Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba

Možnost odesílání datových zpráv prostřednictvím iFIS/Spisová služba

Příprava datové zprávy

Dokument k odeslání prostřednictvím ISDS může být zaevidován na libovolném SU (realizace přes volbu "Poslat"). Pro tento způsob odeslání je volena v položce Způsob doručení hodnota Datová schránka a na základě toho se v bloku "Adresát" předdefinuje Typ adr. = D (Datová schránka)

a) Vyhledání datové schránky v číselníku iFIS

V číselníku 01110 - Organizace (a ve funkci 09101 - Jmenný seznam osob) jsou k dispozici hodnoty Typu spojení pro datové schránky. Pokud zde údaje o ID datové schránky budou evidovány, pak lze pro vyhledání datové schránky adresáta využít příslušné číselníky.

Vyhledání poté funguje přes položky Typ DS a Majitel

b) Vyhledání datové schránky v ISDS

Vyhledání datové schránky adresáta lze realizovat prostřednictvím tlačítka Vyhledat DS. Otevře se formulář 00225 - Vyhledávání datové schránky, který umožní vyhledání konkrétního ID schránky v systému ISDS a následné vyplnění hodnot jednotlivých položek v bloku "Adresát".

	Poznámka
	Tuto možnost vyhledání lze využít bez ohledu na to, zda jsou některé ID datových schránek evidované v číselnících iFIS

Předání datové zprávy k odeslání

Pokud je datová zpráva evidována na SU, ze kterého není povoleno odesílat do ISDS, pak je nutno datové zprávy předat na SU, který má toto povolení nastaveno ve funkci 09126 - Spisové uzly.

Proces odeslání datové zprávy

Předpokladem pro to, aby bylo možno odeslat datovou zprávu do ISDS, je nastavení položky ISDS ve funkci 09126 - Spisové uzly pro příslušný SU a ve funkci 09130 - Přiřazení osob k uzlům pro konkrétního uživatele.

	Pozor
	K vlastnímu odeslání pak dochází z formuláře 09122 - Podací deník přes volbu VÝDEJ a funkci 09137 - Předávací formulář na záložce e-Dokumenty přes volbu Datové zprávy a tlačítko Odeslat do ISDS. V nabídce jsou všechny připravené datové zprávy k odeslání. Jejich výběr je možno omezit pomocí zatrhávátek. Funkcionalita je blíže popsána zde.

Obr. Funkcionalita odesílání datových zpráv do ISDS ve formuláři 09137 - Předávací formulář přes záložku "e-Dokumenty", volbu "Datové zprávy" a tlačítko "Odeslat do ISDS"

V případě, že datová zpráva nesplňuje náležitosti dle Provozního řádu ISDS, pak nedojde k odeslání a objeví se okno se seznamem neodeslaných zpráv s popisem příčiny.

Odeslané datové zprávy

Je možno zobrazit přímo přihlášením do příslušné datové schránky.

Ve funkci 09122 - Podací deník jsou evidovány u odesílajícího SU ve složce "Odesláno". Do přílohy jsou automaticky importovány odeslané autentifikované datové zprávy a také doklady o dodání a doručení datové zprávy příjemci (adresátovi).

Komerční (poštovní) datové zprávy

Agenda iFIS/Spisová služba je připravena i pro komunikaci prostřednictvím komerčních (poštovních) datových zpráv, tj. pro výměnu dokumentů mezi subjekty, které nejsou OVM. Lze tak komunikovat vzájemně mezi PO, FO a PFO.

	Poznámka
	Předpokladem pro možnost odesílání poštovních datových zpráv je uzavření příslušné smlouvy s ČP, neboť odesílání je zpoplatněno. Na základě smlouvy je možnost odesílání nastavena ČP u datové schránky subjektu.

Je umožněno také přijímat komerční datové zprávy.

	Poznámka
	Nezbytným předpokladem pro příjem takových zpráv je povolit jejich příjem v nastavení datové schránky.

Velkoobjemové zprávy (VoDZ)

Velkoobjemové zprávy jsou Datové zprávy s celkovou velikostí příloh větší než 20 MB. Maximální povolená velikost příloh VoDZ je 100 MB.

Systém iFIS neumožňuje automatické odesílání či příjem VoDZ (vekoobjemových datových zpráv). V případě odesílání takové zprávy je uživatel upozorněn, že zprávu nelze odeslat. V případě příjmu takové zprávy je odeslána e-mailová notifikace s upozorněním na tuto zprávu. Tuto zprávu je nutné zpracovat ručně uživatelským přístupem do Datové schránky.

	Pozor
	V případě, že datová zpráva nesplňuje náležitosti dle Provozního řádu ISDS, nedojde k jejímu odeslání a objeví se okno se seznamem neodeslaných zpráv s popisem příčiny.

	Poznámka
	Postup pořízení záznamu o VoDZ v iFIS/Spisová služba zde.

Role a přístupy pro odesílání datových zpráv do ISDS

Přístup do DS - prostřednictvím zaregistrovaného certifikátu původce přes iFIS/Spisová služba:

Odesílání datových zpráv přes iFIS/Spisová služba do ISDS:

• vytvořit a zaevidovat datovou zprávu může jakýkoliv správce libovolného spisového uzlu, následně lze předat na spisový uzel, který má nastaveno právo odesílat
• možnost vlastního odeslání je řízeno nastavením v administraci - ve formuláři 09126 - Spisové uzly určení spisového uzlu (sloupec ISDS) a ve formuláři 09130 - Přiřazení osob k uzlům, případně 09131 - Přiřazení uzlů k osobám určení konkrétní osoby na spisovém uzlu (sloupec ISDS)

Příjem doručených datových zpráv z ISDS:

• v parametrech nastaveno ID spisového uzlu, na který je příjem datových zpráv evidován, správce tohoto spisového uzlu zajišťuje předání datové zprávy konečnému adresátovi v rámci spisové služby

Odesílání DZ z iFIS/RS do ISRS (zveřejňování smluv a objednávek) a příjem odpovědí z ISRS:

• vlastní odeslání umožněno přes samostatně administrovatelná tlačítka Odeslat ke zveřejnění (BUT_RS_ZVER) a Zrušit zveřejnění (BUT_RS_ZVER_ZRUS) - přístupy přes uživatelskou roli na Akce
• odeslané a přijaté datové zprávy evidovány automaticky ve správcovsky nadefinovaném centrálním spisovém uzlu (ve formuláři 09126 - Spisové uzly)

Navazující funkce:

• Automatická evidence přijatých doručených datových zpráv z ISDS
• 00225 - Vyhledávání Datové schránky
• 09122 - Podací deník
• 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• 09143 - Evidence nového dokumentu do externí spisové služby