Man30335
30335 * Objednávky - detail
Formulář je určen k:
- založení požadavku na objednávku
- jeho kontrole na volné finanční prostředky v rozpočtu
- jeho uzavření, schválení, potvrzení a
- tisku konečné objednávky
|
Pozor |
| Dokumentace ke zveřejňování objednávek uveřejněna zde. |
Formulář s detailem objednávky lze vyvolat z přehledu objednávek (ve formuláři 30333 - Objednávky - vstup) klávesou pro Výběr.
Prázdný formulář pro pořízení nové objednávky se zobrazí pomocí klávesy pro Nový záznam z téhož formuláře.
Formulář lze vyvolat také vytvořením kopie tlačítkem Kopie z přehledu objednávek (ve formuláři 30333 - Objednávky - vstup) po výběru deníku.
Proces objednávání je tvořen následujícími úkony:
- pořízení požadavku na objednávku (provádí navrhovatel objednávky)
- uzavření požadavku (navrhovatel objednávky tím předává požadavek ke schválení)
- schválení nebo neschválení objednávky (podle interních zvyklostí provádí správce rozpočtu, příkazce rozpočtu nebo jiná odpovědná osoba)
- potvrzení objednávky (podle interních zvyklostí provádí správce rozpočtu, příkazce rozpočtu, nákupčí nebo jiná odpovědná osoba)
- saldo (spárování objednávky se závazkem - došlou fakturou, paragonem, stvrzenkou, atd.)
|
|
Pozor |
| Zapsaný požadavek na objednávku obvykle blokuje finanční prostředky ve finančním rozpočtu (je dáno nastavením deníku objednávky). |
Jednotlivé úkony jsou prováděny prostřednictvím tzv. funkčních tlačítek.
|
Poznámka |
| Uživateli jsou přístupná pouze ta funkční tlačítka, která lze v daný okamžik použít (viz. aktuální stav objednávky) a zároveň pouze ta tlačítka, na která má uživatel přiděleno oprávnění. Uživatelská oprávnění k jednotlivým úkonům nastavuje a udržuje správce aplikace. |
Možnosti nastavení kontroly vyplnění položek
Při pořízení objednávky ve formuláři 30335 – Objednávky – detail a následné změně jejího stavu v důsledku uzavření, schvalování a potvrzování lze:
- kontrolovat vyplnění položek objednávek nastavením parametrů v tabulce R_SQL
- nastavením kontroly může být uživatel upozorněn na povinnost vyplnění některých položek (např. VZ číslo/typ, Smlouva, CPV, apod.)
|
Příklad |
| V tabulce R_SQL je možné nastavit například kontrolu na povinné vyplnění položky VZ číslo/typ u objednávek s celkovou částkou nad 40.000,-- Kč. Dokud nebude položka VZ číslo/typ vyplněna, nebude možné objednávku uzavřít ani schválit. Tímto způsobem lze kontrolovat i vyplnění jiných položek objednávek. |
|
|
Poznámka |
| Text upozornění i podmínku kontroly lze libovolně měnit a přizpůsobit potřebám uživatele. Pro nastavení podmínek volitelné kontroly v tabulce R_SQL je nutné kontaktovat pracovníky BBM. |
Detail objednávky – obsah formuláře
Formulář pro pořízení nové objednávky je rozdělen do několika samostatných bloků:
- Interní údaje - položky, které jsou interního charakteru (nejsou tisknuty na konečné objednávce)
- Externí tiskové údaje - informace pro obchodního partnera (jsou tisknuty na objednávku)
- Řádky - záložka určená pro evidenci řádků objednávky
- Dokumenty - záložka určená pro evidenci příloh ve formě libovolných elektronických dokumentů
- Kontroly - kontrolní infookno pro pokyny a informace pro uživatele
- Data pro RS - položky generování záznamu do iFIS*Registr smluv za účelem možnosti následného Zveřejňování objednávek v ISRS
Obr. 30335/1 Detail objednávky
Interní údaje:
- Deník - určuje typ případně dokladovou řadu objednávky. Položky, které jsou předvyplněny v deníku, jsou přebírány do nové objednávky automaticky systémem.
- TÚ Položka rozpočtu nebo AÚ Položka rozpočtu - položka rozpočtu (typ účtu), určuje položkové zatížení rozpočtu (př. uvedený TÚ nebo AÚ určuje, zda má být zatížena investiční nebo neinvestiční část rozpočtu), seznam hodnot pro tuto položku může být omezen tzv. referenčním rozpočtem uvedeným v deníku objednávky.
- Klasifikace - vazba objednávky na číselník (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky)
- Typ - typ klasifikace oborů
- Kód – kód klasifikace oborů
- Název – název klasifikace oborů
- NS, TA, A, KP - zdroj financování (Středisko / Typ akce / Akce / Komplexní položka), uvedený zdroj určuje finanční rozpočet, který bude zatížen objednávkou.
|
|
Poznámka |
| Nabídka akcí je omezena pouze na ty, které mají zatrženou položku OZ ve funkci 01220 - Zakázky - projekty). |
|
|
Poznámka |
| Pro možnost evidence vícezdrojového financování je k dispozici tlačítko pro rozpis jednotlivých zdrojů financování. |
- Poznámka - interní textové poznámky, pokyny k objednávce
- Saldo - účetní stav objednávky, stav spárovanosti objednávky se závazkem (fakturou, paragonem), může nabývat následujících hodnot:
- Nevyúčtováno - s objednávkou není spárován žádný závazek
- Částečně vyúčtováno - s objednávkou je spárován alespoň jeden závazek, spárovaná částka objednávky je však menší než celková částka objednávky
- Vyúčtovano - objednávka je celá pokryta závazky, celá částka objednávky je spárována se závazkem
- Rozepsáno - objednávka je souhrnná (vícezdrojová), k objednávce existuje rozpis dílčích zdrojů financování
- Zbývá - částka objednávky, která ještě nebyla vyúčtována, kontrola na doručené doklady/závazky (položka může nabývat i záporných hodnot)
- Stav - stav objednávky, který může nabývat hodnot:
- Požadavek - návrh objednávky, umožňuje změny všech položek, záznam již blokuje rozpočet dle nastaveného zdroje a položky rozpočtu
- Uzavřená - návrh objednávky, uzavřením jsou již některá pole blokovaná proti změnám
- Schválená - konečná objednávka
- Neschválená
- Potvrzená - interní stav konečné objednávky (po schválení/akceptování dodavatele), z hlediska blokace se chová stejně jako Schválená objednávka
- Zrušená - zrušený záznam, neblokuje rozpočet
- Stav tisku - stav tisku může být:
- Exportováno – X
- Nevytištěno – N
- Tisk před uzavřením – P
- Vytištěno – T
- VZ číslo/typ - číslo a typ veřejné zakázky:
- VZ – veřejné zakázky
- VZM – zakázky malého rozsahu
- Číslo - číslo/identifikátor objednávky, je přidělováno podle nastavené číselné řady při prvním uložení hlavičky objednávky do databáze (tato položka je zahrnuta do tisku)
- PID - identifikátor PID dokumentu v modulu iFIS*Spisová služba provázaného s objednávkou (tato položka je zahrnuta do tisku)
Externí tiskové údaje:
- Smlouva - číslo existující smlouvy v iFIS*Registr smluv navázané na objednávku
|
|
Poznámka |
| Správným propojením objednávky se smlouvou je zajištěno, že finanční rozpočet je nadále blokován pouze objednávkou. |
- Datum dodání - předpokládané datum dodání zboží, rozhodující pro určení rozpočtu, který bude zatížen objednávkou (př. uvedené datum dodání určuje, zda má být zatížen lednový nebo únorový finanční rozpočet, rozpočet prvního nebo druhého kvartálu roku atd.)
- Platnost - datum konce platnosti objednávky; datum je rozhodující pro možné hromadné vyřazení ze salda
|
|
Poznámka |
| Klávesou pro Seznam hodnot je možné do položky Platnost vybírat z nabídky omezené pouze na data ukončení platnosti existujících objednávek, které dosud nebyly zrušeny. |
- Doprava - předpokládaný způsob dopravy, lze vybrat z číselníku přípustných hodnot
- Místo dodání - předpokládané místo dodání
- Podmínky - předpokládané podmínky dodání, výběrem z číselníku přípustných hodnot
- Úhrada - předpokládaný typ platby
- Bankovní účet - číslo bankovního účtu, ze kterého bude plnění objednávky hrazeno
- Platba - předpokládaný termín úhrady
- Konečný příjemce:
- Vyřizuje - jméno a příjmení osoby, která objednávku vyřizuje (kontaktní osoby, může být odlišná od osoby navrhovatele objednávky)
- kontaktní spojení je předvyplňováno z číselníku osob/záložka spojení
- Kde - předvyplňováno hlavní pracovní adresou osoby
- Zpráva - pokyny pro partnera; předvyplněné hodnoty lze ručně pozměnit či doplnit
|
|
Poznámka |
| Text lze předdefinovat v tabulce R_SQL pod názvem ZS_TEXT. Nastavení vyžaduje hlubší znalosti (sestavení dotazu), a tak nastavení obsahu tabulky R_SQL je řešeno výhradně pracovníky BBM. |
- Komu - partner může být uváděn následujícími způsoby:
Řádky:
Jednotlivé položky v řádcích jsou:
- Typ – varianta řádku s určením, zda je/není řádek součástí tisku
- Ř – pořadové číslo řádku
- Text – popis objednávané položky
- Počet – množství měrných jednotek
- MJ – měrná jednotka (hodnoty z definovaného číselníku)
- Cena/MJ – cena za uvedenou měrnou jednotku
- Cena celkem – celková cena za položku v řádce v příslušné měně
- Klasifikace - vazba položky objednávky na číselník klasifikace (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky)
Další položky v bloku:
- Cena – celková cena za objednávku v příslušné měně (součet cen v jednotlivých řádcích)
- Cena pro tisk – celková cena k tisku (součet cen „tisknutelných“ řádků)
- Datum – termín vystavení objednávky
- Vystavil – osoba pořizující objednávku
- Kontaktní údaje – kontakty na vystavovatele z číselníku osob
Kontroly:
- Kontrolní info okno – obsahuje pokyny a informace pro uživatele, dle stavu objednávky jsou uživatelé průběžně upozorňováni např. na tyto stavy:
- Nejsou doplněny povinné údaje – zobrazí se v případě, že nejsou vyplněny všechny povinné položky formuláře (pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano, jsou povinnými také všechny přístupné položky uvedené v bloku Data pro RS
- Vyberte firmu z číselníku organizací - zobrazí se, pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano a blok Partnera (položky Komu) není typu Firma
- Doplňte přílohu ke zveřejnění - zobrazí se, pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano a příloha označená typem dokumentu Veřejná příloha dosud není vložena
- Překročen fin. limit pro zveřejnění - limit se kontroluje na položku Cena pro tisk, upozornění se v kontrolním infookně objeví, když se finanční limit nastavený v příslušném deníku objednávek (ve formuláři 30217 - Deníky objednávek pod novou položkou Limit zveřejnění) rovná nebo je překročen a v poli Zveřejnit v ISRS není hodnota Ano (předpokladem je také, že měna objednávky se shoduje s měnou nastavenou v deníku)
Jednotlivá upozornění v kontrolním infookně lze aktualizovat přes tlačítko Kontroly.
|
|
Poznámka |
Texty upozornění jsou rozlišeny barevně:
|
|
Tip |
| Předpokládá se postupné doplnění dalších kontrol a s nimi souvisejících upozornění dle aktuálních potřeb a požadavků. |
Data pro RS:
- Zveřejnit v ISRS - indikace, zda má být objednávka uveřejněna v ISRS s možnostmi Ano/Ne/Určit
- NS - středisko odpovídající za zveřejňovanou objednávku/smlouvu, výchozí nastavení položky se přebírá z položky NS ze zdroje financování
- Osoba - osoba odpovídající za zveřejňovanou objednávku/smlouvu, výchozí nastavení položky se přebírá z položky Konečný příjemce / Vyřizuje
- Datum potvrzení - datum vystavení/potvrzení objednávky dodavatelem, výchozí nastavení položky se přebírá z položky Datum
- Předmět - nová textová položka pro výstižný popis předmětu objednávky, nepředvyplňuje se
- Cena - nepovinná položka, přebírá se z položky Cena pro tisk (včetně informace o DPH a měně)
|
|
Poznámka |
| Položky lze předvyplnit prostřednictvím tlačítka Data pro RS. |
- Číslo smlouvy – číslo vygenerované smlouvy ke zveřejnění
- Stav zveř. – stav zveřejnění smlouvy/objednávky (přebíráno z příslušné smlouvy)
|
|
Poznámka |
| Položky jsou plněny až po použití tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS. |
|
|
Pozor |
| Více informací ke zveřejnění objednávek naleznete zde. |
Pořízení nové objednávky - požadavku na objednávku
Pro pořízení a primární uložení objednávky je potřeba mít vyplněné všechny povinné položky. Povinnost plnění některých položek je dána už nastavením v příslušném deníku objednávky, případně nadefinovanými parametry.
|
|
Pozor |
| Položky, které musí být doplněny povinně, jsou na formuláři vyznačeny červeným podbarvením. |
Obr. 30335/2 Pořízení objednávky
Řada položek je již na počátku předdefinována hodnotami z příslušného deníku (viz. nastavení výchozích hodnot v deníku) a nastavením v systému dle určených pravidel. Další položky jsou vyplňovány uživateli ručně.
|
|
Poznámka |
| K doplnění některých položek lze využít klávesu pro Seznam hodnot. |
Obr. 30335/3 Objednávky - pořízení nového záznamu - AÚ
Pořízení finančního zdroje
Zdroj objednávky je možné pořídit dvěma způsoby:
|
|
Poznámka |
| Každá následující nabídka je omezena podle předchozích již vybraných hodnot. |
- rovnou od pole Akce, volbou Akce se otevře nabídka možných akcí a k nim příslušejících nákladových středisek, typů akcí a komplexních položek. Uživatel vybere požadovanou kombinaci, která je doplněna do všech příslušných polí.
Obr. 30335/4 Objednávky - výběr zdroje financování
Pořízení řádků
Jednotlivé položky řádku jsou nepovinné a záleží jen na uživateli, zda a které z položek Typ řádku / Text / MJ / Počet MJ / Cena MJ / Cena celkem doplní.
Každý další řádek může uživatel vytvořit klávesou pro Nový záznam.
|
|
Poznámka |
| Ceny v řádcích jsou orientační, měly by se však v rámci možnosti co nejvíce přibližovat skutečné ceně. |
|
|
Tip |
| Typem řádku (viz následující hodnoty) lze určit, zda řádek ne/bude součástí tisku objednávky. Dodavatel tak dostane k dispozici z reportu objednávky jen zvolené položky včetně jejich ceny. Některé položky v řádcích mohou být určeny pouze pro vystavovatele objednávky (např. pro účely zahrnutí do rozpočtu). |
| Typ řádku | Význam |
| AA | řádek se tiskne včetně uvedené předpokládané ceny na řádku |
| AN | řádek se tiskne bez uvedené předpokládané ceny na řádku |
| N | řádek se na objednávce vůbec nevytiskne |
| řádek se tiskne s předpokládanou cenou nebo bez ceny, a to v závislosti na nastavení lokálního parametru T_OBJPRC (platí pouze v případě, kdy je u řádku objednávky sloupec Typ řádku pro tisk nevyplněný) |
V položce Klasifikace může uživatel upřesnit vazbu objednávky na číselník klasifikace (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky).
Povinnost vyplnění těchto polí je dána nastavením v příslušném deníku.
Pod řádky je zobrazena položka Částka celkem, která je součtem jednotlivých částek z řádků objednávky a hodnotu lze měnit úpravou částek v řádcích objednávky.
Cena pro tisk obsahuje celkový součet všech cen na tzv. tisknutelných řádcích.
V položce DPH navrhovatel může určit, zda ceny v objednávce jsou uváděny v cenách bez DPH nebo v cenách včetně DPH. Nastavení textu Včetně DPH/Bez DPH je dáno nastavením této hodnoty v deníku, do kterého je objednávka pořizována. Současně tím určuje, zda finanční rozpočet bude zatížen částkou bez DPH / včetně DPH.
Datum vystavení objednávky je automaticky předvyplňován aktuálním datem, lze ho však ručně změnit na jiné datum.
V položce Vystavil je předvyplněno příjmení a jméno přihlášeného uživatele, který objednávku zapisuje do evidence. Následují kontaktní údaje na tuto osobu, které je možné ručně upravit. Tyto kontaktní údaje jsou automaticky předvyplňovány pouze v případě, že uživatel má zatrženou/aktivní volbu "Aktualizovat kontaktní údaje při každé změně osoby v položce Vystavil" (zatržení je řízeno uživatelskými preferencemi).
Obr. 30335/5 Objednávky - pořízení nového záznamu
Uzavření objednávky
Tato volba slouží pro uzavření požadavku na objednávku. Po stisku tlačítka Uzavření se stav Požadavek (případně stav Neschválená) mění na stav Uzavřená. Uživatel tímto úkonem předává požadavek na objednávku ke schválení.
|
|
Poznámka |
| Tisk objednávky je stále v režimu návrhu objednávky. |
|
|
Tip |
| V uzavřených nevyúčtovaných objednávkách lze změnit cizí měnu pomocí tlačítka Opr. uzav. pro opravy uzavřené objednávky s automatickým přepočtem částek na řádcích objednávky. |
Pro přepočet domácí měny v řádcích objednávky dle kurzu uvedeného v hlavičce je určeno tlačítko Přepočet.
Schválení objednávky
Tato volba je určena pro schválení objednávky. Schvalující osobou bývá podle interních zvyklostí správce nebo příkazce rozpočtu, případně jiná oprávněná osoba. Po stisku tlačítka Schválení se stav objednávky mění na Schválená.
|
|
Poznámka |
| Tisk objednávky již není v režimu návrhu objednávky. |
Neschválení objednávky
Tlačítko Neschválení slouží pro zamítnutí objednávky a po jeho použití se objeví okno pro udání důvodu neschválené objednávky.
Obr. 30335/6 Neschválení objednávky - okno pro uvedení důvodu neschválení
Stav objednávky se v tomto případě mění na Neschválená. Důvod neschválení se po zápisu schvalující osoby zapíše automaticky do položky Poznámka.
Obr. 30335/7 Změna stavu objednávky na "Neschválená" a automatický zápis důvodu neschválení do položky "Poznámka"
Neschválenou objednávku může navrhovatel objednávky běžným způsobem dodatečně upravit tak, aby mohla být následně schválena.
|
|
Pozor |
| Neschválená objednávka blokuje finanční prostředky ve finančním rozpočtu. Pokud tedy neschválená objednávka nebude realizována, pak je ji potřeba obratem převést do stavu Zrušená. |
Potvrzení objednávky
Tato volba slouží pro zaevidování potvrzení objednávky (po schválení/akceptaci dodavatele).
Po stisku tlačítka Potvrzení se stav objednávky mění ze stavu Schválená na stav Potvrzená.
|
|
Poznámka |
| Podle interních organizačních pravidel jsou objednávky potvrzovány správcem rozpočtu, příkazcem rozpočtu, nákupčím nebo jinou odpovědnou osobou. |
Kontrola platnosti objednávky
Byla doplněna možnost tzv. měkké kontroly při změně stavu objednávky (uzavření, schválení, potvrzení) na základě vyplnění vnitřního parametru ZS_UPOZ v tabulce R_SQL.
Pokud dotaz vrátí hodnotu stupně povinnosti = 1, jedná se o případ měkké kontroly, kdy uživatel na základě zobrazeného dotazu rozhodne o provedení akce. Text dotazu je generován stejně jako stupeň povinnosti, tentokrát do proměnné upozornění.
|
|
Poznámka |
| Pro nastavení kontroly je nutné kontaktovat pracovníky BBM. |
Kontrola platnosti firmy na datum vystavení objednávky
V objednávkách se kontroluje platnost firmy z číselníku organizací na datum vystavení objednávky. Pokud je k datu vystavení objednávky firma neplatná, je uživateli zobrazeno upozornění. Stejná funkcionalita se nachází i v závazcích, pohledávkách a univerzálních daňových dokladech.
Kontrola rozpočtu
Kontrola objednávky proti finančnímu rozpočtu je prováděna v závislosti na nastavení deníku objednávky (viz správcovské možnosti nastavení deníku objednávky).
Pokud je rozpočtová kontrola aktivována, pak je současně s každým uložením změn prováděna kontrola celkové částky objednávky oproti volným finančním prostředkům ve finančním rozpočtu. Uživateli je pak zobrazeno hlášení o stavu a zůstatku finančního rozpočtu.
Obr. 30335/7 Objednávky - kontrola rozpočtu při uložení
V případě přečerpání rozpočtu je uživatel informován tak, že se částka "přečerpání" zobrazí červenou barvou.
Pokud je v deníku objednávky nastavena tzv. upozorňovací rozpočtová kontrola, pak je uživatel informován o stavu a zůstatku finančního rozpočtu. Bez ohledu na kladný či záporný výsledek rozpočtové kontroly však může uživatel objednávku vystavit a vytisknout.
V době probíhajících uzávěrek bývá v deníku nastavena tzv. přísná rozpočtová kontrola objednávek. Tento režim kontroly včas odhaluje hrozbu přečerpání finančního rozpočtu. Není tedy možné vystavit žádnou objednávku, která by mohla způsobit přečerpání rozpočtu. Navrhovatel objednávky je v tomto případě vyzván, aby se neprodleně obrátil na svého rozpočtového referenta. Ten provede revizi aktuálního stavu rozpočtu a rozhodne, zda provede rozpočtové přesuny tak, aby tím umožnil objednávku realizovat. Tímto je dosahováno celkové rozpočtové vyrovnanosti, všechny záporné rozpočtové zůstatky jsou řešeny předem.
Saldo objednávky
Funkce umožňuje spárovat objednávku se závazkem. Závazkem se rozumí např. dodavatelská faktura, paragon, pokladní stvrzenka, atd.
Správné propojení objednávky se závazkem je nezbytné pro vyřazení objednávky z blokace finančního rozpočtu a související správnou interpretaci zůstatku finančního rozpočtu.
Blokové menu pro párování uživatel vyvolá stiskem tlačítka Saldo.
Poté má uživatel na výběr z několika možností:
- Zpět
- Zařadit do salda
- Saldo
- Vyřadit ze salda
- Zápis + konec
- Zrušení změn
Volba Vyřadit ze salda změní saldokontní stav objednávky na Vyúčtováno bez ohledu na to, zda k objednávce jsou nebo nejsou připárovány závazky. Objednávka tím automaticky přestává blokovat finanční rozpočet. Obvykle je tento postup používán např. pro vyúčtování objednávky, která nebyla dodavatelem realizována a nebyl k ní tudíž doručen žádný doklad - závazek.
Volba Zařadit do salda změní saldokontní stav objednávky na:
- Nevyúčtováno - k objednávce dosud není připárován žádný závazek, objednávka opět blokuje svou celkovou částkou finanční rozpočet
- Částečně vyúčtováno - s objednávkou je spárován alespoň jeden závazek, závazky však nepokrývají celkovou částku objednávky, objednávka svou nevyúčtovanou částkou opět blokuje finanční rozpočet
Volbu Zařadit do salda lze použít pouze u objednávky, která předtím byla uživatelem ze salda vyřazena volbou Vyřadit ze salda.
Volbou Saldo uživatel vyvolá formulář pro spárování objednávky se závazkem. Jednu objednávku lze spárovat s více závazky a naopak s jediným závazkem může být spárováno několik objednávek. Postup párování je uveden v uživatelské dokumentaci k formuláři 30327 - Saldo objednávky.
Prohlížení historie objednávky
V historii změn objednávky je automaticky zaznamenáván autor a čas provedených úkonů s objednávkou:
- Uzavření
- Schválení
- Neschválení
- Potvrzení
- Navýšení
- Otevření
- Zrušení
- Oprava uzavřené objednávky
Tlačítko Historie slouží pro chronologické zobrazení změn na objednávce.
Obr. 30335/8 Historie objednávky ve formuláři 00412 - Prohlížení historie dokladu
Rozpočty
Tlačítkem Rozpočty je vyvolána funkce 02430 - Rozpočty a plány umožňující další práci s rozpočty. Toto tlačítko umístěné ve formuláři 30335 - Objednávky - detail je aktivní pouze v případě, kdy je zdroj financování v detailu objednávky kompletní. Nemá nic společného s tím, zda je rozpočet k objednávce nalezen či nikoli. Uživatel se pomocí tohoto tlačítka může přemístit do přehledu rozpočtů ve formuláři 02430 – Rozpočty a plány, kde může založit nový rozpočet, pokud má k tomu oprávnění.
Při existenci objednávky bez TÚ/AÚ položky rozpočtu se po stisku tlačítka Rozpočty v detailu objednávky zobrazí upozornění, že nelze zobrazit související rozpočty.
Pokud se k objednávce po stisku tlačítka Rozpočty nenalezne žádný rozpočet, nepokračuje se na formulář rozpočtů, ale je vydáno informační hlášení.
Objednávky hrazené z více finančních zdrojů
Interní požadavky na objednávky jsou obvykle nákupčím slučovány do tzv. souhrnných objednávek. Tyto objednávky jsou pak zpravidla hrazeny současně z několika finančních zdrojů.
Možnost rozepsání souhrnné objednávky na více finančních zdrojů je možné provést po stisknutí tlačítka "NS/TA/A/KP". Postup a pravidla rozepsání objednávky je dále popsán v uživatelské dokumentaci k formuláři 30337 - Rozpis zdrojů financování.
Obr. 30335/9 Detail objednávky - tlačítko "NS/TA/A/KP"
U této vícezdrojové objednávky je možné si po otevření formuláře 30337 - Rozpis zdrojů financování, který je vyvolán stiskem tlačítka "NS/TA/A/KP", prohlédnout rozpočty k dílčím zdrojům financování v objednávkách. Toto prohlížení je ve formuláři 30337 - Rozpis zdrojů financování umožněno tlačítkem Rozpočty. Stiskem tohoto tlačítka jsou zobrazeny rozpočty dílčího zdroje financování, na kterém je umístěn kurzor.
|
|
Poznámka |
| Tlačítkem Rozpočty v detailu objednávky, které je umístěno v dolní části formuláře 30335 - Objednávky - detail, jsou zobrazeny konkrétní rozpočty ke zdroji financování, který je zobrazen nahoře v detailu objednávky. |
V obou případech jsou zobrazeny pouze ty rozpočty, ke kterým má uživatel přístup přes kontext "NS pro rozpočty".
|
|
Poznámka |
| Pro dodavatele je vždy tisknuta hlavní sumární objednávka, na které je uveden hlavní evidenční zdroj financování. Tato sumární objednávka neblokuje finanční rozpočet, rozpočet blokují pouze dílčí zdroje a dílčí částky objednávky. |
Evidence dokumentů k objednávce
Elektronické dokumenty v libovolném formátu (XLS, DOC, PDF, JPG atd.) je možné evidovat k objednávce na záložce Dokumenty. Může se jednat např. o doručené nabídky, kalkulační listy k objednávce, podklady pro sestavení konečné objednávky, atd.
Nový dokument je možné k objednávce připojit stisknutím klávesy Nový záznam, vyplněním povinné položky Popis (případně dalších nepovinných položek pro upřesnění evidence) a následným stiskem tlačítka Vlož. Přes zobrazený dialog uživatel vyhledá dokument v příslušném adresáři, označí ho kurzorem a potvrdí jeho vložení volbou Importuj.
Dokumenty ve formě souboru zde vložené jsou dostupné k nahlédnutí (pomocí tlačítka Ukaž), případně k vytisknutí či uložení na lokální disk (tlačítko Kopíruj).
Obr. 30335/10 Objednávky - detail - záložka "Dokumenty"
K objednávce lze připojit více dokumentů. Pro každý dokument přiložený k objednávce slouží nový řádek v záložce Dokumenty. Počet řádků (a tedy i přiložených dokumentů) není omezen.
Mailové odeslání objednávky
Každou žádanku nebo objednávku je možné odeslat schvalovateli a nebo přímo dodavateli e-mailem, a to prostřednictvím e-mailových šablon.
Obr. 30335/11 Objednávky - odeslání mailem
Odeslání objednávky může uživatel provést stisknutím klávesy pro Tiskové sestavy a volbou e-mail.K objednávce lze také připojit elektronický podpis. Tento elektronický podpis lze připojit pouze v případě zaškrtnutí volby Do souboru, Do archivu a Do přílohy, a dále zaškrtnutím pole s check boxem pro Elektronický podpis. V případě volby Do přílohy se objednávka připojí do přílohy odesílaného e-mailu.
Obr. 30335/12 Objednávka - tiskové sestavy
Nastavení výchozích e-mailových adres, výchozího předmětu, těla i zápatí e-mailu zajišťuje správce iFIS prostřednictvím tzv. e-mailových šablon.
Obr. 30335/13 Objednávky - mailové odeslání tiskové sestavy
Volbou Odeslat E-mail provede uživatel odeslání objednávky na zvolenou adresu.
Tisk objednávky
Stiskem klávesy pro Přímý tisk nebo pro Tiskové sestavy lze objednávku vytisknout. Pokud právě tištěná objednávka nebyla schválena, pak bude výsledkem tisku tzv. Interní návrh neschválené objednávky. Pokud je tištěna schválená nebo potvrzená objednávka, pak je tiskovým výstupem konečná objednávka pro dodavatele. Tisk cen na objednávce může uživatel ovlivnit stavem řádku objednávky.
Pokud by po tisku mělo dojít ke změně stavu tisku objednávky, je před jejím tiskem uživatel upozorněn na:
- uzamčení objednávky jiným uživatelem
- skutečnost, že nebude možné stav tisku objednávky změnit
Přeje-li si uživatel i přesto tisk provést, pokračuje standardním způsobem. V opačném případě je akce tisku zrušena.
Objednávky vzniklé v aplikaci VERSO
Aplikace VERSO*Žádanky používá pro import objednávek package PA303_Obj a tím je umožněno zasílat objednávky vzniklé v této aplikaci VERSO do systému iFIS*Objednávky. Objednávky, které vznikly v aplikaci systému VERSO*Žádanky, lze také zrušit pouze v této aplikaci.
|
|
Poznámka |
| V systému iFIS* nelze objednávku vzniklou ve VERSO zrušit. Tato objednávka může být zrušena pouze v aplikaci VERSO*Žádanky. |
Datové rozhraní pro import objednávek z aplikace VERSO*Žádanky je rozšířeno také o možnost předání čísla veřejné zakázky nebo zakázky malého rozsahu. Doplněno jak pro import jednozdrojové, tak i vícezdrojové objednávky, rovněž i pro update jednozdrojové a vícezdrojové objednávky.
|
|
Pozor |
| V objednávce určené pouze pro čtení není možné měnit vazbu na veřejné zakázky ani na zakázky malého rozsahu. To znamená, že po schválení objednávky nelze položku "VZ číslo/typ" dodatečně ve formuláři 30335 - Objednávky - detail upravovat (položka je zašedivělá). |
Také došlo k rozšíření webové služby, pomocí které externí aplikace data do datového rozhraní iFIS*Objednávky předávají.
Zveřejňování objednávek
|
|
Pozor |
| Podrobná dokumentace ke zveřejňování objednávek k dispozici zde. |
Navazující funkce:
- 30333 - Objednávky - vstup
- 30327 - Saldo objednávky
- 30337 - Rozpis zdrojů financování
- 01103 - Číselník středisek
- 01203 - Typy akcí
- 01220 - Zakázky - projekty
- 01202 - Komplexní položky
- 10610 - Texty objednávek
- 30217 - Deníky objednávek
- 01425 - Dodatkové údaje
Volané sestavy:
