Man09126
09126 * Spisové uzly
Číselník uzlů spisové služby je základním číselníkem celého subsystému. Všechny operace s dokumenty (písemnostmi) jsou svázány vždy s konkrétním spisovým uzlem.
Obr. 09126/1 Číselník uzlů spisové služby
Uzel je pracovištěm spisové služby, tedy místo pro evidenci a vyřizování přijaté nebo odesílané pošty. Obvykle je uzlem každý útvar (středisko), avšak struktura a hierarchie nemusí odpovídat organizační struktuře organizace. Hlavním a povinným uzlem je SVĚT jako označení pro externí subjekty. Tento hlavní uzel je nadřízen alespoň jednomu uzlu pro kontakt s vnější poštou, typicky uzel Podatelna. Nadřízenost a podřízenost jednotlivých uzlů musí odpovídat skutečnému rozložení příslušnosti toho kterého útvaru k té které podatelně, která pro útvar zajišťuje spisovou službu. Nadřízenost a podřízenost uzlů nemusí odpovídat organizační struktuře subjektu, je dána spíše standardním oběhem dokumentů mezi pracovišti.
|
Poznámka |
| Z pohledu systému je umožněno, aby všechny spisové uzly (všechna pracoviště spisové služby) subjektu plnily funkci podatelny (výpravny). |
Typ uzlu - určuje, zda jde o běžný spisový uzel nebo o některý specializovaný typ (Svět, Centrální spisovna nebo E-mail)
- Centrální spisovna - je pracoviště, na kterém zpravidla probíhá skartační řízení. Centrálních spisoven může být více, většinou bývá alespoň jedna.
- E-mail je pouze formální spisový uzel, který slouží k evidenci e-mailů odeslaných do spisové služby. Při implementaci této funkce musí být založen na poštovním serveru účet pro spisovou službu a dále musí být nastaveny globální parametry POP3_IP, POP3_PO, SPSUSER a SPSPSW.
V současné verzi iFIS není tato funkcionalita evidence odesílaných e-mailů podporována a zprovozněna!
Možnost přípravy skartačního návrhu a následně provedení vlastního skartačního řízení je spravováno globálními parametry (SPSSR) a parametry uvedenými u jednotlivých spisových uzlů.
SN - příznak, který určuje, zda je v systému na spisovém uzlu povoleno vytvoření skartačního návrhu pro přípravu skartačního řízení (u běžných spisových uzlů na příruční spisovně). Tuto funkčnost lze centrálně povolit nebo zakázat globálním parametrem SPSSR. Vytváření a úpravy skartačního návrhu na spisovém uzlu je povoleno pouze v případě, že příznak SN je nastaven na hodnotu A a globální parametr SPSSR na hodnotu SN=A.
SŘ - příznak, který určuje, zda je v systému na spisovém uzlu povoleno provedení skartačního řízení (u běžných spisových uzlů na příruční spisovně). Tuto funkčnost lze centrálně povolit nebo zakázat globálním parametrem SPSSR. Skartační řízení je na spisovém uzlu povoleno provést pouze v případě, že příznak SŘ je nastaven na hodnotu A a globální parametr SPSSR na hodnotu SR=A.
ISDS - příznak, který určuje, zda je v systému na daném spisovém uzlu povoleno odesílání datových zpráv do datových schránek prostřednictvím přihlášení do ISDS.
Kód uzlu - určen pouze pro možnost zakomponování spisového uzlu do číselných řad Spisové služby - v nastavení masky číselných řad Spisové služby zástupný znak P. Jsou povoleny číslice a písmena, s výjimkou písmene C.
Adresa - nepovinný informativní údaj obsahující adresu nebo umístění spisového uzlu. Tento údaj je poté ve formuláři 09122 Podací deník zobrazen u všech adresátů typu U a O v poli Adresa.
Pomocí položek Středisko, TA (Typ akce), Akce a KP (Komplexní položka) lze ke spisovému uzlu přednastavit zdroj financování pro možnost rozúčtování nákladů na poštovné (ve vazbě na frankovací stroj). Pro odesílané dokumenty jsou položky ZF součástí záložky Doplňující úd. ve funkci 09122 Podací deník.
Obr. 09126/2 Číselník uzlů spisové služby (zdroj financování, administrace spisových uzlů s více ekonomickými jednotkami)
Ve formuláři jsou zobrazeny buď pouze spisové uzly aktuální ekonomické jednotky, nebo je možno pracovat i s uzly jiných ekonomických jednotek. Zobrazení je řízeno pomocí zatrhávátka Pracovat se všemi EJ v levé dolní části formuláře (aktuální stav je vyvolán přes režim dotazů). Pro administraci spisových uzlů jiné ekonomické jednotky není tedy nutno se nejprve na tuto ekonomickou jednotku přehlásit.
K uzlům spisové služby jsou přiřazováni pracovníci funkcí 09130 - Přiřazení osob k uzlům nebo 09131 - Přiřazení uzlů k osobám.
Tlačítkem [Aktualizovat registraci osob] se provede automatická registrace osob ke spisovým uzlům tak, že se k uzlu zaregistrují všechny osoby, jejichž kmenové středisko uvedené v číselníku osob (funkce 09101) odpovídá některému ze středisek zaregistrovaných ke spisovému uzlu, viz blok Registrovaná střediska v pravé části formuláře.
Ve formuláři lze provádět také dílčí aktualizace registrovaných osob dle navázaných středisek ke spisovému uzlu pomocí tlačítka Aktualizovat registraci osob, a to za jednotlivé:
- spisové uzly - pro spisové uzly, na kterém stojí kurzor
- ekonomické jednotky - pro subjekty, kde jsou spisové uzly evidovány pro více ekonomických jednotek
Obr. 09126/3 Aktualizace registrace osob ke spisovému uzlu
Sloupec ISRS umožňuje určit spisový uzel pro evidenci datových zpráv do/z ISRS - Centrální SU ("C") a případně navolit další spisové uzly, které budou pro tyto účely Střediskové ("S")
Obr. 09126/4 Sloupec "ISRS" ve formuláři 09126 - Spisové uzly
Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/SPS naleznete zde.
Položka Odesílatel buď může zůstat prázdná, nebo může obsahovat hodnoty:
- F = Firmy - odesílatel bude vybírán z číselníku organizací
- O = Osoby - odesílatel bude vybírán z číselníku osob
- U = Spisový uzel - bude vybíráno z číselníku spisových uzlů
- N = bez vazby na číselník - odesílatel může být zadán volným textem
Zadaná hodnota se předvyplní do položky Typ odesílatele při zakládání nového dokumentu do formuláře 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby. Předvyplněnou hodnotu lze dodatečně změnit.
Obr. 09126/5 Předvyplnění položky "Typ odesílatele" ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
Navazující funkce:
