Man03241

03241 * Pořízení závazku k zaměstnanci

Po otevření formuláře jsou nabízeny deníky, jejichž typ dokladu je Závazek k zaměstnanci. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 032 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). Po výběru deníku je zobrazen nový doklad, který je předvyplněný podle nastavení v deníku. Předvyplněné položky je možno opravit. Deníkem je také určeno, zda závazek je zapsán v domácí či v cizí měně.
Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby:

1. buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu
2. nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů.

V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku jsme upozorněni na to, proč deník nemůžeme použít, a nový doklad do tohoto deníku nepořídíme.

Obr. 03241/1 Pořízení závazku k zaměstnanci - výběr deníku

Závazek k zaměstnanci v domácí měně

Obr. 03241/2 Pořízení závazku k zaměstnanci v domácí měně

Položky v hlavičce

• Stav:
  • PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu iFIS*Spisová služba)
  • Číslo závazku - přidělené číslo závazku
• Interní údaje:
  • Číslo a název deníku - číslo a název deníku vybraného deníku z číselníku dodavatelských deníku
  • Období - nemůže být starší, než je 1. otevřené období
  • Došlo dne - datum pořízení
  • Číslo objednávky - libovolný text nebo č. objednávky z modulu iFIS*MTZ. Je-li nastaven lokální parametr DOSALOBJ, je s touto položkou spojena další funkčnost popsaná níže v odstavci Saldo objednávky
  • Zdroj financování:
    • Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem nákladového střediska z tabulky lokálních parametrů
    • Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
    • Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
    • Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
  • Popis dokladu - volný text
  • Vlastní účet - z číselníku vlastních bankovních účtů
  • Proplatit - příznak proplacení:
    • A - povolit proplacení,
    • N - pozastavit proplacení
  • Důvod - důvod pozastavení platby
  • Referent - příjmení, jméno, titul z číselníku uživatelů nebo referent nastavený v deníku
  • Schvaluje - odpovědná osoba, která schvaluje
• Opis prvotního dokladu:
  • Číslo prvotního dokladu
• Partner:
  • Osobní číslo - převzaté z číselníku zaměstnanců
  • Identif. č. - identifikační číslo zaměstnance z číselníku zaměstnanců
  • Jméno zaměstnance - z nabídky všech zaměstnanců v číselníku zaměstnanců, musí být vyplněno, obsahuje příjmení, jméno, titul, titul za jménem, osobní číslo, rodné číslo
• K úhradě:
  • Způsob úhrady - z nabídky, oproti jiným typům dokladu je zde navíc způsob úhrady Jiná platba. Závazek, který má tento způsob úhrady, úloha Saldo nezpracovává, předpokládá se, že úhrada je zajištěna jiným systémem než iFIS*.
  • Cizí účet - z nabídky, je-li v číselníku cizích účtů u zvolené osoby zapsán pouze jeden účet, jeho číslo je vyplněno současně s volbou osoby
  • Splatnost - datum splatnosti
  • DPH - doplňuje se samočinně podle částek v řádcích
  • Variabilní symbol - lze nastavit automatické doplňování
  • Konstantní symbol - lze nastavit automatické doplňování
  • Specifický symbol - vyplní se výběrem osobního účtu z číselníku cizích účtů, ale lze nastavit i jiné vyplňování
  • Celkem Kč

Při pořizování nového závazku k zaměstnanci se automaticky předvyplňuje schvalující osoba do formulářové položky Schvaluje, a to ihned po vyplnění všech položek zdrojů financování. To je důležité zejména z hlediska následného schvalování závazků, generování likvidačních listů, apod.

Schvalující osoba se vyhledává podle těchto pravidel:

• nejprve se vyhledává v seznamu odpovědných osob zaevidovaných u zdroje financování (NS/TA/A/KP)
• pokud zde žádná taková osoba není nalezena, vyhledává se u zakázky
• pokud ani zde není osoba uvedena, je položka Schvaluje předvyplněna osobou zodpovědnou za NS.

Způsob vyhledávání osob je ovlivněný nastavením lokálního parametru SCHVROLE, algorytmus vyhledávání lze upravit na míru specifickým požadavkům ekonomického oddělení.

	Poznámka
	Zodpovědná osoba je vždy vyhledána v souladu s nastavením lokálního parametru SCHVROLE. Je-li tento lokální parametr nastaven na hodnotu R, bude vyhledávána osoba Příkazce operace.

	Pozor
	Záznamy jsou zároveň tříděny podle položek Pořadí a Hlavní. To znamená, že po vyhledání odpovědných osob se do položky Schvaluje doplní osoba s pořadím číslo 1, ale pouze v případě, že je tato osoba označena jako platná.

Položky v řádku

• Řádek - doplní systém sám
• Dodavatel - z nabídky název a část firmy, musí být vyplněno (možnost předvyplnění firmou, jejíž kód je zadán do lokálního parametru FHZ)
• Text položky - text řádku
• Sazba DPH - z číselníku sazeb, pouze sazby za přijatá zdanitelná plnění, musí být vyplněno
• Cena bez DPH Kč - základ DPH
• DPH Kč - Způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHDOZAO
• Celkem Kč - vyplněním této částky se dopočte podle sazby částka DPH i daňový základ; potřebujeme-li počítat naopak z daňového základu celkovou částku i DPH, celkovou částku i částku DPH přeskočíme
• Datum - datum uskutečnění zdanitelného plnění - pokud je na řádku Sazba DPH pro daňový doklad, datum nesmí být mladší než účetní období závazku. Starší může být, ale jsme na rozpor upozorněni.
• Číslo dokladu
• O.% - nárok na odpočet DPH% - smí být nejvýše 100%

Saldo objednávky

Má-li formulář spolupracovat s doklady z modulu iFIS*Objednávky, musí být nastaven lokální parametr DOSALOBJ na hodnotu A. Pak je přístupná položka Plnění z objednávky Kč i tlačítko Saldo objednávky. Položka Číslo objednávky se stane první vstupní položkou dokladu. Zná-li uživatel číslo objednávky, pak jeho vyplněním se z objednávky přitáhnou hodnoty položek zdroje financování, osoba a do položky Plnění z objednávky Kč i částka dosud nevyřazená ze salda objednávek. Současně se založí záznam do tabulky salda objednávek s předvyplněnou částkou. Změnou položky Plnění z objednávky Kč se změní i částka záznamu salda. Pokud uživatel dopředu nezná číslo objednávky, může použít tlačítko Saldo objednávky, avšak nejprve musí být vyplněny povinné položky hlavičky faktury. Uživatel pak může vybrat objednávku ve formuláři 30333 Objednávky - vstup.
V případě, že uživatel zapíše do čísla objednávky souhrnnou objednávku a jsou vyplněny povinné položky hlavičky závazku, zobrazí se formulář 30329 - Saldo objednávek k faktuře s rozpisem složeným z dílčích objednávek. V tomto rozpisu je možno upravit jednotlivé částky. Po návratu do závazku je původní číslo souhrnné objednávky přepsáno na číslo některé z použitých dílčích objednávek. Jestliže nejsou vyplněny všechny povinné položky hlavičky závazku, musí uživatel po jejich vyplnění sám stisknout tlačítko Saldo objednávky, aby se zobrazil formulář 30329 - Saldo objednávek k faktuře.

Závazek k zaměstnanci v cizí měně

Obr. 03241/3 Pořízení závazku k zaměstnanci v cizí měně

V hlavičce oproti předchozímu případu je navíc položka Celkem k úhradě v cizí měně, která se vyplňuje samočinně podle řádek dokladu.

• Druh a datum kurzu - lze vyplnit pouze takovým druhem kurzu a datem, k němuž existuje kurz měny závazku v číselníku kurzů cizích měn. Pro případné doplnění tohoto číselníku lze použít klávesu Doplnění číselníku

Do řádek dokladu je možno vstoupit klávesou Další blok po vyplnění povinných položek hlavičky, kterými jsou u závazku v cizí měně:

• Období - nemůže být starší, než je 1. otevřené období
• Došlo dne - datum pořízení
• NS - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem nákladového střediska z tabulky lokálních parametrů
• Číslo TA - typ akce z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Název A - akce z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
• KP - komplexní položka z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Proplatit - příznak proplacení:
  • A - povolit proplacení,
  • N - pozastavit proplacení
• Jméno zaměstnance - z nabídky všech zaměstnanců, musí být vyplněno, obsahuje příjmení, jméno, titul, titul za jménem, osobní číslo, rodné číslo z číselníku osob
• Způsob úhrady - z nabídky, oproti jiným typům dokladu je zde navíc způsob úhrady Jiná platba. Závazek, který má tento způsob úhrady, úloha Saldo nezpracovává, předpokládá se, že úhrada je zajištěna jiným systémem než iFIS*.
• Cizí účet - z nabídky, je-li v číselníku cizích účtů u zvolené osoby zapsán pouze jeden účet, jeho číslo je vyplněno současně s volbou osoby
• Splatnost - datum splatnosti
• Datum kurzu - lze vyplnit pouze takovým datem, k němuž existuje kurz měny závazku v číselníku kurzů cizích měn
• Druh kurzu - lze vyplnit pouze takovým druhem kurzu, k němuž existuje kurz měny závazku v číselníku kurzů cizích měn. Pro případné doplnění tohoto číselníku lze použít klávesu Doplnění číselníku.

Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků kontroly mění stav dokladu.

Vyplnění řádků

Řádky závazku lze pořizovat i v případě, že nejsou správně doplněny všechny údaje v hlavičce. Aby bylo možno řádek uložit, nesmí být prázdné tyto položky:

• Dodavatel - firma z číselníku firem
• Sazba DPH - z nabídky přípustných hodnot
• Cena bez DPH
• Celkem v Kč

Tlačítko pro zaokrouhlení vygeneruje řádek, který vyrovná částku v domácí měně na hodnotu splatitelnou vzhledem k nejmenšímu existujícímu platidlu. Toto lze využít například tehdy, když se má závazek uhradit mzdou, která se proplácí v domácí měně.

Vyúčtování poskytnuté zálohy v závazku k zaměstnanci

Jestliže byla poskytnuta záloha zaměstnanci uvedenému v hlavičce dokladu, pak jsme na tento fakt upozorněni při vstupu do bloku řádků dokladu (Upozornění funguje jak v domácí, tak v cizí měně). Nejprve pořídíme řádky vyjadřující náš závazek zaměstnanci. Pokud existuje alespoň jedna nevyrovnaná pohledávka z poskytnuté zálohy témuž zaměstnanci, potom při každém použití klávesy pro vytvoření nového řádku se rozsvítí okénko pro volbu, zda požadujeme obyčejný řádek dokladu nebo má vzniknout řádek sloužící k vyúčtování poskytnuté zálohy. V druhém případě je při prvním dotazu nabídnut seznam všech nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh dané osobě. Při druhém dotazu seznam všech nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh bez ohledu na osobu. V tomto seznamu vybereme zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušnou pohledávku. Můžeme měnit částku určenou ke spárování s dokladem, avšak tato částka nemůže být větší než částka na dokladu vyjadřující závazek ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu pohledávek z poskytnutých záloh. Máme-li označenou příslušnou pohledávku, odchodem ze seznamu se na dokladu vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování poskytnuté zálohy. Současně se pod řádky faktury objeví tlačítko pro prohlížení UDD přivázaného k zálohovému listu. Pokud takové UDD existuje, zjistíme z něho sazbu DPH a na řádku vyúčtování můžeme změnit sazbu DPH na odpovídající. Hradí-li záloha plně doklad, je doklad zapsán s celkovou částkou rovnou nule, je ihned vyřazen ze salda a nelze na něj vystavit bankovní příkaz. Je-li částka zálohy menší než částka uvedená na závazku k zaměstnanci, je doklad zapsán na částku rovnající se jejich rozdílu. Závazek je nutno vyřadit se salda obvyklou cestou podle způsobu úhrady.
Pro závazky k zaměstnanci v cizí měně má význam lokální parametr DOZALDPH. Určuje způsob generování řádku obsahujícího vyúčtování poskytnuté zálohy. Parametr s hodnotou 1 způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem faktury (do účetní likvidace faktury jde však částka podle kurzu úhrady zálohového listu). Tento způsob má tu nevýhodu, že při rozdílných kurzech a při nenulové DPH na vyúčtování vzniká a zůstává kurzový rozdíl na účtu DPH.
Parametr s hodnotou 2 způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem úhrady zálohového listu. Aby zůstal zachován kurz faktury, je vygenerován ještě další řádek, a to pro kurzový rozdíl zálohy. Tento řádek obsahuje nulovou částku v cizí měně a nenulovou v domácí měně.

Uzavření dokladu, účetní likvidace

Jsou-li v dokladu doplněny všechny nutné údaje, je možno doklad uzavřít. Pak lze doklad účetně likvidovat ve funkci 03242 nebo 03214. Účetně likvidovat však lze i v této funkci.
Pokud je v příslušném deníku nastavena automatická účetní likvidace a současně v Číselníku funkcí je u funkce Pořízení závazku za zaměstnancem nastaven automatický průchod (viz administrace), proběhne při uzavření automatická účetní likvidace a změní se stav dokladu na Kontován, je-li výsledek kontroly nových účetních řádků bezchybný. V opačném případě se stav změní na Uzavřen a je nabídnuta volba Kontace a dále postupujeme podle kapitoly Účetní likvidace.
Jestliže je za způsob úhrady zvolena možnost Splátky, pak ve funkci 03249 - Schvalování závazku k zaměstnanci vyplníme splátkový kalendář.

Likvidační list

Jsou-li v dokladu doplněny základní údaje, je možno vytisknout předvyplněný likvidační list závazku. Po doplnění tohoto listu kompetentní osobou lze uzavřený závazek podle tohoto listu účetně likvidovat ve funkci 03214 - Účetní likvidace závazků.
Forma tisku likvidačního listu může být změněna správcem databáze, pokud správce vytvoří novou tiskovou sestavu "na míru" a jeho název zapíše do číselníku lokálních parametrů k položce s názvem KOSILKAZ. Když takový záznam v tabulce lokálních parametrů chybí, je použita defaultní tisková sestava.
Povolení tisku likvidačního listu od určitého stavu dokladu je řízeno lokálním parametrem STKOSILE. Parametr může nabývat stavů:

• E - Chybový
  
• D - Doplněný
  
• U - Uzavřený
  
• K - Kontovaný
  

Závazky k zaměstnanci z aplikace VERSO*Cestovní příkazy

Pro usnadnění práce při zaúčtování konečného vyúčtování služební cesty bylo u závazku k zaměstnanci, který byl importován z aplikace VERSO*Cestovní příkazy, umožněno převzetí analytického účtu a zdrojů financování (NS/TA/A/KP) přímo do jednotlivých řádků kontace ve funkci 02167 – Modifikace účetní likvidace. Tyto závazky k zaměstnancům jsou přebírány z podkladů zasílaných z aplikace VERSO*Cestovní příkazy.

Obr. 03241/4 Převzetí analytického účtu a zdrojů financování z VERSO*Cestovní příkazy jako podklady pro vyúčtování v prohlížecí funkci 02168 – Prohlížení účetní likvidace

Při převzetí dokladu ze zásobníku závazků lze parametricky nastavit výchozí sazby DPH s vazbami na:

• úlohu
• typ importovaného dokladu,

které se budou doplňovat, a to pomocí dotazu v tabulce R_SQL. Pro správné nastavení fungování je nutné kontaktovat pracovníky BBM.

Navazující funkce:

• 03211 - Závazek
• 03260 - Dodavatelský deník
• 00005 - Číselník osob
• 03242 - Opravy závazků k zaměstnancům
• 03249 - Schvalování závazků k zaměstnancům
• 03246 - Účetní likvidace závazku k zaměstnanci
• 03243 - Prohlížení závazků k zaměstnancům
• 03271 - Zapsání zálohového listu
• 03376 - Výběr zálohy pro vyúčtování závazku
• 03412 - Ruční likvidace výpisů - debety
• 03518 - Úhrada závazku vůči zaměstnanci

Volané sestavy:

• 00139 - Likvidační list
• 00140 - Likvidační listy graficky
• 00175 - Závazek k zaměstnanci
• 00368 - Likvidační list s kontacemi
• 00371 - Likvidační list (volný text)
• 10133 - Likvidační list univerzální