Man30333

30333 * Objednávky - vstup

Modul je určen k vytváření požadavků na objednávky, k jejich kontrole na volné finanční prostředky ve finančním rozpočtu, k jejich uzavírání, schvalování, potvrzování a k tisku konečných objednávek. Úvodní formulář je přehledem všech doposud vystavených objednávek bez rozdílu stavu zpracování. Při vstupu do formuláře je okno nastaveno většinou v dotazovacím režimu. Jedinou předvyplněnou podmínkou pro následné zobrazení již hotových objednávek je aktuální rok. Rok objednávek je závislý na aktuálním účetním období v úloze 021 - Účetnictví. Vzhled formuláře si může uživatel nastavit prostřednictvím uživatelského nastavení vzhledu formuláře pomocí tzv. "hasáku" ().

Obr. 30333/1 Objednávky - přehled objednávek

	Pozor
	Dokumentace ke zveřejňování objednávek uveřejněna zde.

Samotný proces objednávání je na tomto úvodním vstupním formuláři podporován funkcemi, které vyvolávají tato funkční tlačítka:

• Pořízení - pořízení požadavku na objednávku
• Kopie - vytvoří kopii objednávky
• Zrušení - zruší danou objednávku
• Otevření - otevře již uzavřenou objednávku
• Navýšení - umožňuje navýšit cenu vyúčtované nebo částečně vyúčtované objednávky
• Opr. uzav. - oprava uzavřené objednávky
• Saldo - saldo objednávky

	Poznámka
	Uživateli jsou přístupná pouze ta funkční tlačítka, která lze v daný okamžik použít (viz. aktuální stav objednávky) a zároveň pouze ta tlačítka, na která má uživatel přiděleno oprávnění. Uživatelská oprávnění k jednotlivým úkonům nastavuje a udržuje správce aplikace.

Položky formuláře jsou blíže popsány zde.

Zveřejňování objednávek

	Pozor
	Objednávky se zveřejňují prostřednictvím iFIS*Registr smluv, iFIS*Spisová služba a datových schránek (pokud je implementováno), jak je podrobně popsáno v samostatném dokumentu Zveřejňování objednávek v ISRS.

Pořízení požadavku na objednávku

Tato volba umožňuje uživateli pořídit nový požadavek na objednávku. Stiskem tlačítka Pořízení nebo klávesy pro Nový záznam se zobrazuje seznam deníků objednávek. Deník, do kterého má být požadavek na objednávku pořízen, lze označit kurzorem. Klávesou Výběr je vyvolán formulář 30335 - Objednávky - detail pro vytvoření objednávky.

Obr. 30333/2 Pořízení objednávky - výběr deníku

Další postup pro zapsání požadavku na objednávku je detailně popsán v uživatelské dokumentaci k formuláři 30335 - Objednávky - detail.

Kopie objednávky

Vytvořit nový požadavek na objednávku lze také kopií některé ze stávajících objednávek. Pomocí tlačítka Kopie je možné zkopírovat jinou objednávku označenou kurzorem v přehledu objednávek.
Postupuje se stejně jako při vytváření nového záznamu – začíná se výběrem deníku, do kterého má být nová objednávka vložena.

	Pozor
	Při kopii objednávky se kopíruje pouze ta objednávka (souhrnná nebo dílčí), na které je postaven kurzor. K vytvoření kopie objednávky je nutné označit kurzorem deník a stisknout klávesu pro Výběr.

Obr. 30333/3 Možnost "Kopírovat dílčí objednávky" nebo "Kopírovat řádky objednávek"

U vícezdrojové objednávky je také umožněno provést kopii objednávky včetně rozpisu objednávek na dílčí zdroje financování zaškrtnutím možnosti Kopírovat dílčí objednávky. Kromě toho lze vytvořit novou objednávku zkopírováním nejen hlavičky již existující objednávky, ale také jejích řádků zaškrtnutím možnosti Kopírovat řádky objednávky.

	Pozor
	Po zaškrtnutí volby "Kopírovat dílčí objednávky" nebo "Kopírovat řádky objednávek" je nutné vybrat deník, do kterého chce uživatel novou objednávku pořídit. Pro vytvoření objednávky kopií pak postačí pouze stisknout klávesu Výběr.

	Poznámka
	Volba Kopie dílčích objednávek se objeví pouze v případě vytváření kopie ze souhrnné objednávky.

Následně dojde ke spuštění formuláře 30335 - Objednávky - detail, kde je možné provést libovolné úpravy zkopírované hlavičky, případně dalších položek předdefinovaných kopií.

Předvyplnění údajů objednávky při vytváření kopií

Obr. 30333/4 Předvyplnění údajů objednávky při vytváření kopií

Při kopii objednávky dochází k převzetí některých údajů přímo z původní zdrojové objednávky.

Předdefinují se tyto údaje:

• Typ (analytického) účtu (položky TÚ Položka rozpočtu / AÚ Položka rozpočtu)
• Varianta ceny bez DPH/včetně DPH (položka Cena pod řádky)

	Pozor
	Tyto hodnoty se primárně přebírají z původní zdrojové objednávky a nikoli z deníku objednávek.

• Položky zdroje financování (položky NS/TA/A/KP)
• Položky bloku Partner (blok Komu)
• Položky bloku Konečný příjemce
• Poznámka
• Doprava, Místo dodání, Podmínky, Úhrada, ...
• Smlouva (vazba na smlouvu, ke které byla navázána původní zdrojová objednávka)

	Pozor
	Pokud nově vzniklá objednávka nemá mít vazbu předvyplněnou smlouvu, pak je potřeba hodnotu vymazat nebo změnit na správnou.

• Blok Řádky (za předpokladu zaškrtnutí možnosti Kopírovat řádky objednávky při výběru deníku objednávek)

	Pozor
	Pro zobrazení kopírovaných řádků je zapotřebí nejdříve přemístit kurzor do řádku detailu objednávky a uložit změny. Kopírované řádky lze také zobrazit po uložení hlavičky objednávky a přemístění kurzoru do řádků.

Dále se při kopii objednávky plní položky:

• Datum dodání - hodnotou vycházejícího z aktuálního data, k níž je připočteno 14 dní navíc (aktuální datum + 14 dní)
• Platnost – hodnotou posledního dne aktuálního roku

	Pozor
	Při kopii objednávky vytvořené ke konci roku (MM/RR/XX), kdy položka Datum dodání obsahuje lednové datum (MM/RR/YY), se položka Platnost plní posledním lednovým datem nadcházejícího roku (31/01/YY).

Obr. 30333/5 Položky "Datum dodání" a "Platnost" po vytvoření kopie objednávky

	Příklad
	Příklad 1 Kopie objednávky je vytvořena 30.05.2016. Do položky Datum dodání je zapsáno datum aktuální + 14 dní (tedy 13.06.2016), položka Platnost je rovnou nastavena na 31.12.2016.

	Příklad
	Příklad 2 Kopie objednávky je vytvořena 30.12.2016. Do položky Datum dodání je zapsáno datum aktuální + 14 dní (tedy 13.01.2017), položka Platnost je rovnou nastavena na 31.01.2017.

Další položky se předvyplňují dle nastavení ve vybraném deníku objednávek:

• Bankovní účet
• Zpráva
• Měna

Při změně dílčích objednávek, kdy celková suma nesouhlasí se sumou v souhrnné objednávce, se zobrazí hlášení upozorňující na tento stav.

Zrušení objednávky

Tlačítko Zrušení umožňuje zrušit objednávku. Zrušit lze pouze nevyúčtovanou objednávku (objednávka nespárovaná s žádným závazkem - fakturou, paragonem). Nelze zrušit ani objednávku, která je svázána se smlouvou. Po zrušení se stav objednávky změní na Zrušená. Objednávka tímto přestává blokovat prostředky ve finančním rozpočtu.

Obr. 30333/6 Souhrnná objednávka a tlačítko "Zrušení"

	Poznámka
	Pomocí tlačítka Zrušení lze zrušit souhrnnou objednávku, čímž dojde k uvolnění čerpání rozpočtů i u jejích dílčích zdrojů, avšak pouze jsou-li ve stavu Nevyúčtováno. Souhrnná objednávka ani její dílčí zdroje neblokují rozpočty.

Založení, zrušení či změna dílčích objednávek se zapisuje do historie ve formuláři 00412 – Prohlížení historie dokladu, který lze vyvolat tlačítkem Historie.

Otevření objednávky

Tato volba umožňuje odpovědnému uživateli převést nevyúčtovanou uzavřenou, schválenou nebo potvrzenou objednávku zpět do stavu Požadavek. Toho docílíme stiskem tlačítka Otevření. Na objednávce ve stavu Požadavek lze provést libovolné změny a následně objednávku standardním způsobem převést zpět do stavu Uzavřen.

Navýšení objednávky

Tato volba umožňuje navýšit cenu vyúčtované nebo částečně vyúčtované objednávky. Po stisku tlačítka Navýšení může uživatel do objednávky přidat nový řádek, čímž dojde ke zvýšení celkové částky objednávky. Původní řádky však opravovat nelze. Blokace prostředků finančního rozpočtu se zvýší o navýšenou částku objednávky.
Navýšení bývá prováděno především u trvalých objednávek, které obvykle nejsou tisknuty a odesílány dodavateli. Trvalé a postupně navyšované objednávky jsou v evidenci objednávek vedeny především z důvodu správného a postupného zatěžování finančního rozpočtu. Může se jednat například o předplatné tiskovin, průběžné pravidelné zásobování, atd.

Opravy uzavřené objednávky

Tato volba umožňuje odpovědné osobě provést dodatečnou opravu uzavřené, schválené nebo potvrzené objednávky. Opravu však lze provést pouze u nevyúčtované objednávky, tzn. u objednávky, která není spárována s žádným závazkem.
Stiskem tlačítka Opr. uzav.. se otevře detail objednávky. Uživatelské možnosti změn a oprav jsou podrobněji popsány v dokumentaci k formuláři 30330 - Opravy uzavřené objednávky.

Saldo objednávky

Tlačítko Saldo umožňuje odpovědné osobě provést pro uzavřené, schválené nebo potvrzené objednávky přímý vstup do funkce 30327 - Saldo objednávky (vyúčtování - spárování se závazkem). V případě, kdy je objednávka spárována se závazkem, tlačítko Saldo se zobrazuje podsvícené zelenou barvou.

Obr. 30333/7 Prohlížení salda objednávky se závazkem tlačítkem "Saldo"

	Uživatelské tipy
	Jak nastavit automatická e-mailová upozornění na dosud nevyúčtované objednávky?

Položky formuláře

V přehledovém formuláři objednávek se nacházejí tyto položky:

• S – souhrnná objednávka (A/N)
• Číslo obj. – číslo objednávky
• Dílčí obj. – číslo objednávky dílčího zdroje financování
• Č – číselník, z něhož je vybrán partner
  • F – Firmy
  • N – Bez vazby
  • O – Osoby
• Partner – název partnera
• NS – nákladové středisko
• TA - typ akce
• Akce - Akce
• Deník – číslo deníku objednávek
• Dat. vyst. – datum vystavení objednávky
• Cena v měně – cena celkem v příslušné měně
• Kód měny - měna
• Zbývá spárovat - zbývající částka ke spárování se závazky, jejíž hodnota u zrušené objednávky je rovna 0
• Cena cekem v Kč - celková cena v naší měně (CZK)
• Poznámka - libovolný text
• Stav – stav objednávky:
  • Chybová
  • Neplatná
  • Neschválená
  • Plně uspokojená
  • Potvrzená
  • Požadavek
  • Schválená
  • Uzavřená
  • Zrušená
• Stav účetní - účetní stav objednávky; na položce je možné použít víceúrovňový seznam (tzv. multilist):
  • Částečně vyúčtováno
  • Nevyúčtováno
  • Rozepsáno
  • Vyúčtováno
• Stav tisku - stav tisku objednávky může být:
  • Exportováno – X
  • Nevytištěno – N
  • Tisk před uzavřením – P
  • Vytištěno – T
• Dat. dod. – termín dodání
• IČO – IČO partnera
• NS – nákladové středisko
• KP - komplexní položka
• Term. úhrady – termín úhrady
• Typ – typ klasifikace oborů
• Kód – kód klasifikace oborů
• Název – název klasifikace oborů
• Způsob úhrady:
  • Clearing
  • Hotovostí
  • Inkasem
  • Jiná platba
  • Příkazem
  • Původní fakturou
  • Splátky
  • Šekem
• Zp. dopravy – způsob dopravy
• Místo dodání – místo dodání
• Název deníku objednávek - název deníku objednávek
• Položka rozpočtu (TÚ) - položka rozpočtu (TÚ typy účtu) - typy účtů
• Položka rozpočtu (AÚ) - položka rozpočtu (AÚ analytický účet) typy účtů
• Text – text v hlavičce objednávky je možné nastavit tak, aby se vyplňoval automaticky z číselníku 10610 - Texty objednávek
• Platnost – datum konce platnosti objednávky
• Vyřizuje - z číselníku osob
• Kontaktní údaje (Vyřizuje)
• Adresa (Vyřizuje) – adresa konečného příjemce
• Kontaktní údaje partnera
• Vystavil - z číselníku osob
• Kontaktní údaje (Vystavil)
• Číslo obj. – číslo objednávky (ID dokladu)
• Souhrnná – číslo souhrnné (nadřízené) objednávky
• Smlouva – číslo smlouvy
• PID – identifikační číslo dokumentu Spisové služby
• Typ – typ veřejné zakázky
  • VZ – velkého rozsahu
  • VZM – malého rozsahu
• Číslo VZ – číslo veřejné zakázky
• Počet příloh - zobrazuje počet připojených dokumentů (souborů) v záložce Dokumenty v dolní části detailu objednávky ve formuláři 30335 - Objednávky - detail
• Zveř. - příznak zveřejnění objednávky

F3 listy zobrazené klávesou pro Seznam hodnot v režimu dotazu nad položkami Číslo obj. a Dílčí obj. respektují:

• kontextové přístupy uživatele na nákladová střediska objednávky
• v případě dílčí objednávky kontextové přístupy příslušného uživatele na nákladová střediska souhrnné objednávky.

Výběr hodnoty do obou položek probíhá standardním způsobem.

Podpora pro výběr objednávky

Ve výběrovém formuláři se navíc mohou před každým záznamem objevit zatržítka určená pro označení vybrané objednávky pomocí myši nebo CTRL + F. Stiskem klávesy Konec lze takto označenou objednávku připojit:

• ke smlouvě – přes formulář 08202 – Registr smluv s použitím tlačítka Připojení objednávky
• k inventární kartě majetku – přes záložku Přílohy a blok Připojené doklady zadáním úlohy 303 v těchto funkcích:
  • 05802 - Inventární karta dlouhodobého majetku
  • 05210 - Zařazení dlouhodobého majetku do užívání
  • 05400 - Změna ceny dlouhodobého majetku
  • 05002 - Karta drobného majetku

Obr. 30333/8 Připojení objednávky ke smlouvě pomocí zatržítka z formuláře 08202 - Registr smluv

	Pozor
	Pomocí zatržítka ve formuláři 30333 - Objednávky - vstup lze označit pouze jednu objednávku. Již připojená objednávka se znovu nenabízí.

	Tip
	Pomocí zatržítka označeného N umístěného vedle tlačítka Připojení objednávky ve formuláři 08202 - Registr smluv lze rovnou z detailu smlouvy vytvořit novou objednávku. Popis této funkcionality je popsán v dokumentaci k formuláři 08202 - Registr smluv.

	Tip
	Jelikož v závazcích není možné tento způsob použít, doporučuje se do detailu závazku celé číslo objednávky vepsat ručně nebo zkopírováním z výběrového formuláře 30333 – Objednávky – vstup vyvolaného klávesou pro Seznam hodnot z položky Číslo objednávky.

Bylo rozšířeno datové rozhraní pro zápis nové objednávky o pořadí řádek, který umožní v externí aplikaci VERSO*Žádanky ovlivnit pořadí řádků v generované objednávce.

Navazující funkce:

• 30335 - Objednávky - detail
• 30327 - Saldo objednávky
• 30330 - Opravy uzavřené objednávky

Volané sestavy:

• 03066 - Přehled objednávek a jejich vyúčt.
• 13010 - Objednávka (hromadný tisk)
• 13022 - Objednávky přehled