Kategorie:Inventarizace

Inventarizace

Subsystém iFIS*Inventarizace

Popis subsystému

Subsystém je univerzálním nástrojem pro zpracování a vyhodnocování inventur (majetku, zásob…), prostřednictvím přenosných datových terminálů nebo obdobných zařízení s použitím čárových kódů. V základní dodávce je možné provádět inventury nad daty agendy 105-Sklady a 058-Majetek (investiční i drobný). Vlastní inventura probíhá nad kopií dat agend majetku, skladů a pod. Inventarizaci lze tedy provádět i za provozu. Zjišťování skutečnosti probíhá v souladu s platnou legislativou „na slepo“, t.zn., že datové terminály-snímače nejsou naplněny očekávanými položkami z databáze. Porovnání rozdílů evidence a skutečnosti probíhá až následně.

Schéma toku dat subsystému iFIS*Inventarizace

Obr. 09200/1 Schéma uspořádání modulu iFIS*Inventarizace

Stručný popis funkcí – formulářů aplikace

Man09201 Inventurní rozdíly

• Vyhledání rozdílů v evidenci proti skutečnosti
• Výstupní sestavy zjištěných rozdílů
• Generace dokladů k odstranění rozdílů (volitelně)

Man09202 Vstup - administrace

• Parametrické nastavení rozhraní na agendy iFIS* a snímače

Man09203 Vstup - data

• Načtení Evidenčních dat z agend iFIS* a rozdělení dat do dávek
• Převzetí dat ze snímačů – Skutečnost a přiřazení k dávkám
• Opravy dat ze snímačů, příp. ruční vstup dat

Man09204 Plán inventur

• Základní údaje inventury

Man09205 Seznam dávek

• Rozložení inventury podle kompetencí inveturních komisí do dávek

Man09206 Import ze snímače

• Import datových souborů ze snímačů do databáze

Proces nastavení a přípravy k provozu

Doporučujeme následující postup před zahájením provozu aplikace:

1. V prvním kroku je nutné nastavit plán inventur Man09204. Pro příslušnou agendu (Sklady, Majetek) musí existovat alespoň 1 záznam v plánu inventur. Dále se připraví seznam dávek Man09205 pro následné rozdělení dat do logických skupin (po skladech, po budovách a pod). Pro každou inventuru musí být připravena alespoň 1 dávka. Činnost provádí administrátor nebo vedoucí pracovník odpovědný za provedení inventury.

2. V druhém kroku se provádí parametrické nastavení databáze pro provedení inventury Man09202. Tuto činnost provádí administrátor se znalostmi datových položek databáze inventarizované egendy a formátu dat přebíraných ze snímačů.

3. Vlastní instalace, nastavení či přeprogramování snímačů přesahuje rámec tohoto dokumentu, je však nutnou podmínkou pro funkčnost systému jako celku. Nastavení provádí specializované firmy, většinou dodavatelé zařízení.

Proces vlastní inventury

Zpracování probíhá v několika postupných krocích a v různých variantách podle počtu snímačů a rozložení práce mezi více inventurních komisí. Zde doporučujeme tento základní postup:

1. Převod evidenčních dat do databáze modulu INVENTARIZACE a přiřazení dat do dávek. Rozdělení dat do dávek musí odpovídat předpokládanému systému sběru dat ze skutečnosti. Provádí vedoucí pracovník odpovědný za provedení inventury funkcí Man09203. Přebírají se okamžité aktuální stavy z agend iFIS.

2. Pořízení dat skutečnosti pomocí snímačů čárových kódů (provádí pověření pracovníci) a jejich import do databáze modulu INVENTARIZACE. Import provádí odpovědný vedoucí pracovník funkcí Man09206.

3. Přiřazení dat skutečnosti k dávkám z evidence. Protože každá dávka se vyhodnocuje samostatně, je důležité provést správné přiřazení dat. (např. data nasnímaná ve SKLADU 1 přiřadit k dávce pro inventuru SKLADU 1). Datové soubory lze postupně sehrávat z více snímačů do jedné dávky. Přiřazení provádí odpovědný vedoucí pracovník funkcí Man09203.

4. Opravu zjevných chyb dat ze snímačů nebo doplnění dodatečně zjištěných položek lze provést ručním vstupem ve funkci Man09202.

5. Vyhodnocení rozdílů probíhá odděleně po dávkách ve funkci Man09201. Výstupem porovnání evidenčního stavu se skutečností jsou soupisy zjištěných rozdílů. V případě rozšířené implementace mohou být aktivovány také další funkce pro generování automatických dokladů (vyřazení, převod apod.) pro likvidaci inventurních rozdílů. Tyto funkce však nejsou součástí standardu verze.

Pokyny k jednotlivým funkcím aplikace jsou uvedeny v samostatných kapitolách.