Man09122

09122 * Podací deník

Základním komunikačním nástrojem pro evidenci dokumentů a sledování jejich oběhu je formulář 09122-Podací deník. Formulář je určen pro všechny skupiny uživatelů: pracovníky na podatelně (podatelnách) i pracovníky na útvarech. Každé takové místo v organizaci se nazývá UZEL.
Správce UZLU má přístup ke čtení ke všem záznamům o dokumentech, které jsou UZLU určeny, nebo UZLEM procházejí. Dokud není dokument předán/převzat ke zpracování jinému UZLU, má UZEL přístup k těmto záznamům i pro zápis (opravy, kopie, přesměrování ...). Podrobněji v dalším textu.

Ve formuláři 09122- Podací deník jsou integrovány následující funkce:

• Přehled a vyhledávání dokumentů na spravovaných uzlech
• Založení záznamu o přijaté/odesílané poště
• Převzetí/předání pošty - tisk protokolu o převzetí mezi uzly
• Rozeslání dokumentu na více adres (kopie záznamu o dokumentu)
• Postoupení dokumentu k dalšímu zpracování na jiný uzel
• Vrácení dokumentu odesílateli (odmítnutí bez zpracování)
• Příprava konceptů
• Převzetí elektronického dokumentu
• Evidence spisovny
• Skartační řízení
• Připojení frankovacího stroje

Koncept řešení je popsán v dokumentu Úvod do subsystému iFIS*Spisová služba.

Popis ovládání

Ovládání je obecně stejné pro všechny funkce iFIS a je popsáno v samostatném dokumentu. Zde jsou uvedeny pouze odlišnosti - specielní ovládací tlačítka:

Ovládacími tlačítky v záhlaví se Podací deník přepíná mezi několika režimy (pořadí zleva):

1. SEZNAM - přepne do základního přehledu
2. PŘÍJEM - přepne do režimu příjmu z jiného uzlu a tisku protokolu
3. VÝDEJ - přepne do režimu předání na jiný uzel a tisku protokolu
4. DOŠLO - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro přijaté dokumenty
5. POSLAT - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro odesílané dokumenty
6. KOPIE - vybraný záznam zkopíruje do složky dle adresáta
7. PŘEDAT - vybraný záznam přepošle jinému adresátovi
8. VRÁTIT - vybraný záznam vrátí původnímu odesílateli
9. ODPOVĚĎ - přepne do režimu nového záznamu s přednastavením pro odpověď odesílateli
10. OK - vybraný záznam přesune z KONCEPTU do složky dle adresáta
11. EPŘÍJEM - potvrzení převzetí vybraného elektronického záznamu
12. ULOŽIT - vybraný záznam uloží do příruční spisovny téhož spisového uzlu. Po přepnutí na příruční spisovnu je toto tlačítko nahrazeno tlačítkem "Aktivní"
13. PŮJČIT - vybraný záznam půjčí a provede evidenci zápůjčky
14. SŘ - umožňuje provedení kontroly dokumentů určených ke skartačnímu řízení a nebo spuštění vlastního skartační řízení (přesun dokumentů dle skartačního znaku do složky "Skartováno" nebo "Archivováno")
15. R-KA - záznamům vybraného podacího archu České pošty dodatečně vygeneruje podací čísla
16. OPRAVY - provede hromadnou opravu vybraných záznamů (spisový znak, datum vyřízení...)
17. SKUPINA - vytvoří skupinu adresátů z adres označených dokumentů

Ikona a klávesa pro zápis:
Při pořízení nového záznamu není aktivní ikona a klávesa pro zápis změn. Pro uložení nového záznamu o dokumentu do databáze se musí vybrat způsob dalšího zpracování funkčními tlačítky viz dále.

Zasílání e-mailů:
Adresáta dokumentu lze zasláním e-mailu informovat o doručovaném dokumentu. Tato funkce je dostupná při evidenci nového dokumentu, přeposlání dokumentu a kopii dokumentu. Adresa e-mailu je přednastavena z číselníků iFIS, pokud adresátem je osoba nebo Firma . Adresu lze také zadat ručně nebo upravit. Informován tak může být libovolný adresát, nejenom správce SU.

Přehled a vyhledávání v dokumentech na uzlu (SEZNAM)

Každému uživateli jsou zobrazeny pouze záznamy těch uzlů, které spravuje. Název uzlu, se kterým uživatel právě pracuje, je zobrazen v záhlaví okna.
Uživatel může být správcem více uzlů a může se mezi uzly přepínat (typicky jeden uživatel ve dvou rolích). Změna uzlu se provádí výběrem požadovaného uzlu ve stromové struktuře složek v levé části formuláře. Více uživatelů (správců) může být registrováno u jednoho uzlu (typicky více uživatelů na jedné podatelně).

Obr. 09122/1 Podací deník

Přehled o přijaté a odeslané poště uzlu je zobrazen ve formuláři o 3 částech:

Adresáře - složky V levém okraji jsou zobrazeny všechny spravované spisové uzly a jejich členění na složky (uzly jsou definované při implementaci, jejich složky jsou pevně dané). Složky jsou členěny podle stavu vyřízení dokumentu, což odpovídá běžnému způsobu práce s dokumenty ve spisové službě. Výběrem složky se řídí výběr ze záznamů o dokumentech na uzlu.
Rozdílně od aplikací jiných adresářových systémů jsou vždy v nadřízené složce zobrazeny všechny záznamy ze všech podřízených složek. Složka "VŠE" tedy zpřístupní všechny záznamy o všech dokumentech uživatelem spravovaných uzlů, což je výhodné při vyhledávání dokumentů.
Některé funkce (např. OK) lze aktivovat pouze z některých složek (jen ze složky "KONCEPTY") - viz dále.

Obr. 09122/2 Členění složek spisových uzlů: a) Běžný spisový uzel; b) Příruční spisovna spisového uzlu; c) Centrální spisovna.

Zabezpečení přístupu k evidenčním údajům dokumentů

Správce spisového uzlu má přístup k aktuálním evidenčním údajům všech dokumentů, které se na uzlu v tu chvíli nacházejí, jsou z něj již odeslány nebo jsou na něj adresovány. Tím je zajištěno, že správce spisového uzlu nemá žádné informace o existenci dokumentů, které jsou doručovány mimo jeho spisový uzel, ale vidí pouze ty dokumenty, které mu prošly rukama a současně má neustálý přehled o tom, kde a v jakém stavu se "jeho" dokumenty nacházejí.
Měnit a doplňovat evidenční údaje lze pouze u těch dokumentů, které se právě nacházejí na daném spisovém uzlu, tj. ve složkách K odeslání, Vyřizuje se, Koncepty nebo Vyřízeno (v omezené míře rovněž ve složkách spisoven, viz Spisovny). Jedinou výjimkou z tohoto pravidla je vracení zápůjček, viz Zápůjčky.

Výjimečné postavení mezi spisovými uzly má uzel SVĚT, jehož správce nevidí všechny dokumenty uzlu, ale pouze ty, které byly z/na uzel doručeny prostřednictvím některého jiného spisového uzlu, jehož správcem je rovněž.
Měnit a doplňovat evidenční údaje může správce uzlu SVĚT pouze u těch dokumentů, které se právě nacházejí na spisovém uzlu SVĚT a současně jsou buď předány na uzel SVĚT ze spisového uzlu, jehož správcem je rovněž nebo jejich odesílatel je z uzlu, jenž rovněž spravuje.
Toto chování umožňuje, aby byly zřízeny dvě podatelny, jejichž správci jsou současně správci spisového uzlu SVĚT, ale na uzlu SVĚT uvidí pouze "své" dokumenty, nikoli dokumenty druhé podatelny.

Obr. 09122/3 Přístup správce k dokumentům na spisovém uzlu Svět

• A je správcem spisových uzlů Svět a Podatelna 1. Na uzlu Svět nevidí dokument PID 1, protože neprošla uzlem Podatelna 1. Dokument PID 2 vidí a dokonce ji může opravovat, protože byla na Svět předána z Podatelny 1.
• B je správcem spisových uzlů Svět a Podatelna 2. Na uzlu Svět vidí dokument PID 2, protože byl odeslán z Podatelny 2, nemůže ho však opravovat. Opravovat by ho mohl v případě, že by B byl rovněž správcem uzlu odesílatele, tj. uzlu Katedra 2.

Standardní struktura a obsah složek spisového uzlu

Ve složkách je vždy zobrazeno pouze poslední doručení dokumentu, které bylo na uzlu realizováno. Dokumenty, které opustí uzel jsou zobrazeny pouze ve složce "ODESLÁNO" a ve složkách nadřízených. Všechna doručení jsou k dispozici na záložce "Doručení".

Složka a její úroveň	Obsah složky
1. Vše	Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah ke všem uzlům spravovaným uživatelem.
2. <Uzel>	Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah k aktivnímu uzlu.
3. Zpracovat	Zahrnuje záznamy o všech dokumentech, které jsou rozpracovány v konceptech aktivního uzlu nebo čekají na převzetí do aktivního uzlu nebo jsou již v aktivním uzlu, ale jsou ve stavu „Vyřizuje se".
3.1. K příjmu	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na převzetí do aktivního uzlu bez rozdílu, zda jsou určeny přímo pro aktivní uzel (resp. osobu registrovanou u aktivního uzlu) nebo zda aktivní uzel pouze zprostředkovává doručení pro jiný uzel.
3.2. K odeslání	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na předání do dalšího uzlu bez rozdílu, zda je odesílatelem aktivní uzel (resp. osoba registrovaná u aktivního uzlu) nebo jiný uzel.
3.3. Vyřizuje se	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly převzaty do aktivního uzlu, jsou určeny přímo aktivnímu uzlu a jsou ve stavu „Vyřizuje se". Přitom nerozhoduje, zda dokument je fyzicky přítomen na uzlu nebo je předán k vyřízení osobě registrované u uzlu.
3.4. Koncepty	V této složce jsou uloženy pouze rozpracované záznamy, a to jak pro přijímané tak pro odesílané dokumenty. U záznamů v této složce je aktivní tlačítko OK, která ukončí přípravu konceptu a zařadí dokument do příslušných jiných složek podle pole Adresát.
4. Zpracováno	Zahrnuje záznamy o všech dokumentech, které jsou odeslány z aktivního uzlu nebo jsou v aktivním uzlu ve stavu „Vyřízeno".
4.1. Vyřízeno	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly převzaty do aktivního uzlu, jsou určeny přímo aktivnímu uzlu a jsou ve stavu „Vyřízeno". Přitom nerozhoduje, zda je dokument fyzicky přítomen na uzlu nebo je předán k vyřízení osobě registrované u uzlu.
4.2. Odesláno	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly z aktivního uzlu odeslány dalšímu uzlu. Přitom nerozhoduje, v jakém stavu vyřízení se dokument vyskytuje.
5. Na cestě	Zahrnuje záznamy o dokumentech adresovaných aktivnímu spisovému uzlu, které ještě nejsou ani přijaté, ani nabízené k příjmu.
6. Příruční spisovna	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly funkcí „Uložit" uloženy na příruční spisovnu spisového uzlu.
6.1. Zařazeno do SŘ	Zahrnuje záznamy určené pro zařazení do skartačního řízení, tj. s naplněnou skartační lhůtou.
6.1.1. Archivace	Zahrnuje záznamy připravené k archivaci - skartační znak „A".
6.1.2. Skartace	Zahrnuje záznamy připravené ke skartaci - skartační znak „S".
6.1.3. Výběr	Zahrnuje záznamy se skartačním znakem „V".
6.2. Čeká na SŘ	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení, tj. s dosud nenaplněnou skartační lhůtou.
6.2.1. Archivace	Zahrnuje záznamy čekající na archivaci - skartační znak „A".
6.2.2. Skartace	Zahrnuje záznamy čekající na skartaci - skartační znak „S".
6.2.3. Výběr	Zahrnuje záznamy se skartačním znakem „V".
6.3. Skartovat ihned	Zahrnuje záznamy dokumentů určených k okamžité skartaci (tzv. průběžná skartace)
6.4. Zapůjčeno	Zahrnuje záznamy dosud nevrácených zápůjček.
6.5. Skartováno	Zahrnuje záznamy skartované ve skartačním řízení.
6.6. Archivováno	Zahrnuje záznamy archivované ve skartačním řízení (předané příslušnému archívu).
7. Chybná evidence	Obsahuje záznamy o dokumentech, které byly vyjmuty z evidence z důvodu chybné evidence, typicky duplicitní evidence.
8. Archiv	Do složky "ARCHIV" přesune historická data správce databáze na pokyn administrátora aplikace. Takové záznamy pak nejsou dostupné z jiných složek, ale pouze ze složky Archiv a Vše.
9. E-mail	Do složky "E-mail" se ukládají emaily odeslané na speciální e-mailovou adresu spisové služby (obvykle adresa kopie). Záznamy lze pouze prohlížet, celý email je uložen v příloze dokumentu. Tato složka je zobrazena jen když je založena poštovní schránka pro spis. službu a jsou nastaveny globální parametry POP3_IP, POP3_PO, SPSUSER, SPSPSW.

Struktura a obsah složek spisového uzlu "Centrální spisovna"

Spisový uzel "Centrální spisovna" je určen pro uložení vyřízených dokumentů, které již nejsou původcem využívány. Dále slouží pro přípravu dokumentů na skartační řízení, poskytování zápůjček a pro vlastní provedení skartačního řízení. Z toho důvodu je struktura složek mírně odlišná od struktury složek běžného spisového uzlu.

Složka a její úroveň	Obsah složky
1. Centrální spisovna	Zahrnuje všechny záznamy o všech dokumentech, které mají nějaký vztah k uvedenému uzlu (centrální spisovně).
1.1. K příjmu	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na převzetí na centrální spisovnu (resp. osobu registrovanou u tohoto uzlu).
1.2. K odeslání	Zahrnuje pouze záznamy, které čekají na předání do dalšího uzlu bez rozdílu, zda je odesílatelem centrální spisovna (resp. osoba registrovaná u tohoto uzlu) nebo jiný uzel.
1.3. Zařazeno do SŘ	Zahrnuje záznamy zařazené do skartačního řízení, tj. s naplněnou skartační lhůtou.
1.3.1. Archivace	Zahrnuje záznamy připravené k archivaci - skartační znak „A".
1.3.2. Skartace	Zahrnuje záznamy připravené ke skartaci - skartační znak „S".
1.3.3. Výběr	Zahrnuje záznamy připravené ke skartačnímu řízení se skartačním znakem „V".
1.4. Čeká na SŘ	Zahrnuje záznamy čekající na skartační řízení, tj. s dosud nenaplněnou skartační lhůtou.
1.4.1. Archivace	Zahrnuje záznamy čekající na archivaci - skartační znak „A".
1.4.2. Skartace	Zahrnuje záznamy čekající na skartaci - skartační znak „S".
1.4.3. Výběr	Zahrnuje záznamy se skartačním znakem „V".
1.5. Odesláno	Zahrnuje záznamy o dokumentech, které byly z centrální spisovny odeslány dalšímu uzlu. Přitom nerozhoduje, v jakém stavu vyřízení se dokument vyskytuje.
1.6. Zapůjčeno	Zahrnuje záznamy dosud nevrácených zápůjček.
1.7. Skartováno	Zahrnuje záznamy skartované ve skartačním řízení.
1.8. Archivováno	Zahrnuje záznamy archivované ve skartačním řízení (předané příslušnému archívu).

Přehled záznamů
V pravé horní části je zobrazen přehled dokumentů zařazených do vybrané složky, zobrazeny jsou všechny dostupné údaje z karty. Údaje nelze přepisovat, s výjimkou prvního zaškrtávacího pole, které umožňuje provést akci s více záznamy současně, viz tlačítka PŘEDAT, VRÁTIT, OK, ePŘÍJEM, ULOŽIT, SŘ, OPRAVA a SKUPINA. Posun se provádí pomocí spodní lišty. Vyhledávání, filtrování a třídění lze provádět na všech položkách viz dokument Ovládání iFIS. Barva pole "Příznak důležitosti" signalizuje plnění lhůty na vyřízení dokumentu. Barvy mají následující význam:

• Neobarveno - vyřízení probíhá ve lhůtě.
• Žlutá - končí lhůta na vyřízení.
• Červená - lhůta pro vyřízení je již překročena.
• Zelená - dokument je již vyřízen.

Dokumenty lze vybírat podle stavu vyřízení s pomocí zaškrtávacích políček odpovídajících barev. Dotaz typu "dokumenty vyřízené po termínu" lze zadat pouze ve složce "Vyřízeno". Význam kombinací je popsán v následující tabulce:

Karta dokumentu
V pravé dolní části obrazovky je zobrazena "karta" vybraného dokumentu z přehledu. Údaje jsou rozděleny do několika logických oblastí v samostatných záložkách. V záložkách lze upravovat většinu položek a to u dokumentů, které jsou právě v kompetenci vybraného uzlu. Nelze tedy přepisovat údaje na záznamu, který nebyl doposud převzat ke zpracování ani na záznamu, který byl již odeslán a převzat na jiný uzel.
Založení nového záznamu je popsáno dále.

V následujících odstavcích jsou popsány jednotlivé záložky a jejich význam. Komentáře a popisy k jednotlivým polím jsou popsány v dokumentu Úvod do Spisové služby.

Záložka 1 - Základní údaje: Záložka obsahuje nejdůležitější a právě aktuální údaje o dokumentu. Údaje jsou aktuální i v případě zobrazení záznamu o dokumentu předaného k dalšímu zpravování na jiný spisový uzel.

Obr. 09122/4 Záložka Základní údaje.

Záložka 2 - Adresy: Odesílatel, Adresát lze zadat výběrem z číselníku firem, číselníku osob, číselníku uzlů nebo volným textem. Doručovací cesta "standardní" je prostřednictvím nejbližší podatelny, cesta "přímá" je předání bez prostředníka. Doručovací cesta "elektronická" je nastavena automaticky u elektronických typů dokumentů.

Obr. 09122/5 Záložka Adresy.

Záložka 3 - Doplňující údaje: Záložka obsahuje informace potřebné pro manipulaci s dokumentem a pro zařazení do skartačního řízení (bez vyplnění spisových a skartačních údajů nelze dokument vyřídit). Další údaje jsou z frankovacího stroje a pro rozúčtování nákladů na poštovné.

Obr. 09122/6 Záložka Doplňující údaje.

Záložka 4 - Přílohy: obsahuje dokumenty libovolného formátu. Soubory jsou uložené v databázi aplikace iFIS s možností čtení/zápis či v hromadném úložišti dat. Zde je možné ukládat také scan-kopie originálů dokumentů.

Obr. 09122/7 Záložka Přílohy.

Záložka 5 - Doklady: obsahuje vazbu na vybrané úlohy ( prvotní doklady) iFIS s možností přímého volání dokladu pro čtení.

Obr. 09122/8 Záložka Doklady.

Záložka 6 - Půjčky: obsahuje záznamy všech realizovaných zápůjček vybraného dokumentu.

Obr. 09122/9 Záložka Půjčky.

Záložka 7 - Doručení: obsahuje záznamy všech doručení, která byla s dokumentem provedena.

Obr. 09122/10 Záložka Doručení.

Záložka 8 - Historie: obsahuje historii všech činností provedených s dokumentem. Zobrazeny jsou i ty činnosti, které nastaly po odeslání dokumentu k dalšímu zpracování. Takové dokumenty jsou dostupné pro čtení ve složce Odeslaná pošta.

Obr. 09122/11 Záložka Historie.

Založení záznamu o přijaté poště (DOŠLO)

Nový záznam o došlé poště pořizuje typicky uzel Podatelna. Záznam může ale pořídit také kdokoliv jiný s právem pořizovat nové záznamy. Nový záznam lze pořídit z přehledu (Podacího deníku) stiskem tlačítka DOŠLO nebo ikonou/klávesou pro NOVÝ ZÁZNAM.
Obrazovka pro pořízení záznamu o novém dokumentu obsahuje nejdůležitější informace. Ostatní položky jsou pak přístupné v dalším formou záložek.

V režimu DOŠLO je předvyplněno:

• Evidenční datum - systémové datum
• Stav - zpracování

Odesílatel:

• Typ odesílatele - N - ostatní externí
• Název a adresa odes. - nevyplněno

Adresát:

• Typ adresáta - U - uzel
• Název a adresa adres. - Vlastní uzel podle přihlášeného uživatele

Obr.09122/12 Založení nového záznamu po stisknutí tlačítka DOŠLO.

V režimu NOVÝ ZÁZNAM je odesílatel nevyplněn, vazba u adresáta je přednastavena na číselník osob registrovaných pro Spisovou službu (a vybraný SU). Popisy a komentáře k jednotlivým položkám jsou uvedeny na jednom místě v dokumentu Úvod do subsystému Spisová služba. Způsob jejich vyplnění by měl být také upraven interní směrnicí o spisové službě. Zde uvádíme obecné metodické pokyny pro DOŠLOU POŠTU:

• Do pole ADRESÁT se vyplňuje uzel, skupina nebo konkrétní osoba, pro kterou je dokument určen. Záznam se uloží do složky pošta "K ODESLÁNÍ" (nebo "KONCEPTY) a čeká na potvrzení převzetí.
• Je-li naplněn číselník funkčních míst, lze pro dohledání správného uzlu adresáta využít také pole Funkce. Automat pak vyhledá v seznamu příslušného pracovníka a vyplní zbývající údaje pro ADRESÁTa, t.j. jméno pracovníka a jeho doručovací uzel.
• Je-li vybrána doručovací cesta "STANDARDNÍ" a záznam je uložen tlačítkem ULOŽIT A DALŠÍ, záznam se současně zobrazí nejbližšímu uzlu na cestě ve složce "K PŘÍJMU". V uživatelském režimu členění složek se záznam současně zobrazí cílovému uzlu ve složce "NA CESTĚ". Je-li vybrána doručovací cesta "PŘÍMÁ", záznam se současně zobrazí přímo cílovému uzlu ve složce "K PŘÍJMU".
• Je-li dokument určen právě pro vlastní uzel, do pole ADRESÁT se vyplní vlastní uzel nebo osoba registrovaná u vlastního uzlu. Takový záznam se v uživatelském režimu členění složek uloží do složky "VYŘIZUJE SE.
• Je-li dokument určen současně více adresátům, záznam o dokumentu se založí opakovaně (KOPIE) nebo je možné využít předefinovaných skupin adresátů viz číselník [Man09132|09132] - Skupiny adresátů. V případě odeslání prostřednictvím skupin adresátů se automaticky založí příslušný počet záznamů s jednoznačnými čísly dokumentů (PID). Oběh a stav zpracování jednotlivých dokumentů se pak sleduje samostatně.
• Pole Č.J. NAŠE je nepovinné. Může být vyplněno z klávesnice, snímače čárového kódu, z nabídky již použitých č.j. nebo může být číslo vygenerováno systémem (tlačítko "ČJ") podle přednastavené číselné řady. V případě, že je použit generátor ČJ a číslo bylo již obsazeno, generátor se spustí automaticky znovu, dokud nenajde první volné ČJ, avšak maximálně 100x. Při neúspěšném generování se zobrazí zpráva a je nutné kontaktovat správce.
• Vygenerované jednoznačné číslo dokumentu (PID) a případně číslo jednací se opíše na dokument. PID slouží k rychlému dohledání a identifikaci při předávání.

Ukončení vkládání nového záznamu lze provést tlačítky dole:
[Zavřít bez uložení] nový záznam bude ztracen
[Do konceptů] nový záznam uloží do složky "KONCEPTY" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu
[Uložit a další] nový záznam uloží do složky "K ODESLÁNÍ" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu

Ukončení vkládání lze také provést ikonou EXIT v horní liště nebo klávesou, viz běžné ovládání aplikace iFIS. Ikona/klávesa ZRUŠENÍ ZÁZNAMU provede oproti zvyklostem v iFIS pouze smazání přednastavených údajů adresáta.

Založení záznamu o odesílané poště (POSLAT)

Nový záznam o odesílané poště pořizuje typicky každý uzel. Dokument je pak nejčastěji prostřednictvím nejbližší podatelny předáván dalšímu uzlu nebo externímu subjektu. Záznam může pořídit také přímo podatelna. Nový záznam lze pořídit z přehledu (Podacího deníku) stiskem tlačítka POSLAT nebo ikonou/klávesou pro NOVÝ ZÁZNAM. V případě použití ikony/klávesy NOVÝ ZÁZNAM nedojde k předvyplnění údajů odesílatele. Základní obrazovka pro pořízení záznamu o novém dokumentu je shodná pro přijatou i odesílanou poštu. Ostatní položky jsou pak také přístupné v dalším průběhu formou záložek.

V režimu POSLAT je předvyplněno:

• Evidenční datum - systémové datum
• Stav - zpracování

Odesílatel:

• Typ odesílatele - U - uzel
• Název a adresa odes. - Vlastní uzel podle přihlášeného uživatele

Adresát:

• Typ adresáta - U - uzel
• Název a adresa adres. - nevyplněno

Obr.09122/13 Založení nového záznamu po stisknutí tlačítka POSLAT.

V režimu NOVÝ ZÁZNAM je adresát nevyplněn, vazba u odesílatele je přednastavena na číselník osob registrovaných pro Spisovou službu (a vybraný SU).

Popisy a komentáře k jednotlivým položkám jsou uvedeny na jednom místě v dokumentu Úvod do subsystému Spisová služba. Způsob jejich vyplnění by měl být také upraven interní směrnicí o spisové službě. Zde uvádíme obecné metodické pokyny pro ODESÍLANOU POŠTU:

• Pro interní doručení se do pole ADRESÁT vyplňuje uzel, funkce, skupina, nebo osoba, pro kterou je dokument určen. Bude-li dokument zasílán prostřednictvím podatelny, označí se způsob předání "STANDARDNÍ". Záznam se uloží do složky pošta "K ODESLÁNÍ" a čeká na potvrzení převzetí od podatelny. Tento záznam se současně zobrazí v nejbližší podatelně ve složce "K PŘÍJMU" a v uživatelském režimu členění složek se záznam současně zobrazí cílovému uzlu ve složce "NA CESTĚ". Postup předání je uveden na jiném místě. Podatelna dokumenty roztřídí a předá cílovému ADRESÁTovi.
• Bude-li dokument předán na cílový uzel přímo, označí se způsob předání "PŘÍMÁ". Záznam se uloží do složky pošta "K ODESLÁNÍ" a čeká na potvrzení převzetí od cílového uzlu. Tento záznam se současně zobrazí cílovému uzlu ve složce "K PŘÍJMU". Postup předání je uveden na jiném místě. Podatelnou takový dokument neprochází.
• Je-li dokument určen pro externí subjekt, do pole ADRESÁT se vyplní organizace z číselníku firem nebo volným textem úplná adresa a název organizace. I zde je možné použít způsob předání "STANDARDNÍ" nebo "PŘÍMÁ". Na rozdíl od předchozího, je takový dokument na podatelně automaticky směrován na uzel "SVĚT". Podatelna takové dokumenty odesílá externí poštou na adresu ADRESÁTa. U přímého způsobu předání zajišťuje odeslání na adresu odesílatel.
• Je-li naplněn číselník funkčních míst, lze pro dohledání správného uzlu adresáta využít také pole Funkce. Automat pak vyhledá v seznamu příslušného pracovníka a vyplní zbývající údaje pro ADRESÁTa, t.j. jméno pracovníka a jeho doručovací uzel.
• Je-li dokument určen současně více adresátům, záznam o dokumentu se založí opakovaně (KOPIE) nebo je možné využít předefinovaných skupin adresátů viz číselník 09132 - Skupiny adresátů. V případě odeslání prostřednictvím skupin adresátů se automaticky založí příslušný počet záznamů s jednoznačnými čísly dokumentů (PID). Oběh a stav zpracování dokumentů se pak sleduje samostatně.
• Pole Č.J. NAŠE je nepovinné. Může být vyplněno z klávesnice, snímače čárového kódu, z nabídky již použitých č.j. nebo může být číslo vygenerováno systémem (tlačítko "ČJ") podle přednastavené číselné řady. V případě, že je použit generátor ČJ a číslo bylo již obsazeno, generátor se spustí automaticky znovu, dokud nenajde první volné ČJ, avšak maximálně 100x. Při neúspěšném generování se zobrazí zpráva a je nutné kontaktovat správce.
• Vygenerované jednoznačné číslo dokumentu (PID) a případně i číslo jednací se opíší na dokument. PID slouží k rychlému dohledání a identifikaci při předávání.

Ukončení vkládání nového záznamu lze provést tlačítky dole:

[Zavřít bez uložení] nový záznam bude ztracen [Do konceptů] nový záznam uloží do složky "KONCEPTY" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu [Uložit a další] nový záznam uloží do složky "K ODESLÁNÍ" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu

Ukončení vkládání lze také provést ikonou EXIT v horní liště nebo klávesou, viz běžné ovládání aplikace iFIS. Ikona/klávesa ZRUŠENÍ ZÁZNAMU provede oproti zvyklostem v iFIS pouze smazání přednastavených údajů adresáta.

Převzetí dokumentů - tisk protokolu o převzetí mezi uzly (PŘÍJEM)
Předání dokumentů - tisk protokolu o předání mezi uzly (VÝDEJ)

Předání / převzetí dokumentů mezi uzly může být stvrzeno na kterékoliv straně (na straně vydávajícího nebo přejímajícího). Stvrzení je povinné pro všechny "papírové" dokumenty. Tento akt nahrazuje vypisování a podepisování knih pošty. Pro tyto funkce slouží tlačítka "PŘÍJEM" a "VÝDEJ". Funkce PŘÍJEM a VÝDEJ jsou rovnocenné a provádí se vždy jen jedna z nich. Liší se pouze v přednastavení polí. Při spuštění funkce "VÝDEJ" je navíc, oproti funkci "PŘÍJEM", možno vytisknout "Předávací protokol pro více spisových uzlů".

Obr.09122/14 Příjem/Výdej dokumentů.

Při předávání (VÝDEJ):
Při otevření funkce VÝDEJ jsou zobrazeny všechny záznamy ze složky K ODESLÁNÍ pro všechny uzly s výjimkou elektronických dokumentů.

• Předávající - je nastaveno na aktuálního uživatele
• Z uzlu - je nastaveno na aktuální uzel
• Příjemce - uživatel vybere z číselníku osobu, které poštu předává
• Pro uzel - uživatel vybere z číselníku uzel, kterému je pošta určená
• Doporučeně - volba výběru doporučených dokumentů z /do tuzemska
• Doporuč. cizina - volba výběru doporučených dokumentů z /do ciziny
• Jinak - volba výběru jiných než doporučených dokumentů
• Hromadný výběr - volba výběru dokumentů označených v číselnících typů dokumentů a způsobů doručení příznakem
• Před. prot. pro více uzlů - volba výběru umožní tisk předávacího protokolu společného pro více vybraných spisových uzlů. Při této volbě není možno provést předání, slouží pouze pro tisk protokolu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.
• Jen podřízené uzly - tato volba výběru je zpřístupněna pouze pro "Předávací protokol pro více uzlů", způsobí výběr pouze těch spisových uzlů, které jsou přímo podřízené aktuálnímu spisovému uzlu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.

Tlačítkem FITRUJ se zredukují zobrazené záznamy pro vybraný uzel a volby výběru. Teprve po provedení filtrování lze provést vlastní operace tisku nebo předání:

Tlačítkem PŘEVZETÍ dojde k předání kompetencí nad záznamy cílovému uzlu bez tisku protokolu. Záznamy se přesunou u odesílatele do složky ODESLANÁ / VRÁTIT a u příjemce do složky VYŘIZUJE SE / VYŘÍZENO / ZAPŮJČENO.
Tlačítkem TISK se vytiskne předávací protokol, ale záznamy zůstanou neodeslané.
Tlačítkem TISK A PŘEVZETÍ se současně vytiskne předávací protokol a záznamy převezme přijímající uzel viz tlačítko PŘEVZETÍ.
Po zaškrtnutí pole Předávací protokol pro více uzlů je možno vytisknout "Hromadný předávací protokol". Zároveň se zobrazí nové tlačítko JEN NA PODŘÍZENÉ UZLY, po jehož stisknutí jsou vybrány pouze dokumenty vydávané na podřízené spisové uzly. Vlastní převzetí dokumentu musí být následně provedeno v režimu nezaškrtnutého pole "Předávací protokol pro více uzlů" tlačítkem PŘEVZETÍ.

Obr.09122/15 Ukázka tisku předávacího protokolu z Uzlu na Podatelnu

Obr.09122/16 Ukázka tisku podacího listu České poštu. Na tuto sestavu se mohou zařadit pouze dokumenty směřované mimo organizaci.

Obr.09122/17 Ukázka tisku předávacího protokolu na podřízené uzly.

Při přebírání (PŘÍJEM):
Postupuje se obdobně jako při předávání, aktivita je však na straně přijímajícího uzlu. Vyplňují se pole Předávající, Z uzlu. Při příjmu nejsou k dispozici zaškrtávací pole "Předávací protokol pro více uzlů" a "Jen podřízené uzly".

Opakované vytištění předávacího protokolu:
Všechny předávací protokoly jsou číslovány. Pokud protokol nebyl nebo nemohl být vytištěn v okamžiku Převzetí/Předání, je možno tisk provést kdykoli později po zadání čísla protokolu tiskovými sestavami Opis předávacího protokolu nebo Opis podacího listu České pošty. V případě obou opisů je číslo protokolu společné a je možné ho zjistit ze záznamu o předání v historii předávaných dokumentů.

Rozeslání dokumentu na další adresu (KOPIE)

Záznam, na kterém je umístěn kurzor, lze odeslat jako kopii jednoduše na další adresu tlačítkem "KOPIE". Označení záznamů zaškrtnutím není touto funkcí akceptováno. Funkce je aktivní pouze pro dokumenty, které jsou v kompetenci vybraného uzlu.
V takovém případě se v systému pro každého adresáta ze seznamu vybraných adresátů založí 1 nový záznam stejného typu, který bude dále zpracováván jako samostatný dokument se svým číslem (PID) a vlastním "životním cyklem". Není-li dokument "elektronický", je možno adresátům určit různé doručovací cesty.

Ukončení vkládání nového záznamu lze provést tlačítky:
[Zpět] kopie budou ztraceny [Koncept] kopie budou uloženy do složky "KONCEPTY" [Odeslat] kopie budou uloženy do složky "K ODESLÁNÍ"

Obr.09122/18 Kopie dokumentu.

Rozeslání dokumentu současně na více adres je popsáno v kapitole Založení nového záznamu - poznámka o zaslání na skupinu adresátů. V takovém případě se v systému založí příslušný počet nových záznamů stejného typu, které budou dále zpracovávány jako samostatné dokumenty se svým číslem (PID) a vlastním "životním cyklem". Nové záznamy se uloží do složky K ODESLÁNÍ.

Postoupení dokumentu k dalšímu zpracování na jiný uzel (PŘEDAT)

Dokument, na kterém je umístěn kurzor nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, lze odeslat na další adresu tlačítkem " PŘEDAT". Není-li dokument "elektronický", je možno změnit doručovací cestu. Používá se pro dokumenty, které obíhají organizací, typicky pro faktury. Funkce je aktivní pouze pro dokumenty, které jsou v kompetenci vybraného uzlu.
Záznam o postoupeném dokumentu se přesune ze složky "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO" do složky "K ODESLÁNÍ" a cílový příjemce jej vidí ve složce "K PŘÍJMU", resp. "NA CESTĚ". Další kroky viz Předání a Převzetí.
Funkce je přístupná pouze ve složce "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO".

Obr.09122/19 Předání dvou dokumentů na jednoho adresáta.

Vrácení dokumentu odesílateli, odmítnutí bez zpracování (VRÁTIT)

V případě chybného doručení může příjemce vrátit dokument, na kterém je umístěn kurzor, nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, původnímu odesílateli funkcí VRÁTIT. Funkce je aktivní pouze pro dokumenty, které jsou v kompetenci vybraného uzlu.
Záznam o postoupeném dokumentu se přesune ze složky "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO" do složky "K ODESLÁNÍ" a původní odesílatel jej vidí ve složce "K PŘÍJMU", resp. "NA CESTĚ". Další kroky viz Předání a Převzetí. Funkce je přístupná pouze ve složce "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO".

Příprava konceptů

Záznamy o písemnostech mohou být nejdříve uloženy mezi "KONCEPTY" a následně uvolněny a předány k dalšímu zpracování (odeslání). Do složky KONCEPTY lze uložit nový dokument při jeho evidování nebo při kopii dokumentu. Dokumenty uložené ve složce KONCEPTY jsou viditelné pouze na uzlu, kde byly evidovány až do jejich uvolnění tlačítkem [OK].
K ukončení fáze přípravy slouží funkce pro dokončení konceptu (tlačítko OK). Po stisknutí tlačítka OK je dokument, na kterém je umístěn kurzor nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, přesunuty ze složky KONCEPTY do složky "K ODESLÁNÍ".

Převzetí elektronického dokumentu

Pouze elektronické dokumenty lze převzít mimo předávací protokol, a to jednotlivě nebo hromadně. Dokument, na kterém je umístěn kurzor nebo všechny označené (zaškrtnuté) dokumenty, jsou-li elektronické, se původnímu odesílateli přesunou ze složky "K ODESLÁNÍ" do složky "ODESLANÁ". Příjemci se záznamy přesunou ze složky "K PŘÍJMU" do složky "VYŘIZUJE SE", resp. "VYŘÍZENO". Zároveň se všechny kompetence předávají příjemci, tj. uzlu, který transakci vyvolal.
Způsob předání u těchto dokumentů je vždy automaticky vysvícen "ELEKTRONICKY".

Spisovny

Spisovna slouží jako úložiště vyřízených dokumentů. Může být centrální, příruční nebo nemusí být zřízena vůbec. Ve spisovně čekají dokumenty na naplnění skartační lhůty. Je-li v organizaci více spisoven, jedna z nich by měla být označena za centrální (alespoň formálně), a ta potom jako jediná komunikuje během skartačního řízení s příslušným archívem (předkládá společný skartační návrh) - není podmínkou.

Příruční spisovna

Každý spisový uzel může mít jednu příruční spisovnu. Vyřízené dokumenty mohou být uloženy do příruční spisovny, kde jsou ponechány obvykle po dobu jednoho roku (doba by měla být stanovena ve spisovém řádu). Příruční spisovna zajišťuje následující činnosti:

• příjem dokumentů z vlastního spisového uzlu - tlačítko "ULOŽIT"
• vrácení dokumentů na spisový uzel původce a vrácení do stavu "Aktivní" (pro případ předčasného předání na spisovnu) - tlačítko "AKTIVNÍ"
• půjčování dokumentů včetně evidence zápůjček - tlačítko "PŮJČIT"
• kontrola a doplnění evidenčních údajů souvisejících se skartačním řízením
• předání na centrální spisovnu, tisk protokolů - tlačítko "PŘEDAT"
• případně skartace a archivace po naplnění skartační lhůty, tisk protokolů, export do archivu

Pozn.: Přeposlání na jiný spisový uzel není povoleno, nutno nejprve vrátit dokument do stavu "Aktivní". Rovněž evidence nových dokumentů není na příruční spisovně povolena.

Centrální spisovna

Na centrální spisovně jsou dokumenty připravovány pro skartační řízení. Po uplynutí skartační lhůty se dokumenty účastní skartačního řízení. Centrální spisovna zajišťuje následující činnosti:

• příjem dokumentů z jednotlivých spisových uzlů
• vrácení dokumentů na spisový uzel původce a vrácení do stavu "Aktivní" (pro případ předčasného předání na spisovnu)
• půjčování dokumentů včetně evidence zápůjček - tlačítko "PŮJČIT"
• kontrola a doplnění evidenčních údajů souvisejících se skartačním řízením
• skartace a archivace po naplnění skartační lhůty, tisk protokolů, export do archivu

Pozn.: Přeposlání na jiný spisový uzel není povoleno, nutno nejprve vrátit dokument do stavu "Aktivní" vrácením na spisový uzel původce. Rovněž evidence nových dokumentů není na centrální spisovně povolena.

Zápůjčky

Zápůjčky je možno poskytovat z příruční i z centrální spisovny. K tomu slouží tlačítko "PŮJČIT". V obou případech je každá zápůjčka zaevidována v tzv. zápůjční kartě a je tedy stále k dispozici aktuální seznam všech nevrácených zápůjček.
Předávání zápůjčky ze spisovny na adresu vypůjčovatele i vrácení zápůjčky na spisovnu se řídí stejnými pravidly jako předávání běžných dokumentů s jediným rozdílem - během doručení nelze měnit adresáta. Převzatou zápůjčku nelze nikam přeposílat, lze ji pouze vrátit na spisovnu, ze které byla vydána.
Vrácení zápůjčky lze provést nejenom pomocí tlačítka "VRÁTIT", ale též aktivně ze strany spisovny vyplněním datumu vrácení v zápůjční kartě. Toto je jediná výjimka z pravidla, že nelze do evidence dokumentu provádět žádné zásahy, pokud není dokument přijat na aktuálním uzlu! Hlavním důvodem k tomuto chování je snaha umožnit vracení zápůjček ze "Světa", aniž by správce spisovny měl správcovský přístup na spisový uzel "Svět". Dalším důvodem je snaha přizpůsobit elektronickou evidenci režimu práce v reálné spisovně.

Obr.09122/20 Evidence zápůjčky - Zápůjční karta.

V následujícím stavovém diagramu jsou znázorněny možné evidenční stavy dokumentu a přechody mezi nimi.

Obr.09122/21 Diagram změn stavů dokumentu.

Hromadné opravy

Slouží k rychlé opravě vybraných evidenčních údajů u všech označených dokumentů. Hromadné opravy se vyvolají tlačítkem "OPRAVY" a lze je provádět nejenom na spisovnách, ale i v ostatních složkách běžných spisových uzlů. Hromadné opravy jsou vhodné především k doplnění spisových a skartačních údajů a k vyřízení dokumentů.

Obr.09122/22 Hromadná oprava označených dokumentů.

Přepojení na jiný spisový uzel

V případě, že uživatel má nastaven přístup na více uzlů, lze se mezi uzly přepínat výběrem uzlů přímo ve složkách stromové struktury uzlů v levé části podacího deníku.

Rušení dokumentu

Pokud je dokument ve složce Koncepty, je možné ho zrušit okamžitě. Ostatní dokumenty lze přesunout do složky Chybná evidence, odkud je možno je buďto vrátit zpět mezi aktivní dokumenty nebo je funkcí (tlačítkem) SŘ vyřadit z evidence se současným záznamem do protokolu o vyřazení. PID zrušeného dokumentu zůstane neobsazené. Rušení lze provést stisknutím ikony/klávesovou zkratkou "Zrušení záznamu", pokud je kurzor nastaven na seznamu dokumentů.

Rušení doručení dokumentu

Zrušeno může být pouze poslední doručení dokumentu, pokud toto doručení bylo realizováno z aktuálního uzlu a dokument nebyl dosud převzat na jiný uzel. Rušení lze provést stisknutím ikony "Zrušení záznamu", pokud je kurzor nastaven na seznamu dokumentů.

Zrychlené skartační řízení

Po dohodě s nadřízeným archivem lze provádět zrychlené skartační řízení s pracovními dokumenty, které mají přiřazený skartační znak S0. Takové dokumenty se nejprve uloží na příruční spisovnu do složky "Skartovat ihned" funkcí "Uložit". Skartace těchto dokumentů se provede funkcí "SŘ", pokud je kurzor nastaven na seznamu dokumentů složky "Skartovat ihned".

Obr.09122/23 Schéma rušení evidence dokumentů a zrychleného skartačního řízení

Kontrola dokumentů pro skartační řízení

Je možno před vytvořením Skartačního návrhu provést kontroly, které odhalí dokumenty s prošlou skartační lhůtou uložené v aktivních složkách SU, tj. také určené k zařazení do skartačního řízení. Další kontroly jsou zaměřeny na zápůjčky a práci se spisy, jejichž skartační řízení má obdobná pravidla jako pro dokumenty.

Skartační řízení

Řádné skartační řízení se provádí na k tomu určených pracovištích. V menších organizacích obvykle probíhá v jednom termínu a na jednom pracovišti. Ve velkých organizacích může probíhat ve více termínech a na různých pracovištích. Tato pracoviště jsou v modulu SPS prezentována spisovými uzly "Centrální spisovna" a "Příruční spisovna" (dále jen CS a PS).
Dokumenty se ukládají na PS funkcí "Uložit". Na CS se dokumenty přeposílají funkcí "Předat" buďto z PS nebo přímo ze složky "Vyřízeno". Na CS i PS mohou být uloženy pouze dokumenty ve stavu "Vyřízeno". Dokumenty zde čekají na naplnění svých skartačních lhůt.
Skartační řízení probíhá vždy se všemi dokumenty a spisy na daném spisovém uzlu, které mají naplněny skartační lhůtu, tzn. s dokumenty uloženými ve složce "Zařazeno do SŘ". Pokud je dokument vložen do spisu, probíhá skartační řízení s celým spisem a ne s jednotlivými, do něj vloženými, dokumenty.
Skartační řízení je nutno provádět v souladu s platnou legislativou a vnitřními předpisy. Podrobnosti skartačního řízení upřesňuje nadřízený archiv.

Frankovací stroj

Modul SPS umožňuje připojení frankovacího stroje vybaveného komunikačním protokolem spec.253. V případě externí váhy musí tato být vybavena komunikačním protokolem apost. Pro výpočet ceny za poštovní službu je pak v SPS uložen ceník poštovních služeb, viz blíže v 09148 - Tarify poštovních služeb a v 09152 - Zařazení zemí do cenových skupin.

Evidence odeslaných e-mailů

Smyslem takovéto evidence je mít bezpečně uložené informace o adresátech, času a obsahu odeslaných e-mailů. Požadavek na evidenci e-mailu do spisové služby je vyvolán tím, že se tento e-mail odešle do předem založené schránky spisové služby (adresa schránky spisové služby se uvede jako další adresát, resp. adresát pro kopii). Tuto evidenci lze využít i při odesílání e-mailu přes webové rozhraní nebo soukromé pošty. Evidence je dokonce nezávislá i na tom, zda je odesílatel zaregistrován ve spisové službě nebo má přístup do iFIS, v takovém případě se však odesílatel k uloženým informacím může dostat teprve po následném zpřístupnění Podacího deníku.
Zaevidované e-maily jsou uloženy ve složce "E-mail" a přihlášený uživatel vidí, na rozdíl od ostatních dokumentů SPS, vždy jen svoje e-maily - tzn. jen ty, které měly v okamžiku evidence shodnou e-mailovou adresu odesílatele s některou z adres ve spojení číselníku osob typu MAIL. Takto zaevidované e-maily lze pouze prohlížet, nelze je upravovat ani přeposílat v rámci spisové služby. Vlastní soubor e-mailu je uložen v příloze dokumentu, její správné zobrazení je závislé na nastavení systémového registru klientského PC.
Ke zprovoznění evidence odeslaných e-mailů je nutné správné nastavení globálních parametrů POP3_IP, POP3_PO, SPSUSER, SPSPSW a zároveň musí být nastartován databázový job, který zajišťuje pravidelné vybírání poštovní schránky spisové služby (obvykle jednou denně).
Pozn.: vzhledem k tomu, že pro spisovou službu je jedinou identifikací odesílatele e-mailu e-mailová adresa odesílatele, je nutné, aby tato adresa byla uložena ve spojení typu MAIL číselníku osob. Má-li stejnou adresu více osob, je e-mail zaevidován k první osobě, u které byla nalezena shodná adresa. Pokud nebyla adresa nalezena u žádné osoby, e-mail není do SPS zaregistrován a je smazán ze schránky SPS.

Příklad nastavení systémového registru (přejmenování CLSID na CLSIDxx vyřadí prohlížení poštovních zpráv .eml iexplorerem a spustí program asociovaný s příponou .eml:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CLASSES_ROOT\Mime\Database\Content Type\message/rfc822] "Extension"=".eml" "CLSIDxx"="{3050F3D9-98B5-11CF-BB82-00AA00BDCE0B}"

Tiskové sestavy

Pro účely uschování tištěné evidence dokumentů jsou, kromě předávacích protokolů popsaných v odstavci o převzetí a předání dokumentů, k dispozici tiskové sestavy Karta dokumentu, Kniha došlé pošty, Kniha odeslané pošty, Opis předávacího protokolu, Opis podacího archu České pošty, Předávací protokol pro spisovnu, Přehled dokumentů, Skartační návrh, Skartační protokol, Přehled zápůjček a Zápůjční list.

Obr.09122/24 Ukázka tisku karty dokumentu.

Navazující funkce:

09136 - Samoobslužný předávací formulář

09126 - Číselník uzlů

09130 - Přiřazení osob uzlům

09146 - Přístupy na spisové uzly

09124 - Číselník funkčních míst

09128 - Přiřazení osob funkcím

09132 - Číselník skupin adresátů

09144 - Číselník spisů

09134 - Spisový a skartační plán

09138 - Číselník typů dokumentů

09140 - Číselník způsobů doručení

09148 - Tarify poštovních služeb

08102 - Číselník organizací

09101 - Číselník osob