Man01430

01430 * Podklady pro schvalování

K prvotním dokladům pořízeným do iFIS/Závazky je možné vystavit kromě klasického likvidačního listu v papírové podobě také tzv. elektronický likvidační list (elektronická košilka). Ten následně schvalují všichni odpovědní příkazci operací, správci rozpočtu a hlavní účetní přímo ze své e-mailové pošty. Samotné schválení nebo neschválení elektronického likvidačního listu je díky tomu jednoduchou a rychlou záležitostí. V průběhu schvalování je k dispozici naskenovaný originál schvalovaného dokladu i další důležité informace, jako např. odkazy na související objednávky, smlouvy, apod. Zjednodušeně lze říci, že výsledkem schvalování je likvidační list ve formátu PDF, který je opatřen elektronickými podpisy všech odpovědných osob. Ten je plnohodnotnou obdobou dosud používaných papírových likvidačních listů. Formulář lze vyvolat stiskem ikony pro aktivování formuláře s podklady pro schvalování (tzv. smeták).

Obr. 01430/1 Ikona "Podklady pro schvalování" v přehledovém formuláři 03219 - Schvalování dodavatelské faktury

Ikonu "Podklady pro schvalování" lze použít jak z přehledu všech dokladů, tak i z detailu jednotlivého dokladu, a to například z přehledového formuláře 03219 - Schvalování dodavatelské faktury, z jeho detailu zobrazeném ve formuláři 03228 - Schvalování dodavatelské faktury, stejně tak i z jiných formulářů, kde je tato ikona aktivní. Ikona může mít různé barvy podle stavu odeslání podkladů do e-schvalování. Pokud dosud nebyla použita, je bílá.

Stav odeslání podkladů pro e-schvalování

Podoba ikony pro e-schvalování může nabývat různých hodnot podle stavu dokladu a lze ji rozlišovat podle různého zabarvení na základě následující tabulky:

Stavy dokladu
Bílá barva	Prvotní doklad nemá ještě vyplněn schvalovací formulář
Růžová barva	Chybový, některá položka je buď nevyplněna nebo vyplněna nesprávnými daty
Žlutá barva	Doklad je připraven k odeslání
Červená barva	Odesláno
Zelenomodrá barva	Nepřístupná

Stav schvalovacího procesu může nabývat těchto hodnot:

Stav schvalovacího procesu
Růžová barva	Zrušeno
Žlutá barva	Připraveno k odeslání
Oranžová barva	Odesláno papírově
Zelená barva	Schváleno

Obr. 01430/2 Příprava k odeslání a změna ikonky na žlutou barvu

Po odeslání ke schválení mění ikona barvu na červenou.

Obr. 01430/3 Po odeslání ke schválení změna ikonky na červenou

Obr. 01430/4 Stav schvalovacího procesu "Odesláno papírově"

Obr. 01430/5 Stav schvalovacího procesu "Zrušeno"

Pokud je stav Odesláno ke schválení nebo Odesláno papírově, nelze pomocí klávesy pro Zrušení záznamu smazat žádný ze schvalovaných řádků. Pokud je závazek právě ve schvalovacím procesu (schvalování je ve stavu Odesláno ke schválení nebo Odesláno ke schválení – papírově), otevře se natvrdo v režimu prohlížení, i když je otevírán k editaci. Na detailu závazku je zobrazen Stav schvalování, vedle ikona Zámek pro odemčení záznamu pro editaci.

Při převzetí zprávy o schválení likvidačního listu se navíc kontroluje, zda se závazek během procesu schvalování nezměnil. Pokud došlo ke změně, je likvidační list zrušen a zároveň je vygenerován blokující úkol a ten připojen k závazku. V kontrolním infookně se navíc objevuje potvrzující oranžové upozornění na závazek ve stavu Chybový a Doplněn, ke kterému existuje dosud nesplněný úkol.

Obsah formuláře

Celý formulář je rozdělen do třech základních bloků:

• Hlavička formuláře - obsahuje údaje zahrnující číslo a název úlohy, číslo dokladu a text přebíraný na základě nastavení lokálního parametru SCHVVPOP
• Rozpis schvalovaných položek
• Schvalovací proces

V druhém bloku formuláře se nachází podrobný rozpis položek určených pro schvalování. Pomocí tlačítka Rozpočty k ZF lze zobrazit rozpočty k zadanému zdroji financování.

Rozpis schvalovaných položek obsahuje tyto položky:

• Příznak - zatržítko pro určení, které řádky budou odeslány elektronicky/papírově - aktivní příznak označuje řádky, které jsou odesílány elektronicky
• Ř. - číslo schvalované položky (číslo řádku na dokladu, z něhož řádek vznikl)
• T. - typ dokladu, ze kterého je řádek přebírán (hodnoty DOKLAD = zdrojový doklad, UDD = univerzální daňový doklad, apod.)
• Položka - text schvalované položky
• DPH položky - označení sazby DPH:
  • Sazba DPH
  • Název sazby DPH
• Základ DPH - částka bez daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně (základ DPH)
• Zatrhávátko - pro zapnutí/vypnutí přepočtu zadávaných částek (je-li toto zatrhávátko aktivní, jsou přepočteny zadávané částky)
• DPH - částka daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně
• Celk. částka - celková částka včetně daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně
• Zdroj financování
  • NS - číslo nákladového střediska z číselníku nákladových středisek
  • TA - typ akce z číselníku typů akcí
  • A - akce z číselníku akcí
  • KP - číslo komplexní položky z číselníku komplexních položek
• Příkazce
  • osoba, která zahajuje schvalování, obvykle příkazce operace
  • vybírá se klávesou pro Seznam hodnot z formuláře 01289 - Seznam osob s osobním číslem
  • pro výběr osoby do položky Příkazce je použit shodný postup jako při výběru schvalovatele v hlavičce závazku do položky Schvaluje; postup je uveden zde
• Zpráva - zpráva ke schvalované položce
• Rozpočet - označení rozočtu (období = Víceletý/Roční/Měsíční, hodnoty MM/RR), tlačítko Rozpočet zobrazí čerpání rozpočtu
• Položka rozpočtu - o jakou konkrétní položku v rozpočtu se jedná
• Typ řádku - typ řádku podkladů (zobrazuje, jak byl řádek vygenerován a určuje, zda se započítává do kontrolních součtů)

Ve formuláři je umožněn výběr rozpočtu z F3 seznamu, kdy se volá funkce 02438 - Listval rozpočtů. Při ručním zadání jedinečné hodnoty se rozpočet automaticky doplní. Při použití klávesy pro Seznam hodnot z položky Rozpočet se pro automatické doplnění hledá pouze mezi rozpočty, které jsou platné k období MM/RR a patří k zakázce (je-li vyplněn Typ akce/Akce), nebo k Nákladovému středisku (je-li vyplněno nákladové středisko a není-li vyplněn Typ akce/Akce), vyplněnému ve smetáku. Pokud je na existujícím řádku smetáku doplněn Typ akce + Akce, rozpočet se předvyplní, ale pouze za předpokladu, že je prázdný.

Výchozí texty a komentáře pro eSchvalování na řádcích smetáku zobrazené ve formuláři pro schvalování se ponovu dotahují ze závazku pomocí nového R_SQL parametru SCHVAL_DEF_TEXTY.

Dále lze v druhém bloku formuláře rozlišit zobrazení úrovně součtů, které je možno zobrazit těmito způsoby:

• Součty za řádek
• Součty za doklad

S danými řádky lze provést různé operace, které se potvrdí stiskem tlačítka Proveď:

• Aktualizovat dle prvotního dokladu
• Doplnit řádky z univerzálních daňových dokladů
• Rozpad dle režimu DPH
• Rozpad dle objednávek
• Aktualizovat zprávu u schvalované položky

Třetí část formuláře zobrazuje stav schvalovacího procesu a jméno referenta, tedy osoby, která doklad v systému iFIS vystavila. Před odesláním e-Likvidačního listu ke schválení je kontrolována platnost osoby uvedené v položce Referent.

Význam jednotlivých položek formuláře

Význam jednotlivých položek ve formuláři je zachycen v následujícím přehledu:

Význam ikon ve formuláři
	Otevření formuláře pro schvalování
	Výběr dle roletky
	Kopie řádku s nulovými položkami
	Provedení vybrané akce
	Přepočet zadávaných částek dle volby
	Přepnutí do formuláře 02430 - Rozpočty a plány
	Odeslat - odešle doklady ke schválení (iFIS → Verso)
	Průběh - zobrazí dosavadní průběh schvalovacího procesu (pouze pro systém VERSO)
	Zobrazí přílohy ke schvalovanému dokladu
	Aktualizuje kontroly v kontrolním infookně
	Zobrazí historii

Příprava podkladů pro e-schvalování

Po otevření formuláře se překopírují řádky z faktury do řádků ve schvalování v poměru 1:1. Zde se dají jednotlivé řádky rozepsat na tolik zdrojů financování, kolik je potřeba.

	Poznámka
	Do podkladů pro e-schvalování se přednostně přebírá zdroj financování z řádků dokladu (cestovní příkazy PES). Pokud zdroj financování není uveden v řádcích, přebírá se z hlavičky dokladu.

Text, který se doplňuje do prázdného pole, se nastavuje na základě lokálního parametru SCHVVPOP v tabulce lokálních parametrů.

	Uživatelské tipy
	Jak ovlivnit naplnění položky POPIS v podkladech pro e-Schvalování?

Obr. 01430/6 Text, který se doplní na základě nastavení lokálního parametru SCHVVPOP

Stiskem tlačítka „Kopie“ se zkopíruje řádek, na kterém stojí kurzor, ale s prázdnými částkami. Je-li zapnutý přepočet a zadá-li se větší částka, než je povoleno, tak částky v „Podklady za řádek“ zčervenají a při ukládání zahlásí chybu. Zároveň „Stav dokladu“ změní barvu na růžovou (chybovou).

Řádky, které jsou takto rozepsány se přenášejí do účetní likvidace. Je-li v deníku předvyplněný i nákladový účet, předvyplní se celá kontace. Před kontací závazku vytvářené z e-schvalování se kontrolují částky řádků závazku proti řádkům e-schvalování. Pokud se liší, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn a kontace se nevytvoří. Při promítnutí zpráv předávaných z e-schvalování zpět do iFIS se kontroluje, zda objednávka párovaná k závazku není souhrnná. Pokud ano, nepovolí se saldo objednávky.

Odeslání podkladů pro e-schvalování

Pokud je vše v pořádku, po stisku tlačítka pro odeslání jsou podklady odeslány ke schválení.

Obr. 01430/7 Stav schvalovacího procesu "Schváleno"

Pozor

Podklady ke schvalování nelze odeslat do systému VERSO v případě, kdy referent a nebo některý z příkazců nemá uvedeno spojení v iFIS/Osoby. Při stisku tlačítka pro odeslání podkladů do e-schvalování je kontrolována existence spojení referenta a všech příkazců. Pokud spojení u některého z nich neexistuje, je uživatel informován na nutnost toto chybějící spojení doplnit do iFIS/Osoby a doklad se neodešle!

Před odesláním e-Likvidačního listu ke schválení je kontrolována také platnost osoby uvedené v položce Referent.

Spojením se pro dané účely rozumí e-mailová adresa schvalovatele. Při neexistenci záznamu o e-mailovém spojení referenta nebo schvalovatele v číselníku iFIS/Osoby je v upozornění zobrazeno nejen jméno této osoby, u níž spojení chybí, ale i jeho osobní číslo. Pokud na řádku schvalování chybí příkazce, není to důvodem k odmítnutí dávky. Ke schvalování nelze odeslat ani podklady, které obsahují řádek s nulovou částkou včetně DPH.

Podpora pro souběžné elektronické a papírové schvalování

V systému je zavedena podpora pro souběžné elektronické a papírové schvalování, která umožňuje pomocí zatržítek ve formuláři schvalování určit, které řádky faktury budou odeslány do e-schvalování. Označené řádky se schvalují elektronicky, ostatní neoznačené řádky se schvalují pomocí papírového likvidačního listu.

Obr. 01430/8 Podpora pro souběžné elektronické a papírové schvalování ve formuláři schvalování

Rozpad schvalovaných řádků dle připojených objednávek

Ve formuláři se nachází volba Rozpad dle objednávek - funkce pro rozpad schvalovaných řádků faktury dle % poměru částek z připojených objednávek. Pomocí zatržítka Pro aktuální řádek může uživatel zvolit, zda se rozpad provede jen za aktuální řádek a nebo za všechny schvalované řádky.

Obr. 01430/9 Volba "Rozpad dle objednávek" a zatržítko "Pro aktuální řádek"

Ve formuláři je umožněn rozpad řádků likvidačního listu vázaného k zálohovému listu podle objednávek podřízených objednávce uvedené v hlavičce zálohového listu. Při kontrole formuláře se v případě, že se jedná o zálohový list a je připojena souhrnná objednávka, kontroluje rozpad dle objednávek podřízených objednávce uvedené v hlavičce zálohového listu.

Rozpad dle režimu DPH

Elektronicky schvalovat lze i účtovací univerzální daňové doklady. Řádky univerzálních daňových dokladů, které se mají elektronicky schvalovat, se nadefinují v R_SQL parametru SCHVAL_VYBER_RADKU_UDD. V lokálním parametru SCHVRZPD (= umožnit rozpad řádku elektronického schvalování dle režimu DPH s možnostmi A/N) lze povolit či zakázat stisknutí volby Rozpad dle režimu DPH. V návrhu likvidačního listu, ale i v prohlížecích formulářích a v tisku řádků univerzálních daňových dokladů se zobrazuje jen neuplatněná část DPH a v případě kráceného DPH musí být ponížena o uplatněnou DPH dle zálohového koeficientu.

Možnost aktualizace zprávy u schvalované položky

V seznamu činností přístupných roletkou je dostupná možnost Aktualizovat zprávu u schvalované položky, která doplní položku Zpráva pomocí předem nastaveného dotazu v R_SQL v záznamu s názvem SCHV_OBJ_TEXTY.

Kontrolní infookno

Formulář obsahuje tzv. kontrolní infookno, které má například za úkol zabránit referentce odeslat eLikvidační list v případě, že podklady ke schvalování neobsahují všechny povinné náležitosti. Podobné kontrolní infookno se nachází například v detailu závazků, pohledávek, vystavených a přijatých objednávek, zakázek, atd.

V kontrolním infookně se mohou objevit tyto kontroly:

• "Na některém řádku je vyplněna neplatná osoba"
• k objednávce je připojena více než jedna objednávka s různými zdroji financování, to jen v případě, že dosud nebyl proveden rozpad schvalovaných řádků podle zdrojů financování v připojených objednávkách
• k závazkové faktuře ani k souvisejícímu PID dosud nebyl připojen žádný dokument (sken schvalovaného prvotního dokladu)
• celková částka za všechny schvalované řádky nesouhlasí s celkovou částkou závazku
• "Řádky závazku byly dodatečně pozměněny, proveďte aktualizaci schvalovaných řádků dle prvotního dokladu"
• upozornění, které referentku nepustí dál, pokud není nastavený platný příkazce = schvalovatel k uvedenému nákladovému středisku nebo zdroji financování
• na vyplnění způsobu úhrady - pokud je prázdný, podklady do schvalování se neodešlou
• blokující hlášky, které se zobrazují červeně a neumožní odeslat podklady do e-schvalování:
  • "U příkazce XY není zaevidováno žádné platné e-mailové spojení." - zobrazí se, pokud je ve formuláři schvalování vyplněn příkazce, který nemá v číselníku osob uvedenou žádnou platnou e-mailovou adresu
  • "U referenta XY není zaevidováno žádné platné e-mailové spojení." - zobrazí se, pokud je ve formuláři schvalování vyplněn referent, který nemá v číselníku osob uvedenou žádnou platnou e-mailovou adresu
• "Součet základu a DPH se nerovná celkové částce na řádku &1" - blokující kontrola, která má za úkol zabránit odeslání e-Likvidačního listu, pokud se Základ daně + DPH na některém řádku nerovná celkové částce
• "Nesoulad se sazbou DPH v závazku na ř. xxx" - objeví se v případě, kdy se neshodují sazby DPH na řádcích v detailu závazku a v podkladech ke schvalování

	Poznámka
	Na vyžádání lze přes aplikaci Helpdesk přidat další kontroly na míru požadavkům finanční účtárny.

	Pozor
	Potvrzující oranžové hlášky je potřeba potvrdit zaškrtnutím jako přečtené, jinak nebude možné podklady ke schvalování odeslat. Poté změní barvu na zelenou.

Obr. 01430/10 Upozornění v kontrolním infookně a změna oranžové hlášky na zelenou zaškrtnutím

Obr. 01430/11 Hláška "Nesoulad se sazbou DPH v závazku na ř. xxx"

Tlačítko Historie

Tlačítkem Historie lze zobrazit historii dokladu. Záznamy v historii se objeví až po odeslání podkladů ke schválení. V historii se zaznamenává například:

• změna stavu schvalování
• kdo a kdy potvrdil hlášku v kontrolním infookně v podkladech pro schvalování.

Obr. 01430/12 Dohledání informací o potvrzení hlášek v historii přístupné tlačítkem "Historie"

Podpora importu schválených elektronických likvidačních listů z aplikace VERSO

Lokálním parametrem SCHDOFIS lze nastavit převzetí některých údajů z elektronicky schváleného likvidačního listu v aplikaci VERSO do příslušného závazku, a to při importu zpět do iFIS/Závazky. Pokud je tento lokální parametr nastaven na hodnotu A, vybrané údaje z elektronicky schváleného likvidačního listu se budou přebírat také do iFIS/Závazky. V opačném případě se vybrané údaje z likvidačního listu do příslušného závazku nepromítnou. Pokud je lokální parametr SCHDOFIS nastaven na hodnotu "A", jsou při importu elektronického likvidačního listu z aplikace VERSO zpět do iFIS automaticky přebírány tyto údaje:

• číslo objednávky
• číslo smlouvy
• číslo vlastního bankovního účtu

Automatické generování univerzálních daňových dokladů k fakturám s přenesenou daňovou povinností s možností eSchvalování faktury

Referentky již nemusí vystavovat univerzální daňový doklad k fakturám s přenesenou daňovou povinností ručně. Zavedena úprava pro možnost přenosu některých řádků z univerzálního daňového dokladu přímo do likvidačního listu. Univerzální daňový doklad ze závazku s přenesenou daňovou povinností se nyní generuje již při vzniku likvidačního listu, tedy při vstupu do formuláře schvalování pro eSchvalování, přestože závazek ještě není uzavřen. Lze tak některé jeho řádky přenést rovnou do likvidačního listu. Při uzavření závazku se pak už jen kontroluje, zda univerzální daňový doklad existuje a zda souhlasí s přenesenou daňovou povinností na řádcích faktury. Pokud však uživatel změní závazek po zápisu likvidačního listu, musí eSchvalování aktualizovat ručně. Pomocí volby Doplnit řádky z univerzálních daňových dokladů lze doplnit řádky z univerzálních daňových dokladu ručně.

Tlačítko Průběh - dynamické generování URL odkazu na detail schvalovacího procesu

Zavedeno dynamické generování URL odkazu na detail schvalovacího procesu pod tlačítkem Průběh ve formuláři pro schvalování. URL odkaz se generuje v závislosti na vybraném schvalovacím systému. Umožněno rozhodnout a určit, zda uživatel může či nemůže ručně vybrat cílový schvalovací systém. Do parametru SCHVERSO lze přidat případné další URL adresy oddělené chr(10), tedy každá URL na nový řádek. Ve formuláři pro schvalování se při stisknutí tlačítka Průběh v závislosti na schvalovacím systému bude vybírat Xtá URL adresa dle pořadí vybraného schvalovacího systému v parametru SCHVODES. Název R_SQL parametru se přebírá z parametru SCHVODES. RR parametru SCHVODES přidány příznaky, zda zobrazovat a umožnit vybírat schvalovací systém. Defaultní hodnota, není-li parametr SCHVODES v RR je '1,N,N,VERSO,VERSO'. Cílový schvalovací systém se automaticky doplní jen v případě, že je stav schvalování Chybový nebo Připraveno k odesl..

Možnost výběru schvalovacího systému

Uživatelé si mohou sami vybrat, ve kterém schvalovacím systému bude závazek schvalován. V systému iFIS lze využít možnosti směrování e-Likvidačních listů do různých výstupních front na rozhraní různých schvalovacích systémů. Při odesílání závazku ke schválení má tak uživatel systému iFIS možnost se sám rozhodnout, ve kterém z dostupných schvalovacích externích systémů bude e-Likvidační list schvalován. Pro nastavení cílového schvalovacího systému je určen parametr SCHVODES. Pro tyto potřeby je upraven formulář pro schvalování tak, aby bylo možné vybrat cílový schvalovací systém. Pokud v parametru SCHVODES existuje jen jedna možnost, nebo uživatel nevybere žádný cílový schvalovací systém, je dosazena defaultní hodnota.

	Poznámka
	Pro nastavení cílového systému pro schvalování závazků, prosím, kontaktujte pracovníky přes aplikaci Helpdesk.

Datová rozhraní s VERSO/eLikvidační listy a VERSO/OOD-Obecný oběh dokumentů

Systém iFIS je napojen na datová rozhraní s informačním systémem VERSO:

• eLikvidační listy:
  • pomocí R_SQL parametru SCHVAL_TYPY_PRILOH lze určit, které typy dokumentů se ne/mají stát přílohou eLikvidačního listu
  • v iFIS/Zakázky-projekty je zaveden typ přílohy Podpis pro odlišení dokumentů typu Podpis
  • možnost nastavení R_SQL parametru SCHVAL_TYPY_PRILOH tak, aby se po pořízení faktury a vygenerování eLikvidačního listu do VERSO/eLikvidační listy mohlo odesílat XML s přílohami, které obsahují všechny dokumenty připojené k závazku a současně všechny dokumenty uložené přímo u souvisejících objednávek, smluv, zakázek s výjimkou dokumentů typu Podpis, který se do VERSO neodesílá, eLikvidační list s přílohami lze běžným způsobem schválit
• OOD - Obecný oběh dokumentů - systém iFIS je napojen na datové rozhraní pro komunikaci s VERSO/OOD - Obecný oběh dokumentů, pro jehož správné fungování jsou vytvořeny nejen databázové objekty, ale také dva formuláře:
  • 09901 - Definice vazeb šablon pro schvalování
  • 09902 - Schvalování dokumentů

Navazující funkce:

• 02430 - Rozpočty a plány
• 02432 - Čerpání rozpočtu
• 03219 - Schvalování dodavatelské faktury
• 09901 - Definice vazeb šablon pro schvalování
• 09902 - Schvalování dokumentů

Volané sestavy:

• 10133 - Likvidační list univerzální
• 10140 - Likvidační list grafický