Kategorie:Inventarizace

Subsystém iFIS/Inventarizace

Popis subsystému

Subsystém je univerzálním nástrojem pro zpracování a vyhodnocování inventur prostřednictvím přenosných datových terminálů nebo obdobných zařízení umožňujících použití čárových kódů. V základní dodávce je možné provádět inventury nad daty agendy 105-Sklady a 058-Majetek (= Přehledy a tisky). Vlastní inventura probíhá nad kopií dat agend majetku (dlouhodobý i drobný), skladů, apod. Inventarizaci lze tedy provádět i za provozu. Zjišťování skutečnosti probíhá buď v souladu s platnou legislativou "naslepo" (= "prvotní" inventura), kdy datové terminály - snímače nejsou naplněny očekávanými položkami z databáze. Druhou variantou je zpracování tzv. "standardní" inventury, která se provádí pomocí předvyplněného snímače daty evidenčního stavu, případně i s očekávaným umístěním položek majetku. Porovnání rozdílů evidence a skutečnosti probíhá v obou případech až následně.

Obr. 1 Schéma toku dat subsystému iFIS/Inventarizace

Předpokladem úspěšného použití je jednoznačné označení inventarizovaných položek systémem nezaměnitelných čárových kódů.
Software je značně parametrický. Před vlastním použitím je nutné provést příslušná nastavení v aplikaci iFIS, která provádí administrátor ve spolupráci s dodavatelem software a nastavení či přeprogramování datových terminálů - snímačů, která provádí jejich specializovaný dodavatel.

Seznam formulářů

	Pozor
	Formulář 09203 - Příprava dat byl zrušen. Funkce přebírá formulář 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat.

Stručný popis funkcí – formulářů aplikace

09201 - Inventurní rozdíly

• Vyhledání rozdílů v evidenci proti skutečnosti
• Výstupní sestavy zjištěných rozdílů

09202 - Nastavení vstupních položek

• Parametrické nastavení rozhraní na agendy iFIS a snímače

09203 - Vstup - data (formulář zrušen, uvedené funkce přebírají formuláře 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat a 09206 - Import ze snímače a data skutečnosti)

• Načtení Evidenčních dat z agend iFIS a rozdělení dat do dávek
• Převzetí dat ze snímačů do Skutečného stavu a přiřazení k dávkám
• Opravy dat ze snímačů, případně ruční vstup dat

09204 - Plán inventur

• Základní údaje inventury

09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat

• Rozložení inventury podle kompetencí inventurních komisí do dávek (dle organizace vlastní inventury)

09206 - Import ze snímače a data skutečnosti

• Import datových souborů ze snímačů do databáze

09207 - Pořízení dat snímačem

• Evidence dat skutečnosti pomocí snímače čárových kódů se simulací klávesnice

Proces nastavení a přípravy k provozu

Doporučujeme následující postup před zahájením provozu aplikace:

1. Vlastní instalace, nastavení či přeprogramování snímačů přesahuje rámec tohoto popisu, je však nutnou podmínkou pro funkčnost systému jako celku. Nastavení provádí specializované firmy, většinou dodavatelé zařízení.

2. V prvním kroku se provádí parametrické nastavení databáze pro provedení inventury, a to ve formuláři 09202 - Nastavení vstupních položek. Tuto činnost provádí administrátor se znalostmi datových položek databáze inventarizované Agendy a formátu dat přebíraných ze snímačů

3. V druhém kroku je nutné nastavit plán inventur, a to ve funkci 09204 - Plán inventur. Pro příslušnou Agendu (Majetek) musí existovat alespoň 1 záznam v plánu inventur. Dále se připraví seznam dávek ve formuláři 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat pro následné rozdělení dat do logických skupin (po budovách, po patrech, dle NS, odpovědných osob apod). Pro každou inventuru musí být připravena alespoň 1 dávka. Činnost provádí administrátor nebo určený pracovník odpovědný za provedení inventury.

Proces vlastní inventury

Zpracování probíhá v několika postupných krocích a v různých variantách podle počtu snímačů a rozložení práce mezi více inventurních komisí. Zde doporučujeme tento základní postup:

4. Převod evidenčních dat do databáze modulu INVENTARIZACE a přiřazení dat do dávek. Rozdělení dat do dávek musí odpovídat předpokládanému systému sběru dat ze skutečnosti. Provádí určený pracovník odpovědný za provedení inventury. Přebírají se okamžité aktuální stavy z Agend iFIS.

5. Pořízení dat skutečnosti pomocí snímačů čárových kódů (provádí pověření a odpovědní pracovníci):
a) pomocí datového terminálu – uložení dat v terminálu a jejich následný import do databáze modulu INVENTARIZACE přes textový soubor funkcí 09206 - Import ze snímače a data skutečnosti.
b) pomocí stacionárního snímače čárového kódu – záznam dat přímo přes funkci 09207 - Pořízení dat snímačem simulující funkčnost datového terminálu.

6. Přiřazení dat skutečnosti k dávkám z evidence. Protože každá dávka se vyhodnocuje samostatně, je důležité provést správné přiřazení dat (např. data nasnímaná pro "Dávka 1" přiřadit k dávce pro inventuru "Dávka 1"):
a) z datového souboru (lze postupně sehrávat z více snímačů do jedné dávky).
b) z dávky vytvořené funkcí 09207 - Pořízení dat snímačem.
Přiřazení provádí odpovědný pracovník.

7. Opravu zjevných chyb dat ze snímačů nebo doplnění dodatečně zjištěných položek lze provést ručním vstupem ve funkci 09206 - Import ze snímače a data skutečnosti.

8. Vyhodnocení rozdílů probíhá na základě volby buďto odděleně po dávkách (jednotlivě nebo vybraných) nebo za celou inventuru (za všechny dávky) ve funkci 09201 - Inventurní rozdíly. Výstupem porovnání evidenčního stavu se skutečností jsou soupisy zjištěných rozdílů.

Samostatně administrovatelná tlačítka v agendě iFIS/Inventarizace

Byly rozšířeny samostatně administrovatelných tlačítek, a to:

• BUT_ZMEN_NASTAV_INV - pro zobrazení tlačítka ve formuláři 09204 - Plán inventur pro prohlížení nebo mimořádnou změnu nastavení vstupních parametrů ve formuláři 09202 - Nastavení vstupních položek (pro konkrétní inventuru za daných podmínek)
• BUT_ZRUS_DATA_EVID - pro zobrazení tlačítka Smazat ve formuláři 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat pro možnost výmazu vybraných záznamů evidenčního stavu
• BUT_ZRUS_DATA_SKUT - pro zobrazení tlačítka Smazat ve formuláři 09206 - Import ze snímače a data skutečnosti pro možnost výmazu vybraných záznamů skutečného stavu (+ funkce Shift + F6)
• INV_ZMEN_STAV_DAV - pro možnost ruční změny stavů dávek a inventur (za dalších daných podmínek a předpokladů) + aktivace tlačítek pro Uzavření/otevření dávky (ve formuláři 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat) a inventury (ve formuláři 09204 - Plán inventur)
• BUT_ZRUS_FYZ_DAV - fyzické rušení dávky včetně všech dat/záznamů v ní pomocí tlačítka Zrušit dávku (ve formuláři 09205 - Seznam dávek a příprava evidenčního stavu pro export dat), tlačítko je nově aktivní pouze v případě, kdy bude dávka zneplatněna (při příznaku *)
• BUT_ZRUS_FYZ_INV - fyzické rušení inventury včetně všech dat/záznamů v ní pomocí tlačítka Zrušit inventuru, tlačítko je aktivní pouze v případě, kdy bude inventura zneplatněna (při příznaku *)

	Poznámka
	Pokyny k jednotlivým funkcím aplikace jsou uvedeny v samostatných kapitolách.