Kategorie:Inventarizace

Inventarizace

Subsystém iFIS*Inventarizace

Popis subsystému

Subsystém je univerzálním nástrojem pro zpracování a vyhodnocování inventur prostřednictvím přenosných datových terminálů nebo obdobných zařízení umožňujících použití čárových kódů. V základní dodávce je možné provádět inventury nad daty agendy 105-Sklady a 058-Majetek (= Přehledy a tisky).
Vlastní inventura probíhá nad kopií dat agend majetku (investiční i drobný ), skladů a pod. Inventarizaci lze tedy provádět i za provozu. Zjišťování skutečnosti probíhá buďto v souladu s platnou legislativou „naslepo“ (= „prvotní“ inventura), kdy datové terminály-snímače nejsou naplněny očekávanými položkami z databáze. Druhou variantou je zpracování tzv.“standardní“ inventury, která se provádí pomocí předvyplněného snímače daty evidenčního stavu (případně i s očekávaným umístěním položek majetku). Porovnání rozdílů evidence a skutečnosti probíhá v obou případech až následně.

Obr. 09200/1 Schéma toku dat subsystému iFIS*Inventarizace

Obr. 09200/2 Schéma uspořádání modulu iFIS*Inventarizace

Předpokladem úspěšného použití je jednoznačné označení inventarizovaných položek systémem nezaměnitelných čárových kódů.
Software je značně parametrický. Před vlastním použitím je nutné provést příslušná nastavení v aplikaci iFIS*, která provádí administrátor ve spolupráci s dodavatelem SW a nastavení či přeprogramování datových terminálů-snímačů, která provádí jejich specializovaný dodavatel.

Stručný popis funkcí – formulářů aplikace

09201 Inventurní rozdíly

• Vyhledání rozdílů v evidenci proti skutečnosti
• Výstupní sestavy zjištěných rozdílů

09202 Vstup - administrace

• Parametrické nastavení rozhraní na agendy iFIS* a snímače

09203 Vstup - data

• Načtení Evidenčních dat z agend iFIS* a rozdělení dat do dávek
• Převzetí dat ze snímačů do Skutečného stavu a přiřazení k dávkám
• Opravy dat ze snímačů, případně ruční vstup dat

09204 Plán inventur

• Základní údaje inventury

09205 Seznam dávek

• Rozložení inventury podle kompetencí inveturních komisí do dávek (dle organizace vlastní inventury)

09206 Import ze snímače

• Import datových souborů ze snímačů do databáze

09207 Pořízení dat snímačem

• Evidence dat skutečnosti pomocí snímače čárových kódů se simulací klávesnice

Proces nastavení a přípravy k provozu

Doporučujeme následující postup před zahájením provozu aplikace:

1. V prvním kroku je nutné nastavit plán inventur 09204. Pro příslušnou agendu (Sklady, Majetek) musí existovat alespoň 1 záznam v plánu inventur. Dále se připraví seznam dávek 09205 pro následné rozdělení dat do logických skupin (po skladech, po budovách, po patrech, dle NS, odpovědných osob apod). Pro každou inventuru musí být připravena alespoň 1 dávka. Činnost provádí administrátor nebo určený pracovník odpovědný za provedení inventury.

2. V druhém kroku se provádí parametrické nastavení databáze pro provedení inventury 09202. Tuto činnost provádí administrátor se znalostmi datových položek databáze inventarizované egendy a formátu dat přebíraných ze snímačů.

3. Vlastní instalace, nastavení či přeprogramování snímačů přesahuje rámec tohoto dokumentu, je však nutnou podmínkou pro funkčnost systému jako celku. Nastavení provádí specializované firmy, většinou dodavatelé zařízení.

Proces vlastní inventury

Zpracování probíhá v několika postupných krocích a v různých variantách podle počtu snímačů a rozložení práce mezi více inventurních komisí. Zde doporučujeme tento základní postup:

4. Převod evidenčních dat do databáze modulu INVENTARIZACE a přiřazení dat do dávek. Rozdělení dat do dávek musí odpovídat předpokládanému systému sběru dat ze skutečnosti. Provádí určený pracovník odpovědný za provedení inventury funkcí 09203. Přebírají se okamžité aktuální stavy z agend iFIS*.

5. Pořízení dat skutečnosti pomocí snímačů čárových kódů (provádí pověření a odpovědní pracovníci): a) pomocí datového terminálu – uložení dat v terminálu a jejich následný import do databáze modulu INVENTARIZACE přes textový soubor funkcí 09206.
b) pomocí stacionárního snímače čárového kódu – záznam dat přímo přes funkci 09207 simulující funkčnost datového terminálu.

6. Přiřazení dat skutečnosti k dávkám z evidence. Protože každá dávka se vyhodnocuje samostatně, je důležité provést správné přiřazení dat (např. data nasnímaná ve "SKLADU 1" přiřadit k dávce pro inventuru "SKLADU 1"): a) z datového souboru (lze postupně sehrávat z více snímačů do jedné dávky).
b) z dávky vytvořené funkcí 09207.
Přiřazení provádí odpovědný pracovník funkcí 09203.

7. Opravu zjevných chyb dat ze snímačů nebo doplnění dodatečně zjištěných položek lze provést ručním vstupem ve funkci 09203.

8. Vyhodnocení rozdílů probíhá odděleně po dávkách ve funkci 09201. Výstupem porovnání evidenčního stavu se skutečností jsou soupisy zjištěných rozdílů.

Pokyny k jednotlivým funkcím aplikace jsou uvedeny v samostatných kapitolách.