Man30335
30335 * Objednávky - detail
Do formuláře pro pořízení objednávky se uživatel dostane z formuláře 30333 Přehled objednávek pomocí tlačítka Pořízení nebo volbou pro Nový záznam.
Formulář je určen pro založení požadavku na objednávku, k jeho kontrole na volné finanční prostředky v rozpočtu, k jeho uzavření, schválení, potvrzení a k tisku konečné objednávky.
Proces objednávání je tvořen následujícími úkony:
- Pořízení požadavku na objednávku (provádí navrhovatel objednávky). Pozor, zapsaný požadavek na objednávku obvykle blokuje finanční prostředky ve finančním rozpočtu (je dáno nastavením deníku objednávky)
- Uzavření požadavku (navrhovatel objednávky tím předává požadavek ke schválení)
- Schválení nebo Neschválení objednávky (podle interních zvyklostí provádí správce rozpočtu, příkazce rozpočtu nebo jiná odpovědná osoba)
- Potvrzení objednávky (podle interních zvyklostí provádí správce rozpočtu, příkazce rozpočtu, jiná odpovědná osoba nebo nákupčí)
- Saldo (spárování objednávky se závazkem - došlou fakturou, paragonem, stvrzenkou atd.)
Jednotlivé úkony jsou prováděny prostřednictvím tzv. funkčních tlačítek. Uživateli jsou přístupná pouze ta funkční tlačítka, která lze v daný okamžik použít (viz. aktuální stav objednávky) a zároveň pouze ta tlačítka, na která má uživatel přiděleno oprávnění. Uživatelská oprávnění k jednotlivým úkonům nastavuje a udržuje správce aplikace.
Pořízení nové objednávky - požadavku na objednávku
Formulář pro pořízení nové objednávky je rozdělen do tří částí:
- horní blok - položky, které jsou interního charakteru a nejsou proto tisknuty na konečné objednávce.
- prostřední blok - pokyny pro obchodního partnera a jsou proto tisknuty na tiskárně.
- dolní blok - určen pro evidenci řádků objednávky a případně příloh ve formě libovolných elektronických dokumentů.
Obr. 30335/1 Objednávky - pořízení nového záznamu
Při pořizování nového záznamu objednávky jsou systémem některé položky automaticky předvyplňovány. Většinou se jedná o položky přebírané z deníku, do kterého je objednávka pořizována (viz. nastavení výchozích hodnot v deníku). Další položky uživatel doplňuje ručně. K doplnění některých položek lze využít klávesu Seznam hodnot. Položky, které musí být doplněny povinně, jsou na formuláři vyznačeny červeným podbarvením.
Horní část objednávky - interní netisknutelné položky:
- Deník - určuje typ případně dokladovou řadu objednávky. Položky, které jsou předvyplněny v deníku, jsou přebírány do nové objednávky automaticky systémem.
- TÚ Položka rozpočtu - položka rozpočtu (typ účtu), určuje položkové zatížení rozpočtu (př. uvedený TU určuje, zda má být zatížena investiční nebo neinvestiční část rozpočtu), seznam hodnot pro tuto položku může být omezen tzv. referenčním rozpočtem uvedeným v deníku objednávky.
- Klasifikace - vazba objednávky na číselník (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky)
- NS, TA, A, KP - zdroj financování (Středisko / Typ akce / Akce / Komplexní položka), uvedený zdroj určuje finanční rozpočet, který bude zatížen objednávkou. Nabídka akcí je omezena pouze na ty, které mají zatrženou položku OZ ve funkci Man01220| Zakázky - projekty).
- Poznámka - Interní textové poznámky, pokyny k objednávce
- Číslo - číslo objednávky, je přidělováno podle nastavené číselné řady při prvním uložení hlavičky objednávky do databáze
- PID - PID číslo odesílané objednávky v modulu iFIS*Spisová služba
- Stav - stav objednávky, který může nabývat hodnot:
- Požadavek - návrh objednávky, umožňuje změny všech položek, záznam již blokuje rozpočet dle nastaveného zdroje a položky rozpočtu
- Uzavřená - návrh objednávky, uzavřením jsou již některá pole blokovaná proti změnám
- Schválená - konečná objednávka
- Neschválená
- Potvrzená - interní stav konečné objednávky, z hlediska blokace se chová stejně, jako Schválená objednávka
- Zrušená - zrušený záznam, neblokuje rozpočet
- Účetní stav objednávky - Stav spárovanosti objednávky se závazkem (fakturou, paragonem), může nabývat následujících hodnot:
- Nevyúčtovaná - s objednávkou není spárovaný žádný závazek
- Částečně vyúčtovaná - s objednávkou je spárován alespoň jeden závazek, spárovaná částka objednávky je však menší než celková částka objednávky
- Vyúčtovaná - objednávka je celá pokryta závazky, celá částka objednávky je spárována se závazkem.
- Rozepsáno - objednávka je souhrnná (více-zdrojová), k objednávce existuje rozpis dílčích zdrojů financování
- Zbývá vyúčtovat - částka objednávky, ke které ještě nebyl doručen žádný doklad- závazek (položka může nabývat i záporných hodnot), jaká výše objednávky ještě nebyla vyúčtována
- Blokace - částka, která zbývá spárovat se závazky
Prostřední část objednávky - externí tiskové položky:
- Smlouva - Doplněním čísla smlouvy dochází ke spárování objednávky se smlouvou z Registru smluv. Správným propojením objednávky se smlouvou je zajištěno, že finanční rozpočet je nadále blokován pouze objednávkou.
- Datum dodání - předpokládané datum dodání zboží. rozhodující pro určení rozpočtu, který bude zatížen objednávkou (př. uvedené datum dodání určuje, zda má být zatížen lednový nebo únorový finanční rozpočet, rozpočet prvního nebo druhého kvartálu roku atd.)
- Platnost - datum konce platnosti objednávky. Datum jerozhodující pro možné hromadné vyřazení ze salda
- Doprava - předpokládaný způsob dopravy, vybíráme z číselníku přípustných hodnot
- Místo dodání - předpokládané místo dodání
- Podmínky - předpokládané podmínky dodání, výběrem z číselníku přípustných hodnot.
- Úhrada - předpokládaný typ platby
- Bankovní účet - číslo bankovního účtu, ze kterého bude plnění z objednávky hrazeno
- Platba - předpokládané datum úhrady
- Zpráva - pokyny pro partnera
- Konečný příjemce - jméno a příjmení osoby která objednávku vyřizuje (kontaktní osoby, může být odlišná od osoby navrhovatele objednávky),
- kontaktní spojení je předvyplňováno z číselníku osob/záložka spojení,
- Kde je předvyplňováno hlavní pracovní adresou osoby.
|
Poznámka |
| Předvyplněné hodnoty lze ručně pozměnit/doplnit. |
- Komu - partner může být uváděn následujícími způsoby:
- IČO - vybírá se z číselníku firem
- DIČ - vybírá se z číselníku firem
- Firma - uživatel vybírá partnera z číselníku firem
- Osoba - uživatel vybírá partnera z číselníku osob
- Externí- uživatel ručně zapisuje partnera a jeho adresu volnou textovou poznámkou.
- Kontaktní údaje na partnera jsou předvyplňovány údaji zaevidovanými v číselníku organizací na záložce Ekonomické informace. Předvyplněné hodnoty lze ručně pozměnit/doplnit.
Obr. 30335/2 Objednávky - pořízení novhé záznamu
V návaznosti na položku v číselníku firem (01110 -> Ekonomické informace -> Náhradní plnění A/N ) lze tisknout automaticky text, který je zaznamenán v tabulce R_SQL pod názvem ZS_TEXT.
V tomto záznamu je dotaz, který vrací zprávu pro dodavatele.
Tento text je pak v detailu objednávky v poli text nad měnou, jedná se o pole dlouhé přes celou šíři obrazovky.
Nastavení vyžaduje hlubší znalosti (sestavení dotazu), a tak nastavení obsahu tabulky R_SQL je řešeno výhradně pracovníky BBM, a to buď projektanty nebo vývojáři. Správce projektu do tohoto zasvěcen není.
Pořízení zdroje
Zdroj objednávky je možné pořídit dvěma způsoby:
- postupným doplnění nejprve NS, TA, Akce a pak KP. Každá následující nabídka je omezena podle předchozích již vybraných hodnot.
- rovnou od pole Akce. Volbou Akce se otevře nabídka možných akcí a k nim příslušejících NS, TA a KP. Uživatel vybere požadovanou kombinaci, která je doplněna do všech příslušných polí.
Obr. 30335/3 Objednávky - výběr zdroje financování
Pořízení řádků
Jednotlivé položky řádku jsou nepovinné a záleží jen na úsudku uživatele, zda doplní položky Typ řádku / Text / MJ / Počet MJ / Cena MJ / Cena celkem. Každý další řádek může uživatel vytvořit klávesou Nový záznam. Ceny v řádcích jsou orientační, měly by se však v rámci možnosti co nejvíce přibližovat skutečné ceně. Pokud uživatel usoudí, že není vhodné, aby se dodavatel dozvěděl předpokládanou cenu z vytištěné objednávky, pak může tisk předpokládaných cen potlačit změnou nastavení Typu řádku (viz. následující hodnoty).
| Typ řádku | Význam |
| AA | řádek se tiskne včetně uvedené předpokládané ceny na řádku |
| AN | řádek se tiskne bez uvedené předpokládané ceny na řádku |
| N | řádek se na objednávce vůbec nevytiskne |
| Řádek se tiskne s předpokládanou cenou nebo bez ceny a to v závislosti na nastavení lokálního parametru T_OBJPRC |
V položce Klasifikace může uživatel upřesnit vazbu objednávky na číselník (např. na číselník CPV, SKP nebo na jiné správcem definované číselníky). Povinnost vyplnění těchto polí je dána nastavením v přísluném deníku.
Pod řádky je zobrazena položka Částka celkem, která je součtem jednotlivých částek z řádků objednávky a lze ji měnit pouze úpravou částek v řádcích objednávky.
Obr. 30335/4 Objednávky - nový záznam
Cena pro tisk obsahuje celkový součet všech cen na tzv. tisknutelných řádcích.
V položce DPH navrhovatel může určit, zda ceny v objednávce jsou uváděny v cenách bez DPH nebo v cenách včetně DPH. Nastavení textu Včetně DPH/Bez DPH je dáno nastavením této hodnoty v deníku, do kterého je objednávka pořizována. Současně určuje, zda finanční rozpočet bude zatížen částkou bez DPH / včetně DPH.
Datum vystavení objednávky je automaticky předvyplňován aktuálním datem, lze ho však ručně změnit na jiné datum.
V položce Vystavil je předvyplněno příjmení a jméno uživatele, který objednávku zapisuje do evidence. Následují kontaktní údaje na tuto osobu, které je možné ručně upravit. Tyto kontaktní údaje jsou automaticky předvyplňovány pouze v případě, že uživatel má aktivní volbu Zobrazit kontaktní údaje.
Uzavření objednávky
Tato volba slouží pro uzavření požadavku na objednávku. Po stisku tlačítka Uzavření se stav Požadavek (případně stav Neschválená) mění na stav Uzavřená. Uživatel tímto úkonem předává požadavek na objednávku ke schválení. Od tohoto okamžiku nelze na objednávce provádět žádné změny. Tisk objednávky je stále v režimu návrhu objednávky.
Obr. 30335/5 Objednávky - uzavřená objednávka
Schválení objednávky
Tato volba je určena pro schválení objednávky. Schvalující osobou bývá podle interních zvyklostí správce nebo příkazce rozpočtu, případně jiná oprávněná osoba. Po stisku tlačítka Schválení se stav objednávky mění na Schválená. Tis objednávky již není v režimu návrhu objednávky.
Obr. 30335/6 Objednávky - schválená objednávka
Volba Neschválení slouží pro zamítnutí objednávky. Stav objednávky se v tomto případě mění na Neschválená. Důvod neschválení zapisuje schvalující osoba do položky Poznámka. Neschválenou objednávku může navrhovatel objednávky běžným způsobem dodatečně upravit tak, aby mohla být následně schválena.
Pozor! Neschválená objednávka blokuje finanční prostředky ve finančním rozpočtu. Pokud tedy neschválená objednávka nebude realizována, pak je ji potřeba obratem převést do stavu Zrušená.
Potvrzení objednávky
Tato volba slouží pro potvrzení objednávky. Po stisku tlačítka Potvrzení se stav objednávky mění ze stavu Schválená na stav Potvrzená. Podle interních organizačních pravidel jsou objednávky potvrzovány správcem rozpočtu, příkazcem rozpočtu, jinou odpovědnou osobou, případně nákupčím.
Obr. 30335/7 Objednávky - potvrzená objednávka
Tisk objednávky
Stiskem klávesy pro Tisk dojde k vytištění objednávky. Pokud právě tištěná objednávka nebyla schválena, pak bude výsledkem tisku tzv. Interní návrh neschválené objednávky. Pokud je tištěna schválená nebo potvrzená objednávka, pak je tiskovým výstupem konečná objednávka pro dodavatele. Tisk cen na objednávce může uživatel ovlivnit stavem řádku objednávky.
Prohlížení historie objednávky
V historii změn objednávky je automaticky zaznamenáván autor a čas provedených úkonů s objednávkou: Uzavření, Schválení, Neschválení, Potvrzení, Navýšení, Otevření, Zrušení, Oprava uzavřené objednávky.
Volba Historie slouží pro chronologické zobrazení změn na objednávce.
Obr. 30335/8 Objednávky - historie objednávky
Dodatkové údaje
Tlačítkem Dodatky lze přejít na funkci 01425 - Dodatkové údaje.
Kontrola rozpočtu
Kontrola objednávky proti finančnímu rozpočtu je prováděna v závislosti na nastavení deníku objednávky (viz. správcovské možnosti nastavení deníku objednávky).
Pokud je rozpočtová kontrola aktivována, pak je současně s každým uložením změn prováděna kontrola celkové částky objednávky oproti volným finančním prostředkům ve finančním rozpočtu. Uživateli je pak zobrazeno hlášení o stavu a zůstatku finančního rozpočtu viz. násl. obrázek.
Obr. 30335/9 Objednávky - detail - Informace o čerpání rozpočtu
Pokud je v deníku objednávky nastavena tzv. upozorňovací rozpočtová kontrola, pak je uživatel informován o stavu a zůstatku finančního rozpočtu. Bez ohledu na kladný či záporný výsledek rozpočtové kontroly však může uživatel objednávku vystavit a vytisknout.
V době probíhajících uzávěrek bývá v deníku nastavena tzv. přísná rozpočtová kontrola objednávek. Tento režim kontroly včas odhaluje hrozbu přečerpání finančního rozpočtu. Není tedy možné vystavit žádnou objednávku, která by mohla způsobit přečerpání rozpočtu. Navrhovatel objednávky je v tomto případě vyzván, aby se neprodleně obrátil na svého rozpočtového referenta. Ten provede revizi aktuálního stavu rozpočtu a rozhodne, zda provede rozpočtové přesuny tak, aby tím umožnil objednávku realizovat. Tímto je dosahováno celkové rozpočtové vyrovnanosti, všechny záporné rozpočtové zůstatky jsou řešeny předem.
Saldo objednávky
Funkce umožňuje spárovat objednávku se závazkem. Závazkem se rozumí např. dodavatelská faktura, paragon, pokladní stvrzenka atd.
Správné propojení objednávky se závazkem je nezbytné pro vyřazení objednávky z blokace finančního rozpočtu a související správnou interpretaci zůstatku finančního rozpočtu.
Blokové menu pro párování uživatel vyvolá stiskem tlačítka Saldo.
Obr. 30335/10 Objednávky - detail - saldo
Volba Vyřadit ze salda změní saldokontní stav objednávky na Vyúčtováno bez ohledu na to, zda k objednávce jsou nebo nejsou připárovány závazky. Objednávka tím automaticky přestává blokovat finanční rozpočet. Obvykle je tento postup používán např. pro vyúčtování objednávky, která nebyla dodavatelem realizována a nebyl k ní tudíž doručen žádný doklad- závazek.
Volba Zařadit do salda změní saldokontní stav objednávky na:
- Nevyúčtováno - k objednávce dosud není připárován žádný závazek, objednávka opět blokuje svou celkovou částkou finanční rozpočet.
- Částečně vyúčtováno - s objednávkou je spárován alespoň jeden závazek, závazky však nepokrývají celkovou částku objednávky, objednávka svou nevyúčtovanou částkou opět blokuje finanční rozpočet.
Volbu Zařadit do salda lze použít pouze u objednávky, která předtím byla uživatelem ze salda vyřazena volbou Vyřadit ze salda.
Volbou Saldo uživatel vyvolá formulář pro spárování objednávky se závazkem. Jednu objednávku lze spárovat s více závazky a naopak s jediným závazkem může být spárováno několik objednávek. Postup párování je uveden v uživatelské dokumentaci k formuláři 30327 - Saldo objednávky.
Objednávky hrazené z více finančních zdrojů
Interní požadavky na objednávky jsou obvykle nákupčím slučovány do tzv. souhrnných objednávek. Tyto objednávky jsou pak zpravidla hrazeny současně z několika finančních zdrojů.
Možnost rozepsání souhrnné objednávky na více finančních zdrojů je možné provést po stisknutí tlačítka NS/TA/A/KP. Postup a pravidla rozepsání objednávky je dále popsán v uživatelské dokumentaci k formuláři 30337 Rozpis zdrojů financování.
Pro dodavatele je vždy tisknuta hlavní sumární objednávka, na které je uveden hlavní evidenční zdroj financování. Tato sumární objednávka neblokuje finanční rozpočet, rozpočet blokují pouze dílčí zdroje a dílčí částky objednávky.
Evidence souvisejících dokumentů k objednávce
Elektronické dokumenty v libovolném formátu (XLS, DOC, PDF, JPG atd.) je možné archivovat na záložce Dokumenty. Může se jednat např. o doručené nabídky, kalkulační listy k objednávce, podklady pro sestavení konečné objednávky atd. Dokumenty související s objednávkou jsou ukládány na server a poté vždy dostupné k dodatečnému nahlédnutí, případně k vytisknutí.
Nový dokument je možné k objednávce připojit stisknutím klávesy Nový záznam, vyplněním povinných položek Typ dok., Popis a následným stiskem tlačítka Vlož. Přes zobrazený dialog uživatel vyhledá dokument na disku svého počítače, označí ho kurzorem a potvrdí jeho vložení volbou Importuj.
Obr. 30335/11 Objednávky - výběr přílohy k objednávce
Dokument lze následně kdykoliv zobrazit na obrazovce pomocí tlačítka Ukaž. Tlačítko Vyjmi slouží pro vyjmutí dokumentu ze složky objednávky. K objednávce lze připojit více dokumentů. Pro každý dokument přiložený k objednávce slouží nový řádek v záložce Dokumenty. Počet řádků (a tedy i přiložených dokumentů) není omezen.
Obr. 30335/12 Objednávky - detail - záložka Dokumenty
Mailové odeslání objednávky
Každou žádanku nebo objednávku je možné odeslat schvalovateli a nebo přímo dodavateli e-mailem.
Obr. 30335/13 Objednávky - odeslání mailem
Odeslání žádanky / objednávky může uživatel provést buď stisknutím klávesy Mail a nebo klávesy pro Výběr tiskové sestavy / volba Mail. V tomto případě se objednávka připojí do přílohy odesílaného e-mailu.
Obr. 30335/14 Objednávka - tiskové sestavy
Nastavení výchozích e-mailových adres, výchozího předmětu, těla i zápatí e-mailu zajišťuje správce iFIS prostřednictvím tzv. e-mailových šablon.
Obr. 30335/15 Objednávky - mailové adeslání tiskové sestavy
Volbou Odeslat E-mail provede uživatel odeslání objednávky na zvolenou adresu.
Navazující funkce:
- 30327 - Saldo objednávky
- 01103 - Číselník středisek
- 01203 - Typy akcí
- 01220 - Zakázky - projekty
- 01202 - Komplexní položky
- 10610 - Texty objednávek
- 30217 - Deníky objednávek
- 30333 - Objednávky - vstup
- 30337 - Rozpis zdrojů financování
- 01425 - Dodatkové údaje
Volané sestavy:
