Man02115

02115 * Účetní doklad

Formulář po otevření zobrazuje přehled účetních dokladů.

Obr. 02115/1 Účetní doklad - přehled dokladů

Do detailu účetního dokladu se lze přesunout klávesou Výběr.

Obr. 02115/2 Detail účetního dokladu

Formulář umožňuje provést následující operace:

• prohlížení běžných, externích a generovaných dokladů
• pořízení běžných účetních dokladů
• přesuny běžných účetních dokladů se stavem Zaúčtovaný
• opravy běžných a generovaných dokladů
• opravy vybraných řádků účetních vět
• kopie běžných a generovaných dokladů
• storno běžných, externích a generovaných dokladů
• zaúčtování běžných, externích a generovaných dokladů
• odúčtování běžných, externích a generovaných dokladů
• rozúčtování nákladů a výnosů
• kumulace řádků
• hromadné změny účetních dokladů
• kontrola účtování ne/uznatelných nákladů

Jednotlivé operace se spouští pomocí funkčních tlačítek, která jsou přístupná dle aktuálního stavu účetního dokladu a v návaznosti na přístupy uživatelů. Tyto přístupy definuje správce aplikace iFIS.

Stavy účetních dokladů

Účetní doklady mohou mít tyto stavy:

• Rozpracovaný
• Uzavřený
• Zaúčtovaný
• Stornován

Zatržítka v přehledovém formuláři

V přehledovém formuláři účetních dokladů jsou v dolní části umístěny tzv. radiobuttony, tedy zatrhávátka, pomocí kterých lze rychle vyhledat podle stavu dokladu, např. jen uzavřené/zaúčtované účetní doklady:

• Vše
• Rozpracované
• Uzavřené
• Zaúčtované
• Stornované

Druhy účetních dokladů

Účetní doklad může být typu:

• Běžný - účetní doklady vytvářené ručně přes formulář 02115 - Účetní doklad
• Externí - účetní doklady převzaté z různých externích systémů (vytvořené jinými externími systémy)
• Generovaný - účetní doklady jsou generované z jiných úloh iFIS

Prohlížení detailu účetních dokladů

Prohlížet jednotlivé účetní doklady je možné pomocí klávesy Výběr na příslušném účetním dokladu. Lze prohlížet účetní doklady běžné, externí i generované. Otevírá se formulář s detailem účetního dokladu.

Vytvoření nového účetního dokladu

Nový účetní doklad lze z přehledového formuláře vytvořit:

• zeleným tlačítkem Nový doklad nebo
• klávesou pro Nový záznam

	Poznámka
	Tlačítko Nový doklad je aktivní také v režimu dotazu.

Nový účetní doklad lze vytvořit také z detailu již vytvořeného účetního dokladu, kde je za tímto účelem přístupné tlačítko Nový doklad.

Tímto způsobem se vytvoří tzv. běžný účetní doklad. Ostatní doklady, které se do přehledového formuláře načítají, jsou buď externí nebo generované.

Pořízení hlavičky běžného účetního dokladu

Jak již bylo uvedeno výše, pořídit nový účetní doklad lze z přehledu či detailu buď tlačítkem Nový doklad, nebo druhou možností, a to pomocí klávesy pro Nový záznam. Otevře se prázdný formulář, ve kterém mohou být některé položky již předvyplněné. V hlavičce musí být vyplněny položky:

• Období:
  • měsíc a rok ve tvaru MM/RR
  • do položek MM/RR lze vybírat hodnoty v režimu dotazu pomocí tzv. Multilistu.

V hlavičce mohou být vyplněny tyto položky:

• Text
• Komentář
• Středisko

Lokálním parametrem UCNSDOK se nastavuje povinné vyplnění nákladového střediska v hlavičce účetního dokladu.

Pořízení řádků účetního dokladu

Položky, které musí být vyplněny:

• Číslo řádku
• Číslo účtu
• Kč Má dáti
• Kč Dal

Položky, které mohou být vyplněny:

• Úloha prvotního dokladu
• Číslo prvotního dokladu
• Text
• Párovací symbol
• Datum ú. p. (Datum účetního případu)

Úloha prvotního dokladu a číslo prvotního dokladu se vyplňuje především v případě, kdy se jedná o opravu účetní likvidace prvotního dokladu.

Povinnost vyplnění následujících položek je závislá na nastavení parametrů vybraného analytického účtu v účetním rozvrhu:

• Středisko
• Typ akce
• Akce
• Komplexní položka

Číslo řádku do položky Řád. se předvyplňuje automaticky. Pokud není na některém řádku účetního dokladu splněna podmínka platnosti všech uváděných atributů účetní věty, pak tento účetní doklad může být uložen pouze ve stavu Chybový. V případě splnění všech podmínek platnosti přechází stav dokladu na stav Nezaúčtovaný.

Přepisovat čísla řádků v účetních dokladech a kontacích prvotních dokladů nelze. Pokud ovšem za libovolný řádek (uložený či neuložený) je vložen řádek nový, je tomuto řádku přiděleno číslo o jedno vyšší než řádek předchozí a následují řádky jsou automaticky přečíslovány. Nově pořízený řádek tedy zůstane na pozici, kterou mu určí uživatel. Ve formuláři je umožněno uložit rozpracovaný kontační řádek bez vyplněného analytického účtu.

Položka Ř. označuje číslo řádku opravované účetní věty u účetního dokladu. Položka Ř. je žlutě podbarvena v případě, kdy je k danému řádku běžného účetního dokladu provedena dodatečná opravná kontace.

Pravidla pro správné vyplnění účetní věty:

• Analytický účet - povinná položka, musí být platná v daném období; saldokontní účty je možné uvádět pouze v případě, kdy si uživatel zvolí volbu Povolit saldoúčty
• Středisko:
  • povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu
  • musí být platná v daném období
  • pokud je taktéž nastavena kontrola proti generační tabulce, musí středisko splňovat i toto kritérium
  • pokud je zakázáno uvádět středisko pro uvedený analytický účet, nesmí být středisko uvedeno
• Typ akce:
  • povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu
  • musí být platná v daném období
  • pokud je zakázáno uvádět Typ akce pro uvedený analytický účet, nesmí být Typ akce uveden
• Akce:
  • povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu nebo pokud je uveden Typ akce
  • musí být platná v daném období
  • pokud je zakázáno uvádět akci pro uvedený analytický účet, nesmí být akce uvedena
  • pokud existuje kombinace středisko - akce v číselníku zakázek, a je uvedeno středisko, musí akce odpovídat této kombinaci
  • pokud v číselníku zakázek existuje právě jedna taková kombinace a středisko není uvedeno, je automaticky doplněno systémem
  • pokud je v číselníku zakázek uvedena u zakázky Komplexní položka, je Komplexní položka automaticky doplněna systémem
• Komplexní pol.
  • povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu
  • musí být platná v daném období
  • pokud je zakázáno uvádět komplexní položku pro uvedený analytický účet, nesmí být Komplexní položka uvedena
  • musí vyhovovat kombinaci a akcí z číselníku zakázek, pokud taková kombinace existuje
• Má dáti a Dal - položky pro částky pohybů na účtech mohou být uvedeny pouze v případě, že to povoluje nastavení parametrů u analytického účtu. Nesmí být současně obě strany nulové nebo naopak obě strany nenulové.
• Text - Textová poznámka k účetnímu případu
• Párovací symbol - je povinnou položkou v případě, kdy je účtováno na analytickém účtu, který je evidován v číselníku párovacích účtů.
• Datum ú. p. (Datum účetního případu) - je zobrazeno, pokud se na položce Párovací symbol použije klávesa Výběr

Volba Povolit saldoúčty - tato volba je přístupná pouze uživatelům, kteří mají nastavený přístup na formulář 03461 - Saldokontní účty.

Funkce pro hromadné přečíslování řádků

Řádky účetního dokladu nejsou při vložení nového řádku automaticky přečíslovány. Namísto toho vznikla uživatelem spouštěná funkce pro hromadné přečíslování řádků. V detailu účetního dokladu jsou za tímto účelem přístupná zatržítka pro automatické přečíslování řádků při uzavření / zaúčtování účetního dokladu.

Možnost importu interních přeúčtovacích dokladů z *.xls do iFIS

Při pořízení běžného účetního dokladu lze využít možnosti importu interních přeúčtovacích dokladů z *.xls do iFIS, který umožní nakopírovat do prázdného běžného účetního dokladu řádky z předem připraveného CSV souboru.

Uživatelé tak mohou využít funkcionality pro import řádků účetních dokladů, která jim značně usnadní práci při pořizování běžných účetních dokladů. Tuto novou možnost lze využít například při přípravě podkladů k budoucímu účetnímu dokladu, který si lze připravit v Excelu. Funkcionalita je pro ně připravena přímo v detailu běžného účetního dokladu ve formuláři 02115 - Účetní doklad pod tlačítkem Import řádků. Po jeho použití lze do prázdného účetního dokladu naimportovat do iFIS řádky účetních dokladů z připraveného CSV souboru s danou strukturou.

Obr. 02115/3 Tlačítko "Import řádků" v detailu účetního dokladu pro import CSV souboru

	Příklad
	Vzorový CSV soubor naleznete v příloze.

Obr. 02115/4 Možnost importu interních přeúčtovacích dokladů z *.xls do iFIS

Tlačítko Import řádků je však aktivní jen za určitých podmínek. K jejich splnění je potřeba:

• pořizovat nový běžný účetní doklad
• mít uloženou hlavičku dokladu
• mít k dispozici pro nahrání vstupní soubor ve formátu .csv s předem připravenými řádky účetních dokladů a s danou strukturou
• vstupní soubor musí být ve formátu .csv, v jiném formátu nebude možné ho do iFIS naimportovat
• musí být dodržena struktura řádků importovaného .csv souboru
• účetní doklad musí být prázdný, tzn. nesmí mít vyplněné žádné řádky, jinak nepůjde import dokončit

Pole Úloha je nepovinně povinné, pokud chce uživatel vidět historii (myšleno, že se bude moct z účetního dokladu překliknout do prvotního dokladu).

Pokud je aktivní tlačítko Import řádků, po jeho stisknutí se kontroluje, zda doklad obsahuje již nějaké řádky.

V případě, že účetní doklad již nějaké řádky obsahuje, je uživatel po stisku tlačítka Import řádků na tuto skutečnost upozorněn a zároveň je dotázán, zda si je přeje před importem všechny vymazat.

	Pozor
	Funkci je proto zapotřebí používat obezřetně, aby nedošlo k nechtěnému výmazu již zapsaných a uložených řádků.

Pokud již jsou zapsané řádky a uživatel je i po vyzvání k jejich výmazu odmítne smazat, import z CSV souboru nebude možné dokončit.

Pokud je doklad prázdný a jsou splněny podmínky pro zobrazení tlačítka Import řádků, po jeho použití dojde k otevření okna pro výběr souboru. Uživatel vybere požadovaný CSV soubor, ze kterého chce naimportovat řádky do účetního dokladu.

Potvrzením se spustí import a v případě, že jsou správně připravená data a jejich struktura odpovídá i struktuře řádků v účetním dokladu, dojde k jejich naimportování do iFIS.

	Poznámka
	Přesnou strukturu CSV souboru naleznete zde.

Po naimportování řádků:

• je uživatel dotázán, zda chce změny uložit → po potvrzení dojde k aktualizaci detailu účetního dokladu a ke spuštění kontrol v kontrolním infookně, kam jsou přenášeny i informace z logu uvedené během importu
• dojde k automatickému zapnutí kontroly za doklad.

Obr. 02115/5 Použití tlačítka "Import řádků" v detailu nového účetního dokladu

Lze nastavit zobrazení uživatelské kontroly v kontrolním infookně účetního dokladu: "Neúplný ZF na ř. x", která upozorňuje na neúplný zdroj financování na určitém řádku.

Upozornění však neuvidí všichni uživatelé, o jeho nastavení musí uživatelé požádat správce a ten na vyžádání uživatelskou kontrolu zapne. Teprve poté se bude zobrazovat.

Obr. 02115/6 Hláška "Neúplný ZF na ř. x" v kontrolním infookně v detailu účetního dokladu

	Tip
	Pokud budete chtít této možnosti využít, více možností se dozvíte zde.

	Poznámka
	S nastavením Vám velice rádi pomohou pracovníci aplikace Helpdesk na vyžádání.

Položka Datum účetního případu

Položka Datum ú. p. (Datum účetního případu) je v případě externích dokladů předvyplněna hodnotou přebíranou z prvotního dokladu, a to podle následujících pravidel:

Úloha	Název úlohy	Datum
031	Banka	datum zaplacení (z řádku výpisu)
032	Závazky	datum obdržení závazku (došlo dne)
033	Pohledávky	datum pořízení pohledávky
035	Pokladna	datum vystavení pokladního dokladu
036	DPH	datum vystavení daňového dokladu
052	Zařazení majetku	datum zařazení
053	Přemístění majetku	datum přemístění
054	Přecenění majetku	datum změny ceny
055	Účetní odpisy	datum provedení odpisu
059	Vyřazení majetku	datum vyřazení
103	Příjem	datum příjmu (uzavření příjemky)
104	Výdej	datum výdeje (uzavření výdejky)

Údaj je možno na dokladu libovolně změnit, pokud je zadávané datum mimo použité účetní období je uživatel upozorněn, ale datum je zapsáno.

V případě běžných účetních dokladu je datum účetního případu předvyplňováno dnem posledního období z hlavičky dokladu.

Při nastavení hodnoty lokálního parametru T_DATPRD na hodnotu A je datum účetního případu tištěno v účetních sestavách místo data zaúčtování.

Zatržítko Přepočítat řádky

Po zaškrtnutí zatržítka Přepočítat řádky se automaticky při zaúčtování přečíslují řádky a uživateli toto zaškrtnutí zůstává v uživatelských preferencích. Přepočet řádků účetního dokladu lze provést buď při přesunu řádku nebo při uzavření účetního dokladu, a to pouze za předpokladu, že má uživatel zatrhnutou možnost Přepočítat řádky. Pomocí parametru UCPRERAD lze určit defaultní hodnotu zatržítka Přepočítat řádky v detailu formuláře 02115 - Účetní doklad, a to v případě, že není nastavena jeho uživatelská preference, přičemž hodnota 1 = Přepočítat, 0 = Nepřepočítat.

	Pozor
	Při nenastavených uživatelských preferencí se funkcionalita zatržítka Přepočítat řádky řídí parametrem UCPRERAD, pokud mají nastavené uživatelské preference, nebere se dle parametru.

Rozúčtování nákladů (výnosů) pomocí rozdělovníku

K rozúčtování nákladů či výnosů se použije v detailu účetního dokladu tlačítko Rozdělovníky, které přesune uživatele do formuláře 01130 - Nabídka pro výběr pravidla rozdělovníku, kde je popsána podrobnější dokumentace. Postup Rozúčtování nákladů (výnosů) podle rozdělovníku:

1. kurzor se přesune na řádku, která má být rozúčtována
2. stiskne se tlačítko Rozdělovníky
3. rozúčtování se provede ve formuláři 01130 - Nabídka pro výběr pravidla rozdělovníku, kde se vybere rozúčtovací pravidlo a tlačítkem Provést rozúčtování dojde k následnému rozúčtování podle předem vybraného pravidla
4. funkce Rozúčtování převezme podle aktuálního řádku rozkontace
• číslo účtu (je-li vyplněno)
• částku (je-li vyplněna),
• stranu (je-li vyplněna částka),
• text (je-li vyplněn) a
• prostřednictvím záznamu v Rozvrhu pro vybraný účet převezme z Rozdělovníku pravidlo (je-li v Rozvrhu vyplněno a je-li pro účtované období pravidlo platné)


Kde je povoleno/zakázáno:

• Analytický účet:
  • lze změnit podle rozvrhu, ale s každou změnou účtu je provedeno nové převzetí pravidla z rozdělovníku podle rozvrhu
  • účet musí být platný pro účtované období
• Pravidlo:
  • je-li vyplněno systémem podle rozvrhu, nelze změnit
  • není-li vyplněno systémem, lze doplnit libovolné platné pravidlo podle rozdělovníku a účtovaného období
• Částka:
  • lze změnit bez omezení
  • povinná nenulová položka
• Strana:
  • lze změnit (MD/DAL)
  • povinná položka
• Text:
  • lze změnit pouze na dokladech z otevřeného účetního období
  • nepovinná položka


V případě, že pro nejsou vyplněny správně všechny údaje, je možné rozúčtování ještě odvolat volbou Konec.


Vlastní rozúčtování bude provedeno v případě, že jsou všechny povinné položky správně vyplněny a je potvrzena volba Provést rozúčtování. V tom případě se provede:

1. zrušení aktuální řádky
2. přečíslování řádek
3. vygenerování příslušného počtu nových řádek podle pravidla
4. likvidace případného haléřového zaokrouhlení připsáním na vygenerovaný řádek s nejvyšší částkou
5. návrat do účetního dokladu

Přesun běžných účetních dokladů z období do období

Tlačítko Přesun umožňuje přesun pouze běžných účetních dokladů se stavem Zaúčtovaný mezi uzavřenými obdobími otevřeného roku s následným přepočtem obratů a stavů analytických účtů. Přístup na funkční tlačítko Přesun je dán kontextovými přístupy.

	Pozor
	Běžný účetní doklad musí být ve stavu Zaúčtovaný a musí patřit do aktuálně otevřeného roku. V rámci přesunu dochází k přepočtu obratů a zůstatků hlavní knihy za otevřený rok. Přesun bude uskutečněn pouze za podmínky, kdy jiný uživatel nemá zamčený jiný účetní doklad.

Hromadný přesun rozpracovaných účetních dokladů

Umožněn je také hromadný přesun rozpracovaných účetních dokladů. Nejdříve se v přehledovém formuláři účetních dokladů pomocí zatržítek označí požadované účetní doklady určené pro přesun do následujícího období. Poté se použije tlačítko Přesun, které umožní rozpracované a předem označené účetní doklady hromadně přesunout do následujícího období.

Obr. 02115/7 Hromadný přesun rozpracovaných účetních dokladů přes tlačítko "Přesun" do následujícího období

Opravy účetních dokladů

Tlačítko Oprava slouží pro opravy běžných a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Oprava se k dokladu, který zůstane beze změn, vytvoří opravný doklad se zápornými částkami obratů. Text v hlavičce dokladu je připraven pro doplnění a obraty na jednotlivých řádcích lze měnit dle potřeby. V této chvíli máme ještě možnost nově vytvořený doklad zrušit, pokud jsme nepoužili klávesu pro uložení. Doklady z uzavřeného roku již nelze takto opravovat.

Obr. 02115/8 Opravy účetních dokladů

Upravena je také vazba na řádky při opravě účetních dokladů. Vazba je uložena ve vazební tabulce TDOKLVZB, ale s vazbou na ID řádku → čísla řádků lze nyní libovolně měnit i v případě, že jsou navázány na nějaký opravný řádek.

Opravy vybraných řádků účetních vět

Ve formuláři 02213 - Vytvoření opravného účetního dokladu je umožněno vytvořit tlačítkem Opravný doklad z vybraných řádků účetních zápisů běžný účetní doklad (tzv. "opravný"), který je totožný s účetním dokladem, který by uživatel pořizoval ručně ve funkci 02115 - Účetní doklady a ničím se tak neliší od jiných běžných účetních dokladů. Opravným dokladem je nazýván proto, že umožňuje vytvořit řádky s opačným znaménkem, čímž dojde k odúčtování původních účetních zápisů. Na rozdíl od opravného dokladu vytvořeného k účetnímu dokladu ve funkci 02115 - Účetní doklady tlačítkem Opravy je tento doklad vytvořen z vybraných řádků účetních zápisů. Blíže je funkce tohoto "opravného" dokladu popsána v dokumentaci k formuláři 02213 - Vytvoření opravného účetního dokladu.

Tlačítko UDD

Tlačítko UDD je určeno pro pořízení/prohlížení univerzálních daňových dokladů. Přístupnost tlačítka se řídí následujícími podmínkami:

• pokud k účetnímu dokladu neexistuje žádný univerzální daňový doklad a zároveň R_SQL parametr IMPUDD_HLAVICKA není nadefinovaný, je tlačítko neaktivní
• tlačítko je aktivní:
  • pokud existuje nějaký univerzální daňový doklad, nebo
  • v případě, že R_SQL parametr dotáhne pro daný účetní doklad ID typu dokladu pro univerzální daňový doklad

Možnost editace řádků v nezaúčtovaném externím účetním dokladu

Přímo v nezaúčtovaném externím účetním dokladu lze editovat řádky. Editovat řádky lze pouze u externího účetního dokladu, který:

• je nezaúčtovaný
• nevznikl kumulací (tzn. řádky kumulovaného dokladu nelze editovat)

V dokladu, který nemá žádný kumulativní řádek, lze:

• řádek smazat
• vytvořit nový řádek

Nelze však:

• měnit saldokontní účet
• zakládat nové věty se saldokontním účtem
• ani je mazat

Uskutečněné změny se projeví také:

• v kontaci prvotního dokladu, kam se automaticky nakopírují
• v historii kontace prvotního dokladu, kde o nich vznikne skrytý záznam

Kopie

Tlačítko Kopie slouží pro vytvoření kopie běžného nebo generovaného účetního dokladu. Po stisku tlačítka Kopie se klávesou Výběr vytvoří nový doklad, který je připraven pro libovolné úpravy. V této chvíli lze ještě nově vytvořený doklad zrušit, pokud nebyla použita klávesa klávesu pro Uložení změn.

Obr. 02115/9 Kopie běžného účetního dokladu - spuštění funkce

Možnost kopie účetního dokladu obsahujícího řádek se saldokontním účtem

Umožněno povolení saldokontních účtů i v kopii běžného účetního dokladu. Dosud byla možnost povolit saldokontní účty jen v pořízení běžného účetního dokladu. Kopie účetního dokladu funguje za těchto podmínek:

• neobsahuje-li účetní doklad řádek se saldokontním účtem, kopie se vytvoří
• obsahuje-li účetní doklad řádek se saldokontním účtem, rozhoduje přístup uživatele na formulář 03461 - Saldokontní účty a hodnota lokálního parametru UCSALUC pro úlohu 021 - Základní účetnictví, pokud je alespoň jeden z těchto faktorů negativní, kopie se nevytvoří, v opačném případě se automaticky přepíše zatržítko Povolit saldoúčty a kopie se vytvoří

Může se objevit upozornění "Doklad obsahuje saldokontní účty, opravdu chcete doklad zkopírovat?".

Storno

Tlačítko Storno umožňuje stornovat účetní doklady. Storno lze provést u všech účetních dokladů (běžného, generovaného i externího), přičemž vždy záleží na jeho stavu, případně i období, do kterého je zařazen. Stornovat lze účetní doklady typu Běžný, Externí a Generovaný ve stavu Nezaúčtovaný. Stornovat nelze účetní doklad, který již byl zaúčtován. Ke stornování účetních dokladů je určeno tlačítko Storno, které se nachází jak v přehledu, tak i v detailu účetního dokladu.

Po stisku tlačítka Storno u běžných a generovaných dokladů se stavem Nezaúčtovaný se vytvoří storno doklad, který je zařazen do otevřeného účetního období. Zároveň proběhne kontrola na platnost položek účetní věty. Automaticky je nastaven jeho stav na Zaúčtovaný. Takový storno doklad není možné měnit. Text v hlavičce vytvořeného storno dokladu uvádí, který doklad byl tímto dokladem stornován. Současně je ve stornovaném dokladu v textu hlavičky uvedeno číslo storno dokladu. Původní text hlavičky stornovaného dokladu je uschován v textu první řádky tohoto dokladu. V případě, že je stornován doklad, který ještě nebyl zaúčtován, nevytváří se storno doklad, ale tento doklad je pouze uveden do stavu Stornován. Tato skutečnost je uvedena v textu hlavičky stornovaného dokladu a v hlavičce dokladu dojde také k vynulování obratů.

Po stisku tlačítka Storno u externích dokladů se vynuluje hlavička a řádky dokladu a příslušným prvotním dokladům se opět nastaví stav přenosu do účetnictví na Nepřeneseno.

	Pozor
	Stornovat lze pouze doklady, jejichž externí úlohy mají otevřené stejné účetní období jako úloha 021 - Účetnictví a jsou ve stavu Nezaúčtovaný.

Při stornu účetního dokladu pro přeúčtování kurzových rozdílů je vytvořený doklad automaticky uložen s hlášením "Doklad stornován dokladem č. ...".

Obr. 02115/10 Storno účetního dokladu - spuštění funkce

Možnost obnovení blokací rozpočtu na smlouvě při stornu mzdového účetního dokladu

Pomocí R_SQL parametru UDO_STORNO_ZMENA lze zajistit při stornu mzdového účetního dokladu obnovení blokací rozpočtu na smlouvě. Musí použít tyto vázané proměnné:

• :DOKLIDNO
• :TYPDOK
• :CAV
• :OBDOBI
• :EJIDNO

Zaúčtování účetních dokladů

Tato možnost slouží pro zaúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Zaúčtování proběhne kontrola platnosti položek účetní věty a pokud je vše v pořádku, proběhne zaúčtování dokladů. V případě výskytu chyby je možné zobrazit nebo vytisknout protokol o kontrole s výpisem jednotlivých neplatných položek. Zaúčtovat lze pouze doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Nezaúčtovaný. Při nastavení lokálního parametru UCDAZAUC je při zaúčtování účetního dokladu umožněno zadat datum zaúčtování.

Doplněn alias VEKBAVYP.BAVIDNO do předávaného seznamu id bankovních výpisů.

Tlačítko Zaúčtování rozpracovaných dokladů

Chybové účetní doklady, ve kterých je například uvedena již neplatná část zdroje financování (neplatná akce, apod.), nebo je uveden neplatný analytický účet, případně je uvedeno již neplatné středisko, apod., lze zaúčtovat v detailu účetního dokladu, a to zatržením zatržítka Zaúčtování rozpracovaných dokladů:

• pro možnost zaúčtování účetního dokladu, který má uvedené například neplatné středisko, analytický účet, apod.
• zatržítko je navázáno na akci EKZAUCH, vidí ho tedy jen uživatelé, pokud mají přidělenou akci EKZAUCH
• defaultně mají akci EKZAUCH přidělenou ti uživatelé, kteří měli přidělený dříve používaný formulář 02132 - Zaúčtování chybových účetních dokladů → správci nyní nemusí nic dalšího pro nastavení přístupu dělat, akce EKZAUCH se těmto uživatelům přiřadí automaticky

Obr. 02115/11 Zatržítko "Zaúčtování rozpracovaných dokladů v detailu účetního dokladu

Hromadné zaúčtování účetních dokladů

Lze provést také hromadné zaúčtování. Požadované účetní doklady určené k hromadnému zaúčtování uživatel v přehledovém formuláři označí nejprve zatržítky, přičemž je možné použít kombinace kláves CTRL + N, příp. CTRL + F → poté stiskne tlačítko Zaúčtování.

Automatické zaúčtování externích účetních dokladů

V iFIS je zavedena podpora pro automatické zaúčtování externích účetních dokladů a s tím související podpora pro Automat na přenos a zaúčtování externích dokladů v iFIS/Účetnictví. Více informací uvedeno zde.

	Poznámka
	Podrobnější informace Vám sdělí pracovníci BBM přes aplikaci Helpdesk.

Odúčtování účetních dokladů

Tato možnost slouží pro odúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Odúčtovat proběhne odúčtování účetních dokladů.

Odúčtovat lze pouze doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Zaúčtovaný.

U již spárovaných položek na hlavní knize se před odúčtováním účetního dokladu kontroluje, zda se v dotčených dokladech vyskytuje alespoň jeden řádek spárovaný v účetním saldu. Pokud ano, uživatel se může rozhodnout, zda doklady odúčtuje a na pozadí se spárované řádky rozpárují, nebo zda operaci odvolá.

Hromadné odúčtování účetních dokladů

Lze provést také hromadné odúčtování. Požadované účetní doklady určené k hromadnému odúčtování uživatel v přehledovém formuláři označí nejprve zatržítky, přičemž je možné použít kombinace kláves CTRL + N, příp. CTRL + F → poté stiskne tlačítko Odúčtování.

Hromadné změny

Tlačítko Hromadné změny je určeno pro hromadnou změnu některých údajů v označených řádcích. Slouží zejména jako podpora iFIS pro hromadné položkové přeúčtování. Hromadné změny lze provádět pouze na běžných účetních dokladech, které jsou ve stavu Chybový nebo Nezaúčtovaný. Pomocí tlačítka Hromadné změny je u označených řádků účetního dokladu umožněna:

• změna zdroje financování - umožní hromadně změnit zdroj financování
• opačná hodnota částek - hromadně doplní opačné hodnoty částek
• záměna účetních stran - umožní hromadnou záměnu účetních stran
• změna textu řádků - hromadná změna textu v řádkách účetního dokladu vymění zvolenou část textu za novou
• změna analytického účtu - umožní hromadně zmenit použitý analytický účet
• změna volitelné položky - hromadně změní volitelné položky
• změna párovacího symbolu - obdobně jako změna volitelné položky umožní změnit hromadně použitý párovací symbol
• kopie vybraných řádků - umožní hromadnou kopii vybraných řádků
• smazání vybraných řádků - hromadně smaže vybrané řádky
• změna čísla prvotního dokladu - hromadně změní čísla prvotních dokladů u vybraných řádků
• změna datumu vzniku účetního případu - hromadně změní položku Datum ú. p. u označených záznamů

K označení záznamů slouží zatržítka umístěná před jednotlivými řádky v účetním dokladu, pomocí nichž lze označit záznamy určené k provedení hromadných změn. Pokud původní hodnoty nejsou vyplněny, vloží se do pole Původní hodnota pomocí klávesy pro Seznam hodnot text Nevyplněno a zadá se nová hodnota.

Obr. 02115/12 Hromadné změny

	Pozor
	V externím účetním dokladu je zakázáno vkládat nové řádky a mazat existující, a to v jakémkoli případě.

Tlačítko Další

Kumulace

Po uzavření běžného účetního dokladu a stisku tlačítka Další lze výběrem nabídky Kumulace spustit proces kumulace řádků. Systém hledá:

• shodu:
  • analytického účtu
  • zdroje financování
• shodnou stranu zaúčtování
• v některých případech i shodný text,

a to podle vybraného způsobu kumulace

Tlačítko je zpřístupněno na rozpracovaných účetních dokladech.

Po stisku tlačítka Další.. → Kumulace se zobrazí nabídka s různými možnostmi kumulace částek na řádcích účetního dokladu:

• Zpět
• Kumulace za všechny položky účetní věty
• Kumulace za všechny účetních položky účetní věty vyjma TEXT
• Kumulace za AU, ZF
• Kumulace za AU, ZF, TEXT

Obr. 02115/13 Nabídka způsobů kumulace přes tlačítka "Další.." → "Kumulace"

Rozpočty

Po stisku tlačítka Další lze z nabídky použít také možnost Rozpočty. Tato možnost je aktivní pouze na řádku se zdrojem financování. Po jejím výběru se lze přepnout do čerpání rozpočtu na daný zdroj. Zobrazí se nejen rozpočty se stejnou zakázkou jako má aktuální účetní věta, na které je právě umístěn kurzor, ale také referenční rozpočet přidružený ke stejné zakázce, pokud existuje.

Volitelné položky a párovací symboly

V účetním dokladu je možnost evidence dalších ne/účetních detailů v účetní větě, a to doplněním číselníku 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty. Tento číselník je určen pro evidenci tzv. párovacích účtů (pro párování na hlavní knize) a nastavení pravidel pro volitelné položky účetní věty. V tomto číselníku lze nadefinovat povinnost vyplnění položek P1 - P10, vazbu na analytický účet i vazbu na zakázku. Správným nastavením těchto položek lze evidovat uznatelné výdaje projektu pro určitou etapu nebo evidovat data úhrady. Tyto položky lze opravovat i po uzávěrce období. Položky lze vyplňovat ručně, ale lze nadefinovat automatické plnění z prvotních dokladů. Je zde dána i možnost doplňovat je i zpětně. Stejně jako se propisují změny volitelných položek či párovacího symbolu z externího účetního dokladu zpět do kontace prvotního dokladu, propisuje se i text poznámky uvedený na řádku externího účetního dokladu. Více informací k volitelným položkám a párovacím symbolům naleznete zde a ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty.

Kontroly

V detailu účetního dokladu se nachází kontrolní infookno s tlačítkem Kontroly. Kontrolní infookno má za úkol hlídat správnost a aktuálnost ukládaných dat:

• kontrolní infookno uživatelé iFIS/Účetnictví již znají, běžně se s ním setkávají například při kontaci jednotlivých prvotních dokladů iFIS
• uživatel je v kontrolním infookně účetního dokladu průběžně upozorňován na potřebné evidenční úkony nebo nesrovnalosti, které brání uzavření a zaúčtování účetního dokladu
• jednotlivá hlášení v kontrolním infookně administruje správce iFIS prostřednictvím formuláře 00350 - Administrace kontrolních hlášení
• správce může zavádět nové vlastní kontroly zohledňující aktuální metodiku účtování
• zavedena je možnost provádění kontrol za celý doklad nebo za vybraný řádek účetního dokladu

	Poznámka
	Funguje na obdobném principu jako dosud zavedené kontrolní infookno například u závazků, kde je také uvedeno více podrobností.

Způsoby kontroly účetního dokladu mohou být:

• bez kontroly
• za řádek
• za doklad

Pomocí parametru UCKONDOK lze nastavit výchozí způsob kontroly účetního dokladu pomocí kontrolního infookna. Parametr může obsahovat tyto hodnoty:

• prázdná hodnota
• B - bez kontroly
• R - řádek
• D - doklad

V detailu účetního dokladu je zavedena také kontrola na období, která se aktivuje při uložení změn na novém/upraveném účetním dokladu.

Obr. 02115/14 Kontrolní hláška, která se objeví při uložení účetního dokladu

V kontrolním infookně účetního dokladu se mohou objevit například tyto hlášky:

• "Zdroj financování k zakázce je zneplatněn"
• "Zdroj financování k zakázce ještě není platný"
• "Zdroj financování k zakázce již není platný"

Automatické generování UDD k ručně zadávaným běžným účetním dokladům

Zavedena je podpora pro automatické generování UDD k ručně zadávaným běžným účetním dokladům, a nebo k dokladům přebíraným z externích systémů (např. daňový doklad ke zúčtovací listině převzaté z ubytovacího nebo stravovacího systému).

Automatické generování účetního dokladu ze zapsané zúčtovací listiny do vstupního zásobníku

V iFIS je zavedena funkcionalita pro automatické vygenerování účetního dokladu ze zapsané zúčtovací listiny do vstupního zásobníku iFIS/Účetnictví. Vstupní zúčtovací listina čeká v zásobníku dokud není převzata formou účetního dokladu a osoba ji v iFIS zaúčtuje. Automaticky se poté vygenerují účetní doklady ze zapsané zúčtovací listiny ze vstupního zásobníku do iFIS/Účetnictví.

Tisky

Z přehledového formuláře i z jeho detailu lze spouštět různé sestavy. Jejich výčet je zobrazen na stránce dole.

Upraveno bylo zobrazení autora a data zaúčtování ve formuláři i na navazujících tiskových sestavách 10005/02115 - Účetní doklad a 10505/02115 - Účetní doklad včetně PS a VP (na šířku).

Podpora výkaznictví projektu - kontrola účtování ne/uznatelných nákladů

Všechny kontační formuláře iFIS dokážou upozornit, že na zakázce (projektu, grantu) je právě účtováno na analytickém účtu, který není zahrnut do rozpočtu zakázky. Cílem je například, aby účetní měli v průběhu celého roku kontrolu nad účtovanými uznatelnými a neuznatelnými náklady. Vše se nastaví jednoduše tak, že se u zakázky doplní tzv. referenční rozpočet. Má-li zakázka určený referenční rozpočet, je ve všech kontačních formulářích iFIS kontrolováno, zda zadávaný analytický účet je nebo není zapojený do některého z typů účtů v řádcích referenčního rozpočtu, a to dle příznaku neuznatelné položky. Pokud není, pak je tato skutečnost signalizována na kontačním řádku oranžovým podbarvením položky Číslo řádku. Kontrola se provádí na všech kontačních řádcích s nesaldokontními analytickými účty.

Významy barevné signalizace na pozadí účtovaných položek v kontačních oknech iFIS:

• červeným podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do neuznatelných položek rozpočtu
• zeleným podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do uznatelných položek rozpočtu
• oranžovým podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který není zapojen do struktury typů účtů v referenčním rozpočtu zakázky-projektu

Obr. 02115/15 Příklad barevné signalizace ne/uznatelných nákladů

	Poznámka
	Více informací naleznete zde.

Na záložce Rozpočty ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty lze prohlížet pouze rozpočty související se zakázkou. Uživatel má přístup také na rozpočty, které vygeneroval ze své zakázky s neuvedeným nákladovým střediskem. To samé umožňují i formuláře 01222 - Zakázky - projekty - dle NS, 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby a 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení.

	Pozor
	Na záložce Rozpočty se však zobrazují pouze rozpočty s vazbou na aktuální zakázku. Rozpočty nadřízených zdrojů financování se nezobrazují.

Nabídka seznamu hodnot pro položku Referenční rozpočet je závislá na:

• nákladovém středisku
• typu akce
• komplexní položce
• stavu zatrhávátek Všechna NS a Všechna KP

V seznamu se nabízejí i rozpočty s podřízeným NS, a dále rozpočty, které mají v názvu typu akce nebo akce uvedeno procento (%).
Záložka Rozpočty zobrazuje veškeré rozpočty, které může akce ovlivnit. To znamená, že všechny rozpočty související se zakázkou se zobrazují v této záložce. Záložka navíc obsahuje zatrhávátko s označením "R" pouze označuje referenční rozpočet a nelze jej měnit. Změna referenčního rozpočtu je možná pouze v hlavičce zakázky na položce Referenční rozpočet.

Barevná signalizace dodatečné opravné kontace k řádku běžného účetního dokladu

Ve formuláři může být položka Ř. žlutě podbarvena v případě, kdy je k danému řádku běžného účetního dokladu provedena dodatečná opravná kontace.

Barevná signalizace dodatečné opravné kontace k řádku běžného účetního dokladu se může objevit i v těchto formulářích iFIS/Účetnictví:

• 02116 - Prohlížení účetního dokladu
• 02122 - Pohyby na účtech
• 02212 - Vnitropodnikové pohyby

Obr. 02115/16 Žluté podbarvení položky "Ř." v detailu účetního dokladu

Navazující funkce:

• 01103 - Číselník středisek
• 01202 - Číselník komplexních položek
• 01203 - Číselník typů akcí
• 01305 - Účtový rozvrh
• 02284 - Přeúčtování kurzových rozdílů

Volané sestavy:

• 00505 - Účetní doklad (párovací symbol)
• 10005 - Účetní doklad
• 10075 - Účetní doklady - přehled
• 10095 - Účetní doklad - pohyby
• 10133 - Likvidační list univerzální
• 10234 - Podklady pro přeúčtování
• 10505 - Účetní doklad včetně PS a VP (na šířku)
• 10506 - Účetní doklad (hromadný tisk)
• 10507 - Účetní doklad včetně PS a VP (hromadný tisk na šířku)

Odkazy:

• Import interních přeúčtovacích dokladů z *.xls do iFIS