Man09142

09142 * Evidence nového dokumentu do spisové služby

Formulář slouží k zaevidování nového dokumentu do Spisové služby (přijatého, odesílaného, interního, z jiných aplikací,...). V aplikaci Spisová služba se otevírá pomocí voleb "Poslat" nebo "Došlo" ve funkci 09122 - Podací deník (nebo ikonou/klávesou pro Nový záznam). Při vyvolání formuláře může být předvyplněn Odesílatel nebo Adresát v závislosti na tom, zda se jedná o došlý či odesílaný dokument. V případě volání formuláře z funkcí jiných agend mohou být předvyplněny i jiné položky.

Obr. 09142/1 Založení nového záznamu po stisknutí tlačítka "Došlo"

Otevíraná funkce 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby obsahuje nejdůležitější informace pro pořízení záznamu o novém dokumentu. Ostatní položky jsou pak přístupné v následném formuláři 09122 - Podací deník formou záložek, kde je možné je doplnit. Popisy a komentáře k jednotlivým položkám jsou uvedeny na jednom místě v úvodním dokumentu k iFIS*Spisová služba. Způsob a rozsah jejich vyplnění by měl být také upraven interní směrnicí o spisové službě.

	Poznámka
	Na chování formuláře má vliv nastavení parametru SPSCJGEN.

Založení záznamu o přijatém dokumentu (DOŠLO)

Nový záznam o došlém dokumentu pořizuje typicky uzel Podatelna. Záznam může ale pořídit také kdokoliv jiný s právem pořizovat nové záznamy (na kterémkoliv jiném uzlu). Nový záznam lze pořídit z přehledu (Podacího deníku) stiskem tlačítka Došlo nebo ikonou/klávesou pro NOVÝ ZÁZNAM.

V režimu DOŠLO je předvyplněno:

• Evidenční datum - systémové datum
• Stav - zpracování
• Právní váha - hodnota "Originál"

Odesílatel:

• Typ odesílatele - N = ostatní externí
• Název a adresa odesílatele - nevyplněno

Adresát:

• Typ adresáta - U = uzel
• Název a adresa adresáta - vlastní uzel podle přihlášeného uživatele

V režimu NOVÝ ZÁZNAM je odesílatel i adresát nevyplněn, vazby u odesílatele i adresáta jsou přednastaveny na číselník osob registrovaných pro Spisovou službu.

Obecné metodické pokyny pro DOŠLÝ DOKUMENT:

• Pole ODESÍLATEL se vyplňuje údaji dle toho, odkud byl dokument doručen. Dokumenty externí (ze "SVĚTA") mají v tomto poli evidovánu firmu z číselníku organizací nebo název firmy a její úplnou adresu volným textem. Pokud se ve výjimečných případech bude jednat o interní dokument, pak v poli ODESÍLATEL bude uveden uzel nebo konkrétní osoba z pracoviště subjektu (spisového uzlu).
• Do pole ADRESÁT se vyplňuje uzel nebo konkrétní osoba, pro kterou je dokument v rámci subjektu určen (vždy konečný adresát). Záznam se uloží do složky "K ODESLÁNÍ" (nebo "KONCEPTY") a čeká na potvrzení převzetí/předání.
• Je-li naplněn číselník funkčních míst, lze pro dohledání správného uzlu adresáta využít také pole Funkce. Automat pak vyhledá v seznamu příslušného pracovníka a vyplní zbývající údaje pro ADRESÁTa, t.j. jméno pracovníka a jeho doručovací uzel.
• Je-li vybrána doručovací cesta "STANDARDNÍ" a záznam je uložen tlačítkem ULOŽIT A DALŠÍ, záznam se současně zobrazí nejbližšímu uzlu na cestě ve složce "K PŘÍJMU". V uživatelském režimu členění složek se záznam současně zobrazí cílovému uzlu ve složce "NA CESTĚ". Je-li vybrána doručovací cesta "PŘÍMÁ", záznam se současně zobrazí přímo cílovému uzlu ve složce "K PŘÍJMU". Je-li označeno Do vl. rukou, bude adresováno do vlastních rukou. jedná se o důležitý příznak zprávy a označuje zprávu s vyšším stupněm důležitosti. Do pole K rukám je možné vyplnit, kam bude adresováno k rukám a může obsahovat pomocnou (nezávaznou) informaci zpřesňující adresu. Je-li označeno Doručení fikcí, bude povoleno náhradní doručení fikcí.
• Je-li dokument určen právě pro vlastní uzel, do pole ADRESÁT se vyplní vlastní uzel nebo osoba registrovaná u vlastního uzlu. Takový záznam se v uživatelském režimu členění složek uloží do složky "VYŘIZUJE SE.
• Je-li dokument určen současně více adresátům, záznam o dokumentu se založí opakovaně (KOPIE) nebo je možné využít předefinovaných skupin adresátů viz číselník 09132 - Skupiny adresátů. V případě odeslání prostřednictvím skupin adresátů se automaticky založí příslušný počet záznamů s jednoznačnými čísly dokumentů (PID). Oběh a stav zpracování jednotlivých dokumentů se pak sleduje samostatně.
• Pole Č.J. NAŠE je nepovinné. Může být vyplněno z klávesnice, snímačem čárového kódu, z nabídky již použitých č.j. nebo může být číslo vygenerováno systémem (tlačítko "ČJ") podle přednastavené číselné řady. V případě, že je použit generátor ČJ a číslo bylo již obsazeno, generátor se spustí automaticky znovu, dokud nenajde první volné ČJ, avšak maximálně 100x. Při neúspěšném generování se zobrazí zpráva a je nutné kontaktovat správce.
• Vygenerované jednoznačné číslo dokumentu (PID) a případně číslo jednací se opíše na dokument. PID slouží k rychlému dohledání a identifikaci při předávání.
• Další položky jsou vyplňovány povinně dle nastavení v systému. Nepovinné položky jsou evidovány v rozsahu dle stanovených pravidel v interních předpisech.
  

Po použití klávesy pro Uložení změn se objeví výběrové okno, které obsahuje volby "Zpět", "Zavřít bez uložení", "Uložit a další" a "Do konceptů" s přednastaveným výběrem "Uložit a další".

Ukončení vkládání nového záznamu lze provést tlačítky v dolní části formuláře:

• [Zavřít bez uložení] - nový záznam bude ztracen
• [Do konceptů] - nový záznam uloží do složky "KONCEPTY" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu
• [Uložit a další] - nový záznam uloží do složky "K ODESLÁNÍ" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu

	Tip
	Ukončení vkládání lze také provést ikonou EXIT v horní liště nebo klávesou, viz běžné ovládání aplikace iFIS*. Ikona/klávesa Zrušení záznamu provede oproti zvyklostem v iFIS* pouze smazání přednastavených údajů adresáta.

Vyplněny mohou být také tyto položky:

• Sp. zn. naše - spisová značka naší organizace, u doručeného dokumentu nemá vazbu na číselník spisů
• Sp. zn. vaše - spisová značka cizí organizace
• Typový spis - název typového spisu (nelze zatím využít)
• Součást TS - součást typového spisu
• Zmocnění - zákon zmocňující odesílatele k podání zprávy - číslo zákona / rok vydání zákona / § zákona / odstavec paragrafu zákona / písmeno odstavce paragrafu zákona (využití pouze u datových zpráv - Typ = D)
• Listů příloh - počet listů příloh dokumentu
• Klasifikace - interní klasifikace dokumentu z hlediska bezpečnosti
• K rukám – adresováno k rukám, pomocná (nezávazná) informace zpřesňující adresu
• Tajné - stupeň utajení

Formulář může obsahovat také tato zatržítka:

• Do vl. rukou – adresováno do vlastních rukou, důležitý příznak zprávy doplňující informace o adresátovi, označuje zprávu s vyšším stupněm důležitosti
• Doručení fikcí – povolit náhradní doručení fikcí (využíváno pouze u datových zpráv - Typ = D)

Založení záznamu o odesílaném dokumentu (POSLAT)

Nový záznam o odesílané poště pořizuje typicky každý uzel. Dokument je pak nejčastěji prostřednictvím nejbližší podatelny (výpravny) předáván dalšímu uzlu nebo externímu subjektu. Záznam může pořídit také přímo podatelna/výpravna. Nový záznam lze pořídit z přehledu (Podacího deníku) stiskem tlačítka POSLAT nebo ikonou/klávesou pro Nový záznam.

V režimu POSLAT je předvyplněno:

• Evidenční datum - systémové datum
• Stav - zpracování
• Právní váha - hodnota "Originál"

Odesílatel:

• Typ odesílatele - U - uzel
• Název a adresa odes. - Vlastní uzel podle přihlášeného uživatele

Adresát:

• Typ adresáta - U - uzel
• Název a adresa adres. - nevyplněno

Obr. 09142/2 Založení nového záznamu po stisknutí tlačítka POSLAT

V režimu NOVÝ ZÁZNAM je odesílatel i adresát nevyplněn, vazby u odesílatele i adresáta jsou přednastaveny na číselník osob registrovaných pro Spisovou službu.

Obecné metodické pokyny pro ODESÍLANÝ DOKUMENT:

• Předdefinovaný údaj v poli ODESÍLATEL je možné změnit na uzel či konkrétní osobu, která dokument odesílá.
• Do pole ADRESÁT se vždy vyplňují údaje o konečném adresátovi.
• Pro interní doručení se do pole ADRESÁT vyplňuje uzel, funkce, skupina, nebo osoba, pro kterou je dokument určen. Bude-li dokument zasílán prostřednictvím podatelny/výpravny, označí se způsob předání (doručovací cesta) "STANDARDNÍ". Záznam se uloží do složky pošta "K ODESLÁNÍ" a čeká na potvrzení převzetí od podatelny. Tento záznam se současně zobrazí v nejbližší podatelně ve složce "K PŘÍJMU" a v uživatelském režimu členění složek se záznam současně zobrazí cílovému uzlu ve složce "NA CESTĚ". Podatelna dokumenty roztřídí a předá cílovému ADRESÁTovi. Postup předání je uveden na jiném místě.
• Bude-li dokument předán na cílový uzel přímo, označí se způsob předání (doručovací cesta) "PŘÍMÁ". Záznam se uloží do složky pošta "K ODESLÁNÍ" a čeká na potvrzení převzetí od cílového uzlu. Tento záznam se současně zobrazí cílovému uzlu ve složce "K PŘÍJMU". Postup předání je uveden na jiném místě. Podatelnou takový dokument neprochází.
• Je-li dokument určen pro externí subjekt, do pole ADRESÁT se vyplní firma z číselníku organizací nebo volným textem název organizace a jeho úplná adresa. I zde je možné použít způsob předání (doručovací cesty) "STANDARDNÍ", "ELEKTRONICKÁ" nebo "PŘÍMÁ". Na rozdíl od předchozího, je takový dokument na uzlu/podatelně automaticky směrován na uzel "SVĚT". Podatelna takové dokumenty odesílá externí poštou na adresu ADRESÁTa. U přímého způsobu předání zajišťuje odeslání na adresu odesílatel.
• Je-li naplněn číselník funkčních míst, lze pro dohledání správného uzlu adresáta využít také pole Funkce. Automat pak vyhledá v seznamu příslušného pracovníka a vyplní zbývající údaje pro ADRESÁTa, t.j. jméno pracovníka a jeho doručovací uzel.
• Je-li dokument určen současně více adresátům, záznam o dokumentu se založí opakovaně (KOPIE) nebo je možné využít předefinovaných skupin adresátů viz číselník 09132 - Skupiny adresátů. V případě odeslání prostřednictvím skupin adresátů se automaticky založí příslušný počet záznamů s jednoznačnými čísly dokumentů (PID). Oběh a stav zpracování dokumentů se pak sleduje samostatně.
• Pole Č.J. NAŠE je nepovinné. Může být vyplněno z klávesnice, snímačem čárového kódu, z nabídky již použitých č.j. nebo může být číslo vygenerováno systémem (tlačítko "ČJ") podle přednastavené číselné řady. V případě, že je použit generátor ČJ a číslo bylo již obsazeno, generátor se spustí automaticky znovu, dokud nenajde první volné ČJ, avšak maximálně 100x. Při neúspěšném generování se zobrazí zpráva a je nutné kontaktovat správce.
• Vygenerované jednoznačné číslo dokumentu (PID) a případně i číslo jednací se opíší na dokument. PID slouží k rychlému dohledání a identifikaci při předávání.
• Další položky jsou vyplňovány povinně dle nastavení v systému. Nepovinné položky jsou evidovány v rozsahu dle stanovených pravidel v interních předpisech.

U kopie odesílané do Světa se přebírají spisové a skartační údaje a způsob vyřízení z kopírovaného dokumentu. U interních dokumentů se tyto údaje nepřebírají, zůstávají prázdné.

Po použití klávesy pro Uložení změn se objeví výběrové okno, které obsahuje volby "Zpět", "Zavřít bez uložení", "Uložit a další" a "Do konceptů" s přednastaveným výběrem "Uložit a další".

Ukončení vkládání nového záznamu lze provést tlačítky v dolní části formuláře:

• [Zavřít bez uložení] - nový záznam bude ztracen
• [Do konceptů] - nový záznam uloží do složky "KONCEPTY" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu
• [Uložit a další] - nový záznam uloží do složky "K ODESLÁNÍ" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu

	Tip
	Ukončení vkládání lze také provést ikonou EXIT v horní liště nebo klávesou, viz běžné ovládání aplikace iFIS. Ikona/klávesa ZRUŠENÍ ZÁZNAMU provede oproti zvyklostem v iFIS pouze smazání přednastavených údajů adresáta.

Obr. 09142/3 Evidence nového dokumentu (vyvolaná z agendy SPS nebo z cizí agendy)

Kontroly vyplnění spisových znaků, skartačních lhůt a způsobu vyřízení u odesílané pošty na Svět

V systému iFIS* je zavedena kontrola na vyplnění spisových znaků, skartačních lhůt a způsobu vyřízení u odesílané pošty na Svět. Kontrola dokumentů odesílaných do Světa se nastavuje v globálním parametru SPSCHECK = nastavení kontrol entit (dokument, spis...). Zapíná kontrolu na vyplnění spisových znaků, skartačních lhůt a způsobu vyřízení u odesílané pošty na Svět. Pokud není globální parametr SPSCHECK vyplněn nebo je nastaven na hodnotu 0 (VyrizDoSveta=0), kontrola se neprovádí. Při nastavení parametru na hodnotu 1 se kontrola provede. Zapnutí/vypnutí kontroly lze provést na každé ekonomické jednotce zvlášť. Bez vyplněných údajů není umožněn primární Výdej/Příjem dokumentů nasměrovaných na Svět na jiný spisový uzel ("nadřízený" spisový uzel = Podatelna, jiný předdefinovaný spisový uzel, Svět).

	Příklad
	Příklad 1: Pokud kontrola nemá probíhat, obsah parametru bude nastaven takto: <Kontroly> <Dokument> <VyrizDoSveta>0</VyrizDoSveta> </Dokument> </Kontroly>

	Příklad
	Příklad 2: Pokud má kontrola probíhat, obsahem parametru bude: <Kontroly> <Dokument> <VyrizDoSveta>1</VyrizDoSveta> </Dokument> </Kontroly>

Pokud je kontrola zapnuta, provádí se v těchto formulářích:

• 09122 - Podací deník:
• 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby

Založení záznamu o dokumentu z jiné agendy (ikona SPS)

Formulář je možno vyvolat i z funkcí jiných agend, než je Spisová služba (Finance, Objednávky, Registr smluv...), a to prostřednictvím ikony [SPS] volitelně umístěné v levé nástrojové liště. V agendách Veřejné zakázky a Zakázky malého rozsahu je tato funkce volána pomocí tlačítka [SPS] umístěného u příslušných písemností.

Položky Předmět, Typ dokumentu a Odesílatel (nebo Adresát) mohou být předvyplněny údaji, které jsou převzaty ze záznamu volající agendy. Po stisknutí tlačítka [Uložit a další] (případně [Koncepty]) se nový záznam o dokumentu uloží do Spisové služby a připraví se k odeslání, k oběhu a nebo k vyřízení. Současně dojde k vytvoření vazby mezi záznamy v obou agendách - ve Spisové službě na záložce Doklady, u záznamu volající agendy je doplněn vygenerovaný identifikátor PID, který je provazujícím elementem.
Význam všech položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány na jiných místech v dokumentaci.

Ruční vyplnění položky PID (pro skenované dokumenty)

Vzhledem k tomu, že dokumenty, které procházejí hromadně skenovacím pracovištěm, jsou již na vstupu označovány etiketou s identifikátorem PID, je nutno identifikaci dokumentu provést také při jeho prvotní evidenci. Pro tento účel je umožněno "ruční" vyplnění pole PID (z klávesnice nebo pomocí čtečky čárového kódu). Aby byla zachována jedinečnost vkládaného údaje a zároveň se minimalizovala možnost vložení chybné hodnoty, je nutno toto ošetřit pomocí globálních parametrů a v nastavení číselných řad. Na základě toho jsou zapnuty příslušné kontroly. Parametricky je také určeno, zda položka PID je přístupná nebo nepřístupná a povinná nebo nepovinná pro ruční vyplnění.
Pokud je v globálním parametru SPSGPID uvedena hodnota A umožňující dle interních pravidel kombinovat ruční evidenci a nebo generování hodnoty PID, pak lze nastavením přepínače ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby přednastavit jeden ze způsobů zadání:

• Ručně
• Generovat

Obr. 09142/4 Globální parametry pro způsob zadávání pole PID v iFIS/Spisová služba

Obr. 09142/5 Evidence nového dokumentu (s možností ručního vyplnění PID)

Vkládání příloh k novému záznamu o dokumentu

Ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby je umožněno vložit k záznamu přílohu. Před uložením záznamu pomocí tlačítek Do konceptů nebo Uložit a další lze zaškrtnout pole Vložit přílohy. Na základě toho je vygenerováno PID, následně se otevře okno pro vložení přílohy (vlastní soubor lze vložit přes tlačítko Vlož). Po ukončení vkládání a potvrzení tlačítkem Uložit přílohy dojde k uložení záznamu o dokumentu včetně vložené přílohy (při použití tlačítka Zavřít bez uložení nebude uložen záznam o příloze).

Obr. 09142/6 Evidence nového dokumentu (možnost ručního vkládání příloh)

Typy odesílatelů/adresátů

Typ odesílatele a typ adresáta určuje, zda se jedná o dokument externí nebo interní povahy, zda jde o dokument doručený do organizace nebo odesílaný z organizace, případně pouze obíhající v rámci organizace.

Typ odesílatele / adresáta lze mimo funkce 09142 editovat ve funkci 09122 Podací deník - záložka Adresy (platí pro záznamy v určitých stavech a umístěných v některých složkách). Dále jsou využívány při volbách "Kopie" a "Předat", kdy jsou u existujících záznamů evidováni další adresáti.

Jednotlivé typy jsou stručně popsány v následující tabulce:

Typ/zkratka	Typ/popis	Údaje odesílatelů/adresátů	Poznámka
U	Spisový uzel	z číselníku spisových uzlů (funkce 09126)
O	Osoba	z číselníku osob	- omezeno na osoby registrované k některému Spisovému uzlu - možno využít položky "Funkce" (údaje z frm. 09128)
F	Firma	z číselníku organizací (funkce 01291)
N	Ostatní externí	volným textem	- z použitých údajů se vytváří samostatný "číselník"
D	Datová schránka	z číselníku organizací, osob nebo z funkce 00225	- vazba na způsob doručení (Datová schránka) - údaje do Adresáta nebo Odesílatele dle volby "Došlo" nebo "Poslat" - možnost odeslání datové zprávy do ISDS je popsán v materiálu Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS*/SPS
S	Skupina adresátů	z funkce 09132	- lze vybrat pouze pro Adresáta - využití pro hromadnou korespondenci (jeden dokument více adresátům)
M			- pro adresu elektronické pošty (e-mailovou adresu) - je navázán na systémovou hodnotu Způsobu doručení = Elektronická pošta
W			- pro zveřejnění na webovém portálu - je navázán na systémovou hodnotu Způsobu doručení = Webový portál

	Pozor
	Typy Odesílatelů/Adresátů s označením M a W jsou určeny primárně pro evidenci záznamů přes rozhraní spisové služby (např. záznamy z ePodatelny). Doporučujeme zatím nevyužívat při ruční evidenci nových záznamů v iFIS/Spisová služba ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby nebo při editaci záznamů v bloku Adresát/Odesílatel ve formuláři 09122 - Podací deník!

Obr. 09142/7 Příklad evidence adresáta typu M s vazbou mailové adresy na číselník osob

Prvotní evidence odesílatele a adresáta určuje povahu a původ dokumentu:

Povaha a původ dokumentu	Typ odesílatele	Typ adresáta
Doručený původci externí	F, N nebo D	U nebo O
Vzniklý u původce odesílaný - externí	U nebo O	F, N nebo D
Vzniklý u původce odesílaný - interní	U nebo O	U nebo O

Obr. 09142/8 Evidence nového dokumentu (různé kombinace typů odesílatelů/adresátů)

	Poznámka
	Adresáti typu "S" mohou být různého typu dle sestavené a použité skupiny.

	Poznámka
	Pro typ PO a OVM se z číselníku firem nabízejí pouze ty firmy, které mají k firmě nebo k adrese uloženo spojení do ISDS. Pokud je zadán typ PO nebo OVM, je nabídka firem omezena zadaným typem. Není-li typ zadán, předpokládá se DS typu PO nebo OVM a nabídnou se všechny firmy bez ohledu na typ spojení do ISDS.

Vyhledávání datových schránek

Ve všech formulářích, kde lze pracovat s bloky Odesílatel/Adresát nebo vybrat Typ adresáta/odesílatele = D, je možné dohledat datovou schránku (konkrétní ID datové schránky subjektu):

• přes položku Majitel výběrem ze seznamu hodnot číselníku organizací či osob iFIS*

	Pozor
	Nabídka hodnot je pro tento účel omezena pouze na organizace a osoby, které mají nějakou datovou schránku evidovánu v číselníkách iFIS*.

	Poznámka
	Nabídka hodnot může být ještě omezena volbou Typu DS, případně dalšími zadanými výběrovými podmínkami. Adresa vybraného subjektu s datovou schránkou je dotažena do položky Adresa z evidence příslušného číselníku.

• použitím tlačítka Vyhledat DS přes formulář 00225 - Vyhledávání datové schránky přímo z ISDS (Informačního systému datových schránek)

	Poznámka
	Majitel datové schránky je včetně adresy přebírán z údajů v ISDS a data jsou zaevidována do položek Název a Adresa.

Obr. 09142/9 Příklad vyhledání DS, kde položka Typ adr. = D a Typ DS = PO

Obr. 09142/10 Vyhledání DS pomocí vyhledávacího formuláře

Změny adresáta/odesílatele s Typem adr. = D se zapisují do historie, stejně tak je rozlišeno, zda jde o vyhledávání přes položku Majitel v číselníkách iFIS* nebo přes vyhledávací formulář z ISDS (pak se do historie ukládá i název a adresa DS).

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS*/SPS je blíže popsán zde.

Vyřízení dokumentu

Předdefinovat položku Způsob vyřízení je možné ve formuláři 09138 - Číselník typů dokumentu. Při zaevidování dokumentu ve formuláři 09142 – Evidence nového dokumentu do spisové služby se výběrem typu dokumentu kromě způsobu vyřízení předvyplní také položky:

• Spisový znak
• Skartační znak

	Poznámka
	Bližší informace k evidenci dokumentu do iFIS*Spisová služba a propojení z více agend iFIS* uvedeny zde.

Rozlišení digitální a analogové formy dokumentu

Při pořízení dokumentu ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby se automaticky předdefinuje hodnota položky Forma podle hodnoty uvedené v položce Způsob doručení:

• Digitální – pokud položka Způsob doručení obsahuje jednu z těchto možností:
  • Elektronicky
  • Datová schránka
  • E-mail
• Analogová – v ostatních případech

Obr. 09142/11 Digitální forma dokumentu

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník
• 09132 - Skupiny adresátů
• 00225 - Vyhledávání Datové schránky