Man01430

01430 * Podklady pro schvalování

K prvotním dokladům pořízeným do iFIS* Závazky je možné vystavit kromě klasického likvidačního listu v papírové podobě také tzv. elektronický likvidační list (elektronická košilka). Ten následně schvalují všichni odpovědní příkazci operací, správci rozpočtu a hlavní účetní přímo ze své e-mailové pošty. Samotné schválení nebo neschválení elektronického likvidačního listu je díky tomu jednoduchou a rychlou záležitostí. V průběhu schvalování je k dispozici naskenovaný originál schvalovaného dokladu i další důležité informace jako např. odkazy na související objednávky, smlouvy, apod. Zjednodušeně lze říci, že výsledkem schvalování je likvidační list ve formátu PDF, který je opatřen elektronickými podpisy všech odpovědných osob. Ten je plnohodnotnou obdobou dosud používaných papírových likvidačních listů.

Obr. 01430/1 Ikona "Podklady pro schvalování" v přehledovém formuláři 03219 - Schvalování dodavatelské faktury

Formulář lze vyvolat stiskem ikony pro aktivování formuláře "Podklady pro schvalování" . Tuto ikonu lze použít jak z přehledu všech dokladů, tak i z detailu jednotlivého dokladu, a to například z přehledového formuláře 03219 - Schvalování dodavatelské faktury, z jeho detailu zobrazeném ve formuláři 03228 - Schvalování dodavatelské faktury, stejně tak i z jiných formulářů, kde je tato ikona aktivní. Ikona může mít různé barvy podle stavu odeslání podkladů do e-schvalování. Pokud dosud nebyla použita, je bílá.

Obr. 01430/2 Otevření přes ikonu "Podklady pro schvalování" z detailu formuláře 03228 - Závazek

Obsah formuláře

Celý formulář je rozdělen do třech základních bloků:

• Hlavička formuláře - obsahuje údaje zahrnující číslo a název úlohy, číslo dokladu a text přebíraný na základě nastavení lokálního parametru SCHVVPOP
• Rozpis schvalovaných položek
• Schvalovací proces

V tomto druhém bloku formuláře se nachází podrobný rozpis položek určených pro schvalování. Pomocí tlačítka Rozpočty k ZF lze zobrazit rozpočty k zadanému zdroji financování.

Rozpis schvalovaných položek obsahuje tyto položky:

• Příznak - zatržítko pro určení, které řádky budou odeslány elektronicky/papírově - aktivní příznak označuje řádky, které jsou odesílány elektronicky
• Ř. - číslo schvalované položky (číslo řádku na dokladu, z něhož řádek vznikl)
• T. - typ dokladu, ze kterého je řádek přebírán (hodnoty DOKLAD = zdrojový doklad, UDD = univerzální daňový doklad, apod.)
• Položka - text schvalované položky
• DPH položky - označení sazby DPH:
  • Sazba DPH
  • Název sazby DPH
• Základ DPH - částka bez daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně (základ DPH)
• Zatrhávátko - pro zapnutí/vypnutí přepočtu zadávaných částek (je-li toto zatrhávátko aktivní, jsou přepočteny zadávané částky)
• DPH - částka daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně
• Celk. částka - celková částka včetně daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně
• Zdroj financování
  • NS - číslo nákladového střediska z číselníku nákladových středisek
  • TA - typ akce z číselníku typů akcí
  • A - akce z číselníku akcí
  • KP - číslo komplexní položky z číselníku komplexních položek
• Příkazce
  • osoba, která zahajuje schvalování, obvykle příkazce operace
  • vybírá se klávesou pro Seznam hodnot z formuláře 01289 - Seznam osob s osobním číslem
  • pro výběr osoby do položky Příkazce je použit shodný postup jako při výběru schvalovatele v hlavičce závazku do položky Schvaluje; postup je uveden zde
• Zpráva - zpráva ke schvalované položce
• Rozpočet - označení rozočtu (období = Víceletý/Roční/Měsíční, hodnoty MM/RR), tlačítko Rozpočet zobrazí čerpání rozpočtu
• Položka rozpočtu - o jakou konkrétní položku v rozpočtu se jedná
• Typ řádku - typ řádku podkladů (zobrazuje, jak byl řádek vygenerován a určuje, zda se započítává do kontrolních součtů)

Výchozí texty a komentáře pro eSchvalování na řádcích smetáku zobrazené ve formuláři 01430 - Podklady pro schvalování se ponovu dotahují ze závazku pomocí nového R_SQL parametru SCHVAL_DEF_TEXTY.

Dále lze v druhém bloku formuláře rozlišit zobrazení úrovně součtů, které je možno zobrazit těmito způsoby:

• Součty za řádek
• Součty za doklad

Kromě toho lze provést s danými řádky různé operace, které se potvrdí stiskem tlačítka Proveď:

• Aktualizovat dle prvotního dokladu
• Doplnit řádky z univerzálních daňových dokladů
• Rozpad dle režimu DPH
• Rozpad dle objednávek
• Aktualizovat zprávu u schvalované položky

Třetí část formuláře zobrazuje stav schvalovacího procesu a jméno referenta, tedy osoby, která doklad v systému iFIS* vystavila.

Tlačítkem Historie lze zobrazit historii dokladu. Do historie je zaznamenáváno také, kdo a kdy potvrdil hlášku v kontrolním infookně v podkladech pro schvalování. Záznamy v historii se objeví až po odeslání podkladů ke schválení.

Obr. 01430/3 Informace o potvrzení hlášek v historii, přístupné tlačítkem "Historie" z formuláře schvalování

Význam jednotlivých položek formuláře

Význam jednotlivých položek ve formuláři je zachycen v následujícím přehledu:

Význam ikon ve formuláři
	Otevření formuláře pro schvalování
	Výběr dle roletky
	Kopie řádku s nulovými položkami
	Provedení vybrané akce
	Přepočet zadávaných částek dle volby
	Přepnutí do formuláře 02430 - Rozpočty a plány
	Odešle doklady ke schválení (iFIS* -> Verso)
	Zobrazí dosavadní průběh schvalovacího procesu (pouze pro systém VERSO)
	Zobrazí přílohy ke schvalovanému dokladu
	Aktualizuje kontroly v kontrolním infookně
	Zobrazí historii

Stav odeslání podkladů pro e-schvalování

Podoba ikony pro e-schvalování může nabývat různých hodnot podle stavu dokladu a lze ji rozlišovat podle různého zabarvení na základě následující tabulky:

Stavy dokladu
Bílá barva	Prvotní doklad nemá ještě vyplněn schvalovací formulář
Růžová barva	Chybový, některá položka je buď nevyplněna nebo vyplněna nesprávnými daty
Žlutá barva	Doklad je připraven k odeslání
Červená barva	Odesláno
Zelenomodrá barva	Nepřístupná

Stav schvalovacího procesu může nabývat těchto hodnot:

Stav schvalovacího procesu
Růžová barva	Zrušeno
Žlutá barva	Připraveno k odeslání
Oranžová barva	Odesláno papírově
Zelená barva	Schváleno

Obr. 01430/4 Stav schvalovacího procesu "Odesláno papírově"

Obr. 01430/5 Stav schvalovacího procesu "Zrušeno"

Pokud je stav Odesláno ke schválení nebo Odesláno papírově, nelze pomocí klávesy pro Zrušení záznamu smazat žádný ze schvalovaných řádků.

Pokud je závazek právě ve schvalovacím procesu (schvalování je ve stavu Odesláno ke schválení nebo Odesláno ke schválení – papírově), otevře se natvrdo v režimu prohlížení, i když je otevírán k editaci. Na detailu závazku je zobrazen Stav schvalování, vedle ikona Zámek pro odemčení záznamu pro editaci.

Při převzetí zprávy o schválení likvidačního listu se navíc kontroluje, zda se závazek během procesu schvalování nezměnil. Pokud došlo ke změně, je likvidační list zrušen a zároveň je vygenerován blokující úkol a ten připojen k závazku.

V kontrolním infookně se navíc objevuje potvrzující oranžové upozornění na závazek ve stavu Chybový a Doplněn, ke kterému existuje dosud nesplněný úkol.

Příprava podkladů pro e-schvalování

Po otevření formuláře se překopírují řádky z faktury do řádků ve schvalování v poměru 1:1. Zde se dají jednotlivé řádky rozepsat na tolik zdrojů financování, kolik je potřeba.

	Poznámka
	Do podkladů pro e-schvalování se přednostně přebírá zdroj financování z řádků dokladu (cestovní příkazy PES). Pokud zdroj financování není uveden v řádcích, přebírá se z hlavičky dokladu.

Text, který se doplňuje do prázdného pole, se nastavuje na základě lokálního parametru SCHVVPOP v tabulce lokálních parametrů.

	Uživatelské tipy
	Jak ovlivnit naplnění položky POPIS v podkladech pro e-Schvalování?

Obr. 01430/6 Text, který se doplní na základě nastavení lokálního parametru SCHVVPOP

Stiskem tlačítka „Kopie“ se zkopíruje řádek, na kterém stojí kurzor, ale s prázdnými částkami. Je-li zapnutý přepočet a zadá-li se větší částka, než je povoleno, tak částky v „Podklady za řádek“ zčervenají a při ukládání zahlásí chybu. Zároveň „Stav dokladu“ změní barvu na růžovou (chybovou).

Obr. 01430/7 Opuštění formuláře klávesou pro "Konec"

Obr. 01430/8 Uložení změn do databáze

Řádky, které jsou takto rozepsány se přenášejí do účetní likvidace. Je-li v deníku předvyplněný i nákladový účet, předvyplní se celá kontace.

	Pozor
	Před kontací závazku vytvářené z e-schvalování se kontrolují částky řádků závazku proti řádkům e-schvalování. Pokud se liší, je uživatel na to upozorněn a kontace se nevytvoří.

Při promítnutí zpráv předávaných z e-schvalování zpět do iFIS* se kontroluje, zda objednávka párovaná k závazku není souhrnná. Pokud ano, nepovolí se saldo objednávky.

Podpora pro souběžné elektronické a papírové schvalování

V systému je zavedena podpora pro souběžné elektronické a papírové schvalování, která umožňuje pomocí zatržítek ve formuláři schvalování určit, které řádky faktury budou odeslány do e-schvalování. Označené řádky se schvalují elektronicky, ostatní neoznačené řádky se schvalují pomocí papírového likvidačního listu.

Obr. 01430/9 Podpora pro souběžné elektronické a papírové schvalování ve formuláři schvalování

Rozpad schvalovaných řádků dle připojených objednávek

Ve formuláři se nachází volba Rozpad dle objednávek - funkce pro rozpad schvalovaných řádků faktury dle % poměru částek z připojených objednávek. Pomocí zatržítka Pro aktuální řádek může uživatel zvolit, zda se rozpad provede jen za aktuální řádek a nebo za všechny schvalované řádky.

Obr. 01430/10 Volba "Rozpad dle objednávek" a zatržítko "Pro aktuální řádek"

Ve formuláři je umožněn rozpad řádků likvidačního listu vázaného k zálohovému listu podle objednávek podřízených objednávce uvedené v hlavičce zálohového listu. Při kontrole formuláře se v případě, že se jedná o zálohový list a je připojena souhrnná objednávka, kontroluje rozpad dle objednávek podřízených objednávce uvedené v hlavičce zálohového listu.

Rozpad dle režimu DPH

Elektronicky schvalovat lze i účtovací univerzální daňové doklady. Řádky univerzálních daňových dokladů, které se mají elektronicky schvalovat, se nadefinují v R_SQL parametru SCHVAL_VYBER_RADKU_UDD. V lokálním parametru SCHVRZPD (= umožnit rozpad řádku elektronického schvalování dle režimu DPH s možnostmi A/N) lze povolit či zakázat stisknutí volby Rozpad dle režimu DPH. V návrhu likvidačního listu, ale i v prohlížecích formulářích a v tisku řádků univerzálních daňových dokladů se zobrazuje jen neuplatněná část DPH a v případě kráceného DPH musí být ponížena o uplatněnou DPH dle zálohového koeficientu.

Obr. 01430/11 Volba "Rozpad dle režimu DPH" ve formuláři schvalování

Možnost aktualizace zprávy u schvalované položky

V seznamu činností přístupných roletkou je dostupná možnost Aktualizovat zprávu u schvalované položky, která doplní položku Zpráva pomocí předem nastaveného dotazu v R_SQL v záznamu s názvem SCHV_OBJ_TEXTY.

Obr. 01430/12 Nová možnost "Aktualizovat zprávu u schvalované položky" ve formuláři 01430 - Podklady pro schvalování

Kontrolní infookno

Formulář obsahuje tzv. kontrolní infookno, které má například za úkol zabránit referentce odeslat eLikvidační list v případě, že podklady ke schvalování neobsahují všechny povinné náležitosti. Podobné kontrolní infookno se nachází například v detailu závazků, pohledávek, vystavených a přijatých objednávek, zakázek, atd.

V kontrolním infookně se mohou objevit tyto kontroly:

• "Na některém z řádků není vyplněný příkazce"
• k objednávce je připojena více než jedna objednávka s různými zdroji financování, to jen v případě, že dosud nebyl proveden rozpad schvalovaných řádků podle zdrojů financování v připojených objednávkách
• k závazkové faktuře ani k souvisejícímu PID dosud nebyl připojen žádný dokument (sken schvalovaného prvotního dokladu)
• celková částka za všechny schvalované řádky nesouhlasí s celkovou částkou závazku
• "Řádky závazku byly dodatečně pozměněny, proveďte aktualizaci schvalovaných řádků dle prvotního dokladu"
• upozornění, které referentku nepustí dál, pokud není nastavený platný příkazce = schvalovatel k uvedenému nákladovému středisku nebo zdroji financování
• na vyplnění způsobu úhrady - pokud je prázdný, podklady do schvalování se neodešlou
• blokující hlášky, které se zobrazují červeně a neumožní odeslat podklady do e-schvalování:
  • "U příkazce XY není zaevidováno žádné platné e-mailové spojení." - zobrazí se, pokud je ve formuláři schvalování vyplněn příkazce, který nemá v číselníku osob uvedenou žádnou platnou e-mailovou adresu
  • "U referenta XY není zaevidováno žádné platné e-mailové spojení." - zobrazí se, pokud je ve formuláři schvalování vyplněn referent, který nemá v číselníku osob uvedenou žádnou platnou e-mailovou adresu

Na vyžádání přes HD lze přidat další kontroly na míru požadavkům finanční účtárny.

Obr. 01430/13 Upozornění na neplatného příkazce

Obr. 01430/14 Upozornění v kontrolním infookně na příkazce/referenta, který nemá zaevidovanou žádnou platnou e-mailovou adresu

Obr. 01430/15 Upozornění v kontrolním infookně

Potvrzující hlášky je potřeba potvrdit zaškrtnutím jako přečtené, jinak nebude možné podklady ke schvalování odeslat.

Obr. 01430/16 Upozornění na nepotvrzené hlášky, které se nacházejí v kontrolním infookně

Obr. 01430/17 Potvrzení hlášek v kontrolním infookně

Odeslání podkladů pro e-schvalování

Pokud je vše v pořádku, po stisku tlačítka pro odeslání jsou podklady odeslány ke schválení.

Obr. 01430/18 Stav schvalovacího procesu "Zrušeno"

Obr. 01430/19 Stav schvalovacího procesu "Schváleno"

Pozor

Podklady ke schvalování nelze odeslat do systému VERSO v případě, kdy referent a nebo některý z příkazců nemá uvedeno spojení v iFIS*Osoby. Při stisku tlačítka pro odeslání podkladů do e-schvalování je kontrolována existence spojení referenta a všech příkazců. Pokud spojení u některého z nich neexistuje, je uživatel informován na nutnost toto chybějící spojení doplnit do iFIS*Osoby a doklad se neodešle!

Spojením se pro dané účely rozumí e-mailová adresa schvalovatele. Při neexistenci záznamu o e-mailovém spojení referenta nebo schvalovatele v číselníku iFIS* Osoby je v upozornění zobrazeno nejen jméno této osoby, u níž spojení chybí, ale i jeho osobní číslo.

Pokud na řádku schvalování chybí příkazce, není to důvodem k odmítnutí dávky.

Ke schvalování nelze odeslat ani podklady, které obsahují řádek s nulovou částkou včetně DPH.

Podpora importu schválených elektronických likvidačních listů z aplikace VERSO

Lokálním parametrem SCHDOFIS lze nastavit převzetí některých údajů z elektronicky schváleného likvidačního listu v aplikaci VERSO do příslušného závazku, a to při importu zpět do iFIS*Závazky. Pokud je tento lokální parametr nastaven na hodnotu A, vybrané údaje z elektronicky schváleného likvidačního listu se budou přebírat také do iFIS*Závazky. V opačném případě se vybrané údaje z likvidačního listu do příslušného závazku nepromítnou.

Pokud je lokální parametr SCHDOFIS nastaven na hodnotu "A", jsou při importu elektronického likvidačního listu z aplikace VERSO zpět do iFIS automaticky přebírány tyto údaje:

• číslo objednávky
• číslo smlouvy
• číslo vlastního bankovního účtu

Podpora pro implementaci VERSO*eLikvidační listy

Rozšířeno datové rozhraní iFIS* s informačním systémem VERSO*eLikvidační listy.

V souvislosti s rozšířením rozhraní byly provedeny tyto změny:

• do iFIS*Zakázky-projekty doplněn nový typ přílohy "Podpis" pro odlišení dokumentů typu Podpis
• zaveden nový R_SQL parametr SCHVAL_TYPY_PRILOH, pomocí kterého lze určit, které typy dokumentů se ne/mají stát přílohou eLikvidačního listu
• upravena možnost nastavení R_SQL parametru SCHVAL_TYPY_PRILOH tak, aby se po pořízení faktury a vygenerování eLikvidačního listu do VERSO*eLikvidační listy mohlo odesílat XML s přílohami, které obsahují všechny dokumenty připojené k závazku a současně všechny dokumenty uložené přímo u souvisejících objednávek, smluv, zakázek s výjimkou dokumentů typu Podpis, který se do VERSO neodesílá, eLikvidační list s přílohami lze běžným způsobem schválit

Automatické generování univerzálních daňových dokladů k fakturám s přenesenou daňovou povinností s možností eSchvalování faktury

Referentky již nemusí vystavovat univerzální daňový doklad k fakturám s přenesenou daňovou povinností ručně. Zavedena úprava pro možnost přenosu některých řádků z univerzálního daňového dokladu přímo do likvidačního listu. Univerzální daňový doklad ze závazku s přenesenou daňovou povinností se nyní generuje již při vzniku likvidačního listu, tedy při vstupu do formuláře schvalování pro eSchvalování, přestože závazek ještě není uzavřen. Lze tak některé jeho řádky přenést rovnou do likvidačního listu. Při uzavření závazku se pak už jen kontroluje, zda univerzální daňový doklad existuje a zda souhlasí s přenesenou daňovou povinností na řádcích faktury. Pokud však uživatel změní závazek po zápisu likvidačního listu, musí eSchvalování aktualizovat ručně.

Pomocí volby Doplnit řádky z univerzálních daňových dokladů lze doplnit řádky z univerzálních daňových dokladu ručně.

Navazující funkce:

• 02430 - Rozpočty a plány
• 02432 - Čerpání rozpočtu
• 03219 - Schvalování dodavatelské faktury

Volané sestavy:

• 00430 - Likvidační list