Kategorie:Registr smluv
Registr smluv
| Man08201 | RSMLSPR | Registr smluv - správce |
| Man08202 | RSMLOUVY | Registr smluv |
| Man08203 | RSZOSO | Delegování pravomocí |
| Man08204 | RSHLEDEJ | Registr smluv - vyhledávání |
| Man08205 | RSPOZAD | Systém varování |
| Man08206 | RSKUPINY | Skupiny osob pro varování |
| Man08207 | RSMLOUVYL | Registr smluv - výběr |
| Man08220 | EKSALRS | Saldo registru smluv |
| Man08221 | EKSALRSP | Prohlížení salda registru smluv |
Subsystém iFIS*Registr smluv
Popis subsystému
Subsystém je určen pro centrální registraci smluvních vztahů s dodavateli, odběrateli, spoluřešiteli apod. včetně archivace příslušných dokumentů.
Kromě vlastní registrace je aplikace určena pro:
- automatizované zasílání přednastavených varovných zpráv a hlášení oprávněným osobám,
- generování dokladů do úloh Závazků nebo Pohledávek,
- předběžná blokace rozpočtů
a další.
S daty uloženými v databázi pracuje uživatel několika možnými způsoby
- on-line zápis i čtení jako běžný a registrovaný uživatel iFIS* pomocí vstupně-výstupních obrazovek, případně tiskových výstupů, nebo
- on-line přístup na čtení pro neregistrované uživatele iFIS* pomocí e-mailových zpráv a webové části aplikace.
Obr. 08201 Blokové schéma Registru smluv a Systému varování
Software je značně parametrizovatelný pomocí řady číselníků (domén), z nichž některé jsou v kompetenci uživatele-správce. Viz dále.
Moduly jsou integrální součástí jednotného informačního systému, využívají společného Jádra sdílených dat a jednotné správy uživatelských přístupů. Jsou zde použity společné ovládací prvky, které jsou popsány v samostatných příručkách.
Nastavení globálních parametrů
Nastavení globálních parametrů se provádí ve funkci 00301 – Globální parametry.
Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému.
| Parametry pro e-mailová varování a zprávy o generování dokladů | |
| MHOSTADR | Adresa klientova SMTP serveru pro odesílání zpráv. Buď jméno nebo IP adresa.
Příklad: SMTP.BBM.CZ |
| MHOSTPRT | Port poštovního serveru.
Příklad: 25 |
| RSMEMA | E-mailová adresa, která se vyplní jako odesílatel pro všechna e-mailová varování. Tam budou docházet i nedoručené dopisy. Zajistit vyzvedávání pošty a odezvu.
Příklad: moje@bbm.cz |
| Parametry pro připojení k portálu Následující parametry používají jako příklad adresu: http://web.xyz.cz:80/pls/portal/Emvstup.jsp | |
| RSPUSE | Používání portálu.
A = ano, portál k použití. |
| RSPSADR | Adresa serveru, na kterém je umístěn portálu i s doménou. Buď jméno nebo IP adresa.
Příklad: web.xyz.cz |
| RSPSPORT | Port HTTP serveru pro připojení na portál.
Příklad: 80 |
| RSPNAME | Jméno portálu.
Příklad: pls/portal |
| RSPPAGE | Jméno portálové stránky, volané z e-mail varování.
Příklad: Emvstup.jsp |
| Parametry pro nastavení číslování smluv | |
| RSGSMLID |
Způsob zadání identifikace smlouvy Naše číslo (SMLID). R = ručně. Do SMLID lze ručně zadat řetězec s max. délkou 30 znaků. |
|
Poznámka |
| Poznámka 1. Naše číslo je jednoznačná uživatelská identifikace smlouvy. Jednotlivé organizace většinou mají interní předpis jak toto označení vytvářet. Musí být jednoznačné v rámci ekonomické jednotky. |
|
|
Poznámka |
| Poznámka 2. Pokud se generátoru nepodaří vygenerovat jedinečné číslo na 99 kroků, generování se zastaví a ohlásí chybu. Nutno ihned informovat správce, který zajistí správné nastavení generátoru. |
Domény – význam a základní nastavení
Nastavují se ve formuláři 00310 – Správa jádrových domén.
Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému.
|
Pozor |
| Systémové domény nelze uživatelsky ani nastavovat ani měnit, jsou pevně dané a mají přímý vliv na chod aplikace. |
Uživatelské domény lze za provozu nastavit (správce aplikace). Seznamy hodnot lze pouze doplňovat, nelze v nich mazat. Pozor na počty hodnot v jednotlivých doménách. Nedoporučujeme překročit 20 hodnot v doméně. Větší počet doménových položek snižuje přehlednost a komplikuje jejich využití.
Obory hodnot uživatelských domén je vhodné vyjasnit ještě před nasazením aplikace do ostrého provozu. Slouží ke klasifikaci jednotlivých údajů a lze podle nich vyhledávat. Příslušnost smluv k jednotlivým hodnotám je dána interním předpisem odběratele.
|
SMLTYP - typy smluv. Uživatelská doména: Navrhuje uživatel Jednoznakový kód může být použit v masce pro automatické generování údaje Naše číslo (SMLID). | |
| A | Praxe |
| B | Banka |
| D | Dar |
| E | Spolupráce |
| F | Dotace |
| G | Leasing |
| H | HW a SW |
| I | Nemovitosti |
| J | Věcné břemeno |
| K | Kupní |
| L | Licence |
| M | Mandátní |
| N | Nájemní |
| P | Pojistné |
| S | Stavební práce |
| X | Ostatní |
|
|
Poznámka |
| Kód "C" nesmí být použit, je vyhrazen pro systémové účely. |
|
OSTTYP - typy ostatních informací. Uživatelská doména: Navrhuje uživatel | |
| K | Kontakt |
| S | Podepsal |
| P | Poznámka |
| U | Umístění |
|
DOCTYP - typy dokumentů. Uživatelská doména: Navrhuje uživatel | |
| Dodatek | |
| Návrh | |
| Ostatní | |
| Příloha | |
| Smlouva | |
| Zápis z jednání | |
| DATMJ - časové intervaly událostí.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji nebo pro posun provedení činnosti vzhledem k vybranému termínu. | |
| D | Den |
| T | Týden |
| M | Měsíc |
| Q | Čtvrtletí |
| P | Pololetí |
| R | Rok |
| X | Neuvedeno |
| UDATYP - typy událostí.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| M | |
| G | Generování dokladu |
| CENTYP - typ ceny.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| Z | Záloha |
| F | Faktura |
| TOKFIN - směr toku financí.
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| + | Pohledávka |
| - | Závazek |
| STAVUDA - stavy událostí
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| A | Akceptováno |
| E | Chyba |
| N | Nespouštět |
| P | Provedeno |
| S | Spustit |
| Z | Zamítnuto |
| ATTENT - stupně pozornosti
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| ! | ! |
| STAVSML - stavy smluv
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| A | Aktivní |
| B | Návrh |
| W | Neuzavřená |
| Y | Neaktivní |
| Z | Zrušená |
| RADTYP - účinnost smluv
Systémová doména: Pevně dané ve vývoji | |
| P | Platnost |
| U | Účinnost od |
| D | Účinnost do |
Nastavení některých číselných řad
(specifika nastavení číselné řady Registru smluv)
Nastavují se ve formuláři 00304 – Nastavení některých číselných řad
Přístup z menu 1.Správce - 3.Nastavení systému
Touto funkcí lze jednotlivým úlohám nastavit masku číslování dokladů. V masce pro úlohu 082 – Registr smluv mohou být použity tyto znaky :
- T typ smlouvy (převezme se jednoznakový kód z domény SMLTYP)
- RR rok (převezme se poslední dvojčíslí z evidenčního roku smlouvy)
- EE číslo ekonomické jednotky(má smysl pouze u instalací s více ek. subjekty)
- S číslo nákladového střediska, tento znak můžeme použít několikanásobně, podle toho, kolik znaků chceme vyhradit pro číslo nákladového střediska. Středisko se přebírá zleva.
- C číslice, tento znak lze použít několikanásobně a nesmí chybět. Tato skupina vyhrazuje prostor pro číslo rostoucí doklad od dokladu, majících stejnou hodnotu ve zbylé části masky, po jedné
- UUU číselné označení úlohy v masce číselné řady(082 pro Registr smluv)
- 0-9 číselné konstanty
- oddělovací znaky
jako oddělovací znaky lze použít lomítko, pomlčku, zavináč, kriminál, hvězda a pod. Nedoporučuje se použít speciální znaky jako mezeru, uvozovky, apostrof, podtržítko, procenta apod.
Maska může mít maximálně deset znaků a to včetně oddělovacích znaků. Je-li zvolena maska EE-RRCCCCC, pak v daném roce, pro určitou ekonomickou jednotku může být zapsáno nejvýše 99999 dokladů resp. smluv. První smlouva zapsaná v roce 2004 v ekonomické jednotce 01 bude mít přiděleno číslo 01-0400001.
Není-li pro danou úlohu vytvořena maska, pak jsou prvotní doklady číslovány tak, jako by maska byla CCCCCCCCCC.
Existují-li již v úloze nějaké prvotní doklady a potřebujeme-li změnit pro tuto úlohu masku číselné řady, je to možné až po zralé úvaze, jsme-li si jisti, že touto změnou nenastane situace, že by novou maskou bylo vybráno číslo již v databázi zapsané. Masku změníme tak, že vytvoříme nový záznam s počátečním obdobím rovným tomu, od kterého požadujeme, aby platila nová maska.
Nastavení přístupových práv
Nastavují se ve formuláři 00205 – Přístupy uživatelů dle kontextu.
Přístup z menu 1.Správce - 1.Uživatelé
Funkční jsou volby Vše, Výběr, Vkládání, Aktualizace, Mazání. Některé kombinace však nemají smysl, např. nastavení Aktualizace bez nastavení Výběr a pod. Mazání ovlivňuje pouze činnost zneplatnění záznamu (označení *) na bloku výběru.
V úloze registr smluv je realizován přístup uživatelů podle středisek. Uživatel má přístup ke smlouvám, kde je zodpovědné NS (případně i další NS, viz popis funkce 08202 - Registr smluv) shodné nebo podřízené středisku, na které má uživatel přístup.
Stavy smluv
| Stav | Popis |
| Návrh | Smlouva je ve stavu "návrh" po dobu před podpisem smlouvy, kdy si strany vyměňují návrhy textu smlouvy. Z tohoto stavu může přejít buďto do stavu "neuzavřená", pokud se smluvní strany nedohodnou na konečném znění smlouvy a rozhodnou se na návrhu smlouvy dále nepokračovat nebo do stavu "aktivní" podpisem smlouvy. |
| Neuzavřená | Smluvní strany se rozhodly dále nepokračovat v návrhu textu smlouvy. Tentýž návrh sice může být v budoucnu znovu použit k novému jednání o smlouvě, bude se však jednat o nový cyklus smlouvy. |
| Aktivní | Stav smlouvy po podpisu všemi smluvními stranami. Smlouva v tomto stavu je živá, plněná. Je schopná vyvolávat právní účinky. Laicky řečeno strany v tomto čase plní své závazky ze smlouvy vyplývající. Plní dodávky, provádí platby, provádí záruční opravy apod. Z tohoto stavu může smlouva přejít do stavu "neaktivní" nebo "zrušená". |
| Zrušená | Konečný stav smlouvy. Do tohoto stavu smlouva přechází "aktivní" buďto rozhodnutím soudu o určení neplatnosti smlouvy nebo odstoupením strany (stran) od smlouvy – v tom případě smlouva zaniká s účinky ke dni odstoupení. |
| Neaktivní | Konečný stav smlouvy. Do tohoto stavu smlouva přechází ze stavu "aktivní", po splnění všech závazků z ní vyplývajících nebo po vypovězení a uplynutí všech lhůt na smlouvě uvedených (záruční lhůta,…). Smlouva ve stavu "neaktivní" již není schopná vyvolávat další právní účinky, je však stále platná. |
Popis možného použití
V tomto textu je popsána funkcionalita všech komponent tvořících Registr smluv z pohledu uživatele. Podrobnější dokumentace ke všem registrovaným údajům a náležitostem registru je obsahem dokumentu k funkci 08202 – Registr smluv.
Typický průběh zpracování je následující:
- Registrace návrhu smlouvy ve funkci 08202 – Registr smluv, s možností uložení textu návrhu a dalších dokumentů přímo do databáze. Možnost přidělení (dočasného) registračního čísla, přiřazení osob a jejich rolí, dalších smluvních stran, předpokládaných termínů, cen, zdrojů financování a finančního rozpočtu. V jednoduchých případech postačí vyplnit pouze 7 základních povinných údajů o smlouvě: Stav smlouvy, Smluvní stranu, Evidenční rok, Typ smlouvy, Předmět, Odpovědné NS a Hlavní zodpovědnou osobu.
- Sledování průběhu přípravy smlouvy ve funkci 08202 – Registr smluv, s možností uložení verzí smluv a předávání těchto informací mezi účastníky přípravného řízení přímo prostřednictvím této agendy, vše pomocí funkce 08202 – Registr smluv.
- Registrace platné smlouvy ve funkci 08202 – Registr smluv. Nebyla-li smlouva resp. její návrh registrován v předchozím, provede se nyní její registrace. V opačném případě se pouze změní příslušné atributy podle skutečnosti ve smlouvě a smlouva se převede do aktivního stavu.
- Aktivace systému automatických činností ve funkci 08202 – Registr smluv. V záložce pro "Termíny, ceny a činnosti" je možné dále nastavit generování požadovaných účetních dokladů a e-mailových zpráv. Podmínkou pro zasílání zpráv je vyplnění potřebných údajů v záhlaví smlouvy, existence záznamů o osobách v centrálním číselníku Osob a jejich platných e-mailových adres. Podmínkou pro generování účetních dokladů je vyplnění potřebných údajů v záhlaví smlouvy a existence záznamů v záložce Ceny. Tento krok není povinný.
- Příjem varovné zprávy. Do běžné e-mailové schránky vyjmenovaných oprávněných osob u termínované události je zaslána předefinovaná zpráva. Je-li implementována webová část aplikace, je součástí aplikace též webový odkaz, který zpřístupní podrobné informace o smlouvě, ze které byla zpráva zaslána. Současně se u opakovaných událostí automaticky nastaví okamžik dalšího spuštění.
- Úplné znění smlouvy či souvisejících dokumentů získá uživatel stažením přímo ze zobrazené www stránky (pouze je-li tato služba implementována).
- Změnu dat či dokumentů v registru provede uživatel v případě potřeby opět ve funkci 08202 – Registr smluv, je-li k tomu oprávněn.
- Rezervaci rozpočtu lze provést ve funkci 08202 – Registr smluv v záložce „Rozpočet“. V případě použití této funkcionality je nutné následně párovat všechny související faktury (a objednávky) k dané smlouvě, nebo rezervaci rozpočtu ze smlouvy ve vhodném okamžiku zrušit. V opačném případě dojde k dvojímu zatížení rozpočtu: ze smlouvy a současně z ostatních dokladů.
|
|
Poznámka |
| Poznámka ad 1.) Osoby lze měnit pro každou smlouvu zvlášť v záložce Osoby nebo hromadně ve vybraných smlouvách funkcí 08203 – Delegování pravomocí. |
Kromě uvedeného postupu se předpokládá potřeba prohledávání v databázi smluvních vztahů. K tomu jsou určeny dvě možné cesty:
- Přehled smluv, který je součástí funkce 08202 – Registr smluv v on-line systému nebo
- vyhledávání v registru smluv, které se spouští funkcí 08204 – Registr smluv - vyhledávání.
V obou případech jsou informace chráněné uživatelským jménem a heslem.
Uživateli jsou přístupné pouze záznamy o smlouvách s odpovědným střediskem, k němuž má uživatel právo přístupu alespoň pro čtení.
Přístup k zneplatněným smlouvám a jejich případné zplatnění je umožněno funkcí 08201 – Registr smluv – správce.
Stránky v kategorii „Registr smluv“
Zobrazuje se 17 stránek z celkového počtu 17 stránek v této kategorii.
