíč druhé snížené sazby DPH pro uskutečněná zdanitelná plnění pro import pohledávek | 15 | Interní číslo sazby | S |
| 033 | IMP_USSD | Vnitřní klíč snížené sazby DPH pro uskutečněná zdanitelná plnění pro import pohledávek | 114 | Systémový údaj | S |
| 033 | IMP_UZSD | Vnitřní klíč základní sazby DPH pro uskutečněná zdanitelná plnění pro import pohledávek | 133 | Interní číslo sazby | S |
Navazující funkce:
