Kategorie:Inventarizace
Inventarizace
09201 INSALPOR Inventurní rozdíly 09202 INMAPVSA Nastavení vstupních položek 09203 INMAPVST Příprava dat 09204 INSEZINV Plán inventur 09205 INSEZDAV Seznam dávek 09206 INSNI Import ze snímače 09207 INDIRSNI Pořízení dat snímačem
Subsystém iFIS*Inventarizace
Popis subsystému
Subsystém je univerzálním nástrojem pro zpracování a vyhodnocování inventur (majetku, zásob…), prostřednictvím přenosných datových terminálů nebo obdobných zařízení s použitím čárových kódů. V základní dodávce je možné provádět inventury nad daty agendy 105-Sklady a 058-Majetek (investiční i drobný). Vlastní inventura probíhá nad kopií dat agend majetku, skladů a pod. Inventarizaci lze tedy provádět i za provozu. Zjišťování skutečnosti probíhá v souladu s platnou legislativou „na slepo“, t.zn., že datové terminály-snímače nejsou naplněny očekávanými položkami z databáze. Porovnání rozdílů evidence a skutečnosti probíhá až následně.
Schéma toku dat subsystému iFIS*Inventarizace
Obr. 09200/1 Schéma uspořádání modulu iFIS*Inventarizace
Stručný popis funkcí – formulářů aplikace
[Man09201 09201] Inventurní rozdíly
- Vyhledání rozdílů v evidenci proti skutečnosti
- Výstupní sestavy zjištěných rozdílů
- Generace dokladů k odstranění rozdílů (volitelně)
[Man09202 09202] Vstup - administrace
- Parametrické nastavení rozhraní na agendy iFIS a snímače
[Man09203 09203] Vstup - data
- Načtení Evidenčních dat z agend iFIS a rozdělení dat do dávek
- Převzetí dat ze snímačů – Skutečnost a přiřazení k dávkám
- Opravy dat ze snímačů, příp. ruční vstup dat
[Man09204 09204] Plán inventur
- Základní údaje inventury
[Man09205 09205] Seznam dávek
- Rozložení inventury podle kompetencí inveturních komisí do dávek
[Man09206 09206] Import ze snímače
- Import datových souborů ze snímačů do databáze
Proces nastavení a přípravy k provozu
Doporučujeme následující postup před zahájením provozu aplikace:
1. V prvním kroku je nutné nastavit plán inventur [Man09204]. Pro příslušnou agendu (Sklady, Majetek) musí existovat alespoň 1 záznam v plánu inventur. Dále se připraví seznam dávek [Man09205] pro následné rozdělení dat do logických skupin (po skladech, po budovách a pod). Pro každou inventuru musí být připravena alespoň 1 dávka. Činnost provádí administrátor nebo vedoucí pracovník odpovědný za provedení inventury.
2. V druhém kroku se provádí parametrické nastavení databáze pro provedení inventury [Man09202]. Tuto činnost provádí administrátor se znalostmi datových položek databáze inventarizované egendy a formátu dat přebíraných ze snímačů.
3. Vlastní instalace, nastavení či přeprogramování snímačů přesahuje rámec tohoto dokumentu, je však nutnou podmínkou pro funkčnost systému jako celku. Nastavení provádí specializované firmy, většinou dodavatelé zařízení.
Proces vlastní inventury
Zpracování probíhá v několika postupných krocích a v různých variantách podle počtu snímačů a rozložení práce mezi více inventurních komisí. Zde doporučujeme tento základní postup:
1. Převod evidenčních dat do databáze modulu INVENTARIZACE a přiřazení dat do dávek. Rozdělení dat do dávek musí odpovídat předpokládanému systému sběru dat ze skutečnosti. Provádí vedoucí pracovník odpovědný za provedení inventury funkcí [Man09203]. Přebírají se okamžité aktuální stavy z agend iFIS.
2. Pořízení dat skutečnosti pomocí snímačů čárových kódů (provádí pověření pracovníci) a jejich import do databáze modulu INVENTARIZACE. Import provádí odpovědný vedoucí pracovník funkcí [Man09206].
3. Přiřazení dat skutečnosti k dávkám z evidence. Protože každá dávka se vyhodnocuje samostatně, je důležité provést správné přiřazení dat. (např. data nasnímaná ve SKLADU 1 přiřadit k dávce pro inventuru SKLADU 1). Datové soubory lze postupně sehrávat z více snímačů do jedné dávky. Přiřazení provádí odpovědný vedoucí pracovník funkcí [Man09203].
4. Opravu zjevných chyb dat ze snímačů nebo doplnění dodatečně zjištěných položek lze provést ručním vstupem ve funkci [Man09202].
5. Vyhodnocení rozdílů probíhá odděleně po dávkách ve funkci [Man09201]. Výstupem porovnání evidenčního stavu se skutečností jsou soupisy zjištěných rozdílů. V případě rozšířené implementace mohou být aktivovány také další funkce pro generování automatických dokladů (vyřazení, převod apod.) pro likvidaci inventurních rozdílů. Tyto funkce však nejsou součástí standardu verze.
Pokyny k jednotlivým funkcím aplikace jsou uvedeny v samostatných kapitolách.
