Man03271

03271 * Zapsání zálohového listu

Přijatý zálohový list lze zapsat do deníku závazků, který je pro to určen. Lokál- ní parametr DENPRINS pro úlohu 032 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli pří- stupným (hodnota A). V deníku je pouze jediná předkontace na místě saldokontního účtu a položka Typ dokladu má hodnotu Přijaté zálohové listy. Klávesou pro Výběr vybereme zápis do jednoho z nabídnutých deníků. Objeví se předvyplněný zálohový list, který je nutno doplnit.
Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby. Buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů. V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku jsme upozorněni na to, proč deník nemůžeme použít, a nový doklad do tohoto deníku nepořídíme.

Obr.03271/1 Zapsání zálohového listu - výběr deníku

Položky v hlavičce zálohového listu :

• PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby)
• Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vy- plněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem ná- kladového střediska z tabulky lokálních parametrů
• Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
• Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Firma - - z nabídky, musí být vyplněno
• Osoba - - z nabídky, možnost předvyplnění jména, - - osobního čísla nebo rodného čísla
• DIČ - - automaticky doplněno podle vybraného - - dodavatele
• Bankovní účet dodavatele - z nabídky, musí být vyplněno, je-li způsob - úhrady Příkazem
• Číslo dokladu dodavatele - volný text
• Bankovní účet vlastní - z nabídky, nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
• Číslo objednávky - volný text
• Variabilní symbol - nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
• Konstantní symbol - nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
• Specifický symbol
• Datum pořízení - musí být vyplněno
• Datum splatnosti
• Popis - volný text
• Způsob úhrady - z nabídky, musí být vyplněno
• Proplatit - z nabídky Ano/Ne
• Důvod - volný text, důvod neuhrazení zálohového listu
• Referent - z nabídky
• Schvaluje - z nabídky

Položky v řádce zálohového listu :

• Text - text řádky
• Částka v Kč - musí být vyplněno

Obr.03271/2 Zapsání zálohového listu

Celková částka zálohy je součtem částek v řádkách dopočtena do hlavičky zá- lohového listu. Pokud je doklad ve stavu Doplněn, je možno jej ihned uzavřít. Je však vhodnější uzavřít doklad až tehdy, když máme jistotu, že jej chceme uhradit. Ponechá- me si tím možnost upravit doklad podle případných změn. Po uzavření dokladu je možno připravit jeho věcnou likvidaci, ke které se dostaneme po stisku tlačítka Konec.
Je-li v příslušném deníku (viz 03260 - Doda- vatelský deník) nastavena položka Rozkontace H/Ř na hodnotu rovnou 'R', vznikne tolik řádek věcné likvidace, kolik řádek má zálohový list, s částkami stejnými, jako jsou v řádcích dokladu. Má-li položka Rozkontace H/Ř hodnotu rovnou 'H', je při- praven jeden řádek věcné likvidace s částkou rovnou částce uvedené v hlavičce zálo- hového listu. V obou případech lze ještě věcnou likvidaci upravit dle nutnosti, třeba i změnit počet řádek věcné likvidace, avšak za podmínky, že součet částek věcné likvi- dace bude roven částce v hlavičce dokladu. Po uložení věcné likvidace se provede kon- trola, zda číslo nákladového střediska, Typ akce, akce i Komplexní položka vyhovují nastavení v účetním rozvrhu pro saldokontní analytický účet uvedený v příslušném deníku zálohového listu. Je-li výsledek kontroly bezchybný, změní se stav zálohového listu na Kontován. V opačném případě zůstane Uzavřen. Věcná likvidace se použije při účetní likvidaci úhrady zálohového listu a závisí na ní i účetní likvidace budoucího vyúčtování zálohy. V ní se však nesmí kombinovat vyúčtování věcně likvidovaných záloh se zálohami bez věcné likvidace.
Všechny uzavřené i kontované zálohové listy se nabízejí k vystavení bankovní- ho příkazu, jestliže je způsob úhrady zvolen Příkazem. Po vystavení příkazu k úhradě se zálohový list objeví v ručním saldu závazků. Pokud je způsob úhrady Hotovostí, nabízí se zálohový list k úhradě v úloze Pokladna. Poskytnutím zálohy dodavateli vzniká u něho pohledávka, která v budoucnu bude vyúčtována buď dodávkou zboží, služeb apod., nebo vrácením zálohy nebo kombinací těchto možností. Proto při spáro- vání zálohového listu s příslušným řádkem bankovního výpisu nebo úhradou záloho- vého listu pokladním dokladem se automaticky vygeneruje pohledávka z poskytnuté zálohy. K jedné záloze se tedy vztahují dva doklady :

1. Zálohový list - slouží jako doklad k úhradě zálohy dodavateli, vytváří se touto funkcí
2. Generovaný doklad - pohledávka z poskytnuté zálohy, vytváří se při spáro- vání zálohového listu s řádkem bankovního výpisu pomocí funkce 03241 nebo vystave- ním pokladního dokladu, slouží pro vyúčtování zálohy při po- řízení nebo opravě dodavatelské faktury (funkce 03211, 03212). Je zapsána v deníku pohledávek, který má položku Typ dokladu s hodnotou Poskytnuté zálohy a položku Měna s hodnotou rovnou měně, v které byl zálohový list pořízen. Takový deník smí být v číselníku Deníky pohledávek (03360) zapsán pouze jeden.

Po spárování zálohového listu s řádkem výpisu nebo po vystavení pokladního dokladu je zálohový list saldokontně vyrovnán, vygenerovaná pohledávka z poskytnuté zálohy nikoli. Tuto pohledávku je možno vyřadit ze salda buď vrácením zálohy nebo pořízením závazku, který se bude v jednom ze svých řádků odkazovat na poskytnutou zálohu (viz 03211, 03212, 03241, 03242, 03291, 03292), nebo kombinací obou způso- bů. Zálohový list i generovanou pohledávku z poskytnuté zálohy lze upravovat pomocí formuláře 03272. a 03279.

Navazující funkce:

03272 - Opravy přijatých zálohových lis- tů

03279 - Schvalování přijatých záloh. Lis- tů

03412 - Ruční párování závazků

03512 - Úhrada závazků hotovostí

03376 - Výběr zálohy pro vyúčtování zá- vazku

03377 - Prohlížení pohledávky vzniklé ze zálohy

03378 - Oprava pohledávky vzniklé ze zá- lohy

03211 - Pořízení dodavatelské faktury

03212 - Opravy dodavatelských faktur

03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci

03242 - Opravy závazků k zaměstnancům

03513 - Úhrada pohledávek hotovostí